ACTIVIDAD INDIVIDUAL DE LA UNIDAD DOS

TUTOR

GUILLERMO CAMERO ESCOBAR

ESTUDIANTE

HAROLD SMITH QUINTERO YAGUARA

ID: 83092431

COD: 100500A

GRUPO 285

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

CEAD NEIVA (HUILA)

2015

INTRODUCCIN

La administracin es un concepto muy globalizado y se puede encontrar en diferentes reas,

en lo relacionado a las ciencias sociales y tcnicas podemos decir que se encarga de la

planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos de una organizacin, entre

los cuales a profundaremos los recursos financieros, los recursos tcnicos y/o tecnolgicos,

los recursos humanos y los recursos fsicos. Estos procedimientos se plantean con el fin de

maximizar los beneficios, estos pueden ser de econmicos y/o social, esto depende de los

fines perseguidos por la organizacin.

Por este motivo es muy importante el estudio de la administracin, este trabajo aborda un

ejemplo de una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, esta presta servicios

profesionales en el sector de la contabilidad a pequeas y medianas empresas (PYMES).

Igualmente indagaremos en la formulacin de conceptos que ayudaran a proyectar la

estructura de la empresa, de este modo se desarrollan su la misin, la visin, los objetivos,

las metas, la poltica y las estrategias de la empresa en cuestin. Para alcanzar los objetivos

propuestos por los puntos anteriores lo primero que toda organizacin debe realizar es una

planeacin detallada de los recursos necesarios para alcanzarlos, y con el uso de

herramientas como por ejemplo diagrama de Gantt nos ayudara a esquematizar de esta

manera se puede posteriormente realizar estadsticas de los procesos por ende saber si la

planeacin fue eficiente o eficaz.

Un factor importante para todo organismo es la calidad de sus bienes y servicios, debido a

que los clientes no intervienen directamente en los procesos de produccin sino que

visualizan el resultado de estos, por lo tanto es este resultado que ellos analizan y critican.

Todos los organismos esperan buenas crticas para alcanzarlo se necesita de una excelente

planeacin y organizacin de los recursos necesarios para su funcionamiento (personal,

capital, materia prima y tecnologa). En otras palabras podemos decir que una forma de

mejorar la calidad del servicio radica en la organizacin, o sea en la adecuada utilizacin de

los recursos como en el caso de la capacitacin del personal permitindoles especializarse

en un rea concreta de su trabajo. Asimismo tanto los organismos empresariales como sus

lderes se beneficiaran de una reduccin significativa de gastos, aprovecharan de manera

eficiente los recursos escasos lo que causara un aumento en las utilidades y por ende los

trabajadores se beneficiaran con compensaciones, prestaciones sociales y un mejoramiento

de sus condiciones laborales.

Podemos concluir teniendo en cuenta lo anterior y el escenario actual que sufre constantes y

profundos cambios, como la multiculturalizacin y la globalizacin, que todos los

organismos empresariales se administran siguiendo los conceptos de planificacin,

organizacin, direccin y control, debido a que se logran alcanzar las metas propuestas de

una manera eficiente por otro lado tambin para mejorar la interaccin con los clientes se

archiv el antiguo modelo empresarial estricto por uno ms dinmico e innovador de esta

manera le brindamos a los clientes una experiencia de compra inolvidable y placentera.

OBJETIVOS

1. Generales

El presente trabajo tiene como objetivo aplicar los conceptos aprendidos en la unidad II del

curso Fundamentos de Administracin (planeacin, organizacin, direccin y control) a una

empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, mediante la interaccin de los integrantes

del grupo colaborativo usando el foro designado para la realizacin de dicha actividad.

2. Especficos

Ejecutar las actividades propuestas en la gua de trabajo individual de la unidad 2

Identificar los principios e analizar la importancia de la administracin.

Establecer la misin, la visin, los objetivos, las metas, y polticas de la empresa

Gestionando el cambio.

