toma de decisiones en el ámbito administrativo
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Benemérita Universidad Autónoma de Puebla
Toma de decisiones en el ámbito administrativo
Índice
Introducción
1. Definición del término decisión.
2. Importancia de la toma de decisiones.
3. Tipos de decisiones.
4. Etapas en la toma de decisiones.
5. Agentes en la toma de decisiones y sus características.
6. Métodos administrativos para la toma de decisiones.
7. Ejemplo.
8. Conclusión.
Referencias bibliográficas.
Introducción
Para poder comprender la importancia de la toma de decisiones, se debe tomar en cuenta el objetivo principal de este proceso, el cual radica siempre en la solución de un problema en base a la información y circunstancias en que se desarrolla.
Las decisiones son un acto inherente a los individuos, organizaciones y sociedades, la práctica de la administración como ciencia social no queda exenta, desde cada una de las etapas del proceso administrativo surgen las decisiones como pilar para su elaboración y cumplimiento, es pues, uno de los trabajos centrales del administrador dentro de una organización determinar el cómo, cuándo y para qué sirven cada una de las tareas dentro del proceso administrativo que lleven a una correcta toma de decisiones.
Sin embargo, como parte de cualquier decisión siempre existe un rango de incertidumbre, los administradores tienen el papel de disminuir en lo posible los riesgos alrededor de la toma de decisiones, para ello existen métodos racionales que permiten visualizar el contexto de un problema para así elegir la mejor opción para solucionarlo.
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En el presente trabajo, se hablara de la toma de decisiones y sus pormenores, en función a la administración y sus ejecutores en el marco del ejercicio profesional.
1.-Definición del término decisión.
Stephen P. Robbins define el término como la “Forma en que el hombre se comporta y actúa
conforme a maximizar u optimizar cierto resultado, las decisiones se toman como reacción ante
un problema. Existe una discrepancia entre el estado corriente de las cosas y el estado deseado la
cual requiere que se considere otros cursos de acción.”
Según Freemont E. Kast decidir significa adoptar una posición. Implica dos o más alternativas
bajo consideración y la persona que decide tendrá que elegir entre ellas.
Schackle define la decisión como un corte entre el pasado y el futuro. Otros autores definen la
decisión como la elección entre varias alternativas posibles, teniendo en cuenta la limitación de
recursos y con el ánimo de conseguir algún resultado deseado.
En general, todos los autores coinciden en que una decisión es una elección entre una o mas
opciones posibles.
2.-Importancia de la toma de decisiones
La importancia de la toma de decisiones radica en que por medio de ella podemos evaluar los
diversos caminos a seguir en la solución de un problema o la elección de un curso de acción para
el alcance de un fin.
Dentro de las organizaciones, los agentes principales en la toma de decisiones, es decir, gerentes,
directivos y funcionarios, buscan nuevas formas de reforzar sus habilidades para lograr mayor
aceptabilidad de sus decisiones y por tanto acrecentar su influencia profesional dentro de la
organización.
También es de vital importancia para la administración ya que se considera como parte de los
procesos de
Planeación (Presupuestos, programas, políticas, estrategias, objetivos, propósitos),
Organización (Departamentalización, jerarquización),
Dirección (Supervisión, comunicación, motivación e integración) y,
Control (Retroalimentación, corrección y medición).
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3.-Tipos de decisiones.
Las decisiones surgen en diferentes formas y con características peculiares en cada caso, es por
ello que existen tipologías que permiten agruparlas en base a un criterio, en este trabajo
mencionaremos los tipos en base a los niveles jerárquicos desde donde emanan las decisiones.
La tipología por niveles está conectada con el concepto de estructura organizativa y la idea de
jerarquía que se deriva de la misma. Desde este punto, distinguiremos:
a) Decisiones estratégicas. Se toman desde la cúspide de la pirámide organizacional, su
trascendencia conlleva a objetivos generales de la organización y sus planes a largo plazo.
Generalmente se cuenta con información escaza y un alto riesgo casi siempre irreversible,
por lo que requiere de un alto grado de reflexión y análisis.
b) Decisiones tácticas o de pilotaje. Son tomadas por directivos intermedios, y se refieren a
la asignación de recursos y establecimiento de estrategias para alcanzar los objetivos, sus
consecuencias pueden revertirse y se cuenta con información previa ya que usualmente
estas decisiones pueden ser repetitivas.
c) Decisiones operativas. Adoptadas por ejecutivos de nivel inferior, son aquellas
relacionadas con las actividades comunes de la empresa, su grado de repetitividad es alto,
comúnmente se vuelven procedimientos automáticos.
4.-Etapas en la toma de decisiones
La toma de decisiones implica un proceso mucho más complicado que la elección de entre
diferentes opciones, en el siguiente esquema se muestra una serie de pasos aplicable a la toma de
decisiones al interior de una empresa.
