tic para gestion_tiempo

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Herramientas TIC para la Gestión del Tiempo Fco. José Díaz Expósito

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Page 1: Tic para gestion_tiempo

Herramientas TIC para la

Gestión del Tiempo

Fco. José Díaz Expósito

Page 2: Tic para gestion_tiempo

OBJETIVOS DEL CURSO

1 - Conocer los elementos básicos sobre la gestión del tiempo y

ámbitos de aplicación.

2 - Conocer recursos basados en las TICs que permitan llevar a cabo

una adecuada gestión del tiempo.

3 - Conocer herramientas TIC para el trabajo colaborativo en equipos

de trabajo.

4 - Aprender a organizar el escritorio de un ordenador y el manejo y

uso de carpetas.

5 - Poner en práctica metodologías de gestión y organización de

ficheros en el ordenador

6 - Definir un criterio común para organizar carpetas, citas y tareas, a

través de los gestores de correo electrónico.

7 - Adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para

establecer un adecuado manejo y búsqueda de la información en

entornos TICs

Page 3: Tic para gestion_tiempo

CONTENIDO

GESTIÓN DE TIEMPO Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS MEDIANTE HERRAMIENTAS TICS1

METODOLOGÍAS DE GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE FICHEROS DIGITALES2

USO EFICIENTE DE LOS GESTORES DE CORREO ELECTRÓNICO3

EL TRABAJO COLABORATIVO EN RED4

MANEJO Y BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN EN ENTORNOS TICS5

Page 4: Tic para gestion_tiempo

Dinámica de grupo

¿Cuales son nuestras expectativas? ¿Porqué quiero

mejorar mi gestión del tiempo?

GESTIÓN DEL TIEMPO

RUEDA DE PRESENTACIÓN , EXPECTATIVAS E

INQUIETUDES

Page 5: Tic para gestion_tiempo

¿Cuales son nuestras expectativas?

GESTIÓN DEL TIEMPO

• ‘organizar mejor mi trabajo’

• ‘combinar trabajo de despacho e incidencias (interrupciones)’

• ‘los planes y previsiones no se cumplen’

• ‘gestiona múltiples tareas y funciones’

• ‘organizar mejor el tiempo dentro de mi jornada laboral’

• ‘no se por donde empezar’

• ‘se me acumulan las tareas pendientes’

• ‘necesito herramientas y pautas’

• ‘quiero dar mejor servicio a mis usuarios, una respuesta ágil’

• ‘quiero optimizar mi tiempo’

• ‘necesito diferenciar mi tiempo laboral y el personal’

Page 6: Tic para gestion_tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO

RECONOCEN

QUE GESTIONA

MAL SU TIEMPO

Page 7: Tic para gestion_tiempo

DEFINICIÓN DE GESTIÓN DEL TIEMPO

- Los actos sucesivos en que se divide la ejecución de

algo para el logro de metas.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Page 8: Tic para gestion_tiempo

¿Qué es gestionar el tiempo?

GESTIÓN DEL TIEMPO

1. 60 segundos en un

minuto

2. 60 minutos en una

hora

3. 24 horas en un día

4. Y 168 horas en una

semana…

Todas las personas tienen el mismo tiempo que tú, es decir…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de

cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos.

Page 9: Tic para gestion_tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO

¿Porqué organizar mi tiempo?

Principales razones:

1. Ganar rendimiento

sobre el tiempo

(optimizarlo)

2. Motivar y promover la

iniciativa

3. Permite hacer

previsiones

4. Reduce la ansiedad

(estrés)

Page 10: Tic para gestion_tiempo

Dinámica de grupo

Test de Gestión del tiempo personal

GESTIÓN DEL TIEMPO

REALIZAR EL TEST DE FORMA PERSONAL Y

PUNTUAR. COMENTAR PUNTUACIÓN

COLECTIVAMENTE

Page 11: Tic para gestion_tiempo

Frecuentemente: 4 puntos

A veces: 2 puntos

Rara vez: 0 puntos

GESTIÓN DEL TIEMPO

PUNTUACIÓN

Page 12: Tic para gestion_tiempo

Puntuación

81-100: Administras muy bien el tiempo y controla la mayoría de las situaciones

61-80: Administras el tiempo bien, a veces. Te sería útil aplicar mejor las

estrategias de ahorro de tiempo que utilizas actualmente.

