trabajo 30052015

Gestin de proyectos

Contenido

1.Antecedentes11.1Objetivos del Proyecto21.2Funciones principales (beneficios)31.3Restricciones De Proyecto41.4Factores Crticos de xito42.JUSTIFICACION DE PROYECTO53.ALCANCE53.1Riesgos73.2Tiempo y Costo Estimado del Proyecto73.3Hitos del Proyecto83.4Riesgos Identificados de Alto Nivel93.5Firma94.INTERESADOS de la organizacin Y CONSULTORIA94.1De la organizacin104.2De la Consultora114.3Stakeholders Clave124.4CONCLUSIONES144.5RECOMENDACIONES14

AntecedentesAs los principales servicios que brinda de la Direccin de sistemas de Pensiones son: Jubilacin ordinaria por vejezEs una pensin mensual que otorga el CLIENTE a los afiliados que dejan de laborar y cumplen los requisitos para obtener esta prestacinEl afiliado puede realizar su trmite de jubilacin a travs de la pgina web del CLIENTE. Al ingresar la cdula y clave se genera la solicitud, obtiene el valor mensual de su renta, de acuerdo a sus aportes registrados en historia laboralA partir de la aprobacin del trmite el 20 de cada mes recibir su pensin directo en su cuenta

Jubilacin por invalidez que incluye el subsidio transitorio por incapacidadSe considera invlido al asegurado que, por enfermedad o por alteracin fsica o mental, se hallare incapacitado para procurarse por medio de un trabajo acorde a su capacidad, fuerzas y formacin terica y prctica, una remuneracin por lo menos equivalente a la mitad de la remuneracin habitual que reciba un trabajador sano en condiciones laborales similaresEl afiliado debe llenar la solicitud a travs de la pgina webSeguidamente recibir la llamada del servicio de atencin telefnica, el mismo que le asignar fecha para la cita mdica y posterior evaluacinUna vez que ha sido calificada favorable la incapacidad, se proceder a conceder la prestacin

Pensiones de MontepoConsiste en una pensin que mensualmente entrega el CLIENTE a las viudas, viudos, hurfanos o padres del afiliado o jubilado fallecido siempre que cumplan los requisitos establecidos en la ley y reglamentosEl afiliado debe llenar la solicitud a travs de la pgina web del CLIENTE, revisar los requisitos segn el caso y acudir con los mismos a las Unidades de Atencin al Cliente ms cercano al domicilio

Auxilio de FuneralesEs un auxilio o rembolso en dinero que se entrega al fallecimiento del pensionista de jubilacin, pensionista de montepo y del afiliado que tuviere acreditadas seis imposiciones mensuales por lo menos, dentro de los ltimos doce meses anteriores a su fallecimientoSe debe ingresar a la pgina web del CLIENTE y llenar el formulario correspondiente con la informacin solicitada.Una vez ingresados los datos debe dirigirse a Unidades de Atencin al Pblico de las Direcciones Provinciales o Unidades de Pensiones.La consultora deber ser orientada a habilitar al personal asignado por el Instituto al proyecto, en el entendimiento de los numerosos riesgos que se pueden presentar y que podran tener un impacto al negocio ocasin ando fallas o interrupciones en los principales servicios que han sido mencionados anteriormente.

Objetivos del ProyectoObjetivo GeneralDefinir, implantar y probar un Plan de Continuidad de Negocio para los Servicios Crticos de la Direccin del Sistema de Pensiones con el propsito de asegurar la continua entrega de los mismos a los afiliados y beneficiarios, en caso de presentarse alguna contingencia inesperada.

El Plan de Continuidad ser definido para determinar los requerimientos y estrategia a seguir para garantizar la continuidad operativa de los servicios de negocio, as como de los recursos (Personas, procesos, instalaciones, tecnologa, informacin, proveedores, suministros) que soportan los servicios claves de la Direccin del Sistema de Pensiones, resguardando la informacin de la comunidad.

