tema nº2

MICROSOFT EXCEL

Sesión N° 02:

Modificación de una hoja de cálculo

2.1. Modificación de una hoja de cálculo.

2.2. Crea y modifica un libro.

You created this PDF from an application that is not licensed to print to novaPDF printer (http://www.novapdf.com)

http://www.novapdf.com

2.1. Modificación de una hoja de cálculo

Al iniciar Excel 2010, el programa abre un libro en blanco con tres hojas de cálculo de manera predeterminada. En función de sus requisitos, podría necesitar más o menos de tres hojas de cálculo. Puede agregar o eliminar con facilidad hojas de cálculo en un libro de Excel 2010. Además, Excel 2010 proporciona varias características para insertar datos en una hoja de cálculo, como Autorrellenar, el controlador de relleno y Rellenar serie.

2.1.1. Selección de Rango de Celdas

Seleccionar una Columna

Hacer clic sobre la letra que identifica a la Columna a Seleccionar (Ej. Columna I)

Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<CONTROL>> + Barra Espaciadora.

Seleccionar Columnas No Consecutivas

Seleccionar una columna (Ej. Columna I)

Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> y

Seleccionar otra columna. (Ej. Columna K) y así sucesivamente.

Seleccionar Columnas Consecutivas Seleccionar una columna (Ej. Columna I)

Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> y

Seleccionar otra columna. (Ej. Columna L)



Seleccionar Una Fila Hacer clic sobre el número que identifica a la fila a seleccionar en el libro (Ej. Fila 3).

Otra Forma: Utilizando el Teclado.- Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<SHIFT>> + Barra Espaciadora.

Seleccionar Filas No Consecutivas

Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6, 8) y así sucesivamente.

Seleccionar Filas Consecutivas Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6).



Seleccionar toda la Hoja Hacer clic en la intersección de las etiquetas de las filas y columnas.

2.1.2. Ingreso de Información En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.

2. Teclear los datos.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

3. Presionar la tecla Intro o Tab

Observación



Introducir Texto En Microsoft Excel, se entiende por texto cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos: Por ejemplo, las siguientes entradas se consideran texto:

10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

El texto en una celda siempre está alineado a la izquierda. Para cambiar esta alineación, use los botones de Alineación.

Introducir Números Los números que escribe en una celda se introducen como valores constantes. En Excel, un número sólo puede contener los siguiente caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ). / $ %, E

Escriba el signo menos (-) antes de los números negativos o bien encierre los números entre paréntesis ( ).

Los signos más (+) a la izquierda se ignoran, y una coma se considera un decimal. Las restantes combinaciones de números y caracteres no numéricos se consideran texto.

Los números en una celda siempre se alinean a la derecha. Para cambiar la alineación use los botones de alineación.

Introducir fechas y horas

Excel considera las fechas y horas como números. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda.

Para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio.

Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). Ej. Ingrese los siguientes datos a la hoja.

2.1.3. Modificar las filas y las columnas de una hoja de cálculo

La modificación de una hoja de cálculo puede ayudarle a reorganizar y editar una tabla de datos. Imagine que tiene una hoja de cálculo con los datos del inventario de su organización. En el inventario se detallan el nombre del producto, los datos del producto, el código del producto y el número de unidades disponibles. Si en la columna de datos del producto hay una gran cantidad de datos, es posible que no se vea todo el contenido de la columna. Puede cambiar el ancho de la columna para que se muestren más datos.

También puede insertar o eliminar una celda, una fila o una columna en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si desea agregar un nuevo producto a la lista del inventario, puede insertar una fila en la ubicación apropiada de la hoja de cálculo. En la tabla siguiente se describen las tareas necesarias para modificar las filas y las columnas de una hoja de cálculo.



Tarea Descripción

Insertar y eliminar celdas

Para insertar una celda nueva, realice los pasos siguientes:

1. Haga clic para seleccionar la celda que se encuentra en la posición donde desea que aparezca la nueva celda.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar celdas.

