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GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
INFORME Evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, desde el 1 de noviembre de 2011 y el 31 de octubre de 2012
UAI- 003-2012
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO
Evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito. 1 de noviembre de 2011 y el 31 de octubre de 2012
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Puerto Quito – Ecuador
CONTENIDO
PÁGINA
Carta de presentación 1 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
• Motivo de la evaluación 2
• Objetivo de la evaluación 2
• Alcance de la evaluación 2
• Base legal 2
• Estructura orgánica 3
• Objetivo de la Entidad
• Monto de recursos examinados
4 5
CAPÍTULO II RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
• Evaluación Integral del Sistema de Control Interno. • Ambiente de control institucional, no genera una cultura de
control interno organizacional. • Incumplimiento de las cláusulas de los estudios de consultoría. • La Municipalidad, no dispone de un Código de Ética • Actualización del reglamento orgánico funcional • Evaluación del Riesgo • Estrategia General de Riesgos, se encuentra retrasado de
aprobación. • Matriz de riesgos elaborados con diferentes metodologías se
requiere la implementación de un plan de mitigación de riesgos institucionales
• Matrices de riesgos requieren actualización para un manejo
adecuado de los riesgos Institucionales. • Concentración de la administración de materiales y bienes de
larga duración.
2 11 12 15 16 18 18 20 21 21 25 38
• Funciones establecidas en el Reglamento Orgánico Funcional requieren revisión.
• Cambios administrativos de personal a funciones diferentes • Deficiencias en evaluación ex - ante de proyectos • Obras ejecutadas por la municipalidad sin estudios de
preinversión. • La municipalidad no dispone de una Programación de la obra • Análisis sobre normas relacionadas con ejecución de la obra. • Limitaciones administrativas y técnicas durante la ejecución de la
obra • Fiscalización no mantiene estadísticas sobre rendimientos y
condiciones climáticas • Actas entrega recepción de obras no cumplen requisitos
establecidos • Ausencia de procedimientos de verificación de calidad e
integridad de documentos • Falta de gestión de las obras de mantenimiento preventivo y
evaluación ex – post • Organización de la Unidad Ambiental
• Gestión Ambiental en Proyectos de Saneamiento Ambiental • Gestión Ambiental en la Preservación del Patrimonio Natural • Gestión Ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales
para conservar el medio ambiente • Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Agua • Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Aire • Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Flora y Fauna • Gestión Ambiental en el Ambiente Físico o Natural, Energía
• Sistemas Informáticos como tal no está en el nivel de
asesoramiento ni de apoyo • El Plan informático estratégico de tecnología no se encuentra
aprobado, difundo y evaluado
• Ausencia de mecanismos para la administración de proyectos informáticos
• Los procesos para la adquisición y desarrollo de Software no fueron definidos
• Falta implementar mecanismos que protejan y salvaguarden contra pérdida y fuga de información
• No está aprobado el Plan de Contingencia • Falta definir los procedimientos para la administración del
soporte tecnológico • No se ha establecido el marco de trabajo de monitoreo • No se ha aprobado el Reglamento Interno para el uso de Gestión
Documental Quipux • No existe el comité informático • No se encuentra aprobado el Reglamento Interno de uso de
certificados electrónicos y firmas digitales • Evaluación de la Norma 500- Información y Comunicación
38 38 39 39 40 41 45 47 49 52 53 53 56 56 57 58 58 59 60 61 61 62 62 64 64 64 65 67 67 68
• Estructura y metodología para la aplicación de la supervisión y evaluación del control interno institucional
ANEXOS: 1.- Servidores relacionados 2.- Matrices de evaluación del sistema de control interno 3. Cronograma de aplicación de recomendaciones 4. Acciones correctivas tomadas en el transcurso del examen.
71
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE PUERTO QUITO
OFICIO No. Sección: Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito. Asunto: Evaluación integral del sistema de control interno de la entidad Puerto Quito, Señora Narciza Párraga de Monar ALCALDESA DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DEL CANTÓN PUERTO QUITO Presente.- De mi consideración:
En uso de la facultad conferida en los artículos 12 literal c) y 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la Unidad de Auditoría Interna de (nombre de la entidad), realizó la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno, actividad que estuvo prevista en el Plan Anual de Control Año 2012, con corte al 31 de octubre de este año y que fue aprobada por el señor Contralor General del Estado. El propósito general de la evaluación fue determinar el grado de confiabilidad de los controles establecidos por la entidad para el funcionamiento de sus procesos e identificar las debilidades o condiciones reportables que requieran acciones correctivas para mejorar su gestión y lograr los objetivos de la Institución. La evaluación integral de control interno se realizó de acuerdo con las normas ecuatorianas de auditoría gubernamental, emitidas con Acuerdo 019-CG de 5 de septiembre de 2002. El trabajo desarrollado consistió básicamente en evaluar los controles existentes en la institución, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las “Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos” emitidas con Acuerdo 039-CG, publicado en Registro Oficial No. 78 y Suplemento No. 87 de 01 y 14 de diciembre de 2009, respectivamente, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se responden los resultados obtenidos por cada componente de control interno analizado. Eco. César Cordero Segura Auditor General Interno Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito.
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo de la evaluación
La evaluación se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2011 de la Unidad
de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito;
y, en cumplimiento de la Orden de Trabajo 03663- DCAI de 15 de febrero 2012,
suscrita por la Directora de la Coordinación de Auditorías Internas de la Contraloría
General del Estado.
Objetivo de la evaluación
Establecer si el Sistema control interno de la institución proporciona un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la
eficiencia y eficacia de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás
normas relacionadas.
Alcance de la evaluación
La evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, y no incluyó el análisis
de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y financieras.
Base legal
Con Decreto Legislativo 115 publicado en Registro Oficial 916 de 1 de abril de 1996,
se creó el Municipio de Puerto Quito, destinado a procurar el bienestar de la
colectividad, contribuir al fomento y protección de los intereses locales e impulsar el
desarrollo físico del Cantón y de sus áreas urbanas y rurales.
Estructura orgánica
El Concejo Municipal conoció, discutió y aprobó, en sesiones de 22 y 29 de julio de
2005, la Ordenanza que expidió el Reglamento Sustitutivo del Reglamento Orgánico
Funcional del Gobierno Cantonal de Puerto Quito; el 2 de agosto de 2005, la Alcaldesa
lo sancionó para su vigencia.
De acuerdo al Organigrama Funcional, el Municipio se encuentra estructurado por los
siguientes niveles de organización:
NIVEL LEGISLATIVO
- Concejo Municipal
NIVEL EJECUTIVO
- Alcaldía
NIVEL ASESOR
- Procuraduría Municipal
NIVEL DE APOYO ADMINISTRATIVO
- Secretaria General
- Jefatura de Recursos Humanos
- Biblioteca
Dirección Financiera
- Contabilidad
- Rentas
- Tesorería
- Bodega y Proveeduría
- Informática
Dirección de Planificación
- Jefatura de Avalúos y Catastros
- Jefatura de Educación, Cultura y Deportes
NIVEL OPERATIVO
Dirección de Obras Públicas
- Jefatura de Agua Potable y Alcantarillado
- Fiscalización
- Topografía
Dirección de Gestión Ambiental, Higiene y Turismo
- Turismo
- Higiene
- Protección Forestal
Comisaria Municipal
- Policía Municipal
Objetivos de la entidad
Entre los principales objetivos institucionales se señalan los siguientes:
a) Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento y protección de
los intereses locales.
b) Planificar e impulsar el desarrollo físico del Cantón y de sus áreas urbanas y
rurales.
c) Acrecentar el espíritu de integración de todos los actores sociales y
económicos, el civismo y la confraternidad de la población, para lograr el
progreso del Cantón.
d) Coordinar, con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura, la
educación y la asistencia social.
e) Investigar, analizar y recomendar las soluciones más adecuadas de los
problemas que enfrenta el Municipio, con arreglo a las condiciones cambiantes,
en lo social, político y económico.
f) Obtener la adecuada rentabilidad de sus inversiones, desarrollando la
capacidad de autogestión municipal.
Estratégicos
1. Contar con una agenda Municipal, que garantice el buen vivir.
2. Fiscalizar la gestión pública.
3. Establecer un plan de participación ciudadana para los procesos de legislación,
fiscalización y rendición de cuentas.
4. Establecer un sistema de gestión organizacional de calidad para un desempeño
institucional óptimo.
Específicos
Para el área de Planificación
1. Instaurar un enfoque sistemático en la formulación, ejecución y evaluación de
estrategias de corto, mediano y largo plazo, que orienten a la Municipalidad
de
Puerto Quito en el cumplimiento de su misión.
Para el área Financiera
2. Elaborar el presupuesto anual en coordinación con las diferentes unidades
posteriormente para su aprobación con el Concejo Municipal de Puerto Quito,
mediante un Plan Estratégico Institucional que permitan medir y evaluar sus
resultados.
Monto de recursos examinados
3. No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluación ejecutada
Servidores Relacionados
Anexo
CAPÍTULO II RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
Norma 100-01 Control Interno
La Norma de Control Interno 100-01 establece:
“…El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio de control.- El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control…”
De la documentación que se sustenta a las matrices de evaluación de control interno
100-01 se evidenció que la máxima autoridad, la dirección y el personal de la entidad,
viene trabajando para alcanzar el logro de los objetivos institucionales y protección de
recursos públicos, mediante las siguientes actividades:
• La actualización del Plan Maestro se encuentra en ejecución y a mediados del
próximo año se podrá contar con una herramienta importantísima que proveerá los
insumos para atender los requerimientos del Cantón Puerto Quito en el largo plazo
2012 – 2035 (25 años).
• Se dispone de una Política del Sistema Integrado de Gestión que está orientada a
“Proveemos servicios de agua potable y de saneamiento con responsabilidad social
y ambiental, enfocados en un modelo de gestión sostenible y de calidad.”
• Se desarrolla la Cadena de Valor de la Entidad, a través de grupos de procesos
como son los siguientes procesos: gobernantes, centrales y de Apoyo.
• La Entidad viene implementado herramientas informáticas como es el de AME,
SIGAME que permiten obtener información en línea y se ha planificado la
implementación, que constituye una plataforma que va a permitir la integración y
transparentar la información.
• Se está implementando la Herramienta CG WEB, que permite obtener información
en línea de las áreas de Nomina, Presupuesto y Contabilidad, información
Pluviométrica. Informes de Evaluación de POA, PAC y Presupuesto.
• La valoración del ambiente laboral y las prácticas de gestión de las personas, en el
que se evalúo en 2011 la credibilidad, respeto, imparcialidad, camaradería, orgullo y
una apreciación general.
• Se encuentra en proceso de implementación de buenas prácticas del Cabildo
• Realiza un seguimiento permanente al cumplimiento de recomendaciones de
Exámenes Especiales de Auditoría Interna, Evaluaciones de Control Interno
Al respecto, sobre la Norma de Control Interno 100-01, la GADMCPQ, obtuvo una
calificación de 60 puntos que corresponde a un nivel confiable y con un riesgo
moderado.
Norma 100-02 Objetivos del control interno
La Norma de control interno 100-02 establecer que para alcanzar la misión institucional,
deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:
• Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento protección de los intereses locales.
• Planificar e impulsar el desarrollo físico del cantón y de sus áreas urbanas y rurales.
• Acrecentar el espíritu de integración de todos los actores sociales y
económicos, el civismo y la confraternidad de la población, para lograr el
progreso del Cantón.
• Coordinar, con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura,
la educación y la asistencia social.
• Investigar, analizar y recomendar las soluciones más adecuadas de los
problemas que enfrenta el Municipio, con arreglo a las condiciones
cambiantes, en lo social, político y económico.
• Obtener la adecuada rentabilidad de sus inversiones, desarrollando la
capacidad de autogestión municipal.
Al respecto de Norma sobre el cumplimiento de los Objetivos del Control la Entidad
viene cumpliendo las siguientes acciones:
• Se da seguimiento continuo al cumplimiento de Indicadores de Gestión.
• Se realiza seguimiento permanente a las Resoluciones y Recomendaciones de la
Municipalidad.
• Se diseñó la nueva página web de la Entidad y mejoras en la calidad de información
• Compromisos suscritos del Código de Ética.
• Se realizó capacitaciones en: motivación, valores, trabajo en equipo y liderazgo.
• La Municipalidad ha trabajado en un Plan de Reducción de Costos.
• Capacitación de responsables designados por cada área para la implementación de
los Sistemas de Gestión.
• Cumplimiento de normas ambientales en contratos de obras que firman la Entidad.
• Contrato de Pólizas de Seguros para los bienes de propiedad del GADMCPQ.
• Contratos de Mantenimiento para las instalaciones de la Municipalidad.
• También se ha elaborado y difundido las guías y procedimientos para los procesos de
contratación, así como el procedimiento para la fiscalización de obras.
Sobre los Objetivos del Control Interno 100-02, El GADMCPQ, obtuvo una calificación
de 60 puntos que corresponde a un nivel confiable, con un riesgo moderado.
100-03 Responsables del control interno
La Norma de control interno 100-03 establecer los responsables del control interno:
“…El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias”.- Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales.- Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna,
sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta…”
De la documentación que se sustenta a las matrices de evaluación de control interno
100-03 se evidenció las siguientes actividades:
• Suscripción de Acuerdos de Gestión por parte de la máxima autoridad para el
cumplimiento de Objetivos Estratégicos.
• Aprobación del Reglamento Orgánico Funcional (ROF), Reglamento Interno de la
Jefatura de Recursos Humano (JTH), Reglamento Interno de Trabajo (RIT) y demás
normativa interna.
• Manual de Procesos.
• Planes de Manejo Ambiental de Microcuencas y Embalses
• Para la conservación de los recursos hídricos.
Sobre la Norma de Control 100-03 Responsables del Control Interno, el GADMCPQ,
obtuvo una calificación de 67 puntos que corresponde a un nivel muy confiable y con
un riesgo moderado.
Evaluación de la Norma 100-04 Rendición de cuentas
La Norma de control interno 100-04 establece sobre la rendición de cuentas lo
siguiente:
“…La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados...”
De la documentación que se sustenta presumir a las matrices de evaluación de control
interno 100-04 se evidenció que la máxima autoridad, los directivos y demás servidoras
y servidores, según sus competencias, vienen cumpliendo con la obligación de rendición
de cuentas, cuya actividad implica un proceso continuo para ser entregado a los
siguientes organismos, autoridades, directivos y la ciudadanía, por los recursos
recibidos y administrados en cumplimiento de las funciones asignadas:
Informes a organismos externos
• Se presenta Informes a la SENPLADES
• Información de procesos de contrataciones.
• La Municipalidad realiza el monitoreo para otorgar la certificación que evalúa la
Transparencia de la Información en la Web institucional. La última calificación del
GADMCPQ realizada en Junio 2011, el puntaje alcanzado fue de 52/100.
• Informe de Rendición de Cuentas anual (Período Septiembre-Agosto)
• Reportes de avance mensual en el Sistema Informático del GADMCPQ
• Las Veedurías con la participación directa de la ciudadanía, se realiza por diversos
canales debido a la naturaleza de la Entidad. Por ejemplo en las Unidades de
Desarrollo Comunitario, Relaciones Comunitarias, PSA, Promoción de Servicios,
efectúan los contactos con la ciudadanía para satisfacer las necesidades de servicios o
socializar los proyectos de infraestructura.
Informes internos a la alta Dirección de la Entidad.
