tarea de responsabilidad social universitaría iii unidad
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FACULTDAD DE CIENCIAS CONTABLE FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS ESCUELAPROFESIONAL DE ADMINITSRACION
CURSO : Auditoría Administrativa
DOCENTE : Lic. Adm. Pablo Santiago Becerra Ortiz CICLO
VIII
INTEGRANTES: Izquierdo Álvarez Anayka. Garcia Garcia ,Maria Serrano Noel, Alanis Victoria. Reyes Lizana Arlet. Guerrero Minaya Yonatan. Concha Carrillo Gilmer.
Tumbes-Perú 2015
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DEDICATORIAS
A Dios, porque me ha sostenido en todo momento, por su amor infinito que me
ha permitido llegar hasta aquí.
A ti Papá, porque eres un ejemplo de perseverancia y esfuerzo, gracias por
enseñarme que lo que siembras es lo que cosechas y que para alcanzar los
sueños hay que trabajar muy duro… pero sobre todo por tu apoyo y amor
incondicional.
A ti Mamá, porque tu ejemplo me dio fuerzas en los momentos difíciles, por que
me has enseñado que con amor se puede lograr todo en la vida. Eres una
bendición muy grande en mi vida.
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ÍNDICE
Resumen .............................................................................................................. 1
Introducción .......................................................................................................... 3
CAPITULO 1. MARCO TEÓRICO
1.1 Concepto de administración ..................................................................... 7
1.2 Proceso Administrativo ............................................................................ 8
1.2.1 Planeación ...................................................................................... 9
1.2.2 Organización ................................................................................... 10
1.2.3 Dirección ......................................................................................... 11 1.2.4 Control ............................................................................................ 12
1.3 Control y auditoria .................................................................................... 13
1.4 Auditoria .................................................................................................... 13
1.4.1 Importancia y objetivos de la auditoria .......................................... 14
1.4.2 Auditoria externa ........................................................................... 15
1.4.3 Auditoria interna ............................................................................ 15
CAPITULO 2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2.1 Auditoria administrativa ............................................................................ 19
2.1.1 Objetivos de la auditoria administrativa ......................................... 20
2.1.2 El papel del auditor ........................................................................ 21
2.2 Metodología de la auditoria administrativa ............................................... 23
2.2.1 Planeación ...................................................................................... 24
2.2.1.1 Etapas de la planeación .................................................... 24
2.2.2 Ejecución ........................................................................................ 27
2.2.2.1 Etapas de la ejecución ..................................................... 27
2.2.3 Evaluación ...................................................................................... 30
2.2.3.1 Etapas de la evaluación .................................................. 30
2.2.4 Informe ............................................................................................ 33
2.2.4.1 Contenido del informe ...................................................... 34
2.2.4.2 Procedimiento para realizar el informe final ..................... 35
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CAPITULO 3. AUDITORIA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA EMPRESAD´IGLU
3.1 Etapa de planeación………………………………………………………….. 37
3.1.1 Características de la empresa………………………………………. 37
3.1.2 Estructuraorgánica…………………………………………………… 39
3.1.3 Objetivos y propósitos de la auditoria administrativa……………… 40
3.1.4 Tiempo estimado deduración……………………………………….. 43
3.1.5 Entrevistasprevias……………………………………………………. 44
3.1.6 Investigaciónpreliminar………………………………………………. 47
3.1.6.1 Investigación documental………………………………….. 47
3.1.6.2 Investigación de campo……………………………………. 49
3.1.7 Determinación del área a estudiar ………………………………….. 49
3.1.8 Determinación de los detalles aestudiar…………………………… 49
3.2 Etapa de ejecución……………………………………………………………. 50
3.2.1 Aplicación decuestionarios………………………………………….. 50
3.2.1.1 Muestra de personasencuestadas……………………….. 50
3.2.2 Interpretación de los cuestionariosaplicados……………………… 51
3.2.2.1 Capacitación y selección del personal……………………. 51
3.2.2.2 Controles……………………………………………………... 513.2.2.3 Servicio alcliente……………………………………………. 52
3.2.2.4 Instalaciones y equipo de trabajo………………………… 52
3.2.2.5 Producción…………………………………………………… 53
3.2.3 Observacióndirecta…………………………………………………… 53
3.2.3.1 Capacitación y selección delpersonal…………………… 53
3.2.3.2 Controles…………………………………………………….. 54
3.2.3.3 Servicio alcliente…………………………………………… 553.2.3.4 Instalaciones y equipo de trabajo………………………… 56
3.2.3.5 Producción…………………………………………………… 57
3.2.4 Investigación de las causas de las deficiencias y alternativas de
solución………………………………………………………………………… 58
3.2.4.1 Capacitación y selección del personal……………………. 58
3.2.4.2 Controles……………………………………………………... 59
3.2.4.3 Servicio alcliente……………………………………………. 593.2.4.4 Instalaciones y equipo de trabajo………………………….. 60
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3.3 Etapa de evaluación…………………………………………………………… 60
3.3.1 Ponderación de funciones……………………………………………. 60
3.3.2 Determinación de los factores aevaluar……………………………. 61
3.3.3 Asignación de puntos a los factores a evaluar…………………….. 61
3.3.4 Determinación degrados…………………………………………….. 62
3.3.5 Calificación de las funciones por factores………………………….. 64
3.3.6 Comentario general del funcionamiento de laempresa………….. 68
3.4 Etapa de informe……………………………………………………………… 69
3.4.1 Planeación…………………………………………………………….. 69
3.4.2 Organización………………………………………………………….. 70
3.4.3 Dirección………………………………………………………………. 71
3.4.4 Control…………………………………………………………………. 73
3.4.5 Elementoscomplementarios………………………………………… 74
3.4.5.1 Capacitación y selección delpersonal…………………… 74
3.4.5.2 Servicio al cliente…………………………………………… 74
3.4.5.3 Condiciones y equipo de trabajo………………………….. 75
3.4.5.4 Resumen de evaluación de las funciones por factores… 75
3.4.6 Conclusionesgenerales……………………………………………… 76
Conclusiones ........................................................................................................ 78
Fuentes de información ........................................................................................ 81
Anexos ................................................................................................................. 83
Índice de figuras ................................................................................................... 96
Índice de tablas .................................................................................................... 97
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RESUMEN
Este trabajo contiene la información que se obtuvo de la aplicación de una
auditoria administrativa dentro de la empresa D´IGLU, así como el sustento
teórico de los procedimientos bajo los cuales se llevo a cabo dicha auditoria.
