trabajo de sistema
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UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE MONAGAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
POSTGRADO EN CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MENCIÓN GERENCIA GENERAL
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA EL
PROCESO DE FACTURACION DE LA EMPRESA F.C.M C.A
Profa.: Dra. Yamila Gascón Realizado por:
Luna, Marinelly
Martínez, Iralbelys
Aponte, Glorimar
Maturín, Enero de 2016
INDICE
ContenidoINTRODUCCION..................................................................................................................5
CAPÌTULO I.........................................................................................................................6
EL PROBLEMA.................................................................................................................6
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................6
JUSTIFICACIÓN...............................................................................................................7
OBJETIVO GENERAL....................................................................................................8
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.............................................................................................8
FACTIBILIDAD OPERATIVA..................................................................................9
FACTIBILIDAD ECONÒMICA..............................................................................10
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN (METODOLOGÍA PARA DISEÑO DE SI A USAR)11
CAPÍTULO II......................................................................................................................12
SISTEMA ACTUAL (SA)..................................................................................................12
OBJETIVOS DEL SISTEMA ACTUAL (SA).........................................................................12
OBJETIVO GENERAL..................................................................................................12
OBJETIVOS ESPECÍFICOS...........................................................................................12
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL (SA)....................................................................12
MODELADO DEL SISTEMA ACTUAL (SA)......................................................................13
DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS...............................................................13
Requerimientos de entrada....................................................................................13
Requerimientos de salida.........................................................................................13
CAPÍTULO III.....................................................................................................................15
SISTEMA PROPUESTO (SP)............................................................................................15
OBJETIVOS DEL SP........................................................................................................15
OBJETIVO GENERAL DEL SP..............................................................................15
OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................15
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO ( SP).............................................................16
MODELADO DEL SISTEMA PROPUESTO ( SP)................................................................16
DISEÑO DE BASE DE DATOS..........................................................................................17
NORMALIZACIÓN.........................................................................................................17
CARTA ESTRUCTURADA................................................................................................19
DISEÑO DE PANTALLAS................................................................................................19
ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO......................................................................................20
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...........................................................................23
ANEXOS............................................................................................................................24
INTRODUCCION
En la actualidad el comportamiento de las organizaciones ha cambiado y
dependen fundamentalmente de los sistemas de información y tecnologías
implementados en su dirección y organización que le permite a empleados y
directivos obtener un mejor desempeño y control respectivamente, de las
actividades que les competen y por ende un aumento en la productividad de la
misma.
En consecuencia los expertos en sistemas e informática ofrecen una gran variedad
de estos, diseñando y adaptándolos de acuerdo a las necesidades y
particularidades de la organización en función de la operatividad de sus
actividades. Tal es el caso de la empresa F.C.M C.A encargada de la
comercialización de productos ferreteros y de construcción, con pocos años desde
su fundación, operando de forma manual muchos procedimientos los cuales
causan pérdida de tiempo, desgaste físico, repetición y discrepancia en
documentos contables, entre otros.
En tal sentido la empresa F.C.M C.A requiere la implementación de un sistema de
información específicamente un sistema de facturación puesto que la carencia del
mismo evidencia inconvenientes y a su vez mas lento el proceso de recolección no
solo de la información de los clientes si no de la facturación e inventario de la
empresa.
Esta empresa es reconocida a nivel local por su excelente servicio y garantías de
sus productos, ofrece bienes y servicios pero con la carencia de métodos
informáticos, realizando todo su trabajo de manera manual. Por lo tanto la
implementación del sistema propuesto garantizaría la mejora en el servicio
ofrecido.
CAPÌTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad las organizaciones se valen del uso de una serie de herramientas
que le permiten tener un mejor manejo de la información; considerando
principalmente las características de confiabilidad y oportunidad; permitiendo
lograr obtener un mejor control de sus procesos administrativos, generando a su
vez reducción de tiempo y costo. Todas las organizaciones deben asegurarse de
que la información que genera dentro de ellas sea confiable, más aún cuando
dicha información es considerada para tomar decisiones en de la organización.
Dentro de los diferentes procesos de las organizaciones se puede identificar uno
que es de vital importancia para el proceso administrativo, pues genera esa chispa
que se necesita para que se pueda completar un proceso productivo, es decir, la
facturación.
