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TÍTULO VIIIARCHIVO REGISTRAL

CAPÍTULO ICONTENIDO DEL ARCHIVO REGISTRAL Y

SU CONSERVACIÓN

ARTÍCULO 108º.- DOCUMENTOS QUE INTEGRAN EL ARCHIVO REGISTRALEl archivo registral está constituido por:a) Las partidas registrales que constan en tomos, fichas movibles, discos

ópticos y otros soportes magnéticos;b) Los títulos que han servido para las inscripciones, las solicitudes de

inscripción con las respectivas esquelas de observación y tacha;c) Los índices y los asientos de presentación, organizados a través de libros

o sistemas informáticos.ANTECEDENTES

Artículo 202º del ARGRPArtículo 110º del AnteproyectoArtículo 108º del ProyectoArtículos 238º y 239º de la LHArtículo 362º del RH

CONCORDANCIASArtículo 13º del R. de las I.Artículo 16º del RRTArtículo 16º inc f) de la Ley Nº 26366Artículo 7º inciso “j” del Estatuto de la SUNARPArtículo 221C del RIRPUArtículos II del TP, 96º, 21º, 48º, 111º y 113º del NRGRP

Comentario1.- Por archivo debemos entender a un conjunto de documentos, debidamente ordenados y

clasificados, que se conservan con especiales medidas de seguridad. Así nuestro archivo registral comprende distintas clases de documentos, los que se conservan bajo un ordenamiento riguroso y especial custodia. En este artículo se efectúa una enumeración de los documentos que conforman dicho archivo, indicándose en primer lugar a las partidas registrales que constan en tomos, fichas movibles, discos ópticos y otros soportes magnéticos, lo que evidencia el avance tecnológico que ha sufrido la técnica de inscripción a lo largo de estos años.

2.- Sobre el nuevo concepto de partida electrónica y la forma de generación de asientos electrónicos nos hemos referido en nuestros comentarios a los artículos 6º y 48º del NRGRP, así como a la evolución en las distintas técnicas de inscripción que ha experimentado el Sistema Registral Peruano. En cambio, el Registro Predial Urbano (actualmente no conformante del Sistema Nacional de los Registros Públicos), dado que fue creado en el año 1988, sí se inició bajo un sistema de archivo computarizado, tal como reconoce el artículo 22º de su Reglamento de las Inscripciones, el cual indica que su archivo registral está constituido por “los índices, títulos registrados y los discos, cintas y otros medios computarizados de archivo”.

3.- Respecto a las partidas registrales que constan en tomos y fichas, el archivo que establece el NRGRP no presenta características especiales, en cuanto es un archivo de documentos físicos. En cambio, sí merece un comentario especial el actual sistema de archivo de los asientos electrónicos, a través de discos ópticos y otros medios magnéticos.

Este último sistema fue inicialmente implementado en la Oficina Registral de Lima y Callao, a través de la Resolución Nº 124-97-SUNARP de 15 de agosto de 1997, en la cual (además de la adopción de la técnica de inscripción consistente en la generación de asientos electrónicos) se aprobó la sustitución del archivo registral existente en la citada Oficina Registral, por un Sistema de Microarchivos. Dicha resolución fue dictada al amparo de lo establecido por el Decreto Legislativo

Nº 681, Ley Nº 26612 y Decreto Legislativo Nº 827, referidos al uso de tecnologías avanzadas en materias de archivos de documentos y a la conversión de archivos oficiales de diversas entidades públicas (entre ellas la SUNARP) al Sistema de Microarchivos. Asimismo, se indicó como sustento legal de la citada Resolución, los incisos f) del artículo 16º de la Ley Nº 26366 y j) del artículo 7º del Estatuto de la SUNARP, que establecen como atribución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos, la de dictar las normas requeridas para la conservación y mantenimiento de los archivos registrales. Luego, a través de la Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos Nº 096-2001-SUNARP/SN de 06 de abril del 2001, se ha autorizado la utilización de técnica de inscripción en las demás Oficinas Registrales del país, a través del software denominado “Sistema de Información Registral”, que permite almacenar la información registral en medios que aseguren su inalterabilidad e integridad.

4.- Consecuentemente, los microarchivos que contienen los “asientos electrónicos” son almacenados en Discos Ópticos, que por sus especiales características técnicas garantizarían la inalterabilidad e integridad de la información en ellos contenida. Al respecto, para facilitar la comprensión del almacenamiento de dicha información, conviene reproducir algunos comentarios formulados por Silva Díaz, respecto a los discos ópticos como soporte de las inscripciones en la Oficina Registral de Lima y Callao: “Los discos ópticos de ‘única escritura’ no contienen información comercial cuando son adquiridos, es decir, que no traen información grabada. Los usuarios pueden entonces escribir de manera permanente cualquier información que deseen en el disco. El proceso de escritura utiliza el calor de la fuente láser para alterar de forma irreversible el estado físico del medio. Desde que estos discos son de única escritura pueden ser luego leídos muchas veces; la palabra WORM (Write Once-Read Many), ha sido acuñada como referencia para este tipo de disco óptico. (…) En resumen, el proceso de grabación en medio WORM no reescribible con la asistencia de controladores de cómputo y software: escribe de manera irreversible la información del usuario en el disco óptico, provee métodos, sea inherentes al lector del disco o conjuntamente con el controlador del disco o software del computador para asegurar la fidelidad del contenido; y compila y escribe la detección de errores e información corregida para ayudar en el proceso de lectura a fin de que la información al usuario se reproduzca sin error”.(228)

5.- Sin embargo, no puede afirmarse que, actualmente, todas las inscripciones se practiquen en asientos electrónicos ni que se conserven en Discos Ópticos. Por ello, hasta que concluya la total implementación de esta nueva técnica de inscripciones y archivamiento informático, el artículo 48º del NRGRP, ha previsto la posibilidad que la SUNARP autorice la utilización de técnicas distintas. Inclusive, en el Registro Fiscal de Ventas a Plazos y el Registro de Aeronaves, hasta la fecha, los asientos de inscripción, se vienen extendiendo en expedientes y no en alguno de los medios señalados en el primer literal del presente artículo. Ello deberá ser urgentemente modificado, en la medida que no se considera a los “expedientes” (similares a los correspondientes a procedimientos meramente administrativos) como documentos conformantes del archivo registral.

6.- Un segundo rubro de documentos que conforman el archivo registral, está constituido por los títulos que han servido para extender las inscripciones (incluyendo anotaciones y cancelaciones). A ellos se les denomina usualmente, “títulos archivados”, debiendo incluirse en ellos, la solicitud de inscripción (artículo 12º del NRGRP), los documentos principales y complementarios donde consta el derecho o acto inscrito (artículo 7º del NRGRP) y la correspondiente anotación de inscripción (artículo 54º del NRGP). Sin embargo, en el caso de los asientos de presentación que no dieron lugar a la extensión de asientos de inscripción, si bien no se conservarán los documentos presentados por el solicitante (que se devolverán al interesado), sí se archivará la solicitud de inscripción y las esquelas de observación o tacha (artículos 40º, 42º y 43º del NRGRP) que dieron lugar a la denegatoria de su inscripción. La utilidad de la conservación de los títulos archivados es evidente, sobre todo en relación con la posibilidad de rectificación de errores existentes en los asientos registrales (Título VI del NRGRP) y para permitir la regularización de asientos sin firmar (Capítulo IV del Título V del NRGRP).

7.- La tercera clase de documentos que conforman el archivo registral se encuentra constituido por los índices y los asientos de presentación (Diario). El Índice viene a ser una relación (organizada a través de diversos criterios) que permite la ubicación de la partida que contiene el

dato que se pretende encontrar. Así, por ejemplo, en el Registro de Propiedad Inmueble el índice se organiza en función al nombre de los propietarios de los predios; en el Registro de Personas Jurídicas por la denominación de la persona; en el Registro de Propiedad Vehicular tanto por propietarios como por placa del vehículo; en el Registro de Testamentos por el nombre del testador, etc. Estos índices permiten brindar diversos servicios de publicidad registral formal, tal como establece el inciso d) del artículo 127º del NRGRP.

Sin embargo, debe expresarse que estos índices son meramente referenciales (puesto que en algunos casos no se encuentran debidamente actualizados), primando siempre el contenido de la partida registral, aunque el dato no conste en el índice correspondiente. De igual modo, en el Registro de la Propiedad Inmueble, no obstante que éste se organiza por el Sistema de Folio Real (cada partida corresponde a un bien inmueble diferente), sólo se cuenta con un índice elaborado sobre la base del nombre del propietario o propietarios del predio, lo que impide la búsqueda en dicho índice, cuando sólo se cuenta con el dato de la ubicación del inmueble. Esto, constituye una grave limitación al acceso efectivo de la publicidad que debe brindar el Registro, que se origina en la carencia de una base geográfica de las inscripciones de la propiedad de predios. No ocurre lo mismo en el Registro Predial Urbano, en el cual la búsqueda también puede efectuarse a través de los datos de identificación del predio, al cual se le asigna un código único. Esperamos que la SUNARP corrija prontamente este defecto, en el marco del proceso de modernización de la función registral.

8.- Respecto a los asientos de presentación, su archivo da lugar al denominado “Diario”, en el que constan todos los datos referidos a cada asiento de presentación, incluyendo las diferentes operaciones registrales practicadas (observaciones, tachas, liquidaciones, apelación, prórrogas y suspensiones de la vigencia del asiento de presentación, etc.).

Actualmente, por regla general, tanto el Diario como los Índices se organizan a través de Sistemas Informáticos (bases de datos). Sin embargo, como quiera que durante muchos años se utilizó el Sistema Manual (a través de asientos en libros), se ha previsto también el archivo de los correspondientes Libros del Diario. Inclusive, hasta la fecha existirían algunas oficinas registrales que organizan el Diario a través del Sistema Manual (ver artículo 24º del NRGRP), lo que quedará superado con la completa implementación del Software “Sistema de Información Registral”.

9.- De modo referencial, resulta conveniente precisar que en España, cuando se menciona al archivo registral en legislación hipotecaria, se refiere no sólo a documentos y a posibles cuadernos, sino que también comprende libros, teniendo en cuenta que el Reglamento Hipotecario en su artículo 362º indica que “En los Registros de la Propiedad se llevarán los libros y cuadernos siguientes: Libro de Inscripciones; Diario de las Operaciones del Registro; Libro de Incapacitados, Índice de Fincas (rústicas y urbanas) e Índice de Personas, siempre que estos no se lleven mediante sistema de fichas u otros medios de archivo y ordenación autorizados por la Dirección General; Libro de Estadística; Libro especial de Anotaciones de suspención de mandamientos judiciales, laborales o administrativos; Inventario y los libros y cuadernos auxiliares que los Registradores juzguen convenientes para sus servicios”. Señala Manzano Solano(229) que el archivo lo forman, también, los denominados “legajos”, que son todos aquellos que forma el Registrador por meses, trimestres, semestres y años de los duplicados o copias de las cartas de pago, de los mandamientos judiciales, de los documentos públicos y de los privados; así como, en determinadas circunstancias, pueden abrirse por el Registrador “libros de inscripciones de carácter provisional” que pasan a formar el archivo una vez que sus asientos han sido trasladados a los libros de inscripciones. También cita, como formando parte del archivo, el “Libro de Entrada de Documentos”, conforme el Real Decreto 1935/1983, de 25 de mayo 1983". Nada de ello es aplicable a nuestro ordenamiento registral, en la medida que las inscripciones de cualquier clase ya no se archivan en libros sino en microarchivos contenidos en discos ópticos. Tampoco puede hablarse del Libro “Diario”, puesto que éste se organiza (normalmente) a través de sistemas informáticos al igual que los índices. Cabe mencionar, sin embargo, que conforme al artículo 398.a) del RH, redactado por Real Decreto del 27 de agosto de 1977, se ha establecido en dicha legislación, la previsión de la utilización de procedimientos informáticos para sus índices de personas y fincas.

