trabajo completo

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL

ECUADOR

ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

CASO: URUCUER S.A

PROFESOR: Ing. Wilson Navarro MBA

Integrantes:

Raúl Espinoza

Ricardo Vallejo

Santiago Sánchez

FECHA: 22 DE MAYO DEL 2007

INTRODUCCIÓN

URUCUER S.A. es una importante empresa de producción y venta de artículos de cuero,

que goza de gran prestigio en el ámbito nacional e internacional. En sus comienzos,

URUCUER S.A. solamente abastecía al mercado interno. Su Gerente General, el Sr.

Javier Sánchez, comenzó a exportar en el año 1980, con gran éxito.

Posteriormente detectó la existencia de un nicho de mercado para las prendas de lana, que

resultaban complementarias a su línea de artículos de cuero.

La empresa se constituyó inicialmente con una estructura muy reducida. En la medida

que URUCUER S.A. fue creciendo y desarrollándose, la misma fue ajustándose

paulatinamente. El área de Producción en primer lugar y la de Ventas en segundo lugar,

fueron objeto de procesos de racionalización que permitieron adecuarlas a las exigencias

de las actividades que cumplen.

Actualmente el Gerente General, Javier Sánchez, ve la necesidad de continuar el proceso

de ajuste de la estructura organizativa de la empresa. En particular, se manifiesta

preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el

Departamento de Administración y Finanzas, área que, por otra parte, es la única que aún

no ha sido efectivamente racionalizada.

A continuación vamos a realizar el analisis respectivo al proceso de la estructura de la

empresa para poder ajustarle y realizar los cambios necesarios.

URUCUER S.A. Tiene una estructura organizacional como la piramidal que se define

como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. Hay seis

elementos basicos que abordo esta empresa cuando diseño la estrutura de su

organización: especialización laboral departamentalizacion, cadena de mandos, tramo de

control centralización y descentralización y formalización.

Podemos hablar sobre la especialización laboral que nos resume grado en el que las tareas

de la organización estan divididas en puestos de trabajo; después de dividir las tareas

mediante la especialización, hay que agruparlas de modo que se puedan coordinar

aquellas que sean comunes. La base para agrupar las tareas se llama

departamentalizacion.

La cadena de mandos es una linea continua de autoridad que se extiende de la parte

superior de la organización hasta el ultimo escalafon y aclara quien reporta a quien. No es

posible analizar la cadena de mandos sin considerar dos conceptos complementarios:

autoridad y unidad de mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de una

pocision gerencial para dar ordenes y esperar que estas se acaten y la unidad de mando

sostiene el concepto de linea continua de autoridad se afirma que una persona solo debe

tener solo un superior ante el cual es responsable directa por ejemplo el Jefe

Departamento de Fabricación tiene debajo de el varios empleados en su responsabilidad y

autoridad.

Dado la importancia de todos estos aspectos nos podemos darnos cuenta de algo muy

relevante que cuantos empleados puede dirigir efizcamente el gerente de esta empresa en

cuestión del tramo de control donde depende cuantos empleados maneja por ejemplo en

un tramo de cinco o seis empleados el gerente puede ejercer un control riguroso; mientras

que cuando se manejan demasiado empleados se complican la comunicación vertical en

la organización ya que esta es demasiado grande. Tener mas niveles jerárquicos hace

lenta la toma de decisiones y aisla a la direccion.

Por lo regular, se dice que si la direccion toma las principales decisiones de la

organización sin las aportaciones del personal de niveles inferiores, esta empresa esta

centralizada pero si hiciera lo contrario algo distinto cambiaria todo en la toma de

decisiones si tuvieran encuenta las ideas y aportaciones de los empleados entonces seria

una organización descentralizada.

URUCUER S.A. Se encuentra establecida en una burocracia que se caracteriza por tener

tareas operativas muy rutinarias que se consiguen mediante especialización, reglas y

regulaciones muy formalizadas, tareas agrupadas en departamentos funcionales,

autoridad centralizada, tramos estrechos de control y toma de deciones que sigue la

cadena de mandos anteriormente nombrados; esta burocracia provoca conflictos entre

departamentos debido a la falta de comunicación.

