En este capítulo, usted aprenderá cómo AL

▪▪ Dirección un plazo perdido ajustando detalles de la tarea, como las relaciones de trabajo y asignaciones de recursos.

▪▪ Reducir costos y sobreasignación mediante la sustitución de los recursos asignados a las tareas.

▪▪ Reducir el alcance del proyecto mediante la supresión o la desactivación de tareas.

Después del trabajo se ha iniciado en un proyecto, frente a la varianza no es un evento de una sola vez, pero en lugar es un esfuerzo continuo por el director del proyecto. La forma específica en que usted debe responder a la variación depende del tipo de la varianza y la naturaleza del proyecto. En esto capítulo, nos centraremos en algunos de los muchos problemas de la varianza que pueden surgir durante un proyecto como el trabajo avanza. Nos enmarcamos estos problemas en todo el triángulo del proyecto, descrito en detalle en el Apéndice A, "Un curso corto en gestión de proyectos."

En resumen, el modelo de triángulo proyecto enmarca un proyecto en términos de tiempo (o duración), el costo (o presupuesto), y alcance (el proyecto de trabajo requerida para producir una entrega satisfactoria). En esto modelo de tiempo, costo y alcance están interconectados; Por lo tanto, el cambio de un elemento puede afectar los otros dos. A los efectos de identificar, analizar y resolver los problemas en el proyecto gestión, lo encontrará útil para adaptarse a los problemas en una de estas tres categorías.

En prácticamente cualquier proyecto, uno de estos factores será más importante que los otros dos. El factor más importante a veces se llama la restricción de conducir debido a la reunión que impulsa sus acciones como un director de proyecto. Por ejemplo, para un proyecto que debe ser celebrado por una fecha específica, puede que tenga que hacer concesiones de costos y alcance para cumplir el plazo. Trabajando con el triángulo proyecto le proporciona un buen método para analizar las ventajas y desventajas que casi siempre se deben hacer. Igual de importante, que le da una forma clara de explicar los pros y los contras de las compensaciones a los recursos del proyecto, patrocinadores y otras partes interesadas.

Los temas específicos que nos centraremos en este capítulo no son necesariamente los problemas más comunes que se enfrentará en sus propios proyectos. Debido a que cada proyecto es único, no hay manera de anticipar específicamente lo que se encontrará con. Sin embargo, hemos intentado poner de relieve las cuestiones más apremiantes en el punto medio del proyecto de libro de los nuevos niños en Lucerna Publishing que hemos estado discutiendo en este libro y aplicar soluciones a los problemas comunes. Usted ya ha trabajado con la mayoría de las características utilizadas en este capítulo, pero aquí su intención es-diferente conseguir el plan de volver a la pista. En este capítulo, se aplicarán una serie de estrategias para hacer frente a cuestiones de tiempo, costo y alcance que se han producido en un proyecto.

PRÁCTICA DE ARCHIVOS Antes de poder completar los ejercicios de este capítulo, es necesario para copiar archivos de prácticas del libro en su computadora. Una lista completa de los archivos de prácticas se proporciona en "Descargar los archivos de prácticas" al principio de este libro. Para cada ejercicio que tiene un archivo de práctica, simplemente vaya a donde guardó la carpeta de archivos práctica del libro.

IMPORTANTE Si está ejecutando Project Professional con Project Web App / Project Server, tenga cuidado de no guardar cualquiera de los archivos de prácticas con las que trabaja en este libro a Project Web App (PWA). Para obtener más información, consulte el Apéndice C, "La colaboración: Proyecto, SharePoint y PWA."

Tiempo de resolución de problemas y los problemas de horario Horario varianza es casi seguro que aparecer en cualquier largo proyecto. Mantener el control sobre la programación requiere que el gerente de proyecto sabe cuándo se ha producido la varianza y en qué medida y, a continuación, tomar medidas correctivas oportunas para mantener el rumbo. Para ayudarle a identificar cuando se ha producido variación, plan de libro de los nuevos niños incluye lo siguiente:

▪▪

Una fecha límite aplicado a una tarea sensible al tiempo

▪▪

Una línea base del proyecto contra el cual se puede comparar el desempeño real La fecha límite y el proyecto de la línea de base le ayudará a solucionar los problemas de tiempo y horario en el Proyecto.

