ua-42 - veracruz.gob.mxveracruz.gob.mx/wp-content/uploads/sites/12/2012/12/2-abastecimien... ·...
TRANSCRIPT
UA-42 245
NOMBRE: ABASTECIMIENTO DE REQUISICION Y SUMINISTRO DE MATERIAL DE PAPELERÍA, CÓMPUTO, LIMPIEZA, MATERIALELÉCTRICO Y NEUMÁTICOS.
Objetivo: Proporcionar con oportunidad, a las áreas de trabajo de la Secretaría de Desarrollo Regional, los artículosnecesarios para el desarrollo de las funciones que les deleguen.
Frecuencia: Periódica.Normas: 1. El Reporte de consumo y existencia del almacén, se emitirá del Sistema de Control de Almacén de
manera mensual, para conocer la existencia de materiales e insumos y atender los requerimientos de lasdiferentes áreas de la dependencia.
2. Las cantidades de material a suministrar podrán ajustarse en relación a las existencias físicas delalmacén.
3. El suministro de material, se realizará siempre y cuando el área solicitante lo requiera mediante tarjeta uoficio, que deberá contener la firma de autorización del titular.
4. La entrega de material quedará sustentada, con el Formato de salida de almacén, emitido por elSistema de Control de Almacén, que deberá ser firmada por el área solicitante.
Fecha Elaboró Revisó AutorizóElaboración Autorización
Unidad Administrativa Departamento de RecursosMateriales
Secretario de DesarrolloRegionalFebrero 2004 Marzo 2004
UA-42 246
UNIDAD ADMINISTRATIVAABASTECIMIENTO DE REQUISICION Y SUMINISTRO DE MATERIAL DE PAPELERÍA,
CÓMPUTO, LIMPIEZA, MATERIAL ELÉCTRICO Y NEUMÁTICOS.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
OFICINA DE ALMACÉN E INVENTARIOS.
Almacenista
1
2
2A
3
Recibe del área solicitante, Tarjeta u Oficio de requisición de material e insumoen original.
Obtiene del archivo de la oficina el Reporte de consumo y existencia delalmacén original, del mes inmediato anterior, verifica el material disponible yarchiva Reporte de consumo y existencia del almacén de maneracronológica definitiva.
¿Existe material disponible?
En caso de no existir material:
Elabora Tarjeta de notificación en original, de la inexistencia de materialsolicitado, recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Materiales,obtiene fotocopia para acuse de recibo; envía Tarjeta de notificación originalal área solicitante y archiva la fotocopia de acuse de recibo y la Tarjeta uOficio de requisición de material e insumo original de manera cronológicadefinitiva.
Fin.
En caso de existir material:
Rubrica la Tarjeta u Oficio de requisición de material e insumo original, obtienefotocopia y turna al almacén para que el personal autorizado suministre elmaterial e insumo solicitado.
UA-42 247
UNIDAD ADMINISTRATIVAABASTECIMIENTO DE REQUISICION Y SUMINISTRO DE MATERIAL DE PAPELERÍA,
CÓMPUTO, LIMPIEZA, MATERIAL ELÉCTRICO Y NEUMÁTICOS.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Almacenista
OFICINA DE ALMACÉN E INVENTARIOS.
4
5
6
7
8
9
Recibe del Jefe de Oficina de Almacén e Inventarios fotocopia de la Tarjeta uOficio de requisición de material e insumos, accesa al Sistema de Control deAlmacén e identifica el material e insumos a entregar.
Obtiene del almacén el material e insumo solicitado conforme a la fotocopiade la Tarjeta u Oficio de requisición de material e insumos.
Accesa al Sistema de Control de Almacén, selecciona la ventana Salidas,registra la salida del material e insumo para la actualización de saldos y emiteel Formato de salida de almacén en dos tantos.
Recaba firma de la persona autorizada para recibir el material por el áreasolicitante en los dos tantos del Formato de salida de almacén, entregamaterial e insumos con un tanto del Formato de salida de almacén y archivasegundo tanto con la fotocopia de la Tarjeta de requisición de material einsumo de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Ingresa al Sistema de Control de Almacén, en los dos primeros días posterioresal mes al que corresponda, selecciona la ventana Reportes y emite el Reportede consumo y existencia del almacén en dos tantos.