41-60: Estás patinando. No dejes que las circunstancias consuman lo mejor de ti.

Aplica las técnicas de uso adecuado del tiempo que están a tu disposición.

21-40: Estás perdiendo el control. Probablemente estas demasiado

desorganizado como para disfrutar de tiempos de calidad. ¡Pon en marcha las

ideas sobre el tiempo que están a tu disposición!

0-20: Estás abrumado, descentrado, frustrado y probablemente bajo una gran

tensión. Pon en práctica inmediatamente las ideas sobre uso adecuado del

tiempo. Todas las semanas revisa los resultados que estás obteniendo, para

introducir mejoras en los hábitos respecto a la distribución del tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO

Page 13: Tic para gestion_tiempo

Factores internos

1.Miedo a cambiar los propios

hábitos.

2. Incertidumbre sobre cómo y

cuando empezar.

3.Presión del tiempo, ya que para

ahorrar tiempo futuro debes invertir

tiempo presente (y el día a día ya

sabemos como es…).

4.Falta de voluntad.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Page 14: Tic para gestion_tiempo

Ladrones del tiempo

• Visitas inoportunas

• Llamadas telefónicas

(entrantes)

• Desorganización

• Reuniones

improductivas

• Crisis, urgencias

• Dilación, dejación

GESTIÓN DEL TIEMPO

Page 15: Tic para gestion_tiempo

Dinámica de grupo

¿Cuáles son vuestros ladrones del

tiempo? ¿Cómo os afectan?

GESTIÓN DEL TIEMPO

ESCRIBIR EN UNA PAPELETA TRES LADRÓNES

DEL TIEMPO DE MAYOR A MENOR IMPORTANCIA

Page 16: Tic para gestion_tiempo

La matriz de organización del tiempo

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

EVITA

HACERLO

DECIDE

CUANDO DEBES

HACERLO

DELEGA

EN OTROS

HÁZLO

AHORA

MISMO

Importante

Urg

en

te

SI

NO

NO

SI

Tenemos tendenciaa reaccionar mejorfrente a la urgencia que frente a laimportancia

1. Clasifica tus tareas: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques.

2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Page 17: Tic para gestion_tiempo

Consejos para una gestión inteligente

Algunos consejos...

1. SER ORGANIZADO: filtra tareas y planifica

2. PROTEGER TU TIEMPO: negación y aislamiento

3. ENFOQUE SOBRE OBJETIVOS: énfasis motivacional

4. ORDEN DE PRIORIDADES: pon objetivos y prioriza

5. SIGUE LA CORRIENTE: ritmos naturales

6. EVITA TUS MALOS HÁBITOS: identificar pérdidas de tiempo

7. COMPATIBILIZAR TRABAJO CON TIEMPO LIBRE

8. REALIZAR PAUSAS ACTIVAS

9. UTILIZA HERRAMIENTAS PARA SACAR PARTIDO DE TU

TIEMPO: recursos TICs

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Page 18: Tic para gestion_tiempo

RECURSOS TIC

Page 19: Tic para gestion_tiempo
Page 20: Tic para gestion_tiempo

TÉCNICAS DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

GESTIÓN DEL TIEMPO

GTD POMODORO

Page 21: Tic para gestion_tiempo

TÉCNICA POMODORO

GESTIÓN DEL TIEMPO

El método se basa en la idea de que las

pausas frecuentes pueden mejorar la

habilidad mental, y trata de ofrecer una

respuesta eficaz frente al tiempo, en

lugar del estado de ansiedad que

suele provocar el "devenir" del tiempo

Son fundamentales las etapas de

planeamiento, anotación, registro,

proceso y visualización.