El marco metodolgico ser el estndar ISO 22301 y la Norma ISO 27005.Objetivos Especficos Realizar un Anlisis de Impacto en el negocio (BIA), tanto Estratgico, Tctico y Operacional, para identificar los servicios crticos, procesos que los soportan y los recursos, as como tambin el MTPD (mximo tiempo tolerable de interrupcin), RTO (Tiempo Objetivo de Recuperacin) y RPO (punto objetivo de recuperacin). Realizar una Evaluacin de Riesgos de los activos de informacin que soportan los servicios crticos determinados en la fase del BIA, identificando, amenazas, vulnerabilidades y recomendaciones para mitigar los riesgos (controles y las principales amenazas que puedan interrumpir la operacin de los servicios crticos de la Direccin de Pensiones. Definir las Estrategias de Continuidad del Negocio apropiada para garantizar la continuidad de las operaciones y funciones de negocio de la Direccin del Sistema de Pensiones. Estrategia Personas Estrategia Instalaciones Estrategia Proceso Estrategia para TI Estrategia para Informacin Estrategia para proveedores Estrategia para suministros. Coordinar la implementacin de las estrategias definidas por la Direccin de Pensiones. Tener la capacidad de responder de manera efectiva y segura ante alguna contingencia presentada en la Direccin del Sistema de Pensiones. Definir las polticas y puntos de control de la Seguridad de la Informacin, referente al proceso crtico de Gestin de Archivos, buscando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la informacin gestionada en el proceso.Funciones principales (beneficios)Beneficios para el Negocio Asegurar la continuidad de las operaciones del negocio. Transparencia y visibilidad de las actividades y desempeo de TI. Tener un claro entendimiento de la garanta y compromiso de entrega de los servicios.

Beneficios para TI Asegurar la estabilidad operacional de la plataforma de servicios. Mejora del anlisis de impacto en los cambios de los servicios al tener visibilidad sobre los componente de infraestructura. Operacin integrada de los procesos. Incrementar la productividad y eficacia de los servicios de TI. Aumentar la satisfaccin del cliente, mediante el incremento en la calidad de los servicios. Mejorar la comunicacin entre el personal de TI y los usuarios

Restricciones De Proyecto

Otras restricciones: RST001: Las actividades se realizan en las instalaciones determinadas para tal fin por EL CLIENTE. RST002: El horario de Trabajo es de 8 am a 6pm de lunes a viernes, salvo los das feriados programados y cuando las necesidades del proyecto demanden otro horario previamente acordado. El horario de verano para EL CLIENTE anticipa la salida de los viernes a las 3:00pm. El horario de verano termina finales de marzo 2013. RST003: Es importante considerar las actividades comprometidas en los equipos de trabajo del EL CLIENTE como produccin, metodologa, procesamiento, ya que en quincena y fin de mes hay una sobrecarga de trabajos y ser difcil tenerlos disponibles para que apoyen en actividades del proyecto. As como, la programacin de vacaciones y actividades de RRHH que comprometen la disponibilidad de los funcionarios. RST004: Las fechas de inicio y fin del proyecto formales, estarn sujetas a ajustes segn la fecha de recepcin de la orden de compra emitida por EL CLIENTE.

Factores Crticos de xito Soporte de la Gerencia y los Directivos a las actividades del servicio. Obtener recursos y fondeo adecuados. Empoderamiento a la Gerencia a travs del apoyo a las iniciativas. Recursos Humanos suficientes y no incrementos en la carga de trabajo para el personal actual. Involucramiento y participacin efectiva de las reas de Negocio Identificar elementos Campeones que promuevan con entusiasmo y compromiso las polticas, procesos y procedimientos. Contar con el personal suficiente y con las habilidades requeridas. Entrenamiento adecuado a travs de planes de educacin continua para procesos y procedimientos y para el entendimiento de los objetivos del Plan de Continuidad. Contar con las Herramientas adecuadas y los recursos suficientes para su mantenimiento y actualizacin Contar con reas espejo del ambiente de operacin para el proceso adecuado de pruebas.JUSTIFICACION DE PROYECTOLa Direccin de Sistemas de Pensiones del CLIENTE, viendo la criticidad de sus funciones en la que millones de afiliados y beneficiarios reciben sus pensiones mes a mes y a efectos de garantizar la continuidad de la ejecucin de sus operaciones ha decidido solicitar los servicios de una compaa externa para implantar su Plan de Continuidad de Negocio (BCP por sus siglas en ingls).

