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Manual de Organización y Funciones MOF-OPP-01/01

Título IV: Organización y funciones de la Gerencia General Página 1 Subtítulo I: Gerencia General

TITULO ITITULO ITITULO ITITULO IVVVV:::: ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESORGANIZACIÓN Y FUNCIONESORGANIZACIÓN Y FUNCIONESORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DE LA DE LA DE LA GERENCIA GENERALGERENCIA GENERALGERENCIA GENERALGERENCIA GENERAL

SUBTITULO I:SUBTITULO I:SUBTITULO I:SUBTITULO I: GERENCIA GENERALGERENCIA GENERALGERENCIA GENERALGERENCIA GENERAL.................................................................................................................................................................................................................................................................................... 2222

CAPITULO ICAPITULO ICAPITULO ICAPITULO I ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 2222

1.1.1.1. CompetenciaCompetenciaCompetenciaCompetencia.................................................................................................... 2

2.2.2.2. Ubicación y DependenciaUbicación y DependenciaUbicación y DependenciaUbicación y Dependencia................................................................................. 2

3.3.3.3. Funciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones Generales........................................................................................ 2

4.4.4.4. Estructura orgánicaEstructura orgánicaEstructura orgánicaEstructura orgánica.......................................................................................... 3

5.5.5.5. Distribución de personalDistribución de personalDistribución de personalDistribución de personal .................................................................................. 3

CAPITULO IICAPITULO IICAPITULO IICAPITULO II FUNCIOFUNCIOFUNCIOFUNCIONES DE LOS PUESTOSNES DE LOS PUESTOSNES DE LOS PUESTOSNES DE LOS PUESTOS ............................................................................................................................................................................................................................ 5555

1.1.1.1. Gerente GeneralGerente GeneralGerente GeneralGerente General............................................................................................... 5

2.2.2.2. Profesional de ImagenProfesional de ImagenProfesional de ImagenProfesional de Imagen ...................................................................................... 8

3.3.3.3. Asistente EjecutivaAsistente EjecutivaAsistente EjecutivaAsistente Ejecutiva ......................................................................................... 11

4.4.4.4. RecepcionistaRecepcionistaRecepcionistaRecepcionista................................................................................................. 15

5.5.5.5. Auxiliar AdministrativoAuxiliar AdministrativoAuxiliar AdministrativoAuxiliar Administrativo.................................................................................... 17

SUBTITULO IISUBTITULO IISUBTITULO IISUBTITULO II UNIDAD DE GESTIÓN DEUNIDAD DE GESTIÓN DEUNIDAD DE GESTIÓN DEUNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y RIESGO LA CALIDAD Y RIESGO LA CALIDAD Y RIESGO LA CALIDAD Y RIESGOSSSS.................................................................................................... 19191919

CAPITULO ICAPITULO ICAPITULO ICAPITULO I ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN........................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 19191919

1.1.1.1. CompetenciaCompetenciaCompetenciaCompetencia.................................................................................................. 19

2.2.2.2. Ubicación y DependenciaUbicación y DependenciaUbicación y DependenciaUbicación y Dependencia...............................................................................19

3.3.3.3. Funciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones Generales...................................................................................... 19

4.4.4.4. Estructura orEstructura orEstructura orEstructura orgánicagánicagánicagánica........................................................................................ 20

5.5.5.5. Distribución de personalDistribución de personalDistribución de personalDistribución de personal ................................................................................ 20

CAPITULO IICAPITULO IICAPITULO IICAPITULO II FUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOS .................................................................................................................................................................................................................... 22222222

1.1.1.1. Jefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y RiesgosJefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y RiesgosJefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y RiesgosJefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos....................................... 22

2.2.2.2. Profesional de Gestión de la Calidad y RiesgosProfesional de Gestión de la Calidad y RiesgosProfesional de Gestión de la Calidad y RiesgosProfesional de Gestión de la Calidad y Riesgos................................................ 26



SUBTITULO I:SUBTITULO I:SUBTITULO I:SUBTITULO I: GERENCIA GENERALGERENCIA GENERALGERENCIA GENERALGERENCIA GENERAL

CAPITULO ICAPITULO ICAPITULO ICAPITULO I ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

1.1.1.1. CompetenciaCompetenciaCompetenciaCompetencia La Gerencia General es el órgano encargado de la conducción, supervisión y control de las actividades de los demás órganos y unidades orgánicas de la Institución. 2.2.2.2. Ubicación y DependenciaUbicación y DependenciaUbicación y DependenciaUbicación y Dependencia La Gerencia General es la máxima autoridad administrativa, ejerce la representación legal de la Institución y depende de la Jefatura de la ONP. 3.3.3.3. Funciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones Generales a. Dirigir la ejecución de las actividades institucionales y coordinar las acciones

de los órganos que la conforman.

b. Proponer para la aprobación de la Jefatura el Presupuesto Anual, Plan institucional, Estados Financieros y la Memoria Anual de la Institución.

c. Supervisar la administración del Presupuesto institucional.

d. Ejercer la representación legal y procesal de la Oficina de Normalización

Previsional (ONP).

e. Someter a consideración del Jefe de la ONP las propuestas, iniciativas y proyectos necesarios para el cumplimiento de los fines y atribuciones de la Institución.