Accesa a la base de datos digital y emite el Reporte de saldos actualizados endos tantos.
UA-42 248
UNIDAD ADMINISTRATIVAABASTECIMIENTO DE REQUISICION Y SUMINISTRO DE MATERIAL DE PAPELERÍA,
CÓMPUTO, LIMPIEZA, MATERIAL ELÉCTRICO Y NEUMÁTICOS.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
OFICINA DE ALMACÉN E INVENTARIOS. 10 Elabora Tarjeta de envío en original, del Reporte de consumo y existencia delalmacén y el Reporte de saldos actualizados, recaba firma del Jefe deDepartamento de Recursos Materiales, obtiene fotocopia de la tarjeta deenvío para acuse de recibo, envía al Departamento de Recursos Financieros,Tarjeta de envío original Reporte de consumo y existencia del almacén y delReporte de saldos actualizados en un tanto, para su afectación contable,archiva fotocopia de acuse de recibo con el segundo tanto del Reporte deconsumo y existencia del almacén y Reporte de saldos actualizados demanera cronológica definitiva.
Fin del procedimiento.
Conecta con el procedimiento:Elaboración de Estados Financieros a través del Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).
UA-42 249
FORMATO DE SALIDA DEALMACÉN T
FORMATO DE SALIDA DEALMACÉN
SISTEMA DE CONTROLDE ALMACÉN
SISTEMA DE CONTROLDE ALMACÉN
TARJETA U OFICIO DEREQUISICIÓN DE
MATERIAL E INSUMO O
F
TARJETA U OFICIO DEREQUISICIÓN DE
MATERIAL E INSUMO O
REPORTE DE CONSUMO YEXISTENCIAS DEL
ALMACÉN
RECIBE
ABASTECIMIENTO DE REQUISICION Y SUMINISTRO DE MATERIAL DE PAPELERÍA, CÓMPUTO, LIMPIEZA,MATERIAL ELÉCTRICO Y NEUMÁTICOS.
INICIO
AREASOLICITANTE
OBTIENE Y VERIFICA
O
¿EXISTEN MATERIALDISPONIBLE?
TARJETA DENOTIFICACIÓN O
ELABORA, RECABA FIRMA,OBTIENE Y ENVIA
AREASOLICITANTE
C
FIN
NO
SI
TARJETA U OFICIO DEREQUISICIÓN DE
MATERIAL E INSUMO O
RUBRICA, OBTIENE YTURNA
F
ALMACÉN
TARJETA U OFICIO DEREQUISICIÓN DE
MATERIAL E INSUMO F
RECIBE, ACCESA EIDENTIFICA
JEFE DE OFICINA DEALMACÉN E INVENTARIOS
OBTIENE MATERIAL EINSUMOS
ALMACÉN
ACCESA, REGISTRASALIDA Y EMITE
2T
FORMATO DE SALIDA DEALMACÉN
RECABA FIRMA, ENTREGAMATERIAL E INSUMOS
T
C
AREASOLICITANTE
250
ALMACENISTA
ALMACENISTA
ARCHIVO DE LAOFICINA
UA-42 250
REPORTE DE CONSUMO YEXISTENCIA DEL ALMACEN
T
TARJETA DE ENVÍOF
REPORTE DE SALDOSACTUALIZADOS
T
C
REPORTE DE SALDOSACTUALIZADOS
REPORTE DE CONSUMO YEXISTENCIA DEL ALMACEN
2T
SISTEMA DE CONTROLDE ALMACÉN
INGRESA, SELECCIONA YEMITE
ABASTECIMIENTO DE REQUISICION Y SUMINISTRO DE MATERIAL DE PAPELERÍA, CÓMPUTO, LIMPIEZA,MATERIAL ELÉCTRICO Y NEUMÁTICOS.
249
REPORTE DE CONSUMO YEXISTENCIA DEL ALMACEN
T
TARJETA DE ENVÍO
ELABORA, RECABA FIRMA,OBTIENE Y ENVÍA
O
DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A TRAVÉS DELSISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DELESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV).
REPORTE DE SALDOSACTUALIZADOS
2T
BASE DE DATOSDIGITAL
ACCESA Y EMITE
T