De acuerdo a lo indicado por (Caberizo Elgueta, S/F) La factura es el documento comercial que acredita las operaciones de compraventa de productos y las prestaciones de servicios. Su función es justificar e informar acerca de las características y cantidades de productos intercambiados, del tipo de servicios prestados, del importe monetario de la operación, de los impuestos que la gravan y de la forma y momento del pago de la transacción. Todo vendedor o prestador de servicios debe proporcionar al comprador las facturas correspondientes a las operaciones comerciales en las que interviene.
Por tanto se considera imprescindible que toda organización fortalezca su proceso de ventas con la emisión de factura, tal como lo indica la normativa legal y para mejoramiento de sus procesos internos. En atención a esto la Ley del Impuesto al Valor agregado (IVA) indica lo siguiente:
(Ley del Impuesto al Valor Agregado IVA, 2006) Artículo 54. “Los contribuyentes a que se refiere el artículo 5 de esta Ley están obligados a emitir facturas por sus ventas, por la prestación de servicios y por las demás operaciones gravadas. En ellas deberá indicarse en partida separada el impuesto que autoriza esta Ley.
Las facturas podrán ser sustituidas por otros documentos en los casos en que así lo autorice la Administración Tributaria…”
La empresa F.C.M, C.A es una empresa dedicada a la compra y venta de productos ferreteros y de construcción, posee dentro de su proceso de facturación la emisión de recibos de pagos. El tipo de factura realizada es manual. Por ello, se considera como necesidad la creación de un sistema de información que emita la factura de venta bajo un formato de forma libre para de esta manera dar una mejora al proceso administrativo de la organización, optimizar recursos (financieros, humanos y materiales), poder obtener el resumen de las facturaciones en tiempo real, sin necesidad de acceder a los archivos físicos de la empresa y cumplir con lo establecido la ley.
JUSTIFICACIÓN
Para llevar un buen control administrativo dentro de una organización es
importante que esta posea sistemas donde la información sea administrada y
controlada de manera adecuada. Es importante que toda organización tenga
control absoluto de la información a fin de satisfacer sus necesidades propias, las
de sus clientes y proveedores.
En la actualidad la empresa F.C.M, C.A emite un recibo en vez de una factura
cuando efectúa una venta a cualquier cliente, el recibo es elaborado de manera
manual. Con ello la empresa está incumpliendo lo establecido en la Ley del IVA,
deja de registrar adecuadamente sus operaciones contables y los trabajadores están
invirtiendo demasiado tiempo en facturación por tener que elaborar y registrar
manualmente las operaciones. Por ello, se considera necesario elaborar un
sistema de información que le permita a la empresa emitir sus facturas una vez
realizada la venta. La implantación de este sistema traería consigo un ahorro en
tiempo y esfuerzo para parte de los trabajadores; la empresa podrá controlar y
tener un mejor acceso a la información empresarial.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema de información para el proceso de facturación de la empresa
F.C.M, C.A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Describir el procesos de facturación de la empresa F.C.M, C.A
2. Identificar las deficiencias de la gestión administrativa asociadas al
proceso de facturación.
3. Determinar las necesidades y requerimientos del Dpto. de Administración
en el proceso de facturación.
4. Establecer los cambios necesarios en el proceso del sistema actual
5. Desarrollar un sistema de información que permita la automatización del
proceso de facturación.
ALCANCE
Esta investigación está dirigida al Diseño de un Sistema de Información para el
proceso de facturación del Dpto. de Administración de la empresa F.C.M, C.A. El
proyecto será utilizando el sistema Access.
FACTIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
FACTIBILIDAD TÉCNICA :
La empresa posee equipos de oficina muy viejos e inoperativos en su
mayoría. Entre sus activos posee 5 equipos de computación y dos impresoras,
solo una computadora tiene acceso a internet y está operativa.
Se pueden considerar los equipos de computación existentes, una vez
reparados y actualizados a nivel de software se pueden utilizar como
herramientas de trabajo en el uso del sistema de información.
A efectos de imprimir los reportes e informes, la empresa cuenta con tres
impresoras que servirán de apoyo en la impresión de los reportes aùn cuando
en la actualidad todas están fuera de servicio.
De los equipos de computación e impresoras 3 se encuentran asignados al
departamento de administración. Uno de estos equipos podrá ser utilizado por
la representante de ventas al momento de facturarles los productos a los
clientes.
A pesar de que la empresa cuenta con equipos de computación e impresoras
existentes; la empresa está dispuesta desincorporarlos debido a que ya
cumplieron con su vida útil y a adquirir 5 nuevos equipos de computación, 3
impresoras, un módem de red inalámbrica y cumplir con plan de
mantenimiento a los mismos.
