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ENTREVISTA REALIZADA EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL BLANCA MIREYA GUZMÁN CHAVES MELISSA MILENA PÉREZ RODRÍGUEZ

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Page 1: Trabajo Gestión Documental I -Entrevista AGN

ENTREVISTA REALIZADA EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

BLANCA MIREYA GUZMÁN CHAVES MELISSA MILENA PÉREZ RODRÍGUEZ

ENTREVISTA REALIZADA EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – TEMA TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

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BLANCA MIREYA GUZMÁN CHAVESTécnica en Asistencia en Gestión Documental

MELISSA MILENA PÉREZ RODRÍGUEZTecnóloga en Administración Documental

Grupo IIIDocente: Jairo Hernán Díaz Arias

Profesional de CIDBAAsignatura: Gestión Documental I

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

ARMENIA - QUINDÍOOCTUBRE DE 2013

ENTREVISTA REALIZADA EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – TEMA TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

La entrevista fue realizada a un profesional Archivista, quien labora en el Archivo General de la Nación, para la subdirección del Sistema Nacional de Archivos. Esta

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entrevista se adelantó con el fin de despejar dudas y profundizar en el tema Tablas de Valoración Documental. Ejercicio que se hizo para la asignatura Gestión Documental I, con el profesor Jairo Hernán Díaz, de la Universidad del Quindío.

La entrevista al profesional se realizó en dos momentos.

1er. Momento.

El profesional realizó una presentación, donde nos argumenta cual fue la razón por la que lo escogimos para nuestro trabajo, es decir, en ella nos cuenta; quien es, qué hace y cuál es su experiencia con las Tablas de Valoración Documental.

Entrevistado: Miguel Ángel Manrique Mikán

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Cargo: Contratista del AGN, para las Subdirecciones del Sistema Nacional de Archivos SNA y de Gestión del Patrimonio Documental, asignado al Grupo de Evaluación de Documentos y Trasferencias Secundarias.

Su Objeto Contractual es:

Prestar servicios profesionales especializados para brindar acompañamiento y asistencia técnica en la elaboración de conceptos y realización de ajustes a las tablas de retención documental (TRD) y/o tablas de valoración documental (TVD) de las entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.

Articulación del objeto contractual con el Objetivo del Plan Anual de Inversión del AGN

Fortalecimiento de la modernización y eficiencia del Estado a través de la revisión y evaluación de las TRD y TVD de los actores del SNA.

PERFIL PROFESIONAL

Profesional en Sistemas de Información Bibliotecología y Archivística, titulado por la Universidad de La Salle. Aspirante a Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos III Semestre, de la misma Universidad.

Interventor, Capacitador, Tallerista y Coordinador Técnico de los proyectos de extensión del Programa de Sistemas de Información y documentación de la Universidad de la Salle. Contratista del Archivo General de la Nación.

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Entre otros ha sido Director de proyectos de elaboración y aplicación de Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental para entidades públicas del Orden Nacional, Departamental y Municipal participando como consultor en Gestión Documental y Profesional de Proyectos Institucionales de Archivo en el INCODER Nivel Central y Territoriales, ICBF Sede de la Dirección General y Regionales.

Departamento de la Guajira:

INCODER Territorial Guajira, ICBF Regional Guajira, Fundación Promigas Operador Fronteras Estudio LTDA. Alcaldía y Concejo Municipal de Albania y Alcaldía de Hatonuevo.

Departamento de Cundinamarca:

Municipio de El Colegio: Alcaldía, Municipio de Cajicá: Alcaldía, Empresas descentralizadas: EPC de Cajicá, INSDEPORTES; INSCULTURA.

En el sector privado de bienes y servicios, ha asesorado como Consultor en Gestión Documental a la Industria Metalmecánica y de Mantenimiento Industrial OMT LTDA, Transportes TRANSPOCOL, Distribuidoras y Comercializadoras Supermercados Roa Plazas, Sector Automotriz Compañía Checa Automotriz S.A., entre otros.

Director Ejecutivo TECNIDOCUMENTOS, Firma de Outsourcing en Gestión Documental desde el año 2003

Experiencia en Proyectos Archivísticos: Trayectoria de 13 años

Propuestas de Pre valoración Documental e intervención de Fondos Documentales Acumulados, Inventarios Documentales Funcionales.

2do. Momento.

PREGUNTAS:

1. ¿Cuál es la importancia de la TVD?

Es una herramienta que permiten clasificar los documentos de los Fondos Documentales Acumulados, de acuerdo a la estructura orgánico funcional de las entidades, determinando los tiempos que estarán ubicados en cada fase de los archivo. Entonces podemos decir que las TVD permiten:

Planificar acciones para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.

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Garantiza el derecho y acceso a la información.

Favorece la adecuada selección documental.

Racionaliza recursos y espacios.

Identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.

Identifican la documentación de valor histórico.

2. ¿Cuál es la metodología para la elaboración y evaluación de una TVD?

Para la Elaboración:

Actividad 1. Compilación de la información institucional y documental. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL, elaboración de inventario documental en estado natural.

Actividad 2. Análisis e interpretación de la información recolectada.

Actividad 3. Elaboración y Presentación de la propuesta de TVD.

Actividad 4. Evaluación TVD

Actividad 5. Aplicación de Tablas de Valoración Documental

Para la Evaluación:

INTRODUCCIÓN

a. La metodología aplicada en su elaboración: procedimientos y formatos

b. Explicación del formato de tabla: definición de cada una de las columnas, Abreviaturas y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla.

c. Sustentación de la eliminación documental.

d. Glosario de términos asociados.