Cuando inserte una celda, debe desplazar las celdas adyacentes a las celdas insertadas hacia la derecha o por debajo de la celda insertada. Si desea insertar una celda en una columna, puede desplazar las celdas hacia abajo. Si desea insertar una celda en una fila, puede desplazar las celdas hacia la derecha. Al eliminar una celda, puede elegir cómo desplazar la posición de las celdas adyacentes a la celda eliminada.

Insertar y eliminar columnas y filas

Para insertar una fila por encima de cualquier fila que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar filas de hoja. Para insertar una columna a la izquierda de cualquier columna que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar columnas de hoja.

Para eliminar una fila o una columna, haga clic con el botón secundario en la fila o el encabezado de la columna y haga clic en Eliminar en el menú contextual.



Cambiar el ancho de una columna y el alto de una fila

Para cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila en una hoja de cálculo, arrastre el borde de la columna o la fila hasta la posición deseada. Cuando inserte una fila o una columna, la fila o la columna tienen el alto y el ancho predeterminados.

Línea Divisoria

Línea Divisoria



Mover datos de un grupo de celdas a otro

Para mover datos de un grupo de celdas a otra ubicación de la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee mover y coloque el puntero en el borde del área seleccionada. Cuando el puntero cambia a una flecha de cuatro puntas, puede arrastrar las celdas seleccionadas hasta la ubicación deseada en la hoja de cálculo.

2.1.4. Opciones de entrada de datos

La manera más sencilla de insertar datos en una hoja de cálculo es seleccionar una celda y escribir un valor. Este método sólo es adecuado para escribir unos cuantos valores de datos. Si se van a escribir largas secuencias o series de valores en la hoja de cálculo, hacerlo manualmente se vuelve una tarea muy laboriosa. En Excel 2010 hay diversas opciones de inserción rápida de datos en las hojas de cálculo, por ejemplo la opción Autorrellenar. Puede utilizar estas opciones para repetir o escribir datos automáticamente en las celdas de una hoja de cálculo.

Puede utilizar la opción Autorrellenar para escribir una secuencia reconocida, por ejemplo enero a diciembre, o lunes a viernes. Para utilizar la opción Autorrellenar, escriba el primer elemento de la secuencia y, a continuación, arrastre el controlador de relleno, que se encuentra en el ángulo inferior derecho de la celda, para rellenar todas las celdas seleccionadas con esa secuencia. Excel 2010 repite automáticamente los elementos de la secuencia para rellenar las celdas hasta que deje de arrastrar el controlador de relleno.

Puede utilizar otra herramienta parecida, llamada Rellenar serie, para escribir una serie de datos. Debe especificar los dos primeros valores en dos celdas y, a continuación, utilizar el controlador de relleno para extender la serie en las celdas necesarias. Para escribir una serie que empieza en 2 y va en aumento de 2 en 2, escriba 2 en una celda y 4 en la celda siguiente. A continuación, seleccione las dos celdas y utilice el controlador de relleno para extender la serie al número de celdas que desee. Excel 2010 escribe automáticamente la serie 2, 4, 6 y 8.

También puede utilizar el controlador de relleno para escribir el mismo valor en varias celdas; para ello, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el controlador de relleno. Por ejemplo, si selecciona una celda que contiene el valor Enero y, a continuación, arrastra el controlador de



relleno hacia abajo, Febrero se escribe automáticamente en la celda siguiente, y Marzo en la que viene a continuación. Sin embargo, si mantiene presionada la tecla CTRL y, a continuación, arrastra el controlador de relleno, aparece el mismo valor en todas las celdas.

En la siguiente tabla se muestran las diversas opciones de entrada de datos.

Opción Acción

Copiar celdas Con esta opción, se copia el contenido de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno.

Rellenar serie Con la opción Rellenar serie, se inserta en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno el valor siguiente en la serie.

Rellenar sólo formato

Con esta opción, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opción se copian todos los valores en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno.

Rellenar sin formato

Con esta opción, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opción, no se da formato al rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno.

Rellenar días Con esta opción, se escriben los siete días de la semana en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opción no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida.

