tramitaciÓn electrÓnica - sistema de gestiÓn de expedientes jornadas de formación sobre la...

TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA

- SISTEMA DE GESTIÓN

DE EXPEDIENTESJornadas de Formación sobre la

Implantación de la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos

a los Servicios Públicos, en las Entidades Locales

Palencia, 3 octubre 2008

Elena Fernández © Altia Consultores203/10/2008

1. ¿Por qué es necesario un Sistema de Gestión de

expedientes?

2. El Sistema de Gestión de expedientes

3. Implantación del Sistema de Gestión de

expedientes

4. Conclusiones

1. ¿Por qué es necesario un Sistema de Gestión de

expedientes?

2. El Sistema de Gestión de expedientes

3. Implantación del Sistema de Gestión de

expedientes

4. Conclusiones

ÍNDICE


Modernización de las Administraciones

Públicas para dar respuesta a las exigencias

del ciudadano

Problemas que presenta el sistema

tradicional de gestión de expedientes

Modernización de las Administraciones

Públicas para dar respuesta a las exigencias

del ciudadano

Problemas que presenta el sistema

tradicional de gestión de expedientes

1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?


Modernización de la Administración Pública (I)

“La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica”.

“Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias”.

“La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica”.

“Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias”.

LEY 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos



Para intentar satisfacer las exigencias de los Ciudadanos, la Administración Pública está inmersa en un proceso de adaptación que está repercutiendo en todos sus estamentos.

Numerosos proyectos de e-Administración están siendo abordados en múltiples instituciones de la administración pública.

En el marco de esta nueva situación, es necesario incorporar conceptos como Calidad de los Servicios, Eficacia, Eficiencia o Productividad.

Para intentar satisfacer las exigencias de los Ciudadanos, la Administración Pública está inmersa en un proceso de adaptación que está repercutiendo en todos sus estamentos.

Numerosos proyectos de e-Administración están siendo abordados en múltiples instituciones de la administración pública.

En el marco de esta nueva situación, es necesario incorporar conceptos como Calidad de los Servicios, Eficacia, Eficiencia o Productividad.

Modernización de la Administración Pública (II)

Esta situación está provocando en la Administración una inquietud por ajustarse a las necesidades actuales, y por ende, a la utilización y apoyo en las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Esta situación está provocando en la Administración una inquietud por ajustarse a las necesidades actuales, y por ende, a la utilización y apoyo en las tecnologías de la información y las comunicaciones.



Bajo la premisa de:

TODA RELACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y EL CIUDADANO CULMINA EN UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

La Administración está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, mejorar el acceso a la información ampliando los canales de acceso, disponer de una información homogénea y unificada, para en definitiva, producir una imagen de evolución continua.

Bajo la premisa de:

TODA RELACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y EL CIUDADANO CULMINA EN UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

La Administración está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, mejorar el acceso a la información ampliando los canales de acceso, disponer de una información homogénea y unificada, para en definitiva, producir una imagen de evolución continua.

Modernización de la Administración Pública (III)

En este nuevo escenario, ha surgido la necesidad de disponer de soluciones que den soporte a la tramitación administrativa, salvaguardando las garantías y criterios básicos de la Administración, por un lado; e incorporando nuevos criterios y conceptos de apoyo por otro.

En este nuevo escenario, ha surgido la necesidad de disponer de soluciones que den soporte a la tramitación administrativa, salvaguardando las garantías y criterios básicos de la Administración, por un lado; e incorporando nuevos criterios y conceptos de apoyo por otro.



Indefinición de los procedimientos

Tareas que no aportan valor al procedimiento

Duplicidad de trámites

Dificultad en el control de las tareas en grandes cantidades de expedientes

Pérdida de expedientes

Dificultad en la consulta de la información y explotación de la misma

Falta de un sistema de información que proporcione datos fiables

Problemas de acceso a la información por parte de los ciudadanos

Acumulación de grandes cantidades de papel.

Falta de control de documentos y plazos

Falta de agilidad en la tramitación

Indefinición de los procedimientos

Tareas que no aportan valor al procedimiento

Duplicidad de trámites

Dificultad en el control de las tareas en grandes cantidades de expedientes

Pérdida de expedientes

Dificultad en la consulta de la información y explotación de la misma

Falta de un sistema de información que proporcione datos fiables

Problemas de acceso a la información por parte de los ciudadanos

Acumulación de grandes cantidades de papel.

Falta de control de documentos y plazos

Falta de agilidad en la tramitación

Problemas de la gestión tradicional de expedientes



2. SOLUCIÓN: SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Una solución integral para transformar los expedientes administrativos en procesos electrónicos.

Una solución integral para transformar los expedientes administrativos en procesos electrónicos.