Page 22: Tic para gestion_tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO

5 pasos básicos para implementar la técnica:

- Decidir la tarea a realizar

- Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos

- Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar una X- Tomar un pausa breve (5 minutos)

- cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos)

Page 23: Tic para gestion_tiempo

GETTING THINGS DONE (GTD)Consigue que las cosas se

hagan...

1. Sistema impulsado por David Allen

2. GTD se basa en el principio de que

una persona necesita borrar de su

mente todas las tareas que tiene

pendientes guardándolas en un lugar

específico. De este modo, se libera a

la mente del trabajo de recordar todo

lo que hay que hacer, y se puede

concentrar en la efectiva realización

de aquellas tareas.

GESTIÓN DEL TIEMPO

Page 24: Tic para gestion_tiempo

GTD

Page 25: Tic para gestion_tiempo

GTD: Fases

1. RECOPILAR...

1. Depositar en "cajas" externas,

todo aquello que necesitemos

recordar, realizar o darle

seguimiento.

2. Tras el procesamiento, todas

las "cajas" deberían vaciarse al

menos una vez por semana.

3. Objetivo: vaciar la mente.

4. Una caja es el soporte: Gestor

de tareas, listas de notas,

referencias, cliente de correo

electrónico…

Page 26: Tic para gestion_tiempo

2. PROCESAR...

1.Regla de los dos

minutos: "Si una tarea

requiere menos de dos

minutos, hazla

inmediatamente".

2.Los 2 minutos son

orientativos.

GTD: Fases

Page 27: Tic para gestion_tiempo

2. PROCESAR... ¿Cómo?

1. Empezar siempre por el principio

2. No procesar más de un elemento a la vez.

3. No enviar de vuelta a la “caja" a ningún

elemento.

4. Si un elemento requiere de una acción para

ser realizado:

• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.

• Si no es tu tarea, delégalo

adecuadamente.

• Posponlo.

5. Si un elemento no requiere una acción,

• Archívalo como referencia.

• Deséchalo si no es procedente.

• Déjalo en cuarentena si no puedes

llevarlo a cabo en ese momento.

GTD: Fases

Page 28: Tic para gestion_tiempo

3. ORGANIZAR...

1. Se proponen dos instrumentos:

• Agenda: sólo para tareas, citas o

reuniones con fechas bien

determinadas

• Lista de tareas

2. ¿Cómo organizamos nuestras listas de

tareas?

Por grupos homogéneos:

• Acciones próximas

• Proyectos

• En espera

• Algún dia/Quizás

GTD: Fases

Page 29: Tic para gestion_tiempo

3. ORGANIZAR...

1. Allen propone un sistema de 43

carpetas

2. 12 carpetas MENSUALES

3. 31 carpetas (representando los días

del mes)

4. Cada día revisas la carpeta, la vacías y

la colocas en el mes siguiente.

5. Para tareas futuras, las colocas en

forma de recordatorio, y te olvidas

hasta el día correspondiente.

GTD: Fases

Page 30: Tic para gestion_tiempo

REVISAR...

1. Cualquier sistema requiere de

revisión.

2. La revisión mínima es semanal

para el sistema de

organización GTD (a principio

o final de semana).

3. Diariamente asumimos las

carpetas diarias para revisar

tareas y recordatorios.

GTD: Fases

Page 31: Tic para gestion_tiempo

HACER...

1. Malas señales… si dedicamos mucho

tiempo a organizar, y poco a hacer

2. La organización y planificación

debe ser sencilla, debe

promover la acción y

desincentivar la dejadez

y saturación

GTD: Fases

Page 32: Tic para gestion_tiempo

GTD: Fases

Page 33: Tic para gestion_tiempo

RECOPILAR...

RECOPILAR... Uso de “cajas”

Ejemplo de “cajas”

Gestores de tareas

Listas de notas

Referenciadores

Clientes de correo electrónico

Page 34: Tic para gestion_tiempo

RECOPILAR...