El escenario: En Lucerna Publishing, plan de libro de los nuevos niños ha encontrado suficiente varianza horario que se requieren acciones correctivas.

En este ejercicio, a abordar un plazo no tomó y acortar la duración de algunas tareas en el camino crítico.

SET UP Usted necesita la vuelta en archivo Track_Start ubicada en la carpeta de archivo de práctica Capítulo 16 para completar este ejercicio. Abra el archivo de nuevo en Track_Start, y guardarlo como nuevo en marcha.

Para solucionar el problema de los problemas de tiempo y horarios, tendrás una vista de nivel superior del grado de variación de programación en el plan hasta la fecha.

1 En la ficha Proyecto, en el grupo de propiedades, haga clic en Información del proyecto.

Aparecerá el cuadro de diálogo Información del proyecto.

2 Haga clic en Estadísticas.

Como se puede ver, el nuevo plan de libro tiene tanto varianza horario y variación de los gastos. La variación del cronograma aparece en la intersección de la columna y la fila Finalizar Varianza. También tenga en cuenta que en términos de duración total, este plan es de aproximadamente 50 por ciento completo.

3

Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Estadísticas del Proyecto.

El cuadro de diálogo Estadística incluye fecha de finalización del proyecto. Sin embargo, para controlar la fecha de fin a medida que trabaja en el programa, se puede mantener el ojo en la Fecha de fin de la tarea 0, la tarea de resumen del proyecto.

Tenga en cuenta la fecha de fin del proyecto actual en el campo de trabajo de 0 Finalizar. Usted sabe que esta fecha debe ser retirado para cumplir con la fecha de impresión de libros. Antes de abordar la duración total del proyecto, podrás examinar el vencimiento del plazo para la tarea Generar pruebas.

4

En la columna Nombre de tarea, haga clic en el nombre de la tarea 45, Generar pruebas.

5

En la ficha Tarea, en el grupo Edición, haga clic en Vaya a la Tarea.

SUGERENCIA Para seleccionar una tarea rápida, incluso una tarea que no se puede ver en la vista actual, pulse Ctrl + G y, en el campo ID del cuadro de diálogo Ir a, introduzca un número de tareas, y luego haga clic en Aceptar.

6

Señale el indicador de vencimiento del plazo de la columna Indicadores de tarea 45, Generar pruebas.

Posicionar el puntero del ratón sobre el indicador de vencimiento del plazo muestra una información de pantalla en la que se puede ver los detalles de la fecha límite.

Se han producido cambios suficientes en la programación para hacer que la finalización prevista de esta tarea a salir más allá de su fecha límite del 12 de octubre siguiente, podrás formatear la vista para ver mejor las tareas de la ruta crítica, es decir, las tareas que son conducir la fecha de fin del plan.

7

En la ficha Ver, en el grupo Zoom, en el cuadro de escala de tiempo, haga clic Semanas

8

En la ficha Formato, en el grupo Estilos de barra, haga clic en Tareas críticos.

Para las tareas de la ruta crítica, Proyecto formatea su tarea barras rojas

Con la vista aparece de esta manera, se puede ver que la tarea 45 y muchas de sus tareas predecesoras están en el camino crítico.

Para continuar abordando el vencimiento del plazo en la tarea 45, usted se centran en su sucesor impulsado y conducir las tareas predecesoras utilizando la función Ruta de tareas.

9

Con aún seleccionado tarea 45, en la ficha Formato en el grupo Estilos de barra, haga clic en Ruta de tareas y luego haga clic predecesores de conducción.

10

En la ficha Formato en el grupo Estilos de barra, haga clic en Ruta de tareas y Sucesores entonces Driven.

Proyecto aplica un formato de color naranja oscuro de las barras de tareas de tareas actualmente impulsan el calendario de tareas 45. Vas a centrarse en estas tareas para tirar en la fecha de finalización prevista de la tarea 45.

