u2.organización de las compras

UNIDAD 2

ORGANIZACIÓNDE LAS COMPRAS

1J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes

Contenidos

1. La empresa: funciones y estructura interna

2. El personal del compras

3. El plan de compras

2

3. El plan de compras

4. Aprovisionamiento y compras

5. Tipos de compras

6. El proceso de compra

7. Petición de ofertasJ.A. Piñeiro - XC - As Mercedes

1

LA EMPRESA:FUNCIONES Y ESTRUCTURA

INTERNA


LA EMPRESA:FUNCIONES Y ESTRUCTURA INTERNA

EM

OBJ

Gestión InternaFUNCIONES:

4

MPRESA

JETIVOS

• Comercial

• Financiera

• Administrativa

• Social

• Técnica

J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes

Organización por departamentos y funciones asignadas

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

DIRECCIÓNGENERAL

10

TesoreríaPresupuestosContabilidadFinanciación

FINANCIERO

I+DProducción

Control calidadCompras

TÉCNICO

MarketingVentas

Publicidad

COMERCIAL

Selección personalFormaciónNóminas

Servicios Sociales

REC. HUMANOS


APROVISIONAMIENTO / COMPRAS

DIRECCIÓN GENERAL

11

PERSONAL ADMINISTRACIÓN

Compras Gestión de inventarios Almacenes

APROVISIONAMIENTO PRODUCCIÓN


EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Misión general del aprovisionamiento

