Esdras Samuel mejia quejuCarne 6871-14-21748Definicin de Registro Administrativo

As los RRAA son informacin referida a una unidad individual persona fsica, hogar, empresa, etc. que ha sido diseada, recogida y mantenida por una determinada administracin pblica con el propsito de controlar y/o tomar decisiones relativas a esa unidad individual.. Begoa (2006). Los RRAA pueden ser privados tambin, de hecho gran cantidad de informacin agropecuaria, petrolera, econmica, etc., tiene como fuente RRAA procedentes de corporaciones privadas.Condiciones necesarias para el aprovechamiento estadstico del registro administrativo

Arroyo (2006, pg. 179) seala dos requisitos mnimos para su uso estadstico, su existencia con un diseo adecuado y la accesibilidad a los mismos. Igualmente se seala queLa utilidad general de los registros administrativos, y en parte la calidad de los mismos,depende de laexhaustividad(negrillas de los autores) de los casos registrados; esto se logra a travs de la correcta aplicacin de los protocolos y de la transmisin oportuna de la informacin recabada a las distintas instancias estadsticas De este modo tendramos al menos tres condiciones necesarias para el uso estadstico del RA, diseo adecuado, accesibilidad y exhaustividad. El primero, que sea adecuado para su uso estadstico se refiere a que debe ser posible hacer la conversin del dato administrativo registrado en dato estadstico, por ejemplo unos registros llenados en hojas aisladas, sin fecha e incompletos pierden credibilidad y son riesgosos incluso para su uso como registro administrativo. El requisito de accesibilidad se refiere a que la institucin estadstica interesada en el RA debe poder acceder a ellos, hacer la conversin y realizar las estimaciones estadsticas necesarias. Ahora bien, realizar este proceso de accesibilidad requiere de otro requisito paralelo, la oportunidad, debido a que el dato estadstico debe ser oportuno o justo para ser usado en la toma de decisiones. Finalmente el requisito de exhaustividad se refiere al grado de eficacia y eficiencia del proceso administrativo del cual depende el RA, por ejemplo si losregistros de accidentes o nacimientos no se hacen al momento de ocurrir o en lapsos adecuados, el dato estadstico derivado perdera oportunidad y completitud pues estos registros hechos en momentos inadecuados sesgaran los resultados estadsticos.

Los procedimientos administrativos no estn hechos para generar estadsticas sinopara cumplir con un procedimiento normativoSegn lo sealado anteriormente el registro administrativo no es una fuente estadstica propiamente dicha (de origen), en el sentido de los censos y las encuestas, ya que, por una parte, su finalidad es administrativa y por otra, sirve para control normativo, es decir registra un evento o acto individual referido a una persona, animal o cosa y la afecta directamente. Esa es su finalidad. Por Ej., al comprar un objeto se emite una factura, se registra un evento normativo con fines fiscales o al solicitar un empleo se llena una planilla para evaluar el perfil del solicitante; al faltar una norma de trnsito se levanta una boleta de citacin o una multa que deber ser cancelada, etc. Ninguno de estos eventos es propiamente estadstico sin embargo se hace fuente estadstica luego de ser tratada mediante procedimientos convenientes. En este sentido Begoa (2006) seala que los actos ligados a los RRAA se refieren a funciones como permitir, registrar, inspeccionar, asegurar, regular, revisar, diagnosticar, tratar, cobrar, pagar, o proporcionar otros beneficios o penalizaciones mientras que las encuestas y censos tendran una funcin de evaluacin y diagnstico.

Caractersticas de los Registros Administrativos

De la bibliografa estudiada se desprenden unas ocho caractersticas de los registros administrativos1. No son concebidos para fines estadsticos debido a que son documentos normativos de la legislacin correspondiente que registran un acontecimiento administrativo.2. No manejan una lgica o secuencia de pasos estadsticos ya que no se hacen con el propsito de realizar un estudio particular sino se hacen con fines de planificacin, registro, seguimiento, coordinacin y control administrativo.3. Poseen instrumentos caractersticos de captacin de informacin (plantillas, formularios, tarjetas, fichas, cuadernos o libros de actas, etc.) que obedecen a cubrir las necesidades del seguimiento y control administrativo,4. Su periodicidad puede estar establecida o no de acuerdo a lo que se establezca en la legislacin correspondiente. Por ejemplo puede registrarse una sola vez (como los ttulos universitarios), puede tener periodicidad (como los registros de trnsito y licencias) o puede ser aleatoria (como los registros de salud)5. Son de amplia cobertura segn la tenga el organismo pblico dueo del RA.6. Definen diversas unidades a ser empadronadas, personas, edificios o establecimientos, hechos (sucesos o actividades) servicios, recursos, transacciones comerciales, etc., y por tanto mltiples variables7. Las unidades empadronadas y las variables medidas pueden ser objeto de conversin a variables estadsticas mediante metodologas relativamente sencillas8. Son almacenados en archivos de diferente formato que van desde papel, ficheros, expedientes hasta soporte digitalVentajas y Desventajas de los Registros AdministrativosSe distinguen unas nueve ventajas y ocho desventajas de los RRAA frente a otras fuentes (SIEL, 2008, citando a CEPAL, 2003). Veremos cada uno de los grupos y ofreceremos una pequea discusin sobre ellos.

