La Organización

La palabra organización se usa de dos maneras. La primera de nota atribución o grupo

funcional, y es así como ese nombre se da a una empresa, un colegio o a un organismo

gubernamental.

La segunda, tal como se expresa en el concepto (literal b), es la que define el término

organización como un proceso en donde se asigna a los miembros de una organización,

atribuciones y responsabilidad, se establece las relaciones formales de autoridad, todo con el

propósito que funcione la empresa.

Importancia de la organización

La importancia de la organización se resume en los tres puntos siguientes.

1. Recoge todo lo que planificación indica de cómo debe ser una empresa.

2. Constituye un punto de en lace entre los aspectos teóricos d la mecánica administrativa y

los practico de la dinámica administrativa, el decir entre “lo que debe ser” y “lo que es”.

3. Detalla todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas propuestas.

Organización formal –organización informal

Organización formal.

Se refiere a la estructura internacional de funciones en una empresa formalmente

organizada, lo cual no implica que sea inflexible, al contrario, el administrador/a deberá

generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del

desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales.

Las organizaciones formales deben ser flexible es decir debe de dar lugar discrecionalidad,

ala ventajosa utilización del talento creativo y a reconocimiento de las capacidades

individuales en la organización más formales. No obstante como en una situación grupal los

esfuerzos individuales deben canalizarse asía metas grupales y organizacionales.

Organización informal.

Chester Bernard describió la organización informal como el conjunto de actividades

personales si un propósito común consciente, aunque favorable a resultados comunes. Así

por ejemplo las relaciones informales en los grupos que se reúnen a la hora del receso para

practicar algún juego o platicar acerca de las experiencias dé su trabajo, pueden contribuir al

cumplimiento de metas organizacionales.

Keith Davis, de la universidad estatal de Arizona, describió la organización informal como

“una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la

organización formal pero que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las

personas”. De este modo se consideran organizaciones informales el grupo de hombres y

mujeres de distintos departamentos que se ponen de acuerdo y se reúnen día sábado par

jugar al futbol así también los grupos que se reúnen en el cafetín de la empresa para cambiar

impresiones acerca del trabajo.

Principios de la organización.

Los principios de la organización son verdaderos fundamentales de la aplicación general.

Aunque si bien es cierto que su aplicación carece de la precisión necesaria para reconocer

en ella la exactitud de las ciencias puras, es declarar que su naturaleza responde más bien

ala de criterio esenciales para la organización, pero que sin las cuales no pude existir una

buena organización aun cuando el elemento humano como material y los procedimientos

sean técnicamente buenos.

A continuación se expone la clasificación de los principios de la organización según koontz y

weihrich.

Según el propósito de la organización.

El propósito de la organización es ayudar a que los objetivos tengan significado y contribuyan

a la eficiencia organizacional.

Principio de unidad de los objetivos.

Una estructura organizacional es eficaz si permite que el personal contribuya al cumplimiento

de los objetivos empresariales

Principio de eficiencia organizacional

Una organización es eficiente si está estructurada para contribuir al cumplimiento de los

objetivos empresariales con un mínimo de consecuencias o costo individuales.

Según la causa de la organización

La causa básica de la estructura de la organización es la limitación de tramo de

administración. Si esta limitación no existirá, una empresa no organizada podría contar

únicamente un administrador.

Principios del tramo de administración.

En todo puesto administrativo hay un límite al número de personas que un individuo puede

administrar eficazmente, aunque un número exacto de penderá de las variables subyacentes.

(Otros autores los definen como el principio del tramo esfera de control.)

Según la estructura de la organización, autoridad.

Las autoridades el cemento de la estructura organizacional, el hilo que la hace posible, el

medio por el cual pueden asignarse grupos de actividades aun administrador y promoverse la

coordinación de las unidades organizacionales. Es el instrumento que permite a un

administrador ejercer discrecionalidad crear las condiciones optimas para el desempeño

individual.

Los principios que a continuación se exponen son los que se relacionan más con la

autoridad.

Principios escala (cadena escalar)

Cuanto más clara sea la línea de autoridad del puesto administrativo de una empresa a cada

puesto subordinado, tanto más clara será la responsabilidad sobre las actividades

organizacionales de sus subordinados.

Principio de responsabilidad absoluta.

La responsabilidad de los subordinados para con sus superiores es absoluta, en tanto que

los superiores no pueden eludir la responsabilidad sobre las actividades organizacionales de

sus subordinados.