FACTIBILIDAD OPERATIVA
Considerando las bondades que le ofrece el sistema de información a la
empresa y a sus trabajadores, operativamente es factible su aplicación,
tomando en cuenta que económicamente la empresa puede cubrir los costos de
su instalación.
Al momento de que el sistema quede operativo en la organización, el
personal que interactuará con este, previamente deberá recibir un plan de
adiestramiento adecuado para evitar que exista resistencia al uso del sistema
por parte de los usuarios.
FACTIBILIDAD ECONÒMICA :
Los costos en que se pueden incurrir para desarrollar el sistema de
información se encuentra alrededor de 2.415.000 BsF esto incluiría la
adquisición de equipos de computación, impresoras, desarrollo del sistema y
entrenamiento del personal
Se puedo considerar la factibilidad económica efectuando la reparación de los
equipos existentes; no obstante, la empresa manifestó su necesidad de adquirir
equipos nuevos.
FACTIBILIDAD PSICOSOCIAL
Los diferentes trabajadores que forman parte de la empresa y que de manera
directa o indirecta tendrán relación con el sistema de información no verán
afectados su entornos sociales; pues más allá de limitarlos, generará ahorro de
tiempo en sus actividades; permitiendo acceder información de manera oportuna y
confiable en la menor cantidad de tiempo.
En tal sentido, se puede inferir que este sistema de información tendrá un alto
grado de aceptabilidad dentro de la organización por los beneficios que este
generará.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN (METODOLOGÍA PARA DISEÑO DE SI A USAR)
Para la elaboración del diseño se recopilará la información mediante el Método
Modelado de Negocio BMM (Business Modeling Method) de Montilva y Barrios.
Para el diseño del sistema de información se utilizarán bases de datos en el
sistema Access.
CAPÍTULO II
SISTEMA ACTUAL (SA)
OBJETIVOS DEL SISTEMA ACTUAL (SA)
OBJETIVO GENERAL
Generar un comprobante de las ventas que efectúe la empresa a sus diferentes clientes.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Suministrar recibo de las ventas que se efectúan en la empresa. 2. Controlar el número de ventas.3. Generar soportes para el proceso de administración de recursos
financieros.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL (SA)
La empresa efectúa el control de sus ventas a través de la emisión de un recibo de
manera manual. Una vez que el cliente se acerca a la empresa y solicita algún
artículo disponible en el inventario, cuyo control es solo a través de un formato de
excel; el vendedor realiza el cobro, bien sea con dinero en efectivo o tarjeta de
débito; el valor de este artículo. Además, se aceptan depósitos y transferencias
bancarias cuando se tratan de compras de un alto valor. Seguidamente el vendedor
procede a realizar la factura manual y la entrega directa del producto y en caso de
materiales de construcción que requieren del despacho con el transporte de
entrega, se recurre a realizar manualmente una nota de despacho para ser
entregado posteriormente.
MODELADO DEL SISTEMA ACTUAL (SA)
act DFI
TransporteDespachadorVendedorCliente
inicio
Solicita producto
Rev isa Inventario Excel
Existe?
Fin
No
Si
Efectua Pago
Retira Factura con copia
Recibe producto
EntregaProducto?
Si
No
Almacena Copia de Factura
Entrega Producto a domicilio
Realiza Factura Manual
Solicita copia de factura
Figura 1: Modelado del Sistema Actual
DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS
Requerimientos de entrada
El primer elemento requerido es la necesidad del cliente mostrada a través de su
solicitud de compra en la empresa, el cliente le manifiesta al vendedor las
especificaciones del producto; luego en el formato de solicitud de compra
vendedor anota los detalles de los productos requeridos; el formato de compra
lleva el nombre del cliente y descripción del producto.
Requerimientos de salida
Una vez ubicado el producto en el almacén, el vendedor elabora un recibo de
compras que posee los siguientes datos: fecha, nombre del cliente, cédula o Rif,
dirección, detalles del producto y precio.
Se le entrega el recibo original al cliente y se reserva la copia en una carpeta para
efectos administrativos.
CAPÍTULO III
SISTEMA PROPUESTO (SP)
OBJETIVOS DEL SP
OBJETIVO GENERAL DEL SP Diseñar un sistema de información para el proceso de facturación de la empresa
F.C.M, C. A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Identificar las características y funcionamiento del proceso de facturación
actual en el departamento de Administración.