f. Realizar las coordinaciones interinstitucionales necesarias.

g. Expedir Resoluciones de Gerencia General en los asuntos administrativos de

su competencia y actuar como fedatario de la Institución.

h. Proponer para la aprobación de la Jefatura los documentos de carácter normativo, necesarios para el adecuado funcionamiento de la Institución.

i. Asesorar a la Jefatura en el planeamiento, programación, ejecución y

supervisión de las acciones de seguridad y defensa nacional y mantener relación técnica con la Dirección General de Política y Estrategia del Ministerio de Defensa.

j. Determinar y controlar los niveles de calidad de servicio de los procesos

operativos de la Institución que contribuya a la mejora continua, así como aprobar las iniciativas y propuestas de la Gestión de Calidad.



k. Determinar y controlar los niveles de riesgos de operación, tecnológicos, financieros y de mercado, así como aprobar las iniciativas y propuestas de Control de Riesgo.

l. Dirigir y controlar los procesos de trámite documentario y archivo

administrativo, proponiendo e implementando medidas concernientes a la conservación, integridad y adecuada utilización de los documentos del archivo administrativo.

m. Delegar funciones específicas en otros funcionarios, para el mejor

desempeño de la Institución.

n. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia. 4.4.4.4. Estructura orgánicaEstructura orgánicaEstructura orgánicaEstructura orgánica La estructura orgánica de la Gerencia General se presenta en el gráfico N° 03. 5.5.5.5. Distribución de personalDistribución de personalDistribución de personalDistribución de personal La distribución del personal por cargos y puestos en la Gerencia General, se presenta a continuación:

PuestoPuestoPuestoPuesto

Gerente General

Gerente General

Gerente General

Gerente General

Profesional 2

Profesional 2

Profesional 2

Profesional 2

Asistente Ejecutiva

Asistente Ejecutiva

Asistente Ejecutiva

Asistente Ejecutiva

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Auxiliar 1

Auxiliar 1

Auxiliar 1

Auxiliar 1

Total

Total

Total

Total

Gerente General 1 1111

Profesional de Imagen 1 1111

Asistente Ejecutiva 1 1111

Recepcionista 2 2222

Auxiliar Administrativo 1 1111

TotalTotalTotalTotal 1111 1111 1111 2222 1111 6666


<


GráfiGráfiGráfiGráfico N° 0co N° 0co N° 0co N° 03333

Estructura orgánica de la Oficina de Estructura orgánica de la Oficina de Estructura orgánica de la Oficina de Estructura orgánica de la Oficina de la Gerencia Generalla Gerencia Generalla Gerencia Generalla Gerencia General



CAPITULO IICAPITULO IICAPITULO IICAPITULO II FUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOS

1.1.1.1. Gerente GeneralGerente GeneralGerente GeneralGerente General

1.11.11.11.1 Clasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del Cargo Empleado de confianza de libre designación y remoción – Trabajador de Dirección y de Confianza / Gerente General.

1.21.21.21.2 Relaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicas Reporta a: Jefe de la ONP Supervisa a: - Personal de la Gerencia General. - Jefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos - Jefes Oficina - Directores - Jefes de Unidad - Subdirectores

1.31.31.31.3 Función básicaFunción básicaFunción básicaFunción básica Conducir, supervisar y evaluar el funcionamiento de los órganos de la Institución, estableciendo políticas, estrategias y lineamientos que promuevan la transparencia, el control, eficacia y eficiencia de la gestión.

1.41.41.41.4 Funciones esFunciones esFunciones esFunciones específicaspecíficaspecíficaspecíficas

a. Dirigir la ejecución de las actividades institucionales y coordinar las acciones de los órganos y unidades orgánicas que la conforman.

b. Proponer para la aprobación de la Jefatura, el Presupuesto Anual, Plan

institucional, Estados Financieros y la Memoria Anual de la Institución. c. Supervisar la administración del Presupuesto institucional. d. Ejercer la representación legal y procesal de la ONP. e. Someter a consideración del Jefe de la ONP las propuestas iniciativas y

proyectos necesarios para el cumplimiento de los fines y atribuciones de la Institución.

f. Realizar las coordinaciones interinstitucionales necesarias. g. Expedir resoluciones de Gerencia General en los asuntos administrativos de

su competencia y actuar como fedatario de la Institución. h. Proponer para la aprobación de la Jefatura los documentos de carácter

normativo, necesarios para el adecuado funcionamiento de la Institución. i. Asesorar a la Jefatura en el planeamiento, programación, ejecución y

supervisión de las acciones de seguridad y defensa nacional y mantener



relación técnica con la Dirección General de Política y Estrategia del Ministerio de Defensa.

j. Impulsar y liderar en la gestión interna de la Institución, la adopción de la

gestión de la calidad y de una cultura organizacional y mejora continua. k. Impulsar y liderar en la gestión interna de la Institución, la adopción de la

gestión de riesgos de operación, tecnológicos, financieros y de mercado, entre otros.

l. Dirigir y controlar los procesos de trámite documentario y archivo

administrativo, proponiendo e implementando medidas concernientes a la conservación, integridad y adecuada utilización de los documentos del archivo administrativo.

m. Delegar funciones específicas en otros funcionarios, para el mejor

desempeño de la Institución. n. Formular y proponer los lineamientos de política, planes, iniciativas,

proyectos, presupuesto y convenios de interés institucional, inherentes a la Gerencia General.

o. Controlar la ejecución de los planes institucionales así como del

presupuesto, inherentes a la Gerencia General. p. Planificar, dirigir, supervisar y evaluar la ejecución de las actividades

inherentes a la Gerencia General. q. Designar a los responsables para la ejecución de las funciones relacionadas

a la gestión administrativa de la organización. r. Dirigir y controlar las actividades referidas a la preservación de la imagen

institucional. s. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia y las

que le sean encargadas por el Jefe de la ONP.