PORTAL DEL CIUDADANO

GESTOR DE EXPEDIENTES


¿Qué es un Sistema de Gestión de expedientes?

2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

FACILITA

AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

ACCESO DE MANERA COORDINADA A

DATOS Y DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE

TRABAJO

ADMINISTRAR LOS RECURSOS

ASIGNADOS A CADA EXPEDIENTE

La relación de los interesados con la

organización

-SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES-

SISTEMA CENTRALIZADO PARA CONTROLAR LAS TAREAS QUE COMPONEN EL CICLO DE

VIDA DE UN EXPEDIENTE

PERMITE CONOCER:

¿Qué?¿Cuándo?¿Cómo?¿Cuánto?¿Quién?

PORTAL DEL CIUDADANO


¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de expedientes?

Sistema de Gestión de Procesos

Registro de Entradas/Salidas

Otros sistemas

INTRANETINTRANET

Personal de la organización

Administrador del sistema

Certificado

digital/DNI

electrónico

Usuario y

contraseña

Usuario y

contraseña

Ciudadanos

Usuario y

contraseña

Certificado

digital/DNI

electrónico



Racionalización y simplificación de los procedimientos administrativos

Adaptabilidad a los cambios

Normalización documental

Mejora la seguridad y el control de la gestión documental

Agiliza la tramitación

Permite una rápida y fácil localización

de los expedientes

Proporciona información de gestión,

Mejora la calidad de servicio a los ciudadanos

Interoperatividad

Racionalización y simplificación de los procedimientos administrativos

Adaptabilidad a los cambios

Normalización documental

Mejora la seguridad y el control de la gestión documental

Agiliza la tramitación

Permite una rápida y fácil localización

de los expedientes

Proporciona información de gestión,

Mejora la calidad de servicio a los ciudadanos

Interoperatividad

Ventajas del Sistema de Gestión de expedientes



Ventajas de la implantación de un Sistema de gestión de expedientes

PARA EL GESTOR

Información Real y FiableAcceso rápido a la información generada por la unidadControl y seguimiento de los trabajos desarrolladosIndicadores de gestión, para su posterior explotación.Optimiza la asignación de recursos, establece objetivos y hace un seguimiento de los mismos.

PARA EL CIUDADANOInformación

Centralizada

Reduce el tiempo de tramitación. Tramitación y resolución más ágil

Acceso total, y en cualquier momento a la información.

Posibilita el intercambio de documentación sin necesidad de personarse en la Administración.

PARA EL FUNCIONARIO

Simplifica la labor del funcionario (racionalización)Control automático de plazosAcceso instantáneo y seguro a la información del sistemaIntercambio de información con otras unidadesAprovechamiento efectivo de las horas de trabajo.Despersonaliza la gestión de expedientes



3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Fases de implantación


Fase crítica: Racionalización de procedimientos


La instalación de una aplicación o sistema de gestión de expedientes, independientemente de sus características técnicas y funcionales, en cualquier entidad, ha de ir acompañada de un proyecto de racionalización de procedimientos administrativos .

Si no se llevan a cabo las tareas de racionalización de procedimientos, se obtendrá una mera instalación de un producto que los usuarios utilizarán en mayor o menor medida, pero de una forma totalmente inadecuada y no se cumplirán los objetivos que se persiguen.

La instalación de una aplicación o sistema de gestión de expedientes, independientemente de sus características técnicas y funcionales, en cualquier entidad, ha de ir acompañada de un proyecto de racionalización de procedimientos administrativos .

Si no se llevan a cabo las tareas de racionalización de procedimientos, se obtendrá una mera instalación de un producto que los usuarios utilizarán en mayor o menor medida, pero de una forma totalmente inadecuada y no se cumplirán los objetivos que se persiguen.

Todo procedimiento administrativo debe ser objeto de un rediseño exhaustivo, entendiendo en términos de eficacia y eficiencia


Fase crítica: Racionalización de procedimientos – Metodología- Realización de un inventario de procedimientos.

Elaboración de la documentación de cada procedimiento:

Descripción.

Flujograma.

Documentación relacionada.

Unidades organizativas relacionadas.

Normalización de trámites.

Definición y normalización de los documentos de tramitación.

Identificación de las unidades organizativas involucradas.

Identificación de interrelaciones entre procedimientos.

Realización de un inventario de procedimientos.

Elaboración de la documentación de cada procedimiento:

Descripción.

Flujograma.

Documentación relacionada.

Unidades organizativas relacionadas.

Normalización de trámites.

Definición y normalización de los documentos de tramitación.

Identificación de las unidades organizativas involucradas.

Identificación de interrelaciones entre procedimientos.