La identificación de un problema. Se entiende que existe un problema cuando el administrador
encuentra discrepancias entre los objetivos, metas, políticas o normas de la organización y la
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Identificar el problema
Identificación y análisis de alternativas
Seleccionar la alternativa
más conveniente
Implementación y
evaluación de la alternativa
electa.
situación actual de la misma que requieren la necesidad de una acción remediadora. Además,
debe existir el factor de la presión para que se considere un problema real. Inmediatamente
después de la identificación del problema se deben considerar los criterios sobre los cuales se ha
de tomar la decisión.
Identificación y análisis de alternativas. Consiste en obtener todas las posibles soluciones viables
al problema tratando de innovar y ser creativo, cada una de estas alternativas deberá ser analizada
considerando sus ventajas y desventajas en base a los criterios establecidos tratando de apegarse a
la objetividad y emitiendo juicios racionales.
Seleccionar la alternativa más conveniente. Este paso debe ser llevado a cabo determinando cual
es la alternativa que cumple en mayor proporción los fines deseados, haciendo incapie en los
efectos de la decisión antes de implementarla.
Implementación y evaluación de la alternativa electa. Esta acción se apoya de la planeación,
organización y control, haciendo participes a aquellos que tienen que ejecutar las decisiones del
plan de acción, con la finalidad de que cumpla con su objetivo. Al final se evaluara los efectos de
la decisión, juzgando si se ha corregido el problema y darle seguimiento.
5.-Agentes en la toma de decisiones y sus características.
Quien toma decisiones está inmerso en una situación, pretende alcanzar objetivos, tiene
preferencias personales y determina estrategias para obtener resultados, así como los resultados
esperados. Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean
el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso
de acción favorable, esta experiencia le proporciona información para la solución del próximo
problema similar, aplicando el juicio profesional que va de la mano con la ética del individuo,
quien deberá buscar proporcionar el mayor bien para la mayoría, en el cual las decisiones son
tomadas solamente con base en sus resultados (utilitarismo), deberá respetar y proteger los
derechos básicos de los individuos así como, imponer y cumplir las reglas justa e imparcialmente
para que exista una distribución equitativa de los beneficios y los costos.
6.-Métodos administrativos para la toma de decisiones
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Para la toma de decisiones se requiere recoger información sobre un problema dado, dicha
información puede ser de tipo cualitativo o cuantitativo. Existen técnicas para comprobar la
efectividad de la información y obtener la solución más adecuada.
Técnicas Cualitativas
a) Lluvia de ideas. Consiste en reunir a un grupo de personas interesadas en solucionar el
problema, se toman y se escriben en una pizarra todas las ideas que surjan. En este
método las personas se involucran en la toma de decisiones y el estímulo que sienten se
traslada a otras actividades que ellos realicen en la empresa.
b) Sinéctica. Se asemeja a la lluvia de ideas, pero la solución final al problema se obtiene
con una metodología más estructurada ya que el líder soluciona la parte más elemental y
los miembros aportan ideas basadas en un previo análisis del segmento, un experto evalúa
la viabilidad de las ideas.
c) Decisiones por consenso. Se define el problema, los miembros del conceso aportan
información, se desarrolla un modelo de solución y el grupo prueba el modelo aplicable al
problema dado.
d) La técnica Delphi. Se conforma un grupo de expertos en el campo específico y ellos en
forma independiente predicen el futuro mediante cuestionarios que se realizan en tres
etapas, al final el que va a tomar la decisión tiene un ponderado de las opiniones de
expertos en la materia y un promedio de las mismas.
e) La pecera. En esta técnica el grupo que debe tomar la decisión se sienta en forma de
círculo y en el centro de este se coloca una silla. Cuando alguien se sienta en el centro,
solo esa persona puede hablar. Ella puede presentar sin oposiciones sus puntos de vista y
proponer soluciones al problema dado.
f) Interacción didáctica. En esta técnica se forman dos grupos, cada uno de ellos evaluara en
dos etapas las ventajas y desventajas de realizar o no una acción dada (problema), al final
ambos grupos encontrar las diferencias y analizar los resultados. A través de este
intercambio es posible solucionar el problema y llegar a una decisión final.
g) Metodología Zopp. (Ziel Orientierte Projekt Planning) Es decir: planificación de
proyectos orientada a objetivos. Zopp es un sistema de procedimientos e instrumentos
para una planificación de proyectos orientada a objetivos.
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h) Espina de Pescado o Diagrama de Ishikawa. Este método se elabora con el fin de analizar
problemas centrales y sus posibles causas. En la cabeza del esquema se coloca el
problema, en las vértebras las causas principales. Ejemplo:
Técnicas Cuantitativas
a) Teoría de redes. Son programas realizados mediante diagramas de flechas que buscan
identificar el camino crítico estableciendo una relación directa entre los factores de
tiempo y costo. Son ampliamente aplicables a proyectos que cubren diversas operaciones
o etapas, distintos recursos, varios y diferentes órganos involucrados, plazos y costos
mínimos. Todos estos elementos deben articularse, coordinarse y sincronizarse de la
mejor manera posible.
b) Árboles de decisión. Un árbol de decisión es un sistema de representación del proceso
decisional en el que se reflejan las posibles alternativas pro las que se puede optar y los
resultados que corresponden a cada alternativa según cual sea el estado de la naturaleza
que se presente.
