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guia para el bibliotecologoTRANSCRIPT
UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
FACULTAD DE EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
Manual de Usuario: EspaBiblio
BI2007 Archivos Automatizados en Unidades de Información
Prof.: Ginette Guillén Calvo
Grupo 001
Estudiantes
Liana Judith Mora Murillo B34584
Natalia Paniagua Esquivel B04709
Maylith Salas Montenegro B46302
Cristina Vargas Sancho B27046
II Ciclo 2014
EspaBiblio
Manual de Usuario
¿Qué es Espabiblio?
Es un sistema integrado libre para la gestión y automatización bibliotecaria. Es la
continuación y adaptación de OpenBiblio. Además de ser intuitivo, fácil de utilizar y
administrar se ajusta a los estándares internacionales ya que utiliza el protocolo z39.50
y formato MARC.
Acceso
Una vez que se ingresa al programa se da clic en el botón
posteriormente aparece la siguiente pantalla, la cual solicita el nombre de usuario
y contraseña, en este caso por defecto será admin y admin en ambos casos.
Pestañas
EspaBiblio cuenta con pestañas a través de las cuales se puede ingresar a las
diferentes páginas de administración de la biblioteca.
Nota: este manual está ordenado según las pestañas y sus subconjuntos, sin embargo,
es necesario tener presente que no se pueden utilizar ciertos módulos sin antes haber
ingresado información en otros.
1. Inicio
Está pestaña cuenta con tres subconjuntos los cuales son inicio, Licencia Esp y
ayuda.
1.1 Inicio: brinda información sobre los servicios que se pueden utilizar
ingresando a las pestañas de préstamo, catalogación, administración e informes.
1.2 Licencia Esp: permite observar la licencia Espabiblio.
1.3 Ayuda: espabiblio ofrece ayuda sobre el sistema en caso de que sea necesaria.
2. Módulo Préstamo
2.1 Buscar socio: permite visualizar la información de los socios ingresados
previamente.
Se despliega el siguiente cuadro, el cual se procede a llenar ya sea únicamente con el
número de tarjeta o con el apellido.
Para visualizar todos los socios no se debe ingresar ningún dato, únicamente se da clic
en buscar.
Préstamos: El sitio permite realizar préstamos de materiales, en este caso libros de
novelas, de textos y revistas.
Pasos:
1. Una vez que ya se buscó el socio al cual se le va a realizar el préstamo de un
libro se da clic en el link correspondiente al nombre del socio.
2. Se desplegará una lista de cuadros una con la información de socios, historial de
préstamos y otras. El que interesa es el cuadro “Préstamo”, en el se escribe el
código de barras correspondiente al libro que el socio está solicitando y se da
clic en .
3. Aparecerá la información en la parte inferior del cuadro “Préstamo”.
Otra forma es dar click en Buscar, se abrirá una ventana nueva que da las opciones de
“Buscar bibliografía por frase de búsqueda” y “Búsqueda Avanzada”, y de este modo se
realiza la búsqueda del material.
Nota: tener presente que para realizar un préstamo se debe ingresar previamente
el socio que solicita el préstamo y el libro, revista u otro material solicitado. Esto se
verá en apartados posteriores.
2.2 Nuevo socio: nos permite añadir un nuevo socio. Se completan los espacios con la
información correspondiente y se da clic en enviar.
Nota: en el apartado de clasificación se puede utilizar únicamente los tipos de socios
establecidos en administración → tipos de socios. Por otra parte, como se puede
observar en la imagen anterior los tres tipos de grado que aparecen (administrativo,
escolar y profesor) fueron establecidos previamente en administración → grados de
socio de socios. Estos dos puntos se verán en profundidad posteriormente en Módulo
Administración.
2.3 Devolución: permite registrar la devolución de un documento que haya sido
prestado previamente. Una vez escrito el código de barras del libro que el usuario está
devolviendo se procede a dar clic en “Añadir al carrito de reposición en las estanterías”
Se desplegará la siguiente página, en la cual se verifica que el código escrito
corresponde al del libro en proceso de devolución, si coincide se da check y como
último paso clic en “Devolver el material seleccionado”.