Para poder mejorar la estrutura de esta organización se debe hacer un cambio radical

donde se pueda superar las barreras departamentales y descentralizar la toma de

decisiones a nivel jerárquico es hacer una estructura de equipos.

Existen dos modelos del diseño organizacional. Denominemos un extremo el modelo

piramidal, corresponde a la burocraci, en tanto que tiene una extensa

departamentalizacion, mucha formalizacion, una red limitada de información

(básicamente de comunicación descendente) y poca participación de los miembros de

nivel inferior en la toma de decisiones. En el otro extremo se encuentra el modelo plano,

que se asemeja a la organización sin fronteras. Es una estrutura plana, con equipos

formados con varias jerarquias y funciones, poca formalizacion, una red extensa de

información (mediante la comunicación lateral y ascendente ,aparte de la descendente) y

una gran participación en la toma de decisiones.

Si se hace este cambio significativo en la estrutura organizacional que es una estrutura

plana debido a sus ventajas en alcanzar metas y objetivos se debe dar un apoyo a dicho

cambio como de arriba para abajo y de abajo para arriba.

ESTRUCTURA

La empresa URUCUER S.A muestra una estructura piramidal la cual la vamos a enseñar

a continuación y luego la vamos a convertir en una estructura plana, por procesos.

Para iniciar con la Estructura orgánica por Procesos, es importante tener aprobada una

Estructura que permita generar procesos óptimos en calidad de respuesta y cantidad de

tiempo utilizado, para alcanzar la satisfacción del cliente, y la posibilidad de tener

parámetros de evaluación de los funcionarios que ejecutan los procesos.

A continuación mencionamos las características y principios utilizados en el diseño de la

estructura por procesos:

Directorio Ejecutivo

Gerencia General

Asesor Asesor

Administración Financiero Producción Comercialización

• Carácter específico: estructura concebida y diseñada a la medida de la Organización

• Carácter dinámico: prevé el desarrollo futuro, sin que ello implique sobredimensionar

sus partes, sino preparar “al todo” para que se dé un crecimiento armónico y sólido que

permita enfrentar las nuevas circunstancias impuestas por su gestión

• Carácter humano: tiene en cuenta a las personas que integran la UE y a las que

potencialmente podrían integrarlo. Además, considera los niveles de interacción entre

quienes conforman o conformarían la UE.

• Exigencias del contexto: es necesario prever la suficiente flexibilidad para que la

Institución pueda adaptarse a los cambios del contexto y, además, a los efectos que

puedan llegar a producir en ésta

A continuación presentamos nuestra propuesta de estructura orgánica por Procesos,

compuesta por los siguientes Macro Procesos:

_ Proceso Gobernante.- En el proceso gobernante intervienen La Junta Directiva y la

Gerencia General, su función principal es establecer objetivos a ser cumplidos por todo el

personal a través de las estrategias que se implanten, para así generar valores tanto para

los accionistas como para la empresa.

En general este proceso es de vital importancia para la empresa debido a que depende del

tipo de objetivos y estrategias que se establezcan para el desarrollo de las mismas. En

caso de presentarse algún error la empresa tendrá problemas para poder desarrollarse

adecuadamente.

La junta directiva y la gerencia general son los responsables de dirigir a su personal hacia

el cumplimiento de los objetivos y metas, de igual forma controlar a los mismos.

_ Proceso Agregador de Valor.- En este proceso se tiene la intervención del área

Comercial y de Producción que son las que generan valor para la empresa.

Intervienen directamente en acción con el cliente brindando productos de alta calidad. Un

buen servicio y de alta calidad, generará mayor valor para los clientes y la empresa.

Entablando buenas relaciones con el cliente o cuando el mismo se siente bien atendido se

genera un valor muy alto para la empresa, cada persona que actúa en este proceso es parte

fundamental para la generación de valor, es por eso que se debe contar con el personal

adecuado y capacitado para dicha operación y que nuestro producto este diseccionado

adecuadamente a los clientes.

_ Proceso Habilitante.- Es el conjunto de actividades requeridas para la gestión de los

recursos humanos, financieros tecnológicos, y bienes necesarios para la entrega de

productos demandados por el cliente ciudadano de acuerdo con la misión

organizacional”. Aquí implementaremos proceso Habilitante de apoyo y asesoría.