Rellenar días de la semana

Con esta opción, se especifican sólo los días laborables en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opción no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida.

a) Generar serie de valores

Ingrese los datos en la hoja. Seleccione los datos (A3 : A9) Ubíquese en la esquina inferior derecha de la selección. Arrastre el mouse hacia abajo y observará que se genera una serie de valores.



b) Generar lista de datos

Ingrese enero en la hoja, ubique el cursor en (A3) Ubíquese en la esquina inferior derecha de dicha celda. Arrastre el mouse hacia abajo y observará que se genera una lista de datos.

2.1.5. Edición de los datos de una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo de Excel 2010 puede contener más de un millón de filas de datos. Si desea buscar un valor de datos concreto en una hoja de cálculo, puede utilizar el comando Buscar. Puede utilizar el comando Reemplazar para sustituir un valor de datos por otro. Además, puede utilizar otros comandos del grupo Edición, disponibles en la ficha Inicio, para copiar y pegar un rango de celdas de una hoja de cálculo, o para darle formato. Si una hoja de cálculo contiene el texto, puede corregir la ortografía del texto con el diccionario del que dispone Excel 2010.



1. Enumerar las opciones de pegado disponibles en Excel 2010

Si tiene que copiar y pegar datos de una hoja de cálculo, puede utilizar las diferentes opciones de pegado que proporciona Excel 2010. Por ejemplo, suponga que es el jefe de ventas de una empresa con sucursales en 15 ciudades. Para llevar el registro de las compras, las entregas y el inventario de cada oficina, cree tres tablas en una hoja de cálculo. Cada una de las tablas tiene un formato de distinto color. Las tablas contienen los nombres de las sucursales de la empresa. En lugar de escribir los nombres de las sucursales de cada una de las tres tablas y darle formato utilizando colores, puede usar las opciones de pegado y, así, pegar sólo el nombre, sólo el formato de color, o las dos cosas.

En Excel 2010, al pegar un rango de celdas en una hoja de cálculo, el botón Opciones de pegado aparece al lado de las celdas copiadas. Mediante las opciones de pegado, puede pegar sólo los valores, sólo el formato, o ambas cosas. Las opciones de pegado determinan también la forma en que se da formato a las celdas pegadas y la forma en que se vinculan las celdas de origen y de destino.

En la tabla siguiente se muestran las opciones de pegado disponibles y su función.

Opción Función

Mantener tema de destino

Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el tema aplicado al libro de destino.

Coincidir con formato de destino

Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el formato existente en las celdas de destino, sin tener en cuenta el tema del libro.

Mantener formato de origen

Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y aplica el formato de las celdas copiadas a las celdas de destino.

Sólo valores Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino sin



aplicar ningún formato.

Formatos de números y valores

Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, manteniendo sólo los formatos numéricos.

Formatos de origen y valores

Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, conservando el formato de las celdas de origen.

Mantener ancho de columnas de

origen

Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y cambia el tamaño de las columnas de las celdas de destino para que coincida con el ancho de las columnas de las celdas de origen.

Sólo formato Aplica el formato de las celdas de origen a las celdas de destino, pero no copia el contenido de las celdas de origen.

Vincular celdas Muestra los valores de las celdas de origen en las celdas de destino y actualiza las celdas de destino siempre que cambia el contenido de las celdas de origen.

2. Enumerar los controles del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

Para buscar datos concretos en una hoja de cálculo, utilice el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Este cuadro de diálogo tiene dos fichas: Buscar y Reemplazar. Puede utilizar los controles de estas fichas para buscar las celdas que contienen un valor determinado. Con los controles de la ficha Buscar, puede buscar las celdas que contienen datos concretos. Con los controles de la ficha Reemplazar, puede reemplazar un valor con otro. En la tabla siguiente se describen los controles disponibles del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Control Descripción

Controles de Buscar

Los controles de Buscar son:

Buscar. Contiene el valor que se desea buscar o reemplazar. Buscar todos. Selecciona todas las celdas que contienen el

valor del cuadro Buscar. Buscar siguiente. Selecciona la celda siguiente que contiene el

valor del cuadro Buscar. Los controles de Reemplazar son:



Controles de Reemplazar

Reemplazar con. Contiene el valor con el que se sobrescribe el valor del cuadro Buscar.

