ubmy y/o evaluacion datos generales de la auditoria · 2016-07-29 · anexo 2 informe de auditorias...

Código: SC-P-03-F-02

- ANEXO 2 INFORME DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Versión: 02

Ubmy Y/O EVALUACION

Ministerio del Interior yde Fecha: 30/01/2012 Justicia

DATOS GENERALES DE LA AUDITORIA Título: Informe de verificación de avance de acciones de Mejora del Plan de Mejoramiento consolidado del Ministerio del Interior suscrito con la Contraloría General de la República (CGR), las Auditorias Independientes de Control Interno (Al-OCI), las Auditorias de Calidad Internas (AlO) y Externas( AEC), la Revisión por la Dirección (RxD) y Auditoria Archivo General de la Nación (AGN). Tipo de Informe: Evaluación Seguimiento X

Nivel: Sectorial X Ml FPFD Dependencia Cual? Entidad Cual?

Destinatarios: 1. Dr. Aurelio Iragorri Valencia Ministro del Interior 2. Dr. Juan Camilo Restrepo, Viceministro de Relaciones Políticas 3. Dra. Natalia Gutiérrez Jaramillo, Viceministra de la Participación y La Igualdad de los

Derechos 4. Dra. Sandra Patricia Devia Ruiz Secretaria General (E)

DESCRIPCIÓN

Objetivo General: Verificar el grado de avance del Plan de Mejoramiento Institucional del Ministerio del Interior, (producto de la auditoria regular de la Contraloría General de la República, la auditoria especial de la CGR a la Ley 1448 de 2011 —Ley de Víctimas y Restitución de Tierras-, Actuación Especial Proyectos de Inversión Convenio 180 de 2012, las Auditorias Independientes de Control Interno, las Auditorias de Calidad Internas y Externas, la Revisión por la Dirección y Auditoria Archivo General de la Nación) con corte a 30 de junio de 2014, Objetivos Específicos:

1. Verificar los documentos que soportan cada uno de los avances de las acciones de mejora que conforman los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República, las Auditorias Independientes de Control Interno, las Auditorias de Calidad Internas, Externas y la Revisión por la Dirección y Auditoria Archivo General de la Nación

2. Presentar el estado de avance de los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República, las Auditorias Independientes de Control Interno, las Auditorias de Calidad Internas y Externas, la Revisión por la Dirección y Auditoria Archivo General de la Nación

Alcance: - El seguimiento se realizará sobre la gestión de todas las áreas que son responsables de las acciones de mejora que hacen parte del Plan de Mejoramiento Institucional, con corte a 30 de junio de 2014

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ANEXO 2 INFORME DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Versión: 02

Y/O EVALUACION

Ministerio del Interior y de Fecha: 30101/2012 Justicia

1___________________ ___ ___ RESULTADOS

El seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento Institucional, arrojó los siguientes resultados con corte a 30 de junio de 2014. El Plan de Mejoramiento Institucional está conformado por todas las acciones de mejora resultado de las Auditorias

(Vigencias Plan ir re Mejoramiento

2009, 2010, 2011,

No. 2012)

Porcentaje Total Hallazgos: 174 100% Hallazgos Cumplidos: 95 55% Hallazgos en Ejecución: 51 29% Hallazgos Vencidos: 28 16%

CGR M.I. 1 CGR FPFD

Estado

Al- OCI

Hallazgos

1 AEC 1 R x D

Diferentes

1 AGN

Auditorias M.¡. , FPFD

' AEC ' TOTAL % _____

Cumplidos 26 1 9 0 47 1 11 95 55% Ejecución 41 1 0 0 0 4 5 51 29% Vencidos 17 0 1 3 1 1 5 28 16% Total 84 2 10 48 6 21 174 100%

ABREVIATURAS

CGR Contraloría General de la República

Al-00 Auditoría Independiente de la Oficina de Control Interno

AEC -- Auditoría Externa de Calidad

AIC Auditoría Interna de Calidad

R x D Revisión por la Dirección

AGN Auditoría Archivo General de la Nación

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Y/O EVALUACION Ministerio del Interior y de Fecha: 30/0112012

Justicia

ESTADO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CGR

Plan de Mejoramiento (Vigencias 2009, 2010, 2011, 2012 y

No.

M.I. 1 CGR: de Victimas)


En la Auditoría Regular de la Contraloría General de la República al Ministerio del Interior para la vigencia 2013, fue revisado el plan de mejoramiento de la Entidad, del cual se cerraron 116 de hallazgos, habiendo sido estas retiradas del plan de mejoramiento, por considerar que las acciones de mejoramiento no fueron eficaces para subsanar los hallazgos, fueron reincorporados 6 hallazgos, sobre los cuales la Oficina de Control Interno realizara asesorías y acompañamiento a las áreas para diseñar nuevas acciones de mejora.

Plan de Mejoramiento (Vigencias 2009, 2010)

No.

M.I. 1 Ccl

Porcentaje Total Hallazgos: 6 100% Hallazgos Cumplidos: O Hallazgos en Ejecución: 6 100% Hallazgos Vencidos: O O

Estos hallazgos son:

6

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Lihtto Y tÓJI

Ministerio del Interior y de Justicia

ANEXO 2 INFORME DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO

Y/O EVALUACION


Versión: 02

Fecha: 30/01/2012

Vigencia # Hallazgo - Descripción dell Hallazgo

Planta Personal: En la vigencia 2009, se incrementó la contratación por

prestación de servicios en más del 70%, observándose la existencia de

Direcciones cuyo personal de planta es superado en forma considerable por los

contratistas, con la condición que estos están desarrollando en forma 25 permanente y continua funciones propias del sujeto de control, bajo condiciones

de subordinación y dependencia y con funciones de responsabilidad, manejo y

control.