Después devolver el material seleccionado se desplegará este mensaje:
Para verificar que la devolución se realizó correctamente: vuelva a la página del socio y
note que el libro no está en la lista de préstamos:
2.5 Ayuda: este sector todavía está en construcción.
3. Módulo Catalogación
3.1 Buscar: esta sección permite buscar un material que ya ha sido ingresado al
sistema previamente, ya se ingresando en código de barras, ingresando el título o solo
dando clic en Buscar (en esta opción aparecerá todo el material disponible).
Una vez que se ingresa al libro, revista u otro material se podrá visualizar la
información “Información bibliográfica” , además se activan nuevos comandos para la
“edición básica”, “EditarMARC”, “Nueva copia”, “Reservas”, “Borrar” y
“catalogBilNewLike”.
3.2 Nuevo material: permite agregar nuevo material utilizando formato MARC. Se
procede a completar cada uno de los campos y se de clic en enviar.
Nota: antes de realizar el ingreso de un nuevo material se debe de tomar en cuenta los
campos MARC que se necesitarán, por ejemplo en el caso de las revistas no se
contaba con algunos campos tal como el 021 (ISSN) por lo que primeramente se tuvo
que ingresar en Administración → Tipo de material. Al final de este manual encontrará
los campos MARC con su respectivas etiquetas.
3.3 Otras tareas: el módulo catalogación ofrece otros servicios importantes tales como
“Subir datos Marc” la cual es muy útil para no tener que ingresar grandes cantidades de
materiales que ya han sido catalogados, “Consultar biblioteca del congreso” y “ayuda”.
4. Módulo Administración 4.1 Administración: únicamente aparece un mensaje de inducción a este módulo.
4.2 Admin. Bibliotecarios: este es el subconjunto que da la opción de añadir nuevas
cuentas, además de editar, borrar y cambiar la contraseña de las cuentas ya
existentes. Como puede observarse ya existe una por defecto, Root Administrador, que
es por medio de la cual se logró en un principio ingresar al sistema.
Crear cuentas de administrador: se da clic en y se desplegará
la siguiente pantalla. Cada espacio se completa con la información que se solicita y en
la última casilla se coloca check a los atributos que se le darán al miembro del personal
que se esta creando. Posteriormente se da clic en enviar y con esto ya estará creada la
nueva cuenta.
4.3 Config. biblioteca: esta parte nos permite configurar diversos aspectos tales como
el nombre de la biblioteca, la imagen de la biblioteca, da la opción de mostrar dicha
imagen solo en el encabezamiento si se da check en el cuadrito correspondiente,
horario, teléfono, url de la biblioteca, url del OPAC, duración de la sesión, cuantos
resultados de la búsqueda aparecerán por página, cada cuanto limpiar el historial de la
bibliografía, bloquear o no los préstamos cuando haya multa (se bloquearán si se da
check en el cuadrito correspondiente), idioma y otros. Todos estos aspecto se pueden
editar reescribiendo lo deseado sobre los espacios correspondientes y presionando clic
en actualizar.
4.4 Tipos de socios: este apartado permite establecer los tipos de socio que existen
en la biblioteca, se pueden editar en la opción “edit” y borrar en la opción “del” los ya
existentes. Otra opción es la de agregar un nuevo tipo, además muestra la cantidad de
miembros existentes por tipo.
Agregar nueva clasificación de socio: se da clic en y se
desplegará la siguiente pantalla. Cada espacio se completa con la información que se
solicita. Posteriormente se da clic en enviar y con esto ya estará creado el nuevo tipo
de socio.
4.5 Grados de socios: permite establecer los diferentes grados académicos de los
socios, contiene las herramientas de editar o borrar los ya existentes, además de
agregar nuevos.
Agregar nuevo tipo de socio: se da clic en y se desplegará la
siguiente pantalla. Cada espacio se completa con la información que se solicita y se da
clic en enviar. De este modo se agregara el nuevo grado de socio.
4.5 Tipos de material: permite editar, borrar y agregar campos MARC a los tipos de
material ya existentes. Además de la opción de agregar un tipo de material nuevo.
Editar: se da clic en en la casilla correspondiente al tipo de material que se
desea editar, se desplegará una pantalla como la siguiente, en la cual se completa la
información según la Descripción y el archivo de imagen, posteriormente se da clic en
enviar y quedará guardada la edición de este tipo de material.