ARTÍCULO 109º.- CUSTODIA DE LIBROS ANTIGUOSLas Oficinas Registrales mantendrán en custodia los antiguos libros de censos, tributos y gravámenes perpetuos, así como de hipotecas y otros que se llevaban conforme a la diversa legislación que ha normado los Registros Públicos.

ANTECEDENTESArtículo 203º del ARGRPArtículo 111º del AnteproyectoArtículo 109º del Proyecto

Comentario1.- Este artículo tiene por finalidad única establecer la competencia de las Oficinas Registrales

para (con fines de protección de valiosos documentos que conforman antecedentes históricos de nuestro Sistema Registral) la conservación y custodia de los primeros libros que se utilizó en el Registro de la Propiedad Inmueble, como son los de censos, tributos y gravámenes perpetuos de hipotecas, añadiéndose a cualquier otro que se hubiere llevado conforme a la diversa legislación existente antes de la creación del Registro de la Propiedad Inmueble, mediante Ley de 02 de Enero de 1888. Estos libros sólo tienen efectos históricos y su conservación por las dependencias registrales, también se encontraba prevista en el artículo 203º del ARGRP.

2.- A manera de conocer la clase de libros históricos a los que nos referimos en el presente artículo, resulta conveniente recordar que “Antes de la creación de esta importante institución registral, las inscripciones del tráfico inmobiliario se efectuaban en los Oficios de Hipoteca, instituidos en España por Carlos I, mediante Pragmática de las Cortes de Toledo en 1539, con la finalidad de que en ellos se inscriban los contratos que Graven la propiedad inmobiliaria como los censos, hipotecas e imposiciones vinculatorias. La implantación de dichos Oficios se hizo extensiva a todas las colonias de América por Reales Cédulas del 08 de Mayo de 1778 y del 16 de Abril de 1783”(230).

ARTÍCULO 110º.- COPIAS DE RESPALDO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO REGISTRALLas oficinas registrales, deberán conservar copias de respaldo de los documentos del archivo registral, utilizando cualquier forma de reproducción que garantice su intangibilidad.La Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, dictará las disposiciones necesarias para la implementación progresiva de lo establecido en el párrafo precedente y establecerá cuáles serán los documentos que necesariamente deberán contar con copias de respaldo.

ANTECEDENTESArtículos 204º y 211º del ARGRPArtículo 9º del R. de las I. Artículo 112º del AnteproyectoArtículo 110º del ProyectoArtículos 357º y 398º del RH

CONCORDANCIASArtículo 3º inciso b) de la Ley Nº 26366Artículos 108º y 115º del NRGRP

Comentario1.- Si bien todo archivo debe conservarse bajo especiales condiciones de seguridad, que

impidan la destrucción, pérdida, deterioro o sustracción de los documentos que lo conforman, siempre será posible que por hechos fortuitos, catástrofes naturales, conducta maliciosa de los encargados de su custodia u otros supuestos similares, pueda producirse la pérdida total o parcial de los documentos que lo integran. Por tal razón, en el presente artículo se ha previsto la obligatoriedad de conservar copias de respaldo de todos los documentos que conforman dicho archivo registral, las mismas que pueden sustituir a los originales, en caso de extravío, pérdida o destrucción de éstos.

2.- Dicha aspiración se encontraba también prevista en el artículo 204º del ARGRP, que facultó a la Junta de Vigilancia a disponer las oficinas en que se podrían obtener copias fotográficas o microfilmadas de todo o parte del archivo registral, estableciendo que dichas copias tendrían el mismo valor que el original. De igual modo, en el artículo 211º del ARGRP se estableció la misma posibilidad respecto a la reproducción fotográfica-microfilm y análogas de los duplicados de los títulos presentados para inscripción. Asimismo, en el artículo 9º de la Ampliación del Reglamento de las Inscripciones, se estableció que las inscripciones se harían por duplicado, obtenidos mediante fotocopia u otro sistema análogo, disponiendo, también, que los duplicados tendrían el mismo valor que los originales y serían guardados con las mismas formalidades.

3.- Empero, en nuestra experiencia en la institución registral pudimos apreciar que (cuando menos en la Oficina Registral de Lima y Callao-ORLC) el único sistema de reproducción de las inscripciones, generalmente utilizado, fue el del “microfilmado”, que era una etapa obligatoria al extenderse nuevos asientos de inscripción en fichas. Sin embargo, las inscripciones efectuadas en tomos no se encontraban microfilmadas. Menos aún se contaba con duplicados los títulos archivados, en los que la técnica de microfilmado era sumamente complicada, dado lo extenso del contenido de los mismos.

Sin embargo, dicha situación cambió radicalmente con la introducción del Sistema de Información Registral (1997-1998), software que permite contar con copias de respaldo de todas las inscripciones generadas bajo la técnica de asientos electrónicos. Así, según se nos ha informado, de todos los microarchivos contenidos en discos ópticos se efectúan copias de respaldo que también se almacenan en discos ópticos. Vale decir, que desde la implementación de este nuevo sistema en la ORLC, todos los asientos electrónicos tienen duplicados de igual valor. Inclusive, como parte de la implementación del citado Sistema de Información Registral, se procedió a la captura de la imagen (mediante scanner) de todas las inscripciones anteriormente extendidas en tomos o fichas, que también se almacenan (con copias de respaldo) en discos ópticos. Tenemos conocimiento que, actualmente, se viene desarrollando un proyecto de las mismas características en las demás oficinas registrales, que, en breve plazo, también contarán con copias de respaldo de todas las inscripciones existentes en su archivo registral. Empero, si bien en el futuro ello no debería ocurrir, existen muchas partidas registrales (total o parcialmente) destruidas o perdidas, en las que tampoco se cuenta con duplicados microfilmados ni fotocopias. Por ello, ha resultado necesario seguir regulando normas respecto a reconstrucción de partidas registrales, las que se encuentran contenidas en los artículos 118º a 121º del NRGRP.

4.- En relación a los índices y asientos del diario, la nueva organización de los mismos a través de sistemas informáticos, también permite la fácil obtención de copias de respaldo informáticas, que permiten sustituir las sujetas a pérdida, destrucción o deterioro. No ocurre lo mismo con los títulos archivados, en los que la introducción del nuevo Sistema de Información Registral no ha producido, hasta ahora, ninguna variación en los sistemas de archivo físico tradicionalmente utilizados. Sobre este aspecto nos referiremos en el comentario del artículo 113º del NRGRP.

5.- Para concluir, es necesario efectuar dos precisiones adicionales:a) En la redacción del presente artículo, intencionalmente, se ha omitido especificar la forma de

obtención de las copias de respaldo. Ello se ha regulado de esta manera, teniendo en cuenta que el incesante avance tecnológico puede determinar la introducción de nuevos procedimientos que tornen obsoletos los actualmente existentes. Así ocurrió con el microfilmado y con las copias fotostáticas, que al dictarse el Reglamento de las Inscripciones y su Ampliación, eran procedimientos innovadores, pero actualmente se encuentran claramente superados por los derivados de la aplicación de los sistemas informáticos.

b) Asimismo, en el segundo párrafo del artículo sub exámine, se ha considerado que la implementación de la exigencia de contar con copias de seguridad de los documentos del archivo registral, será progresiva. Esto se ha previsto teniendo en cuenta que, a la fecha, no todas las oficinas registrales han culminado la puesta en operaciones del Sistema de Información Registral. Consecuentemente, corresponderá a la SUNARP dictar las disposiciones pertinentes para la total aplicación de obligatoriedad de contar con copia de respaldo y establecer cuáles serán los documentos que necesariamente deberán contar con

dicha clase de copias. Se estima, que al menos en el breve plazo, no será posible contar con copias de respaldo de los títulos archivados.

ARTÍCULO 111º.- PROHIBICIÓN DE SALIDA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO REGISTRALLos documentos del archivo registral permanecerán siempre en las Oficinas Registrales respectivas, no pudiendo ser trasladados a otro lugar, salvo cuando la autoridad judicial lo requiera o lo disponga la jefatura de la oficina registral por razones debidamente justificadas.

ANTECEDENTESArtículo 209º del ARGRPArtículo 113º del AnteproyectoArtículo 111º del ProyectoArtículo 241º de la LH

CONCORDANCIAArtículo 43º de la Ley del Notariado

Comentario1.- La finalidad de esta norma es meramente instrumental: evitar que la documentación que

conforma el Archivo Registral sea trasladada a lugares distintos aquellos en que deben conservarse (Oficinas Registrales), lo que reduce el peligro de su pérdida o destrucción. Tiene como antecedente el artículo 241º de la LH y el artículo 209º del ARGRP. Sin embargo, respecto a asientos de inscripción que hayan sido sustituidos por el sistema de microarchivos, lo conveniente es que las copias de respaldo de los mismos sean conservadas en lugares distintos a la Oficina Registral (p.ej. cajas de seguridad de instituciones bancarias), a los efectos de evitar que una catástrofe natural (p.ej., un sismo) o un desastre provocado por el hombre (p.ej., incendio) pueda originar la destrucción de toda la información existente. En el caso de títulos archivados, en los que normalmente no se cuenta con duplicados, consideramos que, en tanto no se obtengan copias de igual valor, la conservación debe ser aún más rigurosa, evitándose en lo posible traslados innecesarios.

2.- Evidentemente, esta prohibición de traslado a lugar distinto de la Oficina Registral respectiva, tiene dos excepciones. La primera se origina en el supuesto de un mandato judicial que requiera el traslado, por ejemplo, por la necesidad de practicar un peritaje respecto a las firmas contenidas en un título archivado. No obstante ello, la regla general prevista en el artículo siguiente, será que la diligencia se practique en la sede de la Oficina Registral respectiva.

3.- El segundo supuesto que pudiera dar lugar al traslado de los documentos fuera de la Oficina Registral, está constituido por una disposición del Jefe de la correspondiente Oficina, por “razones debidamente justificadas”. Estas razones serán normalmente derivadas de acciones operativas de índole administrativo (por ejemplo, la necesidad de remitirse a una empresa encargada de la obtención de copias de respaldo, mudanzas, encuadernación, etc.). Innecesario resulta expresar que, tanto en este caso como en el anterior, el traslado deberá contar con las medidas de seguridad necesarias, debiendo procurarse que el tiempo en que la documentación se encuentre en lugar distinto a la Oficina Registral sea el mínimo posible.