ANEXOS

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 Disposiciones legales, Actos Administrativos de creación, reestructuración, fusión, liquidación, manuales, y demás normas internas y externas que afecten la producción documental y que determinen su retención o su disposición final.

Historia Institucional presentada por cada periodo.

Estructuras reconstruidas para cada periodo citando las fuentes.

Cuadros de Clasificación por periodo.

Inventarios Documentales por periodo.

Actas del Comité de Archivo de la entidad correspondiente a la sesión o sesiones en que se estudiaron y avalaron las Tablas de Valoración Documental

Las Tablas de Valoración Documental deben reflejar cada periodo o etapa de la vida institucional de la Entidad.

La Presentación de las Tablas se hará en el formato normalizado por el Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo NO.002 de 2004.

CONFRONTACIÓN TVD CON ESTRUCTURAS, CUADROS DE CLASIFICACIÓN E INVENTARIOS

 Presentar la relación orgánico funcional histórica, es decir, establecer las estructuras orgánicas, vincularlas con las funciones asignadas a cada sección o subseccion y establecer la producción de documentos (series, sub series, Tipos). Deben sustentarse todos los organigramas con los actos administrativos correspondientes. Dar los alcances y argumentos si en efecto existió el periodo y la unidad administrativa dentro del mismo, pero no se identifican registros de unidades documentales en el archivo es decir no existen archivos de ese periodo.

Tanto las estructuras orgánicas, como los cuadros de clasificación e inventarios, deben presentarse por periodo.

CÓDIGO

Se debe asignar la codificación de forma numérica y jerárquica, y por cada uno de los periodos respetando las equivalencias y la continuidad en la vida institucional de la entidad.

ASUNTOS O SERIES

Denominar las series de las agrupaciones, no utilizar nombres de entidades o acciones.

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TIEMPOS DE RETENCIÓN

Sustentar la valoración de cada agrupación documental de acuerdo a los valores documentales legal, jurídico, fiscal, contable, administrativo.

DISPOSICIÓN FINAL Y PROCEDIMIENTOS

Profundizar las acciones concernientes a la Conservación Total, Eliminación, Microfilmación y Selección y el procedimiento o metodología adelantar por cada una.

OBSERVACIONES

Notas de alcance, correcciones, ajustes, recomendaciones, conclusiones, síntesis a nivel general y especifico, entre otros.

3. ¿Cuándo no existen los actos administrativos por ejemplo de creación o fusión de entidades de que elementos más puede apoyarse un archivista para reconstruir la memoria institucional?

Un archivista se puede apoyar en el Diario Oficial, que es la publicación institucional de la Imprenta Nacional. Como documento histórico recoge día a día el discurrir legal de la Nación; también se puede acudir a las entidades cabeza de sector como lo son las Superintendencias o los Ministerios que asumen o asumieron los fondos documentales. Como por ejemplo: Instituto Nacional de Los Recursos Naturales Renovables y del Medio ambiente (INDERENA). Entidad que fue liquidada en el año 1995 y sus funciones las asume lo que actualmente conocemos como el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS). Este Ministerio custodia todos los Actos Administrativos y demás documentos y archivos que nos ayudarían a reconstruir la memoria y estructura de la entidad.

4. ¿Qué aspectos contempla la aplicación de formatos para la elaboración del diagnóstico integral?

Para las TVD, exclusivamente la información que conduce al volumen de los documentos, series o asuntos, unidades documentales. Los demás aspectos que formula el diagnóstico integral de archivo que también es documental conduce a otros aspectos como la estructura del depósito, diagnostico microbiológico,

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condiciones medioambientales de los documentos, seguridad industrial, servicios; aspectos que van direccionados a la conservación de los documentos.

5. ¿Qué criterios se debe tener en cuenta para la aplicación de las TVD?

Valores documentales primarios y secundarios y su disposición final.

Una vez aprobadas las Tablas de Valoración Documental se debe elaborar un plan archivístico en el cual se defina alcances, objetivos, fases de intervención.

Lo recomendable es iniciar la organización de las series de conservación total. Cuando la disposición final de alguna serie es la selección, entonces se debe aplicar la muestra sobre el volumen de la serie. Si la disposición de la serie es medio técnico; microfilmación o digitalización, se debe realizar la debida organización de ésta y con respecto a la eliminación se debe tener en cuenta lo establecido en el Decreto 2578 de 2012 donde se estipula todo aquello referente a la eliminación documental. Estos documentos no se deben mezclar, se debe tener el inventario para la propuesta de eliminación.

6. ¿Cómo se puede detectar uno o varios errores en las TVD?

Cuando:

No coinciden en Nº de TVD con las de las oficias productoras de documentos establecidas en cada periodo.

No argumentan el sustento de la anterior inconsistencia. Hay inconsistencias en la valoración documental. Sustentación o justificación de la eliminación de una serie documental.

7. Ejemplos reales de actas o documentos de soporte de evaluación de documentos.

Formatos de conceptos de evaluación de TVD, Resolución Interna 128 de 2010.

Nota: Archivo Adjunto.

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Realizada por:

Melissa Milena Pérez Rodríguez Blanca Mireya Chaves GuzmánTecnóloga en Administración Documental Técnica en Asistencia en Gestión Documental

Evidencias de la primera visita al Archivo General de la Nación.

25/10/2013

Evidencias de la segunda visita al Archivo General de la Nación.

01/11/2013

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