técnicas de archivo en las delegaciones

MANUAL MANUAL PARA EL ARCHIVO DE LAPARA EL ARCHIVO DE LA

DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN EN LAS DELEGACIONESEN LAS DELEGACIONES

Egarsat Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales nº 276, como entidad colaboradora de la Seguridad Social es una mutua de ámbito nacional con una amplia red de delegaciones distribuidas por todo el territorio.

Debido al gran número de delegaciones, es de suma importancia homogeneizar tanto los procesos, como el archivo de la documentación en las delegaciones.

El archivo, es una tarea muy importante de la delegación ya que nos facilita en gran medida nuestro trabajo diario, y gracias a la homogeneización, facilitamos dicho trabajo no sólo a la persona asidua a la delegación sino a cualquier persona que necesite acceder a la información, ya sea para consulta o para realizar algún tipo de tramitación, de esta manera agilizamos cualquier trámite a todo el que lo necesite.

Con las pautas de archivo que se mencionan a continuación, pretendemos que todas las delegaciones procedan de la misma forma ayudando a todo el personal que lo necesite a encontrar de una forma ágil cualquier información necesaria para su trabajo diario, pues todas las tareas diarias van acompañadas de algún tipo de documentación y debemos facilitar su búsqueda a cualquier persona en caso de necesidad

Manual para el archivo homogéneo de las delegaciones 22

PRESENTACIÓNbjetivos

OBJETIVOSbjetivos

1. DIRECCIÓN DE SERVICIOS JURÍDICOS Y PRESTACIONES...........................5

1.1 Documentación de partes de baja, confirmación y alta e informes de incapacidad médica derivada de contingencias comunes...........................51.1.1 DOCUMENTACIÓN QUE NO ES NECESARIO ARCHIVAR.........................51.1.2 ARCHIVO ADMINISTRATIVO A 1 MES.....................................................61.1.3 ESCANEO DE DOCUMENTACIÓN EN EL APARTADO IMED....................6

1.2 Documentación del Pago Directo..............................................................71.2.1 ESCANEO DE DOCUMENTACIÓN EN LA SOLICITUD DEL PAGO DIRECTO...............................................................................................................71.2.2 ARCHIVO ADMINISTRATIVO A 5 AÑOS...................................................81.2.2.1 Forma de archivo................................................................................101.2.3 DOCUMENTACIÓN PAGOS DIRECTOS EN TRAMITACIÓN PENDIENTES POR FINALIZAR.................................................................................................11

1.3 Documentación riesgo de embarazo o lactancia natural....................111.3.1 DOCUMENTACIÓN A ESCANEAR Y ARCHIVAR.....................................121.3.2 DOCUMENTACIÓN A ESCANEAR Y DESTRUIR......................................121.3.3 EXPEDIENTES APLAZADOS DE RIESGO DURANTE EL EMBARAZO Y LACTANCIA NATURAL.......................................................................................131.3.4 DOCUMENTACION DE RIESGO DURANTE EL EMBARAZO O LACTANCIA NATURAL EN TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES POR FINALIZAR.............................................................................................................................131.3.5 ACUSES DE RECIBO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA – RIESGO DURANTE EL EMBARAZO O LACTANCIA NATURAL.......................................13

1.4 Documentación cambio de número de cuenta y cambio de domicilio (PRDO094).........................................................................................................14

1.5 Documentación administrativa sin pago directo..................................15

1.6 Copias de cartas de extinción, denegación y aceptación de la prestación de pago delegado (según proceso PRPR009)..........................161.6.1 ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE 2 AÑOS...............................................161.6.1.1 Línea de acuses de recibo..................................................................161.6.2 DOCUMENTACIÓN A ESCANEAR EN IMED Y ARCHIVAR DURANTE 15 AÑOS...................................................................................................................181.6.2.1 Línea de Cartas Devueltas.................................................................19

1.7 Documentación de ámbito Jurídico.........................................................19


Esquema de contenidos

2. DIRECCIÓN DE GESTIÓN SANITARIA.................................................20

2.1 Documentación de partes de baja, alta, sin baja y volantes de contingencias profesionales...........................................................................20

2.2 Delegaciones con centro asistencial propio..........................................20

2.3 Delegaciones sin centro asistencial propio...........................................20

3. DIRECCIÓN DE AFILIACIÓN Y RECAUDACIÓN.....................................25

3.1 Documentación de propuestas de cambio de Mutua Empresas y cartas de solicitud de cese pendientes por tramitar..................................25

