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Técnicas de Relevamiento de Técnicas de Relevamiento de InformaciónInformación
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Técnicas de Relevamiento
• Entrevistas
• Cuestionarios
• Observaciones
• Revisión de registros
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Para que se usan ?
• Relevar información sobre el sistema actual
• Relevar requermientos de un nuevo sistema
• Verificar información relevada• Realizar diagnósticos y estimaciones• Realizar Análisis del Sistema
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Entrevistas
• Tipo de Entrevistas– Estructuradas
• Abierta
• Cerrada
– No Estructuradas
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Entrevistas Problemas Frecuentes
• Entrevistar a las personas equivocadas o en el momento equivocado
• Hacer las preguntas equivocadas y obtener las respuestas equivocadas
• Crear fricciones con el/los entrevistados
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Entrevistas Pautas
• Desarrolle un Plan global de Entrevistas– Obtenga un Organigrama– Determine a quienes se debe entrevistar y en
qué secuencia
• Asegúrese de contar con aprobación para hablar con los usuarios
• Programe las Entrevistas con la debida antelación
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Entrevistas Pautas
• Prepare las Entrevistas para usar el tiempo de manera efectiva:– Asegurése que el usuario conozca el tema de la
entrevista
– Reúna toda la información posible antes de la entrevista
– Prepare una lista de preguntas o temas a tratar
– Estime el tiempo que le llevará la entrevista (trate de no realizar entrevistas demasiado largas, por ej de mas de 2 horas)
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Entrevistas Pautas
• Use un estilo apropiado de Entrevista:– Evite uso excesivo de vocabulario técnico– Haga una entrevista, no un interrogatorio– Recuerde que el entrevistado es el experto– Evite la confrontación– Trate de guiar la entrevista
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Entrevistas Pautas
• Asegúrese de entender correctamente las explicaciones del usuario. Dígale en sus propias palabras lo que entendió y pidále que le confirme
• Pida copia de todos los documentos que se mencionen en la entrevista o al menos de los que crea pueden ser importantes
• Use herramientas automatizadas cuando sea apropiado, pero no abuse
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Entrevistas Pautas
• Registre la información que releva durante la entrevista adecuadamente– Tomar notas– Grabar– Retener en la memoria
• Produzca un resumen de la entrevista lo mas próximo posible a la finalización de la misma
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Entrevistas Pautas
• Registre datos básicos de la Entrevista– Fecha/Hora, Duración– Lugar– Entrevistados (Nombre, Teléfono, Email)– Documentos Recibidos/Entregados– Comentarios
• Mantenga métricas sobre las Entrevistas
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Entrevistas Pautas
• Programe una próxima entrevista (si la necesita) antes de retirarse
• Dele al entrevistado su información de contacto
• Agradezca siempre al entrevistado por su tiempo
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Cuestionarios
• Cuando usar cuestionarios– Cantidad de usuarios grande– Usuarios dispersos geográficamente– Necesidad de cuantificar respuestas– Anonimato de los usuarios
• Medios– Formulario en papel.– Formulario electrónico (ej. página web).
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Cuestionarios
• Desventajas– Es impersonal: en general el usuario no tiene
contacto con el Analista mientras completa un cuestionario.
– A poca gente le gusta completar cuestionarios: en general en esta actividad, se obtiene menor compromiso del usuario que en el caso de las Entrevistas (usuarios no entregan cuestionario o lo hacen tarde).
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Cuestionarios
• Tipos de preguntas
– Abiertas“Describa lo que a su entender son las
principales carencias del sistema informático actual”.
– Cerradas
“El sistema informático actual es:”Nada Util___ Util___ Muy Util____ Imprescindible___
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Observaciones
• Directas– El Analista adquiere la posición de observador
planificadamente y contempla un proceso durante un cierto período de tiempo.
• Indirectas– El Analista contempla procesos y situaciones
que transcurren en el momento, no habiendo planificado dicha observación.
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ObservacionesPautas
• No interfiera en el proceso o situación observadas (pase desapercibido) salvo que la intención de la observación sea experimentar en manos propias las actvididades del usuario.
• Tenga en cuenta que una persona observada se comporta de forma distinta (especialmente en observaciones directas)
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ObservacionesPautas
• Aproveche las oportunidades para hacer observaciones indirectas (cuando espera en la recepción, durante una entrevista, etc).
• Elija el momento adecuado para la observación (pico, promedio y bajo)
• Elija el lugar adecuado para la observación (si existen sucursales visite mas de una).
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ObservacionesPautas
• Distinga situaciones excepcionales de situaciones comunes o frecuentes.
• Registre los resultados de las observaciones (preferentemente no lo haga durante la realización de las mismas).
• Utilice todos los medios a su disposición (circuitos cerrados de TV, grabaciones de video, contacto telefónico, “cliente inspector”, etc).
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Revisión de Registros
• Revisión de Manuales– Manuales administrativos o de
procedimientos.– Manuales de administración/operación y/o
instalación de los sistemas informáticos.– Manuales de Calidad– Estándares y políticas de la empresa
(especialmente políticas de SI/TI).
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Revisión de Registros
• Revisión de Documentos Escritos– Expedientes
– Legajos
– Memorandums
– Circulares
– Informes
– Etc
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Revisión de Registros
• Revisión de Comprobantes y Formularios– Facturas, notas de crédito/débito– Remitos– Recibos– Ordenes de Compra– Solicitudes– Formularios en general
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Revisión de Registros
• Revisión de Reportes y Gráficas– Listados emitidos por los sistemas
informáticos.– Gráficas emitidas por los sistemas o
informáticos.– Listados y gráficas confeccionadas
manualmente.
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Revisión de Registros
• Revisión del Sistema Informático Actual– Operación del sistema actual para la
evaluación de aspectos funcionales y no funcionales.
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Revisión de Registros
• Revisión de otras fuentes– Sitio web de la empresa– Sitio web de la corporación– Información en Internet– Folletería de la Empresa– Artículos peridoísticos, libros,
papers, etc.