TTULO III:DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS ARTICULO 123. SOPORTES.Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin.Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, as como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.ARTICULO 124. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD.Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento. La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan.Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales.Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronolgico todas las operaciones.ARTICULO 125. LIBROS.Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales no superiores a un mes.2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debit y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;c) Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;d) Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos;e) Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control del ente econmico.6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.PARGRAFO.Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artculo 2o de la Ley 590 de 2000, modificado por el artculo 2o de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, as como las entidades de naturaleza no comercial que estn obligadas u opten por llevar contabilidad en los trminos del artculo 1o del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artculo, deben llevar los libros necesarios para:1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito, y sus saldos.2. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.3. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y control del ente econmico.4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.5. Conocer los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.Los libros con los cuales se d cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este pargrafo, debern llenar los requisitos de registro y autenticacin previstos para cada tipo de entidad u organizacin, ante la autoridad competente. En tratndose de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3; y en el caso de las empresas unipersonales no ser obligatorio el libro sealado en el numeral 2 de este pargrafo.PARGRAFO 2.Derogado por el Decreto 4708 de 15-12-2008ARTICULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS.Cuando la Ley as lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente econmico e identificndolos con la ensea del establecimiento.Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico.Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador publico. Si la falta del libro se debe a prdida, extravo o destruccin, se debe presentar copia autntica del denuncio correspondiente.Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.Las autoridades o entidades competentes puede proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripcin.ARTICULO 127. LUGAR DONDE DEBEN EXHIBIRSE LOS LIBROS.Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente econmico.ARTICULO 128. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS.Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. En los libros esta prohibido:1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.PARAGRAFO.Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo.ARTICULO 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS.El control de las mercancas para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogneos, por lo menos los siguientes datos:1. Clase y denominacin de los artculos.2. Fecha de la operacin que se registre.3. Numero del comprobante que respalda la operacin asentada.4. Numero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.5. Existencia en valores y unidad de medida.6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con las unidades registradas en las tarjetas de control.En todos los casos cuando en los procesos de produccin o transformacin se dificulta el registro por unidades, se har por grupos homogneos.Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancas para la venta, el cual contendr una relacin detallada de las existencias con indicacin de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artculos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resmenes o grupos de artculos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.Dicho inventario debe ser certificado por contador pblico para que preste mrito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.PARAGRAFO.Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos sealados en los numerales 5, 6 y 7 de este artculo.ARTICULO 130. LIBRO DE ACCIONISTAS Y SIMILARES.Los entes econmicos pueden llevar por medios mecanizados o electrnicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicacin de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.Al finalizar cada ao calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.ARTICULO 131. LIBROS DE ACTAS.Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes econmicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus rganos colegiados de direccin, administracin y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del rgano y una numeracin sucesiva y continua para cada uno de ellos.Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la Ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los rganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo rgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.ARTICULO 132. CORRECCION DE ERRORES.Los simples errores de transcripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin.La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo.ARTICULO 133. EXHIBICION DE LIBROS.Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente econmico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibicin se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relacin con las operaciones del establecimiento.Si el ente econmico no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta, se tendrn como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesin, salvo que aparezca probada y justificada su prdida, extravi o destruccin involuntaria.Si al momento de practicarse la inspeccin los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente econmico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha sealada para la exhibicin. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario seale.En la solicitud de exhibicin parcial debe indicarse:1. Lo que se pretende probar.2. La fecha aproximada de la operacin.3. Los libros en que, conforme a la tcnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.La exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artculo 64 del Codigo de Comercio tambin proceder en el caso de la liquidacin de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cnyuges tengan la calidad de comerciante.ARTICULO 134. CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS.Los entes econmicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin.Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la Cmara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos.ARTICULO 135. PERDIDA Y RECONSTRUCCION DE LOS LIBROS.El ente econmico debe denunciar ante las Autoridades competentes la prdida, extravi o destruccin de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibicin de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su prdida, extravi o destruccin, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los dems documentos que se consideren pertinentes.Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente econmico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a travs de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposicin.

LIBROS DE CONTABILIDAD.