ARTÍCULO 112º.- LUGAR DE REALIZACIÓN DE DILIGENCIASREFERIDAS A LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO REGISTRALLa exhibición, pericia, cotejo o cualquier otra diligencia, referida a los documentos del archivo registral, ordenada por el Poder Judicial o el Ministerio Público, se realizará en la sede de la Oficina Registral donde se conserven los documentos correspondientes.Excepcionalmente, cuando la autoridad judicial determine que por razones técnicas o de otra índole no pueda efectuarse la diligencia en la sede de la Oficina Registral respectiva, la diligencia se realizará fuera de ella. Para tal efecto, el Registrador o el funcionario designado, trasladará personalmente el

o los documentos requeridos para que se practique la diligencia, procediendo a su inmediata devolución al concluir ésta.En caso de no existir copia de seguridad o microarchivo del instrumento, antes de efectuar el traslado a que se refiere el párrafo anterior, se procederá a obtener copias certificadas del documento, formando un duplicado del título requerido, al cual se adjuntará el mandato respectivo.


CONCORDANCIASArtículos 43º de la Ley del NotariadoArtículos 255º, 256º, 260º y 267º del CPCArtículo 111º del NRGRP

Comentario1.- Esta disposición regula, con mayor detalle, el primer supuesto establecido en el artículo

precedente, con la finalidad de limitar, en la medida que ello sea posible, el traslado de documentos fuera de la Oficina Registral, cuando sea necesario practicar una diligencia judicial o dispuesta por el Ministerio Público.

2.- Para tal efecto, se establece como regla general, que la exhibición, pericia, cotejo o cualquier otra dispuesta por el Poder Judicial o el Ministerio Público, se efectúe en la sede de la Oficina Registral donde se conserven los documentos correspondientes. En verdad, salvo el supuesto en que sea necesaria la verificación del original, los requerimientos formulados por los jueces o fiscales pueden ser cumplidos a través de la expedición de copias certificadas o literales de las partidas registrales o de los títulos archivados. Sin embargo, como quiera que diversas diligencias (sobre todo las pericias grafotécnicas) pueden requerir ser practicadas contando con el documento original, no existe inconveniente alguno para que ellas se efectúen en la sede de la Oficina Registral, sin dar lugar a traslado alguno. Similar previsión se encuentra en el artículo 241º de la Ley Hipotecaria: “Los libros del Registro no se sacarán por ningún motivo de la oficina del Registrador; todas las diligencias judiciales o extrajudiciales que exijan la presentación de dichos libros se practicarán precisamente en la misma oficina”. En nuestra legislación nacional, ocurre lo mismo respecto a los documentos que conforman el archivo notarial, puesto que el artículo 43º de la Ley del Notariado establece que “ No podrán extraerse los registros y tomos fuera de la oficina del notario. La exhibición, pericia, cotejo u otra diligencia por mandato judicial o del Ministerio Público, se realizará en la oficina del notario.”

3.- No obstante ello, el segundo párrafo del presente artículo establece un supuesto de excepción, en el que, por razones de naturaleza técnica o de otra índole, no pueda efectuarse la diligencia (judicial o dispuesta por el Ministerio Público) en la sede de la Oficina Registral. En este caso, habida cuenta que la diligencia se realizará fuera de la Oficina, el Registrador u otro funcionario que se designe para tal finalidad, deberá trasladar PERSONALMENTE los documentos requeridos para la diligencia y proceder también PERSONALMENTE, a su devolución a la sede de la Oficina Registral, a la conclusión de la correspondiente diligencia. Esta previsión guarda gran similitud con el artículo 209º del ARGRP.

4.- Esperamos que los Jueces y Fiscales entiendan el carácter excepcional de la facultad que se les ha conferido para que las diligencias puedan practicarse fuera del Registro. Los motivos que sustenten la disposición que ordena el traslado deben consistir, necesariamente, en la imposibilidad absoluta de practicar la diligencia en la Sede Registral y no originarse en su comodidad u otras causas irrelevantes. La Comisión Revisora pensó, sobre todo, en razones técnicas, como p.ej., una diligencia consistente en una pericia de naturaleza informática, relacionada con la presunta alteración de los datos contenidos en los discos ópticos, que por requerir equipos especiales, no pudiera realizarse en la Sede de la Oficina Registral.

5.- El tercer párrafo del presente artículo tiene por finalidad establecer un mecanismo de seguridad adicional, en los supuestos de excepción en que las diligencias antes mencionadas deban efectuarse fuera de la Sede de la Oficina Registral. Para tal efecto, en caso de no contarse

con copias de seguridad o microarchivos del instrumento existente en el archivo registral, se deberá proceder, antes de efectuar el traslado, a obtener copias certificadas del documento.

Debemos reconocer, que la parte final del párrafo bajo comentario permite colegir que esta norma se aplicará sólo respecto a títulos archivados (“formando un duplicado del título requerido, al cual se adjuntará el mandato respectivo”). Sin embargo, consideramos que (no obstante el defecto advertido en la redacción del presente artículo) también debería aplicarse igual mecanismo de seguridad (obtención de copias certificadas) de cualquier otro documento del archivo registral distinto a los títulos archivados (partidas registrales extendidas en tomos o fichas o asientos del diario que consten en libros), cuando no se cuente con copias de seguridad o microarchivos que los sustituyan. Igualmente, en el caso de partidas electrónicas o asientos del diario organizados mediante sistemas informáticos, en los que no se cuente con copias de respaldo, debería obtenerse dicha copia, previamente al traslado del documento.

6.- Merece una especial reflexión el documento que se trasladará en el caso de asientos electrónicos que consten en microarchivos. Consideramos que, sin perjuicio de la siempre posible remisión de copias literales, cuando la autoridad judicial o el Ministerio Público deseen verificar el original, lo que deberá presentarse es el disco óptico en el que conste la información requerida. Sin embargo, para que se pueda proceder a la visualización del asiento electrónico, tanto el Juez como el Fiscal deberán contar con los equipos y programas necesarios para la lectura de la información, lo que deberá ser tomado en cuenta por dichas autoridades, pues de nada les serviría contar con el disco óptico si carecen del “software” y “hardware” requerido para la verificación de su contenido.

ARTÍCULO 113º. - FORMA DE ARCHIVAR LOS TÍTULOSLos documentos a que se refiere el literal b) del artículo 108º del presente Reglamento, se archivarán por orden cronológico de presentación y se empastarán formándose legajos. Sin perjuicio de la validez de los sistemas de microfilmación actualmente autorizados, la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, podrá disponer el archivamiento de dichos documentos a través de sistemas de reproducción informática o micrograbación.

ANTECEDENTESArtículo 212º del ARGRPArtículo 115º del AnteproyectoArtículo 113º del ProyectoArtículo 368º del RH

CONCORDANCIASArtículos 108º y 110º del NRGRP

Comentario1.- Como se ha indicado al comentar el inciso b) del artículo 108º del NRGRP, forman parte del

archivo registral, tanto los títulos inscritos como las solicitudes de inscripción y esquelas de observación y tacha, de aquellos en que se hubiera denegado la extensión del asiento de inscripción. La forma de su conservación no ha experimentado mayor variación con la implementación del Sistema de Microarchivos, en la medida que sólo ha sido materia de sustitución (hasta el momento) la información correspondiente a asientos registrales. Concordante con ello, el artículo bajo comento tenía que partir de la realidad existente, no apreciándose variación fundamental en la forma de su archivo (en orden cronológico, en función al número del asiento de presentación) y su empaste en legajos, siguiendo el mismo sistema establecido por el artículo 212º del ARGRP.

2.- En España, se utiliza el mismo sistema, definiéndose como legajo aquel que no está incluido dentro de los libros del archivo del Registro, porque no es un libro, sino un atado de documentos o de papeles. El artículo 399º del RH distingue los libros y legajos que forman el inventario de los que existen en el Registro. Disponen los artículos 410º y siguientes del RH que los Registradores deberán formar por meses, trimestres, semestres o años, según las circunstancias, cuatro órdenes de legajos: uno de los duplicados o copias de las cartas de pago,

otro de duplicados de mandamientos judiciales, otro de documentos públicos y otro de documentos privados. Los de cada especie se numerarán correlativamente, por el orden que se formen y en todo documento que se archive se pondrá indicación suficiente del asiento a que se refiera y en su caso copia de la nota puesta al pie del título. Sin embargo, no es obligatorio (sino sólo limitado a diversos supuestos especiales) el archivo de todos los títulos que dieron lugar a las inscripciones, inclusive; transcurridos veinte años, los legajos pueden ser destruidos o inutilizados.

3.- Empero, la necesidad de sustituir el archivamiento físico de los títulos y solicitudes de inscripción, así como la posibilidad de contar con duplicados de los mismos, es una necesidad largamente postergada en nuestro ordenamiento registral. El sistema de microfilmado establecido por el artículo 211º del ARGRP no ha tenido resultados significativos, siendo absolutamente ínfima la cantidad de títulos archivados que se encuentran archivados bajo dicho Sistema.

Por tal razón, sin negar la posibilidad del archivamiento por microfilmado establecida por el ARGRP, el segundo párrafo del presente artículo faculta a la SUNARP a disponer una nueva forma de archivamiento a través de sistemas informáticos o técnicas de micrograbación. De adoptarse alguna de estos sistemas, además del evidente ahorro de espacio físico, será sumamente fácil obtener copias de respaldo, a similitud de lo que ha ocurrido con los asientos de inscripción. Para tal efecto, la SUNARP deberá evaluar la aplicación de las disposiciones contenidas en los Decretos Legislativos Nº 681 y 827, la Ley Nº 26612, y, obviamente, los costos que podría demandar la aplicación de estos tecnologías avanzadas. En tanto ocurra ello, se continuará utilizando el sistema de archivo en legajos actualmente vigente.

ARTÍCULO 114º.- PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN PELIGRO DE DETERIOROCuando se deterioren determinadas fojas de los libros o fichas de inscripción y las mismas no se encuentren digitalizadas o reproducidas y exista el peligro de que de-saparezca su contenido, se procederá a transcribirlas a nuevas partidas. En la partida nueva se dejará constancia del hecho de la transcripción y del tomo y folio en que corre la inscripción primitiva.

ANTECEDENTESArtículo 215º del ARGRPArtículo 116º del AnteproyectoArtículo 114º del ProyectoArtículo 367º del RH

CONCORDANCIASArtículos 108º, 110º y 116º del NRGRP

Comentario1.- Este artículo regula una medida preventiva destinada a impedir la pérdida de información

respecto a inscripciones contenidas en tomos o fichas, por deterioro de las mismas. No se ha considerado dentro de su aplicación a aquellas que se encuentren sustituidas por microarchivos o digitalizadas, puesto que el término “sustitución” implica que la imagen capturada y almacenada en discos ópticos tiene el mismo valor que la original, por lo que, aunque el deterioro de las hojas del tomo o de la ficha determine la destrucción de la información física, siempre se contará con un microarchivo que permita reemplazarlas. Tampoco se ha hecho extensiva esta previsión para las partidas electrónicas constituidas por asientos electrónicos, puesto que éstas carecen de soporte físico que sea materia de deterioro, siendo que, además, en caso que el disco óptico en que se almacenan los microarchivos pudiera dañarse, siempre deberá existir la copia de respaldo que tiene igual valor.

