CONTENTS03 : สราง Tab

le ตารางขอมล55

C H A P T E R

สรางตารางขอมล

(Table)

การท�างานกบฐานขอมลในดานตางๆ หลงจากสรางไฟลฐานขอมลไดแลว ออบเจกตแรกทตองสรางคอ Table

หรอสรางตาราง เพอเกบขอมลขนแรกหรอขอมลดบเบองตน หลงจากนนจงจะน�าขอมลนนไปแสดงผลในออบเจกต

อนๆ ซงจะตองอางองถงขอมลจาก Table นไปใชงาน เชน น�าไปคนหาใน Query สราง Form แสดงผลหรอกรอก

ขอมล หรอน�าไปท�ารายงาน Report เปนตน การสรางตารางในโปรแกรม Access นนจะแตกตางกบการเกบขอมลใน

โปรแกรมอนๆ ทเราเคยใชงานมาบาง เชน ตารางใน Excel หรอ Word ทไมตองเตรยมการอะไรมาก อยากปอนขอมล

แบบไหนอยางไรกปอนไดเลยไมตองวางแผนอะไร แตการสรางตารางใน Access นนจะมความซบซอนอยบางเลกนอย

คอ เราตองก�าหนดโครงสรางของตารางใหเสรจเรยบรอยกอน วาตารางจะมหวขอ (Field) อะไรบาง แตละหวขอนนจะ

เกบขอมลอะไร ขอความ, ตวเลข หรอวนท และตองระบขนาดไปดวยวาจะใชความกวางในการจดเกบในแตละหวขอ

นนเทาไร มการเจาะจงหรอบงคบใหปอนขอมลมย เปนตน สงเหลานคอ การออกแบบตาราง (Design Table) นนเอง

ซงดเหมอนจะยงยาก แตจรงๆ แลวเปนการสรางตารางใหรดกม เหมาะสม เพอการจดเกบขอมลทมประสทธภาพสงสด

นนเอง จะท�าใหการน�าใชงานในอนาคตไดอยางราบรนไมมปญหาทตองตามมาแกไขบอยๆ

CHAPTER 3สรางตารางขอมล (Table) 55 ก�าหนดโครงสรางฐานขอมล 56

ชนดของขอมล(DataType)ในAccess 57

การสรางตาราง(Table) 58

สรางตารางในมมมองDesign 59

การใชงานค�าอธบาย (Caption) 64 สรางตารางในมมมองแผนขอมล(Datasheet) 65

บนทกตาราง (Save) 68 ปดตาราง (Close) 68 แกไขโครงสรางตาราง 69

คณสมบตของฟลด (Field Properties) 70 ตวอยางการก�าหนดคณสมบตฟลดแบบตางๆ 71

Format : คณสมบตของรปแบบขอความ 71 (Text) ก�าหนดคาเรมตน Default Value 72 สรางหนากากปอนขอมล Input Mask 72 จ�าเปน (Require) 73 สรางกฏการตรวจสอบ Validation Rule 73 สรางกฎรบขอมลในมมมองแผนขอมล 74 (Datasheet) สรางดชน Index 76 การกรอกขอมลลงในตาราง 77

เลอกวนทจากปฏทน 77 ใสขอมลแบบ Yes/No 77 ใสขอมลใหกบฟลด OLE 77 ใสขอมลใหกบฟลด Attachment 79 เปดไฟลในฟลด Attachment 80 แกไขไฟลในฟลด OLE Object 81 แกไขรายการไฟลในฟลด Attachment 82 การแกไขโครงสรางของTable 83

แทรกฟลดใหม (Insert Rows) 83 แทรกฟลดในมมมองแผนขอมล (Datasheet) 84 ลบชอฟลด (Delete Row) 85 เปลยนชอฟลด 86 เปลยนชอฟลดและใสค�าอธบายฟลด 86 ยายล�าดบของฟลด 87 เปลยนรปแบบขอมลชนดตวเลข (Format) 87 ใชฟลดLookupดงขอมลจากตารางอน 88

ก�าหนดชดขอมลเอง 90 คณสมบตของแผนขอมล(PropertySheet) 92

04 : ท�างานกบตารางในมมมอง Datasheet 93

C H A P T E R

ท�างานกบตารางมมมอง Datasheetหลงจากทสรางไฟลฐานขอมล และออกแบบโครงสรางตารางไปแลว มมมองการท�างานหลกของฐานขอมลทเรา

ใชงานเยอะทสดคอมมมอง Datasheet (แผนขอมล) เพอใชส�าหรบปอนขอมล ดขอมล หรอแกไขขอมลในฐานขอมล

นนเอง โดยจะแสดงขอมลในลกษณะของตาราง ทประกอบกอบดวยคอลมนหวรายการ หรอชอฟลด (Field) และแถว

ของขอมลหรอ เรคคอรด (Record) คลายๆ กบตารางขอมลทเราเกบใน Word, Excel หรอ PowerPoint โดยจะเรยง

ล�าดบหวรายการจากซายไปขวา และวางแถวขอมลแตละแถวจากบนลงลาง ท�าใหใชงานไดงายและไมซบซอน

หากคณตองการแสดงผลขอมลในรปแบบอนกตองน�าตารางนแสดงในแบบฟอรม หรอรายงานในต�าแหนงทตองการ

ใชงานได

การท�างานในมมมองนนอกจากจะแสดงผลขอมลตามปกตแลว คณสามารถจดรปแบบขอมล เชน แบบอกษร,

สพนเซลล, เสนตาราง และเอฟเฟกตพนเซลลได เพอความสวยงามหรอเพมความชดเจนขอเนอหา ท�าใหเขาถงขอมล

ไดเรวขน ดวยการเรยงล�าดบใหม (Sort) กรอง (Filter) เฉพาะขอมลทตองการโดยใสเงอนไขการกรองได ซงการท�างาน

ตางๆ ในมมมองแผนขอมลม ดงน CHAPTER 4ท�างานกบตารางมมมอง Datasheet 93 พนทการท�างานในมมมองแผนขอมล 94

สวนประกอบและเครองมอจดรปแบบตาราง 94 ในแผนขอมล แถบเลอนเรคคอรด (Record Navigation) 94 การจดการกบเรคคอรดขอมล 95

เพมเรคคอรดใหม (New Record) 95 ลบเรคคอรดทง (Delete Record) 95 จดรปแบบสพนเซลล 96 เลอกเอฟเฟกตพนเซลลในแผนขอมล 97 จดแสดงเสนตาราง 97 จดรปแบบขอความ 98 ปรบแตงความกวางคอลมนและความสง 99 ของแถว การยายคอลมนฟลด (Move Field) 100 เพมคอลมนใหม (Insert Field) 100 ซอน/แสดงคอลมนฟลด (Hide Fields) 101 ยกเลกการซอนคอลมนฟลด 101 (Unhide Fields) ตรงคอลมนฟลด (Freeze) 102 แสดงแถวผลรวม (Totals) 103 การจดเรยงขอมล(Sorting) 104

การกรองขอมล(Filter) 105

คลกเลอกกรองจากรายการขอมลทม 105 กรองจากขอมลตวอยางทเลอก (Selection) 106 ตวเลอกการกรองขอความ (Text Filters) 107 การกรองขอมลชนดตวเลข (Number) 108 ยกเลกการกรองขอมล 108 กรองขอมลตามฟอรมตวเลอก 109 (Filter By Form) กรองขอมลแบบตวเลข (Number) 110 คนหาขอมลในตาราง(Find) 111

คนหาและแทนทขอมล(Find&Replace) 112

การพมพขอมลในDatasheet 113

CONTENTSC H A P T E R

รจกกบฐานข

อมล

(Database)

เมอพดถงการจดเกบขอมล โปรแกรมทเราจะนกถงในอนดบตนๆ คอ Excel หรอ Word ดวยความทคนเคย และ

ใชงานงายคลองมอ ไมมกฎเกณฑในการจดเกบอะไรมากนก อยากใสอยากเกบอะไรแคเปดโปรแกรมขนมากใสขอมลได

ทนท แตส�าหรบหนวยงาน หางราน บรษทตางๆ ทมขอมลทส�าคญตองการจดเกบอยางเปนระบบ สามารถคนหา

แกไข ปรบปรง และน�าขอมลมาใชไดอยางรวดเรวแมนย�าละก ตองมองหาโปรแกรมจดการฐานขอมล (Database

Management System : DMBS) ดๆ เพอท�าใหบรหารจดการขอมลไดอยางมประสทธภาพ ซงโปรแกรม Access ถอวา

เปนโปรแกรมทมความสามารถในการจดการกบฐานขอมลไดด มประสทธภาพ จงไดรบความนยมตงแตอดตจนถงปจจบน

โดยในเวอรชน 2013 น จะจดการกบขอมลไดหลายรปแบบ ใชงานงายเหมอนการใช Excel หรอ Word ไอคอน

ค�าสง เมน และบางค�าสงเราจะดคนเคยเพราะเคยใชมาแลวในโปรแกรมชด Microsoft Office ตวอนๆ แตความสามารถ

ทโดดเดนของ Access คอ การจดการกบฐานขอมล ตงแตขอมลขนาดเลกไปจนถงฐานขอมลขนาดใหญ ทใชงานรวม

กนหลายๆ คน รวมทงสรางการเชอมโยงขอมลทสมพนธ (Relationship) ไดหลายๆ ตาราง (Table) เพอน�ามาใชงาน

รวมกน และการน�าขอมลทจดเกบไปแลวมาใชงานตอเนอง ทงการคนหาขอมลไดแบบรวดเรวและตรงเปาหมายดวย

Query น�าผลลพธไปแสดงผลในแบบฟอรม (Form) สรางรายงาน (Report) และยงเพมความสามารถในการจดการ

ฐานขอมลขนสง ดวยการสรางชดค�าสง Macro, เขยนโคด (VBA) หรอเขยนโปรแกรมควบคมระบบไดท�าให Access

มประสทธภาพในการท�างานสงมากยงขน ในหนงสอเลมนจะแนะน�าการสรางฐานขอมลพนฐาน และการจดการกบ

ออบเจกตฐานขอมลทคณสามารถน�าไปใชงานในระบบเลกๆ ได หากตองการน�าไปใชงานในระบบใหญกศกษาเรยนร

เพมเตมได

C H A P T E R

สรางไฟลฐานขอมล(Database File)การท�างานกบโปรแกรม Access เรมตนเราจะสรางไฟลฐานขอมล หรอ Database File กอน ซงจะเปนไฟล

หลกในการจดเกบขอมลของ Access โดยทไฟลฐานขอมลนจะมออบเจกตฐานขอมลอกหลายอยาง เพอจดเกบขอมล

และน�าขอมลเหลานนมาใชงาน ใน 1 ไฟล กคอ 1 ระบบฐานขอมล ซงจะเกบขอมลทเกยวของและสมพนธกน เชน