3.2 Documento cambio Mutua autónomos...................................................26

3.3 Duplicado de pólizas – REIT007...............................................................26

3.4 Modificación datos mutualista y colaboradores...................................26

4. DIRECCION DE ORGANIZACIÓN Y RED TERRITORIAL / GRI..................27

4.1 Valoraciones de empresas........................................................................27

4.2 Etiquetas homogéneas archivo delegación....................................................27


1. DIRECCIÓN DE SERVICIOS JURÍDICOS Y PRESTACIONES

La documentación correspondiente a la dirección de Servicios Jurídicos y Prestaciones es variada, ya que nos podemos encontrar tanto con un documento oficial firmado por una persona física, un parte de confirmación que determina cuantos días cobrará un paciente del pago directo, un informe médico necesario para que el personal sanitario responsable del seguimiento tenga la información para su actuación.

1.1 Documentación de partes de baja, confirmación y alta e informes de incapacidad médica derivada de contingencias comunes.

1.1.1 DOCUMENTACIÓN QUE NO ES NECESARIO ARCHIVAR

Originales y fotocopias

a) Bajas sin pago directo : Escanear en IMED en el apartado de Documentos siguiendo la instrucción ITIT018 - Trascripción a IMED (AAAAMMDD- P. Baja) y destruir. Ejemplos: 20100101–Baja Médica

b) Bajas con pago directo : Escanear en solicitud dentro del apartado Documentación con la demás documentación de pago directo junto con la carátula PRDO095 y destruir según instrucción ITIT018.

c) Altas sin pago directo : Escanear en IMED en el apartado de Documentos siguiendo la instrucción ITIT018 y destruir. Ejemplos: 20100204 – Alta Agotamiento Plazo y 20100326 – Alta por Prop. Incap

d) Altas con pago directo: Escanear en solicitud dentro del apartado Documentación con el título ALTA MÉDICA y destruir según instrucción ITIT018.

e) Informes médicos ITCC: Introducir en programa Egara dentro del apartado Imed-Informes Médicos siguiendo las instrucciones de escaneo de la ITIT018 - Trascripción a IMED (AAAAMMDD-Tipo de informe) y destruir. Ejemplos: 20100325 – Inf. Psiquiátrico; 20100404 – Analítica 1); 20100404 – Analítica 2).

f) Resolución del INSS: Escanear en IMED Trascripción a IMED (AAAAMMDD - Tipo de Resolución) y destruir según instrucción ITIT018. Ejemplos: 20080101 – Resolución Extinción; 20080204 – Resolución Denegación; 20080326 – Resolución Prórroga IT).

g) Valoración de puestos de trabajo: Escanear en IMED Trascripción a IMED (AAAAMMDD - Profesiograma) y destruir según instrucción ITIT018.


1.1.2 ARCHIVO ADMINISTRATIVO A 1 MES

a) Partes de confirmación : Introducir en programa y archivar por fecha de recepción durante un mes. Los partes de confirmación nos pueden llegar por dos vías diferentes:

Archivo papel: Introducir en programa y archivar por fecha de recibí durante 1 mes.

Archivo electrónico: Se ha creado una carpeta en la ubicación H / usuaris / delegacions / delexxx / DPT. ITCC / PARTES DE CONFIRMACIÓN donde se deberán guardar los partes que lleguen por esta vía durante 1 mes. Dentro de esta ubicación se deberá crear una carpeta con el nombre MM.AAAA donde se deberán introducir todos los partes de confirmación del mes correspondiente, una vez pasado el periodo establecido, procederemos a destruir la carpeta.

1.1.3 ESCANEO DE DOCUMENTACIÓN EN EL APARTADO IMED

En los casos en que debamos escanear la documentación dentro de IMED deberemos acceder a la contingencia correspondiente y escanear la documentación en el apartado correspondiente según la instrucción ITIT018 disponible en la intranet.


Importante:

Redordad que si el dato a modificar fuese relevante (NIF, dirección fiscal interlocutor…), deberá solicitarse la cumplimentación del formulario de solicitud de cambio de datos, tal y como se detallaba en el curso de descentralización de tareas administrativas.

Importante:


Importante:


Importante:


Importante:

Cada mes la delegación deberá crear una carpeta nueva del mes en curso y se deberá proceder a la destrucción de la carpeta del mes anterior.