Aprobación de Proyectos: El Fondo no tiene establecido de forma técnica los

factores de evaluación y establecimiento de procedimientos y criterios técnicos

para la priorización y aprobación de proyectos por parte del Comité de

Evaluación FONSECON, luego de ser viabilizados, inobservando el Artículo 4 de la

12 Ley 872/03 y la Res. 1393 de 2008 por medio de la cual se adoptó la Norma

Técnica de Calidad NTCGP 1000-2004 para Entidades del Estado y demás

disposiciones complementarias emitidas por el Ministerio del Interior y Justicia.

2009

2009-2010

39

12

Control de Reintegros: Se evidencia debilidades en el control y seguimiento por

parte del Grupo de Supervisión y Liquidaciones, de los reintegros efectuados por

los entes territoriales a partir de las liquidaciones de los convenios suscritos con

recursos de FONSECON, situación que no permite establecer del total de

convenios suscritos, que municipios han cancelado esta obligación y cuales se

encuentran pendientes por ser consignados al Tesoro Nacional.

Gestión Documental: En las carpetas de los contratos no se anexan todos los

documentos soporte de la ejecución contractual. No aparecen reportes de los

desembolsos hechos por FONSECON a los entes territoriales. Se encuentran

documentos mal archivados. No se diligencian debidamente el índice, se

encuentra duplicidad de documentación, documentos innecesarios, documentos

archivados que no corresponden a un orden cronológico, debido a deficiencias de

control y monitoreo, lo que genera dificultades al hacer seguimiento al

cumplimiento de las obligaciones y poder conocer el verdadero desarrollo de la

actividad contractual.

2009-2010

2008-2009

Informes de Interventoría y/o Supervisión: En la muestra seleccionada los

informes de interventoría o supervisión, los cuales no se encuentran

21

incorporados oportunamente en las carpetas de los contratos, generado por la 2010 falta de control y seguimiento, lo que a su vez incide en la toma de decisiones y

en las acciones correctivas en el evento en que se presenten dificultades en la

ejecución de los contratos.

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LibEtto y )tdn




Y/O EVALUACION Fecha: 30/01/2012

Informe Mensual de Supervisión: Dentro de las Obligaciones Especiales del

Supervisor, se establece en el literal f del Artículo 65 de la Resolución 604 del 6 de 22

marzo de 2009, la presentación del Informe Mensual de Supervisión, registrando

2010 los avances de los contratos dentro del Sistema de Información Contractual establecido para el efecto... el registro del el cumplimiento de esta actividad no se vio reflejada que se realice oportunamente en los documentos que contienen las carpetas de los contratos seleccionados como muestra.

El siguiente es el comportamiento de las acciones de mejora correspondientes a las Auditorías realizadas por la Contraloría General de la República al Ministerio del Interior (MI) y al Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia (FPFD).

Plan de Mejoramiento (Vigencias 2011, 2012 y Especial Ley de Víctimas

M.l. / CGR: y Proyectos de Inversión convenio 180 de 2012)

_&•I__ siíii1i ¡

Hallazgos Cumplidos: IHallazgos 1i.Ejecución: Hallazgos Vencidos:

No. Porcentaje Total Hallazgos: 2 100% Hallazgos Cumplidos: 1 50% Hallazgos en Ejecución: 1 50% Hallazgos Vencidos«- 0 0%

PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO AUDITORÍAS INDEPENDIENTES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Plan de Mejoramiento Auditorias (Vigencias 2010 - 2012)

No.

Independientes:


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1'

[ibeto y Otótíi

Ministerio del Interior de Justicio


Y/O EVALUACION


Versión: 02

Fecha: 30/01/2012

PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO AUDITORIA EXTERNA DE CALIDAD

Plan de Mejoramiento Auditorías Externas de Calidad: (Vigencia 2013)

No. ' Porcentaje Total Hallazgos (No conformidades): 3 100% Hallazgos Cumplidos: 0 0% Hallazgos en Ejecución: 0 0% Hallazgos Vencidos: 3 100%

PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

flTtIMejoramiento 1Jrn( 1li M . rIir F 1 tT i No. Porcentaje

Total Hallazgos (No conformidades): 21 100% Hallazgos Cumplidos: 11 52% Hallazgos en Ejecución: 5 24% Hallazgos Vencidos: 5 24%

PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DELAREVISION POR LADIRECCIÓN

Plan Mejoramiento 1Revisión .por No.

la Dirección (Vigencia 2012) Porcentaje

TotalHallazgos (acciones demejora): 48 100% HallazgosCumplidos: 47 98% HallazgosenEjecución: 0 0% Hallazgos Vencidos- 1 2%

PLANDEMEJORAMIENTORESULTADODELA AUDITORIA ARCHIVOGENERAL

DELANACIÓN

Plan de Mejoramiento Archivo GeneralNo.

r. r. Nación tau_1SK

Porcentaje TotalHallazgos: 6 100% HallazgosCumplidos: 1 17% HallazgosenEjecución: 4 67% HallazgosVencidos: 1 16%

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1ihydn Y/O EVALUACION

Ministerio del Interior de Fecha: 30/01/2012 Justicia

DETALLE DE LOS HALLAZGOS CON ACCIONES DE MEJORA VENCIDAS/INCUMPLIDAS

PLAN DE MEJORAMIENTO MI - CGR

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUAL:

Hallazgo No. 16( PM MI VIG 2011-2012) META 6 Se evidencian entre las actuaciones transversales que hace a su interior la entidad; debilidades de seguimiento, monitoreo, control y supervisión a la ejecución contractual y a la causación presupuestal del contrato que tiene por objeto: 'Suministro de tiquetes para el transporte aéreo en vuelos nacionales e internacionales (...)"