Materiales, productos y/o servicios

12

OBTENERDEL

EXTERIORDE

LA EMPRESA

Materiales, productos y/o servicios

Con niveles de calidad necesarios

Al menor precio

En cantidades y plazos



CALIDADCANTIDAD

13

PUNTOSCLAVE

PLAZOS COSTE



GESTIÓN EFICAZ DE COMPRAS

AHORRO DE COSTES

14

AHORRO DE COSTES

SATISFACCIÓN CLIENTES

MAYORES BENEFICIOS



• Organización• funcionamiento

• responsablesdel Deptº. De COMPRAS

15

del Deptº. De COMPRAS

• Tamaño• Actividad

– Industrial– Comercial– De servicios

De laEmpresa



MEJOR GESTIÓNMÍNIMO COSTE

16

COORDINACIÓNY

CONEXIÓN CONOTROS DEPARTAMENTOS

IMPLICA


COORDINACIÓNY

CONEXIÓN CONOTROS DEPARTAMENTOS


17

DEP. FINANCIERO

DEP. PRODUCCIÓN

ALMACÉN

DEP. COMERCIAL-VENTASJ.A. Piñeiro - XC - As Mercedes

22

EL PERSONAL DE COMPRAS



Depende de

Jefe de compras

Administrador

23

PERSONALdestinado aCOMPRAS

Necesidades,tamaño

ytipo

de empresa

Administradorde compras

Delegado deCompras

Compradores



TIPOLOGÍADE COMPRADORES

RECEPTIVO

28

METÓDICO

COMBATIVO

RECEPTIVO


Características

METÓDICO• MUY ORGANIZADO. APLICA ESCRUPULOSAMENTE SUS TÉCNICAS DE COMPRA



29

METÓDICOSUS TÉCNICAS DE COMPRA

• PREPARA EL PLAN A SEGUIR Y LO LLEVA A CABO EN LA ENTREVISTA DE COMPRAS

RECEPTIVO• ABIERTO AL DIÁLOGO, AMABLE EN SUS OPINIONES

• ESTABLECE UNA RELACIÓN DE RESPETO MUTUO

COMBATIVO• EXPERIMENTADO, LUCHADOR, AMBICIOSO

• REALISTA PARA ALCANZAR OBJETIVOS

• BUEN NEGOCIADOR, FIRME EN PUNTOS CLAVES / TRANSIGENTE EN LOS MENOS IMPORTANTES


Puntos débiles

METÓDICO• EXCESIVA IMPORTANCIA A LOS DATOS TÉCNICOS



30

METÓDICO • OLVIDO DE LA RELACIÓN HUMANA EN LA NEGOCIACIÓN

RECEPTIVO • PUEDE HACER CONCESIONES NO DESEABLES

COMBATIVO• RIESGO DE AMBICIÓN DESMEDIDA

• RIESGO DE INTOLERENCIA EN CONCESIONES


3

EL PLAN DE COMPRAS


EL PLAN DE COMPRAS

PRODUCTOS QUE REQUIERENGRAN ATENCIÓN

32

GRAN ATENCIÓN

PRODUCTOS DE COMPRAMAS AUTOMÁTICA


EL PLAN DE COMPRAS

33

Vc = Ca x Pu


EL PLANDE

COMPRAS

Clasificación ABCAnálisis de Pareto

80%

34

20%de las

COMPRAS

80%de la

INVERSIÓNMONETARIA

Suponen


EL PLANDE

COMPRAS

Clasificación ABCAnálisis de Pareto

A Productos más gravososen valor para la empresa

20%cantidad

80%valor

35

A

B

C

Productos de importanciarelativa

Productos de escasaimportancia

30%cantidad

15%valor

50%cantidad

5%valor


44

OBJETIVOS APROVISIONAMIENTO/

COMPRAS


OBJETIVOSAPROVISIONAMIENTO / COMPRAS

• Realizar previsiones (materiales en el momento adecuado)• Negociación de precios• Búsqueda de “otras” fuentes de aprovisionamiento

37

• Búsqueda de “otras” fuentes de aprovisionamiento• Contratos de aprovisionamiento• Rotación de stocks• “Normalización” de materiales• Fabricar o comprar: subcontratación• Relaciones fluidas con otros departamentos


5

TIPOS DE COMPRAS


COMP

InmediatasAnticipadasEstacionales

NecesidadesCompras inmediatas

Compras anticipadas

Compras estacionales

39

PRAS

EstacionalesCíclicas

EspecialesEtc.

Compras cíclicas

Compras oportunidad

Compras especiales


6

EL PROCESO DE COMPRA


EL PROCESODE COMPRA

Solicitud de compras

¿Es una compra nueva?

Archivo de proveedores

Lista proveed. potenciales

Petición de ofertas

SI

¿Existe proveedorHabitual?

¿Cumple de forma

SI

NO

NO

NO

41


Recepción de respuestas

Evaluación de ofertas

¿Existe oferta adecuada?

Selección del proveedor

SI

NO

EMISIÓNPEDIDO

¿Cumple de formaSatisfactoria?

¿Se requierennuevas ofertas?

SI

NO

SI



La Requisición o solicitud de compra


Análisis y valoración de ofertas

42

Selección del proveedor/es

Negociación y acuerdo

Solicitud del pedido

Recepción y comprobación del pedido

Seguimiento de los acuerdos




• Departamento solicitante• Fecha

43

• Fecha• Descripción del producto o servicio a adquirir• Especificaciones que debe cumplir el producto o servicio• Cantidad• Garantía y servicio posventa• Plazo entrega• Lugar de recepción• Firma autorizada para emitir la requisición



• Ficheros de proveedores• Sugerencias del departamento

usuario• Visitas representantes proveedores• Registros públicos:

Fuentesde

Proveedores

44

• Registros públicos:�Cámaras de Comercio�Asociaciones de empresarios

• Revistas especializadas• Guía telefónica, Páginas Amarillas• Internet• Ferias y exposiciones• Bases de datos cedidas por

empresas especializadas• Etc.

Archivode

proveedores


Archivode

proveedores�Código del proveedor�Nombre empresa proveedor�Dirección actualizada

�Central�Sucursales

45

�Sucursales�Persona de contacto, nombre, y puesto�Teléfono / Fax / Correo electrónico�Condiciones de entrega�Condiciones de precio

�Formas de pago�Plazos�Descuentos

�Experiencia anterior (Proveedores antiguos)�Referencias�Comentarios


7

PETICIÓN DE OFERTAS

7





CONDICIONES OTRAS CONDICIONES

• Personal• Carta• Internet• Etc.

47

CONDICIONESECONÓMICAS

• Precios• Descuentos• Rappels• Precios envases /

embalajes• Portes y seguros• Formas de pago• Recargos aplazamientos

OTRAS CONDICIONES

• Plazo de entrega• Devolución de excedentes• Período de validez oferta• Etc.

CONDICIONES TÉCNICAS

• Características

• Calidades

• Embalajes

• Instalación / montaje

• Garantías

• Repuestos

• Mantenimiento


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