tÉrminos de referencia para la selecciÓn y …a … · 1.1. rÉgimen jurÍdico. fundación plan...

Fundación PLAN

Nit. 900.097.588-1 Oficina Nacional

Tel: 57 (1) 2362186 Carrera 15 Nº 87-12

Bogotá D.C., Colombia www.plan.org.co

Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.

Organizaciones Nacionales: Australia Bélgica Canadá Colombia Dinamarca Finlandia Francia Alemania Hong Kong India Irlanda Japón Corea Países Bajos Noruega España Suecia

Suiza Reino Unido Estados Unidos.

Países de programas: Bangladesh Benin Bolivia Brasil Burkina Faso, Camboya Camerún China Colombia República Dominicana Ecuador Egipto El Salvador Etiopía Ghana

Guatemala Guinea Guinea Ecuatorial Haití Honduras India Indonesia Kenia Laos Liberia Malawi Mali Mozambique Myanmar Nepal Nicaragua Níger Pakistán Paraguay Perú Ruanda

Senegal Sierra Leona Sri Lanka Sudán Tailandia Tanzania Timor Oriental Togo Uganda Vietnam Zambia Zimbabwe.

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TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL SERVICIO

PROFESIONAL DE AUDITORIA EXTERNA PARA EL PROYECTO FORTALECIMIENTO DE

INICIATIVAS JUVENILES – ORGANIZACIÓN JUVENIL TENGO GANAS EN SANTANDER DE

QUILICHAO, CAUCA – COL0746 - FINANCIADO POR LA AGENCIA SUECA DE DESARROLLO

INTERNACIONAL - ASDI

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Prestar servicios profesionales independientes, bajo su responsabilidad técnica, administrativa y financiera, con

total autonomía e independencia, para el desarrollo de auditoría externa para el proyecto COL 0746

“Fortalecimiento de iniciativas juveniles – organización juvenil Tengo Ganas en Santander de Quilichao, Cauca”,

financiado por la Agencia Sueca de Desarrollo Internacional – ASDI.

Ciudad y Fecha: Bogotá D.C., 12 de septiembre de 2019

1. ASPECTOS INSTITUCIONALES

1.1. RÉGIMEN JURÍDICO.

Fundación PLAN es una organización de la sociedad civil colombiana, sin ánimo de lucro, inscrita en la Cámara

de Comercio de Bogotá el 11 de Julio de 2006, con el número 00103732 del Libro I de las Entidades sin

ánimo de lucro, con NIT 900.097.588-1, quien en adelante se denominará PLAN, miembro de Plan

International. Trabaja hace más de 55 años en Colombia en la promoción de los derechos de la niñez, con el

objetivo de mejorar las condiciones de niñas y niños que viven en situación de extrema vulnerabilidad.

Al igual que la organización internacional de la que hace parte, Fundación PLAN es una organización

independiente, sin filiación política o religiosa. Trabajamos de manera integral con las comunidades para que se

organicen y participen activamente en la solución de sus problemas. Además, fortalecemos las habilidades de

liderazgo de las niñas y los niños para la gestión de su propio desarrollo a largo plazo, con el fin de garantizar

de manera real una transformación en sus vidas.

Fundación PLAN, tiene presencia permanente en municipios ubicados en los departamentos de Tumaco -

Nariño, Jamundí - Valle del Cauca, Quibdó- Chocó, Sucre - Sincelejo, Cartagena - Bolívar y Bogotá D.C

1.2. PROPÓSITO

Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas. Buscamos el

compromiso de la ciudadanía y construimos alianzas para:

• Empoderar a los niños, niñas, jóvenes y sus comunidades para generar cambios duraderos que

aborden las causas de la discriminación contra las niñas, la exclusión y la vulnerabilidad.

• Impulsar cambios en las prácticas y las políticas a nivel local, nacional e internacional a través de

nuestro alcance, experiencia y conocimiento de las realidades que viven los niños y niñas.

• Apoyar a los niños, niñas y sus comunidades en la adaptación y respuesta a las crisis y la adversidad.

• Garantizar el desarrollo seguro y positivo de los niños y niñas desde su nacimiento hasta la edad

adulta.

http://www.plan.org.co/

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2. ANTECEDENTES

La Fundación Plan desde el 1 de diciembre de 2017, viene desarrollando el Proyecto Fortalecimiento de Iniciativas Juveniles – Organización Juvenil Tengo Ganas en Santander de Quilichao, Cauca, financiado por la

Agencia Sueca de Desarrollo Internacional ASDI, el cual se implementa con el objeto de fortalecer las

organizaciones juveniles para la promoción y defensa de los derechos de las niñas, niños, adolescentes y

jóvenes en Latinoamérica y el Caribe. Este proyecto se desarrolla paralelamente en Guatemala, Honduras,

Nicaragua, El Salvador, Colombia y Bolivia. En Colombia el proceso se desarrolla con la organización juvenil

Tengo Ganas, con la que Fundación PLAN firmó un contrato de donación con destinación específica por valor

de veintisiete millones de pesos mcte (COP27.000.000), con vigencia entre el 1 de enero de 2018 y 30 de

junio de 2018. En el FY19 se firmó un convenio de aportes y otrosí por valor total de cincuenta y dos millones

ochocientos treinta y nueve mil setecientos cuarenta y dos pesos MCTE ($52.839.742), el cual finalizó el 30

de junio de 2019. De acuerdo con las condiciones del donante se debe contratar los servicios de una firma

Auditora para auditar los gastos realizados por Tengo Ganas y la Fundación PLAN, según lo estipulado en el

acuerdo entre Fundación PLAN y Plan Internacional Suecia. Fundación PLAN ha obtenido para el período de

auditoría una concesión de 182.600 EUR / 17.100 SEK / COP 53.010.000 de Plan Internacional Suecia/ASDI.

La auditoría se llevará a cabo de acuerdo con las normas internacionales de auditoría emitidas por IAASB1.

Además de la auditoría de los estados financieros, la asignación también incluye un compromiso para la

realización de los procedimientos acordados, con respecto a la información financiera acordada en las Normas

Internacionales sobre Servicios Afines, NISR 4400, de acuerdo con los términos y áreas de revisión citadas en

la sección II.

3. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

El objetivo es auditar el informe financiero del periodo 1 de Julio de 2018 – 30 de junio de 2019 según lo

presentado a Plan Internacional Suecia y expresar una opinión auditora de acuerdo a lo establecido en NIA

800/805 sobre si el informe financiero del COL746 cumple con los términos relevantes y las instrucciones de

Plan Internacional Suecia para la información financiera según lo estipulado en el acuerdo, incluidos los anexos

entre el Plan Internacional Suecia y Fundación PLAN adjuntos al final de este documento.

Plan Internacional Suecia quiere enfatizar la importancia de que el Auditor, como parte de la asignación, revise

si las subsiguientes organizaciones asociadas cumplen con los requisitos de ASDI, ver "Instrucciones de

auditoría de Plan Internacional Suecia para proyectos financiados por ASDI", versión de septiembre de 2018.

Código Gad COL 746

Nombre Apoyo a la organización juvenil Tengo Ganas

Periodo del GAD Inicio: 01 de diciembre de 2017

Fecha de finalización del GAD para actividades: 30 de Junio de 2019

Donante / Socio Plan Suecia

Presupuesto

Valor total FAD FY18 + FY19: 25.571 EUR / 264.196 SEK / COP

79.578.587.88

Valor FY19: 182.600 EUR / 17.100 SEK / COP 53.010.000

Moneda de reporte de los informes financieros: COP

Presupuesto por fuentes SNO: 25.571 EUR / 264.196 SEK / COP 79.578.587.88

1 La Junta Internacional de Normas de Auditoría y Garantías. (IAASB).


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Zonas de ejecución: Santander de Quilichao, Cauca

Pus Unidad de Programa Jamundí

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN

Con base en el numeral 3 del Manual de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la Fundación, se adelantará el

Proceso de Selección de Bienes, Servicios u Obras Especializadas.

Los presentes Términos de Referencia fijan los requisitos para participar y los criterios de evaluación y

selección, así como las condiciones generales del objeto de la contratación.

4.1. Recomendaciones generales para presentar la propuesta

El proponente deberá tener en cuenta los siguientes aspectos, antes de aportar la información requerida en el

presente documento de términos de referencia:

• Leer cuidadosamente los términos de referencia y sus adendas antes de elaborar la propuesta.

• Verificar que no esté incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades generales ni

especiales para contratar y acceder a recursos públicos del Estado, ni tiene conflictos de interés.

• Queda entendido que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones

estipuladas en los términos de referencia.

• La propuesta debe ser presentada en el orden exigido en los términos de referencia para facilitar su

estudio, con índice y foliada.

• La presentación de la propuesta, constituye evidencia de que se estudiaron los términos de referencia,

los anexos y demás documentos; que se recibieron las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o

dudas previamente consultadas y se acepta que, el mismo, es completo compatible y adecuado para

identificar bienes o servicios que se contratarán.

• La presentación de la propuesta indica igualmente que el proponente está enterado a satisfacción en

cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior, para definir las

obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

• Los proponentes por la sola presentación de su propuesta, autorizan a PLAN a verificar toda la

información que en ella suministren.

• Toda consulta deberá formularse por escrito, no se atenderán consultas personales ni telefónicas. Las

respuestas a las consultas se harán igualmente mediante escrito y se darán a conocer por publicación

en la página web de PLAN y al correo electrónico de los proponentes.

• Ningún acuerdo verbal con personal de PLAN, antes o después de la firma del contrato, podrá afectar

o modificar alguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas.

• PLAN se reserva el derecho de verificar toda la información incluida en la propuesta y de solicitar a las

autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el

contenido de la misma.

• En caso de persona jurídica, la propuesta debe ser presentada por quien tenga la representación legal

de la persona jurídica y/o se encuentre facultado para tal fin. Su nombre será verificado con el que

aparece en la cédula de ciudadanía y el certificado de existencia y representación legal. Si usa una

sigla ésta debe estar debidamente autorizada.

• Corresponde al proponente enterarse en forma suficiente de las condiciones particulares de ejecución,

resolver previamente las inquietudes que le suscite estos términos de referencia, según el caso. En el


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marco del principio de buena fe, deberá advertir a PLAN los errores o inconsistencias que advierta en

este documento.

• Cuando la propuesta contenga información o documentos que tengan el carácter de reservados, de

acuerdo con la ley colombiana, el proponente deberá hacer manifestación expresa de tal circunstancia

en la carta de presentación de la oferta soportándolo legalmente. En caso de no hacerlo se entenderá

que toda la información allí contenida es pública.

4.2 Cronograma

ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR

Invitación al proponente. Envío de

los Términos de Referencia 12 de septiembre de 2019

Invitación por correo electrónico al

proponente. Publicación página web

Fundación PLAN

Plazo máximo para recibir

observaciones y sugerencias 13 de septiembre de 2019

Fundación PLAN,

[email protected]

con copia a

[email protected];

Respuestas de las Observaciones 16 de septiembre de 2019

Fundación PLAN,

[email protected]

con copia a

[email protected]

Recepción de propuestas 18 de septiembre de 2019

Fundación PLAN,

[email protected]

con copia a

[email protected]

Verificación de requisitos jurídicos

y financieros 20 de septiembre de 2019 Fundación PLAN

Subsanación de requisitos

jurídicos y financieros 23 de septiembre de 2019 Fundación PLAN

Verificación de requisitos técnicos

y evaluación de proponentes 24 de septiembre de 2019 Fundación PLAN

Notificación de la selección 24 de septiembre de 2019 Correo electrónico del proponente

4.3 Observaciones a los Términos de Referencia

En caso de que se generen dudas, inquietudes, observaciones u omisiones en el contenido de los términos de

referencia, se podrán formular consultas dirigidas al correo electrónico: [email protected] con copia a

[email protected]. La respuesta se dará mediante comunicación escrita enviada por correo electrónico a

todos los invitados al proceso.