ระบบคลงสนคา กจะจดเกบขอมลเกยงของกบการบรหาร

จดการสนคาเปนหลก ไมใชเอาขอมลอนๆ ทไมเกยวของมา

เกบปนกน ซงอาจจะท�าใหสบสนเวลาเปดขนมาใชงาน เมอสรางไฟลฐานขอมลไดแลว จากนนกจะสราง

ออบเจกตฐานขอมลอนๆ เขามาเกบ มตาราง ควร ฟอรม

และรายงานเพอใชงานฐานขอมลได

CHAPTER 1รจกกบฐานขอมล (Database) 1 รจกกบฐานขอมล(Database) 2

ฐานขอมลในระบบของAccess2013 3

ตาราง (Table) 4 รายงาน (Report) 4 ฟอรม (Form) 4 ควร (Query) 5 มาโคร (Macro) 5 โมดล (Module) 5 ขอดของการจดเกบฐานขอมล 6

หลกการออกแบบฐานขอมล 7

การท�านอรมลไลเซชน(Normalization) 8

ขอดของการ Normalization 8 รปแบบการท�า Normalization 8 ตารางฐานขอมลในAccess 9

หนาตางโปรแกรมAccess2013 10

เปดแบบออฟไลน (ไมไดเชอมตออนเทอรเนต) 10 เปดแบบออนไลน (เชอมตออนเทอรเนต) 11 ตวอยางการเลอกสรางฐานขอมล 12 จากเทมเพลตออนไลน ประเภทฐานขอมลในAccess2013 13

พนทการท�างานหลกในหนาตางฐานขอมล 14

RibbonหลกของAccess 15

การตรวจสอบขอมลของบญชผใชและโปรแกรม 16

ออกจากบญชผใช (Sign out) 16 เลอกสและภาพพนหลงโปรแกรม 17

เพมการเชอมตอเขาบรการOneDrive 18

สมครชอบญชอเมลใหม 19 เปลยนชอบญช(Account)ส�าหรบใชงาน 20

CHAPTER 2 สรางไฟลฐานขอมล (Database File) 26 สรางไฟลฐานขอมลใหมแบบวางๆ 22

สรางฐานขอมลจากเทมเพลตตวอยาง 24

สรางฐานขอมลจากเทมเพลตออนไลน 26

บนทกฐานขอมลไวบนOneDrive 29

เปดไฟลฐานขอมล(Open) 30

เปดไฟลทเรยกใชงานบอยๆ (Recent) 30 เปดไฟลจากโฟลเดอรตางๆ ในเครองฯ 30 การเปดฐานขอมลจากOneDrive 32

เปดไฟลฐานขอมลทมโคดVBA 33

เปดไฟลฐานขอมลเวอรชนเกา 34

บนทกไฟลฐานขอมลไปใชในรปแบบตางๆ 35

การเปดออบเจกตในฐานขอมล 36

การปดไฟลฐานขอมล 38

การใชงานNavigationPane 39

ซอนกลมออบเจกต 39 ปด/เปดหนาตางน�าทางออบเจกต 40 เลอกการจดกลมและแสดงออบเจกต 40 เปลยนชอออบเจกต (Rename) 41 ลบออบเจกต (Delete) 41 คดลอกออบเจกต (Copy) 41 การใชงานเมนFile(แฟม) 42

ปรบแตงตวเลอกการท�างานของAccess 43

แทบ General (ทวไป) 43 แทบ Current Database (ฐานขอมลปจจบน) 44 แทบ Datasheet (แผนขอมล) 45 แทบ Objects Designer (ตวออกแบบวตถ) 45 ปรบแตงแทบRibbon 46

สรางแทบ Ribbon ใหม 46 การใชงานQuickAccessToolbar 48

เพมค�าสงใน Quick Access จากลสต 48 เพมค�าสงใน Quick Access 48 เลอกจากค�าสงทงหมด การใชงานAccessภาษาไทย 49

เปลยนเมนภาษาไทย 49 หนาจอและพนทการท�างาน Access 50 ภาษาไทย รบบอน (Ribbon) ภาษาไทย 53 ตวเลอก Access (Options) ภาษาไทย 54 บญชผใช (Account) ภาษาไทย 54

CONTENTS03 : สราง Tab

le ตารางขอมล55

C H A P T E R

สรางตารางขอมล

(Table)

การท�างานกบฐานขอมลในดานตางๆ หลงจากสรางไฟลฐานขอมลไดแลว ออบเจกตแรกทตองสรางคอ Table

หรอสรางตาราง เพอเกบขอมลขนแรกหรอขอมลดบเบองตน หลงจากนนจงจะน�าขอมลนนไปแสดงผลในออบเจกต

อนๆ ซงจะตองอางองถงขอมลจาก Table นไปใชงาน เชน น�าไปคนหาใน Query สราง Form แสดงผลหรอกรอก

ขอมล หรอน�าไปท�ารายงาน Report เปนตน การสรางตารางในโปรแกรม Access นนจะแตกตางกบการเกบขอมลใน

โปรแกรมอนๆ ทเราเคยใชงานมาบาง เชน ตารางใน Excel หรอ Word ทไมตองเตรยมการอะไรมาก อยากปอนขอมล

แบบไหนอยางไรกปอนไดเลยไมตองวางแผนอะไร แตการสรางตารางใน Access นนจะมความซบซอนอยบางเลกนอย

คอ เราตองก�าหนดโครงสรางของตารางใหเสรจเรยบรอยกอน วาตารางจะมหวขอ (Field) อะไรบาง แตละหวขอนนจะ

เกบขอมลอะไร ขอความ, ตวเลข หรอวนท และตองระบขนาดไปดวยวาจะใชความกวางในการจดเกบในแตละหวขอ

นนเทาไร มการเจาะจงหรอบงคบใหปอนขอมลมย เปนตน สงเหลานคอ การออกแบบตาราง (Design Table) นนเอง

ซงดเหมอนจะยงยาก แตจรงๆ แลวเปนการสรางตารางใหรดกม เหมาะสม เพอการจดเกบขอมลทมประสทธภาพสงสด

นนเอง จะท�าใหการน�าใชงานในอนาคตไดอยางราบรนไมมปญหาทตองตามมาแกไขบอยๆ

CHAPTER 3สรางตารางขอมล (Table) 55 ก�าหนดโครงสรางฐานขอมล 56

ชนดของขอมล(DataType)ในAccess 57

การสรางตาราง(Table) 58

สรางตารางในมมมองDesign 59

การใชงานค�าอธบาย (Caption) 64 สรางตารางในมมมองแผนขอมล(Datasheet) 65

บนทกตาราง (Save) 68 ปดตาราง (Close) 68 แกไขโครงสรางตาราง 69

คณสมบตของฟลด (Field Properties) 70 ตวอยางการก�าหนดคณสมบตฟลดแบบตางๆ 71

Format : คณสมบตของรปแบบขอความ 71 (Text) ก�าหนดคาเรมตน Default Value 72 สรางหนากากปอนขอมล Input Mask 72 จ�าเปน (Require) 73 สรางกฏการตรวจสอบ Validation Rule 73 สรางกฎรบขอมลในมมมองแผนขอมล 74 (Datasheet) สรางดชน Index 76 การกรอกขอมลลงในตาราง 77

เลอกวนทจากปฏทน 77 ใสขอมลแบบ Yes/No 77 ใสขอมลใหกบฟลด OLE 77 ใสขอมลใหกบฟลด Attachment 79 เปดไฟลในฟลด Attachment 80 แกไขไฟลในฟลด OLE Object 81 แกไขรายการไฟลในฟลด Attachment 82 การแกไขโครงสรางของTable 83

แทรกฟลดใหม (Insert Rows) 83 แทรกฟลดในมมมองแผนขอมล (Datasheet) 84 ลบชอฟลด (Delete Row) 85 เปลยนชอฟลด 86 เปลยนชอฟลดและใสค�าอธบายฟลด 86 ยายล�าดบของฟลด 87 เปลยนรปแบบขอมลชนดตวเลข (Format) 87 ใชฟลดLookupดงขอมลจากตารางอน 88

ก�าหนดชดขอมลเอง 90 คณสมบตของแผนขอมล(PropertySheet) 92

04 : ท�างานกบตารางในมมมอง Datasheet 93

C H A P T E R

ท�างานกบตารางมมมอง Datasheetหลงจากทสรางไฟลฐานขอมล และออกแบบโครงสรางตารางไปแลว มมมองการท�างานหลกของฐานขอมลทเรา

ใชงานเยอะทสดคอมมมอง Datasheet (แผนขอมล) เพอใชส�าหรบปอนขอมล ดขอมล หรอแกไขขอมลในฐานขอมล

นนเอง โดยจะแสดงขอมลในลกษณะของตาราง ทประกอบกอบดวยคอลมนหวรายการ หรอชอฟลด (Field) และแถว

ของขอมลหรอ เรคคอรด (Record) คลายๆ กบตารางขอมลทเราเกบใน Word, Excel หรอ PowerPoint โดยจะเรยง

ล�าดบหวรายการจากซายไปขวา และวางแถวขอมลแตละแถวจากบนลงลาง ท�าใหใชงานไดงายและไมซบซอน

หากคณตองการแสดงผลขอมลในรปแบบอนกตองน�าตารางนแสดงในแบบฟอรม หรอรายงานในต�าแหนงทตองการ

ใชงานได

การท�างานในมมมองนนอกจากจะแสดงผลขอมลตามปกตแลว คณสามารถจดรปแบบขอมล เชน แบบอกษร,

สพนเซลล, เสนตาราง และเอฟเฟกตพนเซลลได เพอความสวยงามหรอเพมความชดเจนขอเนอหา ท�าใหเขาถงขอมล

ไดเรวขน ดวยการเรยงล�าดบใหม (Sort) กรอง (Filter) เฉพาะขอมลทตองการโดยใสเงอนไขการกรองได ซงการท�างาน

ตางๆ ในมมมองแผนขอมลม ดงน CHAPTER 4ท�างานกบตารางมมมอง Datasheet 93 พนทการท�างานในมมมองแผนขอมล 94

สวนประกอบและเครองมอจดรปแบบตาราง 94 ในแผนขอมล แถบเลอนเรคคอรด (Record Navigation) 94 การจดการกบเรคคอรดขอมล 95

เพมเรคคอรดใหม (New Record) 95 ลบเรคคอรดทง (Delete Record) 95 จดรปแบบสพนเซลล 96 เลอกเอฟเฟกตพนเซลลในแผนขอมล 97 จดแสดงเสนตาราง 97 จดรปแบบขอความ 98 ปรบแตงความกวางคอลมนและความสง 99 ของแถว การยายคอลมนฟลด (Move Field) 100 เพมคอลมนใหม (Insert Field) 100 ซอน/แสดงคอลมนฟลด (Hide Fields) 101 ยกเลกการซอนคอลมนฟลด 101 (Unhide Fields) ตรงคอลมนฟลด (Freeze) 102 แสดงแถวผลรวม (Totals) 103 การจดเรยงขอมล(Sorting) 104