1) Apoyo: En este proceso la persona responsable generalmente pertenece al área

administrativa o financiera que se encarga de administrar los recursos, para

facilitar y optimizar la operatividad del proyecto para que se cumplan con mayor

eficiencia los objetivos y metas de la empresa.

Al tener un eficiente desarrollo de las áreas responsables con un adecuado control

de las mismas, la empresa podrá valorizar de mejor manera que tipo de

inversiones realizar, que costos de los mismos son altos, o que puntos son de vital

importancia para la empresa.

2) Asesoría: En este proceso se requiere de personas con conocimientos técnicos

según se requiera.

En este actúan personas de área jurídica o de auditoría los cuales permiten la plena

ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos necesarios para su

ejecución. Este proceso es fundamental para el desarrollo de la empresa ya que se puede

intervenir en cualquier caso que demande la empresa tanto en el ámbito legal como

técnico.

EEESTRUCTURA POR PROCESOS

MACRO PROCESO GOBERNANTE

DIRECTORIO

EJECUTIVO

GERENCIA

GENERAL

MACRO PROCESO GENERADOR DE VALOR

MACRO PROCESO HABILITANTES

ProcesoProducción

ProcesoComercialización

_ M_ V

Subproceso

_lana_cuero_calzado

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

JURIDICO

AUDITORIA

Apoyo Asesoría

AMBITO DE ACCION

Proceso Gobernante Dirección Ejecutiva

MISIÓN:1) Establecer directrices para reformular, controlar y ejecutar objetivos, estratégias, políticas y el plan

operativo institucional2) Coordinar y controlar el funcionamiento técnico y administrativo de la institución3) Asegurar la implantación, funcionamiento y actualización de sistemas de administración financiera, de la

presentación del presupuesto, de su liquidación, asegurando el mayor grado de idoneidad del personal que labora en la entidad

4) Adoptar oportunamente las medidas correctivas señaladas en las recomendaciones que la unidad de auditoria interna incluirá en los informes administrativos financieros y/o exámenes especiales efectuados

5) Fortalecer los programas de la entidad a largo plazo y lograr las relaciones interinstitucionales, desarrollando los programas y proyectos que la sociedad requiere

6) Representar legalmente a la insitución7) Aprobar y legalizar contratos, convenios, resoluciones, informes técnicos y documentación institucional8) Aprobar planes e informes técnicos

Establecer objetivos a ser cumplidos por todo el personal a través de las estrategias que se

implanten, para así generar valores tanto para los accionistas como para la empresa.

AMBITO DE ACCIONProceso Generador de ValorProducciónMISIÓN:

_Entablar buenas relaciones con el cliente

_Generar ventajas competitivas para la empresa siendo eficientes en la producciónresa,

_Cada persona que actúa en este proceso es parte fundamental para la generación de valor, es por eso que se

debe contar con el personal adecuado y capacitado para dicha operación y que nuestro producto este

diseccionado adecuadamente a los clientes.

_Ofrecer productos de alta calidad utilizando de manera eficiente todos los recursos asignadosDar un buen servicio y de alta calidad, de esta manera generar mayor valor para los

clientes y la empresa

AMBITO DE ACCION

Proceso Generador de ValorComercialización

MISIÓN:

_Entablar buenas relaciones con el cliente

_Generar ventajas competitivas para la empresa siendo eficientes en la producciónresa,

_Cada persona que actúa en este proceso es parte fundamental para la generación de valor, es por eso que se

debe contar con el personal adecuado y capacitado para dicha operación y que nuestro producto este

diseccionado adecuadamente a los clientes.

_Ofrecer productos de alta calidad utilizando de manera eficiente todos los recursos asignados

Dar un buen servicio y de alta calidad, de esta manera generar mayor valor para los

clientes y la empresa

AMBITO DE ACCION

Proceso Habilitante de AsesoríaJuridico

MISIÓN:

_Brindar soporte y asesoría en el aspecto legal, a las diferentes áreas de la institución

_Mantener actualizado el archivo legal e informar constantemente de reformas legales emitidas

_Analizar los aspectos legales relacionados con pólizas

_Analizar la parte legal en los procesos de Licitación de la entidad

_Representa a la institución en procesos judiciales

_Asistir por delegación en la elaboración de reformas, preparación de estatutos y más disposiciones legales

_Conocer de la emisión de nuevas leyes constitucionales y de las que competen a la institución

_

Mantener los archivos organizados para que sean de fácil utilización para los jefes y para los demás funcionarios

de la empresa

Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos

necesarios para su ejecución.