La Fundación Plan podrá modificar los términos de referencia mediante adendas, hasta antes de que venza el

plazo para presentar la propuesta. No obstante, ante la eventual expedición de una adenda, la Fundación Plan

analizará si existen cambios sustanciales y de ser necesario podrá prorrogar el cierre del proceso de selección.

Igualmente, si como consecuencia de la consulta realizada resulta necesario hacer modificaciones o

aclaraciones a los términos de referencia, ello se hará mediante adendas dirigido a los proponentes. Una vez

confirmado que fue recibida la adenda, la Fundación Plan no aceptará reclamaciones.


mailto:[email protected]






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4.4 Causales de Rechazo

Será motivo para rechazar la propuesta, la ocurrencia de cualquiera de los siguientes eventos:

a) Cuando existan varias propuestas hechas por el mismo proponente bajo el mismo nombre o con nombres

diferentes. Cada oferente deberá presentar solamente una propuesta.

b) Cuando la propuesta y/o la oferta sea condicionada o parcial.

c) El no cumplir con los requisitos jurídicos.

d) El no cumplir con los requisitos financieros.

e) Cuando la oferta y/o propuesta no cumpla con las especificaciones técnicas.

f) Cuando la firma proponente esté incursa en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o conflictos de

interés para suscribir contratos con la Fundación Plan.

g) El no presentar la oferta a través del medio indicado en este documento.

h) Cuando se verifique la persona jurídica o el representante legal (cualesquiera) hayan sido sancionados

disciplinaria o fiscalmente.

i) Cuando el Proponente o su representante legal se encuentren en la lista antiterrorismo, lavado de activos o

lista Clinton.

4.5 Causales de Declaratoria de Desierta

El proceso se declarará desierto, además, en los siguientes casos:

a) Enviados los términos de referencia, no se reciba respuesta a esta solicitud por ninguno de los posibles

proponentes.

b) Cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con lo solicitado dentro de los términos de

referencia.

c) Cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la mejor propuesta para la Fundación

PLAN, previa justificación.

d) Cuando no sea posible adjudicar el objeto del proceso de selección

5. OBJETO

Prestar servicios profesionales independientes, bajo su responsabilidad técnica, administrativa y financiera, con

total autonomía e independencia, para el desarrollo de auditoría externa para el proyecto COL0746 -

financiado por la Agencia Sueca de Desarrollo Internacional - ASDI, bajo la modalidad de proceso de selección

de Bienes, Servicios u Obras Especializadas Se deberá auditar los recursos entregados a la organización Tengo

Ganas y a la Fundación Plan, en reportes independientes.

5.1 Alcance del objeto

Para el cumplimiento del objeto del proceso de selección y contratación del proceso de auditoría financiera

externa del proyecto, deberá:

1. Expresar su opinión profesional sobre la situación de los fondos percibidos y los gastos realizados de

conformidad con el GAD y el proyecto aprobado; en particular para confirmar que los gastos reportados

han sido utilizados conforme a los acuerdos suscritos, incluyendo cualquier modificación o enmienda

efectuada.


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2. Confirmar que los gastos o ejecución financiera reportada coincide con los asientos contables de la

Fundación, que proporcionan la base para la preparación de los reportes o informes financieros al

Donante.

Las siguientes actividades deberán ser incluidas:

• Hacer un seguimiento sobre si los costos salariales debitados al proyecto/programa se registran a lo

largo del año de una manera sistemática y examine si los costos salariales pueden ser verificados con

una documentación de soporte suficiente.

• Examinar si el informe financiero incluye una comparativa, para cada una de las partidas

presupuestarias, entre los costos/gastos reales de las actividades y los costos/gastos presupuestados

según lo anteriormente aprobado por Plan Internacional Suecia para dicho período.

• Basándose en la materia y el riesgo, el auditor deberá examinar si existe la documentación suficiente

para respaldar todos los costos reportados.

• Comprobar si Fundación PLAN cumple con la legislación tributaria aplicable en materia de impuestos

y tasas de la Seguridad Social.

• Hacer un seguimiento a Fundación PLAN de si se han adherido las directrices de contratación adjuntas

al acuerdo.

• Revisar si el saldo a día del cierre del período anterior coincide con el saldo inicial del período actual.

• Si Fundación PLAN aplica la base contable de efectivo modificado como principio contable, el auditor

justificará si el principio contable aplicado es aceptable o no para el tipo de informe financiero.

• Verificar el saldo final al cierre del ejercicio del año fiscal. Para el último año de implementación,

verifique el saldo saliente que se pagará a Plan Internacional Suecia.

• Independientemente a la materialidad, cuantificar la suma de los costos que carezcan de la suficiente

documentación de soporte.

• Verificar que Fundación PLAN ha firmado los acuerdos con sus subsiguientes organizaciones

asociadas.

• Verificar que los requisitos de la auditoría en los acuerdos con las organizaciones asociadas

subsiguientes sean de acuerdo a los requisitos de auditoría según lo estipulado en Fundación PLAN de

acuerdo con Plan Internacional Suecia.

• Revisar que exista una cadena ininterrumpida de los informes financieros auditados de acuerdo con

los requisitos estipulados en el acuerdo entre Fundación PLAN y Plan Internacional Suecia, para los

fondos desembolsados el año anterior. La revisión deberá incluir, ya sea Fundación PLAN realización

de evaluaciones documentadas de los informes financieros auditados presentados a Fundación PLAN

así como los informes de cómo ha sido el seguimiento de los mismos por Fundación PLAN. La revisión

incluirá la verificación de las contribuciones equivalentes a un mínimo del 50% del total de los fondos

desembolsados, así como el 50 % del número de las contribuciones. La revisión también deberá

incluir cualquier observación que los auditores consideren que se deba informar a Plan Internacional

Suecia.

• Verificar si los mismos requerimientos para informar de las ganancias/pérdidas por tipo de cambio

según lo estipulado en el acuerdo entre Fundación PLAN y Plan Internacional Suecia, están incluidos

en el acuerdo entre Fundación PLAN y sus subsiguientes organizaciones asociadas.

• Hacer un seguimiento acerca de si se implementan las debilidades que hayan sido previamente

identificadas en auditorías anteriores tal y como se describe en la carta de respuesta de la Dirección.

5.2. Especificaciones técnicas: Fundación Plan para el desarrollo de auditoría externa del proyecto COL0746

requiere tener en cuenta las siguientes especificaciones técnicas


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• La auditoría deberá ser llevada a cabo por un auditor independiente y cualificado.

• El auditor deberá estar registrado como tal y tener licencia en el Instituto Nacional de contadores

públicos miembro de la Federación Internacional de Contadores – IFAC Colombia.

• Plan Internacional Suecia deberá aprobar la selección del auditor antes de que la auditoría empiece y

una copia de la licencia deberá ser compartida con Plan Internacional Suecia. Durante la contratación

de una firma auditora Fundación PLAN deberá rellenar un formulario que deberá ser compartido con

SNO. Ver el Apéndice 1 de este documento.

• El auditor firmante no podrá ser contratado para el trabajo por un periodo de más de siete años. Sin

embargo, la misma empresa auditora podrá ser contratada por un periodo de más de 7 años. Está

permitido adquirir una sola firma de auditoría para todo el período del proyecto.

• El mismo auditor podrá realizar la auditoría en todos los enlaces posteriores, por otro lado, cada

enlace también podría utilizar diferentes auditores.

• La auditoría deberá ser reportada de acuerdo a los siguientes dos formatos que aparecen en el

Apéndice 2 y 3 de este documento.

5.3 Productos a entregar

De la auditoría practicada, surgirán dos informes del Auditor o un informe (por cada organización -Plan y

Tengo Ganas-), el cual conste de dos partes como se expresa a continuación:

5.3.1 Informe de auditoría independiente

El auditor deberá presentar un “Informe de auditoría independiente”, que incluya una expresión de opinión. Es

fundamental que la auditoría se lleve a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y que

el informe contenga una clara expresión escrita de opinión. (Ver Apéndice 2)

5.3.2 El Informe

El informe deberá ser firmado por el auditor responsable del mismo (no sólo por la empresa auditora) y ser

titulado.

El informe del auditor deberá incluir un Informe del Auditor Independiente de acuerdo con el formato

estándar NIA 800/805 y la opinión del auditor se indicará claramente. El informe financiero sujeto a la

auditoría se deberá adjuntar al Informe del Auditor Independiente.

El informe del auditor deberá también incluir una Carta de la gerencia con los hallazgos y las debilidades de la

auditoría que hayan sido identificados durante el proceso de la misma. El auditor, independientemente de la

materialidad, cuantificará la cantidad de los costos que carezcan de la suficiente documentación de soporte. El

auditor deberá hacer las recomendaciones necesarias para abordar las debilidades que hayan sido identificadas

y éstas se presentarán en orden de prioridad. Si en la valoración del auditor se evalúa que no se han

identificado hallazgos o debilidades durante la auditoría que podrían resultar en una carta de la gerencia, se

deberá divulgar una explicación de dicha evaluación en el informe de la auditoría.

Las medidas tomadas por la organización para abordar las debilidades previamente identificadas en auditorías

anteriores también deberán ser presentadas en la carta de la gerencia.


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La asignación adicional de acuerdo con los procedimientos acordados en NISR 4400 en el párrafo II, deberá

ser informada de forma separada en un “Informe de hallazgos”.

Si el auditor evalúa que las observaciones presentadas en un Informe de hallazgos incluyen la información que

se debería haber incluido en una carta de la gerencia, una carta de la gerencia no será necesaria. En este caso,

el “Informe de hallazgos” deberá también incluir recomendaciones a Fundación PLAN y una explicación del por

qué una carta de la gerencia no ha sido adjuntada. En estos casos, Fundación PLAN deberá confeccionar una

carta de respuesta de la Dirección a las recomendaciones que el auditor haya realizado en el Informe de

hallazgos.

Fundación PLAN es responsable de realizar una carta de respuesta de la Dirección para todas las auditorías,

incluso en el caso de que no haya hallazgos durante la realización de la auditoría. La carta de respuesta de la

Dirección deberá responder a todas las recomendaciones realizadas por los auditores, que incluirán un plan de

acción con plazos específicos. La carta de respuesta de la Dirección podrá incluirse en los informes de la

auditoría o como un anexo y deberá estar firmada por la Dirección.

Los informes deberán ser escritos en español en una copia y enviados en formato digital a Plan Internacional

Suecia, no más tarde de 15 de Noviembre de 2019 Todos los informes deberán ser enviados en alguno de los

siguientes idiomas: Inglés, Francés o Español. La presentación de los informes preliminares a Plan International

Sweden para su revisión deberán ser 1 de Noviembre de 2019.

Fecha y Firma 2

Nombre y titulación en

mayúsculas.

