tres - el seguimiento y control de proyectos agosto 2007.ppt
TRANSCRIPT
![Page 1: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/1.jpg)
EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS
MECANISMO QUE PERMITE LOGRAR LOS OBJETIVOS Y
DOMINAR EL PROYECTO
![Page 2: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/2.jpg)
EL SEGUIMIENTO
• Obtención y análisis de la información sobre el desempeño hasta que se realiza el control
• Referencia y comparación la planificación
• Se identifican variaciones y se proyecta el desempeño futuro
![Page 3: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/3.jpg)
EL CONTROL
• Acciones a tomar sobre la base del seguimiento• Actúa sobre los factores que están produciendo las
variaciones• Es el elemento clave de una administración proactiva• Corresponde efectuarla al director del proyecto• Se aplica ley de Pareto: 80% del resultado de un proyecto
es determinado por solo el 20% de sus elementos. Se controlan solo los elementos con mayor impacto potencial en el costo y en el plazo final
• Para los otros elementos basta solo un nivel resumido de control
![Page 4: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/4.jpg)
EL CONTROL
• Tiene como objetivo evaluar el desempeño real del proyecto, compararlo con los objetivos fijados y corregir de este modo resultados
• Las variables típicas a controlar son: costo, tiempo, calidad, avance (progreso)
![Page 5: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/5.jpg)
ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL
• ESPECIFICACIÓN: resultado que se pretende alcanzar. Normas, estándares. Se debe hacer una definición operativa en unidades objetivas y medibles (indicadores)
• EJECUCIÓN: materialización del proyecto según lo especificado
• INSPECCIÓN: juicio relativo a si la ejecución se cumple o no con la especificación. Se decide si se necesita o no de acciones correctivas
![Page 6: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/6.jpg)
TIPOS DE CONTROL
• CONTROL PRELIMINAR– Prevenir posibles desvíos, definiendo qué controlar,
qué medir y cómo, control concurrente (seguimiento a operaciones en curso) para asegurar que se procure alcanzar objetivos y control de retroalimentación
• CONTROL DE GESTIÓN– Objetivo es analizar, evaluar y actuar sobre todos los
aspectos que tienen relación con el cumplimiento de los objetivos establecidos del proyecto (por ejemplo con planes de desempeño)
![Page 7: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/7.jpg)
CICLO DE CONTROL
PLANVARIABLES DE
CONTROL
MEDICIÓN
PROYECTO
MODIFICACIONES
EVALUACIÓN
OBJETIVOSCRITERIO DE
DECISIÓN
![Page 8: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/8.jpg)
CRITERIOS DE CONTROLCRITERIOS DE CONTROL DATOS CUANTITATIVOS DATOS CUALITATIVOS
Tiempo y costo Inicios y términos revisados
Inicios y términos realesAvances a la fechaPendiente por hacerCostos a la fechaCostos para terminar
Riesgos producidosPrincipales causas de
pérdidas
Calidad Costos de calidad Problemas o fallas de calidad
Organización Demoras externasIncumplimiento de
responsabilidades
Alcance Cambios de alcanceProblemas especiales
Otros Evaluación general de desempeño
![Page 9: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/9.jpg)
FORMA DE EJERCER EL CONTROL
• Presentación de informes y la comparación con el plan: criterios de control preestablecidos, herramientas de control simples y amigables
• Los informes se discuten en sesiones grupales
![Page 10: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/10.jpg)
TIPOS DE INFORMES
• INFORME DE ESTADO: al término de etapas específicas con relación al logro de progresos técnicos
• INFORME DE AVANCE: semanal o mensual• INFORME DE PROBLEMAS DE SOLUCIÓN
PARTICULAR: usar un formulario y propuesta• INFORMES DE CAMBIOS AL ALCANCE: por
medio de formularios• INFORME FINAL
![Page 11: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/11.jpg)
MEDICIÓN DEL AVANCE FÍSICO
• Es una componente clave para un adecuado seguimiento y control.
• Hay varios métodos– Unidades completadas– Hitos incrementales– Razón de costo– Método comienzo – término– Opinión subjetiva– Unidades equivalentes o ponderadas
![Page 12: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/12.jpg)
UNIDADES COMPLETADAS
• Tareas de producción repetitiva de unidades de trabajo fáciles de medir y que individualmente requieren una cantidad similar de trabajo.
