tendencias en el rol de las personal assistant

Tendencias en el Rol de las

Personal Assistant

en el SXXI

La Gestión en Tiempo de

Crisis

Ponente: Eloisa Olmos Terol

Tendencias en el Rol de las Personal Assistant

en el Siglo XXI -3-

El Papel Actual

Director General

Assistant


en el Siglo XXI -4-


en el Siglo XXI -5-

Síntomas de la Situación

Actual Todo es para ahora mismo

Recibo los encargos en último momento

No planifican y me llueve todo de golpe

No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA”

Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.


en el Siglo XXI -6-

No me dan información

Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa

Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica

Me piden muchos “POYAQUES”

Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje

No puedo hablar con mi jefe

…


Actual


en el Siglo XXI -7-

1. Los que tienen que ver con la organización.

2. Los que tienen que ver con la Información y Comunicación.


Actual Agrupación:


en el Siglo XXI -8-

Organización de la Actividad

Todo es para ahora mismo

Recibo los encargos en último momento

No planifican y me llueve todo de golpe

No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA”

Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.


en el Siglo XXI -9-

No me dan información

Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa

Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica

Me piden muchos “POYAQUES”

Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje

No puedo hablar con mi jefe

…

Información y Comunicación


en el Siglo XXI -10-

Urgencia

PLAZO = MOMENTO CIERTO

TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN

PERSONAL

LA URGENCIA ES UN CRITERIO

PERSONAL



La Importancia

Es el impacto con relación a los

resultados



Matriz de Programación

Actividad I U

I = Importancia A - B - C

U = Urgencia 1 - 2 - 3



Matriz de Programación

Actividad I U

I = Importancia A - B - C

U = Urgencia 1 - 2 - 3

Tarea x

Tarea y

Tarea z

Tarea j

Tarea h

1

3

1

2

1

A

A

C

B

B



Prioridades

A 3 2 1

B 3 2

C 3

3 2 1

TENER EL CONTROL



El Semáforo

•Hay fluidez en la tarea

•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado

•No hay aglomeraciones

•Hay cierto atraso

•Te ves obligada a interrumpir tareas

•Está aumentando el flujo de lo imprevisto

•Está aumentando el flujo de lo inmediato

VERDE: SIGUE!!

ÁMBAR: PIENSA!!

•Hay un flujo intenso de imprevistos

•Hay cambios continuos en cuestión de minutos

•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes

•Te sientes desorientada y confusa

ROJO: PÁRATE

•Hay fluidez en la tarea

•Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado

•No hay aglomeraciones

•Hay cierto atraso

•Te ves obligada a interrumpir tareas

•Está aumentando el flujo de lo imprevisto

•Está aumentando el flujo de lo inmediato

VERDE: SIGUE!!

ÁMBAR: PIENSA!!

•Hay un flujo intenso de imprevistos

•Hay cambios continuos en cuestión de minutos

•A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes

•Te sientes desorientada y confusa

ROJO: PÁRATE




Anticipación:

Crear espacios de comunicación

- Con mi Jefe

- Con otros directivos

Aprovechar las fuentes

- Secretarias

- Correos

- Actas de reuniones




LA ASERTIVIDAD

Capacidad de las personas para resolver y

prevenir los conflictos verbalmente

Escuchar para

Comprender

Aportar Soluciones

De Contribución



Imaginación

Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)



Cinco Pilares

1. Tener el control

2. Anticipación

3. Comunicación

4. Compromisos

5. Imaginación

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