Nombre: Claudia Barbarella Contreras de la Parra

Técnica TKJ: Team Kawakita Jiro La técnica Team Kawakita Jiro, mejor conocida como TKJ, es un método de solución de problemas y de puesta en marcha de procesos de mejora, que con un enfoque sistemático, creativo y participativo, involucra a los diferentes involucrados, recabando sus opiniones y sentimientos hacia el tema a abordar, así como lograr consensos.

Fue desarrollada en la empresa Sony, por Shunpei Kobayashi a partir de la técnica KJ, inventada por el antropólogo japonés Dr. Jiro Kawakita.

Contempla tres fases:

Fase 1. Se definen los problemas a partir de hechos Fase 2. Se formulan algunas propuestas para su solución Fase 3. Se definen compromisos de acción

A lo largo de estas tres fases, el objetivo es organizar un gran número de ideas, agrupándolas una y otra vez, en temas de mayor jerarquía, para logar una perspectiva amplia y estructurada de información, relativa al tema de interés. Para lograr este objetivo, se reúne a un grupo de entre cinco y diez personas que representen al grupo total de involucrados, para que expresen su opinión respecto de una situación problemática y establezcan acuerdos en torno las causas que la generan y sus posibles soluciones.

Puede utilizarse para:

Resolver un problema, se hace necesario involucrar a diversos grupos.

Tomar en cuenta diversas perspectivas y conciliar intereses.

Definir las causas o aspectos clave de un tema o situación, a partir de un gran número de ideas.

En mi opinión, la gran ventaja de esta técnica es que las causas y la solución de los problemas, se origina de la reflexión de los involucrados sobre su propio ambiente de trabajo, quienes buscan un consenso sobre la mejor forma de solucionarlos y logran acuerdos sobre las acciones a tomar.

Otra ventaja es que permite identificar la problemática de manera puntual y ordenada.

Una ventaja más es que se trata de una técnica muy versátil, que puede aplicarse en una sesión corta y sencilla, o de forma más sofisticada y larga, dependiendo de la disponibilidad de los participantes.

Cómo se lleva a cabo:

A cada participante se le reparten entre 3 a 5 tarjetas de trabajo, donde deberán escribir hechos que describan el problema a tratar. Al llenar las tarjetas, deberá cuidarse la redacción y hablar de aspectos concretos y objetivos, sin utilizar juicios

1.

Una vez realizado lo anterior, las tarjetas se intercambian entre los participantes de tal forma que ninguno se quede con su tarjeta inicial. Cada participante deberá leer en silencio las tarjetas que le tocaron, procurando memorizarlas.

A continuación toman turnos para leer en voz alta cada una de las tarjetas y conformen las leen, las van colocando en la mesa. Si alguno de los participantes de la mesa considera que una de sus tarjetas contiene un problema o tema relacionado con alguna tarjeta suya, levantará la mano para

1 En la práctica, es difícil que los participantes escriban hechos en las tarjetas. Por lo general anotan juicios

de hechos relacionados con el problema que se analiza (Nieves, 2003).

Nombre: Claudia Barbarella Contreras de la Parra

Técnica TKJ: Team Kawakita Jiro leerla. Si todos están de acuerdo en la relación que guardan, se colocará la tarjeta junto con la anterior y de esta forma se irán agrupando por temas hasta concluir con todas las tarjetas.

En caso de surgir dudas acerca de la interpretación del contenido de una tarjeta, el coordinador hará las preguntas pertinentes a quien elaboró la tarjeta para aclarar las interrogantes. En caso necesario, se podrá repetir una tarjeta y colocarse en varios grupos distintos.

También se sugiere integrar un grupo misceláneo, que incluya temas que no se hayan podido incluir o agrupar con otros. Una vez que se haya concluido la agrupación de tarjetas, cada grupo se guardará en un sobre distinto. Estos sobres se distribuirán entre los participantes; cada participante revisará las tarjetas incluidas en su sobre y anotará en una tarjeta en blanco y de manera sintética, el contenido común que une a estas tarjetas. En la parte posterior de la tarjeta, anotará una síntesis de los problemas agrupados, tomando en cuenta las siguientes reglas:

Los títulos de los sobres deben ser sencillos y claros.

Deberán iniciar con la palabra “Nosotros”.

Deberá identificar y sintetizar la naturaleza común de los problemas.