• La Dirección de Planificación en coordinación con la Dirección de Financiera,
realizan el informe de Evaluación del POA, PAC, PAI que son presentados a la
Máxima Autoridad.
• Informes de Evaluación del Plan de Trabajo, POA y Presupuesto que son
presentados Cuatrimestralmente a la Máxima Autoridad.
• Informe de Gestión anual.
• Reportes cuatrimestrales de rendición de cuentas de todas las áreas de la Entidad en
la sección Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública en la
página web institución.
• La rendición de cuentas se realiza en diferentes instancias; así en cumplimiento de lo
dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la
página WEB del GADMCPQ tiene un link en el que ingresa la información
considerada para la transparencia y rendición de cuentas, para lo que se ha asignado
responsables de las diferentes áreas.
• Además se han realizado informes de rendición de cuentas desde el primer año de
ingresos de la actual de administración de la Entidad que es conocido por la máxima
autoridad, por lo que se considera que es un proceso continuo.
• Se considera lo establecido en la normativa vigente, respecto a Participación
Ciudadana y Control Social.
• En base a lo establecido en la LOTAIP, la Entidad pública en la página WEB la
información establecida en ese cuerpo legal.
• Además elabora y presenta al Concejo el informe de Evaluación del POA, PAC,
PAI, así como los informes anuales de Gestión y Rendición Cuentas.
Al respecto la Norma de Control Interno 100-04 Rendición de cuentas, el GADMCPQ,
obtuvo una calificación de 50 puntos que corresponde a un nivel muy confiable y con
un riesgo bajo.
Sin embargo, es preciso mencionar que la Máxima Autoridad de la Municipalidad no ha
designado un representante responsable de la implementación del Sistema de Control
Interno que garantice su adecuado funcionamiento, coordine y asesore con el diseño de
estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento institucional, de conformidad al
ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, a fin de establecer un plan de
mejoramiento empresarial que involucre acciones de mejoramiento a nivel de
macroprocesos, procesos, subprocesos derivados de la autoevaluación.
El resultado de las Normas Generales se dio a conocer a la Alcaldesa con memorando
187- AI de 22 de octubre de 2012, sin que hasta la fecha de lectura hayamos recibido
sus puntos de vista.
Conclusiones
La Alcaldesa, los Directores y los Jefes con su personal, vienen trabajando para la
consecución de los objetivos institucionales, alcanzando una calificación promedio de
las Normas de Control Interno 100-01, 100-02 y 100-03, de 60 puntos que corresponde
a un nivel confiable y con un riesgo moderado, sin embargo, en la Entidad no se ha
desarrollado un ordenamiento jurídico dispuesto por la máxima autoridad para la
creación de un Organismo de Coordinación del Sistema de Control Interno, en el que se
manifieste el compromiso de asumir, apoyar la implementación de un modelo de
Control Interno Institucional y socializar las Normativas de Control Interno en varias
áreas de la Entidad.
Recomendaciones
A la Alcaldesa
1. Dispondrá al Director de Planificación, la definición de un proyecto de creación de
un órgano de coordinación del sistema de control interno, que emita políticas y
estrategias para fortalecer el control interno Institucional, promoviendo la
existencia, adecuación, metodologías de supervisión y efectividad del sistema de
control de la Entidad, con la finalidad de ayudar a promover la eficiencia y eficacia
de las operaciones de la entidad para la adopción oportuna de medidas
administrativas y legales que permitan corregir deficiencias de control, para
garantizar el logro de los objetivos institucionales.
Las normas 201 a la 208, ofrece una visión global del sistema de control interno, que
permite identificar el estado en que se encuentra el componente: Ambiente de Control,
en la Entidad, encontrándose en un nivel Confiable.
Norma de Control Interno - 200 Ambiente de Control
Según se desprende del cuadro resumen de la Evaluación de Riesgo y Confianza en
la aplicación de las Normas de Control Interno del grupo 200 - AMBIENTE DE
CONTROL- Anexo 2, el nivel de confianza obtenido en el Gobierno Autónomo
Descentralizado del Cantón Puerto Quito, alcanza un índice del 45% alto, por lo que la
incidencia de ocurrencia de riesgos que afecten al logro efectivo de las metas,
objetivos y fines institucionales es moderado; por lo que se establecieron los
comentarios siguientes:
Nivel de control
Entre los objetivos institucionales que enmarcan la gestión del Gobierno Autónomo
Descentralizado del Cantón Puerto Quito, desde la perspectiva del sistema de control
interno, se evidenció, que no se determinó la probabilidad de ocurrencia de riesgos en
forma escrita y su incidencia sobre las demás actividades que desarrolla.
El Director de Planificación, en memorando 310—DP-GADMCPQ -2012 de 17 de
noviembre de 2012 comenta que:
“… En la medida de lo posible cada área establece los riesgos que pudieran ocasionar no alcanzar los objetivos, basados en la seguridad, integridad y competencia, de los funcionarios, de honestidad y respaldo hacia el control interno que debe regir en la entidad...”
Por lo cual la máxima autoridad no mantuvo un ambiente de confianza basado en la
seguridad, integridad y competencia de las personas, de honestidad y respaldo hacia el
control interno que debe regir en el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Puerto Quito.
Conclusión
La Máxima Autoridad entre sus objetivos institucionales no determinó la probabilidad
de ocurrencia de riesgos en las áreas administrativas, que incidan en el desarrollo de
sus actividades y resultados.
Recomendaciones A la Alcaldesa
2. Conjuntamente con los Directores, y Jefes Departamentales, se deberá
implementar un sistema de control interno acorde a las necesidades de la
entidad, y difundirán en cada área, para que exijan el cumplimiento por cada uno
de los servidores, en beneficio de las labores habituales.
3. Considerará en el plan operativo anual y plan estratégico, que entre los objetivos
institucionales esté incorporado la probabilidad de ocurrencia de riesgos y el plan
de mitigación de los mismos.
Incumplimiento de las cláusulas de los estudios de consultoría.
Con el propósito de realizar los Estudios de consultoría para la elaboración del Sistema
Integral del Talento Humano en él Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón
Puerto Quito, Provincia de Pichincha, la Municipalidad, contrató los servicios de
consultoría Sistema Integral del Talento Humano, tal como consta en el proceso de
contratación CDC-GADMCPQ-04-2012, por 25 000 USD sin IVA, el plazo para la
ejecución es de 180 días a partir de la entrega del anticipo que fue el 04 de abril de
2012.
Según se desprende en el proceso de contratación para los estudios de Consultoría para
la elaboración del Sistema Integrado del Talento Humano; el contratista ofreció a la
Municipalidad la entrega de los siguientes productos:
• Actualización del Orgánico Funcional, Estructural
• Manual de Procedimientos
• Manual de Funciones
• Evaluación del Personal
• Plan Plurianual
• Plan Estratégico Institucional
• Estructura del Orgánico Funcional por procesos (Reclutamiento, selección,
capacitación y asignación de responsabilidad, evaluación de desempeño
• Estructura Organizativa.
La Unidad de Auditoría Interna con oficio 186-AI-GADMCPQ-2012, de 24 de octubre
de 2012, solicita al Procurador Síndico, el pronunciamiento sobre el informe técnico en
relación al avance de la consultoría en sus diferentes fases y etapas, quien mediante
oficio 123 A-GADMCPQ-2012, del 26 de octubre de 2012, señala:
“…Que no se ha cumplido el contrato por parte del consultor, y la entidad va a declarar la terminación unilateral del contrato…”
La Unidad de Auditoría Interna, envió oficios 176-AI-GADMCPQ, de 16 de octubre de
2012 al Consultor, sobre el pronunciamiento de la consultoría, sin ninguna respuesta
Por lo expuesto se desprende que el consultor a pesar de haber transcurrido dos meses
fecha de la lectura del borrador del informe, no entrega a la Municipalidad ningún
producto.
Al respecto la NCI 200-04 Políticas y Prácticas del talento humano cita:
“…La administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortalecimiento la transparencia en las prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborables...”
Pese al tiempo transcurrido de veinticinco días, no se encuentra justificado el plazo ni
cumplido, ni se tomaron las acciones correctivas necesarias para finiquitar el contrato
por parte del consultor , en Tesorería se mantiene la garantía del 100% por la entrega
del anticipo y del 5% de fiel cumplimiento del contrato encontrándose por el momento
en vigencia.
Conclusión
La ausencia de procedimientos de control por parte de los Directores de Planificación
y Recursos Humanos originó que la consultora no haya entregado el trabajo contratado,
impidiendo que la entidad no cuente con los productos necesarios para su desarrollo
institucional.
Recomendaciones
A la Alcaldesa
4. Dispondrá que el Procurador Síndico inicie las acciones legales pertinentes a fin
de salvaguardar los intereses institucionales.
A la Jefa de Recursos Humanos
5. . Realizará un seguimiento minucioso de la ejecución de los contratos tanto
como de consultoría tomar las acciones oportunas que correspondan a fin de que
estos se cumplan en los plazos previstos.
La Municipalidad, no dispone de un Código de Ética
El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito, no dispone de un
Código de Ética, en el que se establezcan principios y valores éticos como parte de la
cultura institucional, que beneficien el desarrollo de los procesos y actividades del
Cabildo, a través de una gestión propicia por parte de sus servidores, que contribuya
al buen uso de los recursos, humanos, materiales y financieros que dispone la
institución, y de esta manera garantizan el cumplimiento de programas y proyectos,
reflejándose en la mejora del servicio que se da a los contribuyentes y ciudadanos en
general.
La NCI 200-01 Integridad y valores éticos.
Omisión que impidió disponer de este instrumento de control como parte de la cultura
organizacional, de cumplimiento obligatorio por todos los servidores y personeros de
nivel directivo, orientado al aseguramiento de los objetivos, buen uso de los recursos
públicos y el bien común, combate a la corrupción y a la impunidad.
Mediante oficio 184 AI-GADMCPQ, del 24 de octubre de 2012, se solicitó información
al Procurador Síndico, quien señaló en conversación mantenida:
“…Que no se ha difundido el Código de Ética, porque la entidad no cuenta con un orgánico funcional, y estructural actualizado, y que para que exista estas normativas, se debe establecer la nuevas funciones con sus respectivos departamentos, unidades y direcciones, y las nuevas funciones…”
La Norma de Control Interno 200-01, señala además que:
“Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y los valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales…”
Mediante oficio 188 AI-GADMCPQ, del 26 de octubre de 2012, dirigido a la Concejala,
a fin de que presente un informe del establecimiento del código de ética en el
GADMCPQ, quien mediante oficio 056- MEC-2012, del 29 de octubre 2012, indicó:
“… Es de su conocimiento que con fecha 3 de septiembre de 2012 se presenta a la señora Alcaldesa por segunda vez EL PROYECTO DE ORDENANZA DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA, para que se haga conocer a la Comisión de Legislación para que sea analizada y luego se ponga en conocimiento del concejo en pleno. Debo indicar que el afán mío como concejala ha sido la capacitación permanente de los señores Funcionarios y Empleados de la Municipalidad, y que hasta el momento no se aplicado en la Institución este importante instrumento de código de ética…”
Sin embargo la Municipalidad no cuenta con un Código de Ética, que contenga todos
estos principios en todos los procesos de planificación, reclutamiento y selección de
personal, capacitación, evaluación de desempeño.
Conclusión
La falta de emisión de un código de ética por la máxima autoridad y los directivos,
como instrumento de control, disminuyó el compromiso de incentivar al personal su
inclusión para alcanzar los objetivos, el uso correcto del recurso público y el bien
común, que beneficien al desarrollo de los procesos y actividades institucionales
Recomendaciones
A la Alcaldesa
6. Remitirá a la Comisión de Legislación el proyecto de Ordenanza del Código de
Ética y Conducta para que sea analizado y puesto en conocimiento del Concejo
del pleno para la promulgación y difusión de estos documentos
7. Una vez legalizado el código de ética, deberá ser difundido a todas las unidades
administrativas y servidores, a través de Conferencias o Seminarios.
Actualización del Reglamento Orgánico Funcional
Las funciones contempladas en el reglamento orgánico funcional requieren incorporar
una actividad que permita la administración de los riesgos en las direcciones,
unidades, cuya función principal es la de gestionar los riesgos naturales que pueden
afectar la vulnerabilidad del sistema de alcantarillado y agua potable, así como de los
riesgos ambientales.
Al respecto la Norma de Control Interno 110-08, referente a la actitud hacia el control
interno, en el quinto párrafo señala:
“...La estructura orgánica funcional incorporará los componentes de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas...”
Consideramos que para que en la entidad se implemente una política integral de riesgos
ésta debe considerar el compromiso de todas las direcciones en gestionar los riesgos
corporativos.
Según memorando 183- AI- GADMCPQ-2012 remitido por la Unidad de Auditoría,
enviado al Director de Gestión Ambiental, Higiene y Turismo y a la Dirección de
Planificación de incorporar de la función de Gestión de Riesgos y los mecanismos de
monitoreo y valoración de los Riesgos Institucionales y se requiera coordinación de
estas funciones con las autoridades respectivas a efectos de integrar un modelo de
Gestión de Riesgo en la Institucional.
Conclusión
No se consideró la incorporación en el reglamento orgánico funcional con relación a la
administración de riesgos en la entidad, con el fin de que se generen responsabilidades
en la gestión de riesgos institucionales.
RECOMENDACIÓN
A la Alcaldesa
8. Actualizará el reglamento orgánico funcional e incorporará funciones relativas a la
administración de riesgos en cada una de las áreas que no contemplan, esta
acción permitirá un control permanente que permitirá gestionar los riesgos
institucionales.
Evaluación de la Norma 300 – Evaluación del riesgo
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría
perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno, por lo que la máxima
autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de
efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología,
estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades
administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran
afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.
De la evaluación del sistema de control interno relacionado con la Norma 300 –
Evaluación del riesgo, a la Recursos del Humano; D. Gestión Ambiental;
Infraestructura, Financiera; y, Planificación, se obtuvieron los resultados de 42,95 %,
encontrándose en un nivel confiable.
Estrategia General de Riesgos, se encuentra retrasado de aprobación.
Con memorando 366- DGAHT- GADMCPQ del 16 de mayo de 2012, la Dirección de
Gestión Ambiental, presentó una propuesta referente a las políticas de Gestión Integral
de Riesgos a la máxima autoridad y puesta en conocimiento al Director de
Planificación, documento que está siendo verificado para la entrega a la máxima
autoridad y proceder con su aprobación.
Se propone incluir la función de supervisar los riesgos de Planificación la operación de
un adecuado sistema de control interno y de administración de riesgos institucionales y
conjuntamente con la máxima autoridad, elaborar una propuesta del proyecto de
implementación de una política de acción que incluya un análisis de la conveniencia de
la creación de una unidad para el manejo de riesgos institución, que incluye tres fases:
Fase I:
- Diagnóstico del sistema de Gestión de Riesgos Corporativos de la
Municipalidad, Situación Actual.
Fase II:
- Política Corporativa de Gestión de Riesgos
- Modelo de Gobierno de Gestión de Riesgos
- Metodología de Gestión de Riesgos
- Universo de Riesgos Corporativos
- Procedimiento con la Metodología aplicada en gestión de riesgos
- Material de capacitación.
Fase III:
- Mapa de Riesgos Corporativos establecidos en el piloto y sus planes de
acción
- Matrices de Resultados de Pilotos
- Plan de Implementación
- Recomendaciones.