การกรองขอมล(Filter) 105

คลกเลอกกรองจากรายการขอมลทม 105 กรองจากขอมลตวอยางทเลอก (Selection) 106 ตวเลอกการกรองขอความ (Text Filters) 107 การกรองขอมลชนดตวเลข (Number) 108 ยกเลกการกรองขอมล 108 กรองขอมลตามฟอรมตวเลอก 109 (Filter By Form) กรองขอมลแบบตวเลข (Number) 110 คนหาขอมลในตาราง(Find) 111

คนหาและแทนทขอมล(Find&Replace) 112

การพมพขอมลในDatasheet 113

CONTENTS07 : สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163

C H A P T E R

สราง Form

ปอน/แสดงขอมล

การท�างานกบออบเจกตฐานขอมลบน Table และ Query โดยปกตจะแสดงผลในมมมองแบบตารางแผน

ขอมลหรอ Datasheet เสมอ โดยจะแสดงขอมลทงหมดทกๆ เรคคอรด หรอเรคคอรดทตรงกบเงอนไขใน Query

แตบางครงคณอาจตองการดขอมลแคเพยงเรคคอรดเดยว เพอแกไขหรอดขอมล

เฉพาะเรคคอรดนนได ดวยการน�าเอาตารางมาแสดงในออบเจกต Form

โดยจะเลอกออกแบบฟอรมไดตามตองการ ซงสามารถออกแบบ จดวางฟลด

และตกแตงฟอรมไดอยางสวยงาม จะเลอกใหแสดงทละหนงเรคคอรดหรอ

ทงหมด หรอแสดงเรคคอรดทก�าหนดความ

สมพนธกนไวของ 2 ตารางมาวางรวมกน

แยกเปนซาย-ขวา หรอบน-ลางได ท�าให

ดขอมลทเกยวของได เชนถาตองการเพม

เรคคอรดใหมกใหแสดงแบบฟอรมกรอก

เรคคอรดใหมเทานน ไมตองเอาเรคคอรด

ขอมลเกาขนมาแสดง ซงในบทนเราจะมาด

วธการสรางฟอรมแบบตางๆ ขนมาใชงาน

ทงทสรางอตโนมตและสรางดวยตนเอง

08 : ออกแบบ Form ขนสง 199

C H A P T E R

ออกแบบ Form ขนสง

จากบททผานมาไดสราง Form แบบตางๆ ส�าหรบแสดงขอมลพนฐานทวๆ ไป แตการท�างานของฟอรมยงมอก

มากทเราสามารถน�ามาใชงานเพมเตมได เพอใหการน�าฟอรมมาใชไดอยางมสทธภาพมากทสด ซงในบทนจะเปนการ

สรางฟอรมในแบบตางๆ นอกจากนคณสามารถออกแบบฟอรมเพอใชในการปอนขอมล ดวยการน�าเอา Control

(คอนโทรล) มาวางเพอแสดงหรอดงขอมลจากตาราง หรอน�ามาตกแตงฟอรมใหเหมาะสมกบการรบขอมล และสราง

Navigation Form เพอรวบรวมฟอรมทเกยวของมาแสดงอยในฟอรมเดยวแลวคลกเลอกดวยแทบ ท�าใหคณสามารถ

สลบการท�างานระหวางฟอรมตางๆ ทเนอหาเกยวของสมพนธกน

ไดในหนาจอเดยว

CHAPTER 7สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163 การท�างานของForm 164

มมมองแบบตางๆของForm 165

สรางFormแบบเรคคอรดเดยว 166

สรางFormแบบMultipleItems 167

สรางFormแบบDatasheet(แผนขอมล) 168

สรางFormแบบSplit(ฟอรมแยก) 169

สรางFormดวยWizard 170

สรางFormดวยตวเองในมมมองDesign 172

แสดงสวนประกอบของ Form เพมเตม 172 ปรบขนาดพนทแตละสวนในฟอรม 173 การเลอกและปรบแตงพนทหลกเบองตน 174 เครองมอออกแบบและตกแตงฟอรม 175 การวางฟลดลงในForm 176

การจดการฟลดหรอคอนโทรลบนฟอรม 177

การเลอกฟลด 177 เลอกทเดยวหลายๆ ฟลด 177 การยายต�าแหนงฟลด 178 ปรบความกวางและความสงของคอนโทรล 179 เลอกและปรบแตงคอนโทรล 179 ในมมมอง Layout การตกแตงFormและขอมล 180

จดรปแบบขอความ 180 ก�าหนดเอฟเฟกตพนคอนโทรล 181 แทรกรปภาพ Logo 182 การใสรปภาพบนฟอรม 183 น�าภาพมาตกแตงพนหลงฟอรมทงหมด 184 ใสภาพพนหลงและปรบขนาดภาพ 185 ยกเลกภาพพนหลง 186 แทรกรปภาพทวไปและปรบขนาดภาพ 187 เพมขอความลงในฟอรม 188 จดรปแบบฟอรมดวย Theme 189 เลอกรปแบบขอความในฟอรมดวย 189 Theme-Fonts เลอกรปแบบสในฟอรมดวย Theme-Colors 190 ตรวจสอบฟอรมในมมมองForm 190

ซอนแทบรบบอนขณะดฟอรม 191 บนทกฟอรม(Save) 192

ปดฟอรม (Close) 192 สรางฟอรมยอยลงในฟอรมหลก(SubForm) 193

ตวอยางฟอรมหลกและฟอรมยอย 195 ยกเลกฟอรมยอย 197 น�าควรพารามเตอรมาสรางฟอรม 198

CHAPTER 8ออกแบบ Form ขนสง 199 สรางFormในมมมองLayout 200

การเลอกและจดรปแบบอนๆ 201 การรวมเซลลในตาราง 202 ยกเลกตาราง Layout ออก 203 การสรางคอนโทรล(Control) 204

การสรางปมButton 205 ค�าสงในกลมตางๆ 207 ตวอยางการสรางปมท�างานกบฟอรม 208 ตรวจสอบคณสมบตของปมกด (Button) 208 สรางTabControlแทบใสฟลดขอมล 209

เพมแทบใหม (Insert Page) 211 ลบหนาแทบทง 212 สรางComboBoxกลองขอความตวเลอก 213

สรางคอนโทรลWebBrowser 215

วาดเสนตรงและกรอบสเหลยม 216

สรางNavigationForm 217

ก�าหนดคณสมบตพนฐานของฟอรมหลก 220 ตวอยางการสราง Navigation Form 221 แบบ 2 แนว สรางฟอรมกรอกขอมลใหม 222

สรางปม Combo Box เลอกขอมลมาใส 223 ทดสอบการท�างานของฟอรม 225 จดล�าดบคอนโทรลใหม 226

CONTENTS05 : Relationship ความสมพนธของ Table

115

C H A P T E R

Relationshi

p

ความสมพนธของ Table

โดยปกตการเกบขอมลในตารางหนงๆ เราจะเกบเฉพาะขอมลทสมพนธกน เชน ประวตสนคา กจะเกบรายละเอยด

เกยวกบสนคาเปนหลก เชน รหส จ�านวน ราคาซอ ราคาขาย วนทน�าเขา เปนตน แตเมอมการขายสนคาออกไป

เรากจะเกบรายละเอยดเกยวกบการขายขนมาอกตารางหนงเพอเกบขอมลการขาย เชน ขายอะไร วนไหน ขายไปกชน

ขายใหใคร เปนตน โดยทตารางเกบบนทกขอมลการขายจะอางถงรหสสนคาทขายไป และรหสลกคาทสงซอ เปนตน

ซงเปนการอางองขอมลทเกยวของมาใชงานรวมกน โดย Access จะใชวธสรางความสมพนธ (Relationships) ระหวาง

ตารางหรอ Table ดวยการน�าขอมลมาเชอมโยงถงกน แตละตารางเปนอสระตอกน แตดงขอมลมาใชรวมกน โดยจะ

ตองมฟลดรวมทสามารถน�ามาเชอมโยงความสมพนธกนระหวางตารางได เชน ฟลดรหสสนคาในตารางสนคา

กบฟลดรหสสนคาในตารางการขาย เปนตน

หลงจากทไดก�าหนดความสมพนธระหวางตารางไปแลว สามารถน�าขอมลของทงสองตาราง (หรอหลายๆ ตาราง)

มาใชงานดวยกน เชน น�าไปสราง Query แบบสอบถาม, สรางฟอรมแสดงขอมล หรอสรางรายงาน ท�าใบเสรจ

ใบสงของ ดวยการดงขอมลจากตารางทเกยวของมาแสดงรวมกนได

เปลยนชอบญช (Account) ส�ำหรบใชงำน

06 : คนหาและสอบถามขอมลดวย Query 135

C H A P T E R

คนหาและสอบถามขอมลดวย Queryการใชงานฐานขอมลของ Access นน หลกๆ เรมตนจาก Table เสมอ แตหลงจากทเราเกบขอมลดบลงไป

ในตารางบางสวนหรอครบแลว โดยปกตกจะเปดดผานหนาตาง Datasheet (แผนขอมล) แตหากมเรคคอรดขอมล

จ�านวนมากการเปดดทงหมดผานมมมองแผนขอมลคงไมสะดวก เชน เราตองการดขอมลของพนกงานแผนกหนง

หรอตองการดขอมลการขายของสนคาตวหนง แลวเปดขอมลทงหมดขนมาไลดคงเสยเวลาและอาจจะหาขอมลไมเจอ

หรอหาไดไมครบ ท�าใหการเขาถงขอมลไมสมบรณครบถวน การน�าฐานขอมลมาใชอยางมประสทธภาพอกแบบหนงคอ การสอบถามขอมล หรอการคนหาเพอใหเราเขาถง

ขอมลทเกบอยในตารางไดอยางรวดเรวและตรงเปาหมาย โดยใชออบเจกต Query (แบบสอบถาม) มาใชจดการกบ

ขอมล ดวยการน�าเอา Table ทมอยมาสรางเปน Query โดยก�าหนดเงอนไขส�าหรบขอมลทตองการ และเลอกรปแบบ

แสดงผลขอมลได เชน เมอเจอขอมลทตองการแลวจะใหแสดงฟลดอะไรบางจากฟลดทงหมด นอกจากนยงชวยใหเรา

น�า Table ทก�าหนดความสมพนธกนเอาไวมาใชงาน เชน คนหาและแสดงผลในหนาตางเดยวกนได ผลลพธทไดจาก

การสอบถามจาก Query สามารถน�าไปใชงานหรอเปนแหลงขอมลเหมอนกบตาราง เพอน�าไปสราง Form และ Report

