T.P N° 31. Una tabla es una herramienta de organización de información que se utiliza en bases de datos en la informática.En computación, una tabla hace referencia al modelado o recopilación de datos por parte de una aplicación de un programa que permite operar con los mismos organizándolos y poniéndolos en relación de diversas maneras.Las tablas a menudo son incluidas en bases de datos u hojas de cálculo, pero también pueden incorporarse a documentos de texto y otros programas.2. Los elementos que conforman una tabla son: Campos y registros; un campo es el que identifica los dato que se almacenara en la tabla, un registro es un conjunto de datos que identifican a un ente especifico en una tabla, los campos se organizan en columnas y los registros en filas, por ejemplo: El nombre de una persona seria un campo, pero el nombre, el apellido, la dirección seria el registro.3. Los diferentes tipos de datos que puede almacenar una tabla son:Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.Auto numérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:Texto: el texto que aparece en el campo o control.Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.Subdirección: posición dentro del archivo o página.Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.4. Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas

Acelera las consultas. Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores

de la clave principal. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo

que impide duplicaciones. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un

concepto avanzado de Access.

5. Datos: Los datos son aquello que un programa manipula. Sin datos un programa no funcionaría correctamente. Los programas manipulan datos de manera muy diferente según el tipo de dato del que se trate. Es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real o bien un registro de transacciones que por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito.Campo: En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura según la cual se componen las filas. El término campo es frecuentemente intercambiable con el de columna, aunque muchos consideran más correcto usar el término campo (o valor de campo) para referirse específicamente al simple elemento que existe en la intersección entre una fila y una columna. Registro: un registro (también llamado fila) representa un ítem único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos.

Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.DATOS: Son aquellos que por sí mismos no tiene relevancia alguna, pero que, a pesar de ello un programa los necesita para poder funcionar. CAMPO: Intersección entre una fila y una columna, es aquel espacio en el que se representa un dato. REGISTRO: Conjunto de campos donde se relacionan los datos que tienen la misma estructura

6- ) Crear la primera tablaYa hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos: tablas, consultas, formularios, etcétera. Nuestra insistencia en este tema es para evitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos.Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos a empezar nuestro trabajo creando las tablas de nuestra base de datos. Para hacerlo, vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos de tablas relacionadas: un curso de formación en un centro.Pensar la tabla antes de crearlaA la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qué contenido queremos almacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir qué información de cada alumno vamos a incluir en la tabla: su nombre, los apellidos, la dirección, etcétera.Cada «categoría» de información se llama campo de la tabla. Por tanto, hay que decidir cuáles van a ser los campos de la tabla. A la hora de decidir los campos, hay unas normas básicas:ð Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitará el trabajo de llenado de la tabla y su posterior comprensión.ð Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor que los datos estén en distintos campos si vamos a realizar búsquedas por ellos. Por ejemplo, puede haber un campo Dirección que incluya la dirección, el código postal y la población, pero eso impedirá que en el futuro puedas ordenar la tabla por códigos postales o por poblaciones, que sea muy útil. Es mejor crear un campo Dirección, otro campo Población y otro Código postal.ð No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Por ejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otro con el IVA correspondiente.En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podría ser la mostrada en la figura 3.1, que es el resultado final de esta parte del capítulo:

Figura 3.1. Ejemplo de los campos de la tablað El Nombre del alumno.ð Los Apellidos del alumno. Observa que separamos el nombre de los apellidos, para poder realizar búsquedas y clasificaciones por estos apellidos.ð La Dirección que incluye la calle (avenida o plaza), el número, el piso y la letra. Pero no incluye la población, ni la provincia ni el código postal.ð La Población en la que vive.ð El Código postal.ð La Provincia.ð El teléfono particular.ð El teléfono del trabajo.ð El teléfono móvil.ð La fecha de nacimiento (para felicitarle por su cumpleaños).ð Un campo de Notas. El campo Notas es muy útil en la mayoría de las tablas para escribir lo que se quiera sobre el contenido de un registro.

7. Vista de diseño, le das el formato por así decirlo a los campos que tipo de dato quieres que sea y cuáles son los campos que quieres, en vista de hoja de datos llenas los datos que te piden. La vista diseño te permite modificar, eliminar o agregar campos de la tablas en el formulario que va a visualizar el usuario final, modificar el color tamaño etc., y desde donde se vinculan las macros a los campo o botones. Vista de diseño te permite seleccionar entre los campos creados, que tipo de contenido tendrán, ya sea texto, números, o imagen.

La Vista Hoja de datos, es similar a una hoja de cálculo de Excel 2010, y muestra los datos ordenados en una cuadrícula formada por filas y columnas. Las columnas representan los campos de la tabla, mientras que las filas son los registros de datos almacenados en la tabla. Las tablas no son los únicos objetos que disponen esta vista. Las consultas, y formularios disponen también de la Vista Hoja de datos.

9. Para crear una Tabla en Access debes seguir los siguientes pasos:

• 1. Crea una base de datos en blanco. Al oprimir en botón de Crear se crea una base de datos con una tabla inicial. Esta tabla tiene el nombre de tabla

• 2. Para crear otra tabla debes ir a una pestaña en la parte de arriba o superior que dice Crear. Luego tienes que hacer clic en donde dice Diseño de tabla.

• 3. En la fila debajo de Nombre del campo escribe el nombre que deseas colocarle a tu campo.

• 4. En la fila debajo de Tipo de datos escribe el tipo de dato que corresponde al campo.

• Por ejemplo; si tienes como nombre de campo “Dirección” el tipo de campo que corresponde es “Texto”.

• 5. Si quieres también puedes cambiar las Propiedades del campo que están en la parte de abajo ó (inferior) de la pantalla.

• Por ejemplo; si tu campo es para escribir una dirección, el tamaño de tu campo no debe de ser de 225 sino de 40 o hasta menos. Entonces lo puedes cambiar dependiendo de lo que vayas a escribir.

• 6. Opcional. Si deseas agregarle una descripción de tu campo lo puedes hacer en la tercera columna después de las de Nombre del campo y Tipos de datos, en la que dice Descripción.

• 7. Selecciona el campo el cual deseas que sea la Clave principal. Para esto seleccionas el campo y luego haces clic en Clave principal la cual está en la Tabla de herramientas, Diseño.

• 8. Tu tabla ya está creada. Ahora guarda y cierra.