A INSTANCIA DE PARTE

Inicio por Reclamación del

Interesado

Inicio por acuerdo del órgano competente, adoptado por:· Iniciativa propia o por orden

superior.· Petición razonada de otros órganos· Denuncia

OFICIOINICIO PROCEDIMIENTO

Petición de informes

Notificación al interesado de la recepción de la

reclamación

Acuerdo de iniciación del expediente

Presentación de alegaciones

Revisión de los datos con lo que

cuentan SI

NO

INSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTE

Notificación al interesado del

acuerdo de iniciación

¿Están completos

los datos de la reclamación?

NO

Petición de Informes a los

servicios afectados

SI

Recepción de los informes

¿Están completos los

datos?

NO

SI

SI

PresentaciónRecurso

Doc. 1Doc.1.1

Doc. 2Doc. 2.1

Doc. 3Doc. 4

Doc. 4.1Doc. 5

Doc. 5.1Doc. 6

Doc. 6.1Doc. 7Doc. 8Doc.9

Doc. 10Doc.11

Doc.12Doc.13Doc.14

SI

Envío al interesado de escrito de subsanación

Recepción del escrito de

subsanación

¿Se subsana el

error?

NO

SI

Propuesta, Resolución y

Notificación por desistimiento y

Acuerdo de Archivo

NO

NO

Archivo del expediente

NO

2

La actividad generadora del daño es de los servicios de la

CHD

Archivo del expediente

Hay existencia de terceros

Notificación de las actuaciones a

terceros

Recepción de informes por

parte de terceros

SISI

NO

NO

Propuesta, Resolución y

Notificación de inadmisión por

incompetencia de la CHD

Doc.15Doc.16Doc. 17




Planteamientos erróneos La racionalización de los procedimientos se debe hacer ajustándose tan solo

a la legalidad.

Los procedimientos son iguales para todas los organismos,

Los documentos generados en la tramitación de los procedimientos son iguales para todos los organismos.

Los consultores conocen el trabajo que se realiza, mejor que el propio tramitador del organismo.

La racionalización de los procedimientos se debe hacer ajustándose tan solo a la legalidad.

Los procedimientos son iguales para todas los organismos,

Los documentos generados en la tramitación de los procedimientos son iguales para todos los organismos.

Los consultores conocen el trabajo que se realiza, mejor que el propio tramitador del organismo.

11. Publicación en el BOP y en el tablón de la Notificación

NO Recibida

Doc 15Doc 16Doc 17Doc 18

Doc 9 Decreto Incoación colectivo

Doc 10Doc 11Doc 12Doc 13Doc 14

Doc 19Doc 20Doc 21

Doc 22 Propuesta de resolución sin daños Doc 23 Propuesta de resolución con daños

Doc 24Doc 25

Doc 3

3. Solicitud aclaración boletín

de denuncia o denuncia voluntaria

6. Recepción de Informes

Doc 2

2. Solicitud de informe

de valoración de daños

4. Oficio Remisión

Fiscalía de menores

5. Oficio remisión otras

Administraciones

Doc 4Doc 5Doc 3

Doc 7Doc 8

9. DECRETO DE INCOACIÓN

¿Solicita informes?

¿Se incoa el expediente?

8. Archivo expedientes sin

incoar

SI

10. Notificación del decreto de

incoación

1.DENUNCIA

Boletín de denuncia Doc 1

7. Revisión de los datos con los que

cuentan

NO

NO

SI

12. Presentación de alegaciones y

proposición de prueba

21. Revisión documentación

SI

Doc 26

13. Solicitud de informe al agente o al denunciante voluntario


16. Notificación de la propuesta de resolución

17. Publicación en el BOP y en el tablón

de la Notificación

15. Propuesta de resolución

18. Presenta escrito de segundas

alegaciones

No Recibida

SI Recibida


19. Solicitud de informes

SI

SI Recibida

NO

2

NO

Acuerdo de iniciación de expediente sancionador y

nombramiento de instructor

Doc. 3

Notificación del Pliego de cargos

Doc. 4

Propuesta de Resolución

NO

Contestación de Alegaciones

Notificación del trámite de audiencia

Doc. 6

2

Presenta alegaciones al

pliego de cargosSI

Propuesta de sanción

Propuesta de Sanción Doc.2

APERTURA DEL EXPEDIENTE Y

NOMBRAMIENTO DEL INSTRUCTOR

Pliego de cargos

Notificación del Pliego de cargos

Publicación en el B.O.E de la

notificación del pliego de cargos

NO RECIBIDA

Remisión de edicto para su publicación en el B.O.E Doc. 5

Tramite de Audiencia

SI RECIBIDA

DENUNCIA

Notificación del trámite de audiencia

Publicación en el B.O.C y L del trámite de audiencia

NO RECIBIDA

SI RECIBIDA

NO

Examen del expediente por el

interesado

Boletín de denuncia Doc.1

Se presenta el interesado al trámite de audiencia

SI


Problemas usuales en la implantación – Experiencia ALTIA-

Disparidad de criterios entre el personal de la organización, a la hora de describir los procedimientos.