El título y síntesis redactados por cada participante, se utilizará – como al inicio de la técnica – para deliberar nuevamente y agrupar, hasta que se logre elaborar una síntesis definitiva aprobada por todos. En esta ronda, los sobres se pueden utilizar como si fueran tarjetas, de tal forma que aquellos que estén relacionados se agruparán y se elaborará un título y una síntesis para ellos, buscando que todas las ideas queden agrupadas en tres o cinco grandes temas.

Al término de esta siguiente agrupación, se presentan los resultados de forma gráfica, por ejemplo, como un diagrama de árbol o cuadro sinóptico, donde lo importante es poder visualizar los diversos niveles de agrupación encontrados.

Se puede aplicar la técnica una vez más, ahora con enfoque de solución de problemas, una vez que se han detectado. Si se aplica la técnica con este enfoque, será importante que al finalizar, cada participante identifique qué compromisos puede asumir él mismo y el grupo al que representa, tomando como base las propuestas de solución. También será importante anotar estos compromisos y de ser posible, establecer un plan de acción que incluya las acciones a realizar, quién las realizará y la fecha límite. Será importante dar seguimiento al plan de acción y documentar su cumplimiento.

El paso siguiente es identificar aquellos grupos donde se ha presentado una mayor recurrencia de problemas, e identificar los problemas urgentes o prioritarios que deben ser atendidos y las acciones de solución.

Algunas recomendaciones:

Para utilizar esta técnica adecuadamente se sugiere:

Es importante llevar a cabo la reunión en un lugar tranquilo, que favorezca el intercambio y la reflexión. Se recomienda utilizar una mesa redonda donde todos puedan verse a los ojos.

El grupo de trabajo debe estar integrado por cinco a diez personas, que representen a todos los involucrados en la problemática a analizar.

Nombre: Claudia Barbarella Contreras de la Parra

Técnica TKJ: Team Kawakita Jiro Es conveniente que exista un moderador de la reunión externo al grupo, quien deberá iniciar

aclarando cuál es el objetivo y enfatizar que es importante la participación de todos. También deberá explicar la dinámica de trabajo y las reglas a seguir, verificando su seguimiento.

Que quien modere la mesa de trabajo sea una persona neutral, pero que conozca a fondo la problemática que se esté analizando y propicie la participación de todos.

Hacer uso de las reglas básicas de comunicación, de tal forma que se genere confianza y respeto entre el grupo, se escuchen las opiniones de todos y se busque el consenso de todo el grupo al tomar decisiones.

Que los integrantes del grupo no se encuentren en pugna, ya que de ser así, la técnica TKJ puede no lograr su objetivo sino más bien dar lugar a largas discusiones.

Conclusiones:

La técnica TKJ es una técnica sencilla, útil y estructurada, basada en la participación e involucramiento de los actores mismos de la problemática. De esta forma, motiva la participación, pero también el compromiso hacia la solución de la situación analizada.

Es una técnica muy versátil que se puede adecuar a las necesidades y sobre todo, al tiempo de que disponen los participantes, pudiendo realizarse sólo una ronda de tarjetas, o varias rondas hasta encontrar las posibles soluciones a los problemas y llevar a cabo un plan de acción con los compromisos de cada integrante del grupo.

Inicia con la identificación de los hechos superficiales y concluye con la definición de las causas y las soluciones y compromisos por parte de los participantes. Para lograr este nivel de profundidad, el análisis se realiza paso a paso y con el consenso de todos los integrantes con respecto a la agrupación de temáticas expresadas.

Si bien la participación de los actores de la problemática es muy importante, el rol que juega el moderador es fundamental al propiciar el involucramiento, compromiso, seguimiento de reglas, respeto y consenso de los integrantes del grupo.

Considero que bien llevada puede ser una técnica muy útil para analizar los problemas existentes, involucrar a los actores y generar compromisos de solución. En este sentido, me parece que dar seguimiento a los acuerdos, es también fundamental o se pierde credibilidad.

Referencias bibliográficas

DIRECCIÓN GENERAL DE OPERACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS EN EL D. F. El Proyecto Escolar: una suma de acuerdos y compromisos. http://www.afsedf.sep.gob.mx/dgosedf/dctos/acuerdosjunio.pdf

Consultado el 12 de octubre de 2012.

Sánchez Guerrero, G. (2003). Capítulo 8. La técnica TKJ. En: Técnicas participativas para la planeación. México: Trillas.