2.- Puntualmente, lo que prevé el presente artículo, es similar a lo regulado por el artículo 215º del ARGRP. El Registrador, de oficio o por mandato del Gerente Registral competente, deberá proceder a transcribir el contenido de las fojas o fichas deterioradas, a una nueva partida registral. Naturalmente, la nueva partida que reemplace las hojas del tomo o la ficha en peligro de destrucción, deberá extenderse en partida electrónica, conforme a lo establecido por el artículo 48º

del NRGRP y constar en ella, que la misma se ha transcrito de otra, precisando el dato respecto al tomo y folio en el que corre la inscripción primitiva. Se advierte, claramente, un error de redacción en el presente artículo, en la medida que se indica textualmente que “se dejará constancia del tomo y folio” donde obra la inscripción objeto de transcripción, sin prever la posibilidad que la inscripción primitiva no corra en tomo y folio, sino en ficha, sin tener en cuenta que en el inicio del artículo se alude a “fichas de inscripción”. No obstante ello (que debemos reconocer constituye un error), es evidente que deberá dejarse constancia, en su caso, de la ficha en la que se encontraban registrados los asientos transcritos.

3.- Complementariamente, debe dejarse constancia que si bien hubiera sido preferible disponer que las hojas o fichas deterioradas fueran digitalizadas y sustituidas por microarchivos, esta solución no hubiera podido aplicarse en la mayor parte de casos, puesto que un deterioro muy significativo de su contenido podría impedir la adecuada captura (por medios informáticos) de la imagen de la foja del tomo o de la ficha. Asimismo, es pertinente indicar que si el deterioro es tan significativo que ha determinado la destrucción total o parcial de la partida registral, no procederá su transcripción, sino que, más bien, deberá optarse por su reproducción o reconstrucción, dentro de los supuestos regulados por los artículos 116º y siguientes del NRGRP.

CAPÍTULO IIREPRODUCCIÓN Y RECONSTRUCCIÓN DE PARTIDAS Y TÍTULOS

ARCHIVADOS

ARTÍCULO 115º.- ÁMBITO DE APLICACIÓNLas normas contenidas en el presente capítulo, serán de aplicación sólo en aquellos casos en los que las partidas registrales no hayan sido sustituidas por el sistema de microarchivos. Las copias de respaldo de dichos microarchivos en medios que aseguren su integridad e inalterabilidad, tienen el mismo valor y efectos legales que aquéllos.La Superintendencia Nacional de los Registros Públicos autorizará, en el ámbito nacional, la sustitución del archivo registral por microarchivos.

ANTECEDENTESArtículos 204º y 211º del ARGRPArtículo 9º de la Ampliación del R. de las I. Artículo 115º del Proyecto

CONCORDANCIASArtículos 108º y 109º del NRGRPResolución Nº 124-97-SUNARP/SNResolución Nº 096-2001-SUNARP/SN

Comentario1.- Este primer artículo indica en qué circunstancias se deberá de aplicar, la reproducción de

partidas o reconstrucción de partidas registrales. En primer lugar, el ámbito a aplicarse es restringido, pues señala que se iniciarán dichos procedimientos sólo cuando la partida registral materia de pérdida o destrucción, no haya sido sustituida por el sistema de microarchivos.

La necesidad de la inclusión del presente artículo, no previsto en el Anteproyecto, se sustentó en el hecho que, conforme al artículo 1º de la Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos Nº 124-97-SUNARP de 15 de agosto de 1997, el proceso de implementación del Sistema de Información Registral en la Oficina Registral de Lima y Callao, había determinado la “sustitución” del archivo registral de dicha Oficina, por el Sistema de Microarchivos. Vale decir, que no sólo se había autorizado una nueva técnica de inscripción (con la generación de asientos electrónicos, conservados a través de microarchivos contenidos en discos ópticos); sino que, también las inscripciones extendidas en Tomos y Fichas habían sido “sustituidas” a través de la

captura digital de sus imágenes en microarchivos contenidos en discos ópticos. De este modo, actualmente, tanto la publicidad registral que expide la ORLC como la calificación que efectúan sus Registradores, no se practica sobre la base de las inscripciones extendidas en Tomos o Fichas, sino que se utilizan las imágenes contenidas en los microarchivos antes mencionados. Siendo esto así, de encontrarse la partida registral física sustituida por dicho Sistema, carecía de finalidad disponer su reconstrucción, dado que la existencia de microarchivos que contienen su información, reemplaza para todos sus efectos a la partida registral perdida o destruida.

No obstante ello, es pertinente precisar que el artículo 4º del Decreto Legislativo Nº 827, establece que el Ministerio de Justicia deberá dictar las normas reglamentarias necesarias para la aplicación de la conversión de los archivos oficiales de la SUNARP al Sistema de Microarchivos, las mismas que hasta la fecha no se han dictado de manera específica.

2.- Consecuente con lo vertido anteriormente, cuando las partidas registrales han sido convertidas al Sistema de Microarchivos, resulta innecesaria su reproducción o reconstrucción. Pero, como quiera que, las inscripciones generadas bajo el sistema de asientos electrónicos constan sólo en microarchivos, sin contar con un soporte físico objeto de sustitución, cabría (en teoría) la eventual pérdida o destrucción del microarchivo contenido en el disco óptico (o inclusive la pérdida o destrucción de la totalidad del disco óptico). Por ello, como quiera que de acuerdo con el artículo 109º del NRGRP deben contarse con copias de respaldo de dichos microarchivos, la solución es evidente: dotar a dichas copias de respaldo del mismo valor y efectos legales que los microarchivos originales. Esto, siempre que las copias de respaldo garanticen su integridad e inalterabilidad, lo que actualmente se logra con la utilización de discos ópticos de “única escritura”.

Cabría, sin embargo, la improbable situación en que se produzca la pérdida o destrucción, tanto del microarchivo original como de su copia de respaldo. En ese caso, como las inscripciones no se encuentran ni sustituidas ni contenidas en microarchivos (precisamente debido a la pérdida de los originales y sus copias de respaldo), sí podrían aplicarse las disposiciones que sobre reproducción o reconstrucción contiene el presente capítulo. Empero, reiteramos que dicho caso sería sumamente extraño, puesto que la fácil obtención de copias de respaldo (inclusive más de una) y su custodia en lugares diferentes, debería impedir un supuesto como el planteado.

3.- Finalmente, como quiera que la sustitución del archivo registral por el Sistema de Archivos sólo ha concluido en la Oficina Registral de Lima y Callao, se ha precisado la competencia de la SUNARP para la autorización de dicha sustitución a nivel nacional, vale decir, respecto a otras Oficinas Registrales. Cabe mencionar, que la implementación del Sistema de Información Registral viene efectuándose, actualmente, en todas las Oficinas Registrales distintas a la ORLC, conforme a lo establecido en el artículo 1º de la Resolución del Superintendente Nacional de los Registros Públicos Nº 096-2001-SUNARP/SN de 06 de abril del 2001.

ARTÍCULO 116º. - REPRODUCCIÓN DE PARTIDA REGISTRALEl servidor o funcionario que advierta la pérdida o destrucción total o parcial de una partida registral, deberá poner en conocimiento de la Gerencia Registral correspondiente dicha circunstancia, a efecto de que ésta disponga las acciones que permitan establecer si dicha partida cuenta con un duplicado, así como la búsqueda en el Diario de los títulos presentados con relación a la misma.Ejecutadas las acciones indicadas en el párrafo anterior, y siempre que se cuente con el duplicado de la partida perdida o destruida y la totalidad de la información referente a la misma, la Gerencia Registral ordenará la reproducción de la partida registral, extendiéndose los asientos respectivos en la forma prevista en el Artículo 48º de este Reglamento.La reproducción estará a cargo del Registrador designado por dicha Gerencia, el mismo que deberá ejecutarla dentro de los diez días siguientes a la fecha de la notificación de la resolución que la ordena, dejando constancia que se trata de una reproducción de la partida registral original.

ANTECEDENTESArtículo 116º del Proyecto

Artículo 117º del Anteproyecto.Artículos 204º y 211º del ARGRPArtículo 9º del R. de las I.

CONCORDANCIASArtículos 48º, 114º y 115º del NRGRP

Comentario1.- La reproducción de partidas registrales es una innovación prevista en el NRGRP, que no se

encontraba regulada en el ARGRP. Su finalidad es la de solucionar, en la forma más rápida posible, la pérdida o destrucción (total o parcial) de una partida registral organizada en tomos o fichas movibles. Ello es posible cuando se cuenta con duplicados de la misma, que (como se recuerda) pueden haberse obtenido mediante su microfilmado o la obtención de copias fotostáticas, conforme al artículo 204º del ARGRP y el artículo 9º de la Ampliacion del Reglamento de las Inscripciones. No será necesaria la reproducción cuando la partida física ha sido sustituida por microarchivos, tal como se ha indicado en el comentario del artículo precedente.

2.- Puntualmente, el procedimiento de reconstrucción se efectúa de la siguiente manera:a) Se inicia cuando un funcionario o servidor del Registro, advierte la pérdida o destrucción (total

o parcial) de la partida registral. Nótese que el mero deterioro (sin determinar la carencia de la información en ella contenida) no dará lugar a su reproducción, sino a su transcripción de la manera establecida por el artículo 114º del NRGRP. Nada obsta, sin embargo, que un interesado que ha tomado conocimiento de dicha pérdida o destrucción, solicite el inicio de procedimiento.

b) El funcionario o servidor pone en conocimiento del Gerente Registral competente (el del Registro al cual corresponde la Partida o al Gerente Técnico Registral cuando no existan Gerentes de cada Registro) la pérdida o destrucción de la partida.

c) La Gerencia Registral respectiva, luego de tomar conocimiento del hecho, asume este procedimiento (cuya naturaleza es administrativa-registral y no de calificación registral), debiendo verificar: la efectiva pérdida o destrucción de la partida (disponiendo su búsqueda por el personal encargado de la custodia de las partidas); la existencia o no de un duplicado de la partida registral; y efectuar la búsqueda en el Diario de los títulos presentados respecto a dicha partida. Cabe indicar, que esta búsqueda en el Diario se efectúa debido a que desde la fecha que se obtuvo el duplicado (fotocopia o microfilm) pueden haberse extendido nuevas inscripciones que no consten el citado duplicado.

d) Verificada la existencia de un duplicado de la partida y que se cuenta con la totalidad de la información referente a la misma, el Gerente Registral emite la resolución correspondiente, disponiendo la reproducción de la partida, la cual se efectuará en partida electrónica (artículo 48º del NRGRP). La reproducción no es más que la transcripción (pero mediante asientos electrónicos) de los que constan en el duplicado de la partida registral. Eventualmente, la reproducción también comprenderá la extensión de los asientos correspondientes a los títulos inscritos en la misma partida registral, siempre que se haya podido establecer, mediante la búsqueda efectuada en el Diario, la existencia de inscripciones posteriores a la fecha en que se obtuvo el duplicado de la partida registral.

e) La reproducción será efectuada por el Registrador que designe la Gerencia Registral, dentro de los diez días siguientes (útiles en aplicación del artículo 4º del NRGRP) de la fecha en la que se le notifique la resolución que ordena la reproducción. Obviamente, en la nueva partida registral deberá dejarse constancia del hecho que la misma es una “reproducción” de la original.

3.- Finalmente, cuando no exista o no resulte posible ubicar el duplicado de la partida registral, no procederá la reproducción sino la reconstrucción de la partida registral (artículo 118º y ss. del NRGRP). De igual manera ocurrirá cuando, existiendo el duplicado de la partida, pueda establecerse que no se cuenta con la totalidad de la información en ella contenida. Por ejemplo, cuando por la verificación en el Diario se establezca la existencia de asientos de presentación posteriores a la fecha de obtención del duplicado de la partida registral, que han determinado la extensión de inscripciones en la partida perdida o destruida, sin que se cuente con los títulos archivados correspondientes a dichas inscripciones que no constan en el duplicado.