Por lo expuesto, consideramos que se encuentra en proceso la ejecución del diagnóstico
del sistema de gestión integral de riesgos corporativos, el diseño de una política
corporativa de gestión de riesgos y su metodología, para la implementación y
evaluación de riesgos.
Al respecto la Norma de Control interno 300 Evaluación del riesgo, establece:
“…La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos…”
Al encontrarse en proceso de implementación la definición de una política integral de
riesgos, no se dispone de metodología que facilite el diseño de un mapa de riesgos, plan
de mitigación y mecanismos de monitoreo y valoración de los riesgos institucionales.
Conclusión
Se encuentra en proceso la implantación la política integral de riesgos, por consiguiente,
al momento no se dispone de una metodología que permita un adecuado tratamiento de
los riesgos institucionales
Recomendación
Al Director de Gestión Ambiental Higiene y Director de Planificación.
9. Una vez presentados la propuesta se definirá la política de riesgos corporativos a
fin de que se establezca la metodología que permitirá una administración
adecuada y tomar las medidas correctivas oportunas.
Matriz de riesgos elaborados con diferentes metodologías
La máxima autoridad, han diseñado matrices individuales con diferentes metodologías,
las mismas que requieren ser revisadas, puesto que al no disponer de una metodología
en evaluación de riesgos, la máxima autoridad no cuente con los elementos que permita
su detección, control y administración de los riesgos identificados hacia los objetivos
estratégicos a través de un diseño adecuado de los mapas de riesgos.
De las matrices analizadas, la metodología diseñada por la Dirección de Gestión
Ambiental y Turismo, contiene elementos que permite alinear los riesgos operativos con
los riesgos estratégicos pues se analizan los factores gubernamental, regulatorio,
operativo, económico, industrial, las amenazas, probabilidad de ocurrencia, impacto,
factor de importancia, factor de priorización, y se plantean medidas para su control,
metodología que facilita la administración de los riesgos.
En lo concerniente a las Direcciones de Planificación, Obras Públicas, Dirección,
Financiera, no se ha diseñó matrices para cada ámbito en los cuales se han identificado
60 factores de riesgo que deben ser analizados a fin de identificar los riesgos de carácter
institucional para ser monitoreados, con el fin de facilitar a las autoridades el
establecimiento de las medidas de mitigación.
En este instrumento, se propone incluir la función de supervisar los riesgos la operación
de un adecuado sistema de control interno y de administración de riesgos
institucionales, para lo cual la máxima autoridad dispuso al Director de Planificación,
elabore una propuesta del proyecto de implementación de una política de acción que
incluya un análisis de la conveniencia de la creación de una unidad para el manejo de
riesgos institucionales.
Por lo expuesto, consideramos que se encuentra en proceso la ejecución del diagnóstico
del sistema de gestión integral de riesgos corporativos, el diseño de una política
corporativa de gestión de riesgos y su metodología, para la implementación y
evaluación de riesgos corporativos.
Al respecto la norma de Control interno 300 Evaluación del riesgo, establece:
“…La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos…”.
Al encontrarse en proceso de implementación la definición de una política integral de
riesgos institucionales, no se dispone de metodología que facilite el diseño de un mapa
de riesgos, plan de mitigación y mecanismos de monitoreo y valoración de los riesgos
institucionales.
Conclusión
Las matrices diseñadas por cada una de las direcciones no permiten identificar los
riesgos alineados con los objetivos estratégicos, con el fin de incorporar factores que
permitan su control y monitoreo así como su probabilidad de ocurrencia para la
adopción de medidas correctivas oportunas.
Recomendación
Al Director de Gestión Ambiental
10. Una vez presentados los resultados del Plan de Riesgos definirá la política de
riesgos Institucionales a fin de que se establezca la metodología que permitirá
una administración adecuada y tomar las medidas correctivas oportunas.
Se requiere la implementación de un plan de mitigación de riesgos institucionales
No se ha definido el plan de mitigación de riesgos institucionales y estratégicos,
aspecto que está siendo considerado en la consultoría a fin de reducir, controlar o
transferir los riesgos alineados a los objetivos estratégicos.
Cabe señalar que cada Dirección dispone de planes y programas que permiten
controlar los riesgos en su operación, sin embargo es necesario que se incorpore a la
estrategia institucional los principales riesgos que podrían afectar el logro de los
objetivos, y que sean facilmente identificables y controlables, designando mediante el
plan de mitigación mecanismos de seguimiento y control.
La Dirección de Gestión Ambiental, ha diseñado estrategias en sus planes de
contingencia que les permite controlar eventualidades en caso de siniestros
(inundaciones, deslaves, hundimientos, etc), sin embargo se requiere que estos
planes se integre en un plan de gestion de riesgo institucional.
En el caso de la Dirección de Gestión Ambiental, ha diseñado un sistema de gestión
de riesgos que comprende los siguientes aspectos:
• Reducir la vulnerabilidad física existente en los sistemas de agua potable y
alcantarillado del GADMCPQ.
• Mejoran la capacidad de respuesta de la municipalidad hacia las amenazas de
carácter natural y antrópico que la afectan.
• Prevenir y preparar una respuesta a los riesgos potenciales
• Determinar estrategias de respuesta para la rehabilitación, recuperación y
reconstrucción en caso de desastres.
• Implementar una plataforma de evaluación y monitoreo integral de riesgos,
para analizar en el tiempo la incidencia de los factores internos y externos que
merman o mejoran la capacidad de respuesta del GADMCPQ a las amenazas.
• Priorizar las acciones encaminadas a gestionar los recursos económicos,
financieros y de talento humano para manejar los riesgos potenciales y
gestionar los riesgos materializados, en base a criterios de eficiencia, eficacia y
responsabilidad social y ambiental.
Estas actividades y proyectos están siendo desarrolladas cronológicamente en serie
y otras en paralelo, a nivel de todas las dependencias de la Municipalidad, con el fin de
gestionar los riesgos naturales y antrópicos; con esta implementación se pretende que
este sistema de gestión integral de riesgos permita:
Levantamiento de línea de base de riesgos naturales y antrópicos.
Evaluación y Monitoreo de Amenazas.
Evaluación de la vulnerabilidad física de las principales infraestructuras de
agua potable y saneamiento.
Análisis Evaluación y Monitoreo de la Capacidad de Respuesta del
GADMCPQ.
Construcción de la Función Integral del Riesgo.
Evaluación del Impacto económico financiero del Riesgo Materializado.
Sin embargo, se debe considerar además los factores internos y externos a fin de que
sean incorporados en el Plan de Mitigación Institucional que contemple además riesgos
tecnológicos, económicos, gubernamentales, industriales, operativos, que permitan
administrar los riesgos corporativos; este plan debe considerar entre otros los siguientes
aspectos:
Metodología
Roles y Responsabilidades
Preparación del Presupuesto
Periodicidad
Categorías de Riesgo
Matriz de la Probabilidad y el Impacto
Tolerancias Revisadas de los interesados
Formatos de Informe
Seguimiento
Al respecto la norma 300-02 Plan de mitigación de riesgos establece:
“Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.- En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias. Los
directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, desarrollarán planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos. Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de éstos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptación frente a los cambios”.
Al no disponer de una Plan de mitigación que considere los aspectos señalados no se
han establecido mecanismos que permita la valoración y respuesta al riesgo
identificado, conforme lo establecen las Normas de Control Interno 300-03 y 300-04
que señalan:
Norma 300-03 Valoración de los riesgos: señala
“…La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre cómo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. - La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados…”
La norma 300-04 Respuesta al riesgo determina:
“…La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la reducción de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto._ Como parte de la administración de riesgos, los directivos considerarán para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas…”
La falta de valoración y respuesta al riesgo, no ha permitido el monitoreo permanente de
las situaciones de riesgo detectadas a fin de reducir, mitigar o transferir los riesgos, así
como de un monitoreo permanentemente a fin controlar los riesgos existentes o
identificar unos nuevos, aspectos que deberán considerarse en el “Estudio para la
implementación de una metodología de gestión de riesgos del GADMCPQ.
Los resultados fueron puestos a consideración de la máxima autoridad mediante
memorando 001-AGI-GADMCPQ-2012,el 26 de octubre de 2012, a fin de que se digne
emitir sus puntos de vista. Verificación preliminar
Conclusión
La Municipalidad no cuenta con un plan de mitigación de riesgos institucionales, por
consiguiente los riesgos detectados no han tenido el seguimiento que permita reducir la
probabilidad de ocurrencia, lo que no ha permitido establecer medidas de control acorde
a la importancia y cumplimiento de los objetivos institucionales.
Recomendación
Al Director de Gestión Ambiental Higiene y Director de Planificación.
11. El Director de Gestión Ambiental, Higiene y Turismo, vigilará que en el plan de
mitigación de riesgos que se encuentra en proceso de ejecución se considere
una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos
que puedan impactar en la entidad e impedir el logro de sus objetivos
institucionales.
.
Matrices de riesgos requieren actualización para un manejo adecuado de los
riesgos Institucionales.
La Dirección de Gestión Ambiental, han diseñado matrices individuales de riesgos, con
diferentes metodologías, sin disponer de una metodología en evaluación de riesgos, lo
que hace que la máxima autoridad no cuente con los elementos que permita su detección
y control, por lo que requieren ser revisadas y diseñar los mapas de riesgos que
permitan controlar y administrar los riesgos identificados hacia los objetivos
estratégicos.
De las matrices analizadas la metodología diseñada por la Dirección de Gestión
Ambiental, contiene elementos que permite alinear los riesgos operativos con los
riesgos estratégicos pues se analizan los factores (gubernamental, regulatorio, operativo,
económico, industrial); las amenazas, probabilidad de ocurrencia, impacto, factor de
importancia, factor de priorización, y se plantean medidas para su control, metodología
que facilita la administración de los riesgos operaciones.
En lo concerniente a las Direcciones de Planificación, Obras Pública, Dirección
Financiera, Dirección de Gestión Ambiental, han diseño matrices para cada ámbito en
los cuales se identifican 63 factores de riesgo que deben ser analizados a fin de
identificar los riesgos de carácter corporativo que deben ser monitoreados, con el fin de
facilitar a las autoridades el establecimiento de las medidas de mitigación.
En La Dirección de Gestión Ambiental, se han identificado los riesgos operacionales
que se relacionan como consecuencia de los riesgos en la operación y a consecuencia de
los desastres naturales para los cuales disponen de planes de contingencias para
deslaves, inundaciones, incendios, fugas de gas cloro, erupciones volcánicas, riesgos en
laderas de Quito, sin embargo se requiere la complementación de la matriz con el diseño
de mapas de riesgos y la identificación de los riesgos estratégicos.
Por los antecedentes expuestos es criterio de auditoría que al no disponer de una política
integral de riesgos en los que se considere en conjunto los riesgos operacionales y los
riesgos estratégicos se mantiene en un Nivel Básico de confianza, aspecto que será
superado una vez que se apliquen los planes de acción propuestos en la consultoría, que
se contempla en la Fase III la elaboración de matrices de riesgos corporativos.
Al respecto la norma de control interno 300-01 Identificación de riesgos establece:
“…Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, .- Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la búsqueda de sus objetivos.- La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificación. En este proceso se realizará un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de los puntos claves de la institución, las
interacciones con terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar…”
Al no disponer de una metodología que permita la administración de los riesgos
institucionales no han permitido la detección de los riesgos, los cuales deben estar
alineados a las políticas institucionales situación que permitirá la toma de decisiones de
la alta gerencia.
Conclusión
Las matrices diseñadas por cada una de las Direcciones no permiten identificar los
riesgos alineados con los objetivos estratégicos, con el fin de incorporar factores que
permitan su control y monitoreo así como su probabilidad de ocurrencia para la
adopción de medidas correctivas oportunas.
Recomendación
A la Alcaldesa
12. Incorporará una sola metodología en evaluación de riesgos a la política de
gestión de riesgo institucional la misma permitirá administra, mediante decisiones
que ayuden al manejo integral de riesgos. Considerará además que los perfiles
de riesgo y controles relacionados serán continuamente revisados para asegurar
que el mapa del riesgo siga siendo válido, a fin de que las respuestas al riesgo
sean apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para
mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el
tiempo.
Desembolso presupuestaria sin estimación
De la información obtenida del control interno en las fases de ejecución y evaluación
presupuestaria, que aseguren su validez y cumplimiento, no permitió a los directivos de
la municipalidad, determinar el avance físico y el grado de cumplimiento de las metas
programadas, con el fin de proporcionar información oportuna a los niveles
responsables de autorización, financiamiento y ejecución de programas y/o proyectos,
permitiendo la corrección adecuada de las desviaciones encontradas.
De la investigación proporcionada por el Director Financiero, se evidenció que el
mencionado servidor puso en conocimiento el análisis de ingresos y gastos, proyectos
programados y no ejecutados; y, certificaciones de disponibilidades presupuestarias
emitidas, estableciéndose que no existe seguimiento y evaluación a la gestión de las
distintas direcciones de la municipalidad ni a la ejecución presupuestaria; únicamente
elaboraron liquidaciones presupuestarias mensuales y anuales pero no se consideraron
evaluaciones de cumplimiento de objetivos y metas propuestas.
Al cotejar entre ingresos y gastos del Estado de Ejecución Presupuestaria con los
registrados por Contabilidad en el Estado de Resultados al presupuesto del Municipio
clausurado el 31 de diciembre de 2011 y liquidado en el primer semestre de 2012, se
determinaron las siguientes novedades: del Estado de Ejecución Presupuestaria el total
de ingresos es 6 616 421,57 USD y el total de Gastos es 4 712 061,33 USD, dando un
superávit/ Déficit del ejercicio de 2011 de 1 904 360,24. USD.
Situación que se originó debido a que los servidores de las áreas de Contabilidad no
realizaron una adecuada evaluación presupuestaria, mediante el análisis, confrontación
de saldos por recaudar y la deuda flotante (ingresos y gastos), revisión de los
compromisos y obligaciones, con el fin de realizar los ajustes correspondientes y
presentar en forma conciliada, los resultados del ejercicio anual, tanto de las cuentas
patrimoniales como presupuestarias.
Situación que se presentó por la falta de planificación e implementación de
mecanismos de control que aseguren el cumplimiento de todas las etapas del ciclo
presupuestario, en especial la relacionada con la evaluación, lo cual afecta en forma
negativa la ejecución presupuestaria.
Las Normas de Control Interno 402-01, Responsabilidad del control; y, 402-04, Control
de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados, en su orden, señalan:
“… La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño
de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos…”.
“… La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión de las entidades del sector público, por cuanto determina sus resultados mediante el análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos…”
Auditoría con el objeto de verificar el cumplimiento de las metas y objetivos
programados por la Entidad en el 2011, con memorandos 199-AI-GADMCPQ-2012 del
30 de octubre de 2012, solicitó al Director de Planificación, la evaluación física del
presupuesto institucional; sin recibir respuesta; el Director Financiero entregó copias de
un documento, que contiene el análisis y evaluación presupuestaria de los proyectos
ejecutados en el primer cuatrimestre del 2012, de acuerdo con la inversión programada
en el Plan Operativo Anual.
Conclusión
La falta de procedimientos de control interno en las fases de ejecución y evaluación
presupuestaria por parte de la Dirección Financiera y de Planificación, no permitió
proporcionar información oportuna a la máxima autoridad, con el fin de establecer los
correctivos necesarios para el cumplimiento de objetivos y metas planteadas por la
administración municipal en el POA 2011.