Acción de Mejora: Liquidación del Contrato 148 de 2011

Actividades/Unidad de Medida: Liquidación

Periodo de Cumplimiento: 1 de agosto de 2013 a 31 de diciembre de 2013

Estado del Hallazgo: Vencido

Porcentaje de Avance: 50%

Observaciones OCI: Previo al procedimiento de liquidación del contrato, se está llevando a cabo la declaratoria de incumplimiento al contrato, la cual se reanudara el próximo 13 de agosto de 20014 según informa la Subdirección de Gestión Contractual en el MEM14-000022991-SGC-4010 del 21 de julio de 2014.

Hallazgo No. 21( PM Ml VIG 2011-2012) META 1 El Ministerio del Interior no ha liquidado los contratos y/o convenios dentro de los términos establecidos en los pliegos de condiciones y las cláusulas contractuales, conforme lo dispone la Ley 80 de 1993. modificada por la Ley 1150 de 2007

Acción de Mejora: Liquidación de los Contratos y Convenios

Actividades/Unidad de Medida: Liquidaciones




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Y/O EVALUACION


Versión: 02


Fecha: 30/01/2012

Observaciones OCI: Se ha tenido en cuenta el esfuerzo que ha realizado la Subdirección para la liquidación de los contratos, no obstante esta Oficina los insta nuevamente a la liquidación,, o el cierre contable de los mismos para poder subsanar esta acción de mejora.

Hallazgo No 31( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 2: Legalización Avances y Anticipos Entregados (D). Registra saldo de $1, 694,1 millones correspondiente a valores entregados por adelantado a Contratistas para la ejecución de obras o prestación de servicios, presenta anticipos por valor de $ 199,4 miles sin que a la fecha hayan sido legalizados.

Acción de Mejora: Cobro Coactivo

Actividades/Unidad de Medida: Registro Contable

Periodo de Cumplimiento: 22 de julio de 2013 a 31 de diciembre de 2013


Porcentaje de Avance: O %

Observaciones OCI: A pesar de haberse llevado a cabo una reunión en la OCI con la asistencia de la Oficina Asesora Jurídica y la Subdirección de Gestión Contractual, en donde la SGC quedo comprometida, en hacer llegar los documentos respectivos a la OAJ para que se iniciara el cobro coactivo, al corte 30 de junio de 2014 no reportaron ninguna información.

Hallazgo No. 32( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 1: Recursos Entregados en Administración (D). Registra saldo de $81.021.5 millones que representan el 52.47% de¡ Activo total, recursos entregados por el Ministerio para que sean administrados por terceros mediante convenios interadministrativos y contratos de fiducias. En la cuenta recursos entregados en administración -1424-se mantienen aproximadamente $1.884.0 millones

Acción de Mejora: Acta de Verificación y Archivo

Actividades/Unidad de Medida: Acta de Verificación Contable




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Y/O EVALUACION


Versión: 02

Fecha: 30/01/2012 Ministerio del Interior y de Justicia

Hallazgo No. 32( PM MI VIG 2011-2012) Meta 2: Entregados en Administración (D). Registra saldo de $81.021.5 millones que representan el 52.47% del Activo total, recursos entregados por el Ministerio para que sean administrados por terceros mediante convenios interadministrativos y contratos de fiducias. En la cuenta recursos entregados en administración -1424-se mantienen aproximadamente $1.884.0 millones

Acción de Mejora: Registro Contable

Actividades/Unidad de Medida: Equipo de Profesionales




Observaciones OCI: Sobre el Hallazgo 32 Meta 1 y 2, en donde los recursos entregados en administración corresponden a 14 contratos de los cuales ya se han legalizados 7 quedando pendientes 7, que son:

- ICETEX 106/2005 - ICETEX 34/1997 - ICETEX 37/1999 - FONADE M152/02 - FONADE Ml 137/2004 - FONADE Ml 114/2005 - Fiduciaria de Occidente 112/2014

Hallazgo No. 32(PM Ml VIG 2011-2012) META 3 Entregados en Administración (D). Registra saldo de $81.021.5 millones que representan el 52.47% del Activo total, recursos entregados por el Ministerio para que sean administrados por terceros mediante convenios interadministrativos y contratos de fiducias. En la cuenta recursos entregados en administración -1424-se mantienen aproximadamente $1.884.0 millones

Acción de Mejora: Conformación de un Equipo de Profesional para el Seguimiento a la Supervisión y Ejecución de contratos y convenios

Actividades/Unidad de Medida: Acta de Verificación


Estado del Hallazgo: Vencido.

Porcentaje de Avance: 0% Página 9 de 29

IP-A ANEXO 2 INFORME DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO

LibfIto y in Y/O EVALU AC ION

Ministerio del Interior y de - Justicia


Versión: 02

Fecha: 30/01/2012

Observaciones OCI: El grupo de trabajo para el seguimiento de la supervisión y ejecución de contratos y/o convenios, no se ha conformado al interior de la Subdirección de gestión Contractual, tampoco se evidencia que dicha función se este cumpliendo.

Hallazgo No 39( PM MI VIG 2011-2012) Meta 1: "Legalización y/o reintegro de Recursos Entregados en Administración (D). Registra saldo de $188.653.079 miles que representan el 82.28% del activo total, recursos entregados por el Ministerio para que sean administrados por terceros mediante convenios interadministrativos y contratos de fiducias ( ... )"

Acción de Mejora: Acta de Verificación y Archivo

Actividades/Unidad de Medida: Acta de Verificación Contable




Observación OCI: Sobre este Hallazgo la Contraloría General de la República en su informe de auditoría sobre la vigencia 2013 manifestó que las acciones de mejora propuestas han sido ineficaces. por tal motivo la Oficina de Control Interno citara a una reunión para revisión del tema.