5.3.3 Informe de hallazgos

El auditor deberá presentar, adjunto al Informe de auditoría independiente, un Informe de hallazgo realizado

de conformidad con las ISRS 4400 (en español, NISR: Norma Internacional sobre Servicios Relacionados). El

Informe de hallazgos deberá describir los hallazgos observados para cada uno de los siguientes procedimientos:

1. Análisis sobre si el proyecto/ programa se llevó a cabo de conformidad con el acuerdo firmado con Plan

Suecia y ASDI (todas las desviaciones importantes deberán ser informadas)

2. Analizar si el proyecto/ programa ha sido llevado a cabo de conformidad con el acuerdo.

3. De corresponder, analizar si se ha practicado una auditoría, de acuerdo con las instrucciones impartidas por

Plan Suecia, en todas las oportunidades en que los fondos fueron transferidos a otras organizaciones de

ejecución y resaltar los hallazgos significativos del informe realizado por el auditor local. Si no se encontraran

hallazgos significativos, dejar constancia de dicha situación.

4. Analizar si los fondos fueron transferidos a otra organización de ejecución a través de una cuenta bancaria.

5. Analizar si, en el caso de que la organización haya firmado acuerdos con otras organizaciones hacia las que

se canalizaron fondos, se transmitieron los requisitos de auditoría (en los casos que corresponda).

6. Analizar si la organización posee normas de contratación y, de tenerlas, si fueron cumplidas.

2 Después de la aprobación de SNO, la versión final se firmará y se convertirá a formato pdf.


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7. Analizar si la organización posee un sistema de control interno adecuado para llevar a cabo el proyecto e

informar sobre el desarrollo del mismo, de conformidad con el acuerdo firmado.

(Ver Apéndice 3).

6. TIEMPO DE EJECUCIÓN Y COBERTURA

6.1 Cobertura: El objeto del contrato se desarrollará en la ciudad de Bogotá D.C.

6.2 Duración: El proceso de auditoría externa iniciará el 07 de octubre, y tendrá una duración del contrato de

(30) treinta días calendario previa entrega del informe financiero final aprobado por el donante.

7. PRESUPUESTO DISPONIBLE

El presupuesto disponible es SEIS MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($6.200.000) incluido IVA

y demás impuestos a que haya lugar, así como todos los costos y gastos directos e indirectos.

8. ANÁLISIS DE RIESGOS

De acuerdo con el servicio a desarrollar, la duración y cobertura, se informa los riesgos previsibles y su

asignación con el propósito de que el/los Profesional/les administren, mitigue o controle los riesgos analizados.

ANÁLISIS DE RIESGOS Y MEDIDAS DE MITIGACIÓN

RIESGO MEDIDA DE

MITIGACIÓN

FECHA DE

REALIZACIÓN RESPONSABLE

Incumplimiento con y/o

manejo inadecuado de

las responsabilidades

contractuales (categoría

LEGAL, REGULATORIO

& CUMPLIMIENTO)

Desde Plan se realizará

una reunión inicial para

asegurar la comprensión

del alcance del objeto de

la contratación y se

elaborará cronograma de

trabajo. Así como el

monitoreo al

cumplimiento del mismo

por parte de la

supervisora del contrato.

Exigencia Póliza de

cumplimiento

Al inicio de la

contratación.

Susana Cardona

Coordinadora de Control

Interno – Supervisora del

contrato.

9. COORDINACIÓN CON EL EQUIPO INTERNO DE PLAN

La coordinación y seguimiento del presente proceso de selección y así mismo del desarrollo del objeto del

contrato estará a cargo de la Oficina de Control Interno de la Fundación PLAN, en cabeza de Susana Cardona.

Esta oficina será la encargada de coordinar con otras dependencias dentro de la organización administrativa de

PLAN, los aspectos de orden técnico, jurídico, administrativo y financiero durante el desarrollo de la invitación

o convocatoria, la cual se encuentra ubicada en la siguiente dirección: Carrera 15 No. 87 – 86.

10. REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Podrán participar en el presente proceso de selección las personas jurídicas nacionales o extranjeras con

domicilio en Colombia, consideradas legalmente capaces para participar en licitaciones, procesos contractuales

y para celebrar contratos, que cumplan con los siguientes requisitos:


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1. Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación, y que estén

legalmente establecidas en el país.

2. Las personas jurídicas deberán haberse constituido legalmente por lo menos seis (6) meses antes de la

fecha de presentación de las ofertas y acreditar que la duración de la sociedad no sea inferior a cinco (5)

años.

3. Que demuestre contar con la capacidad administrativa, financiera, y técnica indispensable para la efectiva

prestación de los servicios que se pretenden contratar, cumpliendo con los requisitos y condiciones

exigidas en los presentes Términos de Referencia, la cual acreditará mediante los documentos y requisitos

que se señalen en el presente documento, conforme con la Ley colombiana vigente.

4. El auditor deberá estar registrado como tal y tener licencia en el Instituto Nacional de contadores públicos

miembro de la Federación Internacional de Contadores – IFAC Colombia. Plan Internacional Suecia deberá

aprobar la selección del auditor antes de que la auditoría empiece y una copia de la licencia deberá ser

compartida con Plan Internacional Suecia. Durante la contratación de una firma auditora Fundación PLAN

deberá rellenar un formulario que deberá ser compartido con SNO. Ver el Apéndice 1 de este documento.

El auditor firmante no podrá ser contratado para el trabajo por un periodo de más de siete años. Sin

embargo, la misma empresa auditora podrá ser contratada por un periodo de más de 7 años. Está

permitido adquirir una sola firma de auditoría para todo el período del proyecto. El mismo auditor podrá

realizar la auditoría en todos los enlaces posteriores, por otro lado, cada enlace también podría utilizar

diferentes auditores. La auditoría deberá ser reportada de acuerdo a los siguientes dos formatos que

aparecen en el Apéndice 2 y 3 de este documento.

11. DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA

La propuesta está integrada por los siguientes documentos:

a. Carta de presentación de la propuesta, firmada por el Proponente. En dicha carta, el proponente deberá

manifestar expresamente que autoriza a FUNDACIÓN PLAN a verificar toda la información incluida en su

propuesta. (ver Anexo No. 1)

b. Declaración que no se encuentra incurso en inhabilidad, incompatibilidad o prohibición legal o conflicto de

interés real o potencial para contratar con FUNDACIÓN PLAN (Anexo No. 2)

c. Anexo No. 3 Autorización escáner anti-terrorista.

d. Documentos Jurídicos

e. Documentos Técnicos

f. Documentos Financieros

g. Propuesta Económica

El equipo consultor explicará según su criterio y experiencia las actividades a desarrollar de acuerdo con los

Términos de Referencia, así como la metodología propuesta, indicando numeral respectivo a los Términos de

Referencia.

a) Documentos Jurídicos

A la propuesta se deberá acompañar los siguientes documentos:

A. PERSONA JURÍDICA

Cuando el proponente sea una persona jurídica, se deberá comprobar su existencia y representación legal

mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. En el certificado se verificará la siguiente

información:


Fundación PLAN


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• Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente

convocatoria.

• El objeto de la empresa debe estar directamente relacionado con el objeto del presente proceso de

selección.

• La duración de la sociedad no será inferior a cinco (5) años.

• Documento de identificación del Representante Legal de la persona jurídica.

1. Autorización de la Junta Directiva de Socios o Asamblea General o Máximo Órgano Social.

Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre

de la misma, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual

conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor del presupuesto

estimado. En el caso de los consorcios y uniones temporales, el representante legal de cada una de las personas

jurídicas que los integren deberá contar con dicha autorización, hasta el valor del presupuesto estimado,

teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos sus integrantes es solidaria. Si en la fecha y hora de cierre,

el Representante Legal tiene restricciones, y no hace entrega del documento que lo autorice, no será

subsanable y causará el rechazo de la propuesta.

2. Identificación Tributaria: El proponente deberá anexar fotocopia del Registro Único Tributario – RUT,

actualizado con la actividad CIIU correspondiente, de acuerdo con la normatividad vigente. En caso de ofertas

conjuntas, cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir con este requisito.

3. Certificación de paz y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social: El proponente deberá anexar

la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las

contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARL-, así como de los Aportes

Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de todos los

empleados a su cargo.

La certificación deberá ser suscrita por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos

de ley o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de

contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6)

meses anteriores a la presentación de la propuesta.

Este documento deberá ser expedido con fecha no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del

presente proceso de selección.

Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente,

deberán anexar esta certificación.

4. Certificación bancaria: El proponente deberá aportar certificación bancaria no mayor a treinta (30) días

contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección, a través del cual se acredite que el proponente

es el titular de la cuenta en la cual se abonará el valor del contrato.

5. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Persona Jurídica y Representante Legal expedido por

la Procuraduría General de la Nación no mayor a noventa (90) días contados a partir de la fecha de selección.

6. Certificado de antecedentes fiscales de la Persona Jurídica y Representante Legal expedido por la

Contraloría General de la República no mayor a noventa (90) días contados a partir de la fecha de selección.


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7. Certificado de antecedentes judiciales del Representante Legal no mayor a treinta (30) días contados

a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.

b. Propuesta Técnica

En la propuesta técnica se deben especificar los servicios ofrecidos, así como valores agregados del

proponente, e incluir los grandes lineamientos conceptuales mediante los cuales se piensa desarrollar el

proyecto. De igual manera se solicita la inclusión detallada de la siguiente información:

- Título de la propuesta.

- Nombre de la entidad.

- Dirección / Teléfono / Fax y/o e-mail.

- Persona Responsable del servicio: Nombre completo, cargo, dirección, ciudad, teléfono y/o e- mail.

- Antecedentes del proponente

- Experiencia: Descripción de proyectos similares desarrollados por la entidad, con sus correspondientes

certificaciones: ubicación geográfica, duración, número de participantes, costo total.

- Lineamientos conceptuales sobre los que se desarrollará la propuesta.

- Metodología que se propone para alcanzar el objeto de la contratación.

- Hojas de vida de los(as) profesionales que integran el equipo consultor.

CAPACIDAD TECNICA DEL PROPONENTE. El proponente que responda a la convocatoria realizada, deberá

contar y avalar una formación y experiencia no menor a cinco (5) años en los temas objeto de la convocatoria.

ORGANIZACIÓN Y PERSONAL: El proponente debe incluir una descripción de la organización que ofrece

para la ejecución de las auditorías (organigrama) y un cronograma de ejecución del trabajo. Adicionalmente,

deberá incluir las hojas de vida del personal que llevará a cabo el trabajo, indicando su experiencia en

auditorias similares a proyectos. El personal que ofrezca el proponente deberá estar compuesto por

profesionales con experiencia en auditoria no menor a cinco (5) años, incluido un Gerente del proyecto con

dedicación parcial que cumpla con las siguientes condiciones:

• Profesional en Contaduría, Administración o carreras afines

• Experiencia mínima de cinco (5) años en auditorias financieras, revisoría fiscal o auditoría

interna.

• Experiencia específica mínima de en la dirección cinco (5) proyectos de auditoría

financiera a Proyectos

c. Documentos Financieros

Estos deben estar incluidos en formato PDF los documentos financieros en el siguiente orden:

1. Estados Financieros: El proponente deberá presentar los estados financieros comparados del año gravable

2017, dictaminados y certificados por revisor fiscal. La información deberá estar firmada por el Representante

Legal y el Contador o el Revisor Fiscal si lo requiere, de acuerdo con lo establecido en el segundo inciso del

artículo 13 de la Ley 43 de 1990. En el caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes

deberá allegar la información de manera individual.