ALCANCEConsiste en el desarrollo de un modelo de gobierno, que contemple la estimacin y organizacin de los recursos encargados de gestionar el Plan de Continuidad del Negocio, el cul ser establecido para los Servicios Crticos del Sistema de Pensiones y los componentes que los conforman.As como el cumplimiento del Modelo de Trabajo descrito en el punto 2.4 Ciclo de Vida de la Implementacin.Consideraciones del alcance: La definicin de los correspondientes planes de soporte requeridos para habilitar la Estrategia de Continuidad de Negocio, as como el desarrollo de los documentos que soporten las acciones a ejecutarse en caso de sufrir una interrupcin de la continuidad de los servicios. La capacitacin en riesgos, as como el anlisis de los mismos, relacionados a los servicios, procesos y los elementos habilitadores de los procesos (recursos y capacidades), tambin se contemplar la especificacin de Polticas y puntos de control para la Gestin de la Seguridad de la Informacin del proceso crtico Gestin de Archivos, parte importante del Core Business, buscando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la informacin gestionada en el proceso. La definicin e implementacin del Sistema de Continuidad de Negocio, basado en el estndar ISO22301:2012e ISO 27001El alcance cubre a los principales procesos que forman parte de la cadena de valor: Entrega de Prestaciones del Seguro de Pensiones: Jubilacin por Vejez ordinaria y/o magisterio Jubilaciones especiales Convenios Internacionales Montepo Jubilacin por Invalidez Auxilio de Funerales En las siguientes localidades: Direccin y Subdireccin del Sistema de Pensiones (ubicada en la ciudad de Quito, en la calle Veracruz y Av. NNUU) Subdireccin de Contabilidad y Presupuesto y, Provincial del Sistema de Pensiones Pichincha (ubicada en la ciudad de Quito, en el edificio Matriz de la Av. 10 de Agosto y Bogot) Departamento Provincial del Sistema de Pensiones Loja (ubicado en la ciudad de Loja) Departamento Provincial del Sistema de Pensiones Manab (ubicado en la ciudad de Portoviejo)

RiesgosIDDescripcinTipoImpacto(MB,B,M,A,MA)Probabilidad (B,M,A)Evaluacin (prioridad)Fecha IdentificacinIdentificado porPlan de accinResponsableEstrategiaEstado

R0001NO Contar con la participacin activa de los responsables de los procesos, productos y servicios de la Direccin, as como la documentacin adecuada y oportuna.RecursosAM1213-Dec-2012ConsultorEscalamiento al responsable del proyecto durante las reuniones de avance semanalesGerente de Proyecto TransferirAbierto

R007Retraso de ejecucin de actividades planeadas por cruce de compromisos con eventos de otros proyectos.Tiempo/CostoMAA2405-Apr-2013Gerente de Proyecto CONSULTORACoordinar planes de trabajo con otros proyectosGerente de Proyecto MitigarAbierto

R008Retraso en la revisin y aprobacin de entregables por parte de la DSPTiempo/CostoAA2115-Apr-2013Gerente de Proyecto CONSULTORAEscalamiento con el Patrocinador del proyecto del IESSGerente de Proyecto MitigarAbierto

R009Falta de continuidad de las actividades, hitos y pagos del proyecto por cambios en la estructura organizacional de la DSP del IESS y la DDI.Administrativo/Tiempo/CostoMAA2415-Apr-2013Gerente de Proyecto CONSULTORAFirma de acuerdo de continuidad del proyecto de acuerdo a lo planificado.Gerente de Proyecto MitigarAbierto

Tiempo y Costo Estimado del Proyecto Tiempo: 15 meses Inicio: 18/02/2013 Costo: USD$ como presupuesto asignado

Hitos del ProyectoLos Hitos se ajustarn conforme se realice la planificacin de cada una de las fases. Lo que se representa a continuacin es una aproximacin.Nombre de tareaFecha Hito

Primer Paquete de Entregablesvie 21/06/13

Documento de Metodologa de Anlisis de Riesgos

Proceso de Administracin de Cambios

Informe de Anlisis de Impacto al Negocio

Informe de anlisis de riesgos

Estrategia de Continuidad del Negocio

Estrategia de pruebas del Plan de Continuidad de Negocio

Revisin y Aprobacin de Primer Paquete de Entregables

Segundo Paquete de Entregablesmi 13/11/13

Plan de Continuidad (Unidades de Negocio)

Plan de Recuperacin de desastres (Plan de Continuidad para el rea de TI)

Plan de Capacitacin (programa de entrenamiento y sesiones para la habilitacin de los funcionarios que participan y son impactados por el Plan de Continuidad del Negocio.)