Recomendación
A La Alcaldesa
13. Dispondrá a los Directores de Planificación y Financiero, que conjuntamente con
los demás Directores de la Institución, evalúen mensualmente la ejecución del
presupuesto en relación a los proyectos que se planificaron ejecutar, los informes
correspondientes serán remitidos a la máxima autoridad, con el objeto de definir
medidas oportunas que permitan la consecución de objetivos y metas
programadas en el POA, elevando el nivel de gestión de la Institución
Al Director Financiero
14. Periódicamente evaluará la ejecución financiera del presupuesto institucional, lo
que permitirá determinar la necesidad oportuna de reformas presupuestarias a
las correspondientes partidas de gasto que requieran ajustes por financiamiento.
NCI 406- Concentración de la administración de materiales y bienes de larga duración.
La entidad para el funcionamiento de sus actividades se rige a través de la Ordenanza
del 29 de julio de 2005, que expidió el Reglamento Sustitutivo del Reglamento
Orgánica Funcional, y su reforma emitida con Acuerdo 01 del 2 de agosto del 2005,
para el proceso de administración de bienes se establece la sección bodega.
Se determinó que las actividades de planificación, custodia, enajenación, baja,
conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad entre otros, de los
bienes muebles e inmuebles de la Municipalidad, realizan diferentes áreas
administrativas, lo que no permite un adecuado control Interno de los bienes,
ocasionando que todas las funciones y responsabilidades sobre el control de activos se
encuentre dispersas y no centralizadas en un Departamento o Área de Gestión de
bienes, que permita el control y manejo de los materiales y bienes de larga duración.
La Norma de Control Interno 406-01 Administración de bienes que señala lo siguiente:
“…Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite estructurará una unidad encargada de la administración de bienes. La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los proceso a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración...”
Por lo expuesto, las actividades de administración de los materiales y bienes de larga
duración, se encuentran descentralizadas en varios Departamentos, lo que no permite un
control eficiente de los bienes.
Conclusión
Las acciones de planificación, custodia, enajenación, baja, conservación y
mantenimiento, medidas de protección y seguridad, de los bienes muebles e inmuebles
de la Entidad, las realizan por diferentes áreas administrativas, debido a que no se ha
alineado los procesos de Seguridad Física y Protección en una sola área que se encargue
de la Administración de Bienes, con las funciones y responsabilidades, que permita
fortalecer el control interno de los materiales y bienes de larga duración.
Recomendación
Al Director Financiero
15. Coordinarán con el Guardalmacén, para la revisión, análisis y propuesta de una
nueva reestructura para la Administración de los Bienes, y considerar la
descripción funcional y los perfiles de cargos por competencias presentado por el
Guardalmacén, gestión que contribuirá al mejoramiento del Sistema de Control
Interno, para la administración de bienes.
NCI- 407 Evaluación al Sistema de Control Interno en base a las funciones del
Reglamento Orgánico Funcional
De la evaluación al Sistema de Control Interno, en base a las funciones del Reglamento
Orgánico Funcional, aplicados a la Jefatura de Recursos Humano, con menor
ponderación esto es 80%, y las Unidades de Administración de Personal y de Nómina
con un puntaje de 88%.
Funciones establecidas en el Reglamento Orgánico Funcional requieren revisión
Como resultado de la evaluación al sistema de control interno y en coordinación con la
Jefatura de Recursos Humano y las Unidades administrativas, se determinaron que las
funciones en unos casos no son aplicables y en otros requieren ser modificadas, de
acuerdo a su competencia y conjuntamente con las áreas indicadas, debe revisar estas
funciones, y ponerlas en conocimiento de la máxima autoridad para su aprobación,
modificación y actualización.
En las Unidades que se describen a continuación, las siguientes funciones deberían ser
revisadas: ya que en esta función no consta el Reglamento Orgánico Funcional;
• Tecnología y Conectividad
• Servicios Generales
• Seguridad y Salud Ocupacional;
• Información y Recepción
• Logística del Parque Automotor.
La Norma de Control Interno No. 200-04 “Estructura organizativa” en su parte
pertinente señala:
“…La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales…La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las actividades que desarrolla,…Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores…”
Lo expuesto anteriormente se produjo debido a que no se a informó ni coordinó con el
Departamento de Planificación y Jefatura de Recursos Humanos, con el propósito de
que las funciones sean analizadas, para ser eliminadas y/o modificadas en el
Reglamento Orgánico Funcional.
En el Reglamento Orgánico Funcional constan funciones que no son aplicables para las
Unidades de Administración de Personal, Nómina; y Capacitación y Desarrollo
Personal, dependientes del Departamento de Gestión del Talento Humano, situación
que no permite que este instrumento interno, refleje en forma real las actividades que
cumple el personal.
Situación comunicada al Jefe de Recursos Humano (E) con memorando 155-AI-
GADMCPQ de 16 de Agosto de 2012, a fin de que se sirva emitir sus puntos de vista,
sin recibir respuesta.
Conclusión
En el Reglamento Orgánico Funcional, no se establecieron funciones para las Unidades
de Recursos Humanos las mismas que en el desenvolvimiento de sus actividades diarias
no son aplicables, y/o requieren ser modificadas, ocasionando que esta reglamentación
interna como herramienta de trabajo, no describa las funciones actuales que desempeña
el personal de estas Unidades.
Recomendaciones
A la Alcaldesa
16. Dispondrá al Jefe de Recursos Humano, revisen las funciones y preparen el
proyecto de reformas al Reglamento Orgánico Funcional con las modificaciones
requeridas en sus áreas respectivas; y efectuará el seguimiento de su
cumplimiento.
A la Jefa de Recursos Humanos
17. Coordinará con la Dirección de Planificación y Sindicatura, a fin de que se
analice el proyecto de reformas al Reglamento Orgánico Funcional, el mismo
que será puesto en conocimiento de la máxima autoridad; para su aprobación, lo
que permitirá disponer de un instrumento reglamentario actualizado; y efectuará
el seguimiento de su cumplimiento.
NCI- 408 Administración de Proyectos
La aplicación de Normas permite definir claramente la necesidad colectiva que debe ser
satisfecha y determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto.
A continuación se señalan los temas en que se ha dividido la evaluación de
cumplimiento de las normas 408 para facilitar una exposición articulada y enfocada,
acorde a las dos grandes fases del ciclo del proyecto, estudios y ejecución,
desagregando cada fase, en dos temas afines como son:
I. Estudios
- Proyecto y pre-inversión: Normas 408-01 Proyecto, a 408-7 Evaluación
Financiera y socio-económica.
- Diseño definitivo y contratación: Normas 408-08 Diseño definitivo, a 408-15
Contratación.
II. Ejecución
- Ejecución de la obra: Normas 408-16 Administración del contrato y
administración de la obra, a 408-27 Prórrogas de plazo.
- Operación y mantenimiento: Normas 408-28 Planos de registro, a 408-33
Evaluación ex-post.
Los resultados de estas normas fueron dados a conocer al Director de Obras Públicas del
GADMCPQ, con memorando 179-AI-GADMCPQ, de 18 de octubre 2012, a fin de que
se sirva emitir sus puntos de vista.
Deficiencias en evaluación ex - ante de proyectos
La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la pre-
inversión y sus diferentes etapas tiene una valoración de 50% equivalente a un nivel
básico. Se relaciona con el grado de atención a las normas 408-07, Evaluación
financiera y socio-económica, y sus actividades inherentes en las fases de: perfil 408-
04; pre-factibilidad 408-05; y, 408-06 factibilidad.
Al respecto, el Reglamento Orgánico Funcional de la Municipalidad para la Dirección
de Planificación; establece: a)
“…Realizar la evaluación, ex – ante, durante y ex – post de cada proyecto y de cada obra, para retroalimentar las diferentes etapas del procesos de
inversiones.”; para la Dirección de Planificación, “d) Ejecutar los estudios y diseños de los proyectos programados, utilizando el personal técnico de planta o consultores internos y/o externos contratados…”
En contraste, ninguno de estas Direcciones dispone de un área especializada en
evaluación socio-económica y financiera, no se cuenta con profesionales suficientes,
con la preparación en la especialidad para cumplir las tareas vinculadas con la
evaluación de proyectos en las diversas fases de los estudios de pre-inversión. No se
dispone de guías o manuales en donde se establezcan los criterios, grado de
profundidad y alcance aplicables para la evaluación de proyectos en cada fase de los
estudios, en función de su naturaleza, complejidad, tamaño y/o inversiones
comprometidas.
Las debilidades anotadas ocasiona que los proyectos ejecutados no sean los más
viables y respondan a las mejores conveniencias técnicas – económicas.
Conclusión
La Dirección de Obras Públicas, no cuenta con los suficientes profesionales para
asumir las tareas de evaluación socio-económica y financiera de proyectos y la
supervisión de estas tareas a los consultores, lo que ocasiona que los proyectos
ejecutados no sean los más viables y respondan a las principales eficacias técnicas-
económicas.
Recomendación A la Alcaldesa
18. Dispondrá al Director de Planificación y Obras Públicas efectuar las gestiones
tendientes para la conformación del área o las áreas requeridas para establecer,
realizar y supervisar, según corresponda, las actividades vinculadas con la
evaluación ex – ante de los proyectos, dotándola/s de los profesionales con el
perfil y el número requerido. Paralelamente corresponde adecuar la asignación
de funciones y actualizar el Reglamento Orgánico Funcional, atendiendo al
cumplimiento de las normas de control interno señaladas.
Obras ejecutadas por la municipalidad sin estudios de preinversión
De la información adjunta en las Matrices de Evaluación de Control Interno, remitidas
por el Director de Planificación mediante oficio 289-A-DP-GADMCPQ-2012, de 31
de octubre de 2012 y por el Jefe del Agua Potable y Alcantarillado, la Institución define
las obras a ejecutarse, de acuerdo con la demanda de la comunidad, visibilizada en los
talleres que se realizaron para elaborar el Plan de Ordenamiento y Desarrollo Territorial
y Presupuesto Participativo, comunicaciones remitidas por la ciudadanía; y, audiencias
públicas en general.
Los planes que se ejecutan forman parte del POA y guardan consistencia con la misión
y visión de la Institución y el Plan Nacional del Buen Vivir; de acuerdo con el POA
2011, de un presupuesto es de 7 256 000,00 USD destinado a inversión correspondieron
a obras de alcantarillado 55 000,00 USD, agua potable y vialidad 913 265,00 USD que
representa el 13%; hecho que se explica porque la cobertura de estos servicios todavía
no alcanzan al 100% de la población.
Las acciones ejecutadas por la municipalidad no cuentan con estudios de preinversión
que comprende: diagnóstico, perfil, prefactibilidad y factibilidad del proyecto, el diseño
es el único componente que necesariamente se realiza; tampoco se elaboraron cálculos
de costos y beneficios que permitan realizar la evaluación financiera y socioeconómica
de las obras a ejecutarse. Sólo cuando el proyecto tiene financiamiento externo, debido
a los condicionantes exigidos por las instituciones crediticias se realizan estudios de
preinversión, a través de contratación de consultorías. El inciso cuarto de la Norma de
Control Interno 408-01, Proyecto, señala:
“… En esta etapa se realizarán los siguientes estudios: el diagnóstico, el perfil, el estudio de prefactibilidad, de factibilidad y los diseños del proyecto. Todas estas etapas, comprenderán los cálculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluirá la correspondiente evaluación financiera o social del proyecto…”.
Lo señalado se debe a que la municipalidad no ejecuta proyectos de gran magnitud,
como se indicó anteriormente la mayor parte de obras corresponden a infraestructura
básica; además, no se cuenta con la disponibilidad de recursos necesaria para cumplir
todas las etapas de preinversión de proyectos, lo que generó que las obras ejecutadas se
hayan realizado sin los respectivos análisis de costos y beneficios que permitan evaluar
los proyectos a ejecutarse.
En la Institución para el diseño de proyectos se elaboran los planos constructivos y las
condiciones generales y especificaciones técnicas, que proporcionan información
indispensable para la correcta ejecución de la obra; luego, se calcula el presupuesto
detallado y se procede a la contratación respectiva, de acuerdo con los procedimientos
establecidos en la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Por administración directa se ejecutan solamente obras menores, fundamentalmente de
reparación y mantenimiento; que se programan de acuerdo con la limitada
disponibilidad de recursos: humanos, económicos y de maquinaria de la Institución; en
el caso del agua potable, estas obras se realizan para solucionar casos emergentes;
siempre y cuando no rebasen la disponibilidad de recursos de la municipalidad.
Conclusión
La prevalencia de obras de infraestructura básica en la inversión que realiza la
Institución; y, la limitada disponibilidad de recursos determinó que las obras realizadas
no dispongan de los correspondientes estudios de preinversión, que permitan determinar
los costos y beneficios del proyecto en cada una de las etapas de estudios.
Recomendación
A la Alcaldesa
19. Dispondrá al Director de Planificación evalúe la pertinencia, de acuerdo con las
obras que se ejecuta, de cumplir cada una de las etapas de los estudios de
preinversión: diagnóstico, perfil, estudio de prefactibilidad, y factibilidad, con el
propósito de conjugar adecuadamente la disponibilidad de recursos y los
requerimientos técnicos que cada proyecto requiere.
NCI-408 La municipalidad no dispone de una programación de la obra
De la información proporcionada por el Director de Obras Públicas, el día 23 de mayo
de 2012, la Institución no dispone de un programa de avance físico de obra, que
desglose las actividades por realizar con la respectiva duración y requerimiento de
insumos; en la Entidad se maneja un cronograma general de actividades con los
respectivos tiempos de ejecución, sin considerar los insumos necesarios por cada
actividad; cuando amerita reprogramaciones, son aprobadas por la máxima autoridad. El
inciso primero de la Norma de Control Interno 408-12, Programación de la obra;
establece:
“…La administración prepararán un programa del avance físico de la obra, desglosándola en las actividades por realizar e indicando su respectiva duración y requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomará en cuenta las características ambientales, climáticas y geográficas de la zona donde va a realizarse…”
La prórroga de ejecución de una obra, en lo que respecta a la Jefatura de Agua Potable y
Alcantarillado se realiza aplicando el método de programación por redes, en las demás
obras los plazos se determinan de acuerdo a los rendimientos tanto de maquinaria como
de la cuadrilla de trabajadores. El inciso segundo de la referida Norma indica:
“…Para definir el plazo de ejecución empleará un método de programación por redes de actividades, que señale la ruta crítica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duración, los tiempos tempranos y tardíos (de inicio a término) y las holguras de cada actividad…”
Lo comentado se originaron en la falta de procedimientos que regulen las actividades
que cumplen los servidores, de acuerdo con la normativa vigente; lo que determinó que
para la elaboración de los cronogramas de ejecución y determinación de plazos de obras
no se consideren criterios técnicos que permiten un mejor control de tiempo y recursos a
utilizarse.
Conclusión
La ausencia de procedimientos que normen las actividades y funciones que cumplen los
servidores de la Institución generó que en los programas de avance físico de obras no se
consideren los insumos que se requieren en cada actividad, de acuerdo a las
características ambientales, climáticas y geográficas de la zona en donde se va a ejecutar
el proyecto; y, que para el cálculo del plazo de ejecución de obras se contemple
metodologías diferentes entre las unidades administrativas que cumplen funciones
similares.