Mostrar paso a paso el proceso administrativo y como es su aplicacin dentro de una

empresa, en este caso en la organizacin Gestionando el cambio.

Realizar el montaje y seguimiento minucioso de los pormenores necesarios para llevar a

cabo el proceso administrativo dentro de una organizacin.

Establecer los principios de la planeacin a la empresa Gestionando el cambio.

Hacer el organigrama, la planeacin estratgica, definir los recursos humanos, fsicos,

tecnolgicos y financieros de la empresa gestionando el cambio.

Establecer los principios esenciales de la organizacin aplicadas a la empresa Gestionando

el cambio.

Establecer las especificidades esenciales de la direccin aplicadas a la empresa

Gestionando el cambio.

PLANEACION:

Se considera como la ms importante de las funciones administrativas, por el hecho de ser

ella quien plantea anticipadamente los objetivos, polticas, reglas, procedimientos,

programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con

determinar lo que va a hacerse.

Misin:

En Gestionando el cambio nos especializamos en la prestacin personalizada de servicios

contables a pequeas y medianas empresas (PYMES de la ciudad de Neiva, en nuestra

amplia gama de servicio pueden encontrar derechos comerciales y de negocios, materia de

impuesto, seguridad social, entre otros. Para nosotros la comunicacin es un factor

importante por este motivo nos dedicamos a desarrollar relaciones cercanas y a largo plazo

con nuestros clientes, esto nos permite comprender el verdadero alcance de las necesidades

del proyecto contable.

En nuestra organizacin nunca estamos satisfechos, Por este motivo nuestro personal se

encuentra capacitndose permanentemente en bsqueda de una mejor y mayor calidad

profesional. Adems, nos distinguimos por transmitirles conocimiento a nuestros clientes.

Visin:

La organizacin Gestionando el cambio en el 2016 ser la empresa que ofrece servicios

contables mejor posicionada en la ciudad de Bogot, seremos reconocidos por nuestra

innovando usando los ltimos avances tecnolgicos en nuestros proyectos contables, de

este modo incrementaremos la calidad de nuestro servicios pero sin descuidar nunca

nuestro servicio al cliente, ya que ustedes son lo ms importante para nosotros.

Realizaremos diferentes convenios con pequeas y medianas empresas de la ciudad para

incrementar nuestra cobertura en el medio y de esta forma atender y cumplir con las

necesidades de la poblacin.

Objetivo:

En Gestionando el cambio tenemos como objetivos ser una empresa lder en auditora

contable, por este motivo consolidaremos y estructuraremos las bases fundamentales de la

empresa para brindad servicios integrales y de calidad en el rea contable, administrativo y

fiscal, de este modo podremos crear soluciones acordes a la dimensin y a la complejidad

de los proyectos propuestos por nuestros distinguidos clientes.

Metas:

En Gestionando el cambio deseamos primero que nada darnos a conocer a las pequeas y

medianas empresas (PYMES) en la ciudad de Neiva, destacndonos por ofrecer un

excelente servicio en la parte contable.

Para nosotros es muy importante que nuestras soluciones contribuyan al fortalecimiento

econmico de nuestros clientes, por lo tanto les brindaremos el mejor servicio, es por esto

que para mejorar nuestra calidad intercambiaremos experiencias y nos apoyaremos

mutuamente con los despachos contables de mayor prestigio.

Gestionando el cambio tiene como meta principal es responder a las mltiples necesidades

de nuestros clientes de forma estratgica. Por eso prestamos servicios integrales que

complementan la asesora de la mejor manera.

Nuestro objetivo es mantener o mejorar nuestra calidad en lo referente a la atencin al

cliente, dado que nunca est de ms mejorar nuestra comunicacin integrndonos con las

nuevas tecnologas y redes sociales de esta manera estaremos ms cerca de nuestros

clientes

Diagrama Gantt: El diagrama de Gantt o grfica de Gantt es una popular herramienta

grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o

actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En este caso est representado en la

columna trimestres y las estrellas representan las la ejecucin de dicha actividad en el

trimestre especifico.