ARTÍCULO 117º. - RECONSTRUCCIÓN DE PARTIDASEn los casos en que la Gerencia Registral, luego de realizadas las acciones previstas en el primer párrafo del artículo anterior, no cuente con el duplicado de la partida perdida o destruida y la totalidad de la información relativa a la misma, ordenará el inicio del procedimiento de reconstrucción de la partida. En la resolución, que a tal efecto se expida, se designará al Registrador encargado de llevar adelante la reconstrucción y se dispondrá la publicación de un aviso en el Diario Oficial El Peruano y en otro de mayor circulación.Adicionalmente, se ordenará la utilización de mecanismos de publicidad que la Oficina Registral considere pertinentes, tales como la colocación de avisos en los lugares más visibles de la oficina, medios electrónicos públicos u otros que permitan dar a conocer dicho procedimiento a los interesados, los que se mantendrán durante todo el período de reconstrucción.Las publicaciones mencionadas en los párrafos precedentes, deberán precisar la pérdida o destrucción producida, los datos que permitan el mejor conocimiento de las inscripciones materia de reconstrucción y la convocatoria a los interesados para que aporten toda la información que permita la reconstrucción de las partidas perdidas o destruidas.Sin perjuicio de dichas publicaciones, la Gerencia podrá solicitar información a los Notarios, al Archivo de la Nación, a las Municipalidades, u otras entidades o personas vinculadas a las inscripciones materia de reconstrucción.

ANTECEDENTESArtículo 216º del ARGRPArtículo 118º del AnteproyectoArtículo 117º del ProyectoArtículo 238º de la LHArtículo 367º del RH

CONCORDANCIASArtículo 23º del RIRPUArtículos 29º inciso b), 116º, 118º, 119º y 120º del NRGRP

Comentario1.- Este artículo tiene como antecedente inmediato al artículo 216º del ARGRP, el cual

establecía un procedimiento para la reconstrucción de partidas, cuyo esquema fundamental se ha mantenido. No obstante ello, el NRGRP regula con mucha mayor precisión la manera en que se desarrolla dicho procedimiento, las diferentes formas de su conclusión, los efectos de los asientos provisionales extendidos durante la reconstrucción y otros supuestos (conclusión anticipada y reconstrucción posterior al vencimiento del plazo) que no se encontraban previstos en la reglamentación abrogada. Asimismo, el período de reconstrucción que era de un año en el ARGRP se ha reducido a seis meses. De igual modo, se ha establecido que sólo procede la reconstrucción de la partida, cuando no hubiera sido posible aplicar el procedimiento de reproducción de partidas regulado en el artículo precedente.

Cabe mencionar que la LH no contiene disposición sustantiva sobre la reconstrucción de partidas registrales, puesto que su artículo 238º se ha limitado a remitir la regulación de la destrucción de los “libros” a lo dispuesto en las Leyes de 15 de Agosto de 1873 y 05 de Julio de 1938. Sin embargo, a través de diversas Órdenes, Circulares y Resoluciones de la Dirección General de los Registros y el Notariado, se han complementado las disposiciones respecto a dicha reconstrucción de libros.

2.- En el presente artículo se regulan los supuestos de aplicación, inicio, publicaciones y otros mecanismos de publicidad e indagaciones complementarias, referidas al procedimiento de reconstrucción de partidas. Estos son los siguientes:a) Respecto a los supuestos de hecho, se parte (al igual que la reproducción de partidas) de la

verificación de la existencia de pérdida o destrucción (total o parcial) de una partida registral, la que es comunicada al Gerente Registral competente. Dicho Gerente Registral, efectuadas las acciones a que se contrae el primer párrafo del artículo 116º del NRGRP (búsqueda de títulos en el diario y comprobación de existencia de duplicados de la partida), de no reunirse los

supuestos necesarios para la reproducción de la partida (contar con el duplicado y toda la información referida a la partida registral), emitirá la Resolución que dé inicio al procedimiento de reconstrucción.

b) La Resolución que inicia el procedimiento de reconstrucción debe contener la designación del Registrador encargado de llevar adelante la misma. Ello, para los efectos que ante dicho funcionario puedan presentarse los documentos que pudiera aportar cualquier interesado.

c) El procedimiento de reconstrucción se comunica a cualquier interesado, a través de la publicación de un aviso en el Diario Oficial “El Peruano” y en otro de mayor circulación. El aviso no contendrá el texto íntegro de la Resolución, sino un resumen de la misma, consignando los datos que permitan el perfecto conocimiento del procedimiento por parte de los interesados (Número de la Partida Registral, Resolución que dispone el inicio del procedimiento, Registrador encargado del mismo, etc.), convocándolos para la presentación de los documentos que permitan la reconstrucción.

d) En adición (no en sustitución de dichos avisos) se ha previsto la posibilidad de la utilización de otros mecanismos de publicidad, que faciliten a los interesados conocer la existencia del procedimiento. Así se indica, de modo enunciativo y no limitativo, la colocación de avisos en la Oficina Registral, la utilización de medios electrónicos públicos (como la publicación del aviso en la página Web de la Oficina Registral) u otros destinados a la misma finalidad. Por ejemplo, en poblaciones pequeñas, consideramos que podría ser de gran utilidad la colocación de avisos en edificios públicos (municipalidad, juzgados, etc.) y su comunicación mediante avisos en radiodifusoras locales.

e) No se ha previsto, en principio, la notificación personal a los titulares de derechos inscritos en la partida objeto de reconstrucción, en la medida que (precisamente) la pérdida o destrucción total de la partida impide conocer la identidad y domicilio de dichos titulares. Sin perjuicio de ello, resultaría útil la notificación personal a los titulares de derechos inscritos, cuando la destrucción o pérdida sea parcial (sólo determinadas fojas o parte de la Ficha), caso en el cual sí sería posible establecer la identidad de (cuando menos) algún titular de derecho inscrito y verificar el domicilio consignado en el título archivado correspondiente a la inscripción. De igual manera, cuando la reconstrucción se ha iniciado a solicitud de parte interesada, consideramos que deberá notificársele la Resolución al recurrente.

3.- Concurrentemente, en el entendido que deben agotarse todos los medios que permitan la efectiva reconstrucción de la partida registral, el párrafo final del presente artículo faculta al Gerente Registral (no al Registrador encargado del proceso) para solicitar información respecto a las diversas instituciones públicas o privadas o personas naturales, que, a su criterio, pudieran contar con información vinculadas a las inscripciones materia de reconstrucción. Se cita, expresamente, en el artículo bajo comentario, a los Notarios, Archivos de la Nación y Municipalidades.

4.- Los documentos que podrán ser aportados en el marco de la reconstrucción de partidas registrales, pueden ser, entre otros:

a) Copias certificadas o literales de la partida registral sujeta a pérdida o destrucción.b) Testimonios o Partes Notariales, en los que conste la anotación de inscripciones extendidas en

la partida registral objeto de reconstrucción.c) Otros documentos públicos (administrativos o judiciales) o privados, que hubieran dado lugar a

la extensión de asientos de inscripción en la partida registral correspondiente a la reconstrucción. Es importante, pero no obligatorio, que cuenten con la anotación de inscripción respectiva, en la medida que ello permitirá determinar que corresponden a asientos registrales efectivamente extendidos.

ARTÍCULO 118º.- PLAZO DE LA RECONSTRUCCIÓN E INSCRIPCIONES PROVISIONALESEl período de reconstrucción durará seis (6) meses contados desde la fecha de la última publicación en los diarios, período en el cual, la Gerencia

mediante resoluciones debidamente motivadas, ordenará se extiendan provisionalmente los asientos que reemplacen a aquellos que quedaron destruidos, cuando se obtenga la información que permita acreditar su anterior inscripción.Los asientos provisionales a que se refiere el párrafo precedente, no gozan de los efectos inherentes a las inscripciones, teniendo carácter meramente informativo.


CONCORDANCIASArtículo 24º del RIRPUArtículos 117º, 119º y 120º del NRGRP

Comentario1.- El plazo establecido para el período de reconstrucción fue una cuestión, básicamente, de

opción adoptada por el NRGRP. Se tuvo en consideración que el plazo de un año previsto en el artículo 216º del ARGRP, era muy prolongado en su vigencia temporal, más aún cuando el mismo determina la suspensión del plazo de vigencia del asiento de presentación de título referentes a la partida registral materia de reconstrucción, conforme al literal b) del artículo 29º del NRGRP. En tal sentido, se fijó dicho plazo en seis meses, contados a partir de la publicación del último de los avisos previstos en el artículo precedente, en la medida que la publicación de los mismos (que es independiente y distinta de la fecha de la expedición de la Resolución que da inicio al procedimiento), es la que convoca a los interesados para la aportación de instrumentos que permitan la reconstrucción de la partida registral.

2.- Asimismo, se ha establecido que durante el período de reconstrucción de la partida registral, la Gerencia Registral competente podrá emitir resoluciones ordenando (al Registrador encargado del procedimiento) la extensión de asientos provisionales que reemplacen a los que fueron materia de pérdida o destrucción. Ello procederá siempre que a través de la aportación de documentos por cualquier persona natural o jurídica, se cuente con los instrumentos que permitan contar con el texto de los asientos pertinentes o con los títulos archivados que habrían dado mérito a extender las inscripciones (en sentido amplio) que contenía la partida registral original. La denominación de “asientos provisionales” adoptada por el NRGRP, tiene por finalidad diferenciarla de las anotaciones preventivas, debido a que, si bien éstas son asientos también provisionales y transitorios tienen por finalidad (cuando menos) enervar la aplicación de la presunción de exactitud de los asientos registrales, lo que no ocurre con los asientos provisionales extendidos durante el período de reconstrucción, puesto que, en tanto no se pueda determinar que se cuenta con la totalidad de asientos conformantes de la partida registral perdida o destruida, tampoco podrá establecerse la vigencia actual y, por tanto, la producción de efectos de los mismos. (puesto que pueden haber sido materia de cancelación, sustitución por transferencia o modificación del derecho, caducidad si no han sido renovados, etc.).

3.- Teniendo en cuenta lo expuesto en el artículo precedente, con la finalidad de evitar confusión respecto a la finalidad de la extensión de los asientos provisionales durante el período de reconstrucción, se ha previsto expresamente en el segundo párrafo del artículo sub exámine, que ellos no tendrán otros efectos distintos a los meramente informativos. No gozarán de presunción de exactitud ni ninguno de los demás efectos propios de los asientos de inscripción, habida cuenta que (en tanto no culmine el procedimiento correspondiente) será imposible establecer sino han sido cancelados, sustituidos o han caducado. Nótese que, conforme al inciso d) del artículo 216º del ARGRP, se considera que las inscripciones provisionales previstas durante el período de reconstrucción, tenían la calidad de “anotaciones preventivas”. En criterio de la Comisión Revisora, dichos asientos carecen de los efectos propios de las anotaciones preventivas, por las razones expuestas anteriormente.