Borrar: se da clic en en la casilla correspondiente al tipo material que se
desea borrar, se desplegará un mensaje como el siguiente en el cual se le da clic en el
botón “Borrar” y de este modo se eliminará este tipo de material.
Campos MARC: se da clic en en la casilla correspondiente al tipo de
material al que se le desea agregar el nuevo campo MARC, se desplegará un mensaje
como el siguiente en el cual se da clic en “Add a custom MARC Field to this material
type” .
Dando clic en este link se desplegará la siguiente pantalla, se completan los espacios
con la información solicitada y se da clic en enviar.
Nota: para esta parte es necesario tener conocimiento sobre los campos MARC,
conocer el nombre del campo, la etiqueta correspondiente y si es un campo requerido o
no, al final de este manual se proporcionarán las etiquetas utilizadas en la elaboración
del sistema de gestión para la Biblioteca Escuela Rincón Limonal.
Añadir nuevo tipo de material: se da clic en , se
desplegará un mensaje como el siguiente en el cual se procede a completar según la
descripción y el archivo de la imagen, posteriormente se da clic en enviar y con esto
quedará creado el nuevo material.
4.6 Colecciones: Muestra las colecciones que tiene la biblioteca (descripción), los días
de préstamo permitidos, la multa que se cobra por retraso de acuerdo a la colección y
la cantidad de materiales existen por colección.
Editar: Se da clic en en la casilla de la colección que se desea modificar,
posteriormente se nos despliega una pantalla en donde se modifican los datos
(descripción de la colección seleccionada, los días para la devolución del material y la
multa asignada a este tipo de colección), una vez añadidos los datos se da clic en
“Enviar” y se guardaran los cambios.
Borrar: se da clic en seleccionando la colección que se desea borrar, se
despliega un mensaje como el siguiente donde pregunta nuevamente si se desea
borrar la colección, seleccionamos “Borrar” y se eliminará la colección deseada.
4.7 Materiales y privilegios: permite visualizar y editar los privilegios con los que
cuentan los diferentes tipos de material.
Editar: se da clic en el de la casilla correspondiente al tipo de material con
la respectiva clasificación, que se desea editar, se desplegará la siguiente pantalla la
cual se completa con los cambios deseados y finalmente se da clic en enviar para
guardar los cambios.
4.6 Temas de diseño: permite cambiar el diseño del sistema, da las opciones de
editar, copiar y borrar las que ya se tienen o crear una nueva en “añadir diseño”.
Añadir nuevo diseño
Pasos:
1. Se da clic en “añadir nuevo diseño”.
2. Se desplegará la siguiente pantalla la cual debe ser completada según los
espacios correspondientes.
3. Se da clic en enviar.
4. Posteriormente para visualizar los cambios en “elegir nuevo diseño” se elige el
diseño que se acaba de crear y finalmente se clic en actualizar.
5. Se visualizará el diseño creado.
4.7 Ayuda: brinda ayuda sobre el manejo de este apartado (esta en proceso de
construcción).
5. Módulo Informes 5.1 Listado de reportes: permite crear informes según la información que se quiera
visualizar en dichos informes e imprimirlos.
Informe de la catalogación por título, HTML en una gran página
Pasos:
1. Se da clic en el listado que deseemos utilizar en este caso en “Copy Search”.
2. Se despliega la siguiente pantalla la cual se procede a llenar según la
información que queramos y finalmente se da clic en “Submit” para visualizar el
informe.
Informe de la bibliografía prestada por título, HTML en una gran página
Pasos:
1. Se da clic en el listado que deseemos utilizar en este caso en “listado de
bibliografía prestada”.
2. Se despliega la siguiente pantalla la cual se procede a llenar según la
información que queramos y finalmente se da clic en “Submit” para visualizar el
informe.
5.2 Ayuda: brinda ayuda sobre el manejo de este apartado (esta en proceso de
construcción).
Importancia de la automatización en Unidades de información
En la época en la que vivimos tenemos avances en tecnología constantemente y las
bibliotecas no se deben quedar atrás, por lo que deben tener actualizaciones
constantes. La automatización de una biblioteca es importante, dado que de esta
manera el bibliotecario encargado tendrá una mejor herramienta para la recuperación y
organización de la información con la que cuenta la biblioteca.