¿Qué es un Gestor de tareas?

software que facilita la creación, seguimiento y

finalización de tareas

Wunderlist

Task Coach

Nozbe

Page 35: Tic para gestion_tiempo

RECOPILAR...

¿Qué es una Lista de Notas?

software que organiza contenidos a modo de libreta

de notas

Evernote

Stickies

Übernote

Page 36: Tic para gestion_tiempo

RECOPILAR...

¿Qué es un Cliente de correo electrónico?

software que permite enviar, recibir y administrar el

correo electrónico

Outlook

Mozilla Thunderbird

Eudora

Page 37: Tic para gestion_tiempo

PROCESAR/ORGANIZAR...

Uso de herramientas facilitadoras

Agenda

Lista de tareas

Diagrama de flujos

Mapas conceptuales

Organizadores de

escritorios PC

PROCESAR/ORGANIZAR

Page 38: Tic para gestion_tiempo

PROCESAR/ORGANIZAR

¿Qué es una agenda digital?

software usado para las acciones que deben

hacerse en un momento determinado

Outlook

Google calendar

Page 39: Tic para gestion_tiempo

PROCESAR/ORGANIZAR

¿Qué es un mapa conceptual?

técnica usada para la representación gráfica del

conocimiento.

CmapTools

Powerpoint

Page 40: Tic para gestion_tiempo

ORGANIZAR ESPACIOS

¿CAOS ORDENADO? ¿ORDEN CAÓTICO?

Page 41: Tic para gestion_tiempo
Page 42: Tic para gestion_tiempo
Page 43: Tic para gestion_tiempo
Page 44: Tic para gestion_tiempo

Consecuencias de la desorganización

•No encontrar lo que buscas

•Perder tiempo en buscar las cosas

•No hay una lógica de organización

•Cuando lo quieras limpiar perderás a un más tiempo

•Puedes llegar a confundirte donde guardas tus archivos

si en Mis documentos (por ejemplo) o en el escritorio.

•Se ve mal, puede provocar distracción o provocar algo

de apatía para trabajar.

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 45: Tic para gestion_tiempo

Organizar y Limpiar

1 - Lo más difícil: eliminar el hábito de guardar

todo en el escritorio

2 - Colocar sólo iconos de acceso directo para

los programas y carpetas más imprescindibles

3 - No colocar documentos ni programas

directamente en el escritorio

El escritorio consume memoria y

recursos del sistema

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 46: Tic para gestion_tiempo

Menú Inicio para acceder a archivos y programas

En la sección A podemos colocar los programas que

más usamos simplemente arrastrando el icono del

programa a área A y listo.

En la sección B podemos configurar lo que

frecuentemente esta por defecto como mis

imágenes, conexiones de red, impresoras y faxes y

un montón de cosas que no usamos o solo una vez

al año así que las quitaremos déjalo lo más limpio

posible

La sección C, windows la actualiza automáticamente

y son lo programas que usamos frecuentemente.

Esta también puedes configurarse indicándole que

cantidad de programas serán listados. También se

hace oprimiendo el botón derecho del ratón sobre en

menú inicio y propiedades.

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 47: Tic para gestion_tiempo

Inicio rápido para acceder programas

La barra de herramientas Inicio rápido se encuentra

en la barra de tareas y ofrece una forma cómoda de

abrir programas. Podemos agregar o quitar iconos de

programas en la barra de herramientas Inicio rápido

para obtener acceso fácilmente a los programas que

utiliza con más frecuencia.

Pero tenemos que ser cautos y dejar el número

mínimo de programas para no tener una interminable

lista de accesos directos.

ORGANIZAR ESPACIOS

Para desplegar la barra de inicio rápido:

Haz clic con el ratón derecho en un área vacía de la barra de tareas y haz clic en

Propiedades.

En la opción Barra de tareas, abajo de Apariencia de la barra de tareas,

selecciona Mostrar barra de inicio rápido y haz clic en OK.