11

En la columna Nombre de tarea, seleccione el nombre de la tarea 31, Revisar e índice.

12

En la ficha Tarea, en el grupo Edición, haga clic en Vaya a la Tarea.

La barra de Gantt para la tarea 31 está a la vista.

Esta es la primera tarea en la serie de tareas predecesoras conducción de tareas 45. A principios de tareas se han completado y ya no afecta a la programación de las tareas incompletas restantes.

El autor del libro de los nuevos niños, Tad Orman y un corrector de estilo se asignan a la tarea. Después de consultar con los recursos asignados, todos ustedes de acuerdo en que la tarea 31 se puede completar en un tiempo ligeramente más corto: 12 días.

13

En el campo Duración de la tarea 31, tipo 12d, y luego pulse la tecla Enter.

Proyecto reduce la duración de la tarea y reprograma las tareas sucesoras afectadas, incluyendo tarea 45 y la fecha de fin del proyecto.

Este ajuste no es suficiente para solucionar de 45 tarea perdida plazo, sin embargo.

Tarea 32 ahora debe ser seleccionado. Para esta tarea, y los recursos asignados de acuerdo en que la adición de un recurso adicional debería reducir la duración de la tarea.

14

Asegúrese de que la tarea se ha seleccionado 32 y, en la ficha Recursos, en el grupo de misiones, haga clic en Asignar recursos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar recursos, con los nombres de los recursos asignados actualmente a la tarea 32 en la parte superior de la columna Nombre del recurso.

15

En el cuadro de diálogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, haga clic Jane Dow y, a continuación, haga clic en Asignar.

Después de asignar el recurso adicional, usted necesita decirle Proyecto cómo debe ajustar la programación de la tarea.

16

Haga clic en el indicador de acción en el campo Nombre de tarea de la tarea 32 (el pequeño triángulo en la esquina superior izquierda del campo) y, a continuación, haga clic en el botón de acción que aparece.

Aparece la lista Acción.

17

Haga clic en Reducir la duración, pero mantener la misma cantidad de trabajo.

Proyecto reduce la duración de la tarea 32 de 10 días a 6 días. Debido a la posibilidad de acción que usted eligió, Proyecto mantiene la cantidad de trabajo en la tarea de la misma, pero que el trabajo ahora se distribuye entre los tres recursos asignados en lugar de los dos recursos.

18

Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Asignar recursos.

Comprobación del indicador de fecha límite y la barra de Gantt para la tarea 45, se ve que estas acciones se han movido la fecha de finalización de la tarea 45 más cerca de su fecha límite, pero no es allí todavía.

Mirando por encima de las tareas pendientes que son predecesores de tarea 45, se ve que las tareas 34 y 35 tienen una relación de fin a comienzo y diferentes recursos asignados. Después de consultar con los recursos asignados, a decidir estas tareas podrían ser completadas en paralelo. A continuación, podrás cambiar su tipo de relación.

19

Recorra la parte de la tabla de la vista Diagrama de Gantt a la derecha para mostrar la columna de la predecesores.

20

En el campo Predecesores para la tarea 35, 34ss Tipo y pulse Entrar.

Proyecto cambia la tarea tipo de relación en principio a principio.

Cambio de la relación predecesor entre estas tareas de principio a principio disminuye la duración total del plan debido a que estas tareas están en el camino crítico.

Ahora que estas dos tareas tienen una relación de principio a inicio, fecha de inicio de la tarea sucesora se mueve en cinco días. Comprobación del indicador de fecha límite en la tarea 45, se ve que el indicador de vencimiento del plazo se ha ido; usted suficientemente has tirado en acabado la tarea de 45

fecha (al menos por ahora). Fecha de finalización del proyecto ha sido correspondientemente ajustado debido a estos cambios de horario a las tareas de la ruta crítica.

Se trata de una fecha límite importante en la tarea 45, por lo que tiene previsto seguir de cerca el progreso de sus tareas predecesoras a medida que avanza el trabajo.