Recomendaciones A La Alcaldesa
20. Dispondrá al Director de Obras se incluya en los programas de avance físico de
obras el requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, herramientas,
maquinaria y equipos, con el objeto de mantener un adecuado aprovisionamiento
de recursos, evitando paralizaciones de la obra.
21. Dispondrá al Director de Obras Públicas que para el cálculo del plazo de duración
de una obra se aplique el método de programación por redes de actividades, con
el propósito de mantener un adecuado control de las actividades, tiempos y
recursos que contempla su ejecución.
Restricciones administrativas y técnicas durante la ejecución de la obra Los ajustes a la estructura y asignación de funciones en los diferentes niveles de
fiscalización; el registro adecuado de la incidencia de la lluvia en el libro de obra; las
contrataciones puntuales de servicios ocasionales para suplir las necesidades de
personal de fiscalización; la selección de laboratorios adecuados para el control de
materiales, la actualización de especificaciones técnicas, precios unitarios y
presupuestos incluyendo los precios para la realización de todas las pruebas de
calidad requeridas; deben consolidarse y están pendientes los ajustes al Sistema de
Control y Seguimiento de Proyectos - SCSP acorde a los requerimientos de
Fiscalización, para evitar la duplicación de esfuerzos para el ingreso de información
sobre el avance de las obras.
Respecto de las funciones que se reasignan entre las Sección Fiscalización, la
Dirección de Obras Públicas, plantea que las responsabilidades de la administración
de los contratos se asignen a las Jefaturas de Zona buscando concentrar sus
actividades en la resolución de problemas técnicos.
Al respecto, cabe señalar la disposición contenida en la Norma 408-17 Administrador
del contrato, señala:
“El administrador del contrato velará porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegación y supervisión de estas tareas…” .
Conclusión La falta de un en proceso de cumplimiento de las acciones para ajustar la estructura,
la delimitación de funciones y las herramientas informáticas acorde a las necesidades
de la administración de contratos y fiscalización de las obras, para una mejora de
estas causas, ocasionó que las responsabilidades de la administración de los
contratos se asignan a las Jefaturas, buscando concentrar actividades en la resolución
de problemas técnicos, y duplicando información.
Recomendación Al Director de Obras Públicas
22. Analizará y realizará los ajustes necesarios para conformar y precisar funciones
en los diferentes niveles de delegación la administración de contratos y su
fiscalización e, incluirlos en la propuesta de reestructuración de esta entidad,
agilizando su aprobación e integración al Reglamento Orgánico Funcional; ii)
establecer un formato de cumplimiento obligatorio para el registro de la incidencia
de la lluvia y sus consecuencias, en el libro de obra; iii) prever que los
fiscalizadores, residentes de fiscalización y asistentes, contratados mediante la
modalidad de servicios ocasionales, reciban de manera oportuna la inducción a
los procesos y actividades inherentes a sus funciones; iv) concretar las acciones
para realizar todos los controles de calidad de materiales requeridos en
laboratorios adecuados, contando con la actualización de las especificaciones
técnicas, precios unitarios y presupuestos; y, v) vigilar que la actualización de los
módulos del Sistema de Control y Seguimiento de Proyectos SCSP satisfaga los
requerimientos de Fiscalización, cumplido lo cual, se hará efectiva su aplicación,
evitando la duplicación de actividades y posibles contradicciones con la base de
datos en Excel, actualmente utilizada.
La Dirección de Fiscalización no mantiene inventarios sobre rendimientos y
condiciones climáticas
La Dirección de Obras Pública, los fiscalizadores ni los administradores obtienen
información estadística sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo
laborado, ni del rendimiento del personal, materiales, equipos y maquinaria, lo que
generó que la Institución carezca de información relevante para preparar con mayor
precisión futuros proyectos y prever problemas que podrían presentarse en su ejecución.
Los literales g) y e) de las Normas de Control Interno 408-18, Jefe de fiscalización; y,
408-19, Fiscalizadores, respectivamente, señalan:
“… Obtener información estadística en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales, equipos, y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climáticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro aspecto útil para la preparación de futuros proyectos…”
Conclusión La escasa disponibilidad de tiempo de los fiscalizadores en obra, generó que no se
obtenga información relevante en el proyecto, relacionada con las condiciones
climáticas y rendimientos de recursos, que permitan a futuro preparar con mayor
precisión los proyectos a ejecutarse.
Recomendación
A la Alcaldesa
23. Dispondrá al Fiscalizador que en cada una de las obras que la municipalidad
ejecuta se obtenga estadísticas referentes a las condiciones climáticas y a los
rendimientos de personal, materiales, equipos, y maquinaria con el objeto de
disponer de información que permita mejorar la preparación de proyectos.
Archivo incompleto en obras
De la inspección realizada a 3 obras en proceso de construcción el 10 de julio de 2012,
Auditoría verificó que los documentos que reposan en sitio son: planos, contrato y libro
de obra; las especificaciones técnicas y el cronograma de ejecución en unas obras se
mantiene y en otras no; la correspondencia cruzada no se visualizó en ninguna de las 3
obras inspeccionadas.
Lo comentado se originó en la falta de prolijidad en el cumplimiento de las funciones
del personal de fiscalización, el Director del área correspondiente tampoco emitió
directrices al respecto, situación que no permite realizar un adecuado control del
proceso constructivo, dificultando las labores de fiscalización. La Norma de Control
Interno 408-20, Documentos que deben permanecer en obra, establece:
“… En todos los proyectos u obras que se efectúen con fondos públicos, deben permanecer en el sitio de la construcción los siguientes documentos: Las especificaciones técnicas, generales y específicas.- el programa de ejecución, con indicación de los recursos requeridos por actividad.- Correspondencia cruzada entre fiscalización y contratista…”
Conclusión
La falta de cuidado en el desempeño de las funciones del personal de fiscalización y la
falta de indicadores de su Director determinó que, en obra, no se encuentren
documentos como: especificaciones técnicas, cronograma de ejecución y
correspondencia cruzada, que proporcionan información básica para realizar el control
del proceso constructivo y facilitar las actividades de fiscalización.
Recomendación
Al Director de Obras Públicas
24. Dispondrá al personal fiscalizador requiera de los contratistas la presentación en
obra, de la documentación pertinente (planos constructivos, especificaciones
técnicas, contrato, cronograma de ejecución, libro de obra y correspondencia
cruzada) permitiendo cumplir las actividades de control y fiscalización de manera
adecuada y oportuna.
Incumplimiento de las cláusulas contractuales
Del análisis realizado al cumplimiento de las clausulas de dos contratos suscritos para
consultoría y ejecución de obras, se estableció:
- Contrato de consultoría CC-CD-002-2011 de 17 de junio de 2011
Con objeto de realizar los Estudios para la realización del plan de Reforma Interior
Urbana, de la avenida 18 de mayo desde el norte con el parque de la biodiversidad hasta
el sur con la entrada de la vía que conduce a Piedra de Vapor, en otro eje Este- Oeste de
la calle Unidad Nacional desde el Subcentro de Salud, Iglesia y Parque hasta el By pass,
con énfasis de la regulación y apertura de los portales y regeneración urbana de toda el
área de intervención, por 34 986,28 USD sin IVA, el plazo de 80 días a partir de la
entrega del anticipo del 70% equivalente a 24 490, 396 USD el 26 de junio de 2011,
solicitó una prorroga de 60 días; el Director de Planificación, manifiesta que no existe
documento de prorroga
Con oficio 182-AI-GADMCPQ, 23 de octubre 2012, enviado por la Unidad de
Auditoría Interna al Director de Planificación, solicitando el pronunciamiento sobre el
informe técnico en relación al avance de la consultoría en sus diferentes fases y etapas,
funcionario que mediante oficio 289-A –DP-GADMCPQ-2012, señaló:
“… Que según términos de referencia del proyecto de Diseño Urbano, la municipalidad bebía proporcionar la información que corresponde a la infraestructura sanitaria al consultor, información que adolece de falencias las mismas que están detalladas en los documentos que adjunto. Por razones que expongo no ha sido posible hasta ahora la entrega de la primera etapa, del proyecto de Diseño Urbano, por lo que considere usted, con sus mejores recomendaciones…”
Por lo expuesto se desprende que la colaboración al consultor fue limitada, puesto que
los directores y jefes departamentales no han colaborado con la información.
Se solicitó información con oficio 196- AI-GADMCPQ-2012, al Director de Obras
Públicas, señaló que facilitó todos los documentos necesarios para la realización de la
consultoría.
Pese al tiempo transcurrido, no se encuentra justificado el plazo contractual, ni se
tomaron las acciones correctivas necesarias para finiquitar el contrato, en Tesorería se
mantiene la garantía del 100% por la entrega del anticipo y del 5% de fiel cumplimiento
del contrato encontrándose por el momento en vigencia.
- Contrato de Obra COMC-007-2011 de 30 de junio de 2011
Con objeto de realizar, la construcción de la Tercera Planta del edificio del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, por 85 360,11 USD
con un plazo de 90 días a partir de la entrega del anticipo, fecha de terminación 28 de
septiembre de 2011; El 05 de julio de 2011, se le entregó en concepto de anticipo, el
50%, equivalente a 42 680, 05 USD.
Con oficio No 184 y 186 –AI-GADMCPQ-2012, del 24 de octubre de 2012, enviado
por la Unidad de Auditoría Interna , solicitando el pronunciamiento sobre el informe
jurídico en relación al avance de la tercera etapa del edificio de la obra en sus diferentes
fases y etapas, funcionario que mediante oficio No.123-A- GADMCPQ-2012, de 30 de
octubre de 2012.
“… Tanto el procedimiento precontractual como contractual, en los cuales tengo responsabilidades, han sido realizados bajo el estricto cumplimiento de las normas legales, respecto al cumplimiento de los contratos, como Usted conoce señor, Auditor Interno, corresponde a las facultades y funciones del: Administrador, Fiscalizador y Supervisar de dicho instrumentos, los cuales han sido designados por disposición de la Máxima Autoridad Ejecutiva de la Municipalidad y son quienes deben informar sobre el recto y cabal cumplimiento de la norma contractual…”
La Unidad de Auditoría Interna, envío el oficios 196-AI-GADMCPQ, 31 de octubre de
2012 al Director de Obras Públicas, sobre el pronunciamiento de la obra, sin remitir
respuesta.
Por lo expuesto se desprende que tanto la consultoría, como la construcción de obra no
han sido ejecutadas en las diferentes etapas hasta el momento.
Pese al tiempo transcurrido, no se encuentra justificado el plazo no cumplido, ni se
tomaron las acciones correctivas necesarias para finiquitar el contrato.
Lo comentado se relaciona con Norma de Control Interno 406-03 Contratación
Conclusión
La falta de seguimiento de los contratos por parte de Director de Planificación,
Administrador de contratos y Obras Públicas originó que los contratos de obra y
consultoría, no se cumplan con las debidas clausulas contractuales.
Recomendaciones
A la Alcaldesa
25. Solicitará al señor Contralor General del Estado disponga la realización de un
examen especial, términos para determinar los incumplimientos de los contratos y
establecer las multas y sanciones estipuladas en la Ley de Contratación Públicas.
Al Director de Planificación y Administrador del Contrato
26. Realizarán un seguimiento minucioso del estado de ejecución de los contratos,
presentarán a la máxima autoridad un informe técnico para que tome las
acciones legales pertinentes y terminar unilateralmente previa notificación de los
contratistas, salvaguardar los intereses institucionales y se proceda de acuerdo a
la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Reglamento y
Reforma, la ejecución de las garantías por incumplimiento de los contratos.
De conformidad con lo que dispone el artículo 90 “Notificación inicial, comunicación
de resultados” de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su
reglamento” Comunicación de resultados” los aspectos comentados fueron puestos en
conocimiento con oficio circular 001-AGI – GADMCPQ-12 del 28 de octubre de 2012.
Actas entrega recepción de obras no cumplen requisitos establecidos
Las actas entrega recepción provisional y definitiva de las obras que la municipalidad
contrata no especifican las condiciones generales y operativas de la ejecución, ni la
calidad de la obra ejecutada; tampoco se considera el mantenimiento de la obra que el
constructor deberá realizar en el período comprendido entre la entrega provisional y
definitiva, pese a que en el contrato se establece esta obligación.
Lo comentado ha generado que se desconozca como se desarrolló el proceso
constructivo y la condición en que se recibe la obra; los incisos segundo y noveno de la
Norma de Control Interno 408-29, Recepción de obras, en su orden, establecen:
“… Las actas señalarán como mínimo lo siguiente: .- Condiciones generales de ejecución, condiciones operativas.- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas…”. “… Se establecerá una definición clara del alcance de la labor de mantenimiento que deberá efectuar el constructor durante el período comprendido entre la recepción provisional y la definitiva, tema que, deberá constar en las especificaciones técnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o actividad del contrato. Además deberá definirse la forma en la cual será pagado el servicio…”.
Adicionalmente, las actas entrega recepción provisional y definitiva de las obras
ejecutadas por administración directa, de acuerdo con la información remitida por el
Director de Obras Públicas, no son suscritas por representantes de los futuros
beneficiarios de las obras, lo que ha generado que la municipalidad ejecute, fiscalice y
apruebe su ejecución, sin que exista la respectiva contraparte, el inciso cuarto de la
Norma de Control Interno 408-29, Recepción de obras, determina:
“… Cuando la obra se realice por administración directa, las recepciones provisional y definitiva serán realizadas por una comisión de representantes de los futuros usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo…”
Conclusión
La falta de procedimientos técnicos que norme la suscripción de contratos de entrega
recepción y definitiva y las condiciones generales y operativas de ejecución por parte de
los servidores, en cuento al mantenimiento de la obra, calidad de la obra ejecutada, y
representantes de los futuros beneficiarios de la obra, generó que no se fiscalice,
apruebe su ejecución, sin que se tome en cuenta la calidad de la obra, ocasionando que
esta reglamentación interna como instrumento de trabajo, permita a la municipalidad
mejorar la eficacia de la obra.
A La Alcaldesa
27. Dispondrá al Director de Obras Públicas se incluya en las actas entrega
recepción provisional y definitiva de obras, las condiciones generales y operativas
de ejecución; así como la definición clara del alcance de la labor de
mantenimiento que deberá efectuar el constructor durante el período
comprendido entre la recepción provisional y definitiva de la obra.
28. Dispondrá al Director de Obras Públicas que previa la suscripción de las actas
entrega recepción provisional y definitiva de obras ejecutadas por administración
directa, solicite con la debida anticipación al Responsable de Fiscalización, la
conformación de una comisión de representantes de los beneficiarios de la obra,
para que a nombre de la comunidad suscriban las respectivas actas.
29. Dispondrá al Fiscalizador, que ante el requerimiento del Director de Obras
Públicas, previa la suscripción de las actas entrega recepción provisional y
definitiva de las obras ejecutadas por administración directa, conforme una
comisión con los representantes de los beneficiarios de la obra para la
suscripción de las actas correspondientes.
Ausencia de procedimientos de verificación de calidad e integridad de documentos
La verificación de cumplimiento de este grupo de normas relacionadas con la
operación y mantenimiento de las diferentes etapas, tiene una valoración de 54% que
equivale a un nivel básico, 6% por debajo del rango de confiable.