Principio de la paridad de autoridad y responsabilidad.

La responsabilidad sobre las acciones no debe ser mayor ni menor que la implicada por la

autoridad de legada.

Principio de la unidad de mando.

Entre más completas sean las relaciones de reporte de un individuo con un solo superior,

menor será el problema de instrucciones contrapuestas y mayor la sensación de

responsabilidad personal sobre los resultados.

Principio de nivel de autoridad.

Para mantener la delegación deseada, es necesario que las decisiones bajo la autoridad de

cada administrador sean tomadas por este, no remitidas a los niveles superiores de la

estructura organizacional.

Otra clasificación de los principios de organización muy generalizada, es la que a

continuación se presenta.

Principios de los objetivos.

Postula que toda organización deberá establecer con un objetivo previamente definido y

entendido pues mientras más se dirija el trabajo realizado hacia los mismos, mayor será la

eficiencia administrativa.

Principio de especialización.

Según este principio, “en cuanto más se divide el trabajo dedicado a cada empleado a una

actividad más limitada y concreto, se obtiene mayor eficiencia y destreza”. Esto da origen al

principio de la división del trabajo.

Principio de unidad de mando.

Parte del siguiente postulado: “Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona

o jefe, siempre que se trate del mismo trabajo” para esto es necesario que el subalterno sepa

a quien debe responder y de las cosas por las cuales responde de otro modo será imposible

establecer responsabilidades.

Principio de autoridad y responsabilidad.

A cada grado de autoridad corresponde también su grado de responsabilidad respectiva. De

hecho, la autoridad y responsabilidad van de la mano la primera no se puede concebir sin la

segunda. Según Mary Parker Follet, “Donde quiera que se ejerza la autoridad, surge

responsabilidad.

Algunos factores que ayudan a determinar el tramo de supervisión son

a) El tamaño de la empresa

b) El tipo de organización

c) El numero de niveles Jerárquicos

d) La complejidad y tipo de supervisión

e) La calidad del grupo a supervisar

f) La habilidad y responsabilidad del supervisor

. Principios de la crítica a subalternos.

“las críticas a los subalternos, siempre que sean posible deberán hacerse en

privado” .Es decir, nunca debe criticarse a un subordinado en presencia de ejecutivos

o empleados de mayor o menor categoría , por lo que debe buscarse la manera más

adecuada de llamar la atención, buscando desde luego no causarle frustraciones.

Principios del límite de supervisión.

“ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponde, ni ser critico ni

ayudante de otro a la vez”.

La falta de una determinación adecuada de funciones ocasiona que jefes de una

misma línea desarrollen labores de otro campo que no corresponde a su esfera de

acción, también deberá evitarse que por la naturaleza de las funciones algunos jefes

sean ayudantes y críticos de otro del mismo nivel. En síntesis, cada línea y partícula

cada jefe deberá solamente a su esfera de acción que le compete.

Herramientas de la organización.

Se llama herramientas de organización a los instrumentos que la empresa utiliza para

representar y explicar objetivamente la forma en que están organizados las

actividades, puestos y relaciones de autoridad, en una unidad empresarial

Las principales herramientas de organización y las más comunes en toda empresa so:

Organigramas.

Manuales de organización.

Organigramas.

Un organigrama es la presentación grafica total o parcial de la forma como se

encuentra organizada una empresa, departamento sección.

Al organigrama se le conoce también con los nombres de carta ce organización y

pirámides de organización.

El objetivo del organigrama es dar información e indicar la racionalización estructural y

funcional de la empresa.

En un organigrama se representan gráficamente las relaciones de dependencias y

jerarquía que existen entre las distintas escalas o puestos de una organización, indica

la importancia relativa de cada cargo, así como también la relación de dependencia de

cada persona y cuáles son sus subordinados.

Clasificación de los organigramas.

Los organigramas pueden clasificarse así:

a) Según su forma

b) Según su contenido

a) según su forma

Pueden ser verticales, horizontales

En el organigrama vertical la jerarquía se desarrolla en forma descendente, es decir

de arriba así hacia abajo.

Normas técnicas para la elaboración de un organigrama.

El organigrama vertical es el más recomendado porque es el que mejor empresa la

distribución jerárquica, y es el más utilizado.

En el organigrama, el rectángulo que corresponde al nivel más alto de dirección se

recomienda que debe ser tamaño mayor que los demás.