Todo comerciante conformar su contabilidad, sus libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de acuerdo con las normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable aquellos que sirven para registrar las operaciones por medios mecanizadoso electrnicos, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o cualquier medio similar. Los libros de comercio y la contabilidad debern llevarse en el domicilio del comerciante, de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad, en idioma oficial, al igual que los comprobantes. Integrarn la contabilidad todos los comprobantes que respalden las partidas asentadas en los libros, as como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas existir la debida correspondencia, sopena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.

Clases.Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entender como tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimiento de aquellos. Los siguientes libros se consideran como obligatorios:

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios y balances, de acuerdo con las normas legales.Las partes de dicho libro son:* Cantidad: aqu se registra la cantidad de artculos inventariados (generalmente se utiliza para mercancas y para propiedades, planta y equipo).*Cuentas y detalle: aqu se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de los artculos. Si en una cuenta es necesario ofrecer informacin muy extensa, sta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero del anexo que ampla la informacin. ste es el caso de mercancas, que tienen grupos y subgrupos de artculos para detallar.* Valor unitario: aqu se registra el valor que corresponde al precio de cada artculo relacionado en la columna cantidad.* Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.* Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo, : grupo de activo, grupo de pasivo.

Registro.

Despus de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta informacin al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

* Cantidad: aqu se registra la cantidad de artculos inventariados (generalmente se utiliza para mercancas y para propiedades, planta y equipo).* Cuentas y detalle: aqu se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la referencia de losartculos. Si en una cuenta es necesario ofrecer informacin muy extensa, sta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta nicamente el nmero del anexo que ampla la informacin; ste es el caso de mercancas que tienen grupos y subgrupos de artculos para detallar.* Valor unitario: aqu se registra el valor que corresponde al precio de cada artculo relacionado en la columna cantidad.* Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancas, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.* Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo de activo, grupo de pasivo.

EL LIBRO DIARIOEn l que se registran en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de diario elaborado por la empresa durante un mes. Este libro puede ser de 12 o ms columnas, segn el nmero de cuentas que maneje la empresa. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, informacin necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual. Las partes de dicho libro son las siguientes:* Fecha: aqu se escribe el ao, mes y da del comprobante que se est registrando.* Detalle o descripcin: en esta columna se escribe el nombre y nmero del comprobante.* Columnas con debe yhaber: cada columna doble corresponde al nombre de una cuenta; las dos ltimas se utilizan para cuentas varias: la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos dbitos y crditos.

Registro.El proceso es el siguiente:* Se abre el diario columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que corresponde al inventario general inicial, y se traslada esta informacin al libro mayor y balances.* Se registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de diario correspondientes a un mes.* Se totaliza el movimiento dbito y crdito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances.* Al finalizar el periodo contable, se registran, - en igual forma que el comprobante de apertura - el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre. Esta informacin se traslada al libro mayor y balances.

LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin se toma del libro diario columnario y se detalla analticamente en los libros auxiliares.Registro. Una vez asentado el movimiento mensual en el libro diario columnario, se procede a pasar la informacin al mayor, teniendo en cuenta las siguientes columnas:

* Cuentas: aqu se anota el nombre de las cuentas, una por cada rengln.* Cdigo: se escribe elnmero que le corresponde a cada cuenta, segn el catlogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan nico de Cuentas para comerciantes.* Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo dbito o crdito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior.* Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento dbito y crdito mensual de cada cuenta. La informacin se traslada de los totales mensuales del libro diario columnario.* Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento, as: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan.

LIBROS AUXILIARES.De acuerdo con su tamao y con el catlogo de cuentas que maneje cada empresa determina el nmero de auxiliares que necesita. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, de las cuales a cada cuenta y subcuenta se les asigna un folio.