Se recalca su importancia en la agilización de los procesos técnicos de los registros,
además se puede dar la catalogación cooperativa con otras bibliotecas automatizadas,
creando enlaces e intercambiando información, creando así un ahorro de recurso
humano y principalmente de tiempo.
Además el tener la biblioteca automatizada puede brindar más servicios a los usuarios
de la misma, como por ejemplo generando un catálogo automatizado, que permita a los
usuarios buscar información de una forma más rápida y sencilla. Sin lugar a duda la
creación de los opacs ha sido una de las mayores ventajas de la automatización en las
bibliotecas “Los OPACS accesibles a través de internet se han popularizado en las
bibliotecas universitarias en los últimos cuatro o cinco años. Al día de hoy su acceso se
esta generalizando tanto en centros especializados como públicos”(Gethin,2001, p.27).
También permite la creación de informes bibliométricos de forma automática, lo que
permite tener un mayor control de la colección y los usuarios.
Ventajas del software
Con el avance de las Tics las Bibliotecas hacen uso de la Tecnología, utilizando las
Tics como herramientas que sirvan para agilizar los quehaceres y servicios ofrecidos
por la biblioteca.
El usuario de hoy en día demanda necesidades de información cada vez más
complejas, además de buscar rapidez en la mismas, es por ello que podemos decir que
la automatización viene a cambiar todo el mundo de la biblioteca al automatizar todos
los procesos que anteriormente se realizaban de una manera tradicional.
La catalogación, el préstamo y la administración es una de las tareas de la biblioteca
que sea visto más influenciadas, a continuación se detallan algunas de las ventajas de
la utilización de software EspaBiblio:
● Es un sistema de libre licencia por lo que no hay que invertir dinero para su
utilización.
● Es intuitivo y fácil de utilizar y administrar.
● “Trabaja desde web, lo que permite publicar y acceder desde Internet o también
puede trabajar de manera local ya sea modo de máquina o modo LAN. (Dado al
bajo presupuesto que suelen tener la Bibliotecas, la reducción de costos que
tienen en papel es importante, ya que los procesos son digitales y no
impresos”(Giordano, 2014).
● El ingreso de registros bibliográficos es más fácil gracias a la catalogación
legible por máquina, que facilita esta tarea al Bibliotecólogo.
● La comunidad bibliotecaria se esfuerza por conseguir un estándar que permita
intercambio de datos entre bibliotecas y EspaBiblio cuenta con formato MARC y
protocolo Z39.5o, por lo que se ajusta a los estándares internacionales.
● Permite guardar los préstamos, renovarlos y realizar devoluciones.
Conclusiones
● Se ha observado que EspaBiblio es una herramienta eficiente y sencilla, siendo
un Software Libre, dando la ventaja de ser utilizada para automatizar cualquier
tipo de biblioteca, en este caso la Escolar “Biblioteca” Escuela Rincón Limonal.
● La creación del manual será de gran ayuda para el o la bibliotecólogo encargado
de esa biblioteca, sin embargo hay que tener en cuenta que no todos tienen la
misma agilidad sobre el tema bibliotecas automatizadas y bases de datos.
● Se analiza que EspaBiblio como una herramienta sencilla de comprender,
además cumple muchas funciones como préstamos de cualquier tipo de
colección y devoluciones, agregar nuevos socios, sistema de administración,
diseño, informes, entre otros.
● El sistema de gestión de bibliotecas Espabiblio, posee las características
necesarias para la automatización en una biblioteca, además es fácil de
comprender gracias a su estructura y brinda la facilidad para desplazarse por las
distintas pestañas que tiene, es decir no requiere de experiencia alguna, pese a
ser un proyecto de ayuda que esta en proceso aún tiene muchas cualidades que
le caracteriza como un buen software de automatización de bibliotecas y que en
un futuro sería bueno actualizarlo según las necesidades que surjan en el
quehacer bibliotecológico.
Recomendaciones
● Una de las recomendaciones como en cualquier otro programa, es que antes de
realizar una instalación como EspaBiblio y AppServ, hay que tomar en cuenta
los requisitos que se necesita del mismo o conocer bien las características que
presenta la computadora. Por la falta de ese conocimiento, se puede tener
problemas técnicos al realizar la instalación.