Hallazgo No 39 (PM Ml VIG 2011-2012) META 3 "Legalización y/o reintegro de Recursos Entregados en Administración (D). Registra saldo de $188.653.079 miles que representan el 82.28% del activo total, recursos entregados por el Ministerio para que sean administrados por terceros mediante convenios interadministrativos y contratos de Aducías ( ... )"

Acción de Mejora: Conformación de un Equipo de Profesional para el Seguimiento a la Supervisión y Ejecución de contratos y convenios

Actividades/Unidad de Medida: Equipo de Profesionales




Observaciones OCI: Sobre este hallazgo 39 en sus metas 1 y 3, se han legalizado 5 de los 15 contratos, se insta a la SGC hacer un mayor esfuerzo para el seguimiento a la ejecución contractual, para así legalizar o tomar las acciones correspondientes en los 10 restantes.

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ANEXO 2 - INFORME DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Versión: 02

Y/OEVALUACION

Fecha: 30/01/2012

DIRECCION DE DERECHOS HUMANOS

Hallazgo No 11( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 2 Hallazgo No 11( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 3 Hallazgo No 11( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 4

Hallazgo No. 11: Se evidencian debilidades en el ejercicio de la gestión y prevención del riesgo en bienes de la entidad, al hacer entrega de automotores sin los formalismos de ley motivando situaciones del orden contable y legal al no tener la certeza de ubicación de algunos vehículos asignados a su parque automotor.

Acción de Mejora: Aclarar la situación administrativa y financiera de los vehículos que hacían parte del parque automotor del Programa de Protección

Actividades/Unidad de Medida: Informe Dirigido a la SAF

Periodo de Cumplimiento: 1 de agosto de 2013 a 2 de septiembre de 2013

Porcentaje de Avance: 50 %



Hallazgo No 36( PM Ml VIG 2011-2012): En la vigencia 2011 el Ml transfirió 426 vehículos con valor en libros de $13, 891,5 millones a la UNP mediante Resolución de diciembre de 2011 y acta de entrega definitiva de mayo de 2012. Esta cuenta se encuentra subestimada en $13, 891,5 millones afectando la correlativa de patrimonio y la razonabilidad de la misma.


Actividades/Unidad de Medida: Acta, Traspasos



Porcentaje de Avance: 50 %.

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Y/O EVALUACION Fecha: 30/01/2012 Ministerio del Interior y de

Justicia

Hallazgo No 42( PM MI VIG 2011-2012): En la vigencia 2012 el Ml transfirió 58 vehículos con valor en libros de $1, 027,721 miles a la UNP mediante resoluciones de julio, agosto y noviembre de 2012 y actas de entrega definitiva de agosto, septiembre y noviembre del mismo año. El traspaso de los vehículos acto legal mediante el cual se registra y demuestra la propiedad de un vehículo, solamente se ha realizado a 16 de estos.


Actividades/Unidad de Medida: Acta, Traspasos




Observación OCI: Este Hallazgo la Contraloría General de la República en su informe de auditoría de

la vigencia 2013 informe que las acciones de mejora propuestas han sido ineficaces, por tal motivo la

Oficina de Control Interno citara a una reunión para revisión del tema.

Observación OCI Sobre estos últimos hallazgos de Parque Automotor: Sobre estos Hallazgos la

Contraloría General de la República en su informe de auditoría sobre la vigencia 2013 manifestó que

las acciones de mejora propuestas han sido ineficaces, portal motivo la Oficina de Control Interno citara

a una reunión para revisión del tema.

Este tema ha sido objeto de una Función de Advertencia de la CGR y de varias reuniones que se han

llevado a cabo con la UNP, con el acompañamiento de la OCI y la SAF, con el fin de solucionar la

problemática evidenciada, con lo que se ha logrado un avance del 50%

SUBDIRECCIÓN DE GESTION HUMANA

Hallazgo No 16( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 1: Contrato 148 de 2011

Existen pagos efectuados al contratista por el Presupuesto de Inversión, el 9 de noviembre del 2011, con la O.P 343711 por valor de $12.314.940; que se hizo con cargo al CDP 17411 Dirección de Asuntos Indígenas y Minorías ROM, cuando en realidad debía registrarse con cargo a CDP No, 14511 del Presupuesto de Funcionamiento.

Acción de Mejora: 1, Conciliación mensual entre el Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje con el Grupo de Gestión Financiera y Contable.

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Y/O EVALUACION


Versión: 02

Fecha: 30/01/2012 Ministerio del Interior y de Justicia

2. Elaborar informe final y acta de liquidación del contrato 148~2011

Actividades/Unidad de Medida: Conciliaciones Mensuales y acta de liquidación del contrato.




Hallazgo No 16( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 2: Contrato 148 de 2011

Generar cuentas por pagar en Funcionamiento, Consulta Previa, Dirección de Gobierno, Grupo de Apoyo en Materia de Victimas del Conflicto Armado, Fonsecon por $194'6 millones y Constituir reservas por $771 millones.

Acción de Mejora: 1. Solicitar a la agencia de viajes respectiva hacer entrega semanal de la facturación emitida. 2. Efectuar una conciliación entre los saldos de la agencia y los saldos del contrato con que cuenta la Entidad. 3. Elaborar informe final y acta de liquidación del contrato 148-2011

Actividades/Unidad de Medida: Reporte Semanal




Hallazgo No. 16( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 4: Contrato 148 de 2011

1. Existen pagos dobles efectuados al contratista por el Presupuesto de funcionamiento en cumplimiento del contrato 148 de junio del 2011. 2. Se utiliza una misma factura para el pago de eventos diferentes.