Page 48: Tic para gestion_tiempo

Mueve tu escritorio a la barra de tareas

Hay varias ventajas el poner el escritorio en la barra de tareas, por ejemplo

puedes acceder a Mi PC o a la Papelera de reciclaje sin tener que minimizar los

programas o acceder a los iconos en escritorio si tienes desactivada la opción

de “mostrar iconos en el escritorio” (presionar con el botón derecho del mouse

sobre escritorio, opción organizar iconos)

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 49: Tic para gestion_tiempo

Ocultar iconos de área de notificación

La área de notificación es esa donde esta el reloj. Hay programas que por

defecto se minimizan en esa área pero tal vez no sea necesario que estén

visibles todo el tiempo como por ejemplo el antivirus o las actualizaciones de

windows, para lograr ocultarlo simplemente temdremos que presionar el botón

derecho del mouse en la barra de tareas, ir a propiedades y presionar en el botón

de personalizar del área de notificación. Ahí indicaremos que queremos que se

oculte o que siempre debe estar visible.

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 50: Tic para gestion_tiempo

Personalizar el escritorio

Por medio del cuadro de diálogo

“Propiedades de pantalla” podemos

realizar diferentes operaciones que

nos permiten personalizar la

apariencia de nuestro ordenador:

elección de tema, fondo de

escritorio, configuración de la

pantalla, etc.

Hacemos clic derecho en cualquier

parte libre de iconos del escritorio y

propiedades.

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 51: Tic para gestion_tiempo

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 52: Tic para gestion_tiempo

Cambiar y organizar el fondo de escritorio

Es recomendable colocar un fondo de escritorio que agrade, pero también

que facilite la organización de nuestro escritorio.

Usar un escritorio con una imagen de fondo oscura, relaja nuestra visión

ORGANIZAR ESPACIOS

Page 53: Tic para gestion_tiempo

ORGANIZAR ESPACIOS

http://www.flickr.com/photos/gr/182329409/sizes/o/in/set-

72157629476416436/

http://blog.jackvinson.com/images/Productivity_20Matrix.jpg

EJERCICIO:

Buscar en Google Images el término “wallpaper

productivos” y sustituir el fondo del escritorio

con uno de ellos, para después organizar

nuestros iconos

MATERIAL COMPLEMENTARIO:

Page 54: Tic para gestion_tiempo

Mover archivos dentro de la carpeta Mis documentos

La forma más fácil de guardar lo que descargamos de Internet o guardar los

documentos en los que trabajamos es crear su respectiva carpeta para estas dos

principales áreas y hacerlo dentro de mis documentos.

Esto facilita la tarea porque lo general es que los cuadros de diálogos de “guardar

como” tienen un acceso directo a esta carpeta.

Crear carpetas “descargas” (downloads).

En esta podemos crear subcarpetas como por ejemplo imágenes, videos, mp3,

documentos (.pdf, .doc o .txt) o nombrarla como prefieramos el truco es tener todo

más organizado

ARCHIVOS Y CARPETAS

Page 55: Tic para gestion_tiempo

Crea la carpeta “trabajo”.

Todos nuestros trabajos o tareas los

colocaremos en esta carpeta.

También podemos crear

subcarpetas para colocar cada

proyecto o incluso por cada tema.

Un truco es colocar un guion bajo a

todas las carpetas de uso

frecuentemente para que siempre

estén arriba de la lista.

ARCHIVOS Y CARPETAS

Page 56: Tic para gestion_tiempo

Crear carpetas “descargas” (downloads).

En esta podemos crear subcarpetas como por

ejemplo imágenes, videos, mp3, documentos (.pdf,

.doc o .txt) o nombrarla como prefiramos el truco es

tener todo más organizado

Page 57: Tic para gestion_tiempo

ARCHIVOS Y CARPETAS

Nomenclatura común y

consistente

A la hora de poner el nombre a carpetas y

ficheros seguiremos un patrón o unas

pautas que conozcamos, pero aplicándolo

siempre. Eso hará que el sistema sea

coherente y consistente, y que no se

queden partes sin organizar o a medio

ordenar (lo que llevará a cierta confusión).