1.51.51.51.5 Perfil mínimo del puestoPerfil mínimo del puestoPerfil mínimo del puestoPerfil mínimo del puesto

a.a.a.a. FormaciónFormaciónFormaciónFormación

i. Título profesional o Bachiller universitario.

ii. De preferencia con estudios de maestría o doctorado.

b.b.b.b. ExperienciaExperienciaExperienciaExperiencia

Experiencia no menor de cinco (05) años en cargos directivos.

c.c.c.c. ImpedimentosImpedimentosImpedimentosImpedimentos i. Haber sido condenado por comisión de actos dolosos con resolución

firme.



ii. Haber sido declarado en quiebra.

iii. Tener algún impedimento legal para ejercer el cargo.

iv. Falta de probidad, conforme al Código de Ética de la Función Pública. d.d.d.d. Competencias específicasCompetencias específicasCompetencias específicasCompetencias específicas

Las competencias genéricas(1) de las personas que ocupen este puesto complementarán las competencias específicas señaladas a continuación. En el Anexo N° 01 se amplía el alcance de cada una de ellas:

Grado de posesiónGrado de posesiónGrado de posesiónGrado de posesión de la competenciade la competenciade la competenciade la competencia CompetenciasCompetenciasCompetenciasCompetencias

InicialInicialInicialInicial MedioMedioMedioMedio ExpertoExpertoExpertoExperto

Adaptabilidad al cambio X

Capacidad de análisis X

Criterio X

Liderazgo X

Manejo de conflictos X

Planeamiento X

Supervisión y control X

Toma de decisión X

1.61.61.61.6 Trabajadores en el puestoTrabajadores en el puestoTrabajadores en el puestoTrabajadores en el puesto

Un (01) trabajador.

(1) Título II, Subtítulo I, Numeral 2.



2.2.2.2. Profesional de ImagenProfesional de ImagenProfesional de ImagenProfesional de Imagen

2.12.12.12.1 Clasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del Cargo Servidor Público - Ejecutivo / Profesional 2.

2.22.22.22.2 Relaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicas Reporta a: Gerente General Supervisa a: No ejerce supervisión

2.32.32.32.3 Función básicaFunción básicaFunción básicaFunción básica Desarrollar y proponer al Gerente General las estrategias para la conducción y preservación de la imagen institucional.

2.42.42.42.4 Funciones genéFunciones genéFunciones genéFunciones genéricasricasricasricas

a. Emitir opinión y suscribir informes técnicos, inherentes al campo de su especialidad y competencia.

b. Liderar o participar en equipos y/o comisiones de trabajo. c. Coordinar y ejecutar actividades técnicas, iniciativas, proyectos, informes

y/o actividades especializadas. d. Proponer normas y procedimientos en asuntos de la especialidad. e. Elaborar, revisar y/o dar conformidad a las resoluciones en el ámbito de su

competencia. f. Intervenir en la mejora de la calidad de los procesos en los que participa. g. Participar como miembro de los Comités Especiales para la adquisición de

bienes, contratación de servicios y obras, cuando sea designado por el Jefe institucional o por quien haya recibido la delegación de dicha función.

h. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia, que

le sean encomendadas por el Gerente General. 2.52.52.52.5 Funciones específicasFunciones específicasFunciones específicasFunciones específicas

a. Identificar y determinar el perfil institucional actual y proyectado,

proponiendo las acciones y campañas de comunicación pertinentes para su optimización.

b. Desarrollar labores de coordinación con los periodistas y medios de

comunicación más convenientes para la ONP. c. Proponer a la Gerencia General, la participación de la ONP con producción

propia en espacios y programas de los medios de comunicación.



d. Determinar y proponer a la Gerencia General los cursos de acción más convenientes que permitan mantener una adecuada imagen institucional.

e. Coordinar la asistencia o participación de autoridades de la ONP en eventos

propicios para la difusión del rol y labores desarrolladas por la Institución. f. Impulsar la realización de eventos organizados y/o auspiciados por la ONP,

en exclusividad o en participación con terceros, como foros, seminarios, conferencias, convenciones, referidos al sistema previsional y otros temas afines a las funciones de la ONP.

g. Proponer la realización de publicaciones en medios impresos y electrónicos

y la producción de material audiovisual para difundir las acciones de la ONP, explicar la situación, alcances y proyecciones del sistema previsional, sistemas y procedimientos de atención, trámites, entre otros temas de interés.

h. Proponer convenios con diversas instituciones públicas y privadas con el

propósito de brindar servicios, promociones, incentivos y otros beneficios a los Pensionistas.