AMBITO DE ACCION

Proceso Habilitante de AsesoríaAuditoría

MISIÓN:Brindar apoyo al área de Auditoría Interna para la correcta aplicación de los sistemas de control interno, contables

y administrativos de la institución, determinando si los procedimientos establecidos por la entidad, para el efecto,

se cumplen de manera efectiva, con el objeto de cumplir y hacer cumplir los procedimientos requeridos.

_Dar soporte en la realización de auditorias operativas y exámenes especiales de las actividades administrativas y

financieras de la institución previamente establecidas, y las imprevistas solicitadas por la autoridad competente

_Examinar la asignación y utilización de los recursos financieros, humanos y materiales; emitir su criterio técnico

y recomendaciones al respecto

_Colaborar con la auditoría externa y proporcionar la información que le sea requerida

_Apoyar a las asesorías brindadas a las autoridades de la institución en las áreas de su competencia, con el

propósito de mejorar la gestión en la institución

Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos

necesarios para su ejecución.

AMBITO DE ACCION

Proceso Habilitante de ApoyoAdministración

MISIÓN:

_Emitir las políticas, estrategias, normas e instructivos necesarios, a fin de facilitar el cumplimiento de las

actividades previstas en el desarrollo de los proyectos

_Mantener contactos con organismos nacionales e internacionales afines, con el objeto de generar nuevos

proyectos y mejorar los ya implantados

_Lograr la cooperación mutua de organismos internacionales, consiguiendo la firma de convenios de cooperación

interinstitucional

_Evaluar el cumplimiento de dichos convenios y ampliar plazos de cooperación mutua

_Conseguir fuentes de financiamiento, auspicios y donaciones, nacionales o extranjeros

_Difundir, a través de todos los medios, los resultados conseguidos en la atención de los niños y niñas pobres de

nuestro país, con el objeto de ampliar la capacidad de atención

Aministrar los recursos, para facilitar y optimizar la operatividad del proyecto para que se

cumplan con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa.

AMBITO DE ACCION

Proceso Habilitante de ApoyoFinanciero

MISIÓN:

Planificar dirigir y coordinar las actividades financieras de la Unidad Ejecutora

_Asesorar permanentemente a los niveles directivos

_Controlar que las asignaciones presupuestarias se cumplan de acuerdo a lo establecido, a través del análisis final

_Legalizar los estados financieros y presentarlos a la máxima autoridad

_Elaborar informes financieros y remitirlos a la máxima autoridad

_Mantener reuniones con los jefes de área para aprobar gastos presupuestarios

-Controlar mensualmente el gasto real, según la disponibilidad presupuestaria

_En lo relativo a identificar fuentes de financiamiento para proyectos de autogestión:

_Evaluar las posibilidades de financiamiento (ventajas, desventajas y condicionantes) y captar los recursos

_Transferir el presupuesto asignado a cada localidad y controlar su gasto

Aministrar los recursos, para facilitar y optimizar la operatividad del proyecto para que se

cumplan con mayor eficiencia los objetivos y metas de la empresa.

CLASIFICACIÓN DE LOS CARGOS EN FUNCIÓN DE LA CLASIFICACIÓN

GENÉRICA

La clasificacion generica es una unidad Ejecutora en tres niveles:

Directivo

Productivo

Apoyo

A los cargos se los debe clasificar en relación a este grupo ocupacional, de tal manera que

permitan identificar con facilidad la responsabilidad de cada cargo.

Por otra parte todos los subsistemas de recursos humanos se enmarcarán en las

competencias diseñadas para la Unidad Ejecutora. Esta técnica esencial de Recursos

Humanos debe obtener respuestas a seis preguntas básicas :

¿Cuáles son las tareas físicas y mentales que desarrolla el

trabajador?

