Tutorial de herramientas de Google

1.Introduccin

En este tutorial les vamos a contar como utilizar algunas de las herramientas de trabajo colaborativo que ofrece gratuitamente Google.Vamos a empezar por contarles cmo crear una cuenta de Google, y luego como utilizar los principales aspectos de Google Drive.Google Drive es muy til a la hora de compartir archivos y documentos entre profesores y alumnos, y a su vez, un aspecto fundamental es que puede ser utilizado desde cualquier computadora, sin necesidad de instalar ningn programa adicional. Adems, al ser un editor colaborativo, permite que los alumnos escriban en simultneo en un mismo documento. Esto es muy til a la hora de hacer trabajos en grupo!

2.Crear una cuenta de Google

Vamos a ver el paso a paso para crear una cuenta de Google, que adems de permitirnos acceder a Google Drive, nos brinda acceso a todos los servicios gratuitos de Google, incluida una cuenta de correo electrnico.En primer lugar, tenemos que ir a la pagina http://www.gmail.com/ y hacer click en el botn que dice CREAR UNA CUENTA

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Luego nos va a pedir que llenemos nuestros datos personales. Ac tenemos que completar nuestro nombre, poner un nombre de usuario para el correo electrnico, nuestra edad (no vale mentir!), etc. A la hora de poner la clave, recuerden no usar informacin personal (como el nombre de nuestra mascota) o cosas fcilmente averiguables por los alumnos. Es conveniente que la clave sea una combinacin de nmeros y letras (y no hay que olvidrsela!).

Una vez creada la cuenta tenemos la opcin de agregar una foto de perfil. Si no queremos hacer esto, podemos ir directamente al paso siguiente.

Bienvenido! Ya creamos la cuenta. Hacemos click en Ir a Gmail para empezar a utilizar nuestra cuenta.

Esta es la pantalla principal del correo electrnico. En el margen superior tenemos accesos directos a todos los servicios que ofrece Google. Si hacemos click en Drive , podemos acceder a Google Drive, el servicio que describiremos en la proxima parte.

GOOGLE DRIVEQu es Google Drive?Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en lnea. Fue introducido por Google el 24 de Abril del 2012. Google Drive actualmente es un reemplazo de Google Docs que ha cambiado su direccin de enlace de docs.google.com por drive.google.com entre otrascosas.

Funcionalidad de Google Drive.

Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de memoria gratuitos para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Est disponible para computadoras y porttiles Mac, Android y prximamente para iPhone y iPad.Con el lanzamiento de Google Drive, Google ha aumentado el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB.

Requisitos para usarlo.Abrir una cuenta en Google (Gmail).Seleccionamos la opcin Crear una cuenta y completamos los datos que Gmail nos solicita. Ten en cuenta que te pedir una direccin de correo alternativa como medida de seguridad para proteger tu cuenta de Gmail, adems de un nmero de telfono mvil.

Acceder a tu cuenta de Gmail.

Una vez creada la cuenta de correo electrnico accedemos al servicio de Gmail donde encontraremos varios emails, uno de ellos de bienvenida a la suite.

Localizar Google Drive.

En la barra superior de gmail encontrars accesos directos a todos los servicios de la suite de Google. (Imgenes, Maps, Noticias,...). Observalos bien, entre ellos encontrars el acceso a Google Drive. Para acceder haz clic en la palabra Drive.

Inicindote en la aplicacin.

En este primer momento slo quiero que observes la nueva interfaz que se te presenta. Es el primer paso para conocer esta aplicacin. Observa que en la barra superior de servicios de Google no ha cambiado, pero el resto s lo ha hecho.En la parte derecha de la pantalla encuentras las dos opciones bsicas de Drive, Crear archivos o subirlos desde el disco local sobre el que trabajas. Analizaremos a continuacin la primera opcin.

Crear archivos.