Reemplazar todos. Reemplaza todas las instancias del valor del cuadro Buscar con el valor del cuadro Reemplazar con.

Reemplazar. Reemplaza la instancia seleccionada del valor del cuadro Buscar y resalta la celda siguiente que contiene el valor de dicho cuadro.

Controles de búsqueda

Los controles de búsqueda son:

Dentro de. Determina si se debe buscar en la hoja de cálculo

activa o en todo el libro. Buscar. Determina si se debe buscar por filas o por columnas. Buscar en. Determina si se deben buscar fórmulas o valores en

las celdas.

Controles de coincidencia

Los controles de coincidencia son: Coincidir mayúsculas y minúsculas. Con este control se buscan

todas las celdas que tienen el mismo uso de mayúsculas que el texto del cuadro Buscar.

Coincidir con el contenido de toda la celda. Con este control se buscan todas las celdas que contienen exactamente el mismo valor que el cuadro Buscar.

Otros controles

Otros controles que están disponibles en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar son:

Opciones. Expande el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para mostrar funciones adicionales.

Formato. Muestra el cuadro de diálogo Buscar formato, que se puede usar para especificar el formato de los valores que se deben buscar o que se deben usar para reemplazar los valores buscados.

Cerrar. Cierra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.



3. Utilizar el diccionario y el diccionario de sinónimos.

Una hoja de cálculo puede contener diversos tipos de datos, por ejemplo numéricos, de texto o ambos. Si los datos del libro son de texto, es posible que desee comprobar si hay palabras mal escritas antes de guardar la hoja de cálculo. Puede utilizar el corrector ortográfico y el diccionario para buscar las palabras mal escritas y corregirlas. Además, para buscar un sinónimo o un antónimo de una palabra, puede utilizar el diccionario de sinónimos. Para traducir una palabra de un idioma a otro, puede utilizar las herramientas de traducción que proporciona Excel 2010.

4. Protección de una hoja y Libro

a) Protección de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opción Proteger Hoja

b) Desprotección de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opción Desproteger Hoja

La contraseña es opcional. Si no existe contraseña fácilmente puede ser desprotegida.



c) Protección de un Bloque de Celdas Seleccionar las celdas Clic en ficha Celdas Seleccionar la opción Formato Clic en Bloquear Celda

Seleccionar las celdas a proteger Menú Inicio Ficha Celdas Formato Formato de celdas Marcar Bloqueada Luego Proteger la Hoja (Procedimiento antes descrito)

d) Desprotección de un bloque de celdas

Seleccionar las celdas a desproteger (A1:B5) Clic en la ficha formato Seleccionar la Formato de Celdas Clic en la Ficha Proteger Clic bloqueada Clic en aceptar

5. Estilos de celda: Permite establecer en un grupo de celdas, un estilo predefinido.

Seleccione el rango al que desee dar formato. En la ficha estilo de celda En el cuadro seleccione el estilo que desee.

Ud. No podrá ingresar dato alguno en el bloque seleccionado



6. Diseño de Página

En esta opción, prepararemos la página para impresión, como modificar los márgenes de nuestra página, orientación, y nivel de ampliación (ZOOM), tamaño de página a utilizar, etc.

Podemos utilizar la pestaña diseño de página

Tamaño y Orientación de la Página

Clic en la ficha diseño de página Configurar Página Seleccionar el tamaño del papel (Ej. A4) Orientación (Ej. Horizontal) Aceptar



Centrar en la Página

Clic en la ficha diseño de página Configurar Página Activar la ficha Márgenes Activar Horizontal y Verticalmente Aceptar Y hacer clic en Vista Preliminar para ver la apariencia de la hoja.

Luego, no tendremos más que mandarla a la impresora, con CTRL + P.



tema nº2

Documents