transferencia de documentos
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REQUISITO INDISPENSABLE PARA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSCUYO VALOR ESTA ASOCIADO A LA EMPRESA QUE VISITA LAS PEROSNAS DE ESTE LUGAR SIN EMBARGO ES DE MUCHA IMPORTANCIA EN ESTE SECTOR YA QUE ES LA MEJOR MANERA DE MANTENER UN LIBRO O UN ARCHIVO PARA USO PROXIMOTRANSCRIPT
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Marlyn Edith Rivera Huamn
Supervisora
Direccin de Normas Archivsticas
Archivo General de la Nacin
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DIRECTIVA N 005/86-AGN-DGAI
NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR
PBLICO NACIONAL
EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
Con el objetivo de orientar las
acciones archivsticas para la
transferencia de los documentos
en los archivos administrativos del
Sector Pblico Nacin, emiti el 18
de noviembre del 1986 mediante
Resolucin Jefatural N 173-86-
AGN/J la.
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Descongestionar los archivos administrativos de Sector Pblico
Aprovechar la disponibilidad de espacio fsico, equipos y materiales de los archivos pblicos.
Garantizar la integridad y la conservacin del patrimonio documental
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La Directiva de Transferencia dedocumentos, es de obligatoriocumplimiento en todos los organismospblicos (Ministerios, InstitucionesPblicas Descentralizadas, InstitucionesAutnomas, Empresas de DerechoPblico, Empresas Estatales de DerechoPrivado y Empresas de Economa mixtacon Participacin Accionara Mayoritariadel Estado), Municipalidades y demsdependencias administrativas de losorganismos de los Poderes del Estado.
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En que consiste la Transferencia de
Documentos?
Es un procedimiento
archivstico que consiste en el
traslado de los documentos
de un archivo a otro, al
vencimiento de los periodos
de retencin establecidos en
los programa de control de
documentos.
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La transferencia de documentos
se realiza en el siguiente orden:
Archivo de Gestin
Archivo Central (rgano de
Administracin de
Archivos)
Archivo perifrico
(si los hubiere)
Archivo General de
la Nacin
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El rgano de Administracin de
Archivos (Archivo Central), tiene
como responsabilidad en el proceso
de Transferencia de documentos
formular el cronograma anual de
transferencia y remitirla al Archivo
General de la Nacin antes del 31 de
marzo de cada ao.
solicitar al Archivo General de la
Nacin la transferencia de los
documentos que estn considerados
en el respectivo cronograma anual. (slo para el caso de documentacin de valor
permanente)
La solicitud de transferencia ser acompaada
con el "Inventario de Transferencia de
documentos", y remitida al Archivo General de la
Nacin treinta das (30) antes de la fecha del
traslado para la verificacin e inspeccin del
supervisor del rgano rector.
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Para la Transferencia de los
Documentos
UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO
- Legajos
- Paquetes
- Cajas
- etc.
De
tamao
uniforme
Se
utilizarn
las
Por ejemplo.:
Que debern ser
Siendo
que por
Cada unidad de archivamiento se
empacar una serie documental
procurando
Mantener el orden que tuvo en la
dependencia administrativa
correspondiente
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LAS UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO DEBERN DE SER ROTULADAS en el lado frontal. En elngulo superior izquierdo se anotarn el cdigo de la entidad y de la dependencia remitente,el ao y el nmero de remisin. En el ngulo superior derecho se indicar el nmerocorrelativo correspondiente a la unidad de archivamiento.
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La Transferencia, deber efectuarse utilizando el
formulario de transferencia de documentos en original
y dos copias:
El formulario comprende:
- Informacin general (Pg. 01) describe sumariamente
los documentos a transferirse
- Inventario registro (Pg. 02 y siguientes) describedetalladamente los datos de las documentacin,
sealando su ubicacin topogrfica dentro del archivo
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a) Informacin general
1-3 Nombre del Sector de la entidad y de la unidad
orgnica cuya documentacin va a
transferirse.
4. Indicar el cdigo de identificacin de la entidad y
unidad orgnica remitente: ao del
envo y el nmero secuencial segn la primera
remisin de documentos efectuada por
la unidad orgnica al archivo.
5 Sealar sucintamente las series documentales y sus
fechas extremas.
6. Anotar el nmero total, en metros lineales de los
documentos a transferirse (un
metro cbico es igual a diez metros lineales
aproximadamente).
7 Fecha, nombre, apellidos y firma del Jefe del
Archivo remitente.
8 Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe de
archivo receptor.
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Pgina 1 de Pags.
Informacin General
1. Sector : Justicia
2. Entidad : Ministerio de Justicia
3. Unidad Orgnica : Direccin General de Finanzas
:
4. Datos
4.1 Cdigo : 03
4.2 Ao : 2002
4.3 Remisin N : 01
Modelo de Inventario de Transferencia de Documentos de
acuerdo a la Directiva N 05-86-AGN-DGAI
1-3 Nombre del Sector de la entidad y de la unidad orgnica cuya documentacin va atransferirse.
4. Indicar el cdigo deidentificacin de la entidad yunidad orgnica remitente: aodel envo y el nmero secuencialsegn la primera remisin dedocumentos efectuada por launidad orgnica al archivo.
Las pginas debern numerarse consecutivamente inicindose con el nmero uno, el que ser seguido de la preposicin de y a continuacin el nmero total de las pginas del inventario
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6. Metros lineales de documentos a transferirse: 160 ml.
7. Lugar y Fecha
Miraflores, 26/04/2002
______________________
Jefe del Archivo remitente
8. Lugar y Fecha
Lima, 26/04/2002
______________________
Jefe del Archivo receptor
5. Descripcin General de Documentos a transferirse
- Ordenes de Compra 1950 - 1965
- Notas de ventas 1945 - 1953
- Balances 1955 - 1980
5 Sealar sucintamente las series documentales y sus fechas extremas.
6. Anotar el nmero total, en metros lineales de los documentos a transferirse
7 Fecha, nombre, apellidos y firma del Jefe del Archivo remitente.
8 Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe de archivo receptor
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INVENTARIO - REGISTRO
9.Nmero
de Orden
10.Descripcin
de documentos
11. Fechas
Extremas
12.Ubicacin
Topogrfica
13.Observaciones
1
2
3
Ordenes de
compra
Notas de venta
Balances
1950 1965
1945 1953
1955 1980
Deteriorado
Falta R.M. Feb.
1972
Pgina 2 de Pags.
9. Nmero de orden correlativo de las unidades de archivamiento a transferirse.
10. Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamiento, segn laserie o series que la conforman.
11. Indicar la fecha ms antigua y ms reciente de cada una de las series.
12. Dejar en blanco parauso del archivo receptor.Aqu se indicar el lugardonde se encuentraarchivada la unidad dearchivamiento y elnmero asignado a elladentro del archivo.
13. Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor comprensin de ladocumentacin de transferencia.
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NOTA:
Todas las pginas del inventario debern estar visadas por el jefe del rgano de administracin de archivos de la entidad.
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Concluida la transferencia, tanto el remitente como el
receptor deben firmar los inventarios o actas
correspondientes en seal de conformidad. Este
documento evidencia el compromiso asumido por ambas
partes en el envo y recepcin de la documentacin.
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Los archivos de nivel desconcentrado transferirn los
documentos al Archivo Departamental correspondiente. Si
ste no existiese, los documentos se pondrn a
disposicin del Archivo General de la Nacin.