Acción de Mejora: 1, La Central de Cuenta verificará en su base de datos la facturación. 2. Conciliación mensual entre el Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje con el Grupo de Gestión Financiera y Contable. 3. Elaborar informe final y acta de liquidación del contrato 148-2011

Actividades/Unidad de Medida: Mensual


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JCódigo: SC-P-03-F-02


1iitoyI)rdn Y/O EVALUACION

Ministerio del Interior y de Fecha: 3010112012 Justicia 1 --



Hallazgo No 16( PM MI VIG 2011-2012) Meta 5: Contrato 148 de 2011

Existen compromisos adquiridos durante la vigencia del 2011 por valor de $7.938.044 con cargo al presupuesto de funcionamiento, sin apropiación presupuestal, habiendo quedado como vigencias expiradas, al no haberse constituido oportunamente el rezago presupuestal que correspondía (reserva presupuestal o cuenta por pagar) para la vigencia del 2011.

Acción de Mejora: 1, Falta de seguimiento continuo a la ejecución presupuestal de cada rubro, por el supervisor del contrato y el Grupo de Gestión Financiera y Contable. 2. Elaborar informe final y acta de liquidación del contrato 148-2011

Actividades/Unidad de Medida: Reporte Mensual.




Observación OCl: Sobre este Hallazgo la Contraloría General de la República en su informe de

auditoría sobre la vigencia 2013 manifestó que las acciones de mejora propuestas han sido ineficaces,

por tal motivo la Oficina de Control Interno citara a una reunión para revisión del tema.

DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL.

.01 Hallazgo No 22 ( PM MI VIG 2011-2012) Meta 3: Consistencia de la Información(D)

Acción de Mejora: Revisar y actualizar si es el caso el proyecto de inversión vigente con las observaciones realizadas por el DNP.

Actividades/Unidad de Medida: Acta de reunión de revisión.

Periodo de Cumplimiento: 1 de agosto de 2013 a 30 de noviembre de 2013

Estado Hallazgo: Vencido


Observación OCI: Sobre este Hallazgo la Contraloría General de la República en su informe de

auditoría sobre la vigencia 2013 manifestó que las acciones de mejora propuestas han sido ineficaces,

portal motivo la Oficina de Control Interno citara a una reunión para revisión del tema. ii, Página 14 de 29

INFORME DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO ANEXO 2

tiyitdn Y/OEVALUACION



Versión: 02

Fecha: 30/01/2012

DIRECCIÓN DE COMUNIDADES NEGRAS

Hallazgo No 8 ( PM Ml VIG 2011-2012) Meta 11: Los informes son presentados después de 7 meses de ejecución y no hay los soportes que evidencien lo allí descrito.

Acción de Mejora: Desde que se evidencio esta falencia, se están entregando los informes mensualmente

Actividades/Unidad de Medida: presentación de informes mensualmente

Periodo de Cumplimiento: 1 de marzo de 2013 a 31 de diciembre de 2013

Estado del Hallazgo: vencido



Para el periodo del 1 de abril al 30 de junio de 2014, la DCN no reporto información sobre los Informes de supervisión mensual sobre el convenio con la OEI.

DETALLE PLAN DE MEJORAMIENTO MI - ACTUACIÓN ESPECIAL CGR LEY 1448 DE 2011 "LEY DE VICTIMAS"

DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL

Hallazgo No 6.13 ( PM MI VIG 2013) Meta 2

Las metas en términos de la reducción del desplazamiento forzado definidas en la base del

Plan Nacional de Desarrollo no se han cumplido en el cuatrienio

Acción de Mejora:

Coordinación interinstitucional para el diseño de la política pública de prevención y ajuste a los

,l. instrumentos de implementación.

Actividades/Unidad de Medida: Procedimiento CIAT ajustado. Página 15 de 29



Y/O EVALUACION

Ministerio del Interior y de Fecha: 30/01/2012 Justicia

Periodo de Cumplimiento: 30/05/2014


Porcentaje de Avance: O %.

Observaciones OCI: Se insta a la DGT a ajustar dicho procedimiento.

Hallazgo No 6.14 ( PM Ml VIG 2013) Meta 2 La meta relacionada con el Goce efectivo de derechos para el componente de prevención fijada, en el Plan Nacional de desarrollo no fue priorizada para ser incluida en el SISMEG, ni en el plan de Acción del Ministerio del Interior ni en el de ninguna otra entidad, lo que diluye la responsabilidad frente a su monitoreo y Seguimiento

Acción de Mejora: Coordinación interinstitucional para el diseño de la política pública de prevención y ajuste a los instrumentos de implementación.

Actividades/Unidad de Medida: Procedimiento CIAT ajustado.




Observaciones OCI: Se insta a la DGT a ajustar dicho procedimiento.

DIRECCION DE DERECHOS HUMANOS

Hallazgo No 6.13 ( PM MI VIG 2013) Meta 2 Las metas en términos de la reducción del desplazamiento forzado definidas en la base del Plan Nacional de Desarrollo no se han cumplido en el cuatrienio


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ALILL Código: SC-P-03-F-02


Y/OEVALUACION Ministerio del Interior y de Fecha: 30/01/2012

Justicia

Actividades/Unidad de Medida: Procedimiento de gestión preventiva del riesgo.




Observaciones OCI: Se insta a la DDH a ajustar dicho procedimiento.