Se realizo una revisión sistemática y evaluatoria dentro de la empresa con la
finalidad de determinar si se encuentra operando de manera eficiente, así
mismo, la realización de la auditoria permitió localizar problemáticas y
deficiencias dentro de la organización que limitaban el trabajo de la misma.
La auditoría administrativa abarca la revisión integral de la organización, con el
fin de localizar oportunidades de mejora que aumenten de manera directa la
eficiencia y eficacia de su administración, logrando así, proporcionar las
herramientas para alcanzar un mayor nivel competitivo.
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INTRODUCCIÒN
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En la actualidad los avances técnicos, económicos, tecnológicos y financierosoriginan en las empresas u organizaciones la necesidad de adaptación e
innovación constante, lo cual demanda reacciones rápidas y adecuadas que
permitan a las empresas no perder competitividad.
Desarrollar y adaptar los planes y las estrategias al macroambiente en que se
desenvuelve la organización debe formar parte del diario actuar de la misma,
pues este proceso facilita en la empresa una sensibilidad para anticiparse a lasnecesidades futuras, favoreciendo su desarrollo y supervivencia.
Ante esta premisa surge en las organizaciones la necesidad de implementar
una filosofía basada en la autoevaluación constante, así como en la
implementación periódica de auditorías administrativas, procedimiento
mediante el cual se evalúan de manera objetiva, metódica y completa todas las
funciones de la organización, el tipo de planeación (estratégica y operacional),
programas, estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos y
controles con los que opera entre otros aspectos, con el objetivo de detectar las
amenazas y debilidades, así como las oportunidades y fortalezas con las que
se cuentan.
La auditoria administrativa provee una evaluación imparcial y competente de
las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los
esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio. Así
mismo es una importante herramienta que nos ayuda a descubrir deficiencias o
irregularidades en las distintas áreas de la empresa, propiciando de esta forma,
que la dirección logre llevar a cabo una dirección más eficaz y eficiente.
De la misma forma, la auditoria administrativa nos ayuda a comprobar la
capacidad de la administración en todos los niveles dentro de una empresa u
organización y nos ayuda a determinar las áreas o aspectos en los que haypuntos débiles sobre los que se debería poner especial atención.
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La realización de una auditoria administrativa dentro de una empresa nos
permite además visualizar cuales son las oportunidades de mejora que
tenemos, pues tras localizar las áreas que tienen fallas, es posible plantear
posibles soluciones que nos ayuden a dar atención a estas.
El objetivo del presente trabajo es evaluar el desempeño, la eficacia y la
eficiencia con la que se realizan las actividades y operaciones dentro de la
empresa D’IGLU, la cual se dedica a la elaboración, distribución y venta de
paletas congeladas. La auditoria se realizó en todas las áreas de la empresa,
buscando identificar, estudiar y analizar las causas de las deficiencias o
problemáticas que esta presentaba.
Dentro de los capítulos uno y dos se encuentra el sustento teórico de este
trabajo, así como la metodología bajo la cual se llevo a cabo la auditoria
administrativa dentro de la empresa.
En el capitulo uno se abordan los conceptos básicos de administración y
etapas que conforman el proceso administrativo; planeación, organización,
dirección y control, los principios de cada etapa y su importancia dentro de
este. Es en la etapa de control en la que se ubica la auditoria administrativa
como una herramienta importante que apoya la el proceso de mejora continua
de las organizaciones.
Dentro del capitulo dos se habla de manera especifica sobre la auditoria
administrativa: objetivos, papel del auditor, metodología, entre otros aspectos;
se hace mención de las diferentes etapas que deben tomarse en cuentadurante su ejecución, todo esto como un marco teórico que el auditor utiliza
para sustentar sus acciones y que debe ser tomado en cuenta como
información referencial.