Accederemos a la contingencia

correspondiente

Acceder a documentación o informes médicos

según proceda

1.2 Documentación del Pago Directo.

1.2.1 ESCANEO DE DOCUMENTACIÓN EN LA SOLICITUD DEL PAGO DIRECTO

Para los casos en que se deba escanear la documentación en la solicitud de pago directo, deberemos buscar la solicitud correspondiente en el programa Egara y en el apartado documentos deberemos proceder al escaneo.

No debemos olvidar que la baja médica se debe escanear con la demás documentación de pago directo encabezada con la carátula PRDO095- Carátula Documentación Pago Directo Escaneada disponible en la Intranet.

En los casos en que el alta médica nos llegue posterior a la documentación de pago directo, ésta se deberá escanear por separado con el título “ALTA MÉDICA” en la misma solicitud.


Baja médica

escaneada junto con

el resto de documenta

ción de pago

directo

Alta médic

a escaneada

1.2.2 ARCHIVO ADMINISTRATIVO A 5 AÑOS

La documentación de Pago directo se deberá escanear en la solicitud correspondiente dentro del apartado de documentación como hemos visto anteriormente.

Este tipo de documentación deberá escanearse en un solo documento (PDF) llamado “DOCUMENTACIÓN PAGO DIRECTO” anteponiendo el formulario PRDO095 de escaneo, firmado y fechado.

Manual para el archivo homogéneo de las delegaciones 88PRDO095: Carátula Documentación Pago Directo Escaneada

En este documento además deberemos indicar:

- la delegación- el número de solicitud de pago directo

- el número de contingencia

- la fecha del día del escaneo.

También deberemos puntear toda la documentación que estamos escaneando para saber qué documentos incluimos.

Esta carátula actualmente sólo se utiliza para los pagos directos descentralizados.


Documentación de pago directo escanea

da

Importante:

En relación a los pagos derivados de contingencias profesionales, recordar que la baja médica no es un documento imprescindible ya que la tenemos registrada en nuestro programa. Sólo se deberá solicitar en caso de no disponer de la misma.

El alta médica de contingencias profesionales tampoco es necesaria escanearla en la solicitud ya que, como norma general, está introducida en el programa egara.

En la instrucción ITIT018 se relacionan también todos los documentos que hay que escanear y guardar en la solicitud de Pago Directo.

1.2.2.1 Forma de archivo

Por Delegación y Número de solicitud, en pago directo de asociados, autónomos, otros regimenes.

Qué documentación debemos archivar en formato papel bajo esta línea.

Documentación de Solicitud de Pago Directo, modalidad desempleo.

Solicitud de Pago Directo Documento IRPF Certificado de empresa Cambio de número de cuenta corriente.

Documentación de Solicitud de Pago Directo Autónomo.

Solicitud de Pago Directo Documento IRPF Modelo de la Declaración de la Situación de Actividad debidamente

cumplimentado y firmado por el interesado. Cambio de número de cuenta corriente.

La documentación no relacionada en este apartado y que se solicita se deberá escanear y destruir.

Documentación que haga referencia a la prestación, archivarlas por número de solicitud de pago.

Cartas de suspensión. Reclamaciones Acuses de recibo. Se deberá escanear en la solicitud con el nombre

ACUSE DE RECIBO (+ MOTIVO) y archivar con el resto de documentación de pago directo.

1.2.3 DOCUMENTACIÓN PAGOS DIRECTOS EN TRAMITACIÓN PENDIENTES POR FINALIZAR


Importante:

Esta documentación se archivará por número de solicitud durante 5 años. Una vez pasado dicho período, destruir.

Este tipo de archivo es temporal ya que una vez tengamos toda la documentación correcta, deberemos archivarla junto con las demás solicitudes de Pago Directo.

Es importante tener en cuenta que, aunque este tipo de documentación la tengamos a mano por la necesidad de consultarla en cualquier momento, no debemos dejarla en lugar visible ya que contiene información de carácter personal que por protección de datos no puede tener acceso ninguna otra persona que no sea trabajador de Egarsat.

Por ello, este tipo de documentación, deberá estar guardada dentro de armario cerrado, la cual archivaremos por número de solicitud con el título siguiente: "Pagos Directos en Trámite".

1.3 Documentación riesgo de embarazo o lactancia natural.

Este tipo de documentación se deberá escanear dentro de la contingencia de Riesgo de Embarazo correspondiente en el apartado Documentos. Esta documentación deberá escanearse de una en una indicando el tipo de documento, siguiendo las indicaciones de la instrucción ITIT018.