Ventajas de los registros administrativos frente a otras fuentes

1. Bajo costo de la produccin de datos. Generalmente el RA responde a un procedimiento normativo de alguna institucin que necesita controlar una accin administrativa como por ejemplo una solicitud de crdito, por lo tanto la informacin se toma generalmente en las oficinas de la institucin (no existen costos operativos de campo).2. Menor carga de llenado de los formularios para los informantes. En un sentido es cierto, las encuestas nacionales pueden ser largas. Sin embargo tambin existen RRAA engorrosos como las declaraciones de impuestos3. Permite la circulacin de la informacin entre los rganos de gobierno y con ello evita la duplicacin de esfuerzos en la administracin pblica. Esta ventaja terica obliga a sincronizar a los organismos de la administracin pblica en trminos de requerimiento de datos, este proceso es muy complejo debido a que las planillas de cada organismo son independientes de los de otro o pueden variar las poblaciones sobre las que se aplican los instrumentos4. Logra una cobertura completa de la poblacin objetivo. En muchos casos el RA logra cobertura completa como por ejemplo en reas de salud, justicia o educacin. Sin embargo existen casos como victimizacin donde los RRAA no logran cobertura pues pueden existir pocas denuncias de criminalidad5. Los errores de no respuesta son menores que en otras fuentes, no hay errores muestrales. Es cierto que no existen errores muestrales pues no se toma una muestra estrictamente, pero este error se sustituye por el error de cobertura6. Es posible la desagregacin en subpoblaciones. Esta ventaja es muy importante debido a que el RA puede contener una variedad de datos interesante con los cuales poder obtener subpoblaciones. Por esto es importante el anlisis del RA para evaluar su pertinencia7. Fortalece a los sistemas de informacin en todos los mbitos territoriales de un pas. Es evidente cuando el Estado tiene una poltica de fortalecimiento de sus sistemas de informacin lo que hace de esta ventaja mas una oportunidad8. La calidad de la informacin aumenta al tener la posibilidad de construir formularios con los detalles que requiere el tema de inters. Sin embargo modificar formularios es complejo aunque la oportunidad existe9. Constituye una base cierta para la construccin de series de datos. En esto el RA logra llevar la historia del proceso administrativo lo que lo potencia para la construccin de la serie temporalDesventajas de los registros administrativos frente a otras fuentes

1. La falta de correspondencia entre las unidades administrativas y las estadsticas. Evidentemente las unidades de anlisispueden no coincidir debido a que el RA puede referirse a una persona individual y no necesariamente al hogar o a un establecimiento comercial.2. Diferencias en las definiciones de las variables. Generalmente las planillas y formatos no contienen metodologas que definan las variables de modo operacional o pueden ser variables de identificacin o descripcin sin profundizar tal y como lo requerira un estudio descriptivo3. Falta de conversin entre los cdigos administrativos 3. y estadsticos. Datos y perodos de referencia no coincidentes con la finalidad estadstica. Esto puede ocurrir pues de hecho el RA no tiene finalidad estadstica, pero existen procesos de conversin de RA en datos estadsticos4. Efectos de los cambios polticos en la continuidad de los registros administrativos. Ciertamente en los pases latinoamericanos las planillas y procedimientos administrativos pueden variar con el vaivn poltico. Este aspecto es muy importante y declara mas una debilidad del RA en estos pases5. Falta de un identificador comn en los registros para realizar la conciliacin de los datos y falta de personal estable para la tarea6. Falta de una visin de largo plazo que conduzca al desarrollo del sistema estadstico y que privilegie la coyuntura7. Carencia de una poltica de cooperacin entre los rganos que suministran los registros, la inexistencia de un acuerdo entre todos los actores e instituciones partcipes y la ausencia de leyes estadsticas para todas las desagregaciones territoriales

Tipos de control1. Tipos De ControlTerry (1999) en sulibro"Principios de Administracin" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin. Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin depolticas,procedimientosy reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas conpropiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.Son deseables debido a que permiten a la administracin evitarproblemasen lugar de tener que corregirlos despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que suele ser difcil de desarrollar.Por ejemplo, ungerentedeventasde una determinada tienda puede tener lapolticade que todocambioen elprecio, respecto a lospreciospublicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo. Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que elplanser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando unadministradorsupervisa lasaccionesde un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.Por ejemplo, la mayor parte de lascomputadorasestn programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle por qu es el error. Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable.El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunosdatos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan hacerse correcciones.El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la informacin eldaoya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin.Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales estn funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si esta informacin es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar lasestrategiasque han venido implementando

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