La información que debe ser presentada es:


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a. El Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados Integral a diciembre 31 de 2017 donde figure:

Activo Corriente, Activo Fijo, Otros Activos, Activo Total, Pasivo Corriente, Pasivo Total, Total Patrimonio,

Utilidad Antes de Impuestos y Utilidad Neta.

b. Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador que firma los estados financieros acompañada del

Certificado de Vigencia de la inscripción expedido por la Junta Central de Contadores.

c. Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal, si es el caso, que firma los estados financieros

acompañada del Certificado de Vigencia de la inscripción expedido por la Junta Central de Contadores.

d. Fotocopia legible de la Declaración de Renta ultima presentada, con sus respectivas conciliaciones Fiscales

de Renta y Patrimonio en caso de ser necesaria.

Los estados financieros como sus notas deben ser elaborados y presentados conforme al Decreto 2649 de

1993.

En cualquiera de las condiciones descritas y contenidas en el artículo 499 del Estatuto Tributario; deberá

inscribirse como declarante del régimen común y presentar el RUT; cumpliendo con las obligaciones fiscales

inherentes a esta nueva condición tributaria y presentar facturas.

El capital de trabajo del proponente, deberá ser mayor o igual a 20% del valor

2. Capital de Trabajo: El capital de trabajo del proponente, deberá ser mayor o igual a 20% del valor de la

propuesta, expresado en SMMLV. Se entiende que este capital acredita la capacidad financiera del oferente,

por lo tanto, en ningún momento el Proponente seleccionado podrá dejar de prestar el servicio justificando

iliquidez transitoria ni permanente.

CT = AC – PC (el resultado debe ser igual o mayor a los SMMLV determinados)

Dónde:

CT: Capital de trabajo

AC: Activo Corriente

PC: Pasivo Corriente

En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE.

3. Nivel de Endeudamiento: El nivel de endeudamiento del proponente individual y de cada uno de los

integrantes del consorcio o unión temporal deberá ser menor o igual al setenta por ciento (70%)

E = PT/ AT (el resultado debe ser menor o igual a 0.70)

Dónde:

E: Nivel de endeudamiento

PT: Pasivo total

AT: Activo total

En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE

d. Propuesta Económica

Teniendo en cuenta el alcance del objeto a desarrollar, así como los productos asociados al presente proceso

de selección y contratación, el Proponente deberá desarrollar su propuesta económica teniendo en cuenta


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todos los costos y gastos directos e indirectos para la adecuada ejecución sin sobrepasar el presupuesto

disponible (numeral 6).

En el evento de que la propuesta sea seleccionada, teniendo que la naturaleza del presente contrato conlleva

obligaciones de medio y de resultado, respectivamente, en el caso de que se identifique la necesidad de

ampliar el plazo de ejecución, no habrá revisión ni reajuste a la propuesta económica que sea presentada y

aceptada por la Fundación PLAN. Así mismo, en el evento de que el Proponente no haya tenido en cuenta

factores claves para desarrollar y presentar su propuesta técnica y económica, no habrá lugar a reajuste ni

revisión de la propuesta económica. La propuesta económica deberá contemplar todos los costos asociados a

la ejecución correcta del objeto de los presente términos de referencia.

El valor de la oferta deberá expresarse en pesos colombianos, ya que su pago se efectuará en esta misma

moneda completa, detallada, discriminando el costo de cada actividad y/o producto a entregar y debe

coincidir con el valor colocado en la carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá discriminar el

valor de su oferta con y sin IVA (Si hay lugar a este impuesto de conformidad con el régimen al que

pertenezca). Así mismo, deberá justificar la propuesta económica y los valores identificados en la misma. En

caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el estipulado en la propuesta

económica detallada.

12. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA

La verificación de los requisitos jurídicos estará a cargo de la Dirección Jurídica de la Fundación Plan. La

evaluación de los criterios de selección estará a cargo de la Oficina de Control Interno de la Fundación PLAN.

El Proponente será evaluado conforme a los siguientes criterios:

12.1. Criterios de evaluación y selección

CRITERIO UNIDAD PESO PORCENTUAL

Tiempo de entrega 1: Menor puntaje

5: Mayor puntaje

30%

Calidad de la propuesta 1: Menos puntaje

5: Mayor puntaje

40%

Experiencia 1: Menor puntaje

5: Mayor puntaje

30%

TOTAL 100%

12.2 Selección

En el marco del proceso, se seleccionará al Proponente que obtenga el mayor puntaje, lo cual constará en la

respectiva Acta de Selección.

13. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACION

13.1. Modalidad de Contratación: El contrato se realizará entre el proponente seleccionado y PLAN, bajo

modalidad de contrato de prestación de servicios.


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13.2 Valor del contrato: El valor del presente contrato será el resultado de la propuesta económica el

Proponente seleccionado.

13.3 Forma de Pago: PLAN pagará al Contratista de la siguiente forma:

La Fundación PLAN realizará el desembolso de acuerdo a las entregas que se realicen de la ejecución del

Contrato bajo cronograma previamente establecido, cumplimiento de coberturas y previa legalización del

Contrato mediante la aprobación de pólizas por parte de la Dirección Jurídica y Administrativa de Plan, así

como el plan de trabajo de las actividades a realizar, previamente aprobado por la Supervisión del Contrato.

Único pago: al final de la auditoría previa entrega de informes descritos en el numeral 4.2. Resultados

esperados y previa legalización del Contrato mediante la aprobación de pólizas por parte de la Dirección

Jurídica y Administrativa de Plan.

Requisitos comunes para todos los pagos: LA CONTRATISTA deberá realizar la entrega de la factura o

documento equivalente a PLAN para llevar a cabo el proceso de causación contable máximo el 26 de

septiembre de 2019, sin que por lo anterior se entienda obligada la Fundación PLAN a realizar el pago. El pago

o desembolso se realizará una vez se cumplan los requisitos de desembolso, se haya recibido a satisfacción

producto y/o servicio por parte del Supervisor y sea autorizado el pago o desembolso por parte del

Supervisor. Sólo se pagarán las facturas y/o cuentas de cobro que cumplan con la totalidad de los requisitos

señalados a continuación:

a) Presentación de la respectiva cuenta de cobro y/o factura debidamente diligenciada, indicando la

identificación del contrato en mención, el pago correspondiente y el término de ejecución del contrato,

además de los requisitos legales y técnicos identificados para cada pago. b) Visto bueno del supervisor del

contrato, en la que se señale que el Contratista está cumpliendo a satisfacción de la Fundación PLAN con las

obligaciones pactadas en cada nivel; y c) Copia de los comprobantes de pago que se encuentra cumpliendo y/o

está a paz y salvo con las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARL–, y de

los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar–, a que hubiere lugar, según el

porcentaje establecido en la Ley. d) Copia de la(s) póliza(s) debidamente aprobada(s) para el pago o en el

evento de adiciones o ampliación de la duración.

13.4 GARANTÍAS: LA CONTRATISTA acepta incorporarse al Programa de Mitigación de Riesgos en la

contratación adoptado por LA CONTRATANTE, en virtud del cual LA CONTRATANTE se constituirá como

tomador, asegurado y beneficiario, de las pólizas descritas a continuación, a través de una Compañía de

Seguros legalmente establecida en Colombia, a efectos de constituir a LA CONTRATISTA como afianzado:

Garantías: El Proponente favorecido deberá constituir a su cargo y a favor de PLAN las siguientes pólizas, las

cuales deberá tramitar con una compañía de Seguros aprobada por PLAN.

• De Cumplimiento. Cubrimiento del veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por un tiempo

igual a la vigencia del contrato y seis (06) meses adicionales.

• Calidad del Servicio: Una póliza por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato por un tiempo

igual a la vigencia del contrato y seis (06) meses adicionales.

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que utilice el

contratista. Por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del contrato y con

una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y tres (3) años más.


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LA CONTRATISTA, hará entrega de los documentos e información requeridos para la expedición de las

pólizas, por parte de la Compañía de Seguros dentro de los tres (3) días calendario siguientes contados a partir

de la suscripción del contrato. Dentro de los documentos se encuentran SARLAFT y sus anexos, presentación y

experiencia de la compañía, la suscripción de la(s) contragarantía(s) necesarias, entre otros.

Las solicitudes, requerimientos y consultas podrán realizarse a Carlos H Aldana a través del correo electrónico

[email protected] con copia [email protected] o a través del teléfono de contacto

4232694 en Bogotá D.C.

PARÁGRAFO PRIMERO. En atención a la obligación de LA CONTRATISTA a presentar los documentos que

sean requeridos para la constitución de la póliza, éste se hará responsable civil y penalmente por la veracidad

de los mismos, y se obligará a indemnizar a LA CONTRATANTE, por cualquier perjuicio que se pueda derivar

por la presentación de los mismos, en especial por el incumplimiento de las obligaciones contractuales

derivadas del contrato de seguro, incluidas pero sin limitarse a las objeciones que la Compañía de Seguros

pueda alegar por la reticencia o inexactitud en la declaración del estado real del riesgo, así como cualquier otra

que le corresponda.

PARÁGRAFO SEGUNDO. La contratación de las pólizas a la que se refiere el presente numeral por parte de

la CONTRATANTE no exonera a LA CONTRATISTA de su obligación de indemnizar a éste por todos los

perjuicios derivados del incumplimiento del contrato que no fuesen cubiertos por la póliza mencionada o en

exceso de esta.

PARÁGRAFO TERCERO. LA CONTRATISTA se compromete a pagar por su propia cuenta, el monto total

de las primas que se cause con ocasión de la expedición de las pólizas, así como las que se causen

posteriormente con motivo de modificaciones, renovaciones, prórrogas o cualquier otro anexo que se expida

con fundamento en las pólizas. Dicho pago deberá hacerse por parte de LA CONTRATISTA a favor de la

compañía de seguros en un solo contado, lo anterior en consideración a que la mora en el pago de la prima,

genera la terminación automática del contrato de seguro. LA CONTRATISTA deberá aportar el recibo de caja

o comprobante de pago emitido por la compañía de seguros.

PARÁGRAFO CUARTO. En el evento que por capacidad financiera, listas de riesgos y/o siniestralidad con las

Compañías de Seguros del Programa LA CONTRATISTA no pueda incorporarse a las pólizas tomadas por LA

CONTRATANTE, LA CONTRATISTA se obliga y se compromete a tomar y constituir a favor de LA

CONTRATANTE, por conducto de una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia y aceptable

para LA CONTRATANTE, unas pólizas con los mismos amparos, vigencias, condiciones generales y valores

asegurados aludidos en la presente cláusula, en la que figure como beneficiario LA CONTRATANTE. LA

CONTRATISTA deberá junto con las pólizas presentar el recibo oficial del pago de la prima.

Las pólizas mencionadas en el parágrafo anterior, deberán ser constituidas de la siguiente manera:

Como condiciones particulares y/o coberturas adicionales que apliquen a todos los amparos de la póliza de

Cumplimiento, se deberán incluir los siguientes:

• Inaplicabilidad de la cláusula de proporcionalidad.

• Irrevocabilidad del seguro y no modificación de los términos del seguro sin consentimiento de LA

CONTRATANTE.

• No terminación automática del seguro.