Importante:

Este tipo de archivo lo tendremos que ir repasando cada cierto tiempo ya que una solicitud de pago directo se podrá guardar en archivo definitivo una vez haya transcurrido 1 año de la última gestión realizada al respecto.

Ordenado, cada bloque, numéricamente por el número de contingencia.

Cada año se cierra el archivo administrativo del año anterior y se abre nuevo archivo con el nuevo año.

Ejemplos:

Asociados 2008 Adheridos 2008 Adheridos-AT 200809/00001/A 09/0001/D 09/0001/F09/99999/A 09/9999/D 09/9999/F

1.3.1 DOCUMENTACIÓN A ESCANEAR Y ARCHIVAR

1. Solicitud de Riesgo de embarazo o lactancia natural.2. Certificado IRPF (modelo 145)

3. Informe médico expedido por el facultativo del SPS

4. Declaraciones Empresariales sobre el riesgo de embarazo o lactancia natural.

5. Declaración empresarial sobre la situación durante Embarazo o lactancia natural. Suspensión del contrato.

6. Certificado empresa para la solicitud de Riesgo durante Embarazo o Lactancia natural.

1.3.2 DOCUMENTACIÓN A ESCANEAR Y DESTRUIR

7. Informe mensual lactancia

Una vez hayamos enviado la carta de aceptación / Rehúse tanto a la empresa como al trabajador deberemos hacer una copia de cada impreso y archivarlo en el expediente.


Importante:

Una vez escaneada toda esta documentación se deberá archivar en carpesano bajo el nombre RIESGO DE EMBARAZO O LACTANCIA NATURAL por Delegación y Número de Referencia de Riesgo del Embarazo considerando por separado Asociados, Adheridos y Adheridos con AT.

1.3.3 EXPEDIENTES APLAZADOS DE RIESGO DURANTE EL EMBARAZO Y LACTANCIA NATURAL

En diversas ocasiones nos podremos encontrar con solicitudes de prestación de Riesgos durante el Embarazo aplazados por no cumplir las semanas mínimas de gestación que se requieren para que haya riesgo en el lugar de trabajo. En estos casos archivaremos toda la documentación junto con las cartas enviadas tanto a empresa como paciente en el mismo archivo comentado anteriormente (ARCHIVO RIESGO EMBARAZO LACTANCIA NATURAL) para, una vez se tenga que reabrir el proceso, encontrar la documentación sin problema.

1.3.4 DOCUMENTACION DE RIESGO DURANTE EL EMBARAZO O LACTANCIA NATURAL EN TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES POR FINALIZAR

Del mismo modo que sucede con los Pagos directos, en muchas ocasiones tenemos solicitudes de Riesgos por Embarazo o lactancia natural pendientes de finalizar por falta de algún tipo de documentación. En este caso deberemos archivarla por número de contingencia de Riesgo de Embarazo o Lactancia Natural con el título siguiente: “Riesgo de Embarazo o Lactancia Natural en Trámite. Este tipo de archivo en trámite finaliza cuando la interesada de a luz.

1.3.5 ACUSES DE RECIBO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA – RIESGO DURANTE EL EMBARAZO O LACTANCIA NATURAL

Escanearlo en la contingencia con el nombre ACUSE DE RECIBO (+ MOTIVO) y archivar con el resto de documentación.


1.4 Documentación cambio de número de cuenta y cambio de domicilio (PRDO094).

Cuando nos soliciten cambio de número de cuenta del abono de prestaciones de un Pago Directo o Riesgo durante el Embarazo o Lactancia Natural o nos informen de un cambio de domicilio de un paciente en modalidad de pago directo, deberemos solicitar que nos rellenen el documento PRDO094 cambio datos domicilio y cobro prestación y proceder según instrucción ITIT018


Este documento deberemos escanearlo en la solicitud correspondiente con el nombre “CAMBIO DATOS DOMICILIO BANCARIO” o “CAMBIO DE DOMICILIO” según proceda y archivarlo con el resto del expediente de pago directo o de riesgo de embarazo / lactancia natural.

En los casos de cambio de número de cuenta, una vez escaneado el documento, deberemos informar tanto a nuestro director de centro como a la Dirección de servicios jurídicos y prestaciones de SSCC para que procedan con la actualización de los datos bancarios correspondientes.

Si se trata de un cambio de dirección deberemos escanear el documento de la misma forma especificada anteriormente y actualizar los datos siguiendo las indicaciones del Manual de Citación de ITCC de primera visita.