Las principales debilidades encontradas se refieren a: acumulación de planos de
registro no ingresados en los sistemas de información geográfica de los sistemas,
demoras prolongadas para la recepción definitiva de las obras, documentos
incompletos para la operación y mantenimiento de las obras, deficiencias en la
evaluación ex-post y la retroalimentación del ciclo de los proyectos, determinándose la
falta de procedimientos de verificación de calidad e integralidad de los planos de
registro debidamente referenciados, originando que la Municipalidad no disponga de
información vital para la prestación, ampliación y factibilidades de los servicios a su
cargo. Conclusión
La falta de procedimientos de verificación de calidad e integralidad de los planos de
registro debidamente referenciados y de los manuales de operación y mantenimiento de
las obras y equipos ocasionaron que los planos no puedan ser integrados a los sistemas
georeferenciados de los servicios de agua y alcantarillado, y que los encargados de la
operación de los proyectos enfrenten dificultades en su manejo.
Recomendaciones: Director de Obras Públicas
30. Dispondrá al Topógrafo de Infraestructura, oficializar la aprobación de la norma
de dibujo que permita la presentación apropiada de los planos de registro e
incluirá lo pertinente en las especificaciones técnicas y presupuestos de los
proyectos.
31. Dispondrá al Topógrafo de Infraestructura que en coordinación con la Dirección
de Obras Públicas, oficializarán los procedimientos para verificar oportunamente
que los planos de registro cumplan con la norma antes citada, así como para
verificar la calidad e integralidad de los documentos para operación y
mantenimiento de las obras, previo a su recepción.
32. Dispondrá al Topógrafo de Infraestructura coordinará con la Dirección de Obras
Públicas y con la Dirección de Planificación para acordar e implementar un plan
de acción para resolver, de ser necesario con apoyo externo, la acumulación de
planos de registro que no fueron subidos a los sistemas de información
geográfica. Paralelamente se avanzará en el desarrollo de una aplicación para
sistematizar el procesamiento de solicitudes de factibilidad de servicios,
articulada con los referidos sistemas de información geográfica SIGAP y SIGA
33. Para evitar el diferimiento de los procesos de recepción definitiva, se incorporará
en los documentos precontractuales, como requisito previo a la participación en
nuevos procesos de contratación que, los oferentes certifiquen no tener
recepciones definitivas pendientes fuera de los términos establecidos en la Ley y
en los contratos suscritos con la GADMCPQ.
34. Establecerá un cronograma de actividades que vincule la entrega y operación de
las primeras plantas de tratamiento de aguas residuales con la incorporación de
los recursos humanos y materiales indispensables para que el Departamento de
Aguas Residuales disponga de los medios indispensables para cumplir las
funciones asignadas en el Reglamento Orgánico Funcional y lo previsto en las
Normas de Control Interno relacionadas con operación y mantenimiento.
35. Establecerá los procedimientos y definirá las áreas responsables para la
evaluación ex-post de los proyectos que permita optimizar las variables de
diseño, las especificaciones técnicas y la construcción de los proyectos, acorde
con lo previsto en la Norma de Control Interno 408-33. Al respecto se revisará y
actualizará la asignación de funciones correspondientes para incorporarlas en las
reformas del Reglamento Orgánico Funcional, cuya aprobación oficial está
pendiente.
Falta de gestión de las obras de mantenimiento preventivo y evaluación ex – post
El Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Puerto Quito, no dispone de una
unidad responsable de la operación y mantenimiento de las obras que ejecuta, que
tenga como responsabilidad elaborar los manuales así como los respectivos
programas y presupuestos de trabajo; como se indicó anteriormente, en el 2011, el
45% del presupuesto de inversión se destinó a proyectos de agua potable,
alcantarillado y vialidad que son prioritarios para la comunidad del cantón; y, al tratarse
de servicios básicos, especialmente en lo que respecta a las dos primeras, su
provisión no puede interrumpirse; por tanto, las labores de mantenimiento son
fundamentales.
La Dirección de Obras Públicas, de acuerdo con el Reglamento Orgánico y Funcional,
tiene por objeto brindar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de bienes
muebles e inmuebles, vehículos, maquinarias e instalaciones municipales y áreas del
cantón; esta Dirección no tiene como práctica realizar mantenimiento preventivo, sólo
correctivo; relacionado con trabajos menores como: electricidad, plomería y
carpintería; cuando se trata de trabajos mayores como: pintura de edificios, arreglos
de pisos, paredes y cubiertas, el mantenimiento se realiza a través de procesos de
contratación de servicios y cuando el deterioro es evidente, no existe instructivos
documentales de que los proyectos ejecutados por la Entidad cuenten con programas
de mantenimiento, lo que genera disminución de su vida útil .
Tampoco se realizan evaluaciones sobre el funcionamiento de la obra, para determinar
si se están obteniendo los beneficios esperados y cuáles son los factores de éxito y/o
fracaso. Las Normas de Control Interno 408-31, Operación; 408-32, Mantenimiento; y,
el inciso segundo de la Norma 408-33, Evaluación ex – post, respectivamente,
señalan:
“Los planes y programas de operación deben elaborarse para que la obra funcione de manera óptima partiendo de la certificación de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para ello. La administración debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra…”.
“Las entidades prestarán el servicio de mantenimiento a los bienes y obras públicas a su cargo, con el fin de que éstas operen en forma óptima durante su vida útil y puedan obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los estudios de preinversión. Cuando existan restricciones presupuestarias, se efectuarán los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel aceptable y esta situación se comunicará a las autoridades de la entidad, para que tomen las medidas correctivas pertinentes...”.
“La evaluación es una herramienta de control que debe estar presente durante
todo el ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operación es aún más importante, pues permite saber si se están obteniendo los beneficios esperados y cuáles factores han influido en el éxito alcanzado o en caso de no ser así, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado…”.
Lo comentado se originó por la falta de gestión del Director de Obra Públicas, en lo
que respecta al mantenimiento; y, del Director de Planificación en lo relacionado a las
evaluaciones ex - post de las obras; la máxima autoridad tampoco impartió directrices
para que la normativa vigente se cumpla.
Conclusión
La falta de gestión del Director de Obras Públicas y Director de Planificación y la
ausencia de directrices por parte de la máxima autoridad, determinó que las obras
ejecutadas por la municipalidad no sean objeto de mantenimiento preventivo, ni de
evaluaciones ex – post, que permitan, en su orden, prolongar la vida útil de las obras y
determinar si las mismas están brindando el beneficio esperado.
Recomendaciones
A La Alcaldesa
36. Dispondrá al Director de Obras Públicas elaborar un cronograma de
mantenimiento de obras, estableciendo prioridades, de acuerdo con las
condiciones en que se encuentren; que, deberá remitirse a la máxima autoridad
para su análisis y aprobación respectiva.
37. Instaurará, de acuerdo con la información remitida por la Dirección de Obras
Públicas, las obras prioritarias que requieren mantenimiento; para el efecto,
asignará los recursos económicos necesarios, iniciando y conservando un
programa de mantenimiento permanente de obras.
38. Dispondrá a la Jefa de Recursos Humanos, que a través de la Dirección de
Obras Públicas, de acuerdo con las prioridades establecidas por la máxima
autoridad ejecute el programa de mantenimiento de obras, a través de los
procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
39. Dispondrá al Director de Planificación que cuando los proyectos entren en
operación se realice la evaluación respectiva, con el propósito de determinar si se
está obteniendo los resultados esperados o no, la información obtenida como
producto de la evaluación se constituirá en fuente de retroalimentación para
futuros proyectos a ejecutarse.
NCI-409 Gestión Ambiental
La Dirección de Gestión Ambiental, con memorando GR-137-2012 de 30 de abril de
2012, remitió a la Unidad de Auditoría Interna, la documentación que sustenta el
cumplimiento de la Norma de Control Interno referente a la Gestión Ambiental en la
entidad, determinándose:
No existe un plan de mitigación de riesgos para desfogue de aguas residuales
La Dirección de Gestión Ambiental no cuenta con proyectos de gestión ambiental, ni
proyectos de aguas residuales, en el cumplimiento de los tratados internacionales a fin
de conservar el medio ambiente debido a que no existe la aplicación de las normas y
disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislación secundaria TULAS, para
la prevención de la contaminación ambiental, afectando por este motivo el patrimonio
natural, la flora y fauna y el entorno donde habitan seres vivos que necesitan tener una
buena calidad vida; inobservado lo que señalan la Normas de Control Interno: 409-06
Gestión ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el
medio ambiente; 409-09, Gestión ambiental en el ambiente físico o natural del suelo,
409-10, Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, flora y fauna.
Con oficios 183 - AI-GADMCPQ-212, de 23 de octubre de 2012; respectivamente se
comunicó Al Director de Gestión Ambiental, respectivamente, sin recibir respuesta.
Conclusión
No existe un plan de mitigación de riesgos para las aguas residuales, en el cumplimiento
de los tratados internacionales, a fin de conservar el medio ambiente, debido que en el
GADMCPQ las aguas residuales están a cargo de la jefatura de Agua Potable y
Alcantarillado la cual está a cargo del tratamiento y no coordina con la DGAHT ya que
es la que debería estar supervisando los temas de saneamiento ambiental.
Recomendación
A la Señora Alcaldesa
40. Realizará un plan de mitigación de riesgos para el desfogue de las aguas lluvias
que garantice la conservación del medio ambiente, aplicando las disposiciones
del Texto Unificado de Legislación Secundaria TULAS.
41. Incluirá en los proyectos de saneamiento ambiental al Director de Gestión
Ambiental en la elaboración de los Términos de Referencia de los mismos para
que al realizar los estudios sean un solo producto dentro de la consultoría.
Insuficiente gestión ambiental en proyectos de obra pública
El Director de Gestión Ambiental en el proceso constructivo realizó, en forma limitada
y ocasional los siguientes monitoreo:
- Medición de emisiones;
- Control de afluentes;
- Identificación de sustancias contaminantes;
- Reconocimiento de posibles daños ambientales con incidencia en la salud humana,
animal y paisaje; y, reconocimiento de posibles daños ambientales a los bienes públicos
o privados.
Por consiguiente inobservó la disposición de la Norma de Control Interno 409-03,
Gestión ambiental en proyectos de obra pública.
Con oficio 183-AI-GADMCPQ-2012 de 23 de octubre de 2012, se comunicó al
Director de Gestión Ambiental, el cual mediante oficio 042 GA/T-DGHT- GADMCPQ
de 06 de octubre de 2012, en su parte pertinente indicó:
“… la Dirección de Gestión Ambiental por el momento no realiza la medición de emisiones de gas para lo cual el próximo año se implementará una campaña de reducción de Dióxido de Carbono CO2 provenientes de transporte público, no realiza el control de efluentes a industrias del cantón para evaluar los parámetros permitidos; de igual manera se realizará la categorización de sustancias contaminantes a industrias y generadores como lubricadoras y otros se establecerá un estudio de daños ambientales por parte de industrias con incidencia en la salud animal y paisajística, por el momento se cuenta con el reconocimiento de posibles daños ambientales de bienes privados…”
Cabe resaltar que la Dirección de Gestión Ambiental no cuenta con los equipos técnicos
básicos para realizar monitoreos ni con el suficiente presupuesto para hacer la
contratación de los mismos. Los monitoreos se realizan de manera coordinada con el
Ministerio de Ambiente la cual se encarga de realizar inspecciones a las empresas que
generan emisiones, descarga de desechos líquidos peligrosos y sustancias
contaminantes.
Conclusión
Los integrantes de la Dirección de Gestión Ambiental no han participado en todos los
monitoreos y reuniones técnicas y legales de los procesos de obra pública, manejo de
estudios ambientales y diseños definitivos del proyecto, previos y durante la ejecución;
y en el abandono del proyecto, a fin de emitir sus puntos de vista, evaluar la
sustentabilidad ambiental de programas y proyectos de obra pública, debido que la
Dirección de Obras Públicas al afecutar los estudios y proyectos no han solicitado el
apoyo técnico de la Dirección de Gestión Ambiental en los temas ambientales.
Recomendación
A la Alcaldesa y Al Director de Gestión Ambiental
42. Regularizarán la coordinación de la Dirección de gestión ambiental con la de
Obras Públicas y otras de ser el caso, con la finalidad de que ésta pueda aplicar
las normas legales que permitirán controlar el cumplimiento de los planes de
manejo ambiental y de las especificaciones técnicas ambientales,
consecuentemente permitirá la presentación de informes periódicos a la máxima
autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos.
Insuficiente gestión ambiental en proyectos de saneamiento ambiental
La intervención del Director de Gestión Ambiental, en la fase de planeación de un
proyecto; es baja, sin existir coordinación con las otras dependencias municipales
encargadas de desarrollar proyectos de saneamiento ambiental en áreas urbanas y
rurales, debido que no es tomada en cuenta por la Dirección de Obras Públicas, por lo
que no se coordina de manera eficiente la construcción de sistemas de alcantarillado,
agua potable.
Con respecto a la recolección, transporte, disposición y manejo de desechos sólidos;
recolección, transporte y operación de desechos peligrosos, por tanto existe una gestión
acorde a las medidas tomadas en lo que respecta a Sistemas para el Manejo,
Tratamiento y Disposición Final de Desechos Peligrosos y las Normas Técnicas de
Calidad Ambiental, dependiendo del proyecto u obra para el cumplimiento de la Ley
Ambiental.
Inobservó la Norma de Control Interno 409-04, Gestión ambiental en proyectos de
saneamiento ambiental.
Al ejecutar proyectos de saneamiento ambiental a nivel urbano y rural con el concurso y
apoyo, del Director de Gestión Ambiental en residuos sólidos se indicó con oficio 183-
AI-GADMCPQ-2012 de 23 de octubre de 2012, se comunicó al Director de Gestión
Ambiental, el cual mediante oficio 043 GA/T-DGHT- GADMCPQ de 7 de octubre de
2012, en su parte pertinente indicó: que desde el año 2011 se ha ido trabajando en una
disposición mejor de desechos sólidos y hasta la presente fecha cuentan con el terreno
para el relleno sanitario aprobado por el MAE MSP y AME; también con la aprobación
de términos de referencia de la Gestión Integral de Residuos Sólidos para el Cantón
Puerto Quito (Incluido desechos peligrosos) y ejecutando los estudios de los mismos, lo
que involucra la identificación y atenuación para evitar la contaminación del medio
ambiente.
Lo indicado modifica el comentario de auditoría, ya que existe una buena gestión en
proyectos de saneamiento ambiental de desechos sólidos pero no una buena gestión en
desechos líquidos.
Conclusión
La falta de coordinación y comunicación entre las dependencias municipales que
ejecutaron proyectos de saneamiento ambiental y el Director de Gestión Ambiental, no
permitieron que sean vigilados y supervisados de una manera apropiada.
Recomendación
A la Alcaldesa
43. Dispondrá al Director de Gestión Ambiental comunique por escrito, a todas las
dependencias municipales, a fin de que socialice la exigencia del cumplimiento
de las disposiciones y prohibiciones de la Norma Técnica de Calidad Ambiental
para el manejo y disposición, se establezcan los correctivos necesarios
inmediatos.
No desarrollaron sistemas de prevención de gestión ambiental en el ambiente
natural “agua”
La máxima autoridad conjuntamente con el Director de Gestión Ambiental, no
desarrolló sistemas confiables de prevención para mitigar la contaminación del agua,
así como también las obras de alcantarillado que no cuenten dentro de sus sistemas con
las respectivas plantas de tratamiento de aguas residuales.
Al Director de Gestión Ambiental realizó estudios y acciones básicos que no
determinaron el equilibrio entre la demanda de agua, usos de suelos y su disponibilidad
para abastecer al sector industrial y la ordenación de los mismos.