● Los colores y el diseño del sistema deben ir de acorde a el tipo de biblioteca.
● Antes de la construcción se debe realizar primero un mapa (así sea metal) con
los pasos que se realizarán ya que el orden hará que la creación se realice con
éxito, esto debido a que existen algunos módulos que no se pueden realizar si
primeramente no se realizan otros.
● Su interfaz fácil de entender brinda muchas funcionalidades, para una biblioteca
que se está iniciando en el mundo de la automatización de bibliotecas es muy
recomendable que utilice EspaBiblio, no solo por las cualidades que posee, sino
también porque utiliza el formato Marc, el cual es un estándar que sirve para
describir los datos bibliográficos mediante etiquetas y lo más importante es que
facilita la migración de datos a otro software de biblioteca, esto en caso que se
encuentre un software mejor y que sepamos manejar gracias a la experiencia
que hemos adquirido de EspaBiblio.
Referencias bibliográficas
Bruno, G. (2014). Comunidad de espabiblio y biblioteca pública digital Giordano Bruno.
Recuperado 20 de noviembre, 2014 de http://espabiblio.sourceforge.net/front/.
Gethin, P. (noviembre, 2001). Automatización de bibliotecas. El profesional de la
información, 10 (11), 2631. Recuperado de http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/noviembre/7.pdf
Anexos
Informe de la catalogación, por título, HTML en una gran página
Informe de la bibliografía presentada, por título, HTML en una gran página
Campos Marc para catalogar Revistas
Campo Etiqueta 1 indicador 2 indicador subcampos
ISNN 022 # # $a ISSN
Origen de la
catalogación
040 # # $a agencia que
crea el registro
$b idioma de la
catalogación
Entidad
corporativa
110 1=lugar o lugar
y nombre
2=nombre en
orden directo
# $a nombre de la
entidad
$b unidad
subordinada
Título
Propiamente
dicho
245 0=sin entrada
secundaria por
título
1= con entrada
secundaria por
título
09
caracteres
que no se
alfabetizan
$a Título
$b subtítulo
$c mención de
responsabilidad
Publicación,
Distribución,
etc.
260 # # $a lugar de
publicación
$b nombre de la
editorial
$c fecha de
publicación
Frecuencia
actual de la
publicación
310 # # $a frecuencia de
la publicación
Fechas de
publicación
y/o
designación
secuencial
362 0=estilo con
formato
1=nota sin
formato
# $a fecha de
publicación o
designación
secuencial
Nota de
Contenido
505 0=contenido
completo
1=incompleto
2=parcial
# $a Nota de
contenido
Campos Marc utilizados en la catalogación de libros
campo Etiqueta Indicador 1 Indicador 2 Subcampos
ISBN 020 # # $a Número
internacional
normalizado
$b términos de
disponibilidad
(precio)
Origen de la
catalogación
040 # # $a agencia que
crea de manera
original el
registro
$b idioma de la
catalogación
Número de
CDD
082 0=edición
completa
1=edición
abreviada
#= no
definidos
0= asignado
por LC
4= asignado
por otra
agencia
$a número de
clasificación
$b número de
ítem
Autor
personal
100 0=nombre
propio, ej. juan
1=apellido
3=nombre de
familia
# $a nombre
personal
$e término de
relación (il, trad,
etc)
Autor
corporativo
110 1=lugar o
lugar y
nombre
2=nombre en
orden directo
# $a nombre de la
entidad
$b unidad
subordinada
Título
Propiamente
dicho
245 0=sin entrada
secundaria
por título
1= con
entrada
09 caracteres
que no se
alfabetizan
$a Título
$b subtítulo
$c mención de
responsabilidad
secundaria
por título
Mención de
edición
250 # # $a mención de
edición
Publicación,
Distribución,
etc.
260 # # $a lugar de
publicación
$b nombre de la
editorial
$c fecha de
publicación
Descripción
Física
300 # # $a Extensiones
$b otros detalles
físicos
$c dimensiones
$e material
acompañante
Entrada
secundaria
nombre
personal
700 0= solo
nombre
1=apellido
3=nombre de
familia
# $a nombre
personal
$e término de
función