i. Emitir el resumen diario de principales medios de difusión periodística, para

ser revisados oportunamente por la Jefatura y Gerencia General. j. Preparar y proponer a la Gerencia General las Notas periodísticas necesarias

para la difusión de acciones propias de la Institución o para aclarar noticias que afectan la imagen institucional.

k. Presentar y sustentar ante el Gerente General los reportes de gestión

periódica.


a.a.a.a. FormaciónFormaciónFormaciónFormación i. Título profesional o Bachiller universitario del área ciencias de la

comunicación.

ii. De preferencia con estudios de maestría o estudios culminados posgrado (duración mayor a 06 meses ó 90 horas académicas no acumulables) en el área ciencias de la comunicación.


i. Experiencia laboral no menor de dieciocho (18) meses en puestos

relacionados a la labor de imagen institucional, diseño publicitario y prensa.

ii. De preferencia con experiencia relacionada al servicio y atención al cliente.



c.c.c.c. ConocimientosConocimientosConocimientosConocimientos

Conocimientos de herramientas de ofimática.

d.d.d.d. ImImImImpedimentospedimentospedimentospedimentos i. Haber sido condenado por comisión de actos dolosos con resolución

firme.

ii. Tener algún impedimento legal para ejercer el cargo.

iii. Falta de probidad, conforme al Código de Ética de la Función Pública.

e.e.e.e. CompetenciasCompetenciasCompetenciasCompetencias Las competencias genéricas(1) de las personas que ocupen este puesto complementarán las competencias específicas señaladas a continuación. En el Anexo N° 01 se amplía el alcance de cada una de ellas:



Administración del tiempo X

Atención al cliente X

Atención a los detalles X

Calidad del trabajo X

Comunicación escrita X

Habilidad analítica X

Iniciativa X

Orientación hacia resultados X


Un (01) trabajador.




3.3.3.3. AsistenteAsistenteAsistenteAsistente Ejecutiva Ejecutiva Ejecutiva Ejecutiva

3.13.13.13.1 Clasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del Cargo Servidor Público – Apoyo / Asistente Ejecutiva


3.33.33.33.3 Función básicaFunción básicaFunción básicaFunción básica Coordinar y ejecutar actividades operativas-organizacionales de asistencia administrativa en la Gerencia General, para contribuir a alcanzar las metas en los procesos a cargo de la Gerencia General.

3.43.43.43.4 Funciones genéricasFunciones genéricasFunciones genéricasFunciones genéricas

a. Revisar la documentación que ingresa o se genera en la unidad orgánica, cautelando su integridad, confidencialidad y seguridad.

b. Organizar la distribución de la documentación que emite el órgano al que

pertenece. c. Formular memorandos, cartas, oficios, informes y toda documentación que

le sea encargada por el responsable del órgano al que pertenece. d. Coordinar, recopilar y elaborar la información solicitada por el OCI. e. Formular requerimientos de útiles varios para el órgano al que pertenece,

coordinando la distribución y efectuando el control respectivo. f. Tramitar la creación de los usuarios y baja de los mismos en la red de la

ONP, controlando las altas y bajas correspondientes. g. Organizar y mantener actualizado el archivo de la documentación, previa

calificación y codificación. h. Intervenir en la mejora de la calidad de los procesos en los que participa. i. Coordinar las actividades del personal auxiliar asignado (si fuera el caso). j. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia, que

le sean encomendadas o por iniciativa, dando cuenta de ello oportunamente.

3.53.53.53.5 Funciones específicasFunciones específicasFunciones específicasFunciones específicas

a. Consolidar la información que se genere en la Gerencia General, respecto a

la formulación, programación y ejecución del PEI, POI y Presupuesto institucional, así como de la información estadística para la Memoria



institucional y el Informe de Rendición de Cuentas. b. Llevar un registro respecto de los indicadores de gestión, definidos por el

Gerente General de la ONP. c. Participar con el profesional responsable, en la elaboración de los términos

de referencia de los servicios requeridos por la Gerencia General. d. Revisar los documentos normativos propuestos por la Gerencia General, así

como de los proyectos de resoluciones que los aprueban. e. Intervenir en las actividades necesarias para identificar y valorar los riesgos

existentes del área de trabajo; así como participar en la propuesta de medidas y en la elaboración de la documentación necesaria para la gestión de dichos riesgos.

f. Consolidar las respuestas a los requerimientos de información y/o

respuestas a comunicaciones, cursadas por el OCI de la Institución o por quienes realicen el control externo, correspondientes a la Gerencia General.

g. Llevar el control de la implementación de medidas correctivas inherentes a

las recomendaciones del OCI o de las entidades que realicen el control externo, relativas a la gerencia General.

h. Identificar posibles limitaciones a la gestión administrativa de la Gerencia

General y proponer las acciones correctivas pertinentes. i. Participar en el análisis y rediseño de esquemas organizativos, funcionales y

de procesos que se requieran optimizar en la Gerencia General. j. Coordinar los requerimientos de recursos humanos bajo la modalidad de

Contratos Administrativos de Servicios y practicantes de la Gerencia General, así como preparar la información requerida por la Unidad de Recursos Humanos para gestionar la contratación.