2. Determinar los requisitos del sistema, considerando las necesidades y
prioridades de los usuarios del Dpto. de Administración.
3. Diseñar la base de datos del sistema que facilite la integración segura de la
información.
4. Construir un modelo funcional del sistema, partiendo de los requisitos del
sistema.
5. Diseñar las facturas de ventas con una presentación comprensible de la
información.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO ( SP)
El diseño del sistema propuesto consiste en una base de datos elaborada en
Access a la cual deberá ingresar el vendedor, este introduce los datos del cliente y
del producto que se está comprando, posterior a ello se genera la factura que le
será entregada al cliente con el producto, en caso de ser material de construcción
deberá dejar la copia de la factura para ser enviada al área de despacho. Esta
servirá de soporte de la venta tanto para el cliente como para la empresa.
MODELADO DEL SISTEMA PROPUESTO ( SP)
En la figura se puede observar el Modelado del sistema propuesto y la
modificación que este genera en dicho proceso.
act DFI Propuesto
TransporteDespachadorVendedorCliente
Inicio
Solicitud de ProductoRev isa Base de Datos
Access
Existe?
No
Si
Registrado?Registra datos cliente
Factura Producto
Efectúa cobro
No
Si
Retira Factura c/copia
Entrega producto?
Solicita copia de factura
Recibe producto
Fin
Si
No
Almacena copia de factura
Entrega Producto a Domicilio
Figura 2 Modelado Sistema Propuesto
DISEÑO DE BASE DE DATOS
El diseño de la base de datos se realizó a través del modelo relacional. Se crearon
una serie de tablas con información de relevancia para el proceso de facturación y
se establecieron las relaciones entre estas tablas.
NORMALIZACIÓN
Para el diseño de la base de datos se crearon tablas que contienen nombres
únicos, sin datos duplicados y bien organizados. Las tablas necesarias para el
diseño del sistema son clientes, productos, facturas y detalles de factura.
Tabla de Productos
Tabla de Clientes
Tabla de Facturas
Tabla de detalle de Facturas
MODELO ENTIDAD –RELACIÓN
CARTA ESTRUCTURADA
En los diferentes menús: Productos, factura y clientes se puede agregar, consultar,
eliminar y modificar información, según la responsabilidad que posea el personal.
VendedorMenús/Perfil Agrega Consulta Modifica EliminaProductos Sí Sí Sí NoClientes No Sí No NoFacturas Sí Sí Sí No
Menús/Perfil Agrega Consulta Modifica EliminaProductos Sí Sí Sí SíClientes Sí Sí Sí SíFacturas Sí Sí Sí Sí
Administrador
DISEÑO DE PANTALLAS
ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO
Los costos en que debe incurrir la empresa para implantar el diseño del sistema de
información, corresponden básicamente a la compra de equipos de computación.
El detalle de los costos se describe a continuación:
Detalles N°Unidades Costo UnitarioBsF Costo Total BsFEquipos de computación 5 410.000,00 2.050.000,00 Impresoras 3 70.000,00 210.000,00 Rauter para red inalámbrica 1 35.000,00 35.000,00 Costos de mantenimiento anual 9 120.000,00 1.080.000,00 Sub-total 635.000,00 2.295.000,00 Costos de entrenamiento del personal+Desarrollo sistema 120.000,00 120.000,00 Costos Totales 755.000,00 2.415.000,00
Los beneficios que trae consigo el diseño del sistema de facturación están atados
al aumento de la productividad de la empresa dado que los factores que entran en
movimiento, pese a que en su mayoría son de tipo intangible van atados a la
productividad de la organización. Los beneficios se listan a continuación:
Registro confiable de la información.
Facilidad de búsqueda y acceso rápido a la información.
Disminución del tiempo invertido en el proceso de facturación y
aceleración del proceso de emisión e impresión de facturas
Disminución del estrés laboral
El sistema permite la impresión de una factura proforma.
Se puede visualizar y consultar datos de la facturación.
El desembolso asociado a la compra de equipos de computación ser
convertirá en activos de la empresa.
Cumplimiento de las normativas legales en materia de impuestos.