ARTÍCULO 119º.- CONCLUSIÓN Y EFECTOS DEL PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCIÓN

Transcurrido el plazo a que se refiere el artículo anterior, la Gerencia correspondiente declarará concluido el procedimiento y adoptará alguna de las siguientes acciones:a) Convertir en definitivos los asientos provisionales extendidos durante el

procedimiento, previo reordenamiento de acuerdo a su presentación por el Diario, en su caso. Dicha conversión sólo procederá cuando se cuente con todos los asientos que integran la partida. La conversión implica que la partida ha quedado reconstruida;

b) Prorrogar indefinidamente la vigencia de los asientos provisionales extendidos durante dicho procedimiento, en caso no sea posible acreditar que los asientos provisionales constituyen la totalidad de los que integran la partida materia de reconstrucción. En este supuesto, el procedimiento concluirá sin que se reconstruya la partida;

c) Dar por concluido el procedimiento sin haber reconstruido la partida, al no haberse podido extender ningún asiento provisional durante el procedimiento.

En los supuestos de los literales a) y b) se ordenará además, que se extienda la anotación que publicite la conclusión del procedimiento en la partida correspondiente.Para efectos de la calificación, las situaciones previstas en los literales b) y c) se considerarán como obstáculos insalvables.


CONCORDANCIASArtículo 55.7º y 131.3º de la LPAGArtículo 23º del RIRPUArtículo 29º inciso b), 42º, 117º 118º y 120º del NRGRP

Comentario1.- El vencimiento del plazo establecido por el artículo precedente para la reconstrucción de la

partida registral, determinará ineludiblemente y sin posibilidad de prórroga alguna, la conclusión del procedimiento respectivo (pero no así la posibilidad de la reconstrucción de la partida registral conforme al artículo 121º del NRGRP). Sin embargo, dependerá de la existencia de los documentos aportados por terceros o ubicados por la Oficina Registral dentro de su archivo, la posibilidad que el procedimiento concluya con la efectiva reconstrucción de la partida. Por ello, a diferencia de la anterior reglamentación, el NRGRP prevé expresamente las distintas formas de conclusión y efectos del procedimiento de reconstrucción realizado. La conclusión del procedimiento, dará siempre lugar a la expedición de la Resolución correspondiente por la Gerencia Registral competente, la cual podrá adoptar cualquiera de las posibilidades que analizaremos a continuación.

2.- La primera posibilidad, regulada en el literal a) de este artículo, corresponde realmente a la Reconstrucción de la Partida Registral. Para su aplicación, el Gerente Registral deberá establecer, indubitablemente, que se cuenta con la totalidad de los asientos conformantes de la partida registral. En ese caso, como lógica consecuencia de la exitosa conclusión del proceso de reconstrucción, los asientos provisionales extendidos durante el procedimiento respectivo, se convertirán en definitivos (de manera similar a las anotaciones preventivas). Sin embargo, como los asientos provisionales se extienden en el orden que se aportan los documentos o cuando son ubicados en el archivo registral, es posible que el orden de dichos asientos no sea el mismo que corresponda al que se obtendría de aplicarse el criterio de la fecha de presentación de los títulos correspondientes, lo que podría generar una inexacta interpretación de la prioridad y vigencia de los derechos en ellos publicitados. En tal sentido, se prevé que, de ser el caso, previamente a su conversión en definitivos, se efectuará su reordenamiento de acuerdo a la fecha de presentación en el Diario de los títulos que dieron mérito a la inscripción de los asientos reconstruidos.

3.- La segunda alternativa [literal b) del presente artículo] deberá aplicarse cuando vencido el plazo del procedimiento, si bien se han extendido asientos provisionales, el Gerente Registral no puede formar convicción respecto a que las únicas inscripciones existentes en la partida registral,

corresponden exactamente a las que son materia de los asientos provisionales. En este caso, no se considerará que se ha producido la reconstrucción de la partida registral, en la medida que ella sólo procede cuando se cuenta con todos los asientos de la misma. Sin embargo, como el avance logrado respecto a la información contenida en los asientos provisionales no debería perderse, se ha establecido que esta forma de conclusión del procedimiento determinará, también, la prórroga indefinida de la vigencia de dichos asientos provisionales. Cabe precisar que dicha prórroga de la vigencia de los asientos provisionales no implica, en modo alguno, que obtengan mayores efectos que los previstos en segundo párrafo del artículo 118º: mera información que no goza de ninguna de las características propias que se derivan de los asientos de inscripción. Inclusive, si aún concluido el procedimiento de reconstrucción, se pudiera contar con la información que complete los asientos faltantes, podrían servir para la aplicación del supuesto establecido en el artículo 121º del NRGRP.

4.- La última alternativa que puede adoptar el Gerente Registral, de concluir el procedimiento de reconstrucción sin que se haya extendido ningún asiento provisional (o no se cuente con la documentación necesaria para extenderlos), será la de declaración de la finalización del procedimiento. Obviamente, no existiendo asientos provisionales no será posible su conversión ni la prórroga de su vigencia.

5.- La Resolución expedida por el Gerente Registral, en los supuestos de conversión en definitiva o prórroga de la vigencia de los asientos provisionales, dará lugar a la extensión de anotaciones en la partida registral en la que se extendieron dichos asientos provisionales. En estas anotaciones se consignará la conclusión del procedimiento, ejecutándose las acciones dispuestas por la mencionada Gerencia que serán extendidas por el Registrador encargado de la Reconstrucción. En el supuesto previsto en el literal c) del presente artículo, si la reconstrucción obedece a una pérdida o destrucción total de la partida registral, habida cuenta que no se han extendido asientos provisionales, no existiría partida registral donde efectuar las anotaciones correspondientes a la conclusión del procedimiento de reconstrucción. En cambio, si sólo se ha producido la pérdida parcial de la partida registral materia de reconstrucción, consideramos que, aún en el supuesto establecido por el referido literal c) de este artículo, sí cabría extender las anotaciones de conclusión del procedimiento, aunque el texto del NRGRP no lo prevea expresamente.

6.- Finalmente, en caso que durante el procedimiento de reconstrucción se hubieran presentado títulos referidos a partida perdida o destruida, en aplicación del artículo 29º inciso b) del NRGRP, al existir un obstáculo que impide su calificación, el Registrador tendría que haber dispuesto la suspensión del plazo de vigencia de su asiento de presentación, hasta la conclusión del procedimiento respectivo. Obviamente la conclusión del procedimiento de reconstrucción determina la finalización de la suspensión de la vigencia, determinando dos alternativas. La primera es que, habiéndose producido la efectiva reconstrucción de la partida, el Registrador reasumirá la calificación del título, formulando la decisión que corresponda. (observación, inscripción, liquidación, tacha). Todo lo contrario ocurrirá si no se ha logrado la total reconstrucción de la partida registral, supuesto en el cual dicha circunstancia constituirá un obstáculo insalvable para la calificación integral de la partida registral, por lo que el Registrador deberá proceder a su tacha sustantiva conforme el artículo 42º del NRGRP.

ARTÍCULO 120º.- CONCLUSIÓN ANTICIPADA DEL PROCEDIMIENTOSin perjuicio de lo indicado en los artículos anteriores, la Gerencia podrá disponer la conclusión anticipada del procedimiento de reconstrucción, cuando advierta de manera indubitable que se cuenta con todas las inscripciones de la partida materia de reconstrucción, en cuyo caso se aplicará lo dispuesto en el literal a) del artículo precedente.

ANTECEDENTESArtículo 118º del AnteproyectoArtículo 120º del Proyecto

CONCORDANCIASArtículos 29º inciso b), 117º, 118º y 119º del NRGRP

Comentario1.- No resulta necesario que concluya el plazo establecido en el artículo 118º del NRGRP,

siempre que se advierta sin duda alguna que se cuenta con toda la información necesaria para la reconstrucción respectiva. Carecería de sentido esperar, sin finalidad alguna, el vencimiento de los seis meses establecidos como período de reconstrucción, cuando se ha obtenido todos los títulos archivados (e inclusive copias literales recientes) correspondiente a la partida registral perdida o destruida. El tema de la indubitabilidad se discierne sobre la base de la información que obra en el Diario y otros elementos que permitan colegir la inexistencia de otros asientos registrales (como la antigüedad de los asientos, la referencia a la existencia de otros asientos en los asientos provisionales extendidos, etc.). Inclusive, de obtenerse toda la información en un solo acto, el Gerente podría evaluar la procedencia de no extender asientos provisionales, sino, directamente, declarar concluido el procedimiento y disponer la extensión de asientos de inscripción definitiva.

2.- En cuanto a los efectos que se derivan de esta conclusión “anticipada” del procedimiento de reconstrucción, ellos serán los mismos que los establecidos en el literal a) del artículo 119º del NRGRP, es decir, la conversión en definitiva de los asientos provisionales y su eventual reordenación. Obviamente, al concluir el proceso de reconstrucción, deberá procederse a la calificación del título o títulos pendientes existentes respecto a la partida registral submateria, cuya vigencia del asiento de presentación pudiera haber quedado suspendida en aplicación del artículo 29º inciso b) del NRGRP.

ARTÍCULO 121º.- RECONSTRUCCIÓN CON POSTERIORIDAD AL VENCIMIENTO DEL PLAZONo obstante haber concluido el procedimiento, sin que haya sido posible reconstruir la partida registral correspondiente, puede ordenarse la reconstrucción con posterioridad, cuando surjan elementos que permitan determinar de manera indubitable que se cuenta con toda la información de la partida registral, siendo de aplicación lo dispuesto en el literal a) del Artículo 119º del presente Reglamento.


CONCORDANCIASArtículos 29º inciso b), 117º, 118º, 119º y 120º del NRGRP

Comentario1.- Puede suceder, que habiéndose efectuado las publicaciones de los avisos que convocan a

la aportación de instrumentos que permitan la reconstrucción de la partida registral, no se obtiene la información necesaria dentro del plazo establecido para tal finalidad (6 meses). En tal situación, como quiera que el procedimiento de reconstrucción (no la posibilidad de la reconstrucción) no puede prolongarse de manera indeterminada, si bien deberá darse por finalizado el procedimiento dentro de alguno de los supuestos a que se refieren los incisos b) y c) del artículo 119º del NRGRP; nada obsta que cualquier interesado pueda presentar, después de la conclusión del plazo antes mencionado, nuevos documentos que completen la información requerida, la cual permitiría la efectiva reconstrucción de la partida, conforme al inciso a) del mismo artículo, sin que, formalmente, se dé lugar al inicio de un nuevo procedimiento destinado a dicha finalidad.

2.- En la reglamentación abrogada nada se establecía sobre esta posibilidad, lo que generó la interrogante respecto a que si vencido el plazo de un año establecido por el artículo 216º del ARGRP, podría iniciarse un segundo procedimiento de reconstrucción, cuando se presentaban nuevos documentos respecto a la partida que no había podido ser reconstruida. La Comisión Revisora no consideró conveniente la posibilidad de dar lugar a un segundo (y con la misma razón a un eventual tercero, cuarto, etc.) procedimiento de reconstrucción. En tal sentido, si por los nuevos documentos aportados, ya concluido el procedimiento de reconstrucción, se determina que se cuenta con la totalidad de la información respecto a la partida que fue materia de pérdida o

destrucción, no se iniciará un nuevo procedimiento de reconstrucción, sino que el Gerente Registral dictará la Resolución correspondiente, ordenando que se ejecuten las acciones establecidas en el literal a) del artículo 119º del NRGRP, anteriormente comentadas.

