tesis final
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “ROMULO GALLEGOS”
AREA INGENIERÍA DE SISTEMAS
SAN JUAN DE LOS MORROS
ESTADO GUARICO
SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIÓN DE INVENTARIOS EN CONSUMIBLES.
CASO INVERSIONES HILMAR C.A. UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA.
Trabajo de Grado Presentado como Requisito para Optar al Título de Ingenieros en
Informática
AUTOR.
Ohep Tony C.I: 16.436.832
TUTOR ACADÉMICO
Ing. Márquez, Elso.
TUTOR METODOLOGICO
Dra. Torrealba Yelitza
San Juan de los Morros, Marzo 2012.
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ACEPTACIÓN DEL TUTOR
Por medio de la presente hago constar que he leído el proyecto de grado,
presentado por el bachiller: Ohep Tony C.I: 16.436.832, para optar al grado de
ingeniero en informática, que lleva por título: “SISTEMA DE INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIÓN DE
INVENTARIOS EN CONSUMIBLES. CASO INVERSIONES HILMAR C.A.
UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA.” y que acepto asesorar al
estudiante, en calidad de tutor Académico, durante la etapa de desarrollo del proyecto
de grado hasta su presentación y evaluación.
En la ciudad de San Juan de Los Morros, quince (15) días del mes de febrero
de 2012.
__________________________
Ing. Márquez ElsoC.I. 19.473.280
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “ROMULO GALLEGOS”AREA INGENIERÍA DE SISTEMAS
SAN JUAN DE LOS MORROSESTADO GUARICO
SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIÓN DE INVENTARIOS EN CONSUMIBLES. CASO INVERSIONES HILMAR C.A. UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA.
Proyecto de Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al grado de Ingeniero en Informática
Autor: Ohep, TonyTutor Académico:
Tutor Metodológico: Fecha: Abril 2012
RESUMEN
Se desea en la presente investigación que lleva por nombre “Sistema de información administrativo para el control y facturación de inventarios consumibles. Caso Inversiones Hilmar C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua”. Permitirá controlar el proceso de Control, Facturación, registro de productos, clientes y proveedores, dando soporte de conocimientos necesarios al administrador y los usuarios de la información, de la empresa lleva la mayor parte de los procesos de forma manual, se desea una automatización que permita un control eficaz y capaz de dar respuesta gracias a la tecnología. El estudio se enmarca en un proyecto Factible, apoyado en una investigación de campo de tipo descriptiva. La metodología tecnológica que se utilizará para el desarrollo es basada en la RUP, aunada al lenguaje unificado de modelado (UML), las cuales permitirán concluir que existe la necesidad de ofrecer un sistema de información utilizando la tecnología de hoy en día, que contribuya a mejorar el proceso administrativo con respecto al registro, control y facturación de los consumibles. Con el desarrollo de este sistema que facilitará el proceso óptimo de los datos, logrando de esta forma la solidificación del mismo.Descriptores: Sistema de información, Administrativo, Control, Facturación, Inversiones, Tecnología.
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ÍNDICE GENERAL
ACEPTACIÓN DEL TUTOR...................................................................................................ii
ÍNDICE GENERAL……………………….…………………………………….ix
RESUMEN.............................................................................................................................viii
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................1
3EL PROBLEMA..............................................................................................................3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..............................................................3OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN...............................................................6JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.....................................................7DELIMITACIÓN................................................................................................11
APARTADO II........................................................................................................................12MARCO TEÓRICO......................................................................................................12
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.................................................12ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN..................................................15BASES TEÓRICAS............................................................................................18BASES LEGALES..............................................................................................33GLOSARIO DE TÉRMINOS.............................................................................34
APARTADO III.......................................................................................................................39MARCO METODOLÓGICO........................................................................................39
TIPO DE MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN..............................................40TIPO DE METODOLOGÍA DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNOLÓGICO.................................................................................................41POBLACIÓN Y MUESTRA..............................................................................44TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS..............46TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS.........................................................477
APARTADO IV………………………………………………………………………….48ANALISIS DEL SISTEMA ACTUAL………………………………...48DIAGNOSTICO………………………………………………………..50NECESIDADES OBSERVADAS……………………………………..52ANALISIS DE LOS PROCESOS……………………………………...52ANALISIS SITUACIONAL DEL SISTEMA ACTUAL……………...
……53ACTORES QUE INTERVIENEN EN EL SISTEMA
ACTUAL…………..54DEFINICION DE
REQUERIMIENTOS……………………………….......55ANALISIS DE LOS RESULTADOS…………………………………56
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APARTADO V………………………………………………………………….67
SISTEMA PROPUESTO………………………………………………………..67DESCRIPCION DE LOS PROCESOS………………………………...67OBJETIVOS DEL PRODUCTO TECNOLOGICO……………………67OBJETIVO GENERAL………………….……………………………..67OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………..68DESCRIPCION DEL PRODUCTO PROPUESTO……………………68DESCRIPCION TECNICA DEL PRODUCTO PROPUESTO……….70
MANUAL DE USUARIO………………………………………………84 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………102
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INTRODUCCIÓN
Pensando en desarrollar el siguiente tema metodológico tenemos claro que
la tecnología en los últimos años es de gran importancia, ella nos brinda grandes
ventajas, en lo que hoy en día es un gran problema mundial, los procesos y
gestión administrativa, dentro de las instituciones, empresas y grandes comercios
es el registro y control, es importante para agilizar de forma práctica la búsqueda
de información, y por supuesto han aparecido nuevas formas de hacer dichos
procesos.
Estos cambios traen grandes beneficios; en efecto, hoy en día las empresas
cuentan con sistemas de información automatizados que controlan los grandes
flujos de información como por ejemplo; registro de facturación de compras, de
ventas, registros de usuarios, control de clientes, proveedores entre otros casos
que se dejan de mencionar, así mismo, las empresas han encontrado grandes
oportunidades en los desarrollo, destacando las pérdidas de información se
reducen y que estas tecnologías están al alcance tanto de grandes como de
pequeñas empresas.
Bajo esta concepción se encuentra la empresa Inversiones HILMAR C.A.,
es una tiendas en pleno proceso de expansión, la cual está en la búsqueda de
nuevos canales de comunicación con sus clientes, teniendo en cuenta la
importancia de la incorporación de nuevas tecnologías en la empresa y a la vez
que proporcione una buena satisfacción con sus clientes y proveedores.
La solución que se propone, es ofrecer un Sistema de información
administrativo para el control y facturación de inventarios consumibles, esto
Permitirá controlar el proceso de Control, Facturación, registro de productos,
clientes y proveedores, dando soporte de conocimientos necesarios al
administrador y los usuarios de la información a la propia empresa, una imagen
corporativa actual, tan importante en la actualidad.
En este sentido, el estudio, desde el punto de vista discursivo, se estructura
en una serie de pasos llamado Apartado entre los que resaltan los siguientes:
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Apartado I, identificado como El Problema, refleja la situación y
contextualización problemática, los objetivos de investigación, y los argumentos
justificantes.
En el Apartado II, por su parte, se hace alusión a los elementos de carácter
teórico, tal es el caso del enfoque interpretativo, o estudios previos asociados con
la temática en estudio y que orientan el proceso investigativo; plataforma
tecnológica propiamente dichas, que brindan sustento al estudio y las
transdiciplinariedad que ofrecen una perspectiva del estudio a la luz de las normas
aplicables.