k. Constituir y actualizar el repositorio lógico y físico de normas legales

vinculadas a los procesos administrados por la Gerencia General, así como mantener informado al personal de la misma, respecto de la publicación diaria de normas legales.

l. Hacer seguimiento e informar al Gerente General de la ONP, respecto del

estado de los requerimientos de información tanto internos como externos, que han sido derivados al profesional técnico correspondiente.

m. Elaborar y consolidar los requerimientos de capacitación del personal de la

Gerencia General. n. Efectuar la revisión de documentos que ingresan a la Gerencia General y

coordinar su distribución a las Direcciones y Oficinas para su atención, así como efectuar el seguimiento para la respuesta oportuna de los requerimientos de información y/o proyectos de respuesta solicitados.



o. Coordinar con las diversas entidades públicas o privadas, los requerimientos formulados a la Gerencia General.

p. Proyectar la redacción de documentos: cartas, oficios, memoranda u otros,

solicitados por la Gerencia General, así como revisar y recopilar información de las distintas unidades orgánicas de la Institución, en respuesta a solicitudes de entidades externas dirigidas a la Gerencia General.

q. Llevar la agenda de reuniones y eventos de la Gerencia General. r. Administrar el Fondo Fijo de Caja Chica correspondiente a la Alta Dirección.



i. Formación universitaria no menor a seis semestres o Título Técnico en

Asistente de Gerencia o Asistente Ejecutiva o diplomado de Asistente Administrativo.

ii. De preferencia con cursos básicos en relaciones públicas y/o administración.


Experiencia no menor de un (01) año como Asistente de Gerencia o Asistente Ejecutiva, de preferencia en unidades orgánicas de primer o segundo nivel organizacional.


Conocimientos de herramientas de ofimática. Conocimientos de inglés.

d.d.d.d. ImpedimentosImpedimentosImpedimentosImpedimentos

i. Haber sido condenado por comisión de actos dolosos con resolución

firme.









Adaptabilidad al cambio X




Colaboración X


Confidencialidad X

Orden X


Un (01) trabajador.



4.4.4.4. RecepcionistaRecepcionistaRecepcionistaRecepcionista

4.14.14.14.1 Clasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del Cargo Servidor Público – Apoyo / Secretaria.

4.24.24.24.2 Relaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicas Reporta funcionalmente al: Jefe de la Unidad de Logística Reporta administrativamente al: Gerente General Supervisa a: No ejerce supervisión

4.34.34.34.3 Función básicaFunción básicaFunción básicaFunción básica Atender al público, ejecutando y controlando la recepción y el despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades vinculadas al trámite documentario de la parte administrativa.


a. Recibir, registrar, clasificar y tramitar los documentos que ingresan a través de la Mesa de Partes, dando la seguridad correspondiente para su distribución interna y externa, preservando su integridad y confidencialidad.

b. Formular los requerimientos de útiles varios para el proceso de trámite

documentario. c. Intervenir en la mejora de la calidad de los procesos en los que participa. d. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia, que

le sean encomendadas por el Gerente General. 4.54.54.54.5 Funciones específicasFunciones específicasFunciones específicasFunciones específicas

a. Orientar al público con relación a la correspondencia que debe ser remitida

a la institución.

b. Revisar, recibir y registrar en el sistema los documentos (parte administrativa de la ONP) que el público en general entregue en Mesa de Partes.

c. Despachar los documentos recibidos.


a.a.a.a. FormaciónFormaciónFormaciónFormación Título de secretaria o asistente de gerencia.


Experiencia no menor de seis (06) meses como recepcionista o secretaria.





d.d.d.d. ImpedimentosImpedimentosImpedimentosImpedimentos

i. Haber sido condenado por comisión de actos dolosos con resolución

firme.






Tolerancia a la presión X

Proactividad X


Dos (02) trabajadores.




5.5.5.5. Auxiliar AdministrativoAuxiliar AdministrativoAuxiliar AdministrativoAuxiliar Administrativo

5.15.15.15.1 Clasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del Cargo Servidor Público – Apoyo / Auxiliar 1.


5.35.35.35.3 Función básicaFunción básicaFunción básicaFunción básica Brindar apoyo operativo en la Gerencia General, para contribuir a alcanzar las metas en los procesos a cargo de la misma.


a. Recoger, trasladar, ordenar, seleccionar y distribuir la documentación que se le encargue, manteniendo la confidencialidad y seguridad correspondiente.

b. Realizar impresiones y reproducciones de documentos que le sean

solicitadas. c. Atender los encargos o trámites externos que por necesidad del servicio

surjan en la Oficina. d. Comunicar al Asistente de Gestión de todo desperfecto que se produzca en

las instalaciones o artefactos asignados a la Oficina. e. Supervisar la limpieza de los ambientes físicos de la Oficina y coordinar con

el personal del contratista de servicios de limpieza, el adecuado mantenimiento de los mismos.

f. Recibir y distribuir los útiles de oficina y suministros correspondientes,

participando en el control de stock correspondiente. g. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia, que

le sean encomendadas o por iniciativa, dando cuenta de ello oportunamente. 5.55.55.55.5 Funciones específicasFunciones específicasFunciones específicasFunciones específicas

No aplica.



i. Instrucción secundaria completa.

ii. Con conocimientos relativos a actividades de apoyo manual en oficina.