En el capitulo tres, se encuentra la información que se obtuvo y analizó durante
la realización de la auditoria administrativa a la empresa D’IGLU la cual se
dedica a la elaboración de paletas congeladas. Es en este capitulo en el que seregistraron los resultados de la auditoria, así como los hallazgos, conclusiones,
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recomendaciones y mejoras que se pueden llevar a cabo dentro de la empresa.
Para obtener la información necesaria y asegurarse de la confiabilidad de esta,
se realizaron entrevistas, encuestas y observaciones directas dentro de la
empresa, la información recolectada se registró y analizó tomando como
referencia la metodología de la auditoria administrativa.
En los anexos se encuentran los formatos de las entrevistas que fueron
aplicadas. Finalmente se presentan las referencias bibliográficas consultadas
para elaborar el marco teórico de este trabajo.
Es así como, a lo largo de este trabajo se presenta información teórica y
practica sobre la forma en cómo la realización de una auditoria administrativa
apoya el desarrollo y crecimiento de una empresa, pues finalmente su objetivo
principal es lograr que las empresas u organizaciones trabajen de manera
eficaz en todas sus áreas.
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CAPITULO I
MARCO TEÓRICO
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1. 1 Concepto de administración.
De acuerdo con la definición de José Antonio Fernández Arena “la
administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura formal y a través del esfuerzo
humano” (Fernández, 1991, p.111).
De acuerdo con Münch y García (2006) la administración como ciencia social
posee las siguientes características:
a. Universalidad
b. Valor instrumental
c. Unidad temporal
d. Amplitud de ejercicio
e. Especificidad f. Interdisciplinariedad
g. Flexibilidad
Los objetivos institucionales que persigue satisfacer son:
a. Objetivo de servicios: Satisfacción de las necesidades de los
consumidores ofreciendo productos o servicios de calidad. b. Objetivo social: Protección de los intereses económicos y personales de
los miembros de una empresa, institución de gobierno y comunidad
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c. consiguiendo la satisfacción a través de las relaciones humanas y
públicas.
d. Objetivo económico: Protección de los intereses económicos de la
empresa, acreedores y accionistas.
La administración posee una estructura formal, usando recursos humanos,
materiales, financieros y técnicos. La organización por departamentos persigue
el logro de metas y objetivos de la empresa, a través de diversos
procedimientos, sistemas y actividades.
En relación con el esfuerzo humano, se requiere planear un programa
adecuado en beneficio de la institución que permita realizar cambios y mejoras,informar al personal, hacerlos participes de las tareas que se están realizando
conociendo sus ideas, capacidades y opiniones.
1.2 Proceso administrativo.
El proceso administrativo permite la corrección y el ajuste dentro de las
organizaciones, esta conformado, de acuerdo con la mayoría de los autores,
por cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control.
Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya
aplicación es indispensable para lograr una administración adecuada. “Los
principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación
general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción
administrativa” (Münch y García, 2006, p.66).
A continuación se hablará brevemente de cada una de las etapas del proceso
administrativo.
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1.2.1 Planeación
Planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de
lo que se habrá de realizar en el futuro, el grado de eficiencia de la ejecución
depende en gran parte de las decisiones que se tomen durante la etapa de
planeación.
Agustín Reyes Ponce señala que “la planeación consiste en fijar el curso
concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán
de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación
de tiempo y números necesarios para su realización” (Münch y García, 2006,
p.63).
La importancia de la planeación radica en que permite conocer hacia donde se
dirige la acción, de la misma forma propicia el desarrollo de la organización al
establecer métodos de utilización de recursos, la prepara para atender
contingencias y permite aprovechar oportunidades y minimizar riesgos.
Para planear de manera eficiente es necesario tomar en cuenta los siguientes
principios:
Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable, aplicable a las
condiciones reales de la organización.
Objetividad y cuantificación: Se deben expresar datos exactos, reales,
precisos y no opiniones subjetivas o especulaciones. La planeación es
mas confiable cuanto es cuantificada (expresada en tiempo, cantidad,
porcentaje, etc.).
Flexibilidad: Es importante, al elaborar un plan, dar un margen para
poder enfrentar imprevistos.
Unidad: Los planes específicos de la organización deben integrarse en
un plan general, todos deben dirigirse hacia el logro de los mismos
propósitos y objetivos.
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Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende (en tiempo) se
debe modificar para considerar el cambio de acciones o estrategias.
1.2.2 Organización.
Después de determinar qué es lo que se hará, llega la etapa de organización
en la que se determina cómo se hará, de que manera se organizaran los
recursos y personas para poder lograr los propósitos y objetivos.
De acuerdo con Eugenio Sisto Velasco “organizar es agrupar y ordenar las
actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades
administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y
jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir”
(Münch y García, 2006, p.112).
Los principios para establecer una organización racional son:
Del objetivo: Todas las actividades deben relacionarse con los objetivos
que se desean alcanzar.
Especialización: Debe subdividirse el trabajo en tareas especificas,
claramente relacionadas y delimitadas.
Jerarquía: Es necesario que existan centros de autoridad que den
información y responsabilidades en una línea clara e ininterrumpida.
Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de
responsabilidad le corresponde la autoridad necesaria.
Unidad de mando: Determinar un centro de autoridad, los subordinados
solo se reportan con un superior.