A continuación se muestran cuadrantes de costos y productividad
Eje de Costos
DESPUES DE IMPLANTAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN
Cuadrante A Cuadrante B
Altos costos Alta productividad
Baja productividad Altos costos
Eje de Productividad
ANTES DE IMPLANTAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN
Baja produtividad Bajos costos
Bajos costos Alta productividad
Cuadrante C Cuadrante D
Cuadrantes de Costos y Productividad (Fuente Propia)
Los diferentes cuadrantes donde se puede ubicar la empresa de acuerdo a la
información recopilada, antes de la implantación del sistema de facturación la
empresa se puede ubicar en el cuadrante C) Baja productividad, bajos costos) pero
si se implanta el sistema de facturación puede pasar al cuadrante B)Alta
productividad, Altos costos; no obstante se deben evaluar estrategias que le
permita a la empresa mantener niveles de productividad óptimos con costos
razonables.
Eje de Costos
DESPUES DE IMPLANTAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN
Cuadrante A Cuadrante B
Altos costos Alta productividad
Baja productividad Altos costos
Eje de Productividad
ANTES DE IMPLANTAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN
Baja produtividad Bajos costos
Bajos costos Alta productividad
Cuadrante C Cuadrante D
Cuadrantes de Costos y Productividad (Fuente Propia)
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
En el proceso de facturación se maneja información de suma importancia,
por tanto esta debe ser confiable.
La inexistencia se sistemas informáticos dentro del proceso administrativo
de la organización, obliga a que el personal lleve el sistema de facturación
de manera manual.
El diseño del sistema de información elaborado en Access se realizó
considerando las necesidades de la empresa.
La base de datos se realizó utilizando Access, mediante un modelo
relacional para evitar redundancia de datos.
El modelado de negocios recoge y muestra información de importancia
para la organización.
El reporte que genera el diseño del sistema de facturación, contiene
información resumida, detallada y confiable.
RECOMENDACIONES
Manejar y reguardar con sumo cuidado la información del proceso de
facturación.
Mantener actualizados y en buen estado los equipos de computación,
herramientas fundamentales en el proceso de facturación.
Suministrar al personal el entrenamiento y/o capacitación adecuada a
efectos de que puedan manejar con eficiencia el sistema de información
diseñado, de ser implantado.
Cumplir con las normativas legales en materia tributaria.
BIBLIOGRAFIA
Referencias Bibliográfìcas.colocarlas antes de los anexos
Caberizo Elgueta, M. (S/Fecha). Procesos de venta. Madrid, España: Editex S.A.
Ley del Impuesto al Valor Agregado. IVA. (2006). Caracas, Venezuela: Gaceta Oficial de la Repùblica Bolivariana de Venezuela.Nº 38.345.
Tesis: Diseño, desarrollo e implantación de un sistema eficiente de facturación enfocado a los requerimientos y características de la PEUSB.Mauricio Reyes. 2010. Universidad Simon Bolivar
ANEXOS
ANEXOS
strategy map Diagrama de AP
carencia del sistema de facturacion
Falta de manuales y normas deprocedimientos para la emision de las
facturasDesconocmiento del proceso de
facturacion por parte del personal
Duplicidad de actividadesExcesiva carga de trabajo para los analistas
CausasElevados costos de unistema de facturacion
PROBLEMA CENTRAL
Consecuencias
Anexo A. Diagrama Árbol de Problema (AP).
strategy map Diagrama de A.O
Creacion de manuales ynormas de procedimientos Adiestramiento en el area de
facturacionCompra a creditos de un
sistema de facturacion
implementar sistema defacturacion
contratacion de personalreestructuracion de
actividades al personal
Anexo B. Diagrama Árbol de Objetivos (AO).
Anexo C. Diagrama Mapa Estratégico de la Empresa.
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Anexo D. Diagrama Mapa Estratégico del Departamento de Presupuesto.
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Logística
Cadena de Valor del DepartamentoPorter 1985
Ventas
Anexo F. Cadena de Valor del Departamento de Presupuesto.
org chart Ferroconstructora Martinica C.A.
Dirección General
Administración Procura LogisticaMarketing y VentasRecursos Humanos
Anexo G. Estructura Organizacional de la Empresa.
org chart Departamento
Administración
Facturación Contabil idadTesorería
Cuentas por Pagar
Cuentas por cobrar
Anexo H. Estructura Organizacional del Departamento de Presupuesto.
strategy map Departamento
Reglas
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela2. Codigo Organico Tributario3. Ley de ISLR4. Ley de IVA5. Normas Generales de emisión de facturas y otros documentos providencia administrativa SNAT/2008-0257
Anexo I. Reglas del Departamento de Presupuesto.