Define nuestra propia nomenclatura tiene

que ser un complemento que ayude,

nunca una tarea pesada e incómoda. Será

sencillo, práctico y directo

Page 58: Tic para gestion_tiempo

ARCHIVOS Y CARPETAS

CONSEJOS:

- Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos.

- Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la

carpeta/archivo.

- Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o también por año.

-Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto menos scroll y

más directo, mejor).

- Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del nombre.

- Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar. Por ejemplo:

@Clientes, !mportante, _Revisar, *Borrar, —2010.

Page 59: Tic para gestion_tiempo

ARCHIVOS Y CARPETAS

Etiquetas y/o colores

Las etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos más

importantes.

Las etiquetas permiten emparentar en una misma familia archivos que están en distintos

lugares de tu ordenador. Y los colores es un complemento visual que sirve para reforzar tu

consistente sistema de nombres comunes.

Aun cuando esos archivos estén en el mismo sitio y no tengan nada que ver entre sí, los

colores son una forma de distinguirlos. De ese modo en una misma carpeta pueden

convivir ficheros totalmente distintos pero fácilmente identificables mediante colores.

CONSEJO:

Acordar un sistema visual de colores parecido a este:

Rojo: documentos y ficheros actuales sobre los que tienes que trabajar (tareas).

Azul: datos e información en proceso o producción

Verde: carpetas y ficheros con tareas finalizadas.

Page 60: Tic para gestion_tiempo

También podemos personalizar nuestras

carpetas para hacer una distinción visual.

Simplemente podemos cambiar su icono,

para hacerlo presionaremos el botón

derecho del ratón (mouse) sobre la carpeta,

después donde dice propiedades y a

continuación donde dice personalizar, en el

fondo de esta ventana esta la opción

cambiar icono, escogeremos el que nos

agrade y listo.

ARCHIVOS Y CARPETAS

Page 61: Tic para gestion_tiempo

ORGANIZAR ESPACIOS

EJERCICIO:

Crear una carpeta denominada “trabajo” dentro

de Mis Documentos, con las subcarpetas

“documentos” “imágenes” “audios” y

“presentaciones”, y cambiarles los iconos para

diferenciarlas

MATERIAL COMPLEMENTARIO:

Folder Colorizer http://softorino.com/products/

Page 62: Tic para gestion_tiempo

GESTORES DE CORREO

GTD Y OUTLOOK

Recopilar: La etapa de recopilación es a través de notas en un

cuaderno de apuntes, notas en el sistema One Note y los correos

electrónicos que llegan a la bandeja de entrada.

Lo primero que hay que hacer es

• Sacar del Inbox las notificaciones de los destinatarios que no se

califiquen como no urgentes y no importantes.

• Sacar del Inbox las listas de correo que no sean críticas

• Sacar del Inbox el correo comercial.

Mediante la creación de reglas

Page 63: Tic para gestion_tiempo

CREAR REGLAS A PARTIR DE CORREOS

Page 64: Tic para gestion_tiempo

GESTORES DE CORREO

GTD Y OUTLOOK

Procesar: Cada apunte y correo electrónico que no pueda ser

ejecutado bajo la regla de los 2 minutos, se convierte en una

tarea de Outlook

Page 65: Tic para gestion_tiempo

BARRA DE TAREAS PENDIENTES

Page 66: Tic para gestion_tiempo

MARCAR LOS E-MAILS COMO TAREAS

Page 67: Tic para gestion_tiempo

GENERAR UNA CITA A PARTIR DE CORREO

Page 68: Tic para gestion_tiempo

GENERAR TAREA A PARTIR DE CORREO

Page 69: Tic para gestion_tiempo

BARRA DE TAREAS EN EL CALENDARIO

Page 70: Tic para gestion_tiempo

RESERVA DE ESPACIO EN EL CALENDARIO

Page 71: Tic para gestion_tiempo

GESTORES DE CORREO

GTD Y OUTLOOK

Organizar: La tareas se las puede clasificar. Por ejemplo colores

como: próximas acciones (rojo), en espera (amarillo), más

adelante/quizás (verde) proyectos (azul) adelante/quizás (verde),

proyectos (azul).