Estas actividades son realizadas durante el primer ao de la empresa y estn representados

los costos que se necesitaron para la creacin y manutencin de una empresa. Cuando la

organizacin comience a laborar se presentaran circunstancias imprevistas como

inversiones necesarias para brindar una mejor atencin y mantener la calidad de los

servicios. Por otro lado no se pueden prever la cantidad de reuniones con clientes o

conferencias que se realizaran durante el ao.

Las tres ltimas actividades relacionadas a los recursos humanos son difciles de

cuantificar, dado que este tipo de premiacin al personal se utiliza a lo largo del ao y la

cantidad asignada a cada trabajador dependiendo del xito del proyecto asignado.

ORGANIZACIN:

George Terry define la funcin organizativa como: El arreglo de funciones que se estiman

necesarias para lograr el objetivo y es una indicacin de la autoridad y responsabilidad

asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.[1]

En la actualidad es muy difcil encontrar organismos que no siga el principio general de

divisin del trabajo, por este motivo para explicar y entender mejor la estructura de una

compaa es de mucha utilidad la redaccin de un organigrama. De este modo se puede

observar la autoridad y responsabilidades del personal.

Establecer claramente los deberes de cada empleado.

En lo referente a la organizacin se puede decir que es el punto ms importante, dado el

caso los trabajadores no tengan claras sus funciones no existira una jerarqua en la

organizacin, esto causara que el personal hiciera lo que quisiera como si estuvieran de

vacaciones, de este modo la organizacin est condenada al fracaso.

Deberes de cada empleado

Gerente: Ser un buen lder, tomar decisiones asertivas, tener motivacin y sentido de

pertenencia por la empresa.

Auxiliar Administrativo: Debe ser una persona proactiva, emprendedora, que genere nuevas

ideas, colaborador en todos los quehaceres de la empresa, ser carismtico y tener buenas

relaciones interpersonales con el grupo de trabajo.

Contadores: Deben ser profesionales e idneos para ocupar el cargo, tener muy buena

motivacin y comunicacin con los dems compaeros, deben poseer mucho sentido de

pertenencia, proactivos y con capacidad de ayuda a los compaeros de trabajo como a los

clientes.

Secretarias: Deben ser muy serviciales, carismticas, amables, excelente a la hora de

brindarle la atencin a los clientes, honestas y con gran sentido de pertenencia.

Tesorero: Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de pertenencia por

la empresa, muy buena organizacin, direccin y control de todos los documentos que estn

a su cargo.

Atencin al cliente: Serviciales, honestos, amabilidad, deseos de trabajar y tener mucho

sentido de pertenencia por la empresa.

Aseadoras: Limpieza, aseo, amabilidad, alegra, proactivas y con gran sentido de

pertenencia

Oficios varios: Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superacin personal y

laboral.

Mensajeros: Colaboradores, carismticos, muy buena atencin a los clientes y con los

compaeros del grupo de trabajo manejar buenas relaciones humanas.

Establecer las reas de autoridad y responsabilidad.

Las reas de autoridad y responsabilidad de cada empleado:

Esto se refiere a las funciones y responsabilidades que tiene cada empleado, cuando se dice

autoridad es saber hasta qu punto un empleado tiene la capacidad de realizar un trabajo. A

continuacin se nombran la autoridad y responsabilidad de cada empleado.

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen su

trabajo.

Es claro que para poder llevar a cabo todas las funciones de la empresa, todos los

empleados deben contar con los elementos necesarios para ejecutar sus labores entre estos

estn.

Recursos Humanos: El grupo de trabajo est conformado por: Gerente, auxiliar

administrativo, contadores, secretaria, tesorero, atencin al cliente, aseadoras, oficios

varios, mensajeros

Recurso tcnico y tecnolgico: Local, computadores, impresoras, telfonos, fax, equipos de

oficina (escritorios, sillas, papelera, etc.) implementos de aseo, etc.