Experiencia no menor de seis (06) meses realizando actividades de apoyo administrativo.



d.d.d.d. ImpediImpediImpediImpedimentosmentosmentosmentos i. Haber sido condenado por comisión de actos dolosos con resolución

firme.






Confidencialidad X

Colaboración X

Disciplina X

Orden X


Un (01) trabajador.



Título IV: Organización y funciones de la Gerencia General Página 19 Subtítulo II: Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos

SUBTITULO IISUBTITULO IISUBTITULO IISUBTITULO II UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y RIESGOSGESTIÓN DE LA CALIDAD Y RIESGOSGESTIÓN DE LA CALIDAD Y RIESGOSGESTIÓN DE LA CALIDAD Y RIESGOS

CAPITULO ICAPITULO ICAPITULO ICAPITULO I ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

1.1.1.1. CompetenciaCompetenciaCompetenciaCompetencia La Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos está encargada de definir la calidad de los niveles de servicio de los procesos productivos y de las herramientas a utilizar, que contribuyan a la mejora continua de los mismos, así como de gestionar la administración de riesgos de la Institución. 2.2.2.2. Ubicación y DependenciUbicación y DependenciUbicación y DependenciUbicación y Dependenciaaaa La Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos es una unidad orgánica de tercer nivel organizacional dependiente de la Gerencia General. 3.3.3.3. Funciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones GeneralesFunciones Generales a. Proponer las normas y procedimientos necesarios para el correcto

desenvolvimiento de sus funciones. b. Proponer, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad

adoptado por la Institución, así como proponer los estándares y niveles de servicio de los procesos, instrumentos y métodos de evaluación de la calidad.

c. Administrar los estándares relacionados con la Gestión de la Calidad,

mediante el seguimiento y control de los indicadores de calidad definidos por la Institución.

d. Realizar auditorias de Gestión de la Calidad. e. Proponer, implementar y administrar programa de iniciativas de mejora

continua y coordinar con los distintos órganos de la Institución su aprobación e implementación.

f. Proponer las políticas y metodologías de la Administración de Riesgos

Operativos, Tecnológicos, Financieros y otros a nivel institucional, así como elaborar y actualizar los Planes de Administración de Riesgos de Operación, Tecnológicos, Financieros y otros a nivel institucional.

g. Realizar auditorias preventivas de Riesgos Operativos, Tecnológicos,

Financiero y otros de acuerdo a las políticas implementadas. h. Coordinar con las unidades orgánicas correspondientes, la implementación

de acciones y controles en los procesos y herramientas informáticas de la Institución, a fin de asegurar la calidad y responder a los riesgos.

i. Ejecutar las demás funciones inherentes a su ámbito, que le sean

encomendadas por la Gerencia General.


Título IV: Organización y funciones de la Gerencia General Página 20 Subtitulo II: Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos

4.4.4.4. Estructura orgánicaEstructura orgánicaEstructura orgánicaEstructura orgánica La estructura orgánica de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos se presenta en el gráfico N° 04. 5.5.5.5. Distribución de personalDistribución de personalDistribución de personalDistribución de personal La distribución del personal por cargos y puestos en la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos, se presenta a continuación:

PuestoPuestoPuestoPuesto

Jefe de Unidad

Jefe de Unidad

Jefe de Unidad

Jefe de Unidad

Profesional 2

Profesional 2

Profesional 2

Profesional 2

Total

Total

Total

Total

Jefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos

1 1111

Profesional de Gestión de la Calidad y Riesgos

1 1111

TotalTotalTotalTotal 1111 1111 2222



Gráfico N° 0Gráfico N° 0Gráfico N° 0Gráfico N° 04444

Estructura orgánica de la Unidad Estructura orgánica de la Unidad Estructura orgánica de la Unidad Estructura orgánica de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgosde Gestión de la Calidad y Riesgosde Gestión de la Calidad y Riesgosde Gestión de la Calidad y Riesgos



CAPITULO IICAPITULO IICAPITULO IICAPITULO II FUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOSFUNCIONES DE LOS PUESTOS

1.1.1.1. Jefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y RiesgosJefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y RiesgosJefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y RiesgosJefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos

1.11.11.11.1 Clasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del Cargo Servidor Público - Directivo Superior / Jefe de Unidad.

1.21.21.21.2 Relaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicas Reporta a: Gerente General Supervisa a: Profesional de Gestión de la Calidad y Riesgos

1.31.31.31.3 Función básicaFunción básicaFunción básicaFunción básica Coordinar la implantación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad en la Institución y de la gestión de riesgos de operación, tecnológicos, financieros y de mercado, entre otros, con la finalidad de contar con un control y estandarización de los procesos a cargo de la Institución.


a. Formular los lineamientos de política, planes, iniciativas, proyectos, presupuesto, y convenios de interés institucional vinculados a la unidad orgánica de su competencia.