Apartado III, se ofrecen los aspectos de orden metodológico, tal es el caso
del Tipo, Diseño y Modalidad de estudio, la Metodología abordada desde el
punto de vista tecnológico, el foco de estudio, en términos de población y
muestra, las técnicas para la recolección de la información, así como los
instrumentos congruentes con el caso, y las técnicas para su análisis
correspondiente. Por último se presentan las referencias bibliográficas.
Apartado IV, se ofrecen los aspectos de orden metodológico, tal es el caso
del Conocimiento de la situación actual, Diseño y Modalidad de estudio, la
Metodología abordada desde el punto de vista tecnológico, el foco de estudio, en
términos de población y muestra, las técnicas para la recolección de la
información, así como los instrumentos congruentes con el caso, y las técnicas
para su análisis correspondiente.
Por último se presentan las referencias bibliográficas.
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APARTADO I
CONTEXTUALIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA
Planteamiento del Problema
La informática es una ciencia tecnológica que busca automatizar grandes
cantidades de información y que está relacionada con la necesidad que ha sentido
el ser humano desde los inicios de la civilización, dispone de procesos que
permitan, manipular y tratar la información con relativa rapidez.
La información de la tecnología está transformando al mundo y
acercándose más a las personas a través de la innovación de los sistemas de
información, lo cual posibilita cambios en todos los ámbitos de la actividad
humana, por ejemplo la competitividad, el empleo y la calidad de atención a los
usuarios. Con las nuevas tecnologías, el tiempo y la distancia dejan de ser
obstáculos, los contenidos pueden dirigirse a una audiencia masiva o a un pequeño
grupo de expertos y buscar un alcance mundial o meramente local.
Dentro de este contexto, se pone en evidencia lo expuesto por Stoner citado
por Lara (2009), quien señala que: “la administración es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y
el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de
alcanzar metas establecidas para la organización” (p. 11).
Dentro de este contexto, puede entenderse como sistema administrativo,
siguiendo a Martínez, (2009) citado por Everet y Ronal, como “el conjunto de
políticas y controles que supervisa los niveles de inventarios y determinan cuales
son los niveles que deben mantenerse, cuando hay que restablecer el inventario y
de que tamaño debe ser los pedidos” (p.642). Como puede verse, el inventario se
conceptualiza o esta refererido a la existencia de los artículos o recursos que se
usan en una empresa sea esta productora, manufacturera o comercialización o de
bienes y servicios para atender la demanda de clientes.
De esta manera, la rápida difusión y el gran interés en el mundo de la
informática, ha permitido la creación de tecnología en los sistemas de
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información, son herramientas fundamentales para los procesos administrativos;
ofreciendo múltiples alternativas para el desarrollo de estrategias de negocio en la
actualidad.
En efecto, años atrás era impensable el manejo de sistemas complejos
organizacionales, salvo que se tratara de grandes empresas, cuya capacidad
económica le permitiera salvar distancias y mantener sistemas de información
aceptables. Esto ha cambiado notablemente generándose un proceso de
democratización administrativos, al punto que hoy día, los procesos son agilizados
y es relativamente fácil para una organización generar ventajas competitivas a
partir de este proceso de incorporación de herramientas informáticas a sus
empresas. Tales motivaciones son las que orientaron a proponer un sistema de
información que agilice los procesos administrativos en la empresa Inversiones
HILMAR C.A. No obstante, los tiempos actuales signados por una necesaria
movilidad, y una permanente competencia entre adversarios comerciales, resulta
fundamental fortalecer las ventajas competitivas que conduzcan a una mayor
competitividad. Al respecto, conviene acotar los señalamientos de Porter (2009);
Las opciones de posicionamiento determinan no sólo las actividades que la compañía deberá realizar, sino cómo éstas se interrelacionarán. Si comparamos la eficacia operacional, vemos que ésta se basa en las actividades o funciones individuales y que la estrategia se ocupa de combinarlas. Un sistema entero de actividades, no una colección de partes, resulta más difícil de copiar y por lo tanto hace que la ventaja sea más sostenible. La ventaja se obtiene porque las actividades combinan y se refuerzan todas entre sí. Así se cierra la puerta de las imitaciones por parte de los competidores, creando una cadena que es tan fuerte como lo son sus eslabones. (p. 54)
En este sentido, las empresas tienden a realizar internamente sólo aquellas
actividades que no pueden realizarse a un más bajo costo en el mercado o que no
pueden obtenerse en otra empresa. Coase (2007) señala que una empresa crecerá
hasta el punto donde "el costo de realizar una transacción extra dentro de la
empresa es igual a los costos de llevar a cabo la misma transacción por medio de
un intercambio en el mercado abierto." Como es fácil suponer, un componente
fundamental del costo de realizar una función dentro de una empresa lo
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constituyen las comunicaciones y la coordinación. A medida que aumenta el
tamaño de la empresa se incrementa la burocracia. En opinión de Wallis y
Northen (2006) los costos de transacción surgen como consecuencia de la división
del trabajo y la especialización de las tareas. En este contexto, el más bajo costo al
intentar atender registros y tráfico de información contable, lo ofrecen los
sistemas de información, cuyos avances favorecen los procesos de la
administración en tiempo real, satisfaciendo las necesidades de los usuarios, y
favoreciendo, cada vez más, la empresa en todo sentido, a partir de la aplicación
de herramientas web.
Así, al hacer referencia a la recepción de los solicitudes de información, es
posible minimizar el proceso de información de forma manual, lo que es
ocasionado muchas veces por diversos errores que afectan la productividad de la
empresa en lo que a entrega de pedidos se refiere, a la gestión de ventas,
inventarios, entre otros aspectos, por cuanto se tiende a confundir los productos
por las similitudes en sus nombres que no son explícitos en su descripción y
referencias, o por el peso o capacidad del producto, o por fallas en la selección del
producto en el área de depósito. En este sentido, la empresa inversiones HILMAR
C.A., requiere de nuevas herramientas que le permitan reducir el coste de las
transacciones de la empresa, y automatizar completamente los procesos de gestión
administrativos entre sellas se encuentra el registro de productos, facturación, así
como la relación con sus proveedores permitiendo además optimizar el tiempo de
entrega de los mismos.
Para ello se propone un Sistema de información administrativo para el
control y facturación de inventarios consumibles. Compuesto por diferentes
módulos, todos ellos destinados a realizar diferentes operaciones dentro de la
plataforma, de fácil manejo, que permita la gestión de registros e inventarios, así
como la facturación de compras por los usuarios y facturación de los proveedores,
para la solicitud de cualquier pedido; esto garantiza una comodidad, rapidez en la
solicitud y recepción de los pedidos, garantizando un coste más bajo e importante
tanto para el cliente como para la empresa. En este sentido, la investigación se ha
propuesto dar respuesta a las siguientes interrogantes:
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¿Cuáles son las necesidades de optimización del Proceso de gestión
administrativa en la empresa inversiones HILMAR C.A.?
¿Cuáles son los requerimientos pertinentes para el desarrollo del Sistema de
gestión administrativa para la facturación de inventario y proveedores de la
empresa Inversiones HILMAR C.A?
¿Qué elementos se encuentran asociados a la implementación del Sistema de
gestión administrativa en la empresa inversiones HILMAR C.A.?
Objetivos del Trabajo de Investigación
Objetivo General
Desarrollar un Sistema de información administrativo para el control y
facturación de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A.
Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar las necesidades de optimización del Proceso de gestión
administrativo en la empresa inversiones HILMAR C.A.