1.5 Documentación administrativa sin pago directo.

Por Delegación y Número de contingencia, considerando por separado Asociados y Adheridos bajo el nombre ARCHIVO CONTINGENCIA (OTROS)

Ordenado, cada bloque, numéricamente por el número de contingencia.

Bajo esta línea se archivará la documentación administrativa que pueda generarse en las contingencias que no tengan abierta solicitud de pago directo.


Escaneo del

documento de cambio

de nº de cuenta

Cada año se cierra el archivo administrativo del año anterior y se abre nuevo archivo con el nuevo año.

Ejemplo:

Asociados 2009 Adheridos 2009

08/00001/A 08/0001/D

08/99999/A 08/9999/D

1.6 Copias de cartas de extinción, denegación y aceptación de la prestación de pago delegado (según proceso PRPR009).

Deberemos archivar todas las cartas según instrucción ITIT018.

Toda esta documentación se deberá archivar por número de contingencia en carpeta con el nombre “ARCHIVO CONTINGENCIA OTROS” debido a la poca utilización de este tipo de documentación.

1.6.1 ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE 2 AÑOS

Hay diferentes líneas de archivo según los documentos gestionados.

1.6.1.1 Línea de acuses de recibo

a. HAY DIFERENTES FORMATOS DE ACUSE DE RECIBO:

Expedido por nuestro sistema informático:- Impreso de próximas visitas firmado por el paciente- Impreso de la carta de citación firmada por el paciente

Acuse de recibo de Correos mediante envío de carta certificada (color rosa)

Acuse de recibo de correos mediante telegrama

b. IDENTIFICACIÓN EGARSAT DE ACUSES DE RECIBO:

Nº Cont: Nº de Contingencia Común: AAAA/00000/A – AAAA/0000/D Remit.: Iniciales de la persona que hace el envío. Tema: Núm. Situación que ha generado la carta. Fecha: AA/MM/DD de visita (en caso de ser un acuse de citación).


Méd. referencia.: Médica de seguimiento.


Todos los acuses de recibo de correos deben llevar el sello de la delegación e ir identificados de la siguiente manera:

Para el archivo de este tipo de documentación se procederá según ITIT018.

c. ARCHIVAR ACUSES DE RECIBO:

Hay dos tipos de acuses el de citación médica y el de gestión administrativa.

ACUSES DE RECIBO DE CITACIÓN MÉDICA:

1. Recepción del acuse en la delegación donde el paciente tiene visita.

2. Clasificarlos por fecha de visita médica.

3. Tras visita médica:

- Sí el paciente ha acudido a la consulta : se deberá destruir el acuse de recibo.

- Si el paciente No viene a visita : se registrará la recepción del acuse de recibo en la situación de citación médica de ese día, escanear el acuse en IMED, seguidamente clasificar por Tipo (Asociado o Adherido) y luego por número de contingencia (junto con los acuses de gestión administrativa).

Proceder a las gestiones oportunas en seguimiento de la baja médica según Instrucción de Criterios de Actuación ante Incomparecencias a visita médica de ITCC (ITIT006)


- Los acuses de recibo de visitas a Inspección médica se registrará la recepción del acuse de recibo en la situación de citación médica, se escaneará y se archivarán por Delegación clasificando por Tipo (Asociado ó Adherido) y por número de contingencia, en este caso se archivaran todos los acuses de recibo, aunque el paciente haya acudido a visita.

ACUSES DE RECIBO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA:

1. Informatizar la recepción del acuse de recibo en la situación de envío del sistema informático.

2. Escanear el acuse en IMED y seguidamente clasificarlo por Tipo (A o D) y número de Contingencia (junto con los acuses de citación).

3. Proceder a las gestiones oportunas para el seguimiento y control de la baja médica, según la instrucción de trabajo que corresponda.

1.6.2 DOCUMENTACIÓN A ESCANEAR EN IMED Y ARCHIVAR DURANTE 15 AÑOS

La siguiente documentación se debe escanear en IMED y ARCHIVAR:

CONSENTIMIENTO INFORMADO (documento sit. 205 - 204):

Se deberá escanear desde la delegación donde se genera el documento firmado por el trabajador. Una vez escaneado se deberá enviar a SSCC para su tramitación a la inspección médica. Una vez tramitado y devuelto por inspección se archivará por año, tipo y contingencia en servicios centrales.