Plan de Seguridad (SGSI)

Plan de Administracin de Crisis (Administracin de Incidentes)

Plan de Pruebas

Plan de Comunicacin

Plan de Evaluacin de Daos

Plan de Registros Vitales

Plan de Personal

Revisin y Aprobacin de Segundo Paquete de Entregables

Tercer Paquete de Entregablesmi 11/12/13

Informe de resultados de ejecucin del Piloto

Informe de anlisis de resultados

Informe de auditora tcnica de la Seguridad de la Informacin

Informe de auditora de apego




Revisin y Aprobacin de Tercer Paquete de Entregables

Cuarto Paquete de Entregableslun 19/12/13





Revisin y Aprobacin de Cuarto Paquete de Entregables

Quinto Paquete de Entregablesjue 23/12/13



Revisin y Aprobacin de Quinto Paquete de Entregables

Riesgos Identificados de Alto Nivel Cambios en la visin y objetivos de los procesos involucrados en el alcance del proyecto. Falta de disponibilidad de representantes de procesos y especialistas de herramientas que participan en las definiciones de implementacin. Variacin en el alcance del proyecto, a travs de la incorporacin documentacin adicional, no definida en el contrato de prestacin de servicios as como servicios no contemplados en el contrato. Falta de asignacin de recursos y nivel de participacin en el proyecto de las reas involucradas, podra causar omisiones en el levantamiento de informacin de requisitos de usuarios y toma de decisiones oportuna para la validacin de procesos y entregables del proyecto.Firma

NombreRolFirmaFecha

Sponsor del Proyecto

INTERESADOS de la organizacin Y CONSULTORIAA continuacin, se muestra el grafico de la Organizacin del Equipo participante del proyecto.

El siguiente grafico muestra a los integrantes del Comit Ejecutivo del Proyecto y las responsabilidades de los mimos.

De la organizacin

RolTareas Principales

Patrocinador del ProyectoProvee todo el soporte organizacional requerido para remover barreras que impidan la completitud de los objetivos del proyecto; provee gua sobre los cambios de alcance y enfoque. El contacto ejecutivo tambin podr participar en entrevistas limitadas durante el proceso de recoleccin de datos. Proporciona los recursos humanos y financieros para la ejecucin del proyecto y apoya la toma de decisiones relevantes durante la ejecucin del proyecto. Aprueba el inicio y cierre del proyecto.

Gestor del ProyectoGestiona los accesos, entrevistas, presentaciones, y cualquier otra interaccin con el staff e instalaciones de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; acta como relacin principal entre el Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y la Consultora. Asegurar que las etapas del proyecto se ejecuten Monitorear el cumplimiento de entregables del proyecto Asegurar la gestin del Proyecto a lo largo de sus etapas de planeacin, seguimiento, control y cierre. Coordinar y asegura que las actividades de elaboracin de la documentacin de procesos por parte del equipo de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social sean realizadas.Coordinar y asegura que las actividades de despliegue y pruebas asignadas al equipo de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social sean realizadas Ayudar al Gestor de proyectos de la Consultora, en la definicin de agendas y horarios de trabajo del equipo de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social que ayudar en las actividades de documentacin y despliegue del proyecto.

CoordinadoresSon responsables de la gestin operacional, planeacin y coordinacin de todas las actividades requeridas para ejecutar, monitorear y reportar con respecto a la prctica encomendada.Revisin de minutas y acuerdos, detectando asuntos o temas importantes a considerar. Colaborar como elemento activo en las sesiones programadas como parte del proyecto.Elaboracin de documentos y minutas de las sesiones de trabajo realizadas como estrategia del cambio organizacional. Habilidades y capacidades de este rol:Conocimientos general de la practica a implementar (Continuidad de Negocio y Gestin de la Seguridad de la Informacin) Conocimiento de los servicios de negocio de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Deseable: Experiencia como formador.

De la ConsultoraRolTareas Principales

Gestor del Proyecto de la ConsultoraAsegurar que las etapas del proyecto se ejecuten en su totalidad Monitorear el cumplimiento de entregables del proyecto Asegurar la gestin del Proyecto a lo largo de sus etapas de planeacin, seguimiento, control y cierre. Administrando el alcance, los tiempos, costos, recursos de consultora, asuntos pendientes, riesgos, comunicacin y calidad del servicio. Coordinar y asegura que las actividades de elaboracin de la documentacin de procesos sean realizadas Coordinar y asegura que las actividades de despliegue y pruebas sean realizadas Coordinar y ejecutar las actividades de Gestin del Cambio Organizacional.