2. Identificar los requerimientos para el desarrollo de un Sistema de
Información administrativo para el control y facturación de
inventarios en consumibles propuesto.
3. Implementar el Sistema de información administrativo para el
control y facturación de inventarios.
4. Evaluar las estrategias aplicadas para el buen funcionamiento del
sistema
Alcances del Trabajo Metodológico
Los alcances de este trabajo, según los objetivos planteados son: el diseño,
siguiendo la metodología RUP de un modelo de plataforma de comunicación que
contemple el acceso a la información producida en los diferentes procesos de
ventas de consumibles que desarrolla el Departamento de Facturación, y el diseño
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de un sistema de Facturación de los proveedores y productos que optimice la
gestión de venta de Consumibles.Com, C.A., facilitando los accesos a la
plataforma y sistema, así como también utilizando elementos tecnológicos de
avanzada que permita brindarle los aspectos de solidez, calidad y eficiencia que
una organización de envergadura debe tener.
De manera específica, el sistema a implantar, destinado a la publicación de
la información de la empresa y catálogo de productos para la venta, definidas
como una mejor atención a los clientes, empresa y proveedores; este servicio
favorece a la empresa desde el punto de una imagen actual y moderna y de una
información extensa para sus clientes, de fácil actualización y a un coste bajo.
Justificación Social, Tecnológica y Práctica
Sin ayuda automatizada el funcionamiento de muchas empresas no sería
tan eficaz. La transparencia de un modelado de sistemas de información, es
fundamental para agilizar la evolución de los diferentes procesos que conforman
los comercios, en este caso la venta de consumibles, debido a que se recuperarán
espacios, rinde mas el tiempo y de esta manera se obtendría un orden y control de
facturación de las ventas en la empresa. Asimismo se pueden verificar los
productos que aquí se venden y también su existencia.
La importancia que tiene este estudio radica en conocer la situación actual
del Sistema de Información para control administrativo de facturación de
consumibles C.A. para la empresa HILMAR Ubicada en San Mateo Estado
Aragua, donde se denota la falta de control administrativo, de información, el mal
manejo de la data y la forma en que se Facturan las ventas de los consumibles en
dicha empresa, llevándolo al campo real para establecer criterios y conclusiones
desde los siguientes puntos de vista damos justificación en:
Lo Social: desde el punto de vista social la creación de un sistema de
información automatizado se destaca por cuanto permite tener:
Un control administrativo de facturación a los clientes y proveedores, esto
permitirá a la empresa el descongestionamiento que acarrea por no llevar ni
administrar dichos procesos. Se generara más confianza en los procesos que se
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ejecutaran y los ejecutados por su directiva, ya que la misma mediante el sistema
de información le permitirá a los clientes estar informados detalladamente si
existe un producto en la empresa, a través de la búsqueda rápida si existe el
consumible que desee el cliente.
En lo Tecnológico: Estará desarrollado en el sistema de información, para
identificar y dibujar los conjuntos de datos que el usuario requiere en los procesos
que ejecutaran los diferentes usuarios; posteriormente se realiza el diseño lógico
que no es más que la etapa donde se transforma el modelo en un diseño relacional
y por último el diseño físico, dentro de este se especifica las características
propias de dicha base de datos, utilizando la metodología (RUP) Rational Unified
Process, la aplicación de esta metodología para que los procesos de control de
datos e información sea eficiente, eficaz, confiable. Esto para darle una mejor
solución o una solución más practica a las diferentes problemáticas.
En lo Práctico: Porque la colectividad que en dicha empresa hace de sus
servicios, lleva todos sus datos de modo manual, lo cual implica un proceso lento
desorganizado también resulta tedioso, de hecho conlleva a la perdida de
información y de tiempo. Este sistema se desarrollará de manera que permita la
optimización del tiempo, el acceso controlado del personal agilizará el proceso de
llenado de datos con el cual contará con rapidez en el manejo de la información
oportuna y exacta.
Con el presente trabajo de investigación se conocerán las necesidades de la
empresa Inversiones HILMAR C.A, Ubicada en San Mateo Estado Aragua, cabe
destacar que esta investigación pretende que la empresa promuevan el
establecimiento e implementación de un Sistema de información administrativo
para el control y facturación de inventarios consumibles, partiendo de una base de
datos que permitirá, mejorar el trabajo y el rendimiento a la hora de realizar sus
actividades y agilizar la distribución más idónea de los recursos para poder
satisfacer las necesidades de la población y mejorar su calidad de vida.
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En la actualidad el manejo de la información es una tarea vital y compleja que
las organizaciones y Empresas modernas han aprendido a utilizar para potenciar
sus beneficios y diferenciarse en su entorno. Es por ello que gestionar la
información de manera directa, oportuna y eficaz, desde cualquier lugar donde
uno se encuentre es una condición imprescindible dentro de una organización
moderna, para mejorar exponencialmente la gerencia y la calidad de los servicios
que brinda, no solo a la alta gerencia sino también a los usuarios regulares de los
sistemas.
En este sentido que se establece, el uso de tecnologías de información y
comunicaciones permitirá mantener a la organización, en este caso el
departamento de facturación de la empresa, en la vanguardia tecnológica sin
ignorar los avances del medio, en caso contrario se tendría una organización fuera
del contexto cultural y tecnológico que vive la sociedad actual.
Las razones que justifican este trabajo son las necesidades de gestión de
información que presenta la empresa, para obtener niveles de calidad acorde a su
importancia y desempeño. Siendo por ello el aspecto fundamental la implantación
de un sistema Administrativo de control y facturación y consumibles basado en el
concepto de base de información.
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APARTADO II
Enfoque Interpretativo
Plataforma Tecnológica Pertinente para el Desarrollo de la Investigación
En la actualidad Las Plataformas Tecnológicas son unidades de apoyo a
las investigaciones equipadas con la última tecnología y dotadas de materiales
altamente especializados. La novedad del campo de aplicación hace que un
enfoque de servicio clásico no sea el adecuado en cuanto a una participación
activa con respecto a la Plataforma en proyectos de investigación, redes de
Plataformas, proyectos de desarrollo tecnológico y convenios que van más allá en
tiempos y complejidad del servicio puntual. Es por esto que trae como resultado
de la progresiva contar con una herramienta a desarrollar, el cual es; un Sistema
de información administrativo para el control y facturación de inventarios en
consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado
Aragua. Todo esto enmarca la innovación y desarrollo en las diferentes empresas,
es tanto así que se han instalado equipos avanzados de alta tecnología como lo
son: sistemas automatizados, sistemas expertos, entre otros), el cual permiten el
procesamiento de información de diferentes ámbitos en la empresa “inversiones
HILMAR C.A.”, así como la obtención de múltiples parámetros para una misma
muestra en un tiempo considerablemente corto. La empresa “inversiones
HILMAR C.A.”, es de gran importancia a nivel de producción en la comunidad
por su prestación de servicio a la colectividad, brindando calidad de producción a
la comunidad en general. Un sistema se puede considerar como un conjunto de
partes o elementos organizados y relacionados de tal manera, que interactúan
entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o
materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia. Un
sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o
puede ser abstracto o conceptual (un software). Cada sistema existe dentro de otro
más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes,
y a la vez puede ser parte de un supersistema.