INFORMES DE EXPLORACIONES COMPLEMENTARIAS:

El informe que se adjunta en la prueba complementaria se deberá escanear y entregar al paciente para que el tenga la custodia de la prueba, éste deberá firmar acuse de entrega de la documentación médica, escanear el acuse de recibo y archivar. En su defecto se deberán enviar al archivo General de Historias médicas que está ubicado en la Delegación de Terrassa. El sistema de archivo se efectuará según protocolo general de la entidad y para ello deberá constar la referencia de DNI con letra y número de contingencia del paciente.

DICTÁMENES DEL SPS:

Se deberá escanear y archivar en cajas clasificadoras por fecha de Dictamen. Se realizará por orden de año, mes, por resultado y fecha.

1.6.2.1 Línea de Cartas Devueltas


Las cartas que nos devuelven correos se deben entregar a la persona que envió la carta. Es importante averiguar los datos correctos del destinatario con todas las herramientas de trabajo que tengamos, internas y/o externas para reconducir el seguimiento y control de la baja médica en cuestión.

1. Cartas de Pago Directo, Riesgo embarazo o lactancia natural : archivarlas en la solicitud o contingencia correspondiente (según corresponda) y hacer las gestiones necesarias para localizar al paciente.

2. Citaciones médicas ITCC: No abrir la carta. En caso de no tener el alta médica, archivarla en la carpeta de Acuses de recibo citaciones ITCC y volver a citarlo en caso necesario.

1.7 Documentación de ámbito Jurídico

Escanear y Enviar a la Dirección de Servicios Jurídicos y Prestaciones

Sentencias……………………………………………………..AAAAMMDD– Tipo Sentencia

Determinación de Contingencias……………………AAAAMMDD– Determin. CC


Importante:

Cualquier documentación no especificada en este manual, se archivará según los criterios de DELEGACIÓN / Tipo de Contingencia / Número de Contingencia.

2. DIRECCIÓN DE GESTIÓN SANITARIA

Como bien sabemos, nuestras delegaciones, tanto las que tienen servicio asistencial como las que no, reciben una gran cantidad de documentación derivada de contingencias profesionales. Es por ello que en este manual se pautan las directrices a seguir a la hora del archivo de todo este tipo de documentación.

2.1 Documentación de partes de baja, alta, sin baja y volantes de contingencias profesionales

a. Bajas derivadas de Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional

b. Altas derivadas de Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional

c. Sin Bajas derivados de Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional

d. Volantes de Asistencia

Este tipo de información nos puede llegar de diferentes maneras y medios dependiendo de si la delegación tiene centro asistencial propio o concertado.

2.2 Delegaciones con centro asistencial propio

En este tipo de delegaciones toda la documentación relativa a las bajas médicas se expide directamente desde los servicios médicos de la delegación. Por lo que en pocas ocasiones llagará documentación por vía fax o e-mail. A excepción de los volantes de asistencia los cuales muchas veces son enviados directamente por la empresa a la delegación.

No obstante, muchas de estas delegaciones tienen asignado uno o varios centros concertados por lo que también pueden recibir este tipo de documentación vía fax o e-mail.

2.3 Delegaciones sin centro asistencial propio

Las delegaciones que no disponen de centro médico propio, reciben la mayoría de documentación vía fax o e-mail ya que los centros concertados adelantan toda la documentación para que la delegación pueda disponer de la información de las bajas de una forma ágil.

Posteriormente esta documentación que nos ha llegado por fax o e-mail, nos llega en formato original por correo ordinario. ¿Qué hacer con toda esta documentación que nos llega a la delegación? Actuaremos de la siguiente manera:

Papel (no originales):

Deberemos introducir la información en el programa Egara y archivaremos la documentación por fecha de recepción durante 2 meses.


Excepción:

Volantes de asistencia: Escanear dentro de la contingencia de AT, dentro de la pestaña “Documentos Administrativos” con el título: VOLANTE y destruir.

Formato electrónico:

Actualmente, mucha información nos llega via e-mail, por ello y para ahorrarnos gran cantidad de papel en las delegaciones, se ha creado una carpeta en la ubicación: H / Usuaris / Delegacions / Delexxx / Procesos / Documentación Bajas donde se deberán guardar los partes de baja, alta y sin baja que lleguen por este medio.

Dentro de esta ubicación se guardaran todos los documentos siguiendo el formato siguiente:

Bajas médicas: B10/0001A

Sin Bajas Médicas: S10/0001A

Altas Médicas: A10/0001A

Los volantes de asistencia se escanearan dentro de la contingencia de AT en la pestaña “Documentos Administrativos” con el título VOLANTE y procederemos a eliminar el archivo en formato electrónico que nos haya llegado.