b. Planificar, dirigir, supervisar y evaluar la ejecución de las actividades a cargo

de la unidad orgánica y del personal a su cargo. c. Supervisar la ejecución de los planes institucionales así como del

presupuesto, referidos a la unidad orgánica que dirige. d. Establecer e impartir las directivas necesarias y específicas, así como

gestionar la dotación de los recursos para el cumplimiento de sus funciones. e. Formular informes técnicos de competencia de la unidad orgánica. f. Asesorar al órgano del que depende en los asuntos de competencia de la

unidad orgánica. g. Aplicar y hacer cumplir las disposiciones legales relativas al ámbito de su

competencia, así como otros instrumentos normativos que conlleven a un efectivo desarrollo del desempeño de las actividades de la unidad orgánica que dirige.

h. Gestionar los riesgos en la unidad orgánica a su cargo en coordinación con

la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos. i. Intervenir en la mejora de la calidad de los procesos en los que participa. j. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia, que



le sean encomendadas por el Gerente General o por iniciativa, dando cuenta de ello oportunamente.


a. Conducir el diagnóstico institucional, para establecer un Sistema de Gestión de la Calidad y un Sistema de Administración de Riesgos, que optimice los servicios a cargo de la ONP.

b. Proponer a la Gerencia General, el Sistema de Gestión de la Calidad de la

Institución, que establezca los estándares de los niveles de calidad que garanticen la mejora continua de los servicios, así como los indicadores necesarios para su seguimiento y evaluación.

c. Implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de

Administración de Riesgos que apruebe la institución, en coordinación con los jefes de los órganos de la ONP.

d. Proponer las acciones que se requieran para generar una cultura de gestión

de calidad, para que los trabajadores se identifiquen con la optimización de los servicios de la ONP.

e. Evaluar y/o proponer las políticas y metodologías de la administración de

riesgos financieros, operativos, tecnológicos y otros a nivel institucional. f. Proponer, implementar y mantener el sistema de administración de riesgos

que apruebe la Institución, en coordinación con los jefes de los órganos de la ONP.

g. Proponer el Plan Anual de Gestión de la Calidad y el Plan Anual de

Administración de Riesgos, en concordancia con el Plan Estratégico Institucional, estableciendo prioridades, estándares, metas, objetivos, acciones de control y monitoreo, que permitan optimizar los servicios de la ONP y logren satisfacer las expectativas de los usuarios.

h. Proponer, en coordinación con los órganos del la ONP, las normas técnicas,

sistemas de información, tecnologías, controles y los programas de capacitación que se requieran, para lograr el cumplimiento de los estándares, metas y objetivos establecidos.

i. Realizar las mediciones correspondientes para detectar desvíos en los

estándares establecidos, analizar las causas que los originaron y proponer a la Gerencia General, las acciones para corregirlos y para evitar su potencial ocurrencia.

j. Disponer y/o gestionar el desarrollo periódico de encuestas para recoger la

opinión de los usuarios sobre los servicios de la ONP. k. Realizar y/o gestionar el desarrollo de auditorías para evaluar el

cumplimiento de los indicadores establecidos en el Plan Anual de Gestión de Calidad y el Plan de Administración de Riesgos, verificando la aceptación y el compromiso de todos los involucrados en el proceso.



l. Emitir informes periódicos sobre el cumplimiento de los estándares, metas y

objetivos de gestión de calidad y de riesgos, manteniendo actualizada la información sobre estos temas en la página Web de la ONP.



i. Título profesional o Bachiller universitario del área económica, administrativa o de Ingeniería.

ii. De preferencia con estudios de maestría, estudios de doctorado, o estudios culminados de posgrado (duración mayor a 06 meses ó 90 horas académicas no acumulables) en el área económico-financiera, administrativa o de gestión pública.

iii. De preferencia con estudios culminados de posgrado (duración mayor a 06 meses ó 90 horas académicas no acumulables) en gestión de procesos, gestión de la calidad y/o gestión de riesgos.


i. Experiencia laboral no menor de dos (02) años en puestos vinculados a gestión de procesos, gestión de la calidad y/o gestión de riesgos.

ii. De preferencia con experiencia en cargos directivos o en conducción de personal.


i. Conocimientos de herramientas de ofimática.

ii. De preferencia con conocimientos sobre la normativa y operatividad de los sistemas administrativos gubernamentales.

iii. De preferencia con conocimientos de gestión de proyectos.

d.d.d.d. ImpedimentosImpedimentosImpedimentosImpedimentos i. Haber sido condenado por comisión de actos dolosos con resolución

firme.

ii. Haber sido declarado en quiebra.

iii. Tener algún impedimento legal para ejercer el cargo.

iv. Falta de probidad, conforme al Código de Ética de la Función Pública. e.e.e.e. Competencias específicasCompetencias específicasCompetencias específicasCompetencias específicas

Las competencias genéricas(1) de las personas que ocupen este puesto complementarán las competencias específicas señaladas a continuación. En el Anexo N° 01 se amplía el alcance de cada una de ellas:






Confidencialidad X

Coordinación X

Empowerment X


Iniciativa X

Liderazgo X

Planificación y programación X

Toma de decisiones X


Un (01) trabajador.



2.2.2.2. Profesional de Gestión de la CalidadProfesional de Gestión de la CalidadProfesional de Gestión de la CalidadProfesional de Gestión de la Calidad y Riesgos y Riesgos y Riesgos y Riesgos

2.12.12.12.1 Clasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del CargoClasificador del Cargo Servidor Público - Ejecutivo / Profesional 2.