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Sistema de Información
Un sistema de información (SI) es un conjunto organizado de elementos,
los cuales formarán parte de alguna de las siguientes categorías: personas, datos,
actividades o técnicas de trabajo, recursos materiales en general (típicamente
recursos informáticos y de comunicación). Todo ese conjunto de elementos
interactúan entre sí para procesar los datos y la información (incluyendo procesos
manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una
determinada organización en función de sus objetivos. Normalmente el término es
usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático,
estos son el campo de estudio de la tecnología de la información (IT), y aunque
puedan formar parte de un sistema de información (como recurso material), por sí
solos no se pueden considerar como sistemas de información, este concepto es
más amplio que el de sistema de información informático.
Actividades Básicas que realiza un Sistema de Información
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información. Entrada de Información:
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por
el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o
son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces
automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras,
los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre
otras.
Control Administrativo
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. Para Robbins (2008) el control puede definirse como "el proceso de
regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron
planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p.654).
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Transdiciplinariedad en el Desarrollo de la Investigación.
Para el desarrollo del sistema de información que se propone debemos
tener transdiciplinariedad en lo que respecta la metodología aplicada en la
investigación, con el fin de saber detalle a detalle las necesidades de
requerimientos para su elaboración y desarrollo, el proceso de control se debe
planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las
correcciones necesarias.
En conclusión podemos definir el control como la función que permite la
supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté
llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los
límites de la estructura organizacional.
En la plataforma, son los servicios y no los productos los que van a cobrar
una mayor importancia, puesto que éstos van a superar a las aplicaciones
tradicionales en todo momento. El software como servicio no va a tener ninguna
limitación de hardware en el cliente y por tanto va a poder permitir que el trabajo
sea casi transparente y muy sencillo para el usuario final, evitando grandes
inversiones de hardware, su permanente mantenimiento, configuración y
actualización, en definitiva, va a permitir crear, mantener y simplificar redes que
funcionando con las plataformas tradicionales en muchos casos hubiera sido
imposible crear o mantener.
De esta forma se utiliza el documento PHP y MySQL, únicamente para
contener, organizar y estructurar la información y las hojas de estilo CSS para
indicar como se mostrará dicha información en los diferentes medios (como por
ejemplo, una pantalla de computadora, un teléfono móvil, impreso en papel, leída
por un sintetizador de voz, etc.). Por lógica, esta metodología beneficia
enormemente la accesibilidad del documento y la realización del prototipo en
ejecución.
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APARTADO III
RECORRIDO METODOLÓGICO-TECNOLÓGICO
Metodología y Modelo de Desarrollo Tecnológico
El conocimiento del mundo de las tecnologías es imprescindibles y permite
formar a los hombres y mujeres del mañana en la era de la información. Para
efectos de apoyar el presente trabajo, se han consultado diferentes autores que
realizaron sistemas administrativos con diferentes fines, que van desde brindar
información hasta facilitar y organizar la búsqueda de recursos de información y
de la administración. A continuación se mencionan los que se consideran de
mayor trascendencia.
Elorga (2008), realizó una investigación en la modalidad de proyecto factible que
tuvo como propósito la elaboración de un sistema de información para la
administración de datos Centro Bolivariano de Informática y Telemática (CBIT)
“Hilarión López”, como herramienta importante para los usuarios del CBIT, con
el fin de brindarles información sobre las actividades que realizan; logrando
concluir que la incorporación de un sistema de información permitió iniciar un
proceso continuo de mejoras en el rendimiento de las funciones del centro, pues
esta herramienta facilita el conocimiento.
Este estudio guarda relación con la investigación por cuanto señala que los
sistemas de información pueden llegar a cambiar la forma en que piensa, trabaja y
aprende la gente, facilitando la comunicación entre los usuarios del centro
permitiendo responder mejor a la dinámica de los cambios actuales. Dichos
avances son elementos que inciden notoriamente sobre los mismos, tal como lo
señala Acevedo (2009); cuando argumenta que:
Las exigencias crecientes de un ámbito mundial cada vez más complejo que busca ante todo alcanzar la excelencia. Donde la globalización es uno de los signos más relevantes, tecnologías de información y comunicación constituyen un factor clave en seno de la gestión organizacional para lograr ventajas sostenibles ante una sociedad competitiva. (p. 4)
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Dentro de este contexto como lo dice el autor antes citado, las instituciones se
imponen cada día mayores retos debido a la incidencia de los avances
tecnológicos de la información y la comunicación planteándose de esta forma la
necesidad de que las mismas estén en continua renovación de sus tareas y
funciones, constituyéndose, la actualización permanente de sus empleados, en una
de las estrategias viables para enfrentar los retos que suceden en el entorno. En
este marco, es importante mencionar que la tecnología de información
entendiéndose esta como la autorización global de las organizaciones influye
poderosamente en el proceso administrativo.
Mudick (2007), define los sistemas de información como:
Método formal de poner a disposición de los administradores la información confiable y oportuna que se necesita para facilitar el proceso en la toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en las organizaciones. (p. 6)
Siguiendo con lo que dice Mudick (2007), Las empresas son entidades de
prestigio y colaboración a la colectividad que se benefician directamente como
consumidores, es por esto que los sistemas de información dentro de estas
instituciones son útiles en cuanto al servicio, ya que es una herramienta muy útil
para el desarrollo de la tecnología y a ellos corresponde en cuanto a la
colaboración en la orientación de la vida del país mediante su contribución
doctrinaria en el esclarecimiento de los problemas nacionales.
De la misma forma, Halabi (2008) desarrolló un estudio que consistía en
Desarrollar un Portal Web para la Información Turística de Caicara del Orinoco,
como contribución social de la empresa Constructora Norberto Odebrecht, en pro
del progreso y desarrollo turístico local. La investigación se realizó a través de un
diseño de campo y documental concluyendo que este recurso presenta un alto
grado de interactividad, es amigable y constituye un soporte valioso para el
progreso del sector turístico de la localidad. Se considera que este trabajo
representa un gran aporte para la presente investigación, ya que permite que los
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usuarios puedan utilizar este recurso para observar y buscar información en línea
del sector turístico de la población.
García (2005) en su trabajo titulado “Desarrollo de un sistema de
información para el control administrativo de los servicios ofrecidos por la
Empresa Asesores Integrales”. Se propusieron como objetivo de esta
investigación desarrollar un Sistema de Información y control de los servicios
ofrecidos por la Empresa Asesores Integrales. Dicha investigación fue de tipo
descriptiva y de campo, según su diseño es no experimental, transaccional
descriptivo y transversal, la técnica de recolección de datos utilizada fue la
observación directa, mediante una entrevista no estructurada a una población de 4
personas.
Los proyectos presentados revelan la importancia que tiene la realización de
sistemas de información en función de las necesidades e intereses de la
organización, garantizando la participación activa de sus miembros. En ellos se
evidencian soportes significativos para el presente estudio, por cuanto señalan la
elaboración de sistemas de información que automaticen atreves de una
herramienta los procesos que se llevan para brindar una mayor eficiencia útil tanto
para organizar diferentes recursos como para crear ambientes amenos e
informativos, que contribuyan día a día a que la sociedad se apropie de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación.
De hecho, nadie pone en duda que la “información es poder” por lo que
muchas organizaciones disponen los recursos necesarios para su obtención y
control, ya que ésta y la tecnología de información ayudan al desarrollo
competitivo.
Tipo de Metodología desde el Punto de Vista Tecnológico:
En este proyecto se utilizará una metodología basada en el uso de la
tecnología orientada a objetos (RUP), en conjunto con el Lenguaje Unificado de
Modelado UML, que constituye una metodología estándar más utilizada para el
análisis e implementación de sistemas.