Los documentos que lleguen en formato electrónico se deberán guardar mientras haya suficiente espacio.

Informes Médicos procedentes de centros concertados:

Todos los informes médicos que lleguen a la delegación procedentes de centros concertados, una vez la Dirección de Gestión Sanitaria tenga constancia del mismo se procederá a destruir dicho informe ya que no podemos tener información médica fuera de los archivos legalmente establecidos para ello, es decir en las Historias Clínicas.

Documentación original:

Como hemos explicado anteriormente, toda la documentación original que los centros concertados recepcionan en relación con las bajas médicas, son enviadas posteriormente a la delegación de referencia.

Los originales de las bajas, altas y sin bajas que lleguen a la delegación, después de comprobar que los datos estén introducidos en el programa Egara correctamente, se deberán guardar en carpesano por número de contingencia y tipo durante 5 años.


En el caso de las bajas y altas de una misma contingencia se deberán guardar juntas.

Los originales de los volantes, después de confirmar que en el Egara esté introducido correctamente, deberemos escanearlos en la pestaña de “Documentos Administrativos” de la contingencia y destruir.

Partes de baja/sin baja pendientes de entregar por no tener volante:

Muchas veces, en las delegaciones con centros asistenciales propios, acuden a visita trabajadores accidentados sin volante médico.

En estos casos, el personal sanitario, atiende la urgencia, pero no puede entregar ningún tipo de documento de baja, sin baja o alta al paciente por no tener el volante (sólo se podría hacer entrega de por ejemplo, justificantes de asistencia, partes de lesiones, informes médicos o un parte de rehúse).

Debido a esta casuística, nos encontramos muchas veces con documentación original de bajas y sin bajas firmadas por el personal sanitario pendientes por entregar al interesado.

Esta documentación se deberá guardar en lugar visible encima de la mesa (cubeta por ejemplo) con el nombre “DOCUMENTACIÓN PENDIENTE DE ENTREGAR POR FALTA DE VOLANTE” por orden alfabético de Apellido, siempre teniendo en cuenta la LOPD, es decir, en lugar visible para nosotros, pero no de acceso al público.

Cada mes se debe repasar dicho archivo y destruir la documentación que no ha sido entregada, siempre siguiendo los criterios establecidos por la dirección funcional de Gestión sanitaria.


Importante:

Cuando se llene el carpesano, deberemos indicar qué contingencias hay en dicho carpesano y abrir uno nuevo. Debemos conservar dicha documentación durante 5 años, en el caso de no tener espacio en la delegación enviaremos documentación a SSCC-logística para su archivo definitivo. Nunca destruir.

Si estamos seguros que no se ha entregado el parte médico de baja y no hay parte de accidente presentado, corresponde rehusar el accidente en Parte Médico del Egara indicando EN OBSERVACIONES las siguientes indicaciones: Fecha en que se realiza el cambio, situación anterior (baja o sin baja) y razón (falta volante…).

Solicitud documentación clínica - AT:

Cuando un paciente nos solicite copia de documentación clínica, deberemos hacer firmar el impreso de solicitud de documentación (GSDO803) ubicado en la intranet en el apartado de calidad, lo escanearemos en el apartado “Documentación Administrativa” y procederemos a enviarlo por e-mail al centro médico donde esté ubicada la Historia Clínica para que nos hagan llegar la documentación solicitada. En caso de que la delegación responsable del seguimiento no disponga de Historia Clínica, la petición se tendrá que enviar a Joan Cabrera de la delegación de Terrassa ([email protected]).

Cuando procedamos a la entrega de la documentación solicitada al paciente ( o a tercero debidamente autorizado), deberemos hacerle firmar también el documento impreso entrega documentación clínica (GSDO0804) de la intranet (es de suma importancia que este documento detalle lo que entregamos) y procederemos a escanearlo en el apartado de “Documentación Administrativa”.

Una vez finalizado el proceso, procederemos a destruir los originales. Recordar que la delegación receptora es la encargada de hacer el seguimiento de la petición i asegurar que la petición no se quede estancada.

En caso de no localizar al paciente para entregarle dicha documentación, la incorporaremos en la Historia Clínica destruyendo las copias de bajo coste de


Introducir los

comentarios

oportunos

Introducir en

tipo de parte:

Rehusado

mailto:[email protected]

reproducción como por ejemplo las fotocopias y dejaremos constancia en el sistema.

Para las delegaciones que no tengan historia clínica se deberán devolver las copias a Joan Cabrera de la delegación de Terrassa.