¿Cuándo se debe terminar el trabajo?

¿Dónde se debe desarrollar el trabajo?

¿Cómo desempeña su puesto el trabajador?

¿Por qué se hace este trabajo?

¿Qué cualidades se necesitan para desarrollar el puesto?

El análisis y clasificación de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización

de información relativos a los puestos de una organización. Éste es un proceso

sistemático para determinar las habilidades, responsabilidades y conocimientos

necesarios para desempeñar las funciones en una Unidad Ejecutora.

Proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades en relación con el proceso,

subproceso o área de actividad, y tiene lugar después de haberse diseñado el puesto,

capacitado al funcionario. Se lo analiza constantemente mientras se está realizando el

trabajo.

El análisis de puestos se desarrolla en tres ocasiones:

_Cuando se crea la Unidad Ejecutora o se cambian los procesos

_Cuando se crean nuevos puestos

_Cuando se modifican los puestos actuales de manera significativa

La administración eficiente del recurso humano se basa con frecuencia en la aptitud de

identificar las tareas por realizar, saber delegar trabajos sin delegar responsabilidades y

controlar la marcha y ejecución de las actividades estipuladas.

PROCESO: Gobernante

Descripción del Cargo

ROL DEL CARGO:

Gerencial

5

CÓDIGO:

TITULO DEL CARGO: Gerente General

SUPERVISA: Gerente General: todo el personal

OBJETIVO GENERAL:

Responsable de dirigir la gestión de la entidad, estableciendo sus metas y objetivos. Se basará en el estudio y evaluación de los resultados obtenidos de años anteriores y en la proyección realizada por las diferentes áreas de la entidad, a fin de fortalecer los programas a largo plazo, mejorar los de corto plazo, buscar la excelencia en sus actividades y lograr el beneficio de la sociedad y la comunidad de su competencia.

DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO

_ Planificar el desarrollo y cumplimiento de la entidad a largo plazo, de acuerdo a las políticas establecidas para la Unidad Ejecutora.

_ Realizar y ejecutar la Planeación Estratégica y elaborar el Plan Operativo Anual con la colaboración del equipo de trabajo.

_ Coordinar el correcto desempeño de su área

_ Manejar el presupuesto de su área y preparar novedades

_Administrar y supervisar las tareas ejecutadas por el personal de su área

_ Capacitar al personal de su área para lograr las mejoras requeridas

_ Manejar proyectos inherentes a las actividades de su área

_ Elaborar informes para reportes al estado

_ Para manejar la capacidad de aprendizaje

_Determinar cobertura y condiciones en que se llevarán a cabo los convenios

_Ser el representante legal en los convenios aprobados y firmarlos

_Negar las solicitudes que considere que no cumplen con los requisitos establecidos para el efecto

_Mantener contacto permanente con organismos especializados

_Desarrollar periodicamente controles de calidad y de procesos

_Firmar acuerdos o convenios de cooperación y verificar su cumplimiento en los términos previstos

_Desarrollar propuestas de financiamiento (donaciones, ventas, canjes, asistencia técnica, auspicios, etc.)

_Buscar fuentes alternas de financiamiento nacional o internacional

_Contactar y realizar acercamiento con dichas fuentes

_Definir y desarrollar estrategias de negociación

_Elaborar el plan de acción para la negociación (visitas, talleres, conferencias, exposiciones , etc.)

_Coordinar con la Dirección Administrativo - Financiera el manejo de los recursos

_Exponer a los organismos las necesidades de cooperación y asistencia

REPORTA A: Directorio Ejecutivo

PROCESO: Habilitante / Asesoría

Descripción del CargoCÓDIGO:

TITULO DEL CARGO: Asesor Interinstitucional

SUPERVISA: personal asesoríra interinstitucional

OBJETIVO GENERAL:

Permitir la plena ejecución de los procesos y subprocesos, obteniendo los recursos necesarios para su ejecución.