• Amparo automático hasta de 30 días para prorrogas.




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• Renuncia expresa al derecho de subrogación de la aseguradora contra el contratante, sus matrices y

filiales.

• Inoponibilidad de excepciones de la compañía de seguros al asegurado.

• Improcedencia de la figura de la agravación del estado del riesgo, respecto al deber de informar por

parte de LA CONTRATANTE.

• No se requerirá declaratoria judicial para demostrar el incumplimiento.

En caso de existir modificaciones, se deberá realizar la respectiva actualización o adición de cobertura.

En ningún caso los seguros anteriormente solicitados en su condicionado puedan tener como objeto el

siguiente texto o un texto que exprese algo similar como se muestra a continuación:

“indemnizar al asegurado original respecto de su responsabilidad legal declarada por un juez competente,

mediante sentencia debidamente ejecutoriada, proveniente del desarrollo de sus operaciones en la prestación

de servicios”.

En las pólizas deberá contar como único Beneficiario LA CONTRATANTE.”

13.5 Seguridad Social: El Contratista se obliga a demostrar su afiliación y estado activo en calidad de

cotizante al Sistema de Seguridad Social Integral que comprende SALUD, PENSIÓN, Y RIESGOS LABORALES

de acuerdo a la normatividad de seguridad social vigente, lo cual deberá ser certificado por EL CONTRATISTA

presentando copias de las afiliaciones y los pagos del mes inmediatamente anterior antes de iniciar las

actividades tendientes al cumplimiento del objeto del contrato y de ahí en delante de forma mensual, al

momento de presentar la cuenta de cobro. LA CONTRATISTA debe realizar cotización a la ARL. Este aporte se

realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo de acuerdo con la labor a desarrollar.

13.6. Aportes Parafiscales: El/La Contratista se obliga a cumplir con los aportes parafiscales conforme a lo

ordenado por las disposiciones legales vigentes.

13.7. Exclusión de la Relación Laboral: El contrato no genera relación laboral alguna entre PLAN y el

Contratista, o sus empleados o subcontratistas. Por tanto, estarán a cargo del CONTRATISTA, el pago de sus

propias prestaciones sociales, contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARL, y

de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar– a que hubiere lugar, y si hay lugar a

ello las de todos los empleados a su cargo; pero si no cumpliere satisfactoriamente con tales obligaciones,

autoriza a PLAN a retener de los pagos parciales o de la liquidación final, las sumas necesarias para ello, sin que

ello implique solidaridad alguna. PARÁGRAFO PRIMERO: El Contratista exhibirá para el cobro de los pagos

parciales o finales derivados de éste contrato o en cualquier momento a solicitud de PLAN y sin requerimiento

judicial, las planillas de pago de salarios y aportes a pensión, salud y ARL que acrediten el pago y cumplimiento

de las obligaciones laborales. PARÁGRAFO SEGUNDO: El Contratista se obliga a cumplir con los aportes

parafiscales conforme a lo ordenado por las disposiciones legales vigentes.

13.8. Cesión del Contrato: Queda terminantemente prohibido que EL CONTRATISTA ceda o traspase a

terceros las obligaciones y derechos que el contrato le impone sin el consentimiento previo y escrito de PLAN.

13.9. Declaración de Conocimiento: EL CONTRATISTA declara que tiene pleno conocimiento de la

naturaleza de la prestación del servicio y como consecuencia de lo anterior, de los inconvenientes y

problemáticas que podrán presentarse durante la ejecución, así mismo los tiempos en que deberá realizarse la


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entrega del objeto del contrato y las dificultades que podrán presentarse durante el desarrollo del servicio. En

consecuencia, no podrá reclamar de PLAN, ninguna contraprestación adicional, diferente a las previstas en el

presente documento, por las dificultades derivadas de este entorno, ni podrá alegar esta situación como

exoneración de cumplimiento de las obligaciones y objeto del Contrato.

13.10. Responsabilidad: EL CONTRATISTA será responsable ante PLAN por dolo o culpa grave por aquellas

afectaciones graves, daños y perjuicios atribuibles por la acción u omisión del CONTRATISTA o sus

dependientes durante la duración del presente Contrato de Prestación de Servicios.

13.11. Auditoría: EL CONTRATISTA autoriza de forma expresa a PLAN para que, en cualquier momento,

durante y hasta siete (7) años después de terminado el contrato, a auditar las cuentas y procedimientos del

Contratista, correspondientes a este contrato, a través de personal de PLAN o de terceros. El Contratista se

compromete a facilitar toda la información, y permitir el acceso a las instalaciones, personal y, en general,

atender cualquier otro requerimiento para la realización de las visitas, evaluaciones o auditorias.

13.12. Arbitramento: Las diferencias que llegaren a tener las partes con ocasión de la ejecución,

interpretación, obligaciones, terminación o liquidación del presente Contrato, deberán ser resueltas, en lo

posible, de común acuerdo dentro de los treinta (30) días siguientes a la solicitud que curse por escrito una de

ellas a la otra. De no ser ello posible, serán sometidas a un Tribunal de Arbitramento, en los términos previstos

en la Ley 1563 de 2012 y se ceñirá a las reglas del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de

Comercio de Bogotá, para que, mediante la conformación de un Tribunal de Arbitramento que sesionará en la

ciudad de Bogotá D.C., compuesto por tres (3) árbitros designados por la Cámara de Comercio de Bogotá y se

ceñirá las reglas y procedimientos previsto para este tipo de mecanismos. El árbitro fallará en derecho. Los

costos que genere el arbitramento serán a cargo de la parte vencida.

13.13. Causales de Terminación y Suspensión del Contrato. A. El presente contrato se dará por terminado

en los siguientes eventos: 1) Por cumplimiento del objeto contratado. 2) Por cumplimiento del plazo de

ejecución estipulado. B. El presente contrato podrá suspenderse temporalmente en los eventos de fuerza

mayor o caso fortuito, mediante la suscripción de un Acta en el cual conste la eventualidad presentada. En caso

de suspensión las personas Contratistas se obligan a ampliar la garantía por el tiempo que dure la suspensión.

13.14. Causales de Terminación Anticipada del Contrato: De conformidad con lo establecido en el artículo

1546 del C.C., PLAN en cualquier momento, podrá declarar la terminación anticipada del contrato, cancelando

el valor del contrato efectivamente causado sin lugar a indemnización alguna por las siguientes causas: a) El

incumplimiento por parte del CONTRATISTA de sus obligaciones, si de manera objetiva mediante la

verificación de los servicios prestados o de la consultoría efectuada y lo establecido en la propuesta, el

Contratante determina que se hace necesaria la terminación del contrato. b) La mala calidad de los servicios

prestados o la consultoría realizada por parte del Contratista o la poca idoneidad del recurso humano o del

CONTRATISTA para el cumplimiento del objeto contractual, a juicio del Contratante. c) La incapacidad

financiera del CONTRATISTA que se presume cuando se declara en quiebra o se le abre concurso de

acreedores. d) Incumplimiento a la Política de Protección a la Niñez. e) Incumplimiento a la Política Antifraude.

f) Por caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobado por la parte que lo alegue.

13.15. Liquidación: En el evento de terminación del contrato por cualquier causal, PLAN adelantará la

liquidación del Contrato y realizará el balance económico del mismo, verificará de acuerdo con el estado de

cumplimiento de las obligaciones y productos, así como los honorarios debidamente causados a la fecha de

terminación efectiva de conformidad con la propuesta económica detallada presentada, pudiéndole compensar

o deducir del valor a cancelar, aquellas sumas de dinero no ejecutados sin necesidad de requerimiento alguno


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por parte de PLAN. Para lo anterior bastará con solo la manifestación del supervisor y verificación financiera, lo

cual constará en la respectiva acta de liquidación.

13.16. Cláusula Penal: En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, la Contratista pagará a

PLAN el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, suma que se podrá descontar previo aviso

escrito, directamente de los valores adeudados al Contratista por parte de PLAN. PARAGRAFO PRIMERO: Para

efectos de que el Contratista cancele el valor aquí establecido derivado del incumplimiento, no se requiere que

PLAN lo constituya en mora, el simple incumplimiento imputable al Contratista dará origen al pago de la suma

prevista en esta cláusula. PARAGRAFO SEGUNDO: El Contratista, con la suscripción, autoriza que PLAN

descuente de las sumas que le adeude los valores correspondientes a la cláusula penal en mención.

13.17. Protección de Datos Personales: La Contratista y sus empleados se abstendrán de publicar,

comunicar o explotar, directa o indirectamente a terceros la información, documentos o fotografías,

relacionadas con los documentos que conozcan o tengan acceso con ocasión al objeto del presente Contrato, o

por cualquier otra causa. Para estos efectos, toda información generada para la ejecución de este acuerdo, se

considera importante y confidencial y divulgarla y/o transmitirla puede lesionar los intereses de Plan. En caso

que las personas Contratistas suministren datos privados de personas naturales a la Fundación Plan, el

Contratista certifica que éstos han sido recolectados de acuerdo a la reglamentación vigente y cuenta con las

autorizaciones de sus titulares. Así mismo garantiza que la información recolectada no ha sido objeto de

modificación o alterada o divulgada, salvo para la finalidad establecida en el contrato y está siendo almacenada

de acuerdo a las Políticas de Protección de datos Personales y de Seguridad de la Información acorde con la

ley.

13.18. Confidencialidad: EL CONTRATISTA se obliga a NO divulgar la información confidencial que llegue a

su conocimiento por razón del servicio contratado. Las partes mantendrán la confidencialidad de los datos e

información intercambiados entre ellas, incluyendo información objeto de derecho de autor, patentes, técnicas,

modelos, invenciones, know-how, procesos, programas, ejecutables, investigaciones, detalles de diseño,

información financiera, lista de clientes, donantes, inversionistas, empleados, relaciones de negocios y

contractuales, implementación de proyectos, planes de mercadeo o cualquier información revelada sobre

terceras personas, así como la información sobre proyectos, resultados e información sensible. La parte

receptora correspondiente sólo podrá revelar información confidencial a quienes la necesiten y estén

autorizados previamente por la parte de cuya información confidencial se trata. Las partes se comprometen a

cumplir a cabalidad las disposiciones legales de protección de datos personales. La violación de ésta obligación

hará incurrir al contratista en las sanciones legales correspondientes. La confidencialidad de la información se

mantendrá vigente de acuerdo a los parámetros legales independientemente de la vigencia del contrato.

PARAGRAFO PRIMERO: Se considera información confidencial: a) Aquella que como conjunto o por la

configuración o estructuración exacta de sus componentes, no sea generalmente conocida entre los expertos

en los campos correspondientes. b) La que no sea de fácil acceso, y c) Aquella información que no esté sujeta a

medidas de protección razonables, de acuerdo con las circunstancias del caso, a fin de mantener su carácter

confidencial. Es necesario resaltar que se tendrá el debido cuidado, reserva y custodia de la información

sensible y datos personales de los intervinientes y beneficiarios del proyecto. PARAGRAFO SEGUNDO: No

habrá deber alguno de confidencialidad en los siguientes casos: a) Cuando la parte receptora tenga evidencia

de que conoce previamente la información recibida; b) Cuando la información recibida sea de dominio público

y, c) Cuando la información deje de ser confidencial por ser revelada por el propietario. PARAGRAFO

TERCERO: Es necesario resaltar que se tendrá el debido cuidado, reserva y custodia de la información, datos

sensibles y datos personales de los intervinientes y beneficiarios del proyecto. PARAGRAFO CUARTO: En

cumplimiento del objeto contractual, se tendrán en cuenta las disposiciones particulares de protección de datos

personal e información personal contenidas en la ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, acogiendo

las definiciones, tratamiento y protección legal. PARAGRAFO QUINTO: El contratista al realizar la ejecución del


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contrato deberá llevar el registro de la autorización dada por el titular de la información siempre que esta se

requiera y no se encuentre en uno de los casos de excepción expresa del artículo 10 de la ley 1581 de 2013.