Registro.La informacin presentada en las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar (o tomando la informacin directamente de los soportes codificados para el registro contable):* Fecha: cronolgicamente se registra el ao, mes y da del comprobante de diario correspondiente.* Detalle: se describe la transaccin, indicando el soporte que larespalda.* Nmero del comprobante de diario: se registran en orden consecutivo.* Dbitos y crditos: se registra el valor del movimiento dbito o crdito de cada sub cuenta, tomado de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad.* Saldos: aqu se escribe el valor que resulte despus del movimiento dbito o crdito de acuerdo con las siguientes reglas:* En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo dbito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores registrados en el haber.* En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crdito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

Tipos.Los siguientes son algunos libros auxiliares:

* Cuenta control: las empresas que realizan operaciones mercantiles con numerosas personas naturales y jurdicas necesitan detallar y ampliar la informacin de una cuenta en varias subcuentas. Para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta control, en la que se registran los valores totales del movimiento dbito o crdito del comprobante diario de contabilidad.* Subcuentas: cada vez que en los libros diarios y mayor se registre un valor en una cuenta principal, deben registrarse en los libros auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares. Lainformacin se toma de las columnas parciales del comprobante diario de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo de la cuenta control.*Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan auxiliares especiales de compras y ventas, en los que registran detalladamente la informacin solicitada por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para efectos del IVA.* Auxiliar de vencimientos: las empresas que tienen numerosos proveedores y cuantiosa cartera, requieren un libro auxiliar de vencimientos, con el fin de cobrar o pagar oportunamente las cuentas. Eso permite aprovechar o conceder descuentos por pronto pago y evitar sanciones por mora.

PROHIBICIONES.En los libros de comercio se prohben las siguientes situaciones:* Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren.* Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones no utilizados, siempre y cuando al terminar los listados sus totales de control permitan establecer que se ha cumplido con el sistema de partida doble.* Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.* Borrar o tachar los asientos todo oen parte.* Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros.

CORRECCIN DE ERRORES:Los simples errores de trascripcin se deben salvar mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin.La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacin de su nombre completo

En este orden tenemos: Si el error es detectado en el perodo al cual corresponden los estados financieros, se hacen las revelaciones en sus notas.Por el contrario, es decir se detectan los errores en otro periodo contable, se reabren los libros del respectivo ao, se hacen las correcciones y se procede a convocar al mximo rgano social para la aprobacin de los estados financieros corregidos.Por ltimo, para corregir el error ante la Superintendencia de Sociedades, q ue como seala le fueron remitidos los estados financieros, debe enviarlos con indicacin de las causas que motivaron el nuevo envo, pues parte la Entidad del presupuesto que dichos estados revelan las cifras que han sido tomadas fielmente de los libros.En los anteriores trminos se responde la inquietud planteada, anotndole que los alcances del concepto son los sealados por el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo.

HECHOS IRREGULARES

Cdigo de comercio, Art. 57. En los libros de comercio seprohbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros

Decreto 2649 de 1993, Art. 128. Forma de llevar los libros.()En los libros esta prohibido:I . Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.Pargrafo. Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo.