Difusión: Poner por escrito y a disposición de todos las tareas,
responsabilidades y autoridad que tiene cada persona dentro de la
organización.
Amplitud o tramo de control: Existe un límite de subordinados por cada
gerente o ejecutivo, algunos autores mencionan que no deben ser más
de cinco o seis.
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De la coordinación: Las unidades de una organización deben
mantenerse en comunicación y equilibrio.
1.2.3 Dirección.
“La dirección se refiere a la ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a
través de la motivación, la comunicación y la supervisión” (Münch y García,
2006, p.160).
La etapa de dirección pone en marcha todo lo plasmado durante las etapas de
planeación y organización, es a través de ella como se ponen en práctica los
métodos de organización y se establece la comunicación necesaria para que
organización funcione.
Los principios de la etapa de dirección son:
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: La dirección
debe encaminarse hacia el logro de los objetivos de la organización.
Impersonalidad de mando: La autoridad y su ejercicio surgen como una
necesidad, impersonalizar órdenes evita conflictos.
De la supervisión directa: Apoyo, comunicación, que debe brindar el
dirigente a los subordinados.
De la vía jerárquica: Respeto por los canales de comunicación
establecidos en la organización formal. Las órdenes serán transmitidas a
través de los niveles jerárquicos.
De la resolución del conflicto: Resolver los problemas en el momento en
que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto: Análisis de los conflictos y
establecimiento de opciones para que no puedan existir.
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1.2.4 Control
El control es una etapa de gran importancia dentro del proceso administrativo,
pues aun cuando se contaran con buenos planes, organización y una dirección
eficiente, es necesario que los encargados de la organización verifiquen cual es
su situación real y que se cerciore de que los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
Henry Fayol menciona que el control “consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente” (Münch y García, 2006,
p.184).
La aplicación racional del control se fundamenta en los siguientes principios:
Equilibrio: a cada delegación conferida debe darse el grado de control
correspondiente.
De los estándares: ningún control es valido si no se fundamenta en un
estándar a seguir.
De la oportunidad: el control debe ser oportuno para lograr ser eficaz.
De las desviaciones: las desviaciones o variaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas para poder conocer las
causas que las generaron y así, evitarlas en un futuro.
Costeabilidad: un control solo deberá implantarse si su costo justifica los
resultados que se esperan de el.
De excepción: determinar que funciones requieren de control y aplicarlo
preferentemente solo a esas actividades.
De la función controlada: la persona que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar.
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1.3 Control y auditoria.
La auditoria es la técnica que tiene por objeto la comprobación, verificación y
evaluación de actividades mediante la investigación y observación de hechos yregistros. Es un instrumento de control que nos ayuda a realizar mejoras en el
proceso administrativo.
La importancia del control recae en la necesidad de verificar los objetivos,
metas y planes que se especificaron desde el inicio del proceso administrativo,
de esta manera se podrán analizar las ventajas y desventajas para poder
realizar mejoras aumentando la eficiencia y proporcionando un mejor control.
Establecer controles en la auditoria implica incertidumbre en cuanto a los
resultados finales, debido a lo cual la administración a llegado a la conclusión
de que es conveniente realizar revisiones periódicas de los diversos controles,
para poder identificar aquellos que funcionen correctamente o que por el
contrario, necesiten cambios totales o parciales.
Las auditorias se llevan a cabo cuando el organismo considera oportuno o
necesario hacer una revisión en alguna área, de esta manera estamos
empleando una herramienta de control fundamental en el progreso y
mantenimiento de una empresa, la cual nos proporciona información (de
factores internos o externos) que en muchas ocasiones no habíamos
descubierto, tales como: bajo desempeño, rotación constante, disminución de
la producción, competencia del mercado, procedimientos inconclusos, etc.
1.4 Auditoria.
La auditoria es un proceso sistemático que obtiene y evalúa objetivamente la
información de una organización. La finalidad de este procedimiento es
determinar el valor del contenido de dicha información.
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De acuerdo con Enrique Benjamin Franklin la auditoria “es el examen integral o
parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño
y oportunidades de mejora” (Franklin, 2001, p.12).
Para los dueños, acreedores y terceras personas interesadas en una empresa
resulta de vital importancia el contar con información útil y confiable para que la
toma de decisiones sea adecuada; en virtud de que los estados financieros
constituyen un instrumento usado por la administración de la empresa para dar
información de carácter económico sobre la misma, es necesaria la
intervención de un profesional independiente que revise su contenido a través
de la auditoria, para determinar el grado de confiabilidad de la entidad.
La realización de una auditoria esta vinculada con el logro de los objetivos que
cada organización se propone; a través del tiempo y debido a los cambios
tecnológicos, económicos y sociales se ha hecho necesario el contar con
información (no solo contable) para mejorar la eficiencia dentro de las
organizaciones, dicha información se examina al llevar a cabo la Auditoria y
permite la visualización de logros y obstáculos a superar.
1.4.1 Importancia y objetivos de la Auditoria.
Una tarea de suma importancia para el administrador es la toma de decisiones,
la cual se debe basar en la experiencia, los recursos disponibles, la capacidad
instalada, el mercado y los estados financieros, entre otros; todo esto nos
ayuda a conocer la situación actual de la organización y nos permite tomar
decisiones adecuadas.