13.19.- Cesión Derechos Patrimoniales De Autor. - EL CONTRATISTA se obligan a transferir de manera

total y sin limitación alguna a FUNDACIÓN PLAN, los derechos patrimoniales de autor que sean de su

propiedad sobre todos los productos que se generen con ocasión de la contratación, en cualquier ámbito

territorial, a perpetuidad y sin perjuicio del respeto al derecho moral consagrado en el artículo 11 de la

Decisión Andina 351 de 1993 concordante con el artículo 30 de la Ley 23 de 1982. En virtud de lo anterior,

se entiende que la FUNDACIÓN PLAN adquiere el derecho de reproducción en todas sus modalidades; el

derecho de transformación o adaptación, comunicación pública, importación, distribución y, en general,

cualquier tipo de explotación que de los productos se pueda realizar por cualquier medio conocido o por

conocer. PARÁGRAFO PRIMERO: La presente cesión se hace extensiva no sólo a las facultades y derechos de

uso sobre la obra en formato o soporte material, sino también para formato virtual, electrónico, digital, óptico,

usos en red, internet, extranet, intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Relación contractual. - Las partes suscribientes del Contrato manifiestan y declaran

que entre ellos existe una relación civil derivada del Contrato de Prestación de Servicios, y por lo tanto la

cesión de derechos patrimoniales de autor obedece a los productos entregables para el cumplimiento del

objeto y las obligaciones del CONTRATISTA de conformidad con las orientaciones e indicaciones señaladas y

diseñadas por FUNDACIÓN PLAN, en el marco del presente Contrato. En consecuencia, en virtud de la

presente relación civil, en el marco del Contrato de Prestación de Servicios, y lo establecido en el artículo 20

de la Ley 23 de 1982 modificada por el artículo 28 de la Ley 1450 de 2011, el valor por la cesión de todos los

derechos patrimoniales de autor del objeto de este contrato se encuentra remuneradas dentro del valor de los

honorarios establecidos en éste, señalados en la cláusula correspondiente. PARÁGRAFO TERCERO:

Condiciones y legitimidad de los derechos: En virtud de este contrato, EL CONTRATISTA garantiza que es

propietario integral de los derechos de explotación de los productos definidos en el Contrato y los derechos

conexos y en consecuencia garantiza que puede contratar y transferir los derechos aquí cedidos sin ningún tipo

de limitación por no tener ningún tipo de gravamen, limitación o disposición. En todo caso, responderá por

cualquier reclamo que en materia de derecho de autor se pueda presentar, exonerando de cualquier

responsabilidad a PLAN. Si durante la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA utiliza otras obras de

terceros, como textos, fotografías, fonogramas, modelos técnicos, entre otras creaciones protegidas por los

derechos de autor, EL CONTRATISTA garantiza que dispone de las autorizaciones correspondientes,

exonerando de cualquier responsabilidad a FUNDACIÓN PLAN. PARÁGRAFO CUARTO: Formalidades. -

Como quiera que por virtud del presente contrato se transfiere el derecho patrimonial de autor, y para tener

validez ante terceros, deberá inscribirse en la oficina de registro de derecho de autor, como lo ordena el

artículo 183 de la ley 23 de 1982 modificado por el artículo 30 de la Ley 1450 de 2011. PARÁGRAFO

QUINTO: EL CONTRATISTA reconoce la titularidad de FUNDACIÓN PLAN de todos los derechos

patrimoniales de autor sobre el objeto y productos del contrato, en las condiciones aquí establecidas en virtud

de la presente cesión.

13.20.- Política De Salvaguarda de los Niños, Niñas y Jóvenes Con ocasión de la suscripción de este

contrato y durante la ejecución del mismo, LA/EL CONTRATISTA/PORVEEDOR/EMPLEADO se compromete a

promocionar y a salvaguardar a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes contra todas las formas de violencia

con una perspectiva de género y en especial a:

• Crear entornos seguros para niños, niñas y jóvenes.

• Salvaguardar y respetar a los niños, niñas y jóvenes independiente mente de su edad, sexo, género,

origen étnico, creencias religiosas o políticas, salud física y mental, condición económica o social.

• Promover prácticas seguras para la niñez y la juventud.


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• Tratar a los niños, niñas y jóvenes con respeto, dignidad, actuando siempre en su mejor interés, de

acuerdo con la legislación colombiana y la política de Salvaguarda de la Niñez y la Juventud.

• Cumplir con la Política de Salvaguarda de la Niñez y la Juventud, incluyendo el Anexo 01 de la misma,

denominado Código de Conducta de la Salvaguardia.

Adicionalmente, es responsable de:

• No abusar y/o explotar o actuar de forma riesgosa para la niñez y juventud.

• Nunca actuar o comportarse de una manera que resulte en violencia contra los niños, niñas y jóvenes,

o colocarlos en riesgo de violencia.

• Informar y responder a las inquietudes de salvaguarda y a los incumplimientos de la Política de

acuerdo con los procedimientos establecidos por PLAN.

• Promover la participación segura y protegida, para lo cual se debe tener en cuenta y cumplir con los

procesos y requisitos para participación en espacios y programas de PLAN.

• Preservar la dignidad, protección de la niñez y la juventud cumpliendo con las directrices para

publicidad, medios de comunicación, fotografías, videos, visitas establecidas por PLAN.

• Concientizarse de las acciones que implica no cumplir la Política de Salvaguarda de la Niñez y la

Juventud.

• Cooperar en la investigación a la que haya lugar, en caso de denuncia o reporte de incumplimiento de

la Política de conformidad con los procedimientos disciplinarios y acuerdos contractuales y/o a las

leyes del país.

• No realizar acusaciones falsas y maliciosas.

Para la suscripción de este contrato LA/EL CONTRATISTA/PROVEEDOR/EMPLEADO declara haber recibido,

leído y entendido el documento de la política de protección “Diga si a mantener seguros y protegidos a los

niños, niñas y jóvenes”. Para cumplimiento de lo anterior se señala el link https://plan.org.co/politica-de-

salvaguarda en el cual se puede descargar la política de Salvaguarda de los Niños, Niñas y Jóvenes”

13.21.- Política de Igualdad de Género e Inclusión. - Con ocasión de la suscripción de este contrato y

durante la ejecución del mismo, el contratista se compromete a fomentar una cultura que abraza y ejemplifica

el compromiso a la igualdad de género, los derechos de las niñas y la inclusión, a la vez, apoyando a todas las

personas con el que intervenga en el desarrollo del Proyecto para promover buenas prácticas, actitudes

positivas y principios de igualdad de género e inclusión.

13.22.- Política Antifraude y Anticorrupción. - El Contratista se comprometen a desarrollar el objeto del

contrato y sus obligaciones en forma ética y transparente. En consecuencia, el Contratista con la suscripción del

Contrato manifiesta que ha recibido el documento que contiene la Política Antifraude y Anticorrupción de la

Fundación Plan y se compromete a cumplir con ésta, la cual entiende, conoce y acepta. Así mismo, conoce que

puede acceder a la Política en el siguiente link https://plan-international.org/files/global/policies/anti-fraud-

and-anti-corruption-policy.

13.23.- Parentesco. - Ningún empleado de PLAN, ni ningún pariente de los empleados de PLAN, hasta cuarto

grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, deben tener relación directa con el Contratista,

incluyendo, pero no limitando al afiliado, usuario, beneficiario, proveedor de PLAN. Si esta situación se

presenta durante el período de duración del presente contrato, el Contratista se obliga a ponerlo en

conocimiento de PLAN.


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13.24.- Supervisor del Contrato. La supervisión y control de ejecución del contrato estará a cargo de la

coordinación de Control Interno, desarrollando las siguientes actividades, en el marco de las instancias

establecidas en los presentes términos, quien cumplirá con el control a su cargo para velar por el cabal

cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.

1. Velar y verificar que las personas Contratistas cumplan con el objeto del contrato y de las obligaciones por

ellos contraídas.

2. Informar a la Dirección de PLAN respecto a las demoras o incumplimiento de las personas Contratistas

3. Efectuar el control técnico y realizar el seguimiento permanente a la ejecución del contrato.

4. Recepcionar la correspondencia de las personas Contratistas y hacer las observaciones que estime

convenientes.

5. Exigir el cumplimiento de actividades y los plazos estipulados para la implementación del objeto de este

contrato, así como de la ejecución de las actividades descritas en el alcance del objeto.

6. Requerir a las personas Contratistas sobre el cumplimiento y obligaciones en los términos estipulados en el

presente documento.

7. Solicitar y recibir del Contratista los informes a que haya lugar.

8. Certificar respecto al cumplimiento a satisfacción del objeto contractual por parte del Contratista. Dicha

certificación se constituye en el requisito previo para el trámite de cada uno de los pagos que deba realizar

PLAN.

9. Solicitar la suscripción de contratos adicionales o modificatorios, previa la debida y detallada sustentación.

10. En caso de presentarse situaciones que requieran conceptos jurídicos especializados, de los cuales no tenga

suficiente conocimiento, así lo hará saber a la Dirección de Área - Jurídica de PLAN, con miras a lograr la mejor

decisión para las partes.

11. Verificar que el Contratista cumpla con lo indicado en su propuesta y en la calidad del objeto contractual.

12. Estudiar las situaciones particulares e imprevistas que se presenten en el desarrollo del contrato,

conceptuar sobre su desarrollo general y los requerimientos para su mejor ejecución.

13. Avisar con la debida antelación al área jurídica del vencimiento del contrato.

14. Solicitar con la debida antelación al área jurídica la necesidad de la suscripción de modificaciones,

prórrogas o adiciones al presente contrato y que no se encuentren expresamente descritas en esta cláusula,

certificar el cumplimiento de la política de protección de la niñez por parte del Contratista, según los

parámetros cuando haya lugar a ello. Dicha certificación se constituye en requisito previo para cada uno de los

pagos que deba realizar Plan.

15. Verificar que el Contratista se encuentre afiliado y cotizando según los parámetros de ley al sistema de

seguridad social integral, salud, pensión y ARL

16. Todas aquellas a que haya lugar, para la correcta ejecución del contrato, y que no se encuentren

expresamente descritas en esta cláusula.

13.25.- No Renuncia a Derechos: La ausencia de reclamos por el incumplimiento de cualquier disposición del

Contrato no constituye una renuncia a los derechos que éste confiere. Ninguna renuncia de los derechos que

confiere el Contrato será válida a menos que conste por escrito y se encuentre firmada por el Representante

Legal autorizado de las Partes.


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ANEXO 1 - CARTA MODELO DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA

Fecha

Señores:

FUNDACION PLAN

Atn.