3.- Cabe precisar lo que ocurrirá con los títulos que se presente respecto a una partida en la cual el procedimiento de reconstrucción concluyó sin dar lugar a la reconstrucción efectiva de la partida registral. En este supuesto, como no existe procedimiento alguno en trámite, estimamos que se deberá proceder de la misma manera que se deriva del último párrafo del artículo 119º del NRGRP, es decir, proceder a su tacha sustantiva, por existir obstáculo insalvable que impide de manera absoluta su calificación. Sin perjuicio de ello, de producirse la reconstrucción a la que alude este artículo, procederá su calificación, sin que ello implique la aplicación de supuesto alguno de suspensión del plazo de vigencia del asiento de presentación respectivo.

ARTÍCULO 122º.- REPRODUCCIÓN DEL TÍTULO ARCHIVADOEl servidor o funcionario que advierta la pérdida o destrucción total o parcial de un título archivado, deberá poner en conocimiento del Gerente Registral correspondiente dicha circunstancia. Dicho funcionario, previa verificación de la pérdida o destrucción así como del contenido del asiento de presentación respectivo, oficiará al Notario, autoridad judicial, administrativa u otro que pudiese tener en su poder la matriz del instrumento que dio mérito a la inscripción o el ejemplar duplicado con la anotación de inscripción correspondiente, solicitándole proporcione al Registro, dentro del plazo de 30 días de recibido el oficio, el instrumento o ejemplar duplicado que permita la reproducción respectiva.Recibido el instrumento a que se refiere el párrafo precedente, el citado Gerente ordenará se incorpore al archivo de títulos, conjuntamente con el duplicado de la solicitud de inscripción, la constancia de los derechos pagados al Registro y la Resolución de Gerencia en cuyo mérito se ordena dicha incorporación.


CONCORDANCIASArtículos 54º, 96º, 108º inc. b), 113º y 123º del NRGRP

Comentario1.- La reproducción de títulos archivados es una operación esencialmente simple, en la medida

que, a diferencia de la pérdida o destrucción de una partida registral, no existirá posible afectación de los derechos inscritos, sino sólo la obtención de los instrumentos que dieron mérito a los asientos registrales, por pérdida o destrucción (total o parcial) de los mismos. En el caso que se trate de instrumentos públicos (sobre todo notariales), será probable que, a través de la solicitud al notario o a la autoridad administrativa o judicial correspondiente, pueda obtenerse un nuevo ejemplar del documento inscrito. Obviamente, ello se logra debido a la posible conservación del instrumento matriz en el archivo respectivo (notarial, judicial o administrativo), lo que permite la expedición de p.ej., un nuevo traslado instrumental de la escritura o copias certificadas de actuados que constan en el expediente judicial o en el expediente administrativo, según sea el caso. En cambio, tratándose de instrumentos privados (en los que no existe matriz que sea conservada por autoridad alguna), la aportación de los documentos perdidos o extraviados sólo podría ser efectuada por los directos interesados en ella, si es que conservaron un ejemplar duplicado del instrumento, siempre que en él conste la anotación de inscripción respectiva.

Nótese que al existir la partida registral, constan en ella los datos referidos a la inscripción extendida en virtud del instrumento perdido o extraviado, lo que permitirá establecer la posibilidad

de la solicitud a la entidad que conserve la matriz y, eventualmente, a la persona que pudiera conservar un ejemplar duplicado del instrumento inscrito.

2.- En cuanto atañe a los actos que conforman este procedimiento, ellos son los siguientes:a) La destrucción o perdida, total o parcial, es advertida por un servidor o funcionario del Registro,

el cual comunica dicha situación al Gerente Registral correspondiente. Aunque ello no se indica en este artículo, también es procedente que ello se ha puesto en conocimiento de dicho Gerente, por cualquier interesado que haya podido (p. ej., a través de una manifestación) informarse de la pérdida o destrucción.

b) El Gerente Registral verificará la efectiva pérdida o destrucción del título archivado correspondiente. Ello, además de la búsqueda en el archivo registral, implica la comprobación de la existencia del asiento de presentación en el Diario, cuando se trata de pérdida o destrucción total. En el caso de pérdida o destrucción parcial, deberá establecerse, más bien, si el documento o documentos aparentemente faltantes, fueron realmente presentados de acuerdo con la solicitud de inscripción respectiva.

c) Comprobado lo señalado precedentemente, atendiendo a los datos que consten en el asiento de inscripción o en el mismo título archivado (cuando se trata de pérdida o destrucción parcial), el gerente oficiará al notario, funcionario o persona, que pudiese conservar la matriz del instrumento o el ejemplar duplicado del mismo. Es factible que se solicite la información a diversas entidades o personas, en la medida que exista posibilidad que más de una pueda conservar la matriz o el ejemplar duplicado. En el oficio (u oficios) se consignará el plazo de 30 días (hábiles) contados a partir de su recepción, a los efectos que se aporte el documento solicitado.

d) Si la Gerencia Registral recibe el documento solicitado, dentro del plazo establecido en ellos, procederá a expedir la Resolución que ordene su incorporación al título archivado, concluyendo de esta manera el procedimiento de reproducción.

3.- El procedimiento de reproducción no se iniciará o no concluirá con la efectiva reproducción del título archivado, en su caso, en los siguientes supuestos:a) Cuando el Gerente Registral pueda verificar que, respecto al título archivado que habría dado

lugar a la extensión de la inscripción, no existe asiento de presentación en el Diario. Ello debería dar lugar, más bien, a las investigaciones que descarten la posible aplicación del artículo 96º del NRGRP, sobre cancelación por comprobada inexistencia del asiento de presentación.

b) Cuando de los datos del asiento de inscripción o los existentes en el Diario, no pueda establecerse la entidad o persona a la cual deberá solicitarse la aportación de un nuevo ejemplar o el ejemplar duplicado, del instrumento perdido o destruido En este caso, se procederá directamente a iniciar el procedimiento de reconstrucción previsto en el artículo siguiente.

c) Cuando, vencido el plazo para la aportación de los documentos por la entidad o persona a quien se solicitó el instrumento o ejemplar (30 días hábiles contados a partir de la recepción del oficio), no se haya recibido documento alguno.

4.- Una cuestión no regulada, es el pago de los derechos que correspondan a la expedición de los instrumentos solicitados para la reconstrucción. En principio, tratándose de entidades del Sector Público, podría sustentarse que la expedición de ellos se enmarcaría dentro del criterio de colaboración entre entidades administrativas previsto en el numeral 76.2.2 del artículo 76º de la LPAG. Sin embargo, se aprecia que dicho numeral se limita a datos o información, por lo que, en estricto, no sustentaría la inafectación de los derechos que pueda cobrar la entidad por la expedición de copias certificadas de instrumentos que obran en su archivo. Por ello, consideramos que el pago de los derechos, de ser requeridos por la institución a la cual se solicitó el instrumento, debería ser abonado por la Oficina Registral respectiva, habida cuenta que la pérdida o destrucción es atribuible a su propia responsabilidad.

5.- Finalmente, es conveniente señalar, que si se cuenta con duplicados microfilmados del título archivado (hipótesis realmente extraordinaria), la reproducción podría efectuarse sobre la

base de los mismos. En tal sentido, como casi la totalidad de títulos archivados no cuentan con duplicados existentes en entidad registral, resultaría conveniente que la SUNARP proceda a establecer los medios de archivamiento de los mismos, a través de los sistemas de reproducción informática o micrograbación a que se refiere el artículo 113º del NRGRP, lo que haría innecesarios los procedimientos de reproducción o reconstrucción de títulos archivados.

JURISPRUDENCIA

Res. Nº 205-99-ORLC/TR de fecha 23-08-99 Tomo IX, fojas 104 “ Que, como se ha procedido a verificar, el título archivado que dio origen al asiento que se solicita rectificar (de 1949), por circunstancia de antigüedad, no obra en el Archivo Registral, por lo que en interpretación extensiva del artículo 123º del Reglamento General de los Registros Públicos debe precisarse que para efectuar la inscripción rectificatoria de un asiento cuyo título archivado no existe en el Registro, resulta necesario la presentación del mismo en testimonio o copias certificadas expedidas por el mismo funcionario o institución que conserve en su poder la matriz; circunstancia que no se ve verificada del presente título en el que se ha presentado únicamente la copia de la escritura pública certificada por funcionario distinto al que la extendió o que pudiera conservar la matriz en su poder...”

ARTÍCULO 123º.- RECONSTRUCCIÓN DE TÍTULOS ARCHIVADOSCuando no sea posible cursar el oficio a que se refiere el artículo anterior o cuando haya transcurrido el plazo señalado en el mismo, sin que se reciba documentación alguna, la Gerencia emitirá Resolución disponiendo el inicio del procedimiento de reconstrucción del título archivado, para cuyo efecto convocará, mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano y otro de mayor circulación, a todas las personas interesadas para que proporcionen al Registro los instrumentos correspondientes, precisando los datos del asiento de presentación y del presunto contenido del título materia de reconstrucción.La reconstrucción concluirá cuando se obtenga los instrumentos que permitan completar la información faltante, sin perjuicio de que la calificación se efectúe sobre la base de los asientos publicitados.Excepcionalmente, cuando la falta del antecedente registral impida de manera absoluta la adecuada calificación de los títulos que se presenten, el Registrador emitirá la observación correspondiente, en cuyo caso, procederá la suspensión a que se refiere el literal c) del Artículo 29º de este Reglamento, por un plazo de seis meses contados a partir de la expedición de dicha observación, a efecto de que pueda disponerse la reproducción o, en su caso, la reconstrucción del título archivado faltante. Concluido dicho plazo, sin que se cuente con la información necesaria para la calificación, procederá la tacha del título presentado.


CONCORDANCIASArtículos V del TP, 29º inciso c), 32º inciso b), 54º, 96º,108º inciso b), 113º y 123º del NRGRPArtículo 140º del CPC

Comentario1.- Como se ha indicado en el comentario del artículo precedente, bien debido a que no existen

datos que permitan dirigir los oficios solicitando la remisión del instrumento o ejemplar que reemplaza al perdido o extraviado; bien, debido a que las entidades o personas requeridas para proporcionarlos no lo han hecho dentro del plazo establecido para tal efecto, no siempre será posible lograr la reproducción del título archivado dentro de los supuestos regulados en el artículo precedente. En ambos casos, el Gerente Registral emitirá la Resolución respectiva, disponiendo el inicio del procedimiento de reconstrucción del título archivado.

2.- El procedimiento de reconstrucción no consiste en otra cosa que la convocatoria efectuada, a través de la publicación de avisos en el Diario Oficial “El Peruano”, para que cualquier persona interesada, pueda proporcionar la documentación necesaria para tal efecto. Se inicia con la expedición de la Resolución dictada por el Gerente competente y concluye con la aportación del documento necesario para la reconstrucción, la que se verificará de la manera establecida por el último párrafo del artículo 122º del NRGRP. Como se aprecia, no se le ha fijado ningún plazo temporal, en la medida que (salvo supuestos excepcionales) la pérdida o destrucción del título archivado, no deberá impedir la normal calificación de los títulos presentados respecto a la partida registral en la que obra la inscripción correspondiente a dicho título archivado.

