©Todos los derechos son reservados2009

Preparado Por:

Dr. Walter López Moreno

Creando el Plan del Proyecto

Table of Content

Componente de Planificación

Itinerarios y Control de Proyectos

Definiendo el Proyecto

Organización del Proyecto y el Coordinador

Meta del Plan

Objetivos del Plan

Actividades del Plan

Recursos

Marco de Tiempo Indicadores de Avalúo Dinámica de GruposReferencias

Introducción

En esta presentación se estudia la planeación, dirección y control Plan de una manera organizada, estructurada y estandarizada.

El plan permite definir sus metas, objetivos, actividades y recursos. De esta manera se podra avaluar el progreso de las metas organizacionales.

Objetivos Específicos

Describir los requisitos del Plan Presentar las partes del Plan Describir el proceso de la planificación Comenzar a desarrollar el Plan en dinámica de grupos.

La siguiente información es requerida para el Plan:

El Plan debe incluir: una meta de mejoramiento medible, pasos a seguir, y un marco de tiempo preestablecido y dirigido de cada resultado esperado.

El Plan debe incluir el porcentaje estipulado de mejoramiento esperado.

El Plan debe identificar los individuos y los grupos responsables de llevar a cabo cada paso o acción.

El Plan tiene que presentar un plan para evaluar la implementación de todas las provisiones del Plan, incluyendo los parámetros de progreso y otra evidencia de que se han logrado las metas preestablecidas.

El Proceso de Planificación

Planificación, objetivos,recursos, estructura de división de trabajo yorganización

Itinerarios, actividades del proyecto, tiempo de inicio y terminación del proyecto, redes

Controlar, monitorear , comparar, revisar y tomar acción correctiva

El Plan funciona mejor cuando …

el trabajo puede definirse de forma clara en cuanto a metas y fecha de terminación propuesta. el trabajo tiene varios objetivos, actividades y recursos disponibles. el trabajo contiene múltiples tareas interrelacionadas que requieren destrezas especializadas. el proyecto tiene un tiempo definido para completarlo y es importante para la organización.

La función del Coordinador del Plan

Planificación e

itinerarios

Revisiones yactualizaciones

Coordinador del Plan

Equipo de trabajo

AltaGerenciaRecursos

Informes sobredesempeño

Información sobreproblemas de

tiempo,costos y atrasos Retroalimentación

Siete Pasos para Definir el Plan

1. Establecer los metas2. Establecer los objetivos por cada meta.3. Especificar las actividades por cada

objetivo.4. Determinar los recursos necesarios para

el plan.5. Establecer el Tiempo para completar

cada actividad6. Definir los indicadores de mejoras.7. Establecer la secuencia de actividades.

PASO 1 Metas del Plan

• Es una condición deseada para el futuro. .•DDebe expresarse en términos cuantitativos o cualitativos.• El marco de tiempo debe ser a largo plazo.• Debe ser retadora pero a la vez realista y alcanzable.

Ejemplo de Meta de una institución educativa:Mejorar la estética de la entrada a la Universidad.

PASO 2 Los objetivos del Plan

• Deben ser explícitos y medibles.• Deben tener un enfoque menos abarcador que las metas. • Deben ser expresados en términos cuantitativos.• Deben tener un marco de tiempo más corto y con fechas para lograrlos. Ejemplo de un objetivo:Construir una fuente en el jardín de entrada, de 10,000 galones con escultura de15 pies de alto para mayo del próximo año.

PASO 3Actividades para cada Objetivo

Son las acciones necesarias para lograr cada objetivo. Debe incluir:Una breve descripción de lo que es, responsables, tiempo y costo.

EjemplosEstablecer criterios para el diseño Preparar planos de construcción Presentar planos al comité Preparar la cotización Conseguir aprobación de presupuestoConseguir los permisos de construcción Construir la fuente

PASO 4Los Recursos

El Plan debe identificar a los individuos o grupos responsables de llevar a cabo cada paso de acción.

