PRESENTADO POR:

“EQUIPO DE TRABAJO N ° X”

REDISEÑO DEL SUBPROCESO DE VERIFICACIÓN DEFICHA DE MATRÍCULA DEL INSTITUTO SUPERIOR DEEDUCACIÓN PÚBLICA LA SALLE DE ABANCAY

LIMA - PERÚ

XXXXXXX 2014

CURSO:

REDISEÑO EMPRESARIAL, PROCESOS DE

NEGOCIOS Y REINGENIERÍA.

TRABAJO DE INVESTIGACIÓNTEMA:

1

2

3

4

5

6

7

8

INTEGRANTES DEL EQUIPO X:

ANTECEDENTES DEL ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY

CONCIBE LA EDUCACIÓN COMO UN PROCESO PERMANENTE

QUE SE DA EN UN CONTEXTO SOCIO- CULTURAL, HISTÓRICO,

RELIGIOSO Y HUMANISTA.

BUSCA LA FORMACIÓN INTEGRAL DE LA PERSONA

QUE RESPONDA A LAS NECESIDADES Y DEMANDAS DE LA

SOCIEDAD ACTUAL EN CONSTANTE CAMBIO.

*ISEP = INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PUBLICO 02

FORMACIÓN PROFESIONAL PEDAGÓGICA Y TÉCNICA.

REALIZA CURSOS DE ACTUALIZACION DOCENTE

REALIZA PROGRAMAS DE ESPECIALIZACION PARA

DOCENTES.

ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY

ACTIVIDADES:

03

VISIÓN

AL 2016 EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PÚBLICO LA

SALLE DE ABANCAY, ES UNA INSTITUCIÓN ACREDITADA, LÍDER

EN FORMACIÓN CONTINUA, INVESTIGACIÓN, INNOVACIÓN Y

PRODUCCIÓN, QUE FORMA PROFESIONALES DE CALIDAD,

COMPETENTES, INSERTADOS EN EL MERCADO LABORAL, CON

VALORES HUMANOS Y CRISTIANOS.

ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY

04

MISIÓN

SOMOS UN INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PÚBLICO DE

CONVENIO REGIDO POR PRINCIPIOS LASALLISTAS, CUYA

FINALIDAD ES FORMAR DOCENTES Y PROFESIONALES

TÉCNICOS COMPETENTES Y EMPRENDEDORES.

ISEP “LA SALLE” DE ABANCAY

05

OBJETIVOS

CONTRIBUIR EN LA FORMACIÓN CIENTÍFICA,

TECNOLÓGICA HUMANÍSTICA CON PRINCIPIOS

LASALLISTAS.

CONTAR CON UN SISTEMA DE INFORMACIÓN RELEVANTE

SOBRE EL MERCADO LABORAL QUE FACILITE LA

INSERCIÓN RAPIDA DE LOS EGRESADOS EN EL MISMO.

ISEP “LA SALLE“ DE ABANCAY

06

MACROPROCESO

MATRÍCULA DE ALUMNOS

07

MACROPROCESO: MATRÍCULA DE ALUMNOS

PAGOLLENADO DE

FICHA DE MATRÍCULA

REVISION DE FICHA DE

MATRÍCULA

EXPEDIR CONSTANCIA

PROCESOS

SUBPROCESOS

NECESIDADES

DEL USUARIO

PAGO

ENTREGA DE

FICHA

COMPARAR CON

PLAN DE ESTUDIOS

ENTREGA DE FICHA

A SECRETARÍA

ACADÉMICA

VERIFICACIÓN DE

FICHA DE MATRÍCULA

REGISTRO

FICHA DE MATRICULA

ALUMNO

SATISFECHO

EMISION DE

CONSTANCIA

ENTREGA DE

CONSTANCIA

SUBPROCESO A

ESTUDIAR

08

SUBPROCESO A ESTUDIAR

MACROPROCESO:

MATRÍCULA DE ALUMNOS

PROCESO:

REVISIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

SUBPROCESO:

VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

ÁREA: UNIDAD ACADÉMICA 09

NOMBRE DEL SUBPROCESO ACTUAL:

“VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA”

NOMBRE DEL SUBPROCESO PROPUESTO :

“VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA”