Todo árbol consta de nudos y ramas. Los nudos, representan situaciones en las cuales
debe tomarse una u otra decisión. Las ramas, que parten de los nudos representan
alternativas de decisión o sucesos que pueden pasar y entre los que no es posible elegir.
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Cuando se conocen las probabilidades de los diversos estados, éstas se reflejan sobre las
ramas que les representan. Al final de cada camino se expresa el resultado que
correspondería a esa sucesión de decisiones y sucesos.
c) Matriz de resultados. Es un instrumento muy utilizado que muestra los posibles resultados
que se pueden conseguir, al seguir cursos alternativos de acción (estrategias) en diferentes
circunstancias.
d) Teoría de colas. Se refiere a como optimizar una distribución en condiciones de
e) aglomeración y de espera. Esta teoría cuida de los puntos de congestión y de los tiempos
de espera, es decir, de las demoras presentadas en algún punto de servicio. Las técnicas
matemáticas que utiliza son extremadamente variadas.
f) Sistema de inventarios. Ayuda al control de los costos totales de inventario; estos
enfoques pueden reducir exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar
el inventario y de quedarse sin él. Lo que pretende es buscar el nivel óptimo al ordenar o
almacenar sus inventarios.
g) Simulación. Es un procedimiento que estudia un problema al crear un modelo del proceso
involucrado en ese problema y después, mediante una serie de soluciones por tanteos
organizados, intenta determinar una mejor solución a ese problema. La simulación es una
de las técnicas cuantitativas más ampliamente usada hoy en día.
7.-Ejemplo
A continuación se presenta un ejemplo sencillo de una decisión a que se enfrentan los negocios,
se utilizara el método del árbol de decisión para su solución:
La bombonería La invasión S.A. de C.V, tiene como proveedor a la empresa Amanolar S.A. de
C.V., distribuidora de los caramelos, bombones y demás golosinas comercializados por ella, al
principio de cada mes. Sus pedidos vienen siendo de un tamaño reducido, no obstante, y ante la
próxima apertura de un colegio muy cercano a su establecimiento se está planteando la
posibilidad de hacer un pedido de mayor tamaño. El administrador estima que la probabilidad de
que el número de niños que entren en su establecimiento al mes sea mayor o igual a 1001 es del
65%, entre 501 y 1000 es del 10% y que sea igual o inferior a 500 es del 25%. Si
Si decide realizar un pedido grande los resultados que obtendría serían: si el número de niños es
mayor o igual a 1001 ganaría 1000 unidades monetarias, entre 501 y 1000 ganaría 500 u.m. y si
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fuera igual o inferior a 500 perdería 100 u.m. Si realiza un pedido de tamaño mediano ganaría
100 u.m. si el número de niños que van a su establecimiento es mayor o igual 1001, 700 u.m. si
oscila entre 501 y 1000, perdiendo 10 u.m. caso de ser igual o inferior a 500. Finalmente si
hiciera un pedido pequeño perdería 500 u.m. si el número de niños es mayor o igual a 1001,
ganaría 100 u.m. si varía entre 501 y 1000, ganando 500 u.m. si es igual o inferior a 500.
PG: Pedido grande, PM: Pedido mediano, PP: Pedido pequeño.
A la vista del anterior árbol de decisión la secuencia de decisiones óptima que debe adoptar el
administrador sería hacer el pedido grande, sus beneficios estarán en función del número de niños
que una vez abierto el nuevo colegio acuda a su establecimiento.
7.-Conclusión
Los problemas a los que se enfrentan continuamente los empresarios al interior de sus
organizaciones los llevan a decisiones que debe tomarse en base a principios lógicos e
información que les permitan llegar a la optimización de sus recursos y la solución más adecuada
a sus objetivos.
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Los administradores, tienen como función primordial la toma de decisiones ya que es el pilar del
proceso administrativo específicamente de la planeación, para ello deben allegarse de métodos y
técnicas que hagan sus decisiones certeras y le permitan crecer en el ejercicio de su profesión.
Se puede concluir que llevar un adecuado proceso en la toma de decisiones no solo beneficia a la
propia organización, sino que, hacer partícipes a sus colaboradores proporciona la seguridad de la
motivación al interior de la práctica de las soluciones dadas, se reducen los riesgos de error al
momento de implementar el curso de acción y permite una mejora continua y un crecimiento
menos tropezado a través de la experiencia que el administrador adquiere con la práctica.
Referencias Bibliográficas.
- Moody, P.E., (1991), “Toma de Decisiones Gerenciales”, Editorial McGraw-Hll
- Robbins, S., (2004), “Comportamiento organizacional”, Editorial Prentice Hall.
- Sin autor, (S.F.) Recuperado el 20 de abril de 2013 a las 18:50 hrs. en:
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- Sin autor, (S.F.) “La toma de decisiones”, Recuperado el 20 de abril de 2013 a las 18:50
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%20PDF/CAPITULO%202.pdf
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