3.- Consecuentemente, ni la pérdida ni la destrucción de un título archivado deben impedir la calificación de los títulos presentados en relación con la partida registral donde se ha extendido el asiento registral practicado en mérito al título perdido o extraviado. Esto es concordante con los alcances del Principio de Legalidad, por cuanto tanto en el artículo IV del T.P. como en el inciso b) del artículo 32º del NRGRP, se establece que la calificación se practica sobre la base de los asientos de inscripción y, sólo complementariamente, en función a otros antecedentes registrales (títulos archivados). De esta manera, si los datos necesarios para la calificación registral de un título aparecen en los asientos de inscripción, no podrá el Registrador observar su inscripción por la pérdida o destrucción del título archivado que dio mérito a los asientos registrales precedentes.

Sin embargo, pueden existir supuestos excepcionales en los que la calificación registral sea absolutamente imposible si no se cuenta con el título archivado respectivo. Por ejemplo, que el título presentado contenga una modificación parcial de estatutos de una asociación civil y que el asiento registral no contenga ningún dato respecto al contenido de los estatutos inscritos. En este caso, de no contarse con el título archivado, el Registrador no podrá evaluar la adecuación de la modificación parcial con el contenido del estatuto inscrito, e, inclusive, tampoco podría conocer la eventual existencia de los requisitos para que dicha modificación pudiera ser efectuada. Por tal razón, ha sido necesario que el tercer párrafo del presente artículo disponga que en estos supuestos excepcionales, procede la suspensión de la vigencia del asiento de presentación del título correspondiente conforme al artículo 29º inciso c) del NRGRP, suspensión que tendrá una duración de 6 meses contados a partir de la observación efectuada por el Registrador. Obviamente, este plazo se encuentra destinado a que tanto la Oficina Registral como el interesado en la inscripción, puedan efectuar las acciones requeridas para la reproducción o reconstrucción del título correspondiente. Sin embargo, si vencido dicho plazo no se ha podido conseguir la reproducción o reconstrucción, el obstáculo se tornará insubsanable, procediendo a la tacha del título presentado.

4.- Cabe indicar que dicho plazo de suspensión de la vigencia del asiento de presentación, fue establecido por la Comisión Revisora por considerarlo suficiente para lograr la reproducción o reconstrucción del título archivado cuya pérdida o destrucción impide la calificación del presentado. No debe ser interpretado como plazo del procedimiento de reconstrucción del título archivado, que, como se ha indicado anteriormente, carece de plazo máximo alguno. Su fundamento radica en la inconveniencia de mantener indefinidamente suspendida la vigencia del asiento de presentación del nuevo título presentado.

ARTÍCULO 124º.- RESPONSABILIDAD DERIVADA DE LA PÉRDIDA O DESTRUCCIÓNEn forma complementaria a la reconstrucción contemplada en los artículos anteriores, la Gerencia informará a la Jefatura correspondiente para que disponga las investigaciones que permitan determinar las responsabilidades derivadas de la pérdida o destrucción.


CONCORDANCIASArtículo 165º del NRGRPNumeral 5 de la Primera Disposición Complementaria del Estatuto de la SUNARPArtículo 239º de la LPAG

Comentario1.- Si bien en la mayor parte de los casos de pérdida o destrucción planteados en los artículos

precedentes podrá lograrse la reproducción o reconstrucción de la partida o título archivado, ello es sin perjuicio de la aplicación de la facultad sancionadora de la entidad registral, respecto a aquellos servidores o funcionarios, que por dolo o negligencia, permitieron o produjeron la destrucción o pérdida de documentos conformantes del archivo registral. Ello implica, necesariamente, practicar las investigaciones destinadas a individualizar la responsabilidad de la pérdida o destrucción, que principalmente (pero no exclusivamente) deberá recaer en el personal encargado de la custodia del archivo registral.

También el administrado a quien perjudique la pérdida o destrucción puede formular reclamo o queja contra el presunto responsable de ella, lo que determinará (si se dirige contra un Registrador o un Vocal del Tribunal Registral), el inicio de un procedimiento de queja, regulado por los artículos 165º y siguientes del NRGRP.

2.- En tal sentido, el presente artículo establece la obligación de la Gerencia Registral competente para la reproducción o reconstrucción, de informar los hechos producidos a la Jefatura de la Oficina Registral, a los efectos que se efectúen las investigaciones que determinen las responsabilidades de la pérdida o destrucción. Si, practicadas las investigaciones pertinentes se determinara que la responsabilidad corresponde a un Registrador o Vocal del Tribunal Registral, se aplicarán los casos de responsabilidad establecidos para ellos en el Numeral 5 de la Primera Disposición Complementaria del Estatuto de la SUNARP (entre otros, negligencia, conducta irregular, incumplimiento de las normas vigentes,etc.) procediendo la imposición de sanciones administrativas por el Jefe de la Oficina Registral correspondiente, en primera instancia; y por el Directorio de la SUNARP en segunda y última instancia. Si la responsabilidad recae en otros funcionarios o servidores de distinto cargo, la facultad de sanción se regulará conforme a las normas generales aplicables al régimen laboral de la actividad privada, que es el de los trabajadores de las Oficinas Registrales, en armonía con el artículo 9º de la Ley Nº 26366.

ARTÍCULO 125º.- RECONSTRUCCIÓN EN LA VÍA JUDICIALEn los casos que no sea posible reconstruir la partida o título archivado, conforme al procedimiento señalado en los artículos precedentes, los interesados podrán recurrir al Juez competente.


CONCORDANCIASArtículos 119º y 123º del NRGRPArtículo 749º del CPC

Comentario1.- No todo procedimiento de reconstrucción de partidas registrales o de títulos archivados

concluirá con la efectiva reconstrucción de los que obraban en el archivo registral. Ello determinará la imposibilidad de la calificación de nuevos títulos presentados, cuando se trate de pérdida o destrucción de partidas registrales; y, excepcionalmente, acarreará la misma consecuencia en el supuesto establecido en el último párrafo del artículo 123º del NRGRP. Por esto, resultaba necesario establecer una posibilidad adicional para lograr una reconstrucción, que al no contar con los supuestos de hecho establecidos en el presente Capítulo, podría producir perjuicio a los interesados en acreditar la inscripción de determinado acto o derecho o practicar nuevas inscripciones.

2.- En este orden de ideas, se consideró que en Sede Jurisdiccional, cabría efectuar diversas diligencias y actuaciones que, en adición a las meramente documentales, podrían permitir lograr la efectiva reconstrucción de la partida registral o del título archivado. Así, p.ej., practicarse peritajes respecto a documentos que no contienen anotaciones de inscripción, declaraciones de testigos, reconocimiento de documentos, etc., que valorados en su conjunto, pudieran coadyuvar a lograr formar convicción respecto a la inexistencia de nuevos asientos de inscripción en la partida registral, la autenticidad del documento presentado y su correspondencia con el título archivado perdido o extraviado, entre otros casos que podrían completar lo actuado en Sede Administrativa. Esta posibilidad se ha recogido en el presente artículo, que reconoce la facultad de los interesados para recurrir al Juez competente, a los efectos de lograr una reconstrucción que no ha podido obtenerse conforme a los procedimientos previstos en el presente Capítulo.

3.- Es discutible la vía procesal en que debería tramitarse el procedimiento judicial destinado a lograr la reconstrucción de la partida registral o el título archivado. Si bien, un primer acercamiento nos conduciría a un proceso no contencioso en el fuero civil, de acuerdo con los artículos 5º y 749º inciso 12) del C.P.C., habida cuenta que se buscaría poner fin a un estado de incertidumbre jurídica no litigioso, también podría existir hipótesis diferentes. Una sería que el procedimiento tenga naturaleza contenciosa, dirigida a obtener la actuación del funcionario competente de la Oficina Registral respectiva, para que se disponga la reconstrucción respectiva, siendo parte demandada la correspondiente Oficina Registral, más aún si existen diversas partes que alegan la existencia de derechos diferentes o contradictorios en la partida registral materia de pérdida o destrucción. Personalmente, nos inclinamos por la primera posibilidad (proceso civil no contencioso), sin dejar que reconocer que será más bien el Juez (por no existir norma expresa) quien, de acuerdo con los elementos específicos del caso planteado, deberá determinar la vía procesal que corresponda la pretensión de reconstrucción.

ARTÍCULO 126º.- IMPUGNACIONESLas impugnaciones a las resoluciones que se emitan en el procedimiento de reconstrucción se regirán de acuerdo a las normas que regulan el procedimiento administrativo.


CONCORDANCIASArtículos 207º y ss. de la LPAG

Comentario1.- Los procedimientos de reconstrucción o reproducción de partidas o títulos archivados no

son procedimientos de calificación registral sino que obedecen a una naturaleza meramente administrativa con consecuencias registrales. Por ello, no serán instancias el Registrador ni el Tribunal Registral. Tampoco su impugnación deberá sujetarse a las previsiones establecidas en el Título X - Recurso de Apelación del NRGRP. Más bien, le resultan aplicables las disposiciones que para los Recursos Administrativos contiene el Capítulo II del Título III de la LPAG. El artículo 207º de la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444, establece tres recursos administrativos: a) recurso de reconsideración; b) recurso de apelación; y c) recurso de revisión; precisándose en sus artículos siguientes, los requisitos, plazos de interposición, resolución y la forma de su tramitación.

2.- Estando a lo expresado en el punto precedente, es posible que, entre otros casos, un interesado desee ejercitar su derecho de contradicción contra una resolución que deniega la extensión de asientos provisionales (no obstante haber presentado instrumentos que podrían sustentarla); o contra aquella que da por concluido el procedimiento sin disponer la reconstrucción de la partida (cuando a criterio del interesado sí se cuenta con toda la información relacionada con ella) o contra la resolución que da inicio al procedimiento de reproducción del título archivado cuando el mismo sólo se encuentra deteriorado pero no destruido o perdido. En estos casos, como

la Resolución habría sido expedida por el Gerente Registral, puede formularse recurso de reconsideración, opcionalmente, ante el mismo Gerente, acompañando nueva prueba (artículo 208º de la LPAG). Asimismo, puede interponerse recurso de apelación, siendo competente para resolverlo el superior jerárquico del Gerente Registral, es decir, el Jefe de la Oficina Registral, cuando la impugnación se sustente en diferente interpretación de la prueba producida o cuando se trate de cuestiones de puro derecho (artículo 209º de la LPAG). Finalmente, contra lo resuelto por el Jefe de la Oficina Registral cabría interponer recurso de revisión, habida cuenta que no se trata de una autoridad de competencia nacional, debiendo resolver la impugnación al Directorio de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (artículo 210º de la LPAG). Inclusive, sería posible la impugnación ante el Poder Judicial, conforme al proceso contencioso-administrativo, de conformidad con el artículo 218º de la LPAG.

(228) SILVA DÍAZ, Martha, “Las Técnicas tradicionales de inscripción y la partida electrónica. Firma Digital. Hacia un cambio en la regulación de los Registros Públicos”, en Temas de Derecho Registral, Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, Lima, Tomo III, 2000, pp.52-53.

(229) MANZANO SOLANO, Antonio. Op. cit. Vol. I, p. 328.

(230) SORIA ALARCÓN, Manuel, “100 años del Registro de la Propiedad Inmueble” en Estudios de Derecho Registral, Palestra Editores, Lima, 1997, pp. 247-248.

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