10

INFORMACIÓN GENERAL PARA HACER EL REDISEÑO

11

EQUIPO DE TRABAJO

NOMBRE CARGO OFICINA ÁREA

EQUIPO X FACILITADOR EXTERNA EXTERNA

ROBERTO COSIO

OBLITAS

DIRECTOR

GENERALCENTRAL DIRECCIÓN

SHIRLEY ALPACA

CISNEROS

SECRETARIA

DIRECCIÓNCENTRAL DIRECCÍON

ESAÚ HURTADO

CONTRERASJEFE UNIDAD CENTRAL UNIDAD ACADÉMICA

FANNY PRADA

MENDOZA

SECRETARIA

UNIDAD ACADÉMICACENTRAL UNIDAD ACADÉMICA

ELÍAS LOPINTA

VALENZUELA

SECRETARIO

ACADÉMICOCENTRAL

SECRETARIA

ACADÉMICA

IGNACIA TORRES

AYMACHOQUE

SECRETARIA DE

SECRETARÍA

ACADÉMICA

CENTRALSECRETARIA

ACADÉMICA

IRMA ROCIO

MALPARTIDA

CHIPANA

TESOSERA CENTRAL TESORERÍA

12

SIMBOLOGÍA MAYNARD PARA HACER EL SUBPROCESO

PASO SIMBOLO DESCRIPCIÓN

OPERACIÓNCUALQUIER PASO QUE AGREGA VALOR AL SUBPROCESO

HACE AVANZAR EN FORMA DIRECTA EL SUBPROCESO.

TRANSPORTE CUALQUIER ACCIÓN QUE DESPLAZA INFORMACIÓN U

OBJETOS, INCLUYENDO PERSONAS.

DEMORA

(NO PROGRAMADA)

RETRASO NO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O

PRODUCTOS. CUALQUIER TIEMPO DE ESPERA DE

PERSONAS.

INSPECCIÓN INCLUYE INSPECCIONES DE CALIDAD Y CANTIDAD,

REVISIONES Y AUTORIZACIONES.

ALMACENAMIENTO

(DEMORA

PROGRAMADA)

RETRASO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O

PRODUCTOS.

ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO PERMANENTE.

RETRABAJO

CUALQUIER PASO INNECESARIO Y REPETIDO DE

OPERACIÓN.R

13

DESARROLLO FUNCIONAL14

DIAGRAMA FUNCIONAL DE RUTA DE DOCUMENTOS

15

DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO

16

AS-IS

ALINEAMIENTO CON EL PLAN

ESTRATÉGICO 17

SUBPROCESO NO CUENTA CON :

VISIÓN

MISIÓN

OBJETIVOS

18

AS-IS

DESARROLLO DEL FLUJO Y

EXPLICACIÓN DEL SUBPROCESO 19

SUBPROCESO

20

EXPLICACIÓN DEL SUBPROCESO

SECRETARIA DE

UNIDAD

ACADÉMICA

JEFE DE UNIDAD

ACADÉMICA

SECRETARIA DE

SECRETARÍA

ACADÉMICA

SECRETARÍO

ACADÉMICA

21

DIAGRAMA DE MAYNARD DEL SUBPROCESO

AS-IS

22

DIAGRAMA MAYNARD DELSUBPROCESO:“VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA”

23

AS-IS

PROBLEMAS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

24

PROBLEMAS DEL SUBPROCESO

DEMASIADAS ACTIVIDADES REPETITIVAS..

TIEMPO EXCESIVO EN LAS ACTIVIDADES PARA LA MATRICULA

DE ALUMNOS

25

FORTALEZAS DEL SUBPROCESO

INFRAESTRUCTURA ADECUADA

PERSONAL MOTIVADO CON IDENTIDAD INSTITUCIONAL.

PREDISPOSICIÓN DE LOS DIRECTIVOS AL TRABAJO EN EQUIPO.

26

DEBILIDADES DEL SUBPROCESO

DEFICIENTE ORGANIZACIÓN EN ACTAS PARA LA REVISIÓN DE LA

FICHA DE MATRÍCULA.

EL PERSONAL ADMINISTRATIVO CARECE DE CAPACITACIÓN.

EQUIPO DE COMPUTO OBSOLETO.

MALA DISTRIBUCIÓN DE LAS OFICINAS

VERIFICACION DE FICHAS DE MATRICULA EN TIEMPO EXCESIVO.

27

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

CARGOREMUNERACIÓN

UNITARIA S/.

PERSONAL

MENSUAL

TOTAL

S/.