El objetivo de la auditoria es analizar la situación actual de la organización, sus
procedimientos, políticas, planes, funciones, etc. La auditoria consiste en una
revisión de la organización para encontrar fallas, irregularidades, pérdidas,
problemas en el ámbito de control, etc. Una auditoria brinda orientación sobre
como organizar los resultados de la información obtenida y permite analizar los
procedimientos que se consideren adecuados para cada trabajo en particular,con la finalidad de tomar decisiones apropiadas.
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Otro de los objetivos de la auditoria es que el auditor actúe como asesor de los
propietarios y demás involucrados en la gerencia; así como que la información
recaudada sirva como guía para la toma de futuras decisiones.
Las auditorias pueden clasificarse según la persona que la realiza en:
1. Auditoria Externa
2. Auditoria Interna
1.4.2 Auditoria Externa.
También es llamada auditoria independiente, la efectúan profesionales
independientes de la empresa, es decir, una persona que es contratada para
emitir un dictamen. Generalmente se hace este tipo de auditoria cuando la
organización lo solicita.
La realización de este tipo de auditoria posee algunas ventajas, tales como:
Brinda una visión más amplia y actualizada.
Permite que el compromiso con el personal de la organización sea
mínimo lo cual repercute en el grado de influencia que exista.
Brinda información con mayor grado de confiabilidad y veracidad.
Permite la aportación de ideas nuevas.
De la misma forma también posee algunas desventajas, como son:
Puede existir falta de familiaridad con el funcionamiento de la empresa.
La presentación de la información puede ser poco adecuada a las
necesidades de la organización.
Puede llevarse a cabo por personal poco profesional, con escasa
experiencia y/o ética.
1.4.3 Auditoria Interna.
Se le llama así a una función evaluadora que se da dentro de la organización y
que es realizada por el personal que labora en ella, esto se realiza con la
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finalidad de examinar y evaluar las actividades y funcionamiento de dicha
organización.
Al igual que la auditoria externa, este tipo de auditoria posee también algunas
ventajas y desventajas en cuanto a su realización:
Ventajas
Existe un conocimiento amplio del funcionamiento de la organización por
parte del auditor.
Hay mayor facilidad para detectar las deficiencias de la organización,
como miembro de la misma.
Se comprenden las políticas, planes y objetivos de la organización.
Hay familiaridad con el ambiente y los integrantes de la organización.
Desventajas
Existe un grado de influencia mayor sobre el auditor.
Puede haber falta de capacidad y/o experiencia en el auditor.
En la mayoría de los casos no se poseen ideas innovadoras.
Existen diferentes clases de auditoria interna dependiendo de los objetivos que
persigue la organización:
1. Auditoria financiera.
2. Auditoria administrativa.
3. Auditoria operacional.
4. Auditoria integral.
5. Auditoria gubernamental.
Auditoria financiera: Es un examen sistemático que revisa y evalúa todas las
operaciones de carácter financiero tomando en cuenta el balance y los saldos,
que se reflejan en los estados financieros. La finalidad de esta auditoria es
determinar el cumplimiento o desviación en el cálculo y pago de impuestos y
obligaciones, así como el apego a las leyes fiscales, para presentar el informe
a accionistas, acreedores o dependencias de gobierno.
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Auditoria administrativa: Este tipo de auditoria tiene como función el realizar un
examen objetivo, metódico y completo que brinde información sobre el
funcionamiento de una empresa u organización, con la finalidad de realizar
mejoras a partir de las fallas o problemáticas detectadas.
Auditoria operacional: Es una revisión sistemática de las actividades de la
organización la cual se realiza mediante el flujo de transacciones, realizando el
análisis de una o más operaciones desde su inicio hasta su terminación. Su
finalidad es la promoción de la eficiencia en las operaciones.
Auditoria integral: En esta auditoria se combinan las dos clases de auditoria
mencionadas anteriormente, con la finalidad de lograr una revisión completa
del funcionamiento de la organización.
Auditoria gubernamental: Este tipo de auditoria tiene como función principal la
revisión de los aspectos financieros, operacionales, administrativos, de
resultados de programas y disposiciones legales que forman parte de las
actividades en las entidades públicas. El surgimiento de esta auditoria nace con
la necesidad de realizar una vigilancia de los recursos federales, estatales y
municipales.
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CAPÍTULO II
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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2.1 Auditoria Administrativa.
Esta clase de auditoria se encarga de verificar y promover el cumplimiento y
apego a los distintos factores del proceso administrativo, así como de evaluar
la estructura orgánica, manejo de los recursos humanos y eficiencia de los
métodos y procedimientos mediante los cuales opera la organización.
La auditoria administrativa permite realizar una evaluación objetiva, imparcial y
competente de las actividades que se llevan a cabo dentro de una
organización, es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la
misma hacia planes y objetivos en constante cambio.
De la misma forma, la realización de esta auditoria nos permite descubrir
deficiencias o irregularidades en las distintas áreas de la organización, de esta
manera a la dirección se le facilita lograr una administración más eficaz y
eficiente (Franklin, 2007).
