uai-1080-147 informe seguimiento toma física de inventarios

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UAI-1080-147 Medellín, 18 de julio de 2014 Doctor GUILLERMO FLÓREZ JIMÉNEZ Coordinador Administrativo Facultad de Odontología Arquitecto EDWIN ALEXIS USUGA MORENO Coordinador de Soluciones Logísticas Universidad de Antioquia Asunto: Seguimiento toma física inventarios almacenes Facultad de

Odontología Cordial saludo. La Unidad de Auditoria Institucional verificó el procedimiento de toma física de inventarios de insumos en almacenes de la Facultad de Odontología, realizando seguimiento a las auditorías realizadas en la vigencia 2013. A continuación incluimos los resultados y las recomendaciones que consideramos deben tenerse en cuenta para mejora del proceso. Solicitamos remitirnos por cada recomendación presentada: la acción correctiva o de mejora propuesta, el responsable de ejecutar la acción y la fecha del compromiso máximo en el cual se ejecutará la acción. Si considera necesaria alguna aclaración o ampliación sobre los asuntos tratados en este informe, con gusto la atenderemos. Atentamente, ADRIANA ASTRID ZEA CÁRDENAS Auditora Interna Anexos: Uno (9 hojas) Copia: Doctora Clara Eugenia Escobar Güendica, Decana Facultad de Odontología Doctor Mauricio Londoño Vélez, Director Gestión Logística y de Infraestructura Digitó: Leidy Roldán Elaboró: Uriel Alzate

UNIDAD DE AUDITORÍA INSTITUCIONAL

Ciudad Universitaria: Calle 67 N." 53-108, bloque 16, oficina 204 - Recepción de correspondencia: Calle 70 N." 52-21 Teléfono 219 50 85 - Fax: 219 11 25 – Correo electrónico: [email protected]

Nit: 890.980.040-8 - Apartado: 1226 – http://www.udea.edu.co - Medellín – Colombia

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SEGUIMIENTO A TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS ALMACENES FACULTAD DE ODONTOLOGÍA

UNIDAD DE AUDITORÍA INSTITUCIONAL UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

1. OBJETIVO

1.1 Realizar seguimiento al procedimiento efectuado en la toma física de inventarios de los almacenes, verificando el cumplimiento de los procedimientos y la eficacia de su aplicación. 2. ALCANCE

Observación al procedimiento llevado a cabo en la toma física de inventarios y verificación del cumplimiento de los planes de acción de auditoría realizada en la vigencia 2013. 3. ACTIVIDADES REALIZADAS

3.1 Consulta y validación con los almacenistas, de los pasos que realizan semestralmente en la toma física de inventarios y verificación de procedimientos realizados en los almacenes. 3.2 Seguimiento a los planes de acción de auditorías pasadas.

4. RESULTADOS OBTENIDOS

Aspectos positivos La toma física fue ejecutada con el acompañamiento de la sección de inventarios como se recomendó en vigencias pasadas.

La persona que efectuó el conteo físico, es diferente a la encargada del manejo del inventario en el almacén. El almacenista como responsable del inventario estuvo presente, para resolver dudas y custodiar el inventario a cargo excepto por el almacenista C quien se encontraba incapacitado. Las planillas utilizadas al momento de realizar los conteos, no registran el dato de la cantidad que tiene cada referencia en el kárdex, debido a que esto podría sesgar el conteo practicado por el encargado del almacén como fue recomendado por esta auditoría en inventarios pasados.

Informe Seguimiento Toma Física Inventarios Almacenes Facultad Odontología




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A continuación se detalla el resultado obtenido:

Observación 1 Al indagar a los almacenistas sobre el procedimiento de toma física de inventarios, afirman no tener conocimiento del procedimiento oficial publicado en el portal de la Universidad “Procedimiento para la realización del inventario físico de almacén Código P-2320-012 Versión 02”. Se indicó en el momento de la auditoría como visualizar en la web dicho procedimiento. Recomendación Realizar divulgación de la ubicación en la web del procedimiento para la realización del inventario físico de almacén y capacitarlos en los procedimientos relacionados. Observación 2 De acuerdo al seguimiento realizado al hallazgo de la última auditoria (Oficio UAI 1080-133) donde se evidenció la no existencia de controles en la salida de insumos de materiales clínicos entregados a los empleados para trabajo de los estudiantes, se observa que a pesar de la implementación de un plan de mejoramiento donde cada entrada o salida generada en el sistema debe estar acompañada del soporte legal o procedimental autorizado con control consecutivo pre-numerado, con la firma de quien entrega y quien recibe los insumos. Este procedimiento no se lleva adecuadamente, en la entrega de los insumos a empleados y estudiantes, estos no firman la constancia de recibo inmediatamente contra entrega sino que el almacén acumula gran cantidad de vales de salida por día y luego recoge las firmas, presentando el riesgo de no reconocimiento de la entrega o firmas improcedentes. El personal almacenista justifica esta situación, por la falta de una impresora cercana, actualmente utilizan en el proceso una centralizada en la coordinación ubicada en el primer piso para los tres almacenes. Recomendación

Evaluar la posibilidad de asignar una impresora a cada almacén de acuerdo a un análisis previo de costo-beneficio, considerando la posibilidad de materialización de algún riesgo: robo o fraude.

Cada entrada o salida generada en el sistema debe estar soportada

legalmente, autorizada, generada contra entrega en forma inmediata, con firma de quien entrega y quien recibe los insumos y archivadas en consecutivo.





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Observación 3 Se evidenció que actualmente no existe control de salidas en los almacenes de los insumos prepagos entregados como parte del tratamiento al cliente. Lo anterior, origina salidas de inventarios sin soportes control del descargue del inventario en el sistema. Se anexa listados del material insumo mencionado ver (Anexo 1). Igualmente los insumos prepagos específicos entregados al cliente previa cancelación en caja, como por ejemplo: arcos, alambres, material de ortodoncia etc. el almacén no queda con prueba de los insumos descargados del inventario y que fueron efectivamente entregados al cliente previa cancelación, garantizando la integridad del manejo del inventario a su cargo. Recomendación Se recomienda que el almacén conserve duplicado del recibo de caja entregado al cliente y firmado por este, el cual permita verificar los productos prepagos descargados ver (Anexo 2). Cordialmente, ADRIANA ASTRID ZEA CÁRDENAS

Auditora Interna





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Anexo 1





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Anexo 2

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