COSTO

PROMEDIO DEL

SUBPROCESO

SECRETARIA DE UNIDAD

ACADÉMICA1,100 1 1,100 5.5

JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA 1,500 1 1,500 7.5

SECRETARIA DEL SECRETARIO

ACADÉMICO1,100 1 1,100 5.5

SECRETARIO ACADÉMICO 1,450 1 1,450 7.3

COSTO FIJO MENSUAL 400 2.0

NÚMERO DE PERSONAS 4

TOTAL DE FICHA DE MATRÍCULA VERIFICADAS POR MES 200

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

28

ANÁLISIS DE PUESTOS, PERSONAL INVOLUCRADO EN EL

SUBPROCESO

AS-IS

29

ANÁLISIS DE PUESTOS

ACTIVIDADES

RECEPCIONA Y REGISTRA EXPEDIENTES.

RECEPCIONA FICHA DE MATRICULAS

REDACTA DOCUMENTOS TALES COMO MEMORANDUM,

OFICIOS Y SOLICITUDES.

TRANSPORTA DOCUMENTOS

SECRETARIA DE UNIDAD ACADÉMICA

30

ACTIVIDADES

EMITE RESOLUCIONES.

ESTABLECE LA CARGA HORARIA DE LOS DOCENTES

VERIFICA EL AVANCE CURRICULAR DE LOS DOCENTES

PROGRAMA EL INICIO DEL SEMESTRE ACADÉMICO

JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA

ANÁLISIS DE PUESTOS

31

ANÁLISIS DE PUESTOS

ACTIVIDADES

RECEPCIONA Y REGISTRA EXPEDIENTES.

RECEPCIONA FICHA DE MATRICULAS

REDACTA DOCUMENTOS COMO MEMORANDUM, OFICIOS Y

SOLICITUDES.

TRANSPORTA DOCUMENTOS

REALIZA CERTIFICADO DE ESTUDIOS

SECRETARIA DE SECRETARÍA ACADÉMICA

32

ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LA PROGRAMACIÓN DE SUBSANACIONES

RESPONSABLE DE ESTABLECER FECHA PARA

SUSTENTACIÓN DE TESIS.

CONVOCAR A REUNIÓN DE DOCENTES Y DIRECTIVOS.

SECRETARIO ACADÉMICO

ANÁLISIS DE PUESTOS

33

ANÁLISIS DE PUESTOS

RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIÓN DE UNA FICHA DE MATRÍCULA

34

SUBPROCESO REDISEÑADO35

SUBPROCESO PROPUESTO

NOMBRE:

VERIFICACIÓN DE FICHA DE

MATRÍCULA

OBJETIVO:

REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE LA

FICHA DE MATRICULA DEL ALUMNO

EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.

36

ALINEAMIENTO CON EL

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

37

VISIÓN.

SER EL SUBPROCESO MAS EFICAZ EN LA

GESTIÓN DE LAS FICHAS DE MATRÍCULAS.

38

MISIÓN.

MANTENER UN SERVICIO CENTRADO Y SIN

ERRORES EN LA VERIFICACIÓN DE LAS FICHAS

DE MATRÍCULAS EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.

39

FLUJOGRAMA DELSUBPROCESO PROPUESTO

40

SUBPROCESO PROPUESTO :VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

EXPLICACIÓN DEL SUBPROCESO

SECRETARIA DE

UNIDAD

ACADÉMICA

JEFE DE UNIDAD

ACADÉMICA

JEFE DE

SECRETARÍA

ACADÉMICA

41

SUBPROCESO PROPUESTOVERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

SUSTENTO DEL SUBPROCESO

TIEMPO

SUBPROCESO

ACTUAL

TIEMPO

SUBPROCESO

PROPUESTO

REDUCCIÓN EN

MINUTOS

REDUCCIÓN EN %

68 MIN 56 MIN 12 MIN 17.64 %

42

DIAGRAMA DE MAYNARD

DEL SUBPROCESO43

SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACÍÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

DIAGRAMA DE MAYNARD

44

FORTALEZAS

TRABAJADORES CAPACITADOS

PARA REALIZAR LAS TAREAS DEL

SUBPROCESO, EN EQUIPO.

SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

45

DEBILIDADES

HASTA EL MOMENTO NO SE HA

ENCONTRADO DEBILIDADES EN

EL SUBPROCESO.

SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

46

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO PROPUESTO VERIFICACIÓN DE FICHA DE MATRÍCULA

CARGOREMUNERACIÓN

UNITARIA S/.

PERSONAL

MENSUAL

TOTAL

S/.