3. DIRECCIÓN DE AFILIACIÓN Y RECAUDACIÓN

3.1 Documentación de propuestas de cambio de Mutua Empresas y cartas de solicitud de cese pendientes por tramitar. Instrucción REPR003.

Esta documentación se deberá gestionar siguiendo la instrucción REIT003 Pautas para las empresas de cambio de mutua de la intranet.

Se deberá guardar la relación de empresas de las que tenemos alguna acción pendiente por realizar (ya sea, solicitar cese, confirmar vencimiento, enviar carta a la otra mutua…)

Esta documentación la archivaremos bajo el nombre “DOC. CAMBIO DE MUTUA ASOCIADOS. EMPRESAS EN TRÁMITE”. La documentación que habrá que guardar será la siguiente:

1. Copia de la propuesta de Asociación2. Original de la carta/s de la solicitud de Baja

Una vez tramitada la carta de solicitud de cambio a la otra mutua deberemos guardar una copia junto con la documentación anterior y enviaremos el original a la dirección correspondiente.

Las delegaciones no pertenecientes a la provincia de Barcelona deberán quedarse las copias originales en la delegación para poder tramitar en la TGSS el correspondiente cambio. Una vez tramitado, se deberán enviar todos los originales a SSCC.


Importante:

Dentro del Egara en el apartado “Opciones / Contrataciones / Opciones / seguimiento cambio de mutua” se deberán introducir todos los datos relacionados con la empresa según instrucción REIT008.

3.2 Documento cambio Mutua autónomos

Según la instrucción de trabajo REIT001, la documentación necesaria para el cambio de mutua o cobertura de un autónomo es la siguiente:

Modelo solicitud baja adherido: DRDO006

DNI del interesado

Modelo TA521/1 (en caso de coberturas de accidente de trabajo.)

Para los cambios de cobertura (Alta / Baja AT), todas las delegaciones deberán guardarse los originales de los documentos para poder tramitar en la TGSS el correspondiente cambio. Una vez tramitado, se deberán enviar todos los originales a SSCC.

Antes de enviar la documentación al departamento correspondiente (GRI. Att. Silvia Garcia), deberemos escanear toda la documentación sellada (tanto por la mutua de procedencia, en los casos de cambio de mutua, como por la TGSS, para los cambios de cobertura) y archivarla dentro de H/usuaris /delegaciones /delexxx /DPT.AFILIACIÓN /CAMBIOS MUTUA AUTÓNOMOS 2010 creando una carpeta para cada autónomo con el nombre siguiente: DNI_APELLIDO1_APELLIDO2.

3.3 Duplicado de pólizas – REIT007

Siguiendo la instrucción ubicada en la intranet REIT007, cuando un usuario nos solicite copia del documento de asociación o adhesión, procederemos a enviarle el documento de solicitud de copia (REDO034) para que, una vez lo tengamos rellenado y firmado, le podamos hacer llegar la documentación solicitada.

Esta documentación se deberá archivar en carpeta con el nombre “DUPLICADOS DE POLIZAS”.

3.4 Modificación datos mutualista y colaboradores

Cuando algún mutualista o colaborador nos informe que ha cambiado de dirección, deberemos seguir las instrucciones de la intranet según REIT005.

En esta instrucción se indica que deberemos hacer firmar el documento REDO035 en el caso de mutualistas o el REDO036 para colaboradores.

Una vez recibido dicho documento e introducida la nueva información en el Egara, procederemos a remitir a SSCC a la Dirección de Afiliación y Recaudación para el archivo en su correspondiente expediente.


4. DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y RED TERRITORIAL / GRI

4.1 Valoraciones de empresas

Después de realizar las correspondientes gestiones, procederemos a enviar la documentación a la dirección correspondiente. No hace falta archivar este tipo de documentación en las delegaciones ya que la dirección de Organización y red territorial / GRI se queda una copia y la dirección de Afiliación y Recaudación también se guarda la hoja resumen de la valoración.

4.2 Etiquetas homogéneas archivo delegación

Debido a la gran cantidad de documentación que archivamos en la delegación (tanto definitiva como temporal) y para facilitarnos el trabajo diario, se adjunta como anexo I una relación de etiquetas para los carpesanos, comunes para todas las delegaciones, las cuales están confeccionadas por colores según la dirección a la que pertenezcan.

Este método, además de homogeneizar el archivo en las delegaciones, nos ayudará a encontrar de una forma mucho más ágil y visual toda la documentación existente.


técnicas de archivo en las delegaciones

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