Se inobservó la Norma de Control Interno 409-07, Gestión ambiental en ambiente físico
o natural, agua.
Con oficio 183-AI-GADMCPQ-2012 de 23 de octubre de 2012, se comunicó al
Director de Gestión Ambiental, el cual mediante oficio 043 GA/T-DGHT- GADMCPQ
de 7 de octubre de 2012, en su parte pertinente indicó:
“… Se prepara el documento o línea base 1) ESTUDIO PARA DETERMINAR LA CONTAMINACIÒN DEL AGUA y el documento 2) EVALUACIÒN DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES. Los mismos que deberán estar a nivel de consultoría y estudio para luego establecer un proyecto de implementación con medidas de minimización de la contaminación ambiental al recurso agua…”
Cabe indicar que se han llevado acciones de reforestación en vertientes, esteros y
captaciones de agua para proteger el abastecimiento de agua a la cabecera cantonal y
recintos.
Lo expresado ratifica el comentario de auditoría, por falta de un plan de prevención en
la contaminación del agua.
Conclusión
Al Director de Gestión Ambiental su ámbito de gestión no previno, mitigó, estudió e
implementó acciones sistémicas en pro de la no contaminación del recurso agua,
sistemas de prevención y mitigación, estudios y acciones relacionadas directamente con
la oferta y demanda de agua para el sector industrial y en función del ordenamiento de
los suelos del cantón, debido que los usos de suelo no están siendo por la Dirección de
Gestión Ambiental sino por la Dirección de Planificación, la cual debe ser coordinada
para cualquier proyecto que se vaya a instalar en el cantón.
Recomendación
A la Alcaldesa
44. Dispondrá al Dirección de Planificación, Sindicatura, Gestión Ambiental y la
jefatura de Agua Potable prepare un documento que derive un control de los
sistemas de prevención, mitigación y acciones para mantener un equilibrio entre
la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de conservación de
recursos y uso sostenible en lo agrario, en la organización de los usos del suelo y
en la industria.
No realizaron un plan de gestión ambiental en el ambiente natural “aire”
Dirección de Gestión Ambiental en su actividad y en el ámbito de sus competencias no
controla los límites máximos permisibles de contaminantes del aire así como las
emisiones al aire de fuentes fijas de combustión; no conoce de acciones a fin de
propender a que los habitantes del cantón no contaminen el aire con gases tóxicos.
Mediante la Ordenanza Municipal de Residuos Sólidos, se evita la contaminación del
aire mediante la combustión de desechos sólidos que generan gases tóxicos lo que hace
que se cumpla con la la Norma de Control Interno 409-08, Gestión ambiental en
ambiente físico o natural, aire.
Conclusión
La Dirección de Gestión Ambiental de acuerdo a sus facultades no dispone de informes
relacionados que justifiquen el grado de contaminación atmosférica, que estuvo en el
pasado y como están en la actualidad los límites máximos permitidos de contaminación
en la ciudad, debido que la Dirección no cuenta con equipos de medición y también
porque se debería aumentar los técnicos para estos monitoreos por lo que no se dispone
de los recursos suficientes.
Recomendación
A la Alcaldesa
45. Dispondrá al Director de Gestión Ambiental, a fin de atenuar la contaminación del
aire debido a los distintos causantes, presente por escrito los requerimientos
técnicos y tecnológicos o sus alternativas que hagan viable el control de los
límites máximos permisibles de contaminantes en el aire, y posterior a eso se le
de todo el apoyo necesario para cumplir con la propuesta.
No controlaron prácticas inadecuadas en el manejo de agua de riego, pastoreo y
contaminantes en el suelo
Al Director de Gestión Ambiental en su actividad y en el ámbito de sus competencias
está apegada básicamente a controlar las prácticas inadecuadas en el manejo de agua de
riego, referente al sobre pastoreo y los límites máximos permisibles de contaminantes
en el suelo, lo que no permite prevenir y reducir la generación de residuos sólidos
municipales, industriales, comerciales y de servicios, en el cantón no existe sistemas de
riego, mientras que el pastoreo se lo controla mediante visitas por parte del técnico
forestal y el veterinario municipal para un control adecuado de los pastizales.
Esta hace que se cumpla de manera media la Norma de Control Interno 409-09, Gestión
ambiental en ambiente físico o natural, suelo.
Con oficio 183-AI-GADMCPQ-2012 de 23 de octubre de 2012, se comunicó al
Director de Gestión Ambiental, el cual mediante oficio 044 GA/T-DGHT- GADMCPQ
de 8 de octubre de 2012, en su parte pertinente indicó:
“…De conformidad a los proyectos establecidos en el Plan de Ordenamiento Territorial y con su pertinencia al Cantón Puerto Quito, se implementará los estudios y proyectos de manejo de agua de ser el caso, y buenas prácticas de pastoreo, campaña de socialización de la normativa ambiental referente a la tala de árboles en taludes de los ríos...”.
El comentario de auditoría, es que se realizan campañas de prevención para el control
de suelos, mediante charlas en los recintos y mediante las escuelas de campo municipal
en donde se difunde la Ordenanza de protección de Cuencas y Microcuencas del cantón.
Conclusión
La falta de personal en la Dirección de Gestión Ambiental para un mejor control en
cultivos agrícolas y el uso indiscriminado de plaguicidas, fertilizantes y sustancias
tóxicas, para evitar la contaminación.
Recomendación
A la Alcaldesa, y al Director de Gestión Ambiental
46. Dispondrá al Director de Gestión Ambiental implemente campañas frecuentes de
prevención y reducción en la generación de residuos, uso apropiado de los
suelos, controlar los límites máximos permisibles de contaminantes en el suelo,
uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias.
NCI- 410 Tecnologías de la Información
La organización de la Unidad de Sistemas no se encuentra definida. La entidad para el funcionamiento de sus actividades se rige a través de la Ordenanza
del 29 de julio de 2005, que expidió el Reglamento Sustitutivo del Reglamento
Orgánica Funcional, y su reforma emitida con Acuerdo 01 del 2 de agosto del 2005.
El Reglamento Orgánico Funcional, municipal, la Jefatura de Recursos Humanos cuenta
con la Unidad de Sistemas como apoyo, sin embargo no contempla dentro de sus
funciones la rectoría en la administración y regulación en temas tecnológicos que
permita brindar asesoría y apoyo en forma oportuna a todos los servidores; este hecho
no permitió al Jefe de la Unidad de Sistemas le permita implementar políticas y
procedimientos que garanticen la utilización adecuada de los bienes tecnológicos, ya
que los debió presentar la Jefa de Recursos Humanos, para su aprobación; limitando de
ésta forma la responsabilidad y autoridad.
Este hecho es provocado por que el Director de Planificación y la Jefa de Recursos
Humano no asignaron la responsabilidad y autoridad necesaria al Jefe de Sistemas en el
Reglamento Orgánico Funcional, para que ejerza la administración y regulación en
temas tecnológicos y no establecieron las responsabilidades para cada uno de los
servidores que laboran en la unidad, consecuentemente inobservaron lo dispuesto en la
Norma de Control Interno 410-01, Organización Informática y 410-02, Segregación de
Funciones.
Con oficio 133 -AI-GADMCPQ-AI-2012 de 15 de junio de 2012, se comunicó a la
Alcaldesa de la municipalidad.
Con oficio 50-US-2012, de 4 de octubre de 2012, suscrito por el Jefe del Departamento
de Informática en su parte pertinente indicó:
“Debo indicar que no existe, regulación en la utilización de software: tanto en Sistemas Operativos, como en Aplicativos, en cuanto al primero en verdad no se ha adquirido licencias de uso para los equipos de la institución a excepción del sistema operativo Windows Server 2003 el cual está instalado en un equipo servidor…”.
Lo señalado confirma el comentario de auditoría, ya que no cuentan con una
organización adecuada como apoyo, que pueda participar en la toma de decisiones.
Conclusión
La máxima autoridad de la municipalidad no ha dispuesto realizar un diagrama
estructural de la Unidad de Informática y la compra de un software aplicativo, afectando
el funcionamiento de las actividades de cada uno de los servidores
Recomendación
A la Alcaldesa
47. Revisará el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Proceso, y ubicará
a un nivel de asesoría y apoyo a la Unidad de Sistema de tal forma que pueda
participar en la toma de decisiones.
Desarrollo y adquisición de software aplicativo
El Jefe de la Unidad de Sistemas no reguló los procesos de desarrollo y aplicación de
software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos, tomando en
consideración los siguientes aspectos:
La adquisición de software o soluciones tecnológicas no se realizaron sobre la base del
portafolio de proyectos y servicios priorizados en los planes estratégico y operativo
previamente aprobados considerando las políticas públicas establecidas por el Estado.
No se consideró la adopción, mantenimiento y aplicación de políticas públicas y
estándares internacionales para: codificación de software, nomenclaturas, interfaz de
usuario, interoperabilidad, eficiencia de desempeño de sistemas, escalabilidad,
validación contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integración.
No identificó, priorizó y especificó los requerimientos funcionales y técnicos
institucionales con la participación y aprobación formal de las unidades usuarias, que
incluya tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definición de interfaces, archivo,
procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de
auditoría de las transacciones en donde aplique.
En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo no se
consideran: estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el diseño lógico y
físico de las aplicaciones, la inclusión apropiada de controles de aplicación diseñados
para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo
que éste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Así como no se
consideró los mecanismos de control de acceso, autorización, integridad de la
información, respaldos, diseño e implementación de pistas de auditoría y requerimientos
de seguridad. La especificación del diseño considerará las arquitecturas tecnológicas y
de información definidas dentro de la organización.
En la adquisición de software aplicativo no se determinó tanto en el proceso de compra
como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento de los
requerimientos de la entidad. Además los contratos no tuvieron el suficiente nivel de
detalle en los aspectos técnicos relacionados, garantizar la obtención de las licencias de
uso y/o servicios, definir los procedimientos para la recepción de productos y
documentación en general, además de puntualizar la garantía formal de soporte,
mantenimiento y actualización ofrecida por el proveedor.
Los derechos de autor del software desarrollado a la medida para la entidad no fueron
registrados en el organismo competente como de propiedad de la entidad
No se elaboraron manuales técnicos informáticos, de instalación y configuración, así
como de usuario los que debieron ser difundidos, publicados y actualizados de forma
permanente
Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los
sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba
El sistema operativo y software aplicativo utilizado por la entidad no cuenta con la
licencia de uso.
El Jefe de Sistemas inobservó lo dispuesto en la Norma de Control Interno 410-07,
Desarrollo y Aplicación de Software aplicativo, por cuanto no regularon los procesos de
desarrollo y adquisición de software lo que ocasionó que no se cuente con lineamientos
que estandaricen su desarrollo y aplicación.
Mediante oficio 133- AI-GADMCPQ de 15 de junio de 2012, se comunicó a la
Alcaldesa de la municipalidad.
Con oficio de 51-US-2012 de 5 octubre de 2012, suscrito por el Jefe de la Unidad de
Sistemas parte pertinente indicó:
“… La AME se ha convertido en la Institución que desarrolla el Software Aplicativo para la gran mayoría de municipios del país por lo que nuestra institución recibe el apoyo en este campo con la actualización periódica de versiones las herramientas informáticas implementadas, también se capacita a los funcionarios de la institución dependiendo de los nuevos requerimientos por lo que no es necesario disponer de una unidad de desarrollo de software ya que sería muy costoso su mantenimiento…”.
Lo manifestado por el Jefe de Sistemas no modifica el comentario de auditoría, porque
no existen procesos de desarrollo y aplicación de un software aplicativo.
Conclusión
No se han incorporado medios necesarios que se ajusten a los procesos en la compra del
software aplicativo institucional
Recomendación
A la Alcaldesa
48. Dispondrá al Jefe de Sistemas que regule los procesos de desarrollo y aplicación
de software aplicativo con lineamientos, metodologías y procedimientos, tomando
en consideración mediante la adquisición de software o soluciones tecnológicas
previamente aprobados considerando las políticas públicas establecidas por el
Estado
Adquisiciones de infraestructura tecnológica sin el respectivo estudio
El Jefe de la Unidad de Sistemas no realizó, justificó, implementó y actualizó las
necesidades de cada una de las unidades administrativas para que éstas cuenten con una
infraestructura tecnológica acorde a sus necesidades previo estudio el incremento de
capacidades tecnológicas, evaluando sus riesgos , costos y la vida útil de la inversión de
las futuras actualizaciones; así como también los requerimientos de carga de trabajo,
almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los riesgos tecnológicos, este hecho
se presentó por cuanto la Unidad de Sistemas carece de un portafolio de proyectos y
servicios aprobados e incluido en el presupuesto anual de la entidad que garantice su
implementación.
El Jefe de la Unidad de Sistemas inobservó lo dispuesto en la Norma de Control
Interno 410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnológica.
Mediante oficio 134- AI- GADMCPQ-AI- de 15 de junio de 2012, se comunicó al
Alcaldesa de la municipalidad y al Jefe de la Unidad de Sistemas.
Con oficio de 53-US-2012 de 5 octubre de 2012, suscrito por el Jefe de la Unidad de
Sistemas Informática, en su parte pertinente indica:
“… El edificio municipal se encuentra en proceso de remodelación en donde se prevé la construcción de un espacio adecuado para que funcione la Unidad de Informática con todas las seguridades para todos los equipos informáticos que se instalen es esta área permitiendo precautelar la información que en los equipos servidores se almacena…” Lo antes mencionado ratifica lo comentado por de auditoría, por no haber adquirido infraestructura tecnológica que garantice el proceso…”
Conclusión
No adquirieron la infraestructura tecnológica acorde a las necesidades de las unidades
administrativas previo estudio y evaluación de la capacidad técnica.
Recomendación
A la Alcaldesa
49. Dispondrá al Jefe de la unidad de Sistemas elabore los requerimientos de cada
una de las Unidades Administrativas de acuerdo a la capacidad tecnológica
requerida para la adquisición de infraestructura, previo estudio, evaluando sus
riesgos , costos y la vida útil de la inversión y los remita para su aprobación en el
presupuesto institucional.
No tienen un comité informático
La Alcaldesa no conformó un comité informático que ejerza las funciones de órgano de
decisión, consultivo y de gestión con la finalidad de definir, conducir y evaluar las
políticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnología de la
información y la calidad de los servicios, por lo tanto la Alcaldesa inobservó la Norma
de Control Interno 410-16, Comité Informático, lo que ocasiono que las decisiones en
temas de tecnológicos sean autorizadas previo informe del Jefe de Sistemas por la Jefa
de Recursos Humanos.
Mediante oficio 135- AI-GADMCPQ-2012 de 19 de junio de 2012, se comunicó a la
Alcaldesa de la municipalidad y al Jefe de la Unidad de Sistemas.
Con oficio 53- US-2012 de 8 de octubre de 2012, suscrito por el Jefe de la Unidad de
Sistemas en su parte pertinente indicó:
“…Oportunamente se conformará este Comité que se encargará de la toma de decisiones adecuadas en el campo tecnológico…”. Con lo antes indicado se confirma el comentario de auditoría, ya que no existe un comité informático en la entidad…”
Conclusión
La entidad no cuenta con un comité informático que sea un órgano de decisión
consultivo y de gestión
Recomendación
A la Alcaldesa
50. Dispondrá al Director Administrativo la creación de un comité informático que
facilite la gestión, la consultoría y tome decisiones en el ámbito de informática
que sea regulado bajo políticas internas que definan atribuciones y
responsabilidades para el crecimiento ordenado y progresivo de tecnología.