Google Drive nos permite crear archivos que quedarn almacenados en la plataforma. Estos archivos pueden ser de los siguientes tipos: Documento (exportable a los principales formatos de documentos de texto). Presentacin. Hoja de clculo. Formulario. Dibujo. Carpeta Tablas (en servicio beta o de pruebas). Para crear estos archivos bastar con elegir la opcin Crear y elegir el tipo de archivos entre los que aparecen en el desplegable. Estos archivos quedarn almacenados en la plataforma y podrn ser exportados a diferentes formatos para su posterior descarga o envo por correo electrnico.

Subir archivos.

La segunda opcin disponible es Subir archivos a Google Drive a travs del icono situado al lado de Crear. Con esta opcin podemos incorporar a Google Drive archivos procedentes de nuestros discos duros sirviendo de Disco Duro Virtual asegurando ese contenido ante posibles prdidas.Al subir un archivo Google nos pregunta si queremos conservar el formato original de ese archivo o covertirlo en un archivo con formato de google drive editable desde la aplicacin. Esta decisin debermos tomarla en funcin del uso que queramos hacer de ese archivo.

Organizamos en Google Drive. Mi unidad.

Mi unidad es la seccin de Google Drive online donde se sincronizan automticamente archivos, carpetas y documentos de Google Docs directamente en la carpeta de Google Drive (si has instalado Google Drive para Mac/PC). Cada vez que actualices un archivo o una carpeta de Google Docs en Mi unidad, los cambios se reflejarn en las versiones locales de la carpeta de Google Drive.

Mi unidad incluye: tus elementos de Google Docs, los archivos que hayas sincronizado o subido, las carpetas que hayas creado, sincronizado o subido, cualquier archivo compartido que hayas aadido a Mi unidad desde Compartido conmigo o Todos los elementos.

Google Drive dispone de varias maneras para filtrar y ver los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Estos filtros te ayudan a encontrar los archivos ms fcilmente. Los filtros que encontrars en la barra de navegacin de la izquierda son los siguientes:

Mi unidadTodo el contenido de Google Drive que hayas creado, sincronizado y subido. Puedes sincronizar automticamente Mi unidad con la carpeta de Google Drive de tu ordenador.

Compartido conmigoTodos los archivos, carpetas y documentos de Google Docs que alguien ha compartido contigo. Para sincronizar archivos en esta vista, muvelos a Mi unidad.El filtro Compartido conmigo no incluye archivos compartidos con una lista de distribucin o archivos configurados como "Cualquier usuario que reciba el enlace" o "Pblico" (a menos que el archivo se haya compartido directamente contigo a travs de tu direccin de correo electrnico).

DestacadoLos elementos que hayas destacado. RecienteTodos tus archivos privados y compartidos que hayas abierto, por orden cronolgico inverso. Todos los elementosTodo el contenido alojado en Google Drive. Este filtro no contiene elementos que hayas movido a la Papelera. Haz clic en Ms para ver este filtro en la barra de navegacin de la izquierda.

PapeleraTodo el contenido que hayas movido a la Papelera. Solo puedes eliminar los elementos que sean de tu propiedad. Para eliminar los elementos que no sean de tu propiedad, selecciona Mover a la papelera en el men Ms.

En la parte central de la pantalla aparecern los archivos que tenemos incorporados a la plataforma. Al principio pueden parecer pocos, pero ms adelante podran ser muchos por lo que debes ir pensando en organizarlos. Para ello Google Drive te permite crear carpetas a modo de contenedor. Podrs crear un rbol de carpetas para organizar estos archivos. Para crear carpetas slo es necesario hacer clic en el icono siguiente:

Trabajar en Google Drive.

Trabajar con los archivos en Google Drive es realmente sencillo, dependiendo del tipo de documento con el que trabajes dispondrs de unas opciones diferentes a las otras. Todas ellas perfectamente reconocibles pues son similares a las que habitualmente utilizas, as, si creas un documento encontrars las opciones tradicionales de los procesadores de texto ms utilizados como el Word de la suite de Office o el Write de la Suite de OpenOffice (ahora LibreOffice). No vamos a entrar en detalle del uso de cada uno de los archivos disponibles en Google Drive porque este tutorial sera demasiado extenso, pero s podemos aprender algunas cosas ms, por ejemplo las opciones para compartir documentos en Google Drive.