21

En la ficha Formato, en el grupo Estilos de barra, haga clic en Ruta de tareas y, a continuación, haga clic en Quitar resaltado.

Reducir duración de las tareas mediante la asignación de horas extraordinarias de recursos

Una forma de reducir la duración de una tarea es añadir tiempo extra al recurso asignado. La compensación puede haber costos adicionales, especialmente si el recurso tiene una tasa de pago de horas extras. Para agregar tiempo extra para una tarea, siga estos pasos.

1

En la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Detalles.

El Grupo Detalles Forma aparece debajo de la vista Diagrama de Gantt.

2

Haga clic en cualquier lugar en el Grupo de Detalles Forma y luego en la ficha Formato, en el grupo de detalles, haga clic en el Trabajo.

3

Para la tarea a la que desea agregar tiempo extra, en el Grupo de detalles de forma, introduzca el número de horas de trabajo de horas extras que desea en el Ovt. Trabajar columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Al agregar las horas extraordinarias, el trabajo total del recurso en la tarea sigue siendo la misma. Después de introducir un valor de las horas extraordinarias, sin embargo, que el número de horas que se programará como horas extraordinarias. Se realizará la misma cantidad de trabajo, pero en un lapso de tiempo más corto. Proyecto también se aplicará tasas de gastos de horas extras, si es que se han creado, a la parte de las horas extraordinarias de la cesión. Si va a asignar las horas extras para los que se debe aplicar una tasa de pago de horas extras, asegúrese de que tiene una tasa de pago de horas extras válida establecido para el recurso asignado.

Costo Resolución de problemas y problemas de recursos

En los proyectos en los que ha entrado la información de costos de recursos, puede encontrarse con que hay que afinar los recursos y la asignación de los detalles a los problemas de costos dirección o presupuesto. Aunque esto podría no ser su intención, cambiar detalles de asignación de recursos no sólo afecta a los costos, pero puede afectar a duración de las tareas también.

El escenario: En Lucerna Publishing, además de programar varianza plan de libro de los nuevos niños tiene algunas variaciones de costos. Como está previsto actualmente, el plan va a terminar costando aproximadamente $ 11,000 más de lo previsto, o alrededor de 11 por ciento por encima del presupuesto. Recuerde del Capítulo 15, "Visualización y presentación de informes de estado del proyecto," que la variación de costos del nuevo plan de libro es el resultado de algunas duración de las tareas a más largo de lo esperado, y el trabajo adicional aumenta los costos de los recursos asignados. Para hacer frente a la variación de costos en este proyecto, usted se centran en los costos de los recursos. Si bien el examen de cuestiones de costos de recursos, también

busca oportunidades para hacer frente a cualquier problema de sobreasignación de recursos que se han colado en el plan.

En este ejercicio, usted examina los valores de costo de recursos y reemplazar un recurso asignado a una tarea con otro recurso.

1

En la ficha Ver, en el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.

Que va a utilizar la vista Hoja de recursos para identificar sus recursos más costosos para las restantes tareas costosas no en pago por hora, pero en el gasto total en este plan basado en sus asignaciones.

2

En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en tablas y, a continuación, haga clic en Costo.

La tabla de Costo aparece en la vista Hoja de recursos.

En este punto, ha transcurrido la mitad de la duración del proyecto, por lo que el total de recursos más cara podría no ser los recursos más costosos para el trabajo aún no completado. Para identificar los recursos más costosos para el trabajo restante, podrás ordenar la tabla.

3

Haga clic en la flecha de Autofiltro en el encabezado de la columna restante y, en el menú que aparece, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

Se puede ver que Hany Morcos y Jane Dow tienen los mayores valores de costo que quedan en este punto de la duración del plan. La gestión de costes para estos dos recursos es una forma en que puede ayudar a limitar la varianza adicional costo. Tenga en cuenta también que el nombre de Hany tiene el formato de color rojo, lo que indica que ella está sobreasignado.