ไดตามความตองการ

CHAPTER 6คนหาและสอบถามขอมลดวย Query 135 ประโยชนของควร(Query) 136

การสรางQuery 137

สราง Query จาก Wizard 137 สราง Query คนหาขอมลทซ�ากน 139 (Find Duplicate Query) สราง Query คนหาขอมลทไมตรงกน 141 (Find Unmatched Query) การสรางQueryในมมมองDesign 143

พนทออกแบบเงอนไข(QueryDesignGrid) 144

การเลอกฟลดแสดงผล 145 ลบฟลดหรอยกเลกฟลดทเลอกออก 145 การเพมและลบตารางในQueryDesign 146

เพมตาราง 146 ยกเลกตาราง 146 การจดเรยงขอมล 147

เกณฑการก�าหนดเงอนไข(Criteria) 148

โอเปอเรเตอรทใชในนพจน 149 การอางองชอฟลดในนพจนและเงอนไข 151 การใช And เชอม 2 เงอนไข 152 การ Or เชอมหลายๆ เงอนไข 152 ก�าหนดเงอนไขทง And และ Or รวมกน 153 ก�าหนดเงอนไขชวงหนงโดย Between…And 153 การบนทกQuery 154

Queryประเภทอนๆ 155

Parameter Query ปอนคาขอมลน�าไป 155 คนหาดวยตนเอง Make Table Query คนหาแลวน�าผลลพธ 157 ไปสรางตารางใหม Append Query (ผนวก) เพมขอมลในตาราง 158 Update Query (ปรบปรง) แกไขขอมล 159 Delete Query (ลบ) คนหาและลบเรคคอรด 160 ขอมลทง Crosstab Query ควรสรปผลขอมล 161 แบบตาราง

CHAPTER 5Relationship ความสมพนธ 115ของ Table ตวอยางฐานขอมลทมความสมพนธกน 116

ระบบฐานขอมลรานคา 116 ระบบฐานขอมลหองสมด 116 ลกษณะของความสมพนธ(Relationship) 117

ความสมพนธแบบ One-to-One (1:1) 117 ความสมพนธแบบ One-to-Many (1:N) 117 ความสมพนธแบบ Many-to-Many (M:N) 118 ก�าหนดคย(Key) 119

คยหลก (Primary Key) 119 คยรอง (Secondary key) หรอดชน (Index) 119 คยคแขง (Candidate Key) 120 คยรวม (Compound Key) 120 คยนอก (Foreign Key) 120 สรางคยหลกและดชนใหกบTable 121

การก�าหนดคยหลก (Primary Key) 121 สรางดชน (Index) 122 ตรวจสอบฟลดทเปนดชน 122 การสรางความสมพนธระหวางTable 123

ขนท 1 : ก�าหนดคยหลกและดชน 123 ขนท 2 : สรางความสมพนธ (Relationships) 124 ขนท 3 : บนทกความสมพนธ 127 แกไขRelationship 128

แกไขความสมพนธ 128 ลบหรอยกเลกความสมพนธ 128 ลบตารางออกจาก Relationship 129 เครองมอจดการกบความสมพนธ 129 ความสมพนธของตารางกบควร 130 การท�างานกบSubdatasheet 131

เพมหรอเลอกตารางยอย 132 แกไขหรอลบเรคคอรดใน Subdatasheet 133 พมพรายงานความสมพนธ 134

CONTENTS07 : สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163

C H A P T E R

สราง Form

ปอน/แสดงขอมล

การท�างานกบออบเจกตฐานขอมลบน Table และ Query โดยปกตจะแสดงผลในมมมองแบบตารางแผน

ขอมลหรอ Datasheet เสมอ โดยจะแสดงขอมลทงหมดทกๆ เรคคอรด หรอเรคคอรดทตรงกบเงอนไขใน Query

แตบางครงคณอาจตองการดขอมลแคเพยงเรคคอรดเดยว เพอแกไขหรอดขอมล

เฉพาะเรคคอรดนนได ดวยการน�าเอาตารางมาแสดงในออบเจกต Form

โดยจะเลอกออกแบบฟอรมไดตามตองการ ซงสามารถออกแบบ จดวางฟลด

และตกแตงฟอรมไดอยางสวยงาม จะเลอกใหแสดงทละหนงเรคคอรดหรอ

ทงหมด หรอแสดงเรคคอรดทก�าหนดความ

สมพนธกนไวของ 2 ตารางมาวางรวมกน

แยกเปนซาย-ขวา หรอบน-ลางได ท�าให

ดขอมลทเกยวของได เชนถาตองการเพม

เรคคอรดใหมกใหแสดงแบบฟอรมกรอก

เรคคอรดใหมเทานน ไมตองเอาเรคคอรด

ขอมลเกาขนมาแสดง ซงในบทนเราจะมาด

วธการสรางฟอรมแบบตางๆ ขนมาใชงาน

ทงทสรางอตโนมตและสรางดวยตนเอง

08 : ออกแบบ Form ขนสง 199

C H A P T E R

ออกแบบ Form ขนสง

จากบททผานมาไดสราง Form แบบตางๆ ส�าหรบแสดงขอมลพนฐานทวๆ ไป แตการท�างานของฟอรมยงมอก

มากทเราสามารถน�ามาใชงานเพมเตมได เพอใหการน�าฟอรมมาใชไดอยางมสทธภาพมากทสด ซงในบทนจะเปนการ

สรางฟอรมในแบบตางๆ นอกจากนคณสามารถออกแบบฟอรมเพอใชในการปอนขอมล ดวยการน�าเอา Control

(คอนโทรล) มาวางเพอแสดงหรอดงขอมลจากตาราง หรอน�ามาตกแตงฟอรมใหเหมาะสมกบการรบขอมล และสราง

Navigation Form เพอรวบรวมฟอรมทเกยวของมาแสดงอยในฟอรมเดยวแลวคลกเลอกดวยแทบ ท�าใหคณสามารถ

สลบการท�างานระหวางฟอรมตางๆ ทเนอหาเกยวของสมพนธกน

ไดในหนาจอเดยว

CHAPTER 7สราง Form ปอน/แสดงขอมล 163 การท�างานของForm 164

มมมองแบบตางๆของForm 165

สรางFormแบบเรคคอรดเดยว 166

สรางFormแบบMultipleItems 167

สรางFormแบบDatasheet(แผนขอมล) 168

สรางFormแบบSplit(ฟอรมแยก) 169

สรางFormดวยWizard 170

สรางFormดวยตวเองในมมมองDesign 172

แสดงสวนประกอบของ Form เพมเตม 172 ปรบขนาดพนทแตละสวนในฟอรม 173 การเลอกและปรบแตงพนทหลกเบองตน 174 เครองมอออกแบบและตกแตงฟอรม 175 การวางฟลดลงในForm 176

การจดการฟลดหรอคอนโทรลบนฟอรม 177

การเลอกฟลด 177 เลอกทเดยวหลายๆ ฟลด 177 การยายต�าแหนงฟลด 178 ปรบความกวางและความสงของคอนโทรล 179 เลอกและปรบแตงคอนโทรล 179 ในมมมอง Layout การตกแตงFormและขอมล 180

จดรปแบบขอความ 180 ก�าหนดเอฟเฟกตพนคอนโทรล 181 แทรกรปภาพ Logo 182 การใสรปภาพบนฟอรม 183 น�าภาพมาตกแตงพนหลงฟอรมทงหมด 184 ใสภาพพนหลงและปรบขนาดภาพ 185 ยกเลกภาพพนหลง 186 แทรกรปภาพทวไปและปรบขนาดภาพ 187 เพมขอความลงในฟอรม 188 จดรปแบบฟอรมดวย Theme 189 เลอกรปแบบขอความในฟอรมดวย 189 Theme-Fonts เลอกรปแบบสในฟอรมดวย Theme-Colors 190 ตรวจสอบฟอรมในมมมองForm 190

ซอนแทบรบบอนขณะดฟอรม 191 บนทกฟอรม(Save) 192

ปดฟอรม (Close) 192 สรางฟอรมยอยลงในฟอรมหลก(SubForm) 193

ตวอยางฟอรมหลกและฟอรมยอย 195 ยกเลกฟอรมยอย 197 น�าควรพารามเตอรมาสรางฟอรม 198

CHAPTER 8ออกแบบ Form ขนสง 199 สรางFormในมมมองLayout 200

การเลอกและจดรปแบบอนๆ 201 การรวมเซลลในตาราง 202 ยกเลกตาราง Layout ออก 203 การสรางคอนโทรล(Control) 204

การสรางปมButton 205 ค�าสงในกลมตางๆ 207 ตวอยางการสรางปมท�างานกบฟอรม 208 ตรวจสอบคณสมบตของปมกด (Button) 208 สรางTabControlแทบใสฟลดขอมล 209

เพมแทบใหม (Insert Page) 211 ลบหนาแทบทง 212 สรางComboBoxกลองขอความตวเลอก 213

สรางคอนโทรลWebBrowser 215

วาดเสนตรงและกรอบสเหลยม 216

สรางNavigationForm 217

ก�าหนดคณสมบตพนฐานของฟอรมหลก 220 ตวอยางการสราง Navigation Form 221 แบบ 2 แนว สรางฟอรมกรอกขอมลใหม 222

สรางปม Combo Box เลอกขอมลมาใส 223 ทดสอบการท�างานของฟอรม 225 จดล�าดบคอนโทรลใหม 226

CONTENTS11 : บ�ำรงรกษำ และน�ำฐำนขอมลไปใชงำน

289

C H A P T E R

การบ�ารงรก

ษา

และน�าฐานขอ

มลไปใช

การสรางไฟลฐานขอมลทผานมาทงหมด เราเนนการสราง ออกแบบ และแกไขฐานขอมล ซงจะอยในสวนของ

การพฒนาฐานขอมล แตหลงจากทออกแบบเสรจเรยบรอยแลว การน�ามาใชงานตอเนองอาจจะใชโดยผออกแบบเอง

หรอผออกแบบน�าไปแจกจายใหผใชคนอนใชงานตอ ซงผใชงานเหลานนอาจจะไมมความรในการใชงาน Access

เลยกได ผออกแบบคงจะตองมการแปลงไฟลฐานขอมลใหอยในรปแบบทสามารถใชงานใหงายขน พรอมทงสราง

ความปลอดภยส�าหรบใหกบขอมลดวยวธการตางๆ ซงในบทนจะแนะน�าวธการบ�ารงรกษาฐานขอมลใหปลอดภย

ทงการซอมแซมฐานขอมล ใสรหสผาน ส�ารองไฟล สรางเอกสารคมอ วเคราะหประสทธภาพของตาราง รวมถงการน�า

เอาฐานขอมลนไปใชงานตอไป

CHAPTER 11การบ�ารงรกษาและน�าฐานขอมลไปใช 289 กระชบและซอมแซมฐานขอมล 290

ส�ารอง(BackUp)ไฟลฐานขอมล 291

ตรวจสอบการน�าออบเจกตไปใชงาน 292

วเคราะหตาราง(TableAnalyzer) 293

DatabaseDocumenterท�าเอกสารฐานขอมล 296

การSplitDatabase(แยกฐานขอมล) 298

ยกเลกการเชอมโยงกบฐานขอมล back-end 299 AnalyzePerformanceวเคราะหประสทธภาพ 300

เขารหสหรอก�าหนดรหสผาน(Password) 301

Decrypt Password 302 ปรบแตงฐานขอมลส�าหรบพรอมใชงาน 303

แปลงฐานขอมลเปนแฟมACCDEใชงาน 305

การเปดไฟล ACCDE ขนมาใชงาน 306

HERE WE

GO !!