Todos loscomerciantesestn Obligados a llevarcontabilidaden debida forma, segn los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por el incumplimiento de estas obligaciones, la ley contempla una serie de sanciones, y la sancin se puede dar por no llevar Contabilidad o por hacerlo de forma incorrecta, sin la observancia de las normas y principios que le son aplicables.Forma de llevar loslibros de contabilidadCdigo de comercio, Art. 50. La contabilidad solamente podr llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujecin a las reglamentaciones que expida el gobierno.Decreto 2649 de 1993, Art. 128.Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.()Estatuto tributario, Art. 773.Forma y requisitos para llevar la contabilidad. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deber sujetarse al ttulo IV del libro I, del Cdigo de Comercio:1. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrn expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.2. Cumplir los requisitos sealados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las caractersticas del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o ms libros, la situacin econmica y financiera de la empresa.Hechos irregulares y sancionables en la contabilidad.Cdigo de comercio, Art. 57.En los libros de comercio se prohbe:1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los librosDecreto 2649 de 1993, Art. 128. Forma de llevar los libros.()En los libros esta prohibido:I . Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.Pargrafo. Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo.Estatuto tributario, Art. 654.Hechos irregulares en la contabilidad. Habr lugar a aplicar sancin por libros de contabilidad, en los siguientes casos:a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligacin de llevarlos;b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligacin de registrarlos ;c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo;d) Llevar doble contabilidad;e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidacin de los impuestos o retenciones, yf) Cuando entre la fecha de las ltimas operaciones registradas en los libros, y el ltimo da del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibicin, existan ms de cuatro (4) meses de atraso.Sanciones por irregularidades en la contabilidadCdigo de comercio Art. 58.La violacin a lo dispuesto en el artculo anterior (Art., 57) har incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondr la cmara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, segn el caso, de oficio o a peticin de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecern, adems, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas situaciones, sern solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y elrevisor fiscal, si este incurriere enculpa.Estatuto tributario, Art. 655.Sancin por irregularidades en la contabilidad. Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones,impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y dems conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sancin por libros de contabilidad ser del medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio lquido y los ingresos netos del ao anterior al de su imposicin sin exceder 20.000 UVT.Cuando la sancin a que se refiere el presente artculo, se imponga mediante resolucin independiente, previamente se dar traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendr un trmino de un (1) mes para responder.Pargrafo. No se podr imponer ms de una sancin pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo ao calendario, ni ms de una sancin respecto de un mismo ao gravable.Los libros y registros que integran la contabilidad completa, para efectos del inciso b) del tercer prrafo del artculo 65 de la Ley del Impuesto a laRenta, son los siguientes:IMPORTANTE:Asimismo, los siguientes libros y registros integrarn la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta: Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. Registro de Activos Fijos. .Registro de Costos .Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas. Registro de Inventario Permanente ValorizadoDe otro lado, se debe tomar en cuenta que independientementede encontrarse obligados a tener contabilidad completa, se deben llevar los libros citados si as lo dispone la Ley del Impuesto a la Renta.Loslibros y registros vinculados a asuntos tributariosobligatorios, tomando en cuentael tipo de renta que perciben, son los siguientes:1.-RESPECTO A TODAS LAS RENTAS (EXCEPTO RGIMEN GENERAL DE TERCERA CATEGORA):Leyenda:

(a)Ser obligatorio siempre que en el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio, hubieran percibido rentas brutas de segunda categora que excedanveinte (20) unidades impositivas tributariasde conformidad con lo dispuesto en el artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta(b)De acuerdo con lo establecido en el artculo 124 de la Ley del Impuesto a la Renta(c)Se debe sealar que de acuerdo con lo dispuesto en el ltimo prrafo del artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta seexcepta de la obligacin de llevar el Libro de Ingresos y Gastosa los perceptores de rentas de cuarta categora cuyas rentas provengan exclusivamente de lacontraprestacin por servicios prestados bajo el rgimen especial de contratacin administrativa de servicios - CAS, a que se refiere el Decreto Legislativo N 1057 y modificatoria

2.-RESPECTO A LOS CONTRIBUYENTES DELRGIMEN GENERALEn lo que respecta al Rgimen General, el artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, as como la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT y modificatorias, disponen tramos en funcin a losingresos brutos anuales,a efectos de determinar la obligacin del llevado de los libros y registros, los cuales se detallan a continuacin:

Adicionalmente se debe considerar que de acuerdo con lo dispuesto por el artculo 38 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta que a fin de determinar la obligatoriedad en el llevado de los libros se considerarn los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente al ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de rentas de tercera categora que inicien actividades generadoras de estas rentas en el trancurso del ejercicio considerarn los ingresos que presuman que obtendrn en el mismo.De otro lado es preciso indicar que la relacin de libros indicada resulta vigente a partir del24 de julio del 2013,fecha en que entr en vigencia laResolucin de Superintendencia N 226-2013/SUNAT, mediante la cual se modifica la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT que establece las normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios.IMPORTANTE:Sin perjuicio de lo indicado, se debe considerar lo establecido en el artculo 12.5 de laResolucin de Superintendencia N 226-2013/SUNAT,vigente a partir del 24 de julio del 2013,la cual dispone que los perceptores de renta de tercera categora del Rgimen General, de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta, se encuentrn obligados a llevarlos siguienteslibros oregistros:Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta. Registro de Activos Fijos. Registro de Costos. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1892:02-obligatoriedad-de-llevar-libros-y-registros-contables-&catid=262:informacion-general-&Itemid=475