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(RUP) se expone lo siguiente:
Es una metodología de desarrollo de software que es interactiva e incremental, centrada en la arquitectura y manejada por casos de usos. Es un proceso de ingeniería del software bien defino y estructurado. Define claramente quien es responsable de que, como deben hacerse las cosas y cuando deben hacerse las mismas. También provee una estructura bien definida para el ciclo de vida de un proyecto, marcando claramente los hitos (puntos de decisión esenciales). (p. 26).
En lo anterior se describe que dicha metodología consistirá en una serie de
pasos que se deben seguir con el fin de llevar a cabo dicho proyecto, para poder
alcanzar el objetivo planteado garantizando la solución del problema, cada fase
metodológica tiene la posibilidad de ser una técnica o método, el cual permita
realizar una herramienta de gran aporte a la institución y de fácil uso con respecto
al desarrollo de la herramientas tecnológica en campo de la Informática.
Un correcto diseño web implica conocer cómo se deben utilizar cada uno
de los elementos permitidos en el HTML, es decir, hacer un uso correcto de este
lenguaje dentro de los estándares establecidos por la W3C y en lo referente a la
web semántica. Debido a la permisibilidad de algunos navegadores web como
Internet Explorer, esta premisa original se ha perdido. Por ejemplo, este
navegador permite que no sea necesario cerrar las etiquetas del marcado, utiliza
código propietario, etc. Esto impide que ese documento web sea universal e
independiente del medio que se utilice para ser mostrado.
Fases de la Metodología a Utilizar:
La metodología utilizada para el desarrollo de esta investigación está
sustentada en la metodología RUP la cual está orientada a objetos y es un proceso
que define claramente quien, como, cuando y que debe hacerse, y como su
enfoque está basado en modelos utiliza un lenguaje bien definido para tal fin, el
Lenguaje Unificado de Modelado (UML). Este aporta herramienta como los casos
de uso, que definen los requerimientos.
22
El Proceso Unificado Racional (RUP) es un proceso de desarrollo de
software y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la
metodología estándar más utilizada para el análisis, implementación y
documentación de sistemas orientados a objetos.
El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un
conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada
organización.
Originalmente se diseñó un proceso genérico y de dominio público,
el Proceso Unificado, y una especificación más detallada, el Rational Unified
Process, que se vendiera como producto independiente. Permite la ejecución
interactiva del proyecto y del control de riesgos. Este tipo de investigación es
aplicado únicamente en el área de informática, debido que dentro de ella se
enfocan los lineamientos q seguir en la elaboración de sistemas de información
esta metodología cumple con el ciclo de vida esencial en todo sistema de
información, el cual se basa en cuatro (4) fases fundamentales para su desarrollo,
estas son:
RUP en cada una de sus fases (pertenecientes a la estructura estática)
realiza una serie de artefactos que sirven para comprender mejor tanto el análisis
como el diseño del sistema (entre otros). Estos artefactos (entre otros) son los
siguientes:
Inicio:Documento Visión, Especificación de Requisitos.Elaboración:Diagramas de caso de usoConstrucción:Documento Arquitectura que trabaja con las siguientes vistas:Vista LógicaDiagrama de clases, Modelo E-R (Si el sistema así lo requiere)Vista de ImplementaciónDiagrama de Secuencia, Diagrama de estados, Diagrama de ColaboraciónVista ConceptualModelo de dominioVista físicaMapa de comportamiento a nivel de hardware.
23
La estructura dinámica de RUP es la que permite que éste sea un proceso
de desarrollo fundamentalmente iterativo, y en esta parte se ven inmersas las 4
fases descritas anteriormente:
Inicio: en esta fase se definió el modelo del proyecto y el alcance del
mismo. Se desarrolla un plan de negocio para determinar qué recursos deben ser
asignados al proyecto.
Elaboración: en esta fase se analizo el dominio del problema, se
establecieron los principios de la arquitectura desarrollando el plan de proyecto y
eliminando los mayores riesgos del mismo. Se construyo un prototipo de la
arquitectura el cual debe evolucionar en iteraciones sucesivas hasta convertirse en
el sistema final.
Construcción: en esta fase se alcanzo la capacidad operacional del
producto de forma incremental a través de las sucesivas iteraciones.
Transición o Cierre: su finalidad es pones el producto en manos de los
usuarios finales para lo que se quiere desarrollar, completar la documentación,
entrenar al usuario con el ajuste, configuración, instalación y facilidad de uso del
sistema.
Población y muestra
Una vez definido el problema a investigar, formulados los objetivos y
delimitadas las variables se hace necesario determinar los elementos o individuos
con quienes se va a llevar a cabo el estudio o investigación.
Población
Ramírez (1999), expresa que: Una población finita, es aquella cuyos
elementos en su totalidad son identificables por el investigador, por lo menos
desde el punto de vista del conocimiento que se tiene sobre la cantidad total.
Entonces, la población es finita cuando el investigador cuenta con el registro de
todos los elementos que conforman la población en estudio. (p.92). Ahora bien, la
población en la cual se trabajará en dicha investigación será una población finita
conformada por diez (10) empleados que laboran dentro del la organización,
24
cuatro (4) Coordinadores y se encuentran en el Departamento Administrativo,
cuatro (4) los Gerentes del Sucursales y dos (2) que funcionan como Analistas
Contables.
Cuadro 1. Distribución de la Población
Persona Cargo Nº
Gerente 1
Asistente 1
Vendedor 2
Total
Fuente: El Autor (2012).
Muestra
En lo atinente a la Muestra, Hurtado (2010), menciona: “No toda
investigación requiere de muestreo. En muchos casos el investigador puede
fácilmente tener acceso a toda la población y no necesita muestrear” (p. 209), caso
en el cual se presenta en dicha investigación que por tener una población finita no
trabajará con muestras.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
En este proceso de investigación se utilizó la técnica de la observación
directa, ya que por medio de estas, los investigadores hacen su presencia en el
lugar de los hechos para llevarse a cabo la investigación.
Con relación a la recolección de datos Martins (2009). Señala “las técnicas
de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la
información” (p. 308) por tal motivo, existe una gran diversidad de técnicas e
instrumentos que pueden ser utilizados por el investigador para el desarrollo de
los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevista, la encuesta, el
cuestionario, la observación y los diagramas de flujo. No obstante, se hizo la
entrevista, dejando como resultado la observación directa, el cual fue la magnitud
con que se lleva a cabo el proceso de la empresa “Inversiones HILMAR C.A”
Ubicada San Mateo Estado Aragua, y así poder estudiar las necesidades de diseñar
el sistema propuesto para mejorar el funcionamiento de dicha Empresa a nivel
25
profesional. Este instrumento utilizado constituye un aspecto muy importante para
la investigación, y se sujeta a las condiciones, el mismo posee los aspectos a
considerar del fenómeno de estudio. Por otra parte, las personas involucradas en la
investigación fueron sometidas a entrevistas no estructuradas por poseer un alto
grado de espontaneidad al formular las preguntas y por ende obtener respuestas
significativas, de suma importancia. De esta manera se realizó la entrevista
informal, ya que en un principio lo importante no era establecer los límites de
ésta, sino dejar que los entrevistados expresaran todas sus necesidades,
expectativas e inquietudes, para poder obtener visión clara de los problemas más
sobresalientes del sistema en estudio y los requerimientos.