Es recomendable tener un consejero o miembro del personal, para supervisar y dar seguimiento al plan..

PASO 5Marco de tiempo

El Plan tiene que incluir un marco de tiempo realista y relevante para cada actividad.

PASO 6Indicadores del avalúo

El Plan los indicadores de progreso y otra evidencia de que las metas se han logrado.

El Plan debe incluir el porcentaje de mejoramiento que lo que se espera lograr.

PASO 7Secuencia de Actividades

• identificar la relaciones de precedencia • • identificar las actividades secuenciales• • determinar actividades críticas

Brainstorming

Tormenta de Ideas

REGLAS:

• Una idea por turno.• Ninguna idea es tonta, por lo tanto no se debe permitir

crítica alguna de una sugerencia. Se permite aclarar.• Deja que las ideas fluyan libremente, permite que todos

terminen sus sugerencias antes de continuar con la próxima.

• Continúa hasta agotar cada idea. • Todas las ideas se anotan.

TALLER

 1. Haga un Brainstormïng”sobre todas las metas que se propongan para realizar un proyecto (20 minutes)

2. Cuando tenga una lista seleccione 3 metas, llene la forma “GOAL FORM” y comparta su lista con el instructor. El le asignará una Meta de su lista. (10 minutes)

3. Haga nuevamente un “Brainstorminf” y seleccione 3 OBJECTIVOS para la meta que le fue asignada. Llene la forma “OBJECTIVES Form”. (20 minutes)

4. Para cada objetivo haga una lista de ACTIVITIDADES. (30 minutes)

5. Presente sus actividades en orden de secuencia. (15 minutes)

6. Identifique los individuos responsables para cada actividad (15 minutes)

7. Estime el tiempo para completar cada actividad. (15 minutes)

 

Referencias

Chase, R.B., Jacobs, F.R. & Aquilano, (2006). Operations Management for Competitive Advantage, The McGraw-Hill Company, New Jersey.

Heizer, J & Render, B. (2004). Operations Management. Prentice Hall, EUA

Enlaces WEB:Manual Para la Gestión de Proyectos de la Universidad de Almería, porPilar Montoya Molina

http://webs.uvigo.es/oficinatecnica/docs/Gestion%20de%20proyectos.pdf

Project Management Instutute: www.pmi.org

www.criticaltools.com

www.eprojectcentral.com

Certificacion de PMI : www.pmi-adsig.org/PMPCertification.html

myEurope.eun.org

maui.hawaii.edu

Glosario de Términos

Actividades – son las acciones que consumen tiempo y recursos en el proyecto.

A-O-A (activity-on-node) – es un diagráma de redes en donde las flechas designan la actividades.

A-O-N – (activity-on-arrow) – es un diagráma de redes en donde los nodos designan las actividades.

Evento – son puntos del proyecto en el tiempo.

Glosario de Términos

control – monitorear recursos, costos, calidad, presupuesto, revisión de planes y realización de cambios en la asignación de recursos para cumplir con las demandas de tiempo y costos.

CPM (Critical Path Method) - método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas).

dirección – supervisar, motivar y guiar a los participantes del proyecto hacia las metas establecidas en la planificación.

Gráfica Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. Es una gráfica de planificación utilizada para establecer los itinerarios de recursos y distribuir tiempo por cada actividad.

Glosario de Términos

itinerarios (“ schedules” ) – organizar el personal, asignación de recursos, y suministros para actividades específicas e interrelacionadas.

PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina)

planificación – establecimiento de metas (tiempo y costo), definición del proyecto, organización del equipo de trabajo.

proyecto - serie de actividades dirigidas a un resultado principal y que requiere un período de tiempo significativo para su logro.

tarea - es una subdivisión adicional de un proyecto

WBS - “work breakdown structure” por sus siglas en inglés es la estructura de la división de trabajo. Define la jerarquìa de las tareas, subtareas y paquetes de trabajo del proyecto.