Mediante una vista personalizada de la tareas, se puede verlas

todas ordenadas según su color y clasificación.

Page 72: Tic para gestion_tiempo

MOSTRAR CORREOS CON COLORES

Page 73: Tic para gestion_tiempo

GESTORES DE CORREO

GTD Y OUTLOOK

Hacer: Las tareas se citan en el calendario de Outlook según su

impacto y urgencia, con lo cual se puede organizar las tareas a través

del día y la semana

Page 74: Tic para gestion_tiempo

PLANIFICACIÓN DE REUNIONES

Page 75: Tic para gestion_tiempo

ENVIAR CALENDARIO COMO CORREO

Page 76: Tic para gestion_tiempo

GESTORES DE CORREO

GTD Y OUTLOOK

Revisar: la clave del sistema GTD es la revisión semanal, el invertir

un par de horas a la semana para realizar esta revisión seria lo ideal

para el buen funcionamiento del sistema

Page 77: Tic para gestion_tiempo

BÚSQUEDA

Page 78: Tic para gestion_tiempo

BÚSQUEDA AVANZADA

Page 79: Tic para gestion_tiempo

USO DE CARPETAS FAVORITAS

Page 80: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Page 81: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

• Características:

- Aplicaciones y páginas de internet

- La web es una plataforma en sí misma

- Aprovechamiento de la “Inteligencia colectiva”

- Software independiente del dispositivo

Usuario consumidor

Contribuye

Comparte

Interactúa

+ PRODUCTOR

Page 82: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

¿Qué es el trabajo colaborativo?

• Actividad conjunta de 2 ó más personas

• Objetivo común

• Entorno compartido

• Generar recursos

• Explorar o profundizar

en un tema

• Mejorar competencias

• Compartir información

• ….

Tradicional Vs Virtual

GROUPWARE

Page 83: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Fuente: Adaptado de Jane Hart, Centre for Learning & Performance Technologies

Busca y encuentra en la red social Estar al día de los contenidos

Construir

redes de

confianza

Comunicación

con el grupo

Compartiendo, ideas, recursos y experiencias

Colaboración con

amigos y compañeros

Mejora la

productividad propia

y la del equipo

Page 84: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Agenda, reuniones y eventos

Page 85: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Doodle• Te permite encontrar el mejor momento

para establecer una reunión.

• Puede crear una encuesta con múltiples opciones y declarar su disponibilidad en un periodo de tiempo.

• Cuando usted envía su encuesta a los demás, los invitados pueden establecer el mejor tiempo que pueda manejar una reunión. Cuando haya recogido todas las respuestas, Doodle ajusta automáticamente el tiempo que mejor se adapte a todos los participantes.

• El servicio también genera un mensaje de correo electrónico que puede utilizar para invitar a los asistentes y cuadros de la cita para todos.

• Sitio web: http://www.doodle.com/main.html

Page 86: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Creación de contenidos

Page 87: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Google Docs • Esta es una herramienta que se utiliza para la redacción de documentos (procesador de textos y hoja de cálculo) de forma coordinada y colaborativamente.

• Permite controlar los cambios y versiones, así como introduce las facilidades ya conocidas de la familia Google: simplicidad, curva de aprendizaje corta, gratuidad, integración con otras herramientas…

• Sitio web: http://www.google.com/google-d-s/hpp/hpp_es.html

Page 88: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Feed back

Page 89: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Wufoo • Wufoo es una aplicación web que

ayuda a las personas a crear

sorprendentes formularios en

línea.