Instrumentos a Utilizar:
Guía de Observación Directa, permitirá a los investigadores confirmar la
información obtenida mediante la encuesta, también estará dirigida
fundamentalmente a recolectar información sobre los procesos, procedimientos y
trámites administrativos que se llevan a cabo en la Empresa “Inversiones
HILMAR C.A” Ubicada San Mateo Estado Aragua.
Guía de Entrevista: Estará constituida por una estructura (semi
estructurada) de proyectos dirigidos en la Empresa “Inversiones HILMAR C.A”,
la cual permitirá asegurar Y/o confirmar la información obtenida en la antes
entrevistado.
Técnicas e Instrumentos de Análisis de Datos
Está basado en el análisis de los resultados arrojados por el instrumento de
recolección de datos utilizados en la investigación, donde las preguntas semi
estructuradas son de suma importancia debido a que determinan la problemática
que se presenta en la la Empresa “Inversiones HILMAR C.A” Ubicada San Mateo
Estado Aragua.
En opinión de Arias (2008), “en este punto se describe las distintas
operaciones a las que serán sometidos los datos que se obtengan”. En tal sentido
26
se abordará la caracterización de los atributos presentes en las unidades de análisis
a ser estudiadas, referentes a los resultados incorporados en la guía de entrevistas
hechas a ser aplicados y la observación directa de la investigación.
En este punto se describen las distintas operaciones a las que serán
sometidos los datos que se obtengan, clasificación, registro, tabulación y
codificación si fuera necesario.
Se puede observar el comportamiento de los datos y constatar que se puede
calificar, medir o determinar la magnitud o el estado de una situación en
específico, para Sabino (2010), “el análisis cuantitativo es el tipo de operación que
se efectúa naturalmente con toda la información, esta luego del procedimiento que
se le ha hecho, nos presentara un conjunto de cuadros tablas medidas que se le
habrán calculado los porcentajes (p.241)”.
27
APARTADO IV
CONOCIMIENTO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Con respecto a este apartado, la guía de observación directa conjuntamente
con una guía de entrevista son herramientas muy importantes para la
investigación correspondiente, también se realiza una descripción detallada de los
procesos del sistema actual, enriqueciendo la misma con diagramas de apoyo:
diagramas de caso de uso y diagramas de de paquetes, los cuales son empleados
en la metodología de sistemas RUP, utilizada para el desarrollo de este proyecto.
De igual forma se elaboró un análisis sistemático de los procesos del sistema
actual utilizando la matriz de análisis como es el instrumento de recolección de
datos.
Es por ello que se hace un análisis de cada una de las preguntas de las
interrogantes del instrumento. El mismo plantean con relación a la interpretación,
que su objetivo “es buscar un significado más amplio a las respuesta mediantes su
conexión con otros conocimientos disponibles”.
Este apartado explica las necesidades para Implementar sistema de
información administrativo para el control y facturación de inventarios en
consumibles. Caso inversiones Hilmar C.A. ubicada en san mateo estado Aragua,
basándose en la recolección de datos obtenidos a través de una guía de entrevista
estructurada. Por lo tanto, los resultados aquí que se pretenden analizar son
diferentes a las opiniones de las necesidades de análisis y los criterios que se les
han consultados mediante la entrevista estructurada, la cual comprende en una
serie de preguntas con una respuesta directa o concreta, en este caso dos posibles
respuesta (SI o NO).
A continuación se presentan los resultados generados a través del
instrumento aplicado con una serie de preguntas a todos los que conforman la
empresa Hilmar C.A.:
28
1. ¿Se lleva el proceso de gestión y control de forma correcta de
facturación de inventarios en consumibles. caso inversiones
HILMAR C.A. ubicada en san mateo estado Aragua?
Cuadro 1. Proceso Administrativo.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
No 3 75%
Si 1 25%
Total 4 100%
Fuentes: Ohep (2012)
En evidencia el 75% de los encuestados respondió que el proceso de
Gestión y Control de facturación en la Empresa Hilmar C.A., es deficiente y no
se lleva correctamente, mientras que el otro 25% respondieron que se lleva el
proceso correctamente.
2. ¿Cree usted que es adecuado el procedimiento de Gestión y
Control de facturación en la empresa Hilmar C.A.?
Cuadro 3.Procedimiento de Gestión y Control.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 25%
No 3 75%
Total 4 100%
Fuentes: Ohep (2012).
El 75% de los encuestados de la empresa Inversiones Hilmar C.A,
respondió que el procedimiento de gestión y Control de Facturación, no es el más
adecuado, por tal motivo es tedioso y genera descontrol de las actividades a diario.
29
3¿Es rápida, fácil y confiable la búsqueda de información de los
procesos de gestión y Facturación en la empresa Inversiones
Hilmar C.A.?
Cuadro 4. Búsqueda de Información.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 1 25%
No 3 75%
Total 4 100%
Fuentes: Ohep (2012)
Un 75% de los encuestados de la Empresa Inversiones Hilmar C.A, opinó
que no es rápida ni confiable la búsqueda de información de los procesos de
gestión Facturación, y cada vez que se requería el uso de la misma se presentaban
problemas en su funcionamiento tornándolo lento. Mientras que el 25% restante
opino que si era rápida, fácil y confiable la búsqueda de información de dichos
procesos en la empresa.
4. ¿Cree usted que el desarrollo de un Sistema de información
administrativo para el control y facturación de inventarios en consumibles.
Caso inversiones Hilmar C.A. ubicada en san mateo estado Aragua. Es la
solución a los diferentes problemas en torno al manejo de información?
Cuadro 7. Solución al Manejo de la información.
Alternativas Frecuencia Porcentaje
Si 4 100%
No 0 0%
Total 4 100%
Fuentes: Ohep (2012).
La totalidad de los encuestados en la empresa Inversiones Hilmar C.A, el
cual es el 100%, respondió que la solución de los diferentes problemas
presentados en la administración de gestión de los procesos en dicha empresa,
quedarán solventados con el desarrollo de un sistema automatizado que agilice los
procesos.
30
Análisis del Sistema Actual
A través de la observación directa y la entrevista no estructurada se obtuvo
la siguiente información sobre los proceso de gestión y Control de facturación de
la empresa Inversiones Hilmar C.A, así como también la forma como llevan a
cabo sus actividades diarias.
Cuadro 1: Notas de la observación: hardware y softwareASPECTO
OBSERVADO
DESCRIPCIÓN OPORTUNIDADES DE
MEJORA
Recursos tecnológicos La empresa Hilmar C.A cuenta con 3 computadoras a nivel de Hardware, con una capacidad de disco duro de 240 GB, Memoria RAM de 2GB, procesador Intel Dual Core 2.4 GHz, cada una con su teclado Ause TLM2 y mouse Havit USB. También con 3 impresoras Xerox Phaser conectadas en Red para Todos los Equipos.
Aprovechar los recursos
tecnológicos que pueda poseer
la Empresa, para desarrollar una
herramienta que ayude a agilizar
los procesos de gestión y control
administrativo.
Impresora,
fotocopiadora y scanner
La Empresa “Hilmar C.A”
cuenta con una impresora HP
multifuncional para los
procesos de la institución.
La herramienta programada debe
desarrollarse para que sea
compatible y funcione en los
equipos estándar.
Software La Empresa “Hilmar C.A”
cuenta con el software
propietario Windows XP.
Esta herramienta debe estar
desarrollada en una plataforma
multiplataforma, que garantice la
seguridad de la base de datos.
Así como la compatibilidad de
la misma.
Fuentes: Ohep (2012).