COSTO

PROMEDIO

DEL

SUBPROCESO

SECRETARIA DE UNIDAD ACADÉMICA1,100 1 1,100 5.5

JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA 1,500 1 1,500 7.5

SECRETARIO ACADÉMICO 1,450 1 1,450 7.3

COSTO FIJO MENSUAL 400 2.0

NÚMERO DE PERSONAS 4

TOTAL DE FICHA DE MATRÍCULA VERIFICADAS POR

MES200

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

PROPUESTO

47

ANÁLISIS DE PUESTOS DEL

PERSONAL INVOLUCRADO EN

EL SUBPROCESO48

ANÁLISIS DE PUESTOS

SECRETARIA DE UNIDAD ACADÉMICA

ACTIVIDAD

RECEPCIONA FICHA DE MATRÍCULA

ESPERA

TRANSPORTA FICHA DE MATRICULA

DESCARGA FICHA DE MATRÍCULA EN SISTEMA

ARCHIVAR FICHA

49

JEFE DE UNIDAD ACADÉMICA

ANÁLISIS DE PUESTOS

ACTIVIDAD

FIRMA EN LA FICHA DE MATRÍCULA

50

SECRETARIO ACADÉMICO

ANÁLISIS DE PUESTOS

ACTIVIDAD

RECEPCIONA FICHA DE MATRÍCULA

ESPERA

REALIZA VERIFICACIÓN DE LA FICHA DE MATRÍCULA Y DA

CONFORMIDAD

FIRMA EN LA FICHA DE MATRÍCULA

ESPERA

TRANSPORTA FICHA DE MATRICULA

51

ANÁLISIS DE PUESTOS

RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIÓN

DE UNA FICHA DE MATRÍCULA

52

MANEJO DEL CAMBIO

AL

53

ANÁLISIS DEL CAMBIO

OPORTUNIDADES CAMBIO DIFICULTAD BENEFICIOS COSTOS SOPORTE RIESGOS

VERIFICAR FICHA

DE MATRÍCULA

RAPIDEZ EN

LA

VERIFICACI

ÓN DE LA

FICHA DE

MATRÍCULA

MEDIO SATISFACCIÓN

DE LOS

ALUMNOS

CAPACIT

ACIÓN

CAPACITAC

IÓN AL

PERSONAL

ADAPTACIÓN

AL NUEVO

SUBPROCESO/

MÁS

CAPACITACIÓN

REDUCCIÓN DE

TIEMPO EN EL

SUBPROCESO

REUTILIZACI

ÓN DE

TIEMPOS EN

ACTIVIDADE

S DE VALOR

BAJA MEJORA EN EL

CLIMA

LABORAL

CAPACIT

ACIÓN

APLICATIVO TIEMPO LIBRE

SIN

USO/REASIGN

AR

EMPLEADOS

DEL AS-IS AL TO-BE

54

ANÁLISIS DEL CAMBIO DEL SUBPROCESO

PASOS DEL SUBPROCESO 16

ESPERAS 5

PERSONAS 4

TIEMPO DE VERIFICACIÓN DE

FICHA DE MATRÍCULA

68 MIN X

FICHA

COSTO DEL SUBPROCESO

MENSUAL

S/. 5,550

PASOS DEL SUBPROCESO 12

ESPERAS 3

PERSONAS 3

TIEMPO DE VERIFICACIÓN

DE FICHA DE MATRÍCULA

56 MIN X

FICHA

COSTO DEL SUBPROCESO

MENSUAL

S/. 4,450

ACTIVIDADES QUE

NO ENTRAN EN EL

SUBPROCESO

REDISEÑADO

55

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

56

REDUCCIÓN DE PERSONAS DE 4 A 3 = 1 = 25 %

REDUCCIÓN DE TIEMPO DE 68’ A 56’ = 12’ = 17.64 %

REDUCCIÓN DE ESPERAS DE 5 A 3 = 2 = 40 %

REDUCCIÓN DE PASOS DE 16 A 12 = 4 = 25 %

REDUCCIÓN DEL COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

DE S/ 5,550 A S/ 4,550 = S/ 1,100 = 19 %

SE CUMPLIÓ EL OBJETIVO DE REDUCIR EL TIEMPO DE REVISIÓN

DE FICHA DE MATRÍCULA EN 17.64%

57

LA DIRECIÓN GENERAL DEBE PERMANECER COMPROMETIDA Y APOYAR

EL REDISEÑO DEL SUBPROCESO Y SU RETROALIMENTACIÓN CONTÍNUA.

MANTENER EL PLAN DE CAPACITACIÓN CON CRONOGRAMA SEMESTRAL

PARA EL PERSONAL DEL SUBPROCESO.

58

FIN

59

57

HACER EL PLAN DE CAPACITACIÓN

57

HACER EL PLAN DE CAPACITACIÓN