Con Google Drive, t decides con quin compartir archivos, carpetas y documentos de Google Docs y el nivel de acceso de estas personas. Colabora en tiempo real con compaeros de trabajo o de clase y con amigos. Empieza a compartir y olvdate de enviar archivos adjuntos por correo electrnico. Controla quin puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de visibilidad y los controles de nivel de acceso. Comparte fcilmente tu trabajo con un montn de personas.La configuracin para compartir constituye el centro de control para archivos, carpetas o documentos de Google Docs.

Puedes elegir una opcin de visibilidad para cualquier elemento de Google Drive que quieras compartir y un nivel de acceso para cada persona o grupo de usuarios con los que hayas compartido algo.Adems de seleccionar la opcin de visibilidad y el nivel de acceso, puedes hacer lo siguiente: utilizar el enlace de un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs para compartirlo, ver quin tiene acceso, aadir colaboradores (editores, comentaristas o lectores) por nombre o lista de distribucin, eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario, transferir la propiedad del documento a otro usuario.

Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees, sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado.

Aplicaciones para PC y Sistemas Operativos en Mviles.

Si has instalado Google Drive para Mac o PC, los documentos de Google Docs que hayas creado se sincronizarn automticamente con la carpeta Google Drive de tu equipo. Puedes cambiar esta configuracin en cualquier momento:

Ve al men Google Drive de tu equipo y selecciona "Preferencias...".Marca o desmarca la casilla situada junto a "Sincronizar archivos de Google Docs". Si desmarcas la casilla, Google Docs nunca se sincronizar con la carpeta Google Drive de tu equipo. Pero si lo que te interesa es mantenerlos sincronizados las copias sincronizadas de los documentos de Google Docs se almacenarn en la carpeta Google Drive de tu equipo. Cada tipo de archivo de Google Docs tiene su propia extensin de archivo: Documento de Google: nombredelarchivo.gdoc Hoja de clculo o formulario de Google: nombredelarchivo.gsheet Presentacin de Google: nombredelarchivo.gslides Dibujo de Google: nombredelarchivo.gdraw

Cuando abras un documento, una hoja de clculo, una presentacin o un dibujo de Google, se abrir una nueva pestaa o ventana de tu navegador predeterminado, siempre y cuando tengas conexin a Internet.

Ahora ya conoces todo lo necesario para iniciarte en esta aplicacin as que nimo con ella.

3. Como utilizar Google Drive

En esta parte del tutorial les vamos a contar para que sirve Google Drive y como utilizarlo. Google Drive es un disco virtual que permite almacenar archivos en Internet. Adems podemos visualizar archivos tales como documentos de texto, planillas de clculo o presentaciones que vengan adjuntos en un correo sin necesidad de tener instalados programas adicionales. Esto es muy til para revisar archivos adjuntos e imprimirlos. Pero la mayor utilidad de Google Drive consiste en que adems, podemos editar estos documentos y guardar los cambios de forma de poder accederlos desde cualquier computadora.Para comenzar, vamos a hablar un poco de como agregar archivos a Google Drive. Una manera de hacerlo es abriendo un documento que venga adjunto en un mail.Si hacemos click en Ver , podemos visualizar el documento o imprimirlo.

Una vez que nos encontramos en la pantalla de visualizacin, tenemos la opcin de aadir el archivo a Google Drive, para poder accederlo desde cualquier computadora. Para esto, hacemos click en Aadir a Drive .

Tambin, desde la pgina de Google Drive (http://drive.google.com/), podemos aadir un archivo que se encuentre en nuestra computadora. Para esto hacemos click en f que nos permite aadir archivos o carpetas. Cuando hagamos click en Archivo va a aparecer un cuadro de dialogo que nos permitir buscar y seleccionar el archivo en nuestra computadora. > Mi unidad Archivos Compartido i Carpeta..