Hallazgo No 6.14 ( PM Ml VIG 2013) Meta 3 La meta relacionada con el Goce efectivo de derechos para el componente de prevención fijada, en el Plan Nacional de desarrollo no fue priorizada para ser incluida en el SISMEG , ni en el plan de Acción del Ministerio del Interior ni en el de ninguna otra entidad, lo que diluye la responsabilidad frente a su monitoreo y Seguimiento


Actividades/Unidad de Medida: Procedimiento de gestión preventiva del riesgo.




Observaciones OC!: Se insta a la DDH a ajustar dicho procedimiento.

Hallazgo No 6.19 ( PM Ml VIG 2013) Meta 1 y 2 El censo de observatorios de DDHH y DIH realizado durante 2012 no cuenta de la situación real al respecto lo que retrasa la articulación de la red de Observaciones de que trata el artículo 198 del decreto 4800

Acción de Mejora: Reforzar el Censo Nacional de Observatorios a nivel nacional y territorial.

Actividades/Unidad de Medida: Instrumento de recopilación de medida ajustado.

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Y/O EVALUACION





Hallazgo No 6.20 ( PM Ml VIG 2013) Meta 1, La gestión del Ministerio del Interior es insuficiente en cuanto a requerir el suministro de los mapas de riesgo de que trata el artículo 197 del decreto 4800 de 2011 lo que limita la priorización para su protección de las comunidades, municipios, organizaciones de víctimas, organizaciones para la restitución de tierras, organizaciones de mujeres y grupos étnicos afectados por el conflicto armado interno y la acción de grupos armados organizados al margen de la ley, según el riesgo.


Actividades/Unidad de Medida: Instrumento de recopilación de medida ajustado.



Porcentaje de Avance O %.

Observaciones OCI: Se insta a la DDH para que cuando ya pongan en marcha el aplicativo,

todas las encuestas realizadas sean incorporadas en el mismo para llevar a cabo el censo

Nacional de Observatorios a nivel Nacional y Territorial.

Hallazgo No 6.20 ( PM MI VIG 2013) Meta 2 La gestión del Ministerio del Interior es insuficiente en cuanto a requerir el suministro de los mapas de riesgo de que trata el artículo 197 del decreto 4800 de 2011 lo que limita la priorización para su protección de las comunidades, municipios, organizaciones de víctimas, organizaciones para la restitución de tierras, organizaciones de mujeres y grupos étnicos afectados por el conflicto armado interno y la acción de grupos armados organizados al margen de la ley, según el riesgo.

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Y/O EVALUACION Ministerio del Interior y de Fecha: 30/01/2012

Justicia


Actividades/Unidad de Medida: Censo Nacional de Observatorios

Periodo de Cumplimiento: 30 junio de 2014


Porcentaje de Avance O %.

Observaciones OCI: Se insta a la DDH para que cuando ya pongan en marcha el aplicativo,

todas las encuestas realizadas sean incorporadas en el mismo para llevar a cabo el censo

Nacional de Observatorios a nivel Nacional y Territorial.

Hallazgo No 6.21 (PM Ml VIG 2013) Todos los indicadores del pilar ( Consolidación por La Paz) que en materia de prevención se asocia a la estrategia "Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario" son generales, aplicables no solo a la población objetivo de la ley 1448 de 2011, lo que dificulta el seguimiento a la gestión institucional frente a ésta y de la evolución de los fenómenos de violencia de que son víctimas. Algo similar ocurre con los indicadores del Plan de Acción del Ministerio.

Acción de Mejora: Incorporación de indicadores

Actividades/Unidad de Medida: Número de indicadores incorporados en el Plan de Acción


Estado del Hallazgo: Ejecución

Porcentaje de Avance Meta: O %.

Observaciones OCI: No aportan evidencias del avance propuesto

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0



Y/O EVALUACION


Hallazgo No 6.24 ( PM Ml VIG 2013) La gestión del Ministerio del Interior es Insuficiente en cuanto a promover la aprobación de los planes integrales departamentales de prevención de las violaciones de DDHH e infracciones al DIH por parte de las Entidades Territoriales

Acción de Mejora: Revisión y ajuste del procedimiento de asistencia técnica en gestión preventiva del riesgo, especialmente en lo relativo a la asistencia técnica en las etapas de validación y de seguimiento de los Planes Integrales de Prevención y Protección

Actividades/Unidad de Medida: Procedimiento ajustado




Observaciones OCI: Instar a la DDH ajustar y socializar dicho procedimiento.

Hallazgo No 6.25 ( PM Ml VIO 2013) se evidencia insuficiente seguimiento por parte del Ministerio del interior al cumplir del indicador "Municipios con Plan de prevención y Protección formulado en el marco del Plan nacional de consolidación "lo que genera incertidumbre sobre el cumplimiento de las Metas reportado por la entidad al respecto.

Acción de Mejora: Revisión y ajuste del procedimiento de asistencia técnica en gestión preventiva del riesgo, especialmente en lo relativo a la asistencia técnica en las etapas de validación y de seguimiento de los Planes Integrales de Prevención y Protección

Actividades/Unidad de Medida: Procedimiento ajustado




Observaciones OCl: Instar a la DDH ajustar y socializar dicho procedimiento.