Algunas autores definen a la Auditoria administrativa como:
José Fernández Arena: “La revisión objetiva, metódica y completa de la
satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos
de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los
integrantes de la institución” (Rodríguez, 1997, p.69).
William P. Leonardo: “La auditoria administrativa es el examen comprensivo yconstructivo de una empresa, de una institución, de una sección del gobierno o
de cualquier parte de un organismo, como una división o departamento,
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respecto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y
el uso de recursos físicos y humanos” (Martínez, 2002, p. 45).
A partir de la información anterior se pueden destacar algunas palabras clave que
intervienen en el concepto de auditoria administrativa, tales como: estudio,información, evaluación, objetivos, organización, mejora.
La necesidad de la aplicación de una auditoria administrativa radica en la
importancia de mantenernos atentos a los cambios, fallas y logros que se presentan
dentro de una organización, para poder identificar estos aspectos es necesaria una
evaluación de las distintas áreas de la misma, así como un análisis cuidadoso de la
información obtenida, que nos permita realizar mejoras y tomar decisiones correctas
en beneficio de la organización.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de
los procesos mediante los cuales opera una organización, esto es que, cualquier tipo
de organización tiene la necesidad de examinar su desempeño para evaluar
(detectando aciertos y errores) y realizar ajustes, si fuera necesario.
La importancia de la auditoria administrativa recae en la necesidad de evaluar la
eficiencia de la empresa en el desempeño tanto de las funciones administrativas
como del proceso administrativo, generando un panorama de la empresa auditada
que indique las áreas en las que existen dificultades que necesiten atención
inmediata y generando una oportunidad de cambio y mejora en la que intervienen
directivos y subordinados expresando ideas, opiniones, sugerencias y llevando a
cabo acciones que le permitan a la organización alcanzar una mayor eficiencia.
2.1.1 Objetivos de la auditoria administrativa.
Los objetivos de la auditoria administrativa se dividen en principales y secundarios,
mismos que se explican de manera general a continuación:
Objetivos principales:
Descubrir deficiencias e irregularidades en alguna área de la organización,
analizando la información obtenida y proponiendo posibles modificaciones.
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Ayudar a la dirección de la organización a lograr una administración más
eficaz, revisando las distintas áreas a partir de una perspectiva administrativa.
Objetivos secundarios:
Determinar las áreas que requieren mejoras y calcular su repercusión en el
funcionamiento total de la organización.
Auxiliar en la determinación de la amplitud, variedad y localización de los
métodos de control.
Apoyar en la determinación de métodos eficientes, precisando perdidas,
deficiencias y posibles oportunidades.
Verificar la habilidad administrativa de la dirección y su impacto.
Detectar irregularidades que limiten el desarrollo de la empresa.
Detectar logros de la empresa y apoyar el fortalecimiento de los controles
existentes.
2.1.2 El papel del auditor.
Un auditor es la persona encargada de realizar la auditoria, debe poseer estudios
que respalden su trabajo y conocimientos sobre la metodología que se debe seguir
para llevar a cabo la auditoria.
El auditor debe saber manejar los equipos de cómputo y oficina que existan en la
organización, así como dominar el o los idiomas que formen parte de la dinámica de
trabajo de la misma. Debe ser un profesional en constante actualización, pues esto
le permitirá obtener la madurez necesaria para poder llevar a cabo su trabajo de la
manera más real y justa posible.
A demás de los conocimientos teóricos y prácticos que debe poseer, el auditor
también debe contar y/o desarrollar cualidades como:
Objetividad
Actitud positiva
Saber escuchar
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Respeto hacia los demás (opiniones, ideas, experiencias, etc.)
Facilidad para expresarse de manera oral y escrita
Capacidad de observación
Discreción Capacidad para trabajar en equipo
Ética
De acuerdo con Benjamin Franklin la experiencia personal es una cualidad
fundamental en la tarea que realiza el auditor, pues “de ello depende el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitirá sus
observaciones” (Franklin, 2007, p.23).
Franklin habla del término “responsabilidad profesional”, misma que describe como
la manera en que el auditor realiza su trabajo “utilizando toda su capacidad,
inteligencia y criterio para determinar el alcance, las estrategias y técnicas que habrá
de aplicar en una auditoria” (Franklin, 2007, p.25). A partir de este término,
contempla algunas características de la responsabilidad profesional, tales como:
a. Objetividad
b. Integridad
c. Compromiso
d. Honestidad
e. Institucionalidad
f. Imparcialidad
g. Confidencialidad
h. Equilibrio
i. Creatividad
Como en todo trabajo, quien lo realiza debe apegarse a una serie de normas de
ética profesional que le permitirán realizar su labor de manera apropiada y justa, a
continuación se hace mención de algunas normas de ética profesional que debe
contemplar un auditor:
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a. Capacidad: Se debe estar conciente de que se cuenta con la capacidad de
realizar el trabajo de manera eficaz. Así como lograr detectar las capacidades
de otros.
b. Independencia: Actuar sin influencia de tipo material o personal, realizando su
trabajo con imparcialidad.
c. Equidad: Presentar consejos y/o recomendaciones tomando protegiendo los
intereses morales y materiales de la empresa en su totalidad.
d. Secreto de clientes: Rechazar propuestas de trabajo que se encuentren fuera
de sus lineamientos morales y profesionales.
e. Secreto profesional: La información que surja de la organización será secreta
y no será usada para beneficio propio ni de otros.
f. Honorarios: Estimados en relación directa con la importancia,
responsabilidad, calidad y justa valoración de su trabajo.
g. Difusión de servicios: Llevar a cabo un trabajo de calidad y eficiente será el
mejor medio de difusión para todo auditor.