• Cuando diseña un formulario con

Wufoo, automáticamente se crea

la base de datos, la configuración

y la secuencia de comandos

necesarios para facilitar, agilizar y

recrear la recopilación y la

comprensión de sus datos.

• Sitio web: http://wufoo.com/

Page 90: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Comunicación

Page 91: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Skype • Funcionalidad de mensajería

instantánea en formato de chat,

audioconferencia y

videoconferencia (comunicación

simultánea bidireccional de

audio y vídeo, que permite

mantener reuniones con grupos

de personas situadas en lugares

alejados entre sí)

• Voz sobre IP (VoIP)

• Sitio web:

http://www.skype.com/intl/es/welco

meback/

Page 92: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Blogging

Page 93: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Wordpress • La más utilizada en el mundo

• Gratuita o versión de pago

• Buena usabilidad, algo menor que Blogger, aunque es muy amigable

• Orientada a SEO

• Analítica integrada

• Requiere de algunos conocimientos técnicos

Page 94: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

MicroBlogging

Page 95: Tic para gestion_tiempo

TRABAJO COLABORATIVO

Twitter • Sistema gratuito de comunicación con contactos (mensajes de un máximo de 140 caracteres) para estar al día de la actividad y actualidad de tu equipo.

• Visita su sitio web: http://twitter.com/

Page 96: Tic para gestion_tiempo

BUSCAR Y ENCONTRAR

Ser organizado facilita el trabajo, simplifica las operaciones, y elimina dificultades

cuando tenemos que buscar información.

El hecho de haber nombrado y clasificado mínimamente nuestros archivos

facilitará enormemente cualquier búsqueda.

Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto,

aprovechar las búsquedas frecuentes… Todo eso refuerza nuestra organización y

hace que no perdamos el tiempo buscando, sino encontrando.

Page 97: Tic para gestion_tiempo

BUSCAR Y ENCONTRAR

Para buscar un archivo o una carpeta Haga clic en Inicio y, después, haga clic en Buscar.

En el cuadro de diálogo Asistente para búsqueda, haga clic en Todos los archivos y carpetas .

Escriba parte o la totalidad del nombre del archivo o carpeta, o escriba una palabra o frase que esté en

el archivo.

En el cuadro Buscar en , haga clic en la unidad o unidades, carpeta o ubicación de red que desee

buscar.

Elija una de las opciones siguientes:

Haga clic en ¿Cuándo fue modificado? para buscar archivos creados o modificados en la fecha o

el período de fechas especificado.

Haga clic en ¿Qué tamaño tiene? para buscar archivos de un tamaño específico.

Haga clic en Más opciones avanzadas para especificar criterios de búsqueda adicionales.

Haga clic en Buscar.

Page 98: Tic para gestion_tiempo

BUSCAR Y ENCONTRAR

RSS

Forma muy sencilla para que puedas recibir,

directamente en tu ordenador o en una página web

online (a través de un lector RSS) información

actualizada sobre tus páginas web favoritas, sin

necesidad de que tengas que visitarlas una a una.

Esta información se actualiza automáticamente, sin

que tengas que hacer nada.

Para recibir las noticias RSS la página deberá tener

disponible el servicio RSS y deberás tener un lector

Rss.

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• Permite organizar y acceder

rápidamente desde una interfaz web

a todas las noticias de las páginas

configuradas en el sistema que

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Las licencias Creative Commons o CC están inspiradas en la licencia GPL

(General Public License), compartiendo buena parte de su filosofía. La idea

principal detrás de ellas es posibilitar un modelo legal ayudado por

herramientas informáticas, para así facilitar la distribución y el uso de

contenidos.

Existe una serie de licencias Creative Commons, cada una con diferentes

configuraciones, que permite a los autores poder decidir la manera en la que

su obra va a circular en internet, entregando libertad para citar, reproducir,

crear obras derivadas y ofrecerla públicamente, bajo ciertas diferentes

restricciones.

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Fco. José Díaz Expósito