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[ibood V ork

Ministerio del Interior y de

L_ Justicia


Y/O EVALUACION Versión: 02

Fecha: 30/01/2012

DETALLE PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORíAS INDEPENDIENTES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRACTUAL

Hallazgo 5 (Vigencia 2010)

Deficiencia en la etapa de liquidación teniendo en cuenta que aún no han sido liquidados los convenios que la Contraloría General de la República estableció en la Función de Advertencia Auditada, tales como:

1- Convenio 259 de 2009 Sucre —Cauca. 2- Convenio 284 de 2009 Ipiales-Nariño 3- Convenio 376 de 2008 Don Matías-Antioquía 4- Convenio 167 de 2009 Carmen del Darién- Choco 5- Convenio 171 de 2009 Baranoa- Atlántico 6- Convenio 133 de 2007 SIES 7- Convenio 307 de 2009 María la Baja - Bolívar 8- Convenio 227 de 2009 San Juan de Nepomuceno-Bolívar 9- Convenio 294 de 2009 Envigado - Antioquia

Acción de Mejora: Realizar las acciones pertinentes para liquidar los convenios de vigencias anteriores

Periodo de Cumplimiento: Vencido desde el 31 de Marzo de 2012

Avance Físico de la Meta: 95% Estado del Hallazgo: Vencido

Observaciones OCI: Restan por liquida los siguientes Convenios:

• No. 294 de 2009 Envigado - Antioquia • No. 307 de 2009 María La Baja - Bolívar

Se debe requerir a la SGC se hagan todas las gestiones para poder liquidar estos convenios que son

11 de vigencias anteriores.

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Y/O EVALUACION

Ministerio del Interior y de Fecha: 30101/2012 Justicia

DETALLE PLAN DE MEJORAMIENTO REVISION POR LA DIRECCION

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Acción de Mejora No. 13: Agilizar la aprobación y publicación de la guía para formulación y adopción de Políticas y Sensibiliza

Actividades/Unidad de Medida: Documentos del proceso ajustados y socializados

Periodo de Cumplimiento: 1 de abril de 2013

Estado Hallazgo: Vencido


Observaciones OCI: La Guía se encuentra para aprobación en los Despachos de los Viceministros

según información reportada por la Oficina Asesora de Planeación.

DETALLE PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIA EXTERNA DE CALIDAD

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

No Conformidad No. 1 (Vig 2013): No se evidencia que el proceso de revisión por la dirección cumpla con el análisis de toda la información de entrada establecida en el aparte 5.6.2. de las normas ¡SO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009. El procedimiento para la revisión por la dirección indica que a esta reunión deberían asistir Viceministros, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores y Coordinadores de Grupo, en el Acta del 20/11/2013 solo asisten 9 de los convocados, se excusan 9 y hay 7 invitados; se hace una presentación en powerpoint, de lo visto se evidencia en el tema de auditorías, que se están tocando vigencias 2010, 2011 y 2012, no se evidencia tratamiento de la vigencia 2013, de lo relacionado con acciones correctivas, preventivas y de mejora, solo se presentan acciones de revisión por la dirección del 2012, no se puede determinar cuántas son acciones correctivas, cuantas acciones preventivas.

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•^MIL Código: SC-P-03-F-02


Y/O EVALUACION Ministerio del Interior de Fecha: 30/01/2012

Justicia

Se establecerá un formato de lista de chequeo que permita determinar si la configuración del GPS está o no calibrada.

*Una vez el formato se establezca definitivamente y sea aprobado por la Dirección, se pondrá a disposición de la oficina de Planeación para su legalización.

Actividades/Unidad de Medida: Evaluación puntual: Durante la preparación de las comisiones, se deberá diligenciar la lista de chequeo que refleja si el dispositivo está o no calibrado.

Periodo de Cumplimiento: 13 de enero de 2014 a 30 de junio de 2014



i.- Hallazgo No. 2: Al revisar el Procedimiento AN-CP-P02 "Procedimiento para coordinar la consulta previa". Se observó que en las tareas Nos. 5, 8, 11, 14 , 17, 20 y 23 se está referenciando el formato AN-CP-P-02-F-08 (Anexo 10) se evidencio que este formato no se está utilizando debido a que se utiliza una herramienta en Excel para realizar la misma labor que corresponde a un control dentro del procedimiento.

Al revisar el Procedimiento AN-CP-P02 "Procedimiento para coordinar la consulta previa". Se evidencio que el Formato de acta de reunión de Pre consulta AN-CP-P-02-Fi (anexo 3) tiene el código de versión 02 con fecha de 2012, sin embargo se encontró que para la consulta Pacifica Rubiales —"Diseño Sísmico 2D CAG5 se Utilizó como acta de fecha 17 de noviembre de 2012 el Formato NA-CP-P02-F09 (correspondiente a informe de comisión) que no es coherente con el que aparece en el procedimiento.

Se evidencio que la tarea 14 del procedimiento AN-CP-P02 " Procedimiento para coordinar la consulta previa", no corresponde a la realización de las reuniones de preacuerdos puesto que se mencionan como base el formato AN-CP-P-02-F-02 anexo 4 que corresponde al acta de la reunión de preacuerdo, y por otro lado se establece el diligenciamiento del Acta de talleres de Impacto AN-CP-P-02-F-03 (anexos 5) el cual no corresponde a esta etapa. Esta misma situación de

(. inconsistencia se evidencia en las tareas Nos. 1720 y 21 en donde se especifica que

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kk Y/O EVALUACION


se debe llevar a cabo una reunión de acuerdo con un orden del día de un acta que aún no se ha elaborado y que será el producto final de la reunión.

En la Tarea 23 "Realizar Cierre del proceso de consulta Previa" se evidencio la referencia al anexo 7 el cual corresponde a la etapa de protocolización.

Lo anteriormente expuesto se constituye en un incumplimiento del Numeral 4.2.1 d) de la Norma NTCGP 1000:2009, "GESTIÓN DOCUMENTAL Generalidades La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: ... d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos." Generándose un riesgo de desinformación cuya materialización podría acarrear una operación ineficaz del procedimiento.