31
Análisis Sistemáticos de Los Procesos Matriz DOFA
Para Andreu (2004)- DOFA la define como “… un procedimiento de
planificación que permite identificar los puntos fuertes y débiles del sistema o
unidad de negocio objetivo del estudio, tanto en el momento actual como el futuro
previsible o ya planificado, y así determinar sus oportunidades y amenazas”. (p.
13).
Haciendo énfasis con lo antes descrito se presenta un análisis del sistema
actual en la administración de Recursos utilizados la matriz (DOFA), la cual
permite detectar las posibles estrategias a seguir. Esta es una herramienta de
comparación que se fundamenta en la información proveniente de las matrices de
factor interno y externo. Las letras F, O, D, A; representan Fortaleza,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Análisis Sistemáticos de Los Procesos
Cuadro 11: Matriz FODA.
Sistema Actual de Procesos
Fortalezas Debilidades
32
Secretaria
Personal Administrativo
Coordinador
Dirección
AsistenciaPersonal Asistencia
Administrativo
Carpetas Asistencia
Archivo deAsistencia
Carpetas Asistencia
Disposición del personal para
aprender a usar el nuevo sistema
de información.
El apoyo por parte de la directiva
y el personal para el desarrollo de
la herramienta.
Ausencia de resistencia al cambio.
Cuentan con el equipo necesario
para el uso de la herramienta.
No existe pérdida de tiempo por
fallas del sistema.
Lentitud y acumulación de trabajo.
Redundancia de información.
Pérdida de tiempo en búsqueda de
información.
Perdidas de documentos e
información.
Oportunidades Amenazas
Adquisición de un nuevo software.
Inducción y capacitación para el
aprendizaje de forma rápida y
eficaz de la herramienta.
Avances tecnológicos.
Creación de un método
organizado para almacenar la
información.
Adaptación al sistema.
Fallas técnicas
Perdidas de información por virus.
Actualización de nuevos
requerimientos de almacenamiento.
Daños del equipo en cualquier
circunstancias.
Análisis situacional (DOFA)
Diagrama de Apoyo a la Descripción de los Procesos
Caso de Uso. Registro de los procesos administrativos
33
Fuentes: Ohep (2012).
Actores que Intervienen en el Sistema Actual
Gerente de la Empresa
Usuario inscrito en la Empresa y profesional activo a la misma, para la
supervisión de la empresa en general y del sistema en cuanto a los trámites de
gestión administrativos.
Director
Es en ente encargado de la dirección y administración de la empresa
Hilmar C.A para fines concretos.
Administrador
Es el encargado de la coordinación para el buen manejo y funcionamiento
del sistema, para así dar respuestas concretas y solidas en cuanto a la búsqueda de
una información por parte de los superiores
Secretarias
Es la encargada del manejo las actividades administrativas que se realizan
dentro la Empresa Inversiones Hilmar C.A.
Trabajadores
Son los que hacen vida activa dentro de la Empresa Inversiones Hilmar
C.A.
34
APARTADO V
SISTEMA PROPUESTO
Presentación o Introducción
La presente propuesta, el cual es el desarrollo de un Sistema de
información administrativo para el control y facturación de inventarios en
consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado
Aragua. Se elaboro con el fin de mejorar los procesos a nivel general en la
empresa “Inversiones HILMAR C.A”, en tal sentido el desarrollo del sistema de
información será el que agilice las actividades de procesos administrativos dentro
de la misma, como también será de gran ayuda al momento de generar resultados
necesarios para la valoración pertinente de toma de decisiones en los distintos
ámbitos cuando se requiera, por los encargados de las operaciones que se realizan
a diario.
Por otra parte, la presentación del trabajo realizado, contempla el
desarrollo de un Sistema de información administrativo para el control y
facturación de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A.
En tal sentido, los argumentos que justifican el presente estudio, guardan
relación con los hechos sucedidos en la institución, con respecto al control de
facturación de los insumos que se ofrecen al público al momento de ser vendidos,
quedando en evidencia la vulnerabilidad de la información en la empresa, por eso
se tomara en cuenta los escenarios específicos para la gestión e implementación
del mencionado sistema de información. Cabe destacar que la empresa HILMAR
C.A, cuenta con alcances de servicios, las cuales están basados en accesos de
35
planes de estudio de la dicha empresa que sean de producción económica y social,
he allí donde se propone a realizar dicho proyecto con la finalidad de resguardar
el control de facturas que se realizan a diario en la empresa, con el fin de generar
mayor compromiso gerencial dentro del ámbito laboral.
En tal sentido, la propuesta fue diseñada teniendo como objetivo principal
la solución de la problemática detectada durante el levantamiento de la
información, fundamentándose en agilizar y controlar los procesos de control y
facturación de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A.
La herramienta automatizada, fue diseñada empleando como Manejador de
Base de Datos MySql, y como generador de códigos y eventos se utiliza el
lenguaje de programación denominado herramienta que se utiliza para hacer
aplicaciones dinámicas e interactivas.
Por lo tanto, los procesos manuales de la empresa HILMAR C.A, pasan a
ser automatizados para que de esta manera las actividades se puedan realizar de
forma sencilla, rápida y eficaz. Esto permite a los usuarios del sistema tener un
mejor control de toda la información, logrando administrar de manera clara y
correlacionada los datos que respectan a cada departamento que se desea dicha
empresa.
Es así que, lo anteriormente expuesto, el sistema automatizado de control y
facturación de inventarios en consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A
cuenta con los siguientes procesos:
Proceso de Administración de Datos: Los procesos de administración
de datos incluyen todas las operaciones de entrada y salida que amerita
un sistema de registro y control, sobre las entidades implicadas en el
sistema, esto permite al usuario del sistema maneje de manera directa la
información tal y como se procesa en la base de datos.
Proceso de control de Pagos: A través del menú principal del Sistema
se podrá acceder a los módulos de diferentes formas, estando en cada
uno de ellos, este modulo da acceso a la parte primordial de los
usuarios y finiquitar la facturación e inventario de los mismos y así
tener un buen control pleno.
36
Proceso de control de Asistencia: Este modulo del menú principal del
Sistema se podrá sintetizar el control y facturación de inventarios en
consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A, y así llevar un buen
control para que se generen los reportes mensuales de dicho control.
Objetivos del Producto Tecnológico Propuesto.
Objetivo General Implementar un Sistema de Información Administrativo para el control y
Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A.
Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Objetivo EspecíficosBrindar un Sistema de Información Administrativo para el control y
Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A.
Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Establecer los requerimientos a nivel del hardware y software para el
diseño y desarrollo de un Sistema de Información Administrativo para el control y
Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A.
Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Adaptar a las necesidades un Sistema de Información Administrativo para
el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones
HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Descripción del Producto Tecnológico Propuesto.
Para empezar, la descripción actual del producto tecnológico, se prevé el
uso de estrategias tecnológicas apoyadas en avances de la tecnología informática y
su incorporación a Sistemas Automatizados que permitan un mejor control y
facturación de las actividades diarias que se realizan en la empresa HILMAR C.A.
37
Este sistema cuenta con un diseño bastante dinámico y de fácil manejo
para las personas que interactúan con el mismo y se encuentra distribuido de la
siguiente manera:
Pantalla Principal: Este permite ingresar el usuario y la clave para acceder al menú permitido de acuerdo al tipo de usuario.
Menú de Inicio: Este contiene las diferentes opciones que maneja el sistema, a continuación se hará referencia a los diferentes procesos:
Datos: Se encarga del proceso de recolectar los datos personales o requeridos de las personas que ingresan.