CONTENTS09 : สราง Report รายงานขอมล 227

C H A P T E R

สราง Report

รายงานขอมล

Report (รายงาน) เปนออบเจกตทส�าคญของฐานขอมลอกตวหนง เพราะเปนการน�าเอาขอมลทจดเกบไวนนมา

น�าเสนอในรปแบบของรายงานในขนตอนสดทาย เพอน�าไปแจกจาย หรอสรปขอมล หากเปนระบบฐานขอมลการ

ขายกอาจจะสรางเปนใบเสรจรบเงน ใบสงซอ หรอใบสงของได ส�าหรบฐานขอมลของพนกงานกอาจจะน�ามาสรางเปน

ใบสลปเงนเดอน เปนตน ดวยการน�าขอมลจาก Table หรอ Query มาใชเปนแหลงขอมลส�าหรบท�ารายงาน แตผลลพธ

ของรายงานจะใชน�าเสนอขอมลในหนาจอและสงพมพเทานน ไมสามารถแกไขขอมล

ไดเหมอนออบเจกต Form

Access จะมรายงานใหเลอกสรางไดหลายแบบรปแบบ และมวธการสราง

ตงแตแบบงายๆ ดวยตวชวยสรางส�าเรจรปไปจนถงการออกแบบเอง ซงการ

ท�างานตางๆ จะมลกษณะเหมอนการสราง

Form ของบททผานมา ทงการจดรปแบบ,

การวางฟลด และการสรางคอนโทรลตางๆ

ท�าให คณสร างรายงานได ตามความ

เหมาะสม

10 : น�าเขาและสงออกฐานขอมล 267

C H A P T E R

น�าเขา/สงออกฐานขอมล

ฐานขอมลทเกบอยในโปรแกรม Access นน นอกจากสรางภายในโปรแกรมเองแลว คณสามารถน�าเอาฐานขอมล

จากแหลงตางๆ ทมอย หรอทเกบไวอยในรปแบบเอกสารตางๆ ในตางไฟล ตางโปรแกรม หรอตางประภทขอมลมาใช

งานใน Access ได ดวยการใชค�าสงในกลม Import (น�าเขา) ซงโปรแกรมจะมค�าสงใหเลอกน�าเขาไดจากหลายประเภท

เชน Excel, Text File, Access และประเภทอนๆ อกหลายแบบนอกจากนขอมลทเกบอยในฐานขอมลของ Access กสามารถน�าออกไปใชงานนอกโปรแกรม เพอขยายการใช

งานใหครอบคลมไดมากขน โดยใชค�าสงในกลม Export สงออกไปเปนไฟลเพอใชงานในโปรแกรมอนๆ เชน Excel,

Word, Text File, HTML Document หรอน�าไปสรางจดหมายเวยนใน Word เปนตน ซงจะมรายละเอยดและ

ขนตอนการใชงานในบทน

CHAPTER 9สราง Report รายงานขอมล 227 การสรางReportพนฐานแบบรวดเรว 228

สรางReportดวยWizard 230

มมมองกาารออกแบบReport 232

สวนประกอบของReport 233

สรางรายงานในมมมองDesign 234

มมมองผลลพธรายงาน 236

การสรางรายงานเปลาวางๆ 237

เปลยนแนวการจดวางฟลด 239 การปรบแตงรายงาน 240

ใสสพนทสวนประกอบและคอนโทรล 240 จดรปแบบขอความ, ตวเลข และสพน 241 ใสเสนคนเรคคอรดขอมล 242 จดรปแบบดวยชดธม (Themes) 243 การใสภาพพนหลงรายงาน 244

การเพมหว-ทายรายงาน 245

ใสวนทและหมายเลขหนาในรายงาน 245 ใสภาพโลโก (Logo) 246 ยกเลกสวนหว-ทายรายงาน 247 ยกเลกรปภาพพนรายงาน และลบรปโลโก 247 การแบงกลมรายงาน 248

สรปผลรวมใตกลมยอย 250 การซอน/แสดง หรอลบกลม 252 สรางคอนโทรล(Control)เพม 253

การพมพรายงาน(Print) 254

ปรบแตงตวเลอกการพมพ 254 การตงคาหนากระดาษ (Page Setup) 255 บนทกรายงานเปนไฟล PDF 256 บนทกรายงานเปนไฟลเอกสาร XPS 257 สรางปายชอ-ทอย(Label) 258

ออกแบบปายชอสนคา 262 สรางรายงานสลปเงนเดอนแบบงายๆ 263

สรางคอนโทรลค�านวณคาจากฟลด 264 พมพแบบฟอรมแทนรายงาน 266

CHAPTER 10น�าเขา/สงออกฐานขอมล 267 น�าเขาฐานขอมลจากExcel 268

น�าเขาฐานขอมลจากไฟลAccessอน 271

น�าเขาขอมลจากเทกซไฟล(TextFile) 272

สงขอมลจากAccessไปใชในExcel 275

สงออกขอมลเปนไฟลWord 276

สงขอมลชอ-ทอยไปท�าจดหมายเวยนWord 277

สรางไฟลเอกสารPDF/XPS 280

น�าเขาขอมลดวยค�าสงCopy&Paste 282

น�าเขาขอมลExcelแบบเชอมโยง(Link) 283

ยกเลกการลงคขอมลตาราง Excel 285 สรางไฟลเอกสารXML 286

สงตารางขอมลไปทางอเมล(E-mail) 287

สงตารางเปนไฟลเวบเพจHTML 288

CONTENTS11 : บ�ำรงรกษำ และน�ำฐำนขอมลไปใชงำน

289

C H A P T E R

การบ�ารงรก

ษา

และน�าฐานขอ

มลไปใช

การสรางไฟลฐานขอมลทผานมาทงหมด เราเนนการสราง ออกแบบ และแกไขฐานขอมล ซงจะอยในสวนของ

การพฒนาฐานขอมล แตหลงจากทออกแบบเสรจเรยบรอยแลว การน�ามาใชงานตอเนองอาจจะใชโดยผออกแบบเอง

หรอผออกแบบน�าไปแจกจายใหผใชคนอนใชงานตอ ซงผใชงานเหลานนอาจจะไมมความรในการใชงาน Access

เลยกได ผออกแบบคงจะตองมการแปลงไฟลฐานขอมลใหอยในรปแบบทสามารถใชงานใหงายขน พรอมทงสราง

ความปลอดภยส�าหรบใหกบขอมลดวยวธการตางๆ ซงในบทนจะแนะน�าวธการบ�ารงรกษาฐานขอมลใหปลอดภย

ทงการซอมแซมฐานขอมล ใสรหสผาน ส�ารองไฟล สรางเอกสารคมอ วเคราะหประสทธภาพของตาราง รวมถงการน�า

เอาฐานขอมลนไปใชงานตอไป

CHAPTER 11การบ�ารงรกษาและน�าฐานขอมลไปใช 289 กระชบและซอมแซมฐานขอมล 290

ส�ารอง(BackUp)ไฟลฐานขอมล 291

ตรวจสอบการน�าออบเจกตไปใชงาน 292

วเคราะหตาราง(TableAnalyzer) 293

DatabaseDocumenterท�าเอกสารฐานขอมล 296

การSplitDatabase(แยกฐานขอมล) 298

ยกเลกการเชอมโยงกบฐานขอมล back-end 299 AnalyzePerformanceวเคราะหประสทธภาพ 300

เขารหสหรอก�าหนดรหสผาน(Password) 301

Decrypt Password 302 ปรบแตงฐานขอมลส�าหรบพรอมใชงาน 303

แปลงฐานขอมลเปนแฟมACCDEใชงาน 305

การเปดไฟล ACCDE ขนมาใชงาน 306

HERE WE

GO !!

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

2

รจกกบฐานขอมล(Database)

ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทมความเกยวของและสมพนธกนน�ามาเกบรวบรวมเขาไวดวยกน เชน กลมขอมลเกยวกบพนกงานบรษท ทประกอบดวยรหสพนกงาน ชอ นามสกล ต�าแหนง เงนเดอน และอนๆ หรอฐานขอมลเกยวกบสนคา เชน การสงซอ รหสใบสงซอ รายการสนคา จ�านวน ราคา และเงนทเรยกเกบ เปนตน ขอมลทจดเกบอาจจะเปน ขอความ, ตวเลข, วนท, รปภาพ หรออนๆ

ลกษณะของฐานขอมลจะประกอบไปดวย Field (ฟลด หรอเขตขอมล) และ Record (เรคคอรด หรอระเบยนขอมล) นนเอง ส�าหรบ Access จะเกบขอมลในรปของ Table (ตาราง)

Field Name (ชอฟลด)ขอมล 1 เรคคอรด (Record) ขอมลทเกบในชอฟลด

จดเกบขอมลของ Access จะอยในรปแบบตาราง (Table) ตามมาตรฐานของฐานขอมลทวไป

C H A P T E R

รจกกบฐานขอมล

(Database)