Consultor Especialista en Continuidad del NegocioSer responsable de definir la Estrategia de Continuidad de Negocio, el Plan de Continuidad de Negocio y la integracin de los Planes que lo componen.Dirigir las sesiones de definicin de escenarios de interrupcin de los servicios crticos y las Estrategias de Recuperacin.Genera el entendimiento de las caractersticas del modelo a implementar basado en los Macro Procesos de Negocio ejecutados en Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.Validar la documentacin relacionada al Modelo implementado.Controlar las versiones de los documentos elaborados.Revisin de minutas y acuerdos, detectando asuntos o temas importantes a considerarse.Validacin de documentos y minutas de las sesiones de trabajo.

Consultor en Gestin de ServiciosResponsable de asegurar la correcta clasificacin de los Servicios de negocio y su relacin con Servicios Informticos para determinar la Direccin y Alineacin de la Estrategia de Continuidad de Negocio, basndose en los marcos de referencia ITIL y COBIT.Responsable de participar en la definicin de Planes de Recuperacin, Planes de Emergencia y Planes de Administracin y Manejo de Crisis.

Consultores especialistas en Implementacin de ISO 27001 Es responsable de la ejecucin de las actividades que conforman el desarrollo de las polticas y objetivos de control referentes al proceso de Gestin de Archivos.Genera el entendimiento de las caractersticas del modelo a implementar basado en los Macro Procesos de Negocio ejecutados en Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.Validar la documentacin relacionada al Modelo implementado.Controlar las versiones de los documentos elaborados.Revisin de minutas y acuerdos, detectando asuntos o temas importantes a considerarse.Validacin de documentos y minutas de las sesiones de trabajo.

Stakeholders Clave

InteresadoRol y PuestoTareas Principalese-mailTelfonoInfluencia(Estratgica E. Tctica T- Operativa O.)

Patrocinador del ProyectoGerente de Seguridad de la InformacinProvee todo el soporte organizacional requerido para remover barreras que impidan la completitud de los objetivos del proyecto; provee gua sobre los cambios de alcance y enfoque. El contacto ejecutivo tambin podr participar en entrevistas limitadas durante el proceso de recoleccin de datos. Proporciona los recursos humanos y financieros para la ejecucin del proyecto y apoya la toma de decisiones relevantes durante la ejecucin del proyecto. Aprueba el inicio y cierre del proyecto.Estratgica

Gestor del ProyectoCoordinador de Proyectos de la PMOGestiona los accesos, entrevistas, presentaciones, y cualquier otra interaccin con el staff e instalaciones de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; acta como relacin principal entre Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y la CONSULTORA. Asegurar que las etapas del proyecto se ejecuten Monitorear el cumplimiento de entregables del proyecto Asegurar la gestin del Proyecto a lo largo de sus etapas de planeacin, seguimiento, control y cierre. Coordinar y asegura que las actividades de elaboracin de la documentacin de procesos por parte del equipo de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social sean realizadas.Coordinar y asegura que las actividades de despliegue y pruebas asignadas al equipo de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social sean realizadas Ayudar al Gestor de proyectos de COSULTORA, en la definicin de agendas y horarios de trabajo del equipo de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social que ayudar en las actividades de documentacin y despliegue del proyecto.Estratgica/ Tctica

CoordinadoresJefes de las diversas unidadesSon responsables de la gestin operacional, planeacin y coordinacin de todas las actividades requeridas para ejecutar, monitorear y reportar con respecto a la prctica encomendada.Revisin de minutas y acuerdos, detectando asuntos o temas importantes a considerar. Colaborar como elemento activo en las sesiones programadas como parte del proyecto.Elaboracin de documentos y minutas de las sesiones de trabajo realizadas como estrategia del cambio organizacional. Habilidades y capacidades de este rol:Conocimientos general de la prctica a implementar (Continuidad de Negocio y Gestin de la Seguridad de la Informacin) Conocimiento de los servicios de negocio de Sistemas de Pensiones del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Deseable: Experiencia como formador.Tctica/ Operativa

CONCLUSIONES

El plan debe ser desarrollado para cubrir el peor escenario, de manera que escenarios menores queden cubiertos tambin. El planteo de escenarios de desastre servir de base al momento de determinar las alternativas viables para la recuperacin.RECOMENDACIONES Conocer la madures de los sistemas de gestin de la organizacin Obtener el soporte adecuado al mbito del proyecto Realizar un enfoque mixto, externo - interno7

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