contabilidad de costos: Trabajo Grupal evaluativo

Vivanco Denice Mendoza Macarena Paz Yesica

ABRIL DE 2015

CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES

Introducción La función administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeño de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se lleven a cabo, el control implica la medición de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organización y la corrección de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado.

En todo proceso productivo o prestación de servicio, se conjugan tres elementos para obtener los productos a ser vendidos o para prestar el servicio, estos elementos son materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

CONCEPTO:

En una empresa industrial o manufacturera, la inversión en materiales representa una porción considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas.

Durante el proceso, deben decidir cómo tratar los costos por las actividades rutinarias referidas a la adquisición y manipulación de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepción de éstos. Los modelos para el control de los materiales desempeñan un papel importante, la planificación de las adquisiciones, programación y distribución de los materiales garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin técnicas de planificación y control, existiría una gran ineficacia, dado que el inventario podría aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.

OBJETIVO:

El objetivo prioritario de esta unidad es presentar y exponer aquellos medios y sistemas existentes, desde una perspectiva organizativa y contable, que permitan obtención y determinación del costo del material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar pueden variar atendiendo a las características y peculiaridades de las empresas.

En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma sistemática, lógica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organización, estas funciones o actividades son las siguientes:

Ingeniería, planeación y distribución de la producción. Compra de materiales. Recepción e inspección de materiales. Almacenamiento y entrega de materiales. Contabilización de las transacciones relacionadas con los

materiales. Consumo de los materiales. Desechos y Desperdicios.

Ingeniería, planeación y distribución de la producciónEn las empresas que tienen gran volumen de producción o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción son las siguientes:

Diseñar el producto. Especificar los materiales a comprar. Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos. Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de

producción o procesos productivos.

La planeación es la formulación de objetivos y los medios para alcanzar estos propósitos; el control es el proceso de revisión, evaluación y elaboración de informes que verifica si se lograron o no los objetivos.

Compras El almacenista formula la solicitud de compra al departamento respectivo con la autorización del gerente de producción, indicando con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan en cantidad, calidad, precio y plazo.

Para realizar la compra de materiales se utilizan comúnmente dos formatos: la Requisición o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.

El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.

Solicitar cotizaciones de los proveedores.

Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro

Es un modelo que se preara en el departamento de compras autorizado al proveedor seleccionado el despacho de los materiales específico de acuerdo con los términos establecido y en la fecha y lugar convenidos.

Este proceso involucra efectuar un análisis para seleccionar al proveedor que ofrece los mejores productos, a los mejores precios y los mejores términos de pago.

Elaborar y emitir la orden de compra. Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad

establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

Recepción e inspección de los materiales Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepción e inspección de los materiales se encuentran:

Recibir el material con la respectiva orden de entrega. Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra. Verificar la cantidad y calidad del material. Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general

para su registro. Si se presentan irregularidades, no recibir el material. Si el material cumple con las especificaciones, preparar el

formulario Informe de Recepción.

El formulario usado para el control de la recepción de los materiales es el Informe de Recepción.

Es un formato elabora con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos.

Almacenaje En algunas empresas pequeñas el almacén puede ser un anexo del departamento de recepción y la persona encargada, tanto de la recepción como almacenamiento de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades:

Recibir el material junto con el Informe de Recepción y la Orden de Compra.

Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.

Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex). Recibir el formulario Solicitud o Requisición de Materiales elaborado

por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.

Enviar a producción los materiales solicitados junto con el original del formulario de solicitud.

Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al método de valuación.

Tarjeta de control de materiales: Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos, de los materiales entregados y materiales en existencias.

Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro método de reposición del inventario.

Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolución de Compras.

Preparar Resumen de Requisición de Materiales para el departamento de costos.

En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacén y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolución de Compras.

Tiene el efectos inverso de una Requisición de Materiales y muestra los materiales que se devuelven al almacén.

Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algún material y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales específicos para uso del departamento solicitante

Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacén son: el Informe de Recepción y la Requisición de materiales respectivamente, los cuales se describirán posteriormente.

ContabilidadComo medio de control de los materiales, también se debe considerar lo referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

Recibir la factura del proveedor. Chequear con la orden de compra. Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos. Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales. Recibir copia de la requisición de materiales Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los

procesos de fabricación. Afectar la orden de producción o los procesos productivos.

Consumo de materiales: El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén, utilizando para ello el formato denominado Requisición de Materiales, el jefe de almacén procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos.

Es un formulario que indica los materiales que deben ser devueltos al proveedor.

Por otra parte el almacenista recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen periódico de las mismas, indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fábrica.

Supóngase que de la comprar anterior, se emplean en producción 60 unidades de materiales directos y 10 unidades de materiales indirectos. El asiento para registrar él envió de materiales a la producción es el siguiente:

Inventario de productos en proceso materiales………………….. 24,000.00

Costos indirectos de fabricación reales………………………….. 2,000.00

Inventario de materiales y suministros…………….………………………… 26,000.00

Para registrar él envió de 60 unidades de material directo y 10 unidades de material indirecto a producción

60 unidades x C$. 400.00 c/u = 24,000.00

10 unidades x C$ 200.0 c/u = 2,000.00

Total= 26,000.00

Desechos y Desperdicios:

Desechos:

Para registrar los desechos dependen si los mismos son normales o anormales. En caso de los desechos normales se debe afectar el costo del producto.

Asiento para registrar los desechos en el momento en que se generan:

Asiento para registrar la operación de venta de los desechos:

Asiento para registrar el uso de los desechos:

Desperdicios:

Representa un costo adicional para la empresa, genera una salida de dinero. Al igual que el desecho dependen de si son normales (costo del producto) o anormales (perdida).

Si son normales:

Si es un desperdicio anormal:

COTABILIDAD ALMACEN RECEPCION

Factura

COMPRAS PROVEEDOR CONTROL MATERIALES

COMPRA DE MATERIALES

Informe deRecepciónSolicitud

deCompra

Orden deCompraRequisiciones

De Materiales

USO DE LOS MATERIALES

CONTABILIDADALMACÉN

Resumen de Requisiciones de materiales

Requisiciónde Materiales

Dptos.Productivos y/o

Servicios

Grupo1º: Mendoza

Paz

Vivanco