เมอพดถงการจดเกบขอมล โปรแกรมทเราจะนกถงในอนดบตนๆ คอ Excel หรอ Word ดวยความทคนเคย และใชงานงายคลองมอ ไมมกฎเกณฑในการจดเกบอะไรมากนก อยากใสอยากเกบอะไรแคเปดโปรแกรมขนมากใสขอมลไดทนท แตส�าหรบหนวยงาน หางราน บรษทตางๆ ทมขอมลส�าคญตองการจดเกบอยางเปนระบบ สามารถคนหา แกไข ปรบปรง และน�าขอมลมาใชไดอยางรวดเรวแมนย�าละก ตองมองหาโปรแกรมจดการฐานขอมล (Database Management System : DMBS) ดๆ เพอท�าใหบรหารจดการขอมลไดอยางมประสทธภาพ ซงโปรแกรม Access ถอวาเปนโปรแกรมทมความสามารถในการจดการกบฐานขอมลไดด มประสทธภาพ จงไดรบความนยมตงแตอดตจนถงปจจบน โดยในเวอรชน 2013 น จะจดการกบขอมลไดหลายรปแบบ ใชงานงายเหมอนการใช Excel หรอ Word ไอคอน ค�าสง เมน และบางค�าสงเราจะดคนเคยเพราะเคยใชมาแลวในโปรแกรมชด Microsoft Office ตวอนๆ แตความสามารถทโดดเดนของ Access คอ การจดการกบฐานขอมล ตงแตขอมลขนาดเลกไปจนถงฐานขอมลขนาดใหญ ทใชงานรวมกนหลายๆ คน รวมทงสรางการเชอมโยงขอมลทสมพนธ (Relationship) ไดหลายๆ ตาราง (Table) เพอน�ามาใชงานรวมกน และการน�าขอมลทจดเกบไปแลวมาใชงานตอเนอง ทงการคนหาขอมลไดแบบรวดเรวและตรงเปาหมายดวย Query น�าผลลพธไปแสดงผลในแบบฟอรม (Form) สรางรายงาน (Report) และยงเพมความสามารถในการจดการฐานขอมลขนสง ดวยการสรางชดค�าสง Macro, เขยนโคด (VBA) หรอเขยนโปรแกรมควบคมระบบไดท�าให Access มประสทธภาพในการท�างานสงมากยงขน ในหนงสอเลมนจะแนะน�าการสรางฐานขอมลพนฐาน และการจดการกบ ออบเจกตฐานขอมลทคณสามารถน�าไปใชงานในระบบเลกๆ ได หากตองการน�าไปใชงานในระบบใหญกศกษาเรยนรเพมเตมได

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

2

รจกกบฐานขอมล(Database)

ฐานขอมล (Database) คอ กลมของขอมลทมความเกยวของและสมพนธกนน�ามาเกบรวบรวมเขาไวดวยกน เชน กลมขอมลเกยวกบพนกงานบรษท ทประกอบดวยรหสพนกงาน ชอ นามสกล ต�าแหนง เงนเดอน และอนๆ หรอฐานขอมลเกยวกบสนคา เชน การสงซอ รหสใบสงซอ รายการสนคา จ�านวน ราคา และเงนทเรยกเกบ เปนตน ขอมลทจดเกบอาจจะเปน ขอความ, ตวเลข, วนท, รปภาพ หรออนๆ

ลกษณะของฐานขอมลจะประกอบไปดวย Field (ฟลด หรอเขตขอมล) และ Record (เรคคอรด หรอระเบยนขอมล) นนเอง ส�าหรบ Access จะเกบขอมลในรปของ Table (ตาราง)

Field Name (ชอฟลด)ขอมล 1 เรคคอรด (Record) ขอมลทเกบในชอฟลด

จดเกบขอมลของ Access จะอยในรปแบบตาราง (Table) ตามมาตรฐานของฐานขอมลทวไป

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

4

ตาราง(Table)

เปนออบเจกตหลกทใชเกบขอมลจรง และเปนออบเจกตแรกทเราตองสรางขนกอนทจะไปสรางออบเจกตอนๆ อยาง Query, Form และ Report โดยทวไปแลวตารางขอมลทใชงานกนจะประกอบดวยแถว (Row) และคอลมน (Column) ตางๆ แตถามองกนในรปแบบของฐานขอมลแลว เราจะเรยกรายละเอยดในแถววา ระเบยน (เรคคอรด : Record) และเรยกรายละเอยดในแนวคอลมนวา เขตขอมล (ฟลด : Field) ในระบบฐานขอมล 1 ระบบ จะมอยางนอย 1 Table หรอ 1 ตารางเสมอ แตหากมมากกวา 1 ตาราง และมตารางตงแต 1 คขนไปทมความสมพนธกนดวยฟลดใดฟลดหนง จะเรยกวาเปน “ฐานขอมลเชงสมพนธ” หรอ Relational Database และน�าขอมลมาใชงานรวมกนได

รายงาน(Report)

ขอมลทถกเกบในตารางหรอฟอรมนนจะใชส�าหรบการใชงานภายในเครอง แตถาจะพมพเปนรายงานออกทางเครองพมพ กท�าไดโดยใชออบเจกต Report เพอน�าเสนอขอมลโดยจดรปแบบไดอยางสวยงาม เชน จดกลมขอมล ค�านวณผลสรป และใสขอความทหว/ ทายกระดาษ วนท หมายเลขหนา ชอ-ทอยบรษท หรอจะใช Report สรางใบสงซอ ใบเสนอราคา และใบสงของ เปนตน

ฟอรม(Form)

การท�างานกบข อมลจ�านวนมากในมมมอง Datasheet อาจไมสะดวก คณอาจสรางออบเจกต Form คอแบบฟอรมในลกษณะทตองการ เพอใชในการปอน เพม แกไข ขอมลไดสะดวก โดยน�า Table มาสรางเปน Form และมตวควบคมหรอคอนโทรล (Control) ทเชอมโยงกบฟลดขอมลของตารางทอางอง เมอคณเปดฟอรม Access กจะไปเรยกขอมลจากตารางขนมาแสดงผลในฟอรม หรอเพมปมค�าสงตางๆ เพอใหใชงานค�าสงทใชบอยๆ ได

01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 3

ฐานขอมลในระบบของAccess2013

ฐานขอมลใน Access ม Object (ออบเจกต) หรอ วตถฐานขอมลประเภทตางๆ ประกอบดวย Table, Query, Form, Report, Macro และ Module โดยเกบออบเจกตทงหมดในไฟลฐานขอมลเดยว ซงไฟลของ Access 2013 จะมนามสกลเปน .accdb สวนไฟลฐานขอมลทสรางใน Access รนกอนหนาจะมนามสกลแฟมเปน .mdb แตคณสามารถใช Access 2013 บนทกเปนแฟมขอมลเพอน�าไปใชงานกบเวอรชนกอนหนานได เชน Access 2000 หรอ Access 2002-2003

ใน 1 ไฟลฐานขอมล (Database File) อาจจะม Table หรอตารางเพยง 1 หรอมากกวา 1 ตาราง โดยมกจะเกบตารางขอมลท เกยวของและสมพนธกน เพอน�ามาใชงานรวมกนภายหลงได เรยกวาเปนฐานขอมล เชงสมพนธ (Relational Database) ตวอยางเชน เราสรางฐานขอมลเกบระบบการซอการขายสนคาของบรษท ซงจะตองมขอมลหลายกลม เชน ขอมลของสนคา ขอมลของลกคา และขอมลของพนกงาน กจะแยกเกบเปนตารางๆ ไป เมอน�าเขาสระบบการขายขอมลเหลานกตองมาเชอมโยงกนได (สราง Relationship) เพอลดความซ�าซอนในการจดเกบขอมล เชน ขายสนคา รหสอะไรไป ขายใหลกคาคนไหน และพนกงานคนไหนเปนคนขาย เปนตน กจะอางองคยเพอดงขอมลจากตารางตางๆ มาแสดงรวมกนได เรมตนการท�างานจะเรมจากออบเจกต Table แตหลงจากนนเราสามารถน�าเอาขอมลมาบรหารจดการตอดวยออบเจกตตวอน เชน น�ามาท�ารายงานสรป สงพมพดวย Report, สรางแบบฟอรมแสดง/กรอกขอมล (Form) หรอคนหาขอมลทตองการ (Query)

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

4

ตาราง(Table)

เปนออบเจกตหลกทใชเกบขอมลจรง และเปนออบเจกตแรกทเราตองสรางขนกอนทจะไปสรางออบเจกตอนๆ อยาง Query, Form และ Report โดยทวไปแลวตารางขอมลทใชงานกนจะประกอบดวยแถว (Row) และคอลมน (Column) ตางๆ แตถามองกนในรปแบบของฐานขอมลแลว เราจะเรยกรายละเอยดในแถววา ระเบยน (เรคคอรด : Record) และเรยกรายละเอยดในแนวคอลมนวา เขตขอมล (ฟลด : Field) ในระบบฐานขอมล 1 ระบบ จะมอยางนอย 1 Table หรอ 1 ตารางเสมอ แตหากมมากกวา 1 ตาราง และมตารางตงแต 1 คขนไปทมความสมพนธกนดวยฟลดใดฟลดหนง จะเรยกวาเปน “ฐานขอมลเชงสมพนธ” หรอ Relational Database และน�าขอมลมาใชงานรวมกนได

รายงาน(Report)

ขอมลทถกเกบในตารางหรอฟอรมนนจะใชส�าหรบการใชงานภายในเครอง แตถาจะพมพเปนรายงานออกทางเครองพมพ กท�าไดโดยใชออบเจกต Report เพอน�าเสนอขอมลโดยจดรปแบบไดอยางสวยงาม เชน จดกลมขอมล ค�านวณผลสรป และใสขอความทหว/ ทายกระดาษ วนท หมายเลขหนา ชอ-ทอยบรษท หรอจะใช Report สรางใบสงซอ ใบเสนอราคา และใบสงของ เปนตน

ฟอรม(Form)

การท�างานกบข อมลจ�านวนมากในมมมอง Datasheet อาจไมสะดวก คณอาจสรางออบเจกต Form คอแบบฟอรมในลกษณะทตองการ เพอใชในการปอน เพม แกไข ขอมลไดสะดวก โดยน�า Table มาสรางเปน Form และมตวควบคมหรอคอนโทรล (Control) ทเชอมโยงกบฟลดขอมลของตารางทอางอง เมอคณเปดฟอรม Access กจะไปเรยกขอมลจากตารางขนมาแสดงผลในฟอรม หรอเพมปมค�าสงตางๆ เพอใหใชงานค�าสงทใชบอยๆ ได

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

6

ในปจจบนการจดเกบขอมลไมสามารถจดเกบลงในแผนกระดาษเหมอนในอดตทผานมา แตขอมลนนถกน�ามาบนทกลงในระบบคอมพวเตอร ในวงการศกษา วงการธรกจ ไมวาจะเปนขนาดใหญหรอเลก จงจดเกบขอมลลงในแฟม (File) ในระบบคอมพวเตอรโดยอาจจะใชโปรแกรม (Software) ทแตกตางกนไป ทงนกขนอยกบขนาดของขอมล และความส�าคญของขอมลดวย เชน รานคาเลกๆ อาจจะใชโปรแกรม Word หรอ Excel จดเกบขอมลพนฐาน และน�ามาใชเพยงแคเกบเอาไวดภายหลง สงพมพรายงาน หรอน�ามาอางอง แตถาเปนธรกจทมขอมลทตองบรหารจดการจ�านวนมาก และตองการจดการใหเปนระบบ เพอชวยใหการจดการ เขาถง คนหาหรอเรยกใชงานไดแบบรวดเรว ถกตองและแมนย�า กจะจดเกบในโปรแกรมทมความสามารถและออกแบบมาส�าหรบการจดการกบฐานขอมลโดยเฉพาะอยาง Access ซงจะท�าใหธรกจมความแมนย�าสง รวดเรวในการจดการ ลดขอจ�ากดเรองระยะเวลา ลดเวลาในการด�าเนนงานไดอยางมาก

ขอดของการจดเกบฐานขอมล

01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 5

ควร(Query)