2.2 Metodología de la auditoria administrativa.
La metodología de la auditoria administrativa se ha dividido en diferentes etapas,
cada una de las cuales brinda criterios y lineamientos que deben tomarse en cuenta
al llevar a cabo la auditoria (Pérez, 2006).
Las etapas que integran esta metodología, son:
Planeación
Ejecución
Evaluación
Informe
Seguimiento
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2.2.1 Planeación.
La etapa de planeación de la auditoria administrativa contempla los lineamientos de
carácter general que norman la aplicación de la auditoria, con el fin de garantizar
que las tareas planificadas para realizarla sean pertinentes y relevantes.
El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la
organización sobre el funcionamiento de la misma, así como tener un panorama
general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las etapas posteriores
se logre analizar esta información con profundidad y actuar al respecto.
2.2.1.1 Etapas de la planeación.
Las etapas de la planeación son:
a) Platica con el encargado.
b) Entrevista previa.
c) Investigación preliminar.
d) Determinación del área a estudiar.
e) Determinación de los detalles a estudiar.
A continuación se hablara de manera particular de cada una de ellas:
a) Platica con el encargado: La finalidad de esta etapa es obtener conocer
características generales de la organización y su funcionamiento, así como
establecer un vínculo de confianza y comunicación entre el encargado y el
auditor. Esta fase de la planeación se subdivide en:
1. Datos generales:
- Acta de inicio de la auditoria administrativa.
- Bosquejo histórico de la organización, que contempla:
o Evolución histórica de la organización
o Nombre y ubicación de la organización, así como teléfono, fax, etc. o Fecha de fundación
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o Giro del negocio
o Personal que labora en ella
o Estructura legal y composición capital
o Horarios de trabajo
o Volumen de operaciones
o Otros datos que se consideren de interés y/o importancia para llevar a
cabo la auditoria.
- Estructura orgánica de la empresa: Conocimiento del organigrama de la
organización, revisión de que coincida con la organización real y actual de la
misma. Cuando la organización no tiene un cronograma, se pide información
sobre su organización para elaborar uno.
- Directorio: Registro de los datos de los miembros de la organización (nombre,puesto, dirección, teléfono). Cuando una organización cuenta con
demasiados empleados, se registran solo los de quienes ocupan los puestos
principales.
2. Objetivos y propósitos:
Se pretende conocer el punto de vista de la persona encargada de organización,
así como su valoración acerca del funcionamiento de la misma. Se tratanaspectos como: quienes solicitaron la auditoria, las razones que motivaron esta
solicitud, las áreas de revisión propuestas, los puntos fuertes y débiles de la
negociación.
3. Tiempo estimado de duración:
Se pretende que el encargado de la organización conozca el tiempo estimado
para llevar a cabo la auditoria y valore si es adecuado o no. Se consideraademás el personal necesario para realizar la auditoria y las características
técnicas que este debe tener.
4. Condiciones de trabajo:
Se hace mención de las bases sobre las cuales se llevara a cabo la auditoria,
información que debe ser condensada entre auditor y encargado de la
organización. Se tratan aspectos como: facilidades otorgadas y limitaciones,
horarios de trabajo, lugar físico de trabajo, coordinación de actividades,
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honorarios, fuentes de información requeridas, establecer con quien se trataran
problemas que surjan durante el proceso y requieran atención inmediata, así
como a quien se le puede dar información si se solicita.
b) Entrevista previa: En esta fase se pretende recopilar información sobre la
perspectiva de los empleados, clientes y demás personas involucradas con la
organización, acerca del funcionamiento de la misma. Es importante considerar
para la realización de este tipo de entrevistas aspectos como:
- Mantener contacto con las personas de las cuales se requiera información
que se considere relevante.
- Realizar preguntas que permitan que el entrevistado de una respuesta sincera
y espontánea.
- Ser imparcial al realizar la entrevista.
- Organizar la información obtenida.
- Llevar a cabo los resúmenes correspondientes de manera clara.
c) Investigación preliminar: Se realiza mediante la observación directa y la aplicación
de entrevistas, le permite al auditor tener un panorama general de la manera en
como esta operando la organización a fin de detectar con mayor exactitud las
problemáticas de la misma. Se busca obtener información como: sistemas y
procedimientos de la organización, eficiencia administrativa, estructura orgánica y
financiera, datos estadísticos de eficiencia y capacitación del personal.
Esta fase de la planeación se subdivide en:
1. Investigación documental: Las muestras de documentos varían de acuerdocon la organización y los objetivos del estudio de estos documentos. Se
pueden requerir: reglamentos internos, informes, estados financieros,
presupuestos, controles, manuales, agenda de clientes, entre otros.