Email:

REFERENCIA: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL SERVICIO PROFESIONAL DE AUDITORIA

EXTERNA PARA EL PROYECTO FORTALECIMIENTO DE INICIATIVAS JUVENILES – ORGANIZACIÓN

JUVENIL TENGO GANAS EN SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA – COL0746- FINANCIADO POR

LA AGENCIA SUECA DE DESARROLLO INTERNACIONAL - ASDI

Estimados Señores:

Por medio de la presente, nosotros, nombre o razón social de la firma, en calidad de proponente de la

convocatoria para seleccionar el contratista de las obras de la referencia, hacemos entrega de una propuesta

técnica, financiera y económica de acuerdo a lo solicitado en los Términos de Referencia.

Así mismo en mi calidad de proponente declaro que:

En consecuencia, hago entrega de una propuesta jurídica, técnica, financiera y económica de acuerdo a lo

solicitado en los Términos de Referencia.

Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación me comprometo a notificarme, perfeccionar

las condiciones de la negociación y ejecutar el objeto de la misma de acuerdo con los documentos que hacen

parte del proceso de selección, los precios de esta oferta y las demás estipulaciones de la misma, en las partes

aceptadas por PLAN.

Así mismo en mi calidad de proponente declaro que:

1. Conozco los términos de referencia, y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos salvo las

desviaciones expresamente declaradas, en el evento que sean aceptadas por PLAN.

2. Conocemos todas las obligaciones de la interventoría establecidas en los términos de referencia y las

aceptamos.

3. No nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley y que no

nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.

4. Manifiesto que SI (__) NO (__) poseo contratos vigentes o adjudicados a la fecha de cierre de la presente

convocatoria, con entidades públicas o privadas.

5. Aceptamos la forma de pago establecida en los Términos de Referencia.


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6. No presento pendientes, ni reclamaciones laborales ante el Ministerio de la Protección Social.

7. No estoy incluido en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República de acuerdo

con lo establecido en la Ley 610 de 2000.

8. Que conozco el sitio en que debo desarrollar el objeto de la negociación, sus características, accesos,

entorno socio económico, y que he tenido en cuenta este conocimiento para la elaboración de la propuesta.

9. No nos hemos acogido a la Ley 550 de 2002, ni a la ley 1116 de 2006 de re-estructuración económica, por

lo que en la actualidad no nos encontramos en ninguna de sus etapas o en proceso de liquidación.

10. Que leí cuidadosamente los términos de referencia y elaboré mi propuesta ajustada a los mismos. Por

tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar

preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes.

11. Conocemos las condiciones básicas de la minuta del contrato objeto de la presente convocatoria.

12. Esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete al firmante de esta carta.

13. Ninguna entidad o persona distinta al firmante tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato

que de ella se derive.

14. Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribir éstas y

aquél dentro de los términos señalados para ello.

15. Autorizo expresamente a PLAN para que en cumplimiento de sus políticas consulte nuestros datos en las

bases y listas de información nacional y extranjera sobre lavado de activos, financiación del terrorismo y

vínculos delictivos, sin que esto implique reporte alguno en centrales de información o alteración de la imagen

personal o corporativa.

16. La propuesta que presentamos consta de ____ folios

17. Igualmente declaro bajo la gravedad del juramento que toda la información aportada y contenida en mi

propuesta es veraz y susceptible de comprobación.

QUE MI PROPUESTA SE RESUME ASI:

NOMBRE COMPLETO DEL PROPONENTE:

C.C. o NIT:

REPRESENTANTE LEGAL:

VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA:

VALIDEZ DE LA PROPUESTA: Para todos los efectos, se entenderá que es por una vigencia igual al período

completo de ejecución del servicio, a partir de la fecha de presentación de la propuesta.

Me permito informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibiré en la siguiente

dirección:

DIRECCIÓN


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CIUDAD

TELÉFONO (S)

FAX

Atentamente,

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL: ______________________________

NOMBRE: ______________________________________________

C.C.: ______________


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ANEXO 2 – MODELO DECLARACIÓN DE NO ESTAR INCURSO EN CAUSAL DE CONFLICTO DE

INTERÉS

____________________________ Identificado con la cedula de ciudadanía

No.___________________ de ___________, actuando en nombre propio/en calidad de Representante

Legal de ________________, identificada con NIT. ___________________, por medio del presente

escrito manifiesto que no me encuentro en causales potenciales o reales de conflictos de interés para contratar

con la Fundación Plan.

En el evento de encontrarme en eventual conflicto de interés, en el marco del principio de buena fe, me

comprometo a informar a la Fundación Plan para que se realice la respectiva verificación, análisis y se adopte la

decisión correspondiente.

Para constancia de lo anterior se firma a los __ días del mes de _____ de 201_.

(FIRMA)_________________________

REPRESENTANTE LEGAL /PERSONA NATURAL

DOCUMENTO DE INDETIFICACIÓN

PERSONA JURÍDICA

Nota: En caso de encontrarse en algún potencial o real conflicto de interés con la Fundación Plan, por

favor relacionarlo.


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ANEXO 3 – AUTORIZACIÓN DE ESCÁNER ANTI - TERRORISTA

AUTORIZACIÓN

Yo, _______________identificado con la cédula de ciudadanía No. _________ de ________, actuando

en nombre propio y como representante legal de ___________, identificada con NIT: __________ por

medio del presente escrito autorizo expresamente a PLAN para que en cumplimiento de sus políticas consulte

mis datos en las bases y listas de información nacional y extranjera sobre lavado de activos, financiación del

terrorismo y vínculos delictivos, sin que esto implique reporte alguno en centrales de información o alteración

de la imagen personal o corporativa.

Para constancia de lo anterior se firma en Bogotá, a los _________días del mes de ________ de 2019.

Nombre: _______________

Firma: _________________


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Apéndice 1

REQUISITOS PARA LA AUDITORÍA

FY19 Solicitud

De acuerdo con los requisitos de Plan Internacional Suecia y ASDI, es necesario certificar que un auditor externo, independiente y cualificado que esté colegiado en una federación nacional reconocida de contadores públicos, sea quien vaya a realizar la auditoría de la organización. Adjunte la prueba del registro del Auditor a la federación nacional de contadores públicos/auditores o el equivalente al enviar el formulario a Plan Internacional Suecia.

Para poder confirmar esto, le pedimos que complete la siguiente tabla:

Nombre de su organización

Nombre de la Firma Auditora

Datos de la Firma Auditora

Dirección: Teléfono:

Email:

Página Web:

Datos de contacto del Auditor

Nombre: Cargo/Título:

Teléfono Móvil: Email:

Número de colegiado del auditor de una federación nacional de contadores públicos:

Nombre de la federación nacional de contadores públicos/auditores (si corresponde en el país, debe ser la institución asociada a IFAC)

El auditor es miembro de la federación nacional (sí / no).

Se adjuntará comprobante de


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certificación.

¿En qué año empezó a cooperar con el auditor?

Describa el proceso al contratar al auditor.

Apéndice 2

Illustración del Informe del Auditor Independiente

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INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE Para [destinatario correspondiente] Opinión Hemos auditado el Informe Financiero de [la organización] durante el periodo [DIA MES 20AÑO – DIA MES 20AÑO] (" Número FAD]"). En nuestra opinión, el Informe Financiero adjuntado del período [DIA MES 20AÑO– DIA MES 20AÑO] ha sido preparado, en todos los aspectos materiales, de conformidad con el contrato acordado entre Plan Internacional Suecia y ASDI. Fundamento de la opinión Hemos llevado a cabo nuestra auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). Nuestras responsabilidades de acuerdo con dichas normas se describen más adelante en la sección Responsabilidades del auditor en relación con la auditoría de los estados financieros de nuestro informe. Somos independientes de [la organización] de conformidad con los requerimientos de ética aplicables a nuestra auditoría del Informe Financiero en [jurisdicción], y hemos cumplido las demás responsabilidades de ética de conformidad con esos requerimientos. Consideramos que la evidencia de la auditoría que hemos obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para nuestra opinión de auditoría. Párrafo de énfasis – Base Contable y Restricción a la Distribución Llamamos la atención sobre el hecho de que el Informe Financiero se ha preparado según el acuerdo entre Plan Internacional Suecia y ASDI. El Informe Financiero ha sido preparado para permitir a [la organización] cumplir con los requerimientos de ASDI. En consecuencia, el Informe Financiero puede no ser apropiado para otra finalidad. Nuestro Informe se dirige, únicamente, a


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[la organización], Plan Internacional Suecia y ASDI y no debe ser distribuido a otras partes distintas de la [la organización], Plan Internacional Suecia y ASDI. Nuestra opinión no ha sido modificada en relación con esta cuestión. Responsabilidades de la Dirección en relación con el Informe Financiero La dirección es responsable de la preparación del Informe Financiero de conformidad con lo acordado en el contrato firmado entre [la organización] y Plan, y del control interno que la dirección considere necesario para permitir la preparación del Informe Financiero libre de incorrección material, debida a fraude o error. Los responsables del gobierno de la entidad son responsables del proceso de información financiera de [la organización]. Responsabilidades del Auditor en la realización de la Auditoría del Informe Financiero. Nuestros objetivos son obtener una seguridad razonable de que el informe financiero está libre de incorrección material, debida a fraude o error, y emitir un informe de auditoría que contiene nuestra opinión. Seguridad razonable es un alto grado de seguridad, pero no garantiza que una auditoría realizada de conformidad con las NIA siempre detecte una incorreción material cuando existe. Las incorrecciones puedan deberse a fraude o error y se consideran materiales si, individualmente o de forma agregada, puede preverse razonablemente que incluyan en las decisiones económicas que los usuarios toman basándose en este Informe Financiero. Como parte de una auditoría de conformidad con las NIA, aplicamos nuestro juicio profesional y mantenemos una actitud de escepticismo profesional durante toda la auditoría. También identificamos y valoramos los riesgos de incorrección material en el Informe Financiero, debida a fraude o error, diseñamos y aplicamos procedimientos de auditoría para responder a dichos riesgos y obtenemos evidencia de auditoría suficiente y adecuada para proporcionar una base para nuestra opinión. El riesgo de no detectar una incorrección material debida a fraude es más elevado que en el caso de una incorrección material debida a error, ya que el fraude puede implicar colusión, falsificación, omisiones deliberadas, manifestaciones intencionadamente erróneas o la elusión del control interno. Obtenemos conocimiento del control interno relevante para la auditoría con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean adecuados en función de las circunstancias, y no con la finalidad de expresar una opinión sobre la eficacia del control interno de [la organización]. Evaluamos la adecuación de las políticas contables aplicadas y en su caso, la razonabilidad de las estimaciones contables y la correspondiente información revelada por la dirección. Evaluamos la presentación global, la estructura y el contenido del Informe Financiero incluida la información relevada, y si el Informe Financiero representa las transacciones y hechos subyacentes de un modo que logra la presentación fiel. Comunicamos con los responsables del gobierno de la entidad en relación con, entre otras cuestiones, el alcance y el momento de realización de la auditoría planificados y los hallazgos significativos de la auditoría, así como cualquier deficiencia significativa del control interno que identifiquemos en el transcurso de la auditoría. También proporcionamos a los responsables del gobierno de la entidad una declaración de que hemos cumplido los requerimientos de ética aplicables en relación con la independencia y comunicado con ellos acerca de todas las relaciones y demás cuestiones de las que se puede esperar razonablemente que pueden afectar a nuestra independencia y, en su caso, las correspondientes salvaguardas.