ขอมลทเกบไวฐานขอมลทมจ�านวนมากและมความสมพนธซบซอน การใชออบเจกต Query จะชวยใหคณเขาถงขอมลไดตรงเปาหมายทตองการไดอยางรวดเรว โดยก�าหนดเงอนไขแลวสงใหแสดงผลเฉพาะขอมลทตรงกบเงอนไขนน ซงโปรแกรมไดเตรยม Query ใหเลอกใชคนหาไดหลายแบบ ทงคนหามาแสดงผล คนหาแลวปรบปรงขอมล หรอคนหาแลวเพมขอมล เปนตน และผลลพธการคนหาของ Query กอาจน�าไปสรางเปนแบบสอบถามตวใหม ฟอรมหรอรายงานไดตอไป

มาโคร(Macro)

เปนออบเจกตทเกบรวบรวมชดค�าสงหรอการกระท�าตางๆ ทผใชก�าหนด (Action) โดยจดกลมตามล�าดบขนตอนในการท�างานทเกยวของกบออบเจกตในฐานขอมลนน ผใชสามารถเกบบนทกชดค�าสงทงหมดทจะตองใชส�าหรบการนนอกในภายหลง กสงรน Macro แทน ขอดของ Macro คอชวยใหการท�างานสะดวกขน เนองจากผใช ไมตองสงให Access ท�างานทละค�าสงซ�าๆ กนดวยตวเองทกครง

โมดล(Module)

คอ การเขยนโคดหรอเขยนโปรแกรมใน Access โดยการเขยนโคดทเรยกวาภาษา VBA (Visual Basic for Application) ทใชมาตรฐานเดยวกบการเขยนใน Word, Excel ซงจะคลายกบภาษา Visual Basic โดยท�าผานหนาตาง Visual Basic Editor ตามรปแบบทก�าหนดแลวเรยกใชผานการ Run จะสรางชดค�าสงทซบซอนไดอยางมประสทธภาพ นยมใชเพมความสามารถของ Form โดยน�าโคดไปใสในออบเจกตคอนโทรล เชน ปมกด (Button) เพอใหท�างานทตองการ

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

6

ในปจจบนการจดเกบขอมลไมสามารถจดเกบลงในแผนกระดาษเหมอนในอดตทผานมา แตขอมลนนถกน�ามาบนทกลงในระบบคอมพวเตอร ในวงการศกษา วงการธรกจ ไมวาจะเปนขนาดใหญหรอเลก จงจดเกบขอมลลงในแฟม (File) ในระบบคอมพวเตอรโดยอาจจะใชโปรแกรม (Software) ทแตกตางกนไป ทงนกขนอยกบขนาดของขอมล และความส�าคญของขอมลดวย เชน รานคาเลกๆ อาจจะใชโปรแกรม Word หรอ Excel จดเกบขอมลพนฐาน และน�ามาใชเพยงแคเกบเอาไวดภายหลง สงพมพรายงาน หรอน�ามาอางอง แตถาเปนธรกจทมขอมลทตองบรหารจดการจ�านวนมาก และตองการจดการใหเปนระบบ เพอชวยใหการจดการ เขาถง คนหาหรอเรยกใชงานไดแบบรวดเรว ถกตองและแมนย�า กจะจดเกบในโปรแกรมทมความสามารถและออกแบบมาส�าหรบการจดการกบฐานขอมลโดยเฉพาะอยาง Access ซงจะท�าใหธรกจมความแมนย�าสง รวดเรวในการจดการ ลดขอจ�ากดเรองระยะเวลา ลดเวลาในการด�าเนนงานไดอยางมาก

ขอดของการจดเกบฐานขอมล

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

8

การท�า Normalization เปนวธการปรบโครงสรางของตารางเพอใหไดตารางทเหมาะสม ลดความซ�าซอนของการเกบขอมล โดยแยกออกมาเปนตารางยอยๆ เพอความถกตองของขอมล และเปนตวเชอมความสมพนธ (Relation-ship) ระหวางตาราง จะไดไมมปญหาในภายหลง การท�า Normalization นนจะมหลายระดบ แตในทางปฏบตการท�า Normalization จนถงระดบท 3 (3NF) กสามารถขจดปญหาความซ�าซอนของขอมลลงไดจนเกอบหมดแลวแตอาจจะมความซ�าซอนเกดขนไดอก แตจะพบไดคอนขางนอย

ขอดของการNormalization

� เปนเครองมอทชวยในการออกแบบฐานขอมลเชงสมพนธ (Relational Database)

� ลดเนอทในการจดเกบขอมล เพราะการท�า Normalization เปนการออกแบบตารางเพอลดความซ�าซอนของขอมล และยงชวยประหยดลดพนทและขนาดของไฟลลงดวย

� ลดปญาหาของขอมลทไมถกตอง เพราะถามการจดเกบขอมลทซ�าซอน เมอมการแกไขตองแกไขหลายจด แตถาท�า Normalization แลวขอมลไมมความซ�าซอน การปรบปรงหรอแกไขขอมลกจะท�าในทเดยว ความถกตองของขอมลกแมนย�ากวา

รปแบบการท�าNormalization

� First Normal Form (1NF) รปแบบระดบท 1 คา Attribute (แอตทรบวต) หรอ Field (ฟลด) ของทกๆ Field ในตารางของแตละ Record (เรคคอรด) จะเปน single value คอไมมคาเกน 1 คา หรอกลมขอมล ทซ�ากน (Repeating Group) หากเกนใหแยกคาทเกนออกเปนเรคคอรดใหม

� Second Normal Form (2NF) รปแบบระดบท 2 นนเปนการขจดแอตทรบวตหรอฟลดทไมใชคยหลกออกไป เพอใหแอตทรบวตทกตวทไมไดเปนคยหลก จะตองมความสมพนธกบแอตทรบวตทเปนคยหลกหรอขนตรงกบคยหลก ถาจะผานกฎขอนตองแยกฟลดเฉพาะนนออกมาสรางตารางใหม แลวสรางความสมพนธแบบ One-to-Many (1 ตอกลม)

� Third Normal Form (3NF) กฎขอท 3 ตองเปน 2NF และ ตองไมมแอตทรบวตใดทไมเปนคยทขนกบแอตทรบวตอนทไมใชคยหลก เพอใหแอตทรบวตทไมใชคยหลกตองขนตรงกบทงสวนทเปนคยหลก การแกไขคอตองแยกออกมาสรางตารางใหมเพมขน

� Fourth Normal Form (4NF) กฎขอท 4 การผานกฎขอนจะตองรเลชนทไมมความสมพนธในการระบคาของแอตทรบวตแบบหลายคา โดยทแอตทรบวตทถกระบคาเหลานไมมความสมพนธกน (Independently Multivalued Dependency) ซงเปนความสมพนธแบบ Many-to-Many ภายในตารางเดยวกน

การท�านอรมลไลเซชน(Normalization)

หากคณเกบขอมลไปแลวและไมไดท�า Normalization เอาไวกอน สามารถใชค�าสง Analyze

Tabel(วเคราะหตาราง)ใหโปรแกรมวเคราะหและแยกตารางได(ดเพมในบทท11)

01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 7

การจดเกบขอมลในลกษณะของฐานขอมลดวย Access นนจะไมเหมอนกบการเกบขอมลทวๆ ไป เพราะเราจะเปดโปรแกรมแลวใสขอมลเลยไมได ตองมการวเคราะหขอมลดบกอน วาขอมลทจะจดเกบมอะไรบาง เกบแบบไหน เกบอยางไร และจะเอาไปใชงานในดานไหนบาง จากนนกออกแบบโครงสรางฐานขอมลวาจะเกบขอมลกแฟม ใน 1 แฟมมตารางขอมลกตาราง แตละตารางมหวขอทจะใสขอมลอะไรบาง และขอมลทเกบนนจะน�ามาใชงานอยางไร เชน เกบเอาไวดอยางเดยว สงพมพได คนหาได หรอน�ามาใชงานรวมกนได เปนตน

หลกการออกแบบฐานขอมล

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

8

การท�า Normalization เปนวธการปรบโครงสรางของตารางเพอใหไดตารางทเหมาะสม ลดความซ�าซอนของการเกบขอมล โดยแยกออกมาเปนตารางยอยๆ เพอความถกตองของขอมล และเปนตวเชอมความสมพนธ (Relation-ship) ระหวางตาราง จะไดไมมปญหาในภายหลง การท�า Normalization นนจะมหลายระดบ แตในทางปฏบตการท�า Normalization จนถงระดบท 3 (3NF) กสามารถขจดปญหาความซ�าซอนของขอมลลงไดจนเกอบหมดแลวแตอาจจะมความซ�าซอนเกดขนไดอก แตจะพบไดคอนขางนอย

ขอดของการNormalization

� เปนเครองมอทชวยในการออกแบบฐานขอมลเชงสมพนธ (Relational Database)

� ลดเนอทในการจดเกบขอมล เพราะการท�า Normalization เปนการออกแบบตารางเพอลดความซ�าซอนของขอมล และยงชวยประหยดลดพนทและขนาดของไฟลลงดวย

� ลดปญาหาของขอมลทไมถกตอง เพราะถามการจดเกบขอมลทซ�าซอน เมอมการแกไขตองแกไขหลายจด แตถาท�า Normalization แลวขอมลไมมความซ�าซอน การปรบปรงหรอแกไขขอมลกจะท�าในทเดยว ความถกตองของขอมลกแมนย�ากวา

รปแบบการท�าNormalization

� First Normal Form (1NF) รปแบบระดบท 1 คา Attribute (แอตทรบวต) หรอ Field (ฟลด) ของทกๆ Field ในตารางของแตละ Record (เรคคอรด) จะเปน single value คอไมมคาเกน 1 คา หรอกลมขอมล ทซ�ากน (Repeating Group) หากเกนใหแยกคาทเกนออกเปนเรคคอรดใหม

� Second Normal Form (2NF) รปแบบระดบท 2 นนเปนการขจดแอตทรบวตหรอฟลดทไมใชคยหลกออกไป เพอใหแอตทรบวตทกตวทไมไดเปนคยหลก จะตองมความสมพนธกบแอตทรบวตทเปนคยหลกหรอขนตรงกบคยหลก ถาจะผานกฎขอนตองแยกฟลดเฉพาะนนออกมาสรางตารางใหม แลวสรางความสมพนธแบบ One-to-Many (1 ตอกลม)

� Third Normal Form (3NF) กฎขอท 3 ตองเปน 2NF และ ตองไมมแอตทรบวตใดทไมเปนคยทขนกบแอตทรบวตอนทไมใชคยหลก เพอใหแอตทรบวตทไมใชคยหลกตองขนตรงกบทงสวนทเปนคยหลก การแกไขคอตองแยกออกมาสรางตารางใหมเพมขน