Documentación que se adapta a la persona que la realiza y no a las necesidades del organismo.

Rechazo a las nuevas tecnologías.

Resistencia al cambio

Falta de implicación y concienciación por parte de los agentes

Disparidad de criterios entre el personal de la organización, a la hora de describir los procedimientos.

Documentación que se adapta a la persona que la realiza y no a las necesidades del organismo.

Rechazo a las nuevas tecnologías.

Resistencia al cambio

Falta de implicación y concienciación por parte de los agentes



REINGENIERÍA Y DISEÑO DEL PROCESO

· Falta de información sobre el trabajo que se realiza

+· Procedimiento no ajustado al

trabajo real+

· Normalización documental no realizada correctamente

+· Falta de validación en los hitos

del proyecto+

· Aumento del plazo para la implementación

+· Etc.

IMPULSO POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN

IMPLANTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

DESAPROVECHAMIENTO DE LA APLICACIÓN Y DE

LA INVERSIÓN

INVERSIÓN

RACIONALIZACIÓN RACIONALIZACIÓN

DEFICIENTE

IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN

Problemas usuales en la implantación - Experiencia ALTIA-


FALTA DE IMPLICACIÓ

N POR PARTE DE

LOS AGENTES


Soluciones a los problemas usuales de implantación -Experiencia ALTIA-

Formación adaptada a las necesidades de los agentes implicados

Concienciar sobre los beneficios que la solución aportará una vez implantada

Asignación de personal de la Administración que se responsabilice de la implantación

Creación de un equipo de trabajo involucrado y comprometido con la racionalización de los procedimientos

Formación adaptada a las necesidades de los agentes implicados

Concienciar sobre los beneficios que la solución aportará una vez implantada

Asignación de personal de la Administración que se responsabilice de la implantación

Creación de un equipo de trabajo involucrado y comprometido con la racionalización de los procedimientos



Soluciones a los problemas usuales de implantación -Experiencia ALTIA-

APROVECHAMIENTO DE LA APLICACIÓN Y DE LA INVERSIÓN

IMPULSO POR PARTE DE LA

ADMINISTRACIÓN

REINGENIERÍA Y DISEÑO DEL PROCESO

· El trabajo que se realiza se refleja fielmente en el procedimiento

+· La documentación se

normaliza y adapta a la organización

+· Revisión y validación de las

fases del proyecto+

· Cumplimiento de los plazos marcados

+· Etc.

RACIONALIZACIÓN SATISFACTORIA

IMPLANTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES

IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN


IMPLICACIÓN POR

PARTE DE LOS

AGENTES


Convivencia de procesos en papel y electrónicos

El Sistema de Gestión de expedientes permite la convivencia coordinada y controlada de los expedientes en papel y de expedientes electrónico.

Aun existiendo un PORTAL DEL CIUDADANO para la tramitación electrónica, no todos los ciudadanos tienen acceso a Internet.

Permite la entrada al circuito de tramitación de documentos físicos, mediante la digitalización de los mismos quedando registrados en el Sistema para facilitar su localización

El Sistema de Gestión de expedientes permite la convivencia coordinada y controlada de los expedientes en papel y de expedientes electrónico.

Aun existiendo un PORTAL DEL CIUDADANO para la tramitación electrónica, no todos los ciudadanos tienen acceso a Internet.

Permite la entrada al circuito de tramitación de documentos físicos, mediante la digitalización de los mismos quedando registrados en el Sistema para facilitar su localización



4. CONCLUSIONES

El Sistema de gestión de expedientes es una buena solución a los problemas actuales de tramitación de expedientes

La implantación del Sistema de gestión de expedientes ofrece múltiples ventajas a la organización y al ciudadano

La implantación del Sistema de gestión de expedientes presenta la racionalización de procedimientos como una fase crítica.

Para lograr con éxito la implantación del Sistema de gestión de expedientes, es fundamental la implicación de la Administración

El Sistema de gestión de expedientes es una buena solución a los problemas actuales de tramitación de expedientes

La implantación del Sistema de gestión de expedientes ofrece múltiples ventajas a la organización y al ciudadano

La implantación del Sistema de gestión de expedientes presenta la racionalización de procedimientos como una fase crítica.

Para lograr con éxito la implantación del Sistema de gestión de expedientes, es fundamental la implicación de la Administración


MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Elena FernándezALTIA CONSULTORES

P.T. Boecillo, Edificio Centro, módulo 21047151 Boecillo, Valladolid

[email protected]

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