No se ha aprobado el Reglamento Interno para el uso de Gestión Documental
Quipux
El Jefe de Sistemas Informáticos, no ha remitido el Reglamento Interno sobre el uso de
Sistema de Gestión Documental Quipux, Políticas y normativa Interna sobre uso de las
Herramientas Informáticas y Equipos de Cómputo, a la máxima autoridad para su
aprobación, inobservando la Norma de Control Interno, 410-14, Sitio web, servicios de
internet e intranet, cita:
“…Es responsabilidad de la unidad de tecnología de información elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio WEB de la entidad, a base de las disposiciones legales, normativas y los requisitos de los usuarios externos e internos…”
Conclusión
La máxima autoridad de la municipalidad no ha dispuesto crear un Sistema de Gestión
Documental Quipux de la Unidad de Informática y la compra de un software aplicativo,
afectando el funcionamiento de las actividades de cada uno de los servidores
Recomendación
El Jefe de Sistemas Informáticos
51. Remitirá a la Alcaldesa Reglamentos Internos de Uso de Sistema de Gestión
documental Quipux y uso de las Herramientas Informáticas y Equipos de
Cómputo para su aprobación y difusión.
No se han adquirido firmas electrónicas necesarias.
La Alcaldesa no dispuso la adquisición de firmas electrónicas, la misma que se sujetará
a las garantías de reconocimiento, que contienen la conservación de archivos, con sus
variaciones, y modificaciones, seguridad de los certificados, renovaciones, capacitación
en el uso de las firmas electrónicas afectando al desarrollo de las actividades y poniendo
en riesgo la información y los equipos de la institución, por lo que se está incumpliendo
lo que indica la Norma de Control Interno 410-17, Firmas electrónicas.
Con oficio 139- AI-GADMCPQ-2012 de 21 de junio de 2012, se comunicó a la
Alcaldesa de la municipalidad y Jefe de la Unidad de Sistemas.
Con oficio de 57- US-2012 de 18 octubre de 2012, suscrito por el Jefe de la Unidad de
Sistemas en su parte pertinente indicó lo siguiente:
“..Debo manifestar que con la nueva infraestructura tecnológica que se implementará oportunamente contaremos con dispositivos que permitan hacer uso de la firma electrónica brindarlo así seguridad en la información digital de la Institución
Conclusión
La institución no cuenta con firmas electrónicas de conformidad con la Ley de
Comercio Electrónico
Recomendación
A la Alcaldesa
52. Dispondrá a la jefa de Recursos Humanos, y Sistemas la adquisición de firmas
electrónicas con sus garantías respectivas que contengan procedimientos y
operaciones internas e incorporaron los medios técnicos necesarios que permitan
el uso de firmas electrónicas de conformidad con la Ley de comercio electrónico,
Firmas, Mensajes y Datos.
Evaluación de la Norma 500- Información y Comunicación
Falta de Políticas de Información y Comunicación
Los Canales de Comunicación abiertos que conducen la información de manera segura a
los receptores que son los servidores de la institución y partes interesadas de fuera de la
institución tenemos los canales externos que dispone de la aplicación de PÁGINA WEB
de la Municipalidad mantiene una cuenta con la identificación de
www.puertoquito.gob.ec, en esta aplicación se aprecia a mediados de marzo de 2010
una recepción en bandeja de 1556 tewts, 91 siguiendo y 144 seguidores. En la cuenta de
facebook “www.facebook.com/puertoquitosocial” informan aproximadamente 20
reportes favorables en la red del 20-03-2012.
Para los canales internos de información, se cuenta con la página de red interna o red de
área local institucional dentro del menú esta una pestaña activa con el nombre de
“Enlace”.
Que a su vez se despliega en varias opciones como: Cartelera Electrónica, Noticias y
Novedades, Enlace GADMCPQ, cumpleaños y eventos sociales. En este sitio se
encuentra el periódico virtual Enlace el cual se lo remite vía correo electrónico a todos
los servidores y servidoras de la Municipalidad y en el que se dispone del correo
electrónico www.puertoquito.gob.ec para recibir comentarios sobre los artículos
publicados. Así mismo se cuenta con el mecanismo de carteleras para la divulgación
como es la Galería Q que muestra imágenes fotográficas de los acontecimientos
mensuales de la Municipalidad.
Para estas herramientas de comunicación internas no se pudo evidenciar el grado de
aceptación de los servidoras o servidores de las mismas, ya que no todos los lugares
físicos donde se encuentran las dependencias técnicas o administrativas de la entidad se
cuenta con redes de computación que faciliten el acceso a estos canales y al no contar el
área de Comunicación y Recursos Humanos con resultados de encuestas o sondeos que
le permitan medir la bondad de estos canales directos de comunicación y proceder a su
evaluación de su efectividad se desconoce el impacto de los mismos.
Para el análisis de la efectividad, de los canales de comunicación externos, la población
de Puerto Quito es de aproximadamente 20 000 mil habitantes y de los cuales la
Municipalidad tiene aproximadamente 55 usuarios se observa en relación a mas de 1000
seguidores de la redes sociales llegan al 0,5%, bajo la consideración que son usuarios de
la Entidad, programa denominado (Trabajando Juntos) y que accedan a los servicios de
agua y alcantarillado, por lo que estos canales son aun de uso limitado por la población
y los usuarios que solamente disponen de medios informáticos, para acceder a estos
recursos tecnológicos, no habiéndose considerado esta particularidad para llegar de
manera masiva a la mayor cantidad de nuestros clientes.
Para regular estas actividades, el Reglamento Orgánico Funcional – ROF, en el
Capítulo III de la Jefatura de Educación Cultura Deportes y Comunicación, consta en
el artículo 18 Funciones de la Jefatura de Comunicación Social en el literal: a:
“...Elaborar las estrategias, planes, programas, tareas y acciones de comunicación interna y externa, no se ha estructurado canales de comunicación con la ciudadanía que favorezcan el flujo de la comunicación y la información y producido información accesible para diversas audiencias y garantizar su correcta distribución..."
Para que la información tenga la efectividad del caso se requiere que sea, relevante,
fiable y oportuna.
En consecuencia no se diseñó una política de comunicación institucional para con: los
medios, entes externos o partes interesadas, alineada con el Plan Estratégico
Institucional y a sus políticas relacionadas con la orientación a la satisfacción de la
ciudadanía y de respeto a los derechos del usuario.
De la información presentada no se ha podido evidenciar que en la participación de la
Entidad en actos públicos de naturaleza académica, técnica, científica y cultural se haya
provisto de información suficiente para la óptima presentación de la Entidad frente a
estas audiencias. Durante el lapso del periodo administrativo se realizó cuentos en la
qué han participado instituciones educativas en temas referentes a lo antepuesto en el
informe.
También, que se ofrezca para los servidores y servidoras internas canales de
comunicación abiertos, mediante los cuales se traslade la información de abajo hacia
arriba y viceversa.
Por lo que para regularizar estos vínculos externos, el Reglamento Orgánico Funcional
– ROF, Jefatura de Educación Cultura Deportes y Comunicación en el artículo 18
Funciones de la Jefatura de Educación Cultura Deportes y Comunicación en los
literales b y e:
“…Apoyar a la Entidad a manejar una buena relación con los medios de comunicación en un marco de respeto, independencia, veracidad, claridad y oportunidad en la información no se ha establecido una agenda de medios para hacer de conocimiento público las actividades de la Entidad e: Coordinar la participación de la Entidad en actos públicos de naturaleza académica, técnica, científica y cultural, así como de proveer de información necesaria y suficiente para la óptima presentación de la Municipalidad frente a diversas audiencias. …”
Los resultados fueron comunicados a la Jefatura de Educación Cultura Deportes y
Comunicación con memorando 160-AI- GADMCPQ- de 10 de septiembre de 2012, a
fin de que se sirva emitir sus puntos de vista.
Conclusión
La falta de una política de comunicación institucional para con los medios externos o
parte interesados, originó que la comunicación con la ciudadanía y los servidores llegue
en forma limitada.
Recomendaciones:
53. Deberá considerar la realización de un estudio que le permita evaluar el grado en
que los canales de comunicación utilizados actualmente, permitan llevar la
información de manera oportuna a los clientes, tanto internos como externos y
para estos últimos se evalué el aporte recibido en cuanto a la calidad del servicio
brindado.
Presentará una propuesta en la que se compendie la política de comunicación
interna, en base a los lineamientos estratégicos y éticos en la cual se defina las
interacciones entre servidores y las dependencias administrativas de la
Municipalidad.
NCI- 600 Seguimiento
La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de
seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para
asegurar la eficacia del sistema de control interno en el entorno de la Municipalidad:
Proceso de supervisión de Control Interno
Los resultados de la evaluación a la Norma 600 – se presentaron los siguientes puntajes
obtenidos; se determinaron que requiere la intervención de la Alta Autoridad puesto que
se ubica en un nivel de control Básico y Riesgo Alto.
Estructura y metodología para la aplicación de la supervisión y evaluación del
control interno institucional
Con la información presentada por la máxima autoridad se puede observar que si cuenta
con varias herramientas que le permiten evaluar y medir la gestión institucional, entre
las cuales se menciona la implementación de una estructura en base a un Modelo de
Procesos que según el Reglamento Orgánico Funcional son: gobernantes, centrales y de
apoyo en la cual se insertan las diferentes Direcciones y Jefaturas. Se evidencia
igualmente las evaluaciones periódicas de la gestión estratégica institucional mediante
el Plan Operativo Anual que permiten evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos
institucionales mediante la aplicación de varios indicadores de gestión y en el ámbito
Financiero mediante el Presupuesto Institucional Anual.
De la documentaciones se puede evidenciar que se cuenta con varias herramientas
informáticas que facilitan el seguimiento de la gestión administrativa interna como son:
Sistema de seguimiento a las disposiciones de la máxima autoridad, Sistema de
Seguimiento de Recomendaciones de los Exámenes Especiales aprobados por la
Contraloría General del Estado y por Firmas Privadas de Auditorias, Sistema de
Seguimiento de las Resoluciones y Recomendaciones.
De lo expuesto, se aprecia que existe un desarrollado seguimiento de las operaciones
tanto administrativas y financiera de la Institución pero no se visualiza el seguimiento al
sistema de control tanto interno como externo, al no contar con los resultados de la
evaluación, los cuales permiten conocer y aplicar medidas oportunas en condiciones
reales o potenciales que impactan al desarrollo de las actividades, la ejecución de los
planes y el cumplimiento de objetivos.
De la información proporcionada por la máxima autoridad no fue posible identificar la
dependencia responsable de la aplicación metodológica de la supervisión del control
interno de los controles claves identificados en los procesos centrales y de apoyo,
durante el desarrollo de las operaciones normales de las mismas y la evaluación del
grado de funcionamiento del control interno institucional, con el fin de determinar la
vigencia y la calidad mediante los reportes o informes con las sugerencias de los
cambios que sean necesarios para que estos mantengan su efectividad.
La Guía para la Supervisión de Sistemas de Control Interno, emitida en 2009 por el
Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission (COSO) la
supervisión debe permitir: la máxima autoridad y el concejo, determinar si el sistema de
control interno funciona de forma efectiva, mejorar la eficacia y la eficiencia general de
la organización ayudando a identificar y corregir deficiencias de control y promover una
buena gestión de control en la organización.
Las Direcciones no cuentan con un planteamiento efectivo para la supervisión del
control interno que considere como mínimo los siguientes elementos: 1.-
Establecimiento de una base de supervisión, (tono “desde arriba”, estructura
organizativa, referencia de la efectividad del control interno); 2.- Diseño y ejecución de
procedimientos de supervisión priorizados en base a los riesgos sobre la consecución de
los objetivos de la organización, (priorizar riesgos, identificar los controles y su
información, implementar los procedimientos de supervisión y 3.- Evaluación y
comunicación de los resultados, así como el seguimiento de las acciones correctivas
cuando sea aplicable, (priorizar los hallazgos, comunicar los resultados al nivel
apropiado y hacer seguimiento para las acciones correctivas). La metodología expuesta
permitirá la formulación de soluciones debidamente sustentadas con respecto a la
efectividad del control interno de la Entidad.
La supervisión implica el empleo continuo de procedimientos para evaluaciones
puntuales y analizar datos convincentes que respaldan las conclusiones sobre la
efectividad de los controles internos a través de cinco componentes.
La norma de control interno 600-02 Evaluaciones periódicas menciona:
"...La máxima autoridad y todos los servidores que participan en la conducción de las labores institucionales quienes deben promover y establecer
una autoevaluación periódica de la gestión y el control interno de la entidad tomando como base los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes con el objeto de corregir de manera oportuna eventuales desviaciones que pongan en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales..."
A base de los lineamientos establecidos para la evaluación del control interno la
Entidad aun no dispone de uno de los elementos importantes, de la supervisión del
control interno, como es la evaluación y comunicación de los resultados, así como el
seguimiento de las acciones correctivas de ser el caso, en consecuencia no se a
consideró la priorización de los hallazgos, la comunicación de los resultados al nivel
apropiado y el seguimiento de las acciones correctivas.
Los resultados fueron puestos a consideración de la máxima autoridad mediante
memorando 162-AI-GADMCPQ de 24 de octubre de 2012, a fin de que se digne emitir
sus puntos de vista.
Conclusión
La entidad aún no dispones de uno de los elementos importantes, de la supervisión del
control interno, como es la evaluación y comunicación de los resultados, seguimiento de
las acciones correctivas, priorización de los hallazgos, lo que originó que las:
disposiciones, normativas, recomendaciones, no se tome en cuenta y ponga en riesgo el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Recomendación
A la Alcaldesa
54. Realizará un estudio de diagnóstico que le permita establecer un sistema de
seguimiento continuo del ambiente de control interno y externo con el objeto de
aplicar medidas oportunas para un desarrollo óptimo de las actividades
administrativas y técnicas de la Municipalidad; la supervisión debe basarse en el
análisis de los riesgos sobre los objetivos de la entidad y en comprender cómo
podrían los controles mitigar o no dichos riesgos, el sistema que deberá promover
y establecer una autoevaluación periódica de la gestión y control interno sobre la
base de la normativa vigente, lo que permitirá la formulación de soluciones
debidamente.
Con comunicaciones 001-AGI-G ADMCPQ-2012, del 31 de octubre de 2012 se dieron
a conocer los resultados provisionales de la evaluación de control interno, así como
las recomendaciones respectivas para su implementación, a Director de Obras
Públicas, Director de Planificación, Director Financiero, Director de Gestión Ambiental,
Jefa de Talento Humano, Jefe de Sistemas Informáticos, Jefe de Educación Cultura y
Comunicación, Bodeguero.
Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de control interno de la entidad,
agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las áreas(
entidades dependientes, adscritas o unidades administrativas) la implementación
inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación y solicitar se
informe a esta Unidad de Auditoría, Interna, las acciones adoptadas.
Con esta evaluación la Unidad de Auditoría Interna cumple con la responsabilidad
establecida en el artículo 12 literal c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado, que estipula que “…la unidad de auditoría interna será responsable del control
posterior interno ante las respectivas autoridades…” contribuyendo de esta manera al
mejoramiento de la gestión institucional.
Atentamente,
Eco. César Cordero Auditor Interno del GADMCPQ