4

En la ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

Project muestra la vista Diagrama de Gantt. A continuación, te verás en las tareas a las que Hany y Jane están asignados.

5

Si es necesario, arrastre la barra de división vertical a la derecha para mostrar la columna Nombres de los recursos y, a continuación, haga clic en la flecha de Autofiltro en el encabezado de la columna Nombres de los recursos.

6

En el menú que aparece, haga clic en (Seleccionar todo) para borrar todos los nombres de los recursos y, a continuación, seleccione Hany Morcos y Jane Dow.

7

Haga clic en Aceptar.

Proyecto filtra la lista de tareas para mostrar las tareas a las que se asignan Hany o Jane.

8

Desplaza la vista Diagrama de Gantt hacia abajo para mostrar las tareas posteriores.

En cuanto a las tareas sin terminar, se puede ver sobreasignación de Hany Morcos: ella está asignado a tareas 37 y 41, que se superponen. Es por eso que los indicadores de recursos sobreasignado rojas aparecen en la columna Indicadores para estas tareas.

Usted podría arreglar asignación global de Hany por la nivelación de recursos, pero que es probable que se extienda la fecha de fin del proyecto y no va a ayudar a reducir el coste total del proyecto. En su lugar, se le reemplaza Hany con un recurso menos costoso en una de sus tareas.

9

Haga clic en la flecha de Autofiltro (con forma de embudo, porque se aplica el filtro) en el encabezado de la columna Nombres de los recursos y, en el menú que aparece, haga clic en Borrar filtro de nombres de recurso.

Proyecto unfilters la lista de tareas para mostrar todas las tareas.

10

En la columna Nombre de tarea, haga clic en el nombre de la tarea 37, Prueba y revisión.

Esta es una tarea que un editor con menos experiencia (y más barato) debe ser capaz de manejar, por lo que va a reemplazar Hany.

11

En la ficha Recursos, en el grupo de misiones, haga clic en Asignar recursos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar recursos. Tenga en cuenta el costo de la asignación de Hany a la tarea 37: $ 1.550.

12

En el cuadro de diálogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, haga clic Hany Morcos y, a continuación, haga clic en Reemplazar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Reemplazar recurso. En este cuadro de diálogo, vea el costo total por los recursos, con base en sus tasas de costos y las asignaciones a las tareas en el plan.

13

En la columna Nombre del recurso en el cuadro de diálogo Reemplazar recurso, haga clic junio Cao y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Proyecto reemplaza Hany con junio en esta tarea.

Menor costo de junio en la asignación, $ 880, aparece en el cuadro de diálogo Asignar recursos. Tenga en cuenta también que el rojo sobreasignado indicadores de recursos ya no aparecen en la columna de Indicadores; que haya resuelto asignación global de Hany. Por último, tenga en cuenta también que la fecha de finalización de la tarea 37 se trasladó en un día. Esto se debe a junio de «cuatro por diez" calendario laboral que se configura en el Capítulo 5, "Configuración de recursos."

14

En el cuadro de diálogo Asignar recursos, haga clic en Cerrar.

Solución de problemas de alcance-de-trabajo

El alcance de un proyecto debe incluir todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para entregar el producto del proyecto con éxito a su cliente previsto. Una vez iniciado el trabajo del proyecto, la gestión de su ámbito de aplicación por lo general requiere hacer concesiones: el tiempo a cambio de dinero, la calidad de tiempo, y así sucesivamente. Es posible que tenga el objetivo de no hacer tales compensaciones, sino una meta más realista podría ser la de hacer las compensaciones mejor informadas posibles.

El escenario: En Lucerna Publishing, sólo consultó con la gestión (es decir, los patrocinadores del proyecto). Le han pedido que afeitarse alrededor de $ 5,000 de las tareas pendientes en el plan del libro de los nuevos niños. Fecha de finalización de este plan es muy bien como está, pero el costo real ha ido un poco por encima del presupuesto. Es necesario reducir el trabajo para reducir los costos restantes.

En este ejercicio, ver restantes costes de tareas 'y eliminar algunas de las tareas del plan.