Del rectángulo principal sale la línea jerárquica maestra. Esta siempre debe ser más

gruesa que las demás.

En el nivel inmediatamente bajo de la dirección, se presentan las unidades de

asesoría (preferentemente).

Los servicios auxiliares pueden estar también en el mismo nivel de las unidades

operacionales, cuando sus jefes tengan el mismo grado jerárquico.

Las unidades operacionales deben tener sus rectángulos mayores que las asesorías y

servicios auxiliares.

El último nivel se reserva para las unidades regionales o descentralizadas.

Entre los rectángulos de una misma clasificación debe haber una cierta simetría y

uniformidad.

Todo organigrama debe tener una referencia conteniendo el nombre del autor, la

fecha de elaboración, la fecha de aprobación en caso de que se trate de una

reorganización y las combinaciones utilizadas tales como líneas de coordinación,

subordinación, etc.

Estas recomendaciones como su nombre lo indica, no son rígidas ni inflexibles. Por lo

demás en toda organización hay amplia libertad para el analista, siempre que no sean

sacrificadas la claridad y la comprensión del organigrama.

Manuales de organización.

El organigrama es solo una representación grafica de la organización de la empresa,

pero no contiene ena explicación completa y detallada de las funciones,

responsabilidades, autoridad y relaciones que corresponden a cada cargo.

Ventajas y desventajas de organigramas.

Ventajas:

Los organigramas ofrecen un panorama general de cómo está estructurada la

empresa.

En ellos se definen en forma grafica las responsabilidades, los gerentes y los

subordinados.

Cuando surge un problema en particular y hace falta quien lo resuelva, el diagrama

indica donde se puede encontrar la persona indicada.

El proceso de elaborar un organigrama permite a los gerentes detectar defectos

organizacionales, entre ellos las posibles fuentes de conflictos o áreas donde hay una

duplicación innecesaria.

Desventajas:

Los organigramas no indican quien tiene mayor grado de responsabilidad y autoridad

en cada nivel gerencial.

No señalan las relaciones informales de la organización, ni sus canales de

comunicación, necesarios para que la empresa funcione eficazmente.

A menudo se extrae de los organigramas información que no se deseaba revelar. Por

ejemplo: los empleados pueden deducir el status y el poder basándose en la distancia

respecto a la casilla correspondiente al presidente de la compañía.

Estas desventajas pueden minimizarse si los organigrama se utilizan exclusivamente

para indicar las estructuras básicas de la organización .

Sistemas de organización.

Existen tres sistemas genéricos para expresar la forma de organización de un

empresa ellos son:

1) Organización lineal.

2) Organización de asesoramiento (staff).

3) Organización funcional o por departamentos.

Organización lineal

Es el sistema en donde la autoridad se transmite íntegramente a través de una

sola línea para cada persona o grupo. En pocas palabras, el jefe toma todas las

funciones y todas las responsabilidades del mando, de este modo el jefe proyectan

y distribuye el trabajo a los subalternos y estos deben ejecutarlo siguiendo

estrictamente las instrucciones dadas. En este sistema cada individuo obedece a

un solo jefe para todos los aspectos, y únicamente a este jefe reportan.

Ventajas del sistema.

Es claro y sencillo

No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad

Se facilita la rapidez en la toma de decisiones

Es más fácil y útil en la pequeña empresa

El ejecutivo ejerce control directo sobre su subalterno

Desventajas.

Se carecen de los beneficios de la especialización

No hay flexibilidad para futuras empancines

Es muy difícil capacitar a un jefe para supervisar a todos los aspectos que debe

coordinar.

Se propicia la arbitrariedad del jefe por absorbe toda la responsabilidad

El jefe descuida los asuntos más importantes. Por dedicar su tiempo a cuestiones

de carácter secundarios.

Ventajas y desventajas de esta forma de organización.

Ventajas.

.está orientada a los resultados finales.

.se mantiene la identificación profesional.

.Identifica con precisión la responsabilidad de las utilidades del producto.

Desventajas:

. En existen conflicto autoridad de la organización.

. Existe posibilidad de la falta de la unidad de mando.

. Requiere de un gerente eficaz en la relación humana.

Manuales de organización.

Como se dijo anteriormente, el organigrama es solo una presentación grafica de la

organización de la empresa, pero no contiene una explicación completa y

detallada de las funciones responsabilidades, autoridad y relaciones que

corresponden a cada cargo.