Acción de Mejora:

Trabajar con la oficina de planeación en la actualización del procedimiento, incorporando lo contenido en la Directiva Presidencial 10 de 2013 y el Decreto 2613 de 2013. Unificación de formatos.

Actividades/Unidad de Medida: Actualización del Procedimiento.

Periodo de Cumplimiento: 3 de febrero de 2014 a 30 de junio de 2014



Hallazgo No. 5: Al revisar el procedimiento AN-CP-P02 "Procedimiento para coordinar la consulta previa", se evidencio que este no se encuentra actualizado en su numeral No 4 "Normatividad" puesto que la norma de referencia más reciente data de marzo de 2010 y que indagando con el dueño del proceso se evidencio expedición de desarrollos normativos correspondientes a los años 2011, 2012 y2013, incumpliendo con el numeral 7.2.1 literal c) de la norma NTCGP1000:2009. Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio La entidad debe

& determinar: ... c) los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto yio servicio.

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Fi

• Código: SC-P-03-F-02


Y/O EVALUACION Ministerio del Interior de Fecha: 30/01/2012

Justicia

En relación a lo anteriormente expuesto se corre el riesgo de que se realice el procedimiento sin tener en cuenta la normatividad vigente.

Acción de Mejora:

Trabajar con la oficina de planeación en la actualización del procedimiento, incorporando lo contenido en la Directiva Presidencial 10 de 2013 y el Decreto 2613 de 2013. Unificación de formatos.

Actividades/Unidad de Medida: Actualización del Procedimiento.

Periodo de Cumplimiento: 3 de febrero de 2014 a 30 de junio de 2014



,- Hallazgo No. 7: Al revisar el uso de la tabla de Retención Documental de la Subdirección y solicitar las carpetas con las series 2500.28.02 'Informes a Órganos de control" y la 2500.28.01 "Órganos de Control Externo" se evidencio que estas no se están utilizando a pesar de que por conocimiento de la Oficina de Control Interno deberían existir documentos o registros organizados y archivados bajo estos códigos, lo que constituye un incumplimiento a lo establecido en el numeral 4.2.4 Control de registros de la norma NTCGPI 000:2009.

Acción de Mejora: Se crearan las carpetas por cada Órgano de Control para llevar el archivo de los documentos que se tramiten de estos.

Actividades/Unidad de Medida: Revisión de las carpetas creadas

Periodo de Cumplimiento: 13 de enero de 2014 a 30 de mayo de 2014


Porcentaje de Avance: 40 %. Página 27 de 29



Y/O EVALUACION


- Hallazgo No. 9: Algunas solicitudes de certificación tramitadas, no cumplen los requisitos establecidos en el "Procedimiento Para Certificar la Presencia de Grupos Étnicos" - AN-CP-P-01 - Numeral 5.1 "Requisitos" el cual reza "La solicitud debe presentar los siguientes requisitos ....La identificación del área de influencia directa del mismo, acompañada de un mapa, que precise su localización y cuadro de coordenadas geográficas o planas que coincidan con la ubicación descrita en la solicitud, (X=ESTE y Y=NORTE) en el sistema Magnas - Sirga (Definir Origen). (Anexar archivo digital dwg o shape del área del proyecto)......., puesto que se encontró en algunas de las solicitudes revisadas (8 de 25) que no se identifica el sistema de proyección, lo que constituye un incumplimiento del Numeral 7.2.2 literales a) y b) de la Norma de Calidad NTCGP1000:2009 "Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio La entidad debe revisar los requisitos relacionados con el producto y/o servicio. Esta revisión debe efectuarse antes de que la entidad se comprometa a proporcionar un producto y/o servicio al cliente, y debe asegurarse de que: a) están definidos los requisitos del producto y/o servicio; b) están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos definidos y los expresados previamente.....". Lo anterior podría constituirse en un riesgo de tramitar sin los requisitos exigidos en el procedimiento, o el riesgo de exigir requisitos que en la realidad no se puedan cumplir.

Acción de Mejora: Se incluirá en el formato de Solicitud de certificación de Presencia de Comunidades Étnicas, como requisito para tramitarla, un texto que mencione el sistema de información cartográfica Magna Sirgas, usado por la DCP.

Actividades/Unidad de Medida: Formato Actualizado

Periodo de Cumplimiento: 1 de diciembre de 2013 a 30 de junio de 2014


Porcentaje de Avance:

Observaciones OCI: La DCP, a la fecha aún no ha publicado los formatos actualizados

en el SlGl.

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~Ordon Y/O EVALUACION

Ministerio del Interior de Fecha: 30/01/2012 Justicia

DETALLE PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

.- Hallazgo No 2 (PM AGN Vigencia) 2013 Programa de Gestión Documental - PGD: Elaborar, adoptar e implementar el Programa de Gestión Documental, que incluya los procesos que se desarrollan en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición final.

Acción de Mejora: Normalizar el Programa de Gestión Documental - PGD, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad adoptado por el Ministerio del Interior.

Actividades/Unidad de Medida: Modificar y ajustar el Programa de Gestión Documental - PGD a lo establecido mediante el Decreto 2609 de 2012.

Periodo de Cumplimiento: 15 de abril de 2013 a 31 de diciembre de 2013



31 de julio de 2014

Elaboró Firma

J

y

¿l~E.

o re: Angela María Rincón E Profesional Especializado

Revisó Firma

Nombre: Øioria Inés Muñoz P

Aprobó Firma

Nombre: Gloria Inés Muñoz P. Jefe Oficina de Control Interno

TRD: 1200.28.02

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ubmy y/o evaluacion datos generales de la auditoria · 2016-07-29 · anexo 2 informe de auditorias...

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