• Avance de lo ejecutado versus totales
• Avance (%) = Unidades ejecutadas x 100
Unidades totales
![Page 13: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/13.jpg)
HITOS INCREMENTALES
• Aplicable a tareas que se deben desarrollar en forma secuencial. El cumplimiento de estas tareas, es considerado como el cumplimiento de un hito que representa un porcentaje del trabajo total del programa
• Se basa generalmente en número de horas – hombre (HH), en relación con el total
![Page 14: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/14.jpg)
HITOS INCREMENTALES
• Por ejemplo: instalación de equipo
– Recepción e inspección 15%– Preparación terminada 30%– Alineación completa 50%– Instalación instrumentos y otros 75%
– Pruebas completas 90%– Recepción por cliente 100%
![Page 15: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/15.jpg)
RAZÓN DE COSTO
• Tareas que involucran un largo período de tiempo y son estimadas y presupuestadas en función de presupuestos globales
• Avance físico= HH actuales = $ actuales• HH presupuestadas $ presupuestados
![Page 16: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/16.jpg)
MÉTODO COMIENZO TÉRMINO
• Para proyectos de actividades de difícil medición pues no hay acontecimientos intermedios definibles
• Razón esfuerzo/ tiempo es difícil de determinar
• Por ejemplo se asigna al avance un porcentaje y cuando se completa se toma como cumplida– Proyecto de tecnología (45% al mes 5 y 100% al final
del mes 14)
![Page 17: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/17.jpg)
UNIDADES EQUIVALENTES O PONDERADAS
• Aplica a proyectos de duración considerable de tiempo y está compuesto por dos o más actividades que se traslapan, cada una con diferentes unidades de medición de trabajo
• Criterios de ponderación: volumen de obra, horas-hombre, costo estimado, duración estimada, horas equipo, combinaciones …
![Page 18: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/18.jpg)
PONDERACIÓN
Peso o ponderación
Unidad Total Total acero equivalente
A la fecha Toneladas ganadas
0.02 c/u 200 10.4 200 10.4
0.02 % 100 10.4 100 10.4
0.05 % 100 26.0 100 26.0
0.06 c/u 84 31.2 74 27.5
0.10 c/u 859 52.0 0 0
0.11 c/u 837 57.2 0 0
0.20 c/u 38 104.0 0 0
0.09 % 100 46.8 5 2.3
0.30 c/u 2977 156.0 74 3.9
0.05 % 100 26.0 0 0
1.00 ton 520.0 80.5
![Page 19: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/19.jpg)
EL INDICE DE AVANCE
• El avance total de una obra se determina con la suma de los avances parciales. Existen dos criterios de medición– Avance teórico o con presupuesto fijo: la cantidad de
obra se considera constante de modo que el avance siempre aumenta con la obra ejecutada
– Avance real o con presupuesto variable: se considera la obra variable de modo que es posible que no siempre exista un aumento de avance real al aumentar la obra ejecutada
– Aumento de obra (%) = índice teórico – 1 * 100 índice real
![Page 20: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/20.jpg)
EL CONTROL DE COSTOS
• Permite detectar problemas tempranamente de modo que se pueda tomar decisiones oportunas
• Provee información oportuna y significativa para cada uno de los responsables de un proyecto
• Crea una atmósfera de preocupación por los costos
• Mantiene la comunicación dentro de la organización y permite controlar y/o minimizar los costos
![Page 21: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/21.jpg)
CONTROL DE COSTOS
• Aspectos esenciales– Obtención de información: se refiere a
conocer qué es lo que se ha hecho, qué es lo que se debe hacer y qué queda por hacer
– Análisis y control de costos: conocer oportunamente lo que está mal, y por qué, tomar acciones correctivas y controlar los resultados de estas acciones
![Page 22: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/22.jpg)
CURVA “S” Y SU APLICACIÓN EN CONTROL
Fecha de control Plazo original
Avance
100%
![Page 23: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/23.jpg)
MÉTODO DEL VALOR GANADO
• Presupuesto al término (PAT)• Representa el presupuesto de todo el trabajo. No cambia a
menos que se modifique el alcance del proyecto
• Estimación al término (EAT)• Número de fondos que representa todo el dinero que se va a
gastar dada cierta cantidad de información del desempeño del proyecto en desarrollo
• Costo presupuestado del trabajo programado (CPTP)
• Presupuesto distribuido en el tiempo de los recursos requeridos para completar el proyecto. Es la Base de Medición del Desempeño
![Page 24: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/24.jpg)
MÉTODO DEL VALOR GANADO
• Costo presupuestado del trabajo ejecutado o valor ganado (CPTE)
• Corresponde al valor total del trabajo ejecutado a una cierta fecha, de acuerdo al presupuesto
• Costo actual del trabajo ejecutado (CATE)• Son los fondos que han sido utilizados en la realidad para el
trabajo ejecutado
• Estimación para terminar (EPT)• Son los fondos requeridos para completar el trabajo que
queda
• EPT + CATE = EAT
![Page 25: TRES - EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS AGOSTO 2007.ppt](https://reader035.vdocuments.co/reader035/viewer/2022062720/55cf9e07550346d033b05ef9/html5/thumbnails/25.jpg)
MÉTODO DEL VALOR GANADO
• VP = CPTE – CPTP
• IDP = CPTE CPTP
• VC = CPTE - CATE
• IDC = CPTE CATE
VP = varianza de programaVC = varianza de costoIDP = índice de desempeño de programaIDC = índice de desempeño de costo