Con el propósito de contar con la información se suele confeccionar un manual de

organización, en el que a menudo es solo una recopilación ordenada y sistemática

de memorándum e instrucciones en general, que se refiere amatoria de

organización.

En su forma más elaboradas, los manuales de organización co9nsiste en una lista

completa de los diferentes cargos para los cuales se especifican en forma

ordenada: las funciones, las responsabilidades y la autoridad, y las relaciones

jerárquicas y funcionales.

Guía de trabajo:

1. Explique de cuantas maneras se usa la palabra organización.

R// la palabra organización se usa de dos maneras. La primera denota atribución o

grupo funcional, y es así como ese nombre se da a una empresa, un colegio o a un

organismo gubernamental.

La segunda tal como se empresa en el concepto (literal b), es la que define el termino

organización como un proceso en donde se asigna a los miembros de una

organización, atribuciones y responsabilidades.

2. Haga un breve resumen de “La importancia de la organización?

R// la organización, es la forma en que el trabajo se asigna entre los miembros de la

organización, de modo que se logren eficientemente las metas de la empresa.

3. ¿Cuál es la diferencia entre la organización formal y organización informal?

R// Que la organización formal se refiere a la estructura intencional de funciones en

una empresa formalmente organizada, y la organización informal se define así como

el conjunto de actividades personales sin un propósito común consciente, aunque

favorable a resultados comunes.

4. Mencione al menos tres ejemplos de grupos de organización informal que

funcionan en una empresa.

R// Las relaciones informales en los grupos que se reúnen a la hora del receso para

practicar algún juego o platicar acerca de las experiencias de su trabajo. Otra seria la

relación informal de las ventas en las calles y la ultima creo que organización informal

de expresarse contra la sociedad.

5. Mencione y explique al menos tres principios de organización.

R// Principio escalar: cuanto más clara sea la línea de autoridad del puesto

administrativo de una empresa a cada puesto subordinado, tanto más clara será la

responsabilidad de toma de decisiones y más eficaz de comunicación organizacional.

Principio de la unidad de mando: entre más completas sean las relaciones de

reporte de un individuo con un solo superior, menor será el problema de instrucciones

contra puestas.

Principio de nivel de autoridad: para mantener la delegación deseada, en necesario

que las decisiones bajo la autoridad de cada administrador sean tomadas por este, no

remitidas a los niveles superiores de la estructura organizacional.

6. ¿Qué es un organigrama?

R// Es la presentación grafica total o parcial de la forma como se encuentra

organizada una empresa, departamento o sección. Al organigrama se le conoce

también con los nombres de cartas de organización y pirámides de organización.

7. ¿Cuál es el objetivo de un organigrama?

R// el objetivo de un organigrama es dar información e indicar la racionalización

estructural y funcional de la empresa.

8. ¿Qué es un manual de organización?

R// Es solo una representación grafica de la organización de la empresa, pero no

contiene una explicación completa y detallada de las funciones, responsabilidades,

autoridad y relaciones que corresponden a cada cargo.

9. ¿Cuáles son los 5 aspectos de la organización que se visualizan en un

organigrama?

R// Los aspectos más importantes de la organización de un organigrama son:

Las funciones, Las relaciones entre las unidades estructurales, Los puestos de mayor

y aun los de menor importancia, Las comunicaciones y sus vías, Las vías de

supervisión, Los niveles y los estratos jerárquicos.

10. ¿Cuál es la diferencia entre el sistema de organización funcional y el sistema de

organización staff?

R// que en el sistema de organización se organiza específicamente por departamento

o secciones, basándose en la división del trabajo de las labores de una empresa y en

el sistema de organización puramente de staff tal como se presento anteriormente, los

asesores carecen de autoridad lineal por que por lo general dichos departamentos se

componen de especialistas, pero sus conocimientos constituyen la base de los

controles funcionales y cuando una autoridad, ya sea presidente o gerente general.

11. ¿En qué momento se hace necesario que una empresa adopte una estructura

de organización divisional?

R// Lógicamente habrán de recibir órdenes directas solamente de él ya el sol o

reportan, sin embargo a pesar de que la gerencia de organización y métodos es una

unidad netamente asesora, en un momento dado y de acuerdo a los propósitos y

necesidades de la empresa.

12. ¿Cuáles son las ventajas que presentan la organización matricial en relación a

la organización funcional?

R// está orientada a los resultados finales, se mantiene la identificación profesional,

identifica con precisión la responsabilidad de las utilidades del producto.