Recursos fsicos: Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepcin (Informacin).

DIRECCION:

La direccin administrativa es uno de los elementos ms eficientes con que cuenta el

administrador en el desarrollo de su trabajo, gracias a l, puede poner en accin la voluntad

de los individuos en la correcta ejecucin de tareas.

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y

eficientemente.

Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armnica y eficiente, ya que

esto permite el logro de metas tanto individuales como colectivas y por ende contribuyen al

sostenimiento y crecimiento de la empresa.

Para que la empresa realice las actividades de una manera eficiente todos los empleados

deben ser muy proactivos porque de esta forma se pueden realizar todos los procesos y se

pueda dar una muy buena atencin a todos los usuarios brindando una atencin rpida y

oportuna a las diferentes empresas que se tienen como clientes.

Mantener una comunicacin eficaz con los empleados.

Es fundamental en toda empresa la comunicacin. En la empresa Gestionando el cambio la

comunicacin ser muy asertiva y precisa tanto a nivel interno como externo, todos los

empleados deben manejar un dialogo permanente en cada una de sus dependencias, as

mismo deben hacer muy buen uso de las herramientas comunicativas con que cuenta la

empresa como lo es el correo institucional, las diferentes carteleras y la comunicacin

interna. Una buena comunicacin es fundamental en la empresa ya que esta permite

mantener al tanto de lo que est sucediendo a todo el personal humano de la empresa y a los

clientes (Empresas medianas y pequeas)

Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal.

El personal que labora en la empresa Gestionando el cambio tiene un sentido de pertenencia

muy alto, esto permite ofrecer servicios acordes a las necesidades, porque lo ms

importante que existe en un trabajo es que se haga con amor, con ganas, con inters de

hacer las cosas bien y de servir a los que lo necesitan.

Adicionalmente a esto la empresa a travs de sus dueos tiene como incentivo motivar a los

empleados con bonificaciones de acuerdo al desempeo laboral y al cumplimiento de metas

de cada uno de ellos, as mismo se tienen en cuenta todas las sugerencias e ideas que tengan

los empleados para el beneficio de la organizacin. Esta empresa se caracteriza por tener en

cuenta la participacin de todos ya que as se logran y se consiguen con mayor facilidad

todos los objetivos y logros propuestos por la compaa.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

En todo momento se busca la seriedad y disciplina de parte de todo el grupo de trabajo,

generando un buen ambiente laboral entre todos los empleados de la empresa. Dentro de la

organizacin hay que tener un grupo de trabajo que tenga madurez y una tica profesional

alta, esto permite adquirir una confianza por parte de los cliente haca la empresa y le da un

mejor posicionamiento en el sector y a futuro se ver reflejado en nuevos negocios o

cuando se abran otras sucursales.

La disciplina, la constancia y el buen servicio sern valores agregados que la empresa

generando el cambio les brindar a sus clientes en todo el sector de Kennedy.

CONTROL:

Podemos definir el control como un proceso administrativo a travs del cual los

administradores realizan un esfuerzo sistemtico orientado a comparar el rendimiento con

los estndares establecidos por las organizaciones, y estar en capacidad de determinar si el

desempleo es acorde con las normas.

Comunicacin

En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin

vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin horizontal, en el mismo

nivel, entre pares.

Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a travs

de encuentros, reuniones, y entrevistas.

El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia la integracin de los

distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la

participacin del personal a travs de una positiva motivacin, en todos sus niveles.

Identificar la comunicacin a utilizar.

Es importante utilizar los 2 niveles de comunicacin tanto el vertical como el horizontal, ya

que ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa, darla a conocer y posicionarla

en el mercado (Vertical) y la otra se puede utilizar a nivel interno (Horizontal). A

continuacin se menciona como se utilizaran estos 2.