2.22.22.22.2 Relaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicasRelaciones jerárquicas Reporta a: Jefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos Supervisa a: No ejerce supervisión

2.32.32.32.3 Función básicaFunción básicaFunción básicaFunción básica Implantar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad en ONP, con la finalidad de controlar y estandarizar los procesos que desarrolla la Institución.

2.42.42.42.4 Funciones genéricasFunciones genéricasFunciones genéricasFunciones genéricas a. Emitir opinión y suscribir informes técnicos, inherentes al campo de su

especialidad y competencia. b. Liderar o participar en equipos y/o comisiones de trabajo. c. Coordinar y ejecutar actividades técnicas, proyectos, informes y/o

actividades especializadas. d. Elaborar y proponer normas y procedimientos en asuntos de la especialidad. e. Elaborar, revisar y/o dar conformidad a las resoluciones y demás

documentos en el ámbito de su competencia. f. Intervenir en la mejora de la calidad de los procesos en los que participa. g. Ejecutar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia, que le

sean encomendadas o por iniciativa, dando cuenta de ello oportunamente.


a. Revisar, analizar y evaluar el marco normativo, los procesos y procedimientos y sistemas tecnológicos, identificando los problemas institucionales y proponer un Sistema de Gestión de la Calidad, que optimice los servicios a cargo de la ONP.

b. Participar en la elaboración de la propuesta del Sistema de Gestión de la

Calidad de la Institución, que garantice la mejora continua de los servicios, así como los indicadores necesarios para su seguimiento y evaluación.

c. Formular e implementar un plan para la difusión del sistema de Gestión de

la Calidad, así como para la ejecución de las acciones que se requieran para generar una cultura de gestión de calidad y para que los trabajadores se identifiquen con la optimización de los servicios de la ONP.



d. Elaborar la propuesta de implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad que apruebe la Institución, en coordinación con los jefes de los órganos de la ONP.

e. Formular el Plan Anual de Gestión de la Calidad, en concordancia con el Plan

Estratégico institucional, estableciendo prioridades, estándares, metas, objetivos, acciones de control y monitoreo, que permitan optimizar los servicios de la ONP y logren satisfacer las expectativas de los usuarios.

f. Participar en la propuesta de políticas y metodologías para la administración

de riesgos a nivel institucional. g. Participar en la formulación de la propuesta, en la implementación y en el

mantenimiento del sistema de administración de riesgos que apruebe la Institución.

h. Elaborar, en coordinación con los órganos del la ONP, propuestas de normas

técnicas, nuevas tecnologías, sistemas de información, controles y los programas de capacitación que se requieran para el cumplimiento de los objetivos del Programa Anual de Gestión de la Calidad.

i. Efectuar las acciones de implementación, mantenimiento y monitoreo del

cumplimiento del Programa Anual de Gestión de la Calidad, para detectar desvíos en los estándares establecidos y los problemas de atraso que pudieran presentarse, proponiendo las acciones de solución y prevención que se requieran.

j. Participar en las auditorías internas y otras que se desarrollen en el marco

del Sistema de Gestión de la Calidad de la ONP. k. Presentar y sustentar ante el Jefe de la Unidad los reportes periódicos de

gestión. l. Ejecutar las acciones necesarias a fin de cumplir con las recomendaciones

relacionadas a su área, que le hayan sido comunicadas por el Jefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos en concordancia con las recomendaciones emitidas por el Órgano de Control institucional como parte de su gestión a nivel institucional.

m. Proponer al Jefe de la Unidad de Gestión de la Calidad y Riesgos, los

procedimientos necesarios para mejorar el desarrollo de sus actividades y hacer el seguimiento correspondiente de la estandarización de dichos procedimientos, según la normativa vigente para tal fin.




a.a.a.a. FormaciónFormaciónFormaciónFormación i. Título profesional o Bachiller universitario del área económica,

administrativa o de Ingeniería.

ii. De preferencia con estudios de maestría o estudios culminados de posgrado (duración mayor a 06 meses ó 90 horas académicas no acumulables) en el área económico-financiera, administrativa o de gestión pública.

iii. De preferencia con estudios culminados de posgrado (duración mayor a 06 meses ó 90 horas académicas no acumulables) en gestión de procesos, gestión de la calidad y/o gestión de riesgos.

b.b.b.b. ExperiExperiExperiExperienciaenciaenciaencia

i. Experiencia laboral no menor de dieciocho (18) meses en puestos

vinculados a gestión de procesos, gestión de la calidad y/o gestión de riesgos.

ii. De preferencia con experiencia en cargos directivos o en conducción de personal.


i. Conocimientos de herramientas de ofimática.

ii. De preferencia con conocimientos sobre la normativa y operatividad de los sistemas administrativos gubernamentales.

iii. De preferencia con conocimientos de gestión de proyectos.

d.d.d.d. ImpedimentosImpedimentosImpedimentosImpedimentos i. Haber sido condenado por comisión de actos dolosos con resolución

firme.










Análisis económico y planificación financiera X





Iniciativa X

Orientación hacia resultados X


Un (01) trabajador.

titulo ititulo ivvvv:::: organizaciÓn y ... titulo iv_2… · control de las actividades de los...

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