� Fourth Normal Form (4NF) กฎขอท 4 การผานกฎขอนจะตองรเลชนทไมมความสมพนธในการระบคาของแอตทรบวตแบบหลายคา โดยทแอตทรบวตทถกระบคาเหลานไมมความสมพนธกน (Independently Multivalued Dependency) ซงเปนความสมพนธแบบ Many-to-Many ภายในตารางเดยวกน

การท�านอรมลไลเซชน(Normalization)

หากคณเกบขอมลไปแลวและไมไดท�า Normalization เอาไวกอน สามารถใชค�าสง Analyze

Tabel(วเคราะหตาราง)ใหโปรแกรมวเคราะหและแยกตารางได(ดเพมในบทท11)

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

10

เมอเรยกเปดโปรแกรม Access 2013 คณจะเหนมมมองหนาเรมตนทคณจะเลอกสรางฐานขอมลใหมแบบตางๆ หรอจะเปดไฟลเปดฐานขอมลทมอยขนมาใชงานตอกเลอกไดตามตองการ แตการเรมตนจะแตกตางกนระหวาง การเชอมตอกบอนเทอรเนต และไมไดเชอมตออนเทอรเนต

เปดแบบออฟไลน(ไมไดเชอมตออนเทอรเนต)

การเปดโปรแกรม Access 2013 เปดแบบออฟไลน (ไมไดเชอมตออนเทอรเนต) นน หนาเรมตนจะมตวเลอกการท�างานใหเลอก สรางใหม, เปดของเกา หรอเลอกสรางจากเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง (บางสวน) ทตดตงมาพรอมกบโปรแกรม ดงภาพ

สรางฐานขอมลเวบแอพฯ สรางฐานขอมลเปลา ชอ user ทใชโปรแกรม

หนาตางโปรแกรมAccess2013

เลอกเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง รายการเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง

01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 9

Table (ตาราง) กลมขอมลทน�ามาเกบรวมกนจะตองมความเกยวของกน โดยจะตองระบความสมพนธระหวางกลมขอมลและใชประโยชนจากความสมพนธนนได ส�าหรบโปรแกรมระบบจดการฐานขอมล Microsoft Access 2013 จะเรยกกลมขอมลทผใชมองเหนในรปของตารางวา Table ซงในหนงสอเลมนจะเรยกวา Table หรอตาราง กคอความหมาย เดยวกน จะประกอบไปดวย

� Record (เรคคอรด) หรอระเบยนขอมล คอขอมล 1 รายการหรอ 1 ระเบยนทมาจากขอมลในฟลดทมความสมพนธกน เชน ขอมลของพนกงาน 1 คน ซงจะประกอบไปดวย ฟลดรหสพนกงาน ชอ นามสกล แผนก ต�าแหนง เงนเดอน วนเรมงาน การศกษา ทอย และอนๆ ซงเปนของพนกงานคนนนคนเดยวกคอ 1 เรคคอรดนนเอง

� Byte (ไบต) จะหมายถงตวอกษร ตวเลข หรอสญลกษณพเศษ 1 ตว (Character) ทมาจากบตทงหมด 8 ตว ทอยในลกษณะของรหสแอสก (ASCII code) เชน 01000001 จะหมายถงตวอกษร A เปนตน

� Bit (บต) ทยอมาจาก Binary digit เปนหนวยขอมลทเลกทสด แทนดวยเลขฐานสอง (0 หรอ 1) เชน ตวอกษรทเกบ 1 ตว จะประกอบไปดวยบต 8 Bit เปนตน

� Field (ฟลด) หรอเขตขอมล หมายถง หวรายการหรอหวเรองขอมล ทเราตงขนมาเพอเกบขอมลตวอกษร ตวเลข หรอสญลกษณพเศษ รปภาพ โดยตงชอใหสอความหมายกบขอมลทจะเกบภายใตชอฟลดนน เชน ฟลดชอสนคา กจะเกบขอมลชอของสนคานนๆ เปนตน

� File (ไฟล) หรอแฟมขอมล ไฟลฐานขอมลของ Access อาจจะประกอบไปดวย Table, Form, Report, Query, Macro และ Module จ�านวนมากหรอนอยขนอยกบระบบฐานขอมลทผใชเกบ มกจะเกบขอมล ซงเปนเรองเดยวกน เชน ไฟล ขอมลพนกงาน ไฟลขอมลลกคา ไฟลขอมลการสงซอสนคา ไฟลขอมลสนคา เปนตน

ตารางฐานขอมลในAccess

ชอตาราง (Table) Field (ฟลด/เขตขอมล) Record (เรคคอรด/ระเบยน)

ออบเจกต Table

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

10

เมอเรยกเปดโปรแกรม Access 2013 คณจะเหนมมมองหนาเรมตนทคณจะเลอกสรางฐานขอมลใหมแบบตางๆ หรอจะเปดไฟลเปดฐานขอมลทมอยขนมาใชงานตอกเลอกไดตามตองการ แตการเรมตนจะแตกตางกนระหวาง การเชอมตอกบอนเทอรเนต และไมไดเชอมตออนเทอรเนต

เปดแบบออฟไลน(ไมไดเชอมตออนเทอรเนต)

การเปดโปรแกรม Access 2013 เปดแบบออฟไลน (ไมไดเชอมตออนเทอรเนต) นน หนาเรมตนจะมตวเลอกการท�างานใหเลอก สรางใหม, เปดของเกา หรอเลอกสรางจากเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง (บางสวน) ทตดตงมาพรอมกบโปรแกรม ดงภาพ

สรางฐานขอมลเวบแอพฯ สรางฐานขอมลเปลา ชอ user ทใชโปรแกรม

หนาตางโปรแกรมAccess2013

เลอกเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง รายการเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

12

ตวอยางการเลอกสรางฐานขอมลจากเทมเพลตออนไลน

คลกเลอกฐานขอมลตวอยาง1

ขณะดาวนโหลดฐานขอมล3

2 ตงชอไฟล แลวคลกปม Create

4 ฐานขอมลตวอยางทได

01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 11

เปดแบบออนไลน(เชอมตออนเทอรเนต)

การเปดโปรแกรม Access 2013 เปดแบบออนไลน (เชอมตออนเทอรเนต) นน หนาเรมตนจะมตวเลอกการท�างานใหเลอก สรางใหม, เปดของเกา หรอเลอกสรางจากเทมเพลตฐานขอมลตวอยางทมใหเลอกหลายประเภท โดยจะเชอมโยงๆ ไปทเวบไซต Office.com ของ Microsoft หากคลกเลอกสรางฐานขอมลแบบใด จะเปนการ Download (ดาวนโหลด) จากอนเทอรเนตมาเกบยงเครองคอมฯ ทเราใชงานอย

� ชอของ User ทแสดงทมมขวาของโปรแกรมจะมาจากชอของผใชท login (ลอกอน) ใชงานโปรแกรม Windows (ดงตวอยางใชงาน Access 2013 บน Windows 8) และเปดใชงานโปรแกรม Microsoft Access นอย

เปดไฟลเทมเพลตฐานขอมล สรางฐานขอมลเวบแอพฯ ชอ user ทลอกอนสรางฐานขอมลใหมแบบวางๆ

รายการเทมเพลตฐานขอมลตวอยาง จะมมากกวาเปดแบบออฟไลน

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

12

ตวอยางการเลอกสรางฐานขอมลจากเทมเพลตออนไลน

คลกเลอกฐานขอมลตวอยาง1

ขณะดาวนโหลดฐานขอมล3

2 ตงชอไฟล แลวคลกปม Create

4 ฐานขอมลตวอยางทได

คมอใช

งาน

Acc

ess

2013

ฉบบสมบรณ

14

หากคลกเมน เปดรายการค�าสง ภายในแทบ เพอเลอกค�าสงจดการกบฐานขอมล เชน บนทก, พมพ, สรางใหม และก�าหนดตวเลอกการท�างานเรมตนของโปรแกรมในค�าสง Options เปนตน

ชอตาราง (Table)

พนทแสดงขอบเขตและเนอหาของออบเจกต

Record Navigation แถบเลอนเรคคอรดขอมล

Quick Access Tool แถบเครองมอดวน

คลกออกจากเมน File

คลกซอน/แสดงแทบ Ribbon

สลบมมมองการท�างาน เชน Design ออกแแบบ หรอ View แสดงผลลพธ

Navigation Pane หนาตางน�าทาง แสดงและจดการกบออบเจกตฐานขอมล เชน เลอก, เปด, แกไข หรอลบ

แทบ Ribbon แสดงค�าสงของแทบ

Contexual RibbonTab แทบค�าสงตามออบเจกต

พนทการท�างานหลกในหนาตางฐานขอมล

01 : รจกกบฐานขอมล (Database) 13

ในขนตอนการสรางฐานขอมลใหม วธการสงเกตเทมเพลตระหวาง Desktop Database

และ Web App จะดไดจากรปลกโลกทแสดงอยบนไอคอนฐานชอฐานขอมล หากมรปลกโลก

กจะหมายถงเปนฐานขอมลแบบเวบแอพฯและถาไมมคอฐานขอมลแบบเดสกทอป

NoteNote

Microsoft Access 2013 จะมฐานขอมลใหเลอกสรางหลกๆ อย 2 แบบคอ Desktop Database และ Web App เพอออกแบบฐานขอมลและน�าไปใชงานตามวตถประสงค ดงน

� Desktop Database คอ ฐานขอมลทใชงานบนเดสกทอปมาตรฐานทเราใชงานกนอยทวไป (ฐานขอมล ไคลเอนท หรอฐานขอมลฝงผใช) ชวยใหคณจดเกบและตดตามขอมล เชน ขอมลรานคา สนคา การจดจ�าหนาย สนคาคงคลง ขอมลลกคา การตดตอ หรอขอมลของพนกงานในองคกร เปนตน คณจะสามารถสรางฐานขอมลบนเดกสทอปของ Access ไดเหมอนการสรางฐานขอมลดวย Access จากเวอรชนทผานๆ มา

� Web App คอ ฐานขอมลชนดใหมของ Access 2013 เพอสรางแอพพลเคชนฐานขอมลบนบราวเซอร เพอน�าไปใชงานบนอนเทอรเนต หรอใน Cloud ไดงาย โดยขอมลของคณจะจดเกบในฐานขอมล SQL โดยอตโนมตจงมความปลอดภยมากขน และคณสามารถแชรแอพพลเคชนกบเพอนรวมงานไดอยางงายดาย เพราะโปรแกรมจะมเครองมอใหชวยสรางออบเจกตตางๆ เชน มแมแบบของแอพฯ และแมแบบของตารางใหเลอกน�ามาใชงานจากคอลเลคชนแมแบบทออกแบบมาแบบมออาชพ

สรางฐานขอมลเวบแอพฯ จะมรปลกโลกสรางฐานขอมลเดสกทอป

ประเภทฐานขอมลในAccess2013