_üEmitir las políticas, estrategias, normas e instructivos necesarios, a fin de facilitar el cumplimiento de las actividades previstas en el desarrollo de los proyectos

_Mantener contactos con organismos nacionales e internacionales afines, con el objeto de generar nuevos proyectos y mejorar los ya implantados

_Lograr la cooperación mutua de organismos internacionales, consiguiendo la firma de convenios de cooperación interinstitucional

_Evaluar el cumplimiento de dichos convenios y ampliar plazos de cooperación mutua

_Conseguir fuentes de financiamiento, auspicios y donaciones, nacionales o extranjeros

_Difundir, a través de todos los medios, los resultados conseguidos en la atención de los niños y niñas pobres de nuestro país, con el objeto de ampliar la capacidad de atención

CAPACITACIÓN

Minimo 80 horas de capacitación

2

EXPERIENCIA:

Minimo 5 años de experiencias en puestos de dirección ejecutiva

5

COMPUTACIÓN:

Manejo Excell y powerpoint

2

REPORTA A: Gerente General

PROCESO: Habilitante apoyo

Descripción del CargoCÓDIGO:

TITULO DEL CARGO: Director Administrativo Financiero

SUPERVISA: a Todas las Unidades de: Servicios, Recursos Humanos, Finanzas e Informática

OBJETIVO GENERAL:

Responsable de dirigir la gestión de la entidad, estableciendo sus metas y objetivos. Se basará en el estudio y evaluación de los resultados obtenidos de años anteriores y en la proyección realizada por las diferentes áreas de la entidad, a fin de fortalecer los programas a largo plazo, mejorar los de corto plazo, buscar la excelencia en sus actividades y lograr el beneficio de la sociedad y la comunidad de su competencia.


_Coordinar el correcto desempeño de su área

_Manejar el presupuesto de la entidad y reportar las novedades

_Administrar y supervisar las tareas ejecutadas por el personal de su área

_Capacitar al personal de su área para lograr las mejoras requeridas

_Manejar proyectos inherentes a las actividades de su área

_Elaborar informes para reportes al estado

CAPACITACIÓN

Mínimo 1 año en funciones de apoyo administrativo o secretarial

2

EXPERIENCIA:

Título académico o profesional en áreas sociales.

5

ROL DEL CARGO:

Nivel de Asistente5

COMPUTACIÓN:


2

REPORTA A: Directorio Ejecutivo

PROCESO: Generador valor Producción


CAPACITACIÓN


2EXPERIENCIA:

Minimo 1 año en cargos similares

5ROL DEL CARGO:

Supervisar

5

CÓDIGO:

TITULO DEL CARGO: Supervisor

SUPERVISA: personal de producción

OBJETIVO GENERAL:

Responsable de supervisar los procesos de fabricación dentro de la fabrica y controlar que se mantengan

todas las normas de calidad en la elaboración del producto


_ Realizar controles de calidad en la elaboración

_Controlar tiempo de trabajo de los empleados

_Controlar las normas de calidad

_ Hacer respetar las normas establecidas dentro de la empresa

_ Reportar cualquier anomalia que se presente

_ Redactar informes semanales de los procesos en la elaboración del producto

CAPACITACIÓN

Mínimo 5 años en instituciones públicas del sector social

2

EXPERIENCIA:

Título superior en Administración, Finanzas o afines

5

ROL DEL CARGO:

Responsable del desempeño administrativo- financiero

5

COMPUTACIÓN:

Manejo como usuario2

REPORTA A: Supervisor

PROCESO: Generador valor Comercialización


ROL DEL CARGO:

Vendedor

5

CÓDIGO:

TITULO DEL CARGO: Vendedor

SUPERVISA: a nadie

OBJETIVO GENERAL:

Responsable de comercializar el producto ya acabado hacia los clientes finales


_ Enseñar y promocionar el producto a los clientes

_ Vender el producto

_ Hacer seguimiento de posibles clientes

_ Visitar empresas en busca de nuevos clientes

_ Mantener una base de datos

_ Realizar informes sobre satisfacción de los clientes

_ Asesorar al cliente en lo que necesite

_ Cumplir las metas establecidas por la empresa

COMPUTACIÓN:


2

REPORTA A: Gerente General

CAPACITACIÓN


2

EXPERIENCIA:

Minimo 5 años de experiencias en puestos de ventas

5

COMPUTACIÓN:


2

trabajo completo

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