Comunicacin vertical: Es de gran importancia para la empresa utilizar este nivel de

comunicacin, ya que es el ms utilizado en la mayora de las empresas, se puede realizar

de la siguiente manera

Medios de comunicacin

La prensa

La radio

La televisin

Volantes

Comunicacin horizontal: Se utilizara para manejar la comunicacin interna de la empresa,

entre los empleados, quejas sugerencias e ideas de los clientes, entre estos estn:

Redes sociales

Grupos de inters

Correo institucional

Buzn de sugerencias

Carteleras

Informacin y comunicacin interna

Como se mencion anteriormente ambas son de gran utilidad para la empresa,

independientemente de cual se utilice en mayor proporcin lo ms importante de la

comunicacin es que se transmita de forma oportuna, que sea verdadera, verdica y eficaz.

DEFINICION FUNCION MODO DE EMPLEAR

PHVA

El ciclo PHVA es una

herramienta de la

mejora continua,

presentada por Deming

a partir del ao 1950; se

basa en un ciclo de 4

pasos: Planificar (Plan),

Hacer (Do), Verificar

(Check) y Actuar (Act).

Es tambin conocido

como ciclo de Deming,

ciclo de control, o

simplemente el ciclo

PHVA: planear, hacer,

verificar, actuar.

Usar esta

metodologa en la

implementacin de

un sistema de

gestin de la calidad,

de tal manera que al

aplicarla en la

poltica y objetivos

de calidad as como

en la red de

procesos,

la probabilidad de

xito es mayor.

Este ciclo es un proceso

esencial, que se lo debe

realizar en cada una de

las etapas, en cada una de

las acciones que

realicemos. Planificamos lo

que vamos a hacer, luego lo

hacemos, verificamos si lo

que hacemos corresponde a

lo planeado para actuar de

dos maneras, actuar para

corregir si no correspondi

a lo planeado y actuar para

mejorar si lo que hicimos

correspondi a lo planeado.

Qu, cmo y cundo

hacerlo?

Establecer los objetivos y el

mtodo para alcanzarlos.

Generacin de productos y

servicios ,mantenimiento

preventivo, mejora al sistema

contable, capacitacin del

personal.

Evaluacin en el desempeo

Comportamiento y calidad del

producto, evaluacin del

producto.

Cmo mejorar la prxima vez?

Acciones preventivas y

correctivas, plan de accin.

CONCLUSIN

Con el surgimiento de las primeras sociedades humanas nos vimos en la necesidad de

desarrollar mtodos que nos ayudaran a administrar de mejor manera los recursos que

tenamos a nuestra disposicin, esto dio origen a lo que actualmente denominamos como

administracin, este concepto ha evolucionado a lo largo de los siglos, en la actualidad

nombramos a los individuos que se especializan es este tema administradores estos se

basan en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la

exploracin.

Los estudiantes involucrados en la estructuracin del presente trabajo comprendieron la

importancia de la administracin y ampliaron su visin sobre las principales etapas

administrativas, de este modo tienen ms claros los conceptos de planificacin,

organizacin, direccin y control. Por consecuente se aplicaron dichos conceptos en una

empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, dando como resultado una planificamos y

organizamos de la estructura de la empresa por lo tanto se lograr que los procesos se

ejecuten de una manera eficiente o eficaz, utilizando los recursos disponibles.

Asimismo concluimos que la administracin es muy importante para la estructuracin

empresarial dado que nos permite administrar de manera eficiente los recursos disponibles

y desarrollar mtodo y estrategias que facilitaran la ejecucin de los procesos de este modo

se alcanzara los objetivos planteados.

REFERENTES BIBLIOGRFICOS Y DE INTERNET

Apuntes materia introduccin a la administracin de empresas recibidos en la Universidad

de Medelln.

Bolsa de Valores de Panam, 2004, Glosario Burstil Gua del inversionista. Recuperado

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Gestiopolis, Recuperado de: http://www.gestiopolis.com.

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