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[Fecha del informe del auditor] [Firma del auditor] [Nombre y apellido] [Titulación del auditor] [Dirección del auditor]

Apéndice 3

Plantilla conforme a las NISR 4400 para dar cumplimiento a los procedimientos acordados respecto a la información financiera.

---------------------

INFORME DE HALLAZGOS

A la Dirección de [la organización]

Hemos cumplido los procedimientos acordados, según se indica más adelante, relativos al informe financiero adjunto. Dicho informe, dirigido por Plan Internacional, se refiere al número de proyecto [número FAD], para el período del [DIA MES 20AÑO – DIA MES 20AÑO] que indica un egreso total en SEK de [egreso total]. Nuestra tarea fue realizada conforme a las Normas Internacionales sobre Servicios Afines relativas a compromisos para realizar procedimientos acordados (NISR 4400). Los procedimientos fueron llevados a cabo únicamente con el objeto de ayudar a la organización a que cumpla los requisitos de Plan Internacional relativos a la presentación de un informe sobre la utilización de los fondos recibidos de ASDI. Dichos procedimientos, se resumen a continuación:

1. Hemos realizado un seguimiento sobre si los costos salariales debitados al proyecto/

programa han sido registrados a lo largo del año de manera sistematizada y hemos

comprobado si los costos salariales pueden verificarse con la suficiente documentación de

soporte.

2. Hemos examinado si el informe financiero incluye una comparación, para cada partida

presupuestaria, entre los actuales costos/gastos reales de las actividades y los

costos/gastos presupuestados, según lo aprobado por Plan Internacional Suecia para dicho

período.

3. Hemos comprobado que exista la suficiente documentación que respalde todos los costos

reportados.

4. Hemos comprobado si [la organización] cumple con la legislación fiscal aplicable en cuanto

a materia de impuestos y tasas de la Seguridad Social.

5. Hemos hecho un seguimiento de si [la organización] ha cumplido con las directrices de

contratación adjuntas al acuerdo.

6. Hemos revisado que el saldo de cierre final del período anterior sea el mismo que el saldo

inicial del período actual.


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7. Hemos comprobado que el principio contable que se ha aplicado es aceptable para el tipo de

informe financiero.

8. Hemos verificado el saldo final al cierre del año fiscal. Para el último año de

implementación, se verificará el saldo saliente que se abonará a Plan Internacional Suecia.

9. Hemos cuantificado el total de los costos que carecen de la suficiente documentación de

soporte.

10. Hemos verificado que [la organización] ha firmado los acuerdos con sus organizaciones

asociadas.

11. Hemos verificado que los requisitos de auditoría en los acuerdos con las organizaciones

asociadas sean de acuerdo a los requisitos de auditoría según lo estipulado en [la

organización] el acuerdo con Plan Internacional Suecia.

12. Hemos revisado que exista una cadena ininterrumpida de informes financieros auditados

de acuerdo con los requisitos ya estipulados en el acuerdo entre [la organización] y Plan

Internacional Suecia, para los fondos desembolsados el año anterior. La revisión incluye si

[la organización] realiza evaluaciones documentadas sobre los informes financieros

auditados y presentados a [la organización] y si estos informes son seguidos por [la

organización]. La revisión deberá incluir la verificación de que las contribuciones son

equivalente a un mínimo del 50% del total de los fondos desembolsados, así como el 50%

del número de las contribuciones. La revisión también deberá incluir cualquier

observación realizada por los auditores sobre la cual deba informarse a Plan Internacional

Suecia.

13. Hemos verificado que los requisitos usados para informar las ganancias/perdidas por tipo

de cambio según lo estipulado en el acuerdo entre [la organización] y Plan Internacional

Suecia, estén incluidos en los acuerdos entre [la organización] y sus subsiguientes

organizaciones asociadas.

14. Hemos realizado un seguimiento para que las debilidades identificadas en anteriores auditorías sean

implementadas tal y como se describen en la carta de respuesta de la Dirección.

Resultado y observaciones significativas Informamos de nuestros hallazgos a continuación:

1.

2.

3.

4.

5.

6.


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.

…14.

[NOTA: en los casos en que se hayan formulado observaciones o existan dudas en relación a alguno de los asuntos, se deberá proporcionar una descripción detallada sobre dicha observación o duda]. El presente informe se emite únicamente al efecto expuesto en el primer párrafo del mismo y con carácter informativo, y no debe utilizarse para ningún otro propósito ni distribuirse a terceros ajenos a Plan Internacional o ASDI. Este informe se refiere solo al informe financiero especificado anteriormente.

[Fecha y lugar] [Nombre y Apellido] [Titulación del auditor] [Dirección]


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Las instrucciones de auditoría que se detallan a continuación se han implementado para

garantizar el cumplimiento de los requisitos de ASDI según el acuerdo firmado con Plan

Internacional Suecia. Todos los informes financieros, incluyendo la transferencia de fondos a

enlaces subsiguientes, deberán ser auditados según estas pautas. Deberá haber una cadena

ininterrumpida de informes hasta, e incluyendo, la organización final que reciba los fondos.

Los controles de los informes y de las auditorías en los enlaces subsiguientes son particularmente

importantes y la responsabilidad de realizar estos controles es de la empresa que realiza la

auditoría. Cada empresa es responsable de documentar los siguientes controles:

I. Evaluación del auditor (externo, independiente, cualificado) si procede.

II. Control de informe/s del auditor independiente, Carta de Representación de la Dirección.

III. Evaluación del informe financiero y el informe del auditor (si corresponde), así como las acciones requeridas, que deben informarse de forma enfatizada en la cadena.

El auditor deberá expresar una opinión sobre los controles internos de auditoría de la

organización en enlaces subsiguientes. Vea la ilustración en la página siguiente.

Oficina del País/Región de Plan Internacional.

La subvención deberá ser auditada anualmente de acuerdo con los requisitos de ASDI y según lo estipulado en el FAD. La auditoría incluirá toda la documentación relacionada con la subvención de todos los beneficiarios y se realizará independientemente del tamaño de la subvención. Vea "Plan Internacional Suecia Términos de Referencia para la Auditoría del Apoyo al Proyecto Financiado por ASDI", versión Septiembre 2018, que se deberá ser utilizado en la contratación de los servicios de una auditoría. La oficina del País/Región de Plan Internacional deberá enviar su informe anual auditado consolidado a Plan Internacional Suecia para su previa aprobación antes de la aprobación por parte del auditor. En el caso de que los auditores anoten observaciones o hallazgos en enlaces posteriores, estos informes también deberán ser presentados a Plan Internacional Suecia.

Enlaces posteriores/Socio local.

Si la oficina del Pais/Región ha transferido fondos a enlaces posteriores, como por ejemplo a los

socios locales, el valor del acuerdo entre la asociación define el estándar de la auditoría como se

indica a continuación:


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1. Las organizaciones asociadas con acuerdos de colaboración3 de más de 500 000 SEK, se

auditarán anualmente de acuerdo a lo estipulado en los "Términos de Referencia de Plan

Internacional Suecia para la Auditoría de Apoyo al Proyecto financiado por ASDI", versión

de Septiembre de 2018.

2. Las organizaciones asociadas con acuerdos de colaboración entre 100 000 SEK y 499

999 SEK se auditarán anualmente de acuerdo a lo estipulado en "ISRS 4400 –

Compromiso para realizar los procedimientos acordados" según lo acordado en " Los

Términos de Referencia de Plan Internacional Suecia para la Auditoría de Apoyo del

Proyecto financiado por ASDI", versión Septiembre 2018.

3. Las organizaciones asociadas con acuerdos de colaboración por debajo de 100 000 SEK

no están obligadas a realizar una auditoría externa del proyecto, pero deberán presentar

una “Carta de representación de la Dirección" confirmando la preparación y presentación

justa de los estados financieros de acuerdo con el acuerdo de subvención y asimismo

confirmar que los estados financieros estén libres de errores importantes, ya sea por

fraude o error. Se deberá utilizar la plantilla del Apéndice 1 adjunta en este documento.

N.B Si se considerara relevante, la oficina del Pais/Región podrá requerir una auditoría externa para los enlaces subsiguientes según los puntos 1 y 2 para acuerdos de asociación por debajo de 100 000 SEK. Las organizaciones asociadas también podrán optar por la realización de una auditoría externa si se considera relevante para su organización. Dicho coste deberá ser incluido en el presupuesto del proyecto.

Los informes de auditoría y las Cartas de Representación de la Dirección de los enlaces subsiguientes deberán presentarse en la oficina del Pais/Región de una forma segura y organizada durante al menos siete años.

3 El presupuesto total debe considerarse para todo el período de implementación y no puede exceder los umbrales mencionados

anteriormente.


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*Dependiendo de los niveles de fondos transferidos, consulte la sección "Enlaces subsiguientes / Socios locales""

Apéndice 1

Formato de Carta de Representación de la Dirección Para un contrato acuerdo de socio por un valor inferior a 100 000 SEK, no se requerirá una auditoría externa. En su lugar, el director de finanzas o equivalente y una persona autorizada para representar a la administración deberán certificar que los informes financieros y narrativos finales adjuntos sean correctos. La certificación se realizará utilizando la siguiente plantilla. La organización que reciba los fondos deberá mantener los documentos contables actualizados en todo momento. Los Documentos Financieros deberán conservarse por un período de siete (7) años, o más si es requerido por la legislación del país. Plan Internacional/Plan Internacional Suecia tiene el derecho, en cualquier momento, a acceder a documentos relevantes de la organización receptora y/o encargar una auditoría del acuerdo.

ASDI

Subvención Control de auditoría Informe de auditoría,

Carta de la Gerencia +

Carta de Respuesta de la

Dirección

Subvención Control de auditoría

Informe de Auditoría,

Informe de Hallazgos +

Carta de Respuesta de la

Dirección

Requisitos del acuerdo y auditoría

Plan Internacional Suecia

Instrucciones de auditoría y FAD

Control de auditoría

Informe de Auditoría,

Informe de Hallazgos o

Carta de representación

de la Dirección + Carta

de Respuesta de la

Dirección

*

Subvención

Oficina de Plan Internacional en el País/Región

Instrucciones de auditoria y contractuales

Socio local


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La información en la tabla a continuación deberá ser proporcionada por la organización externa receptora:

Nombre de la Organización

Nombre de la persona de contacto

Teléfono Correo electronico

Título del Proyecto Número FAD

Valor total del acuerdo Egreso total (según informe financiero)

Egreso total no utilizado

# Declaraciones de Certificación Sí No N/C

Comentarios

1 El Informe narrativa y los informes financieros están en línea con el acuerdo con ASDI.

2 Los costos reportados corresponden a los costos en la contabilidad/ cuentas de la organización.

3 Existe la suficiente documentación subyacente para los costos reportados.

4 Cualquier fondo que haya sido sub utilizado ha sido informado y, en caso de ser así, ha sido reembolsado según el acuerdo.

5 Los fondos proporcionados han sido mantenidos en una cuenta bancaria.

6 Todas las órdenes de pago, incluidas las adquisiciones, se han autorizado de acuerdo con la orden de delegación de la organización receptora.

Proporcione información adicional bajo los comentarios en el caso de que se haga una declaración N/C o No en la tabla anterior.

Fecha y Firma Fecha y Firma

Nombre y cargo en mayúsculas Nombre y cargo en mayúsculas


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