Búsqueda: Este permita recopilar información de un ciudadano.Reporte: Permite general los distintos reporte requeridos por el usuario
del sistema.Diagramas de apoyo a la Descripción de los procesos del Producto
Tecnológico Propuesto.
Pantalla de Acceso al Sistema: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Pantalla de acceso al sistema, que Cuenta con dos módulos, uno de usuario y el otro de contraseña, también con el icono que nos valida como es el inicio de sesión.
38
Pantalla de Inicio al Sistema: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
En esta pantalla se muestra el menú principal del sistema, con varios módulos como; inicio, configuración, compra, facturas, reportes y salir, en lo cual se pueden crear, modificar y eliminar en cada una de los módulos.
Pantalla de registro de Clientes: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Como se muestra en la imagen, se puede observar todos los campos que se requieren llenar para el registro de un cliente en el sistema.
39
Pantalla de registro de Proveedores: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Como se muestra en la imagen, se puede observar todos los campos que se requieren llenar para el registro de un proveedor en el sistema.
Pantalla de registro por Departamentos: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
En esta imagen del sistemas, se observa que hay dos módulos para el registro de un departamento, los cuales son; descripción y clase para su previo registro.
40
Pantalla de registro de Usuarios: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Como se muestra en la imagen se puede observar lo fácil que es a la hora de registrarse un usuario para que acceda al sistema.
Pantalla de registro de Productos: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
En esta imagen del sistema, se puede notar que tiene diferentes módulos, con el fin de hacer el registro de productos que ingresan a la empresa.
41
Pantalla de registro de Compras: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
En esta imagen se puede notar que es un modulo solo para clientes, los cuales pueden hacer compras de los productos que se ofrecen a los mismos para así procesar el pedido.
Pantalla de registro de Facturas: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Esta imagen muestra lo fácil que es el registro de factura, a la hora de una compra por algún cliente.
42
Pantalla de reportes de Compras: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
En esta imagen se puede evidenciar como se puede generar los reportes de compras por los proveedores.
Pantalla de reportes de Facturas: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
En esta imagen se puede observar como se puede generar los reportes de facturas de cualquier cliente.
43
Pantalla de reportes de Factura-Usuario: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
En esta imagen se evidencia como se hace el reporte de factura a los usuarios para que los mismos se les puedan entregar el pedido.
Reportes de Clientes: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.En este reporte se puede observar que se muestran los clientes que están registrados en el sistema, el cual el reporte que genera el sistema es en archivo pdf.
44
Reportes de Usuarios: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua. Aquí se muestra el reporte de los usuarios que están registrados en el sistema, y dicho reporte se arroja en archivo pdf.
Alcance del Producto Tecnológico Propuesto.
Todos los encargados para el proceso de gestión administrativa en cuanto al
manejo de registro y control de facturación de la empresa HILMAR C.A, tendrán
la misión del control de la facturación, que se basa en los requerimientos de la
empresa, dicho alcance es logrado a través de la implementación de un sistema de
información que logre gran expectativa del registro de los procesos que se llevan
de cualquier motivo bien sea de registro de proveedores y clientes que hacen de
los servicios de dicha empresa.
En tal sentido, la empresa HILMAR C.A tiene quizás una de las funciones de
mayor importancia, la cual es; Llevar el control de facturación de de productos
que ofrecen al público en general, que esta ofrece a los usuarios, es de vital
importancia la implementación del sistema que le impregne mayor seguridad,
resguardo y exactitud a los procesos realizados por los encargados de la empresa.
45
Tanto el administrador como los trabajadores, estarán emergidos con el
sistema, y ser capacitados con grandes conocimientos en la informática, esto
permitirá gran alcance en lo tecnológico para la empresa, por lo que cuando se
decidió realizar este sistema lo primero fue la capacitación a los actores que
estarán involucrados con el sistema, es por esto que el sistema que se
implementara en la empresa HILMAR C.A, será de mejoras a los procesos que
hasta el día de hoy se lleva de forma manual e inseguro a la hora de solicitar la
información.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS
ÁREA DE INFORMÁTICAESCUELA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS
PROGRAMA DE INGENIERIA EN INFORMATICA
MANUAL DE USUARIO
46
SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL Y FACTURACIÓN DE INVENTARIOS EN CONSUMIBLES.
CASO INVERSIONES HILMAR C.A. UBICADA EN SAN MATEO ESTADO ARAGUA.
San Juan de los Morros, Octubre 2012
Pantalla de Acceso al Sistema: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
47
Pantalla de Inicio al Sistema: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Pantalla de registro de Clientes: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
48
Pantalla de registro de Proveedores: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Pantalla de registro por Departamentos: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
49
Pantalla de registro de Usuarios: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Pantalla de registro de Productos: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
50
Pantalla de registro de Compras: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Pantalla de registro de Facturas: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
51
Pantalla de reportes de Compras: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Pantalla de reportes de Facturas: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
52
Pantalla de reportes de Factura-Usuario: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
Reportes de Clientes: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
53
Reportes de Usuarios: del Sistema de Información Administrativo para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua.
APARTADO VI
Implementación y Evaluación de la Herramienta Tecnológica
Sistematización y evaluación de la implementación (procesos)
En primer orden, la implementación del sistema es el proceso mediante el cual
se realizan las instalaciones necesarias que permitan realizar la verificación que
satisface los requerimientos presentados y a su vez permita identificar posibles
fallas.
En tal sentido, la implementación del Sistema de Información Administrativo
para el control y Facturación de Inventarios en Consumibles. Caso inversiones
HILMAR C.A. Ubicada en San Mateo Estado Aragua, se garantiza que estas
pruebas puedan determinar que se logró satisfacer las necesidades de la
herramienta para con la institución; para determinar en esta última etapa el
54
funcionamiento del nuevo sistema y la reacción que pueda causar en la
organización se realizan las siguientes pruebas:
Por otra parte, el sistema de información multiplataforma se instaló en un
computador modelo Soneview Pentium IV, procesador de 3.20GHz y 1GB de
RAM, con el servidor de WampServer para dar soporte al manejador de base de
datos MySQL, donde su funcionamiento fue el correcto y sin errores.
Pruebas Alfa
La prueba se realizo en el lugar de desarrollo del sistema, usando la
herramienta de una manera formal, donde el desarrollador observo al usuario
mientras este interactúa con el sistema, tomando en consideración cada una de las
dificultades que esté presente para manipular el sistema, por lo tanto se manejaron
ciertas referencias para manejar una evaluación precisa, entre estos se tiene:
- Los formularios muestren los datos necesarios para hacer interpretados de
forma correcta
- La disposición de los menú y sub-menús correspondan al propósito
- El manejo constante de autenticación y confirmación de acciones
- La carga de los datos debe ser adecuada a los requerimientos del sistema
Es por esto que, a partir de esta evaluación no se observaron dificultades sobre
la manipulación de la misma, puesto que cada uno de los recursos necesarios está
comprendidos dentro de la misma herramienta tecnológica.
Pruebas Beta
Este tipo de prueba es realizada a los usuarios finales del software donde no se
cuenta con la presencia del desarrollador, pero si con un monitoreo constante de la
aplicación en búsqueda de la realización de mejoras a beneficio de los usuarios
que interactúen directamente con el sistema. De acuerdo a estas pruebas se
consideraron la mejora de los siguientes aspectos:
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o Mejorar la navegación y consulta de los datos.
o Mostrar claramente la información en los formularios.
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