1

En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en tablas y, a continuación, haga clic en Costo.

Su atención se centra en las tareas que no hayan concluido, por lo que va a filtrar la lista de tareas.

2

En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo junto al cuadro Filtro

(que contiene inicialmente [Sin Filtros]) y haga clic en Tareas incompletas.

Proyecto filtra la lista de tareas para mostrar sólo las tareas que aún no están completos, además de sus tareas de resumen.

Un conjunto de tareas en el plan que podría ser cortado sin afectar el resultado del nuevo plan libro es tarea 40 y sus subtareas, sitio web complementario del libro Diseño. El coste restante de este trabajo es más de $ 5.000 que le han pedido a la corte del plan. Después de consultar con los patrocinadores del proyecto, todos ustedes de acuerdo en que esto parece un buen conjunto de tareas para eliminar del plan.

3

Seleccione el nombre de la tarea 40, sitio web complementario la tarea de resumen Diseño del libro.

4

Realice una de las siguientes opciones:

▪▪

Si está ejecutando Project Professional, continúe con el paso 5.

▪▪

Si está ejecutando Project Standard, vaya directamente al paso 6.

SUGERENCIA No estoy seguro de qué edición de Proyecto tiene? Aquí está una manera fácil de decir. La barra de título de la aplicación del proyecto incluye "Project Professional" o "Proyecto de

Norma". También puede ver su edición identificado en la pantalla de la cuenta de la vista Backstage. (Para comprobarlo, haga clic en Archivo, haga clic en Cuenta, y luego buscar el nombre de su edición en el lado derecho del panel de cuenta.)

5

En la ficha Tarea, en el grupo de programación, haga clic Desactivar.

Proyecto inactiva la tarea de resumen y sus subtareas.

En Project Professional, tareas inactivados aparecen así.

IMPORTANTE Si usted necesita un repaso sobre la inactivación de tareas en Project Professional, vea el Capítulo 12, "Ajuste del plan del proyecto."

Estas tareas inactivadas permanecerán en el plan, pero no tienen la programación o el impacto de costos ahora. Tenga en cuenta que el valor de costo restante para la tarea 0, la tarea de resumen del proyecto y para la tarea 27, la tarea de diseño y Resumen de la producción, se reducen correspondientemente.

Nota Los usuarios de Project Professional deben pasar a la final de este procedimiento. Usuarios de Project Standard proceda desde el paso 4 directamente al paso 6.

6

Con el nombre de tarea 40 seleccionado, haga clic derecho y en el menú contextual que aparece, haga clic en Eliminar tarea.

Puede aparecer un mensaje Asistente de Planificación, que le solicitará que confirme que desea eliminar esta tarea de resumen y sus subtareas. Si aparece, asegúrese de que se selecciona Continuar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Proyecto elimina la tarea de resumen y sus subtareas y vuelve a numerar las tareas pendientes.

Después de eliminar tareas, tareas posteriores se enumeran.

Tenga en cuenta que el valor de costo restante para la tarea 0, la tarea de resumen del proyecto y para la tarea 27, la tarea de diseño y Resumen de la producción, se reducen correspondientemente.

Usted conferenciar con los patrocinadores de los proyectos, que están contentos de que usted puede terminar el nuevo proyecto de libro a un costo menor. Aunque completar el trabajo restante dentro de las limitaciones de tiempo y de costos dados será un reto, que es optimista sobre el desempeño futuro del proyecto dada su capacidad de gestión de proyectos y conocimiento del proyecto.

LIMPIEZA Cerrar la vuelta en el archivo de pista.

Puntos clave

▪▪

Al abordar la varianza en un plan, usted lo encontrará útil para evaluar su plan (y varianza) en términos de tiempo, costo y alcance: los tres lados del triángulo del proyecto.

▪▪

Al abordar los problemas de horario, enfocar sus recursos en las tareas de la ruta crítica; éstas impulsan la fecha de finalización del proyecto.

▪▪

Al abordar los problemas de costos o extensión, se centran en los recursos, especialmente caros en sus tareas más largas.