Una vez seleccionado el archivo podemos acceder a una vista previa. Adems tenemos la opcin de abrirlo, haciendo click en Abrir .

Finalmente, si queremos editar el archivo, tenemos que acceder al ment Archivo, y elegir la opcin Abrir con, que nos abrir un submen donde podemos elegir con que aplicacin de Google queremos hacerlo. En este caso tenemos una sola opcin, pero dependiendo de qu archivo sea podramos tener ms. Lo ms sencillo es elegir siempre la primera opcin, que en este caso es Hojas de clculo de GOOGLE.

El editor de planillas de clculo es muy completo, nos permite hacer todas las cosas que encontramos en programas equivalentes. Por ejemplo, podemos armar un grfico con los datos de la planilla.

A continuacin les vamos a mostrar uno de los aspectos mas titiles de Google Drive: compartir archivos.

En la esquina superior hacemos click en el botn compartir .

Nos aparecer el siguiente cuadro de dialogo. En forma predeterminada, podemos compartir el archivo enviando el link que aparece seleccionado. Para esto, podemos usar una de los Iconos que aparecen abajo (Gmail, Google+, Facebook, Twitter) o copiar el link y pegarlo en un mail. Otra alternativa es escribir la direccion de correo de la persona a la que queremos compartirle el archivo en el recuadro que dice Aadir a personas . A esta persona le llegara un mail con un link para acceder al documento.

Ahora llegamos a una de las herramientas ms interesantes y novedosas que nos ofrece Google Drive: la edicin colaborativa.

Qu es la edicin colaborativa?

La edicin colaborativa permite que varias personas puedan modificar documentos en simultneo desde la comodidad del hogar. Esto quiere decir, que si el documento esta compartido, vamos a poder escribir y ver al mismo tiempo que escribe la otra persona.

En la imagen que sigue, podemos ver como aparece lo que escribe otro editor identificado con un color y su nombre.

Otra caracterstica muy til de la edicin colaborativa es que se pueden escribir comentarios al texto, para que la otra persona los revise.

En la figura de la derecha se puede ver que el botn Comentar se encuentra ubicado al lado del botn Compartir. Haciendo click en l se abre un dialogo donde podemos incluir comentarios sobre el documento en general.Adems, en el men Insertar, vamos a la opcin Comentario, y podemos agregar comentarios en porciones del texto, que quedan remarcadas para la posterior revisin del resto de los colaboradores.

Otro aspecto muy til de Google Drive es que no solo pueden editarse documentos preexistentes sino que, adems, se pueden crear documentos nuevos. Por ejemplo, en la imagen que sigue, vamos a crear una presentacin nueva, como las que pueden crearse con Powerpoint.

En la siguiente imagen vemos que tenemos la posibilidad de elegir entre distintos fondos para nuestras diapositivas. El editor de presentaciones de Google Drive tiene las caractersticas principales que podemos encontrar en programas similares. Podemos cambiar el fondo, elegir el esquema de la diapositiva, cambiar el tamao y color de la letra, agregar imgenes, transiciones entre diapositivas, etc.

Ac vemos como queda una diapositiva terminada (que rica una margarita!). Podemos hacer cuantas unas cuantas diapositivas y tendremos lista una presentacin. A la izquierda vemos la vista previa de las diapositivas que forman parte de la presentacin (en este caso, tenemos una sola).

Por ltimo, una vez que tenemos las diapositivas terminadas, tenemos la opcin de ver la presentacin en el modo de pantalla completa. Podemos ir pasando las diapositivas con la flecha o tenemos un cuadro en el borde inferior que nos permite volver atrs, cerrar la presentacin y dems.

Llegamos al fin de nuestro tutorial. Las cosas que mostramos aqu son solo una parte muy pequea de todas las opciones que nos brinda Google Drive. Es una herramienta muy til y universal, solo dependemos de tener una computadora con un navegador (Chrome, Firefox, Internet Explorer, etc). No dejen de probarlo y explorar sus posibilidades.