2. Investigación de campo: Realizada por el auditor y demás personal de apoyo
dentro de la organización, se recorren las distintas áreas de la misma
registrando aspectos relevantes, para poder hacer un comentario general de
la forma en como se observo que esta funcionando la organización,problemáticas, etc.
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d) Determinación del área a estudiar: Se registra la amplitud que tendrá la auditoria
en mutuo acuerdo con el encargado de la organización, se determina si esta será
llevada a cabo de manera parcial o total y las razones que dieron pie a esta decisión.
Si se realiza de forma parcial se registraran el o las áreas en que se llevara a cabo.
e) Determinación de los detalles a estudiar: Comprende aquellos aspectos o de la
organización que deberán ser analizados con mayor profundidad y atención en la
siguiente etapa. La información expuesta debe ser actual y verídica, proveniente de
una fuente confiable y pertinente. Para la realización de esta fase de la planeación
se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Analizar la información recaudada e identificar y registrar los aspectos que
requieran mayor estudio o atención.
- Evitar el uso de adjetivos calificativos al registrar la información.
- Incluir estos registros en la auditoria, pues son la base para la realización de
la siguiente etapa.
2.2.2 Ejecución.
El objetivo de esta etapa es recopilar información de las distintas áreas que están
sujetas a revisión, misma que se revisa y analiza posteriormente, con la finalidad de
detectar deficiencias o irregularidades administrativas. Es en esta etapa en la que se
busca obtener la mayor cantidad de información posible, se identifican problemáticas
y se proponen opciones de solución.
2.2.2.1 Etapas de la ejecución.
La etapa de ejecución se subdivide en las siguientes fases:
a) Obtención de información.
b) Ordenamiento y depuración de la información.
c) Análisis de la información. d) Investigación de las causas de las deficiencias.
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e) Alternativas de solución.
f) Análisis de las posibles mejoras.
A continuación se hablara de manera particular de cada una de estas fases.
a) Obtención de información: Se recauda la información necesaria para llevar a cabo
la auditoria administrativa mediante las siguientes herramientas:
- Cuestionarios: Funcionan como mecanismos para obtener respuestas de
forma escrita a ciertas interrogantes. Cabe destacar que toda la información
obtenida mediante los cuestionarios será complementaria y verificada por
otras herramientas. Para elaborar y aplicar un cuestionario de manera
adecuada es importante tener claro a quienes se les podría aplicar (tomando
en cuenta las características propias de este grupo de personas), así como la
información que se desea conocer y hacer planteamientos claros y sencillos.
- Entrevistas: Es una conversación que se realiza tomando en cuenta un guión
y plan de acción. Dentro de una auditoria administrativa se llevan a cabo
entrevistas cuando algunos aspectos de la información obtenida de los
cuestionarios no son claros o se muestran de forma completa; es encotnces
cuando las entrevistas servirán al auditor como una herramienta para obtener
información especifica acerca de aquellos aspectos que necesiten ser
explicados con mayor amplitud o detalle. Las entrevistas deberán aplicarse a
aquellas personas que tengan relación directa con el aspecto que se desea
estudiar con mayor detalle, de esta forma se podrán ir aclarando las dudas
que surjan al respecto. La entrevista debe ser elaborada a partir de lainformación que se desea conocer, durante la aplicación de esta se debe dar
a conocer al entrevistado el fin que tiene la entrevista y establecer un
ambiente de confianza y cordialidad, así mismo, es importante el formular las
preguntas de manera clara y correcta, registrar las respuestas obtenidas,
evitar hacer interrupciones, observar actitudes y reacciones y mantener una
posición neutral ante las ideas y comentarios expresados por el entrevistado.
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- Observación directa: Se refiere a la obtención de información mediante la
elaboración de una escala estimativa, el auditor realiza un análisis detallado
de los aspectos a estudiar a fin de conocer las causas de las problemáticas o
anomalías que presenta la organización, así mismo, esta información le sirve
como base para expresar argumentos sobre el funcionamiento de dicha
organización. Para realizar la observación directa es importante tomar en
cuenta lo siguiente:
- Determinar los aspectos a estudiar.
- Establecer la escala de valoración.
- Calificar cada aspecto de acuerdo con la escala establecida y emitir
un comentario que justifique dicha calificación.
- Elaborar una grafica particular de cada aspecto a estudiar, y expresar
que factores lo afectan.
- Realizar un concentrado de los aspectos que se estudiaron con el fin
de conocer de manera general el comportamiento de cada uno de
estos.
- Lista de confrontación y verificación: El auditor hace preguntas sobre la
información recibida a una o varias personas, ya sea porque parezca
exagerada o haya caído en contradicciones. Las preguntas pueden ser: ¿Qué
tarea realiza? ¿Cómo lo realiza? ¿Cuándo lo hace? ¿Por qué lo hace?
¿Donde lo realiza?, entre otras. La lista de confrontación y verificación será
aplicada de acuerdo al criterio de quien realiza la auditoria.
b) Ordenamiento y depuración de la información: Los cuestionarios son tabulados,las entrevistas complementan la información brindada por los cuestionarios y el
análisis que se realiza de cada aspecto de la observación directa permite identificar
factores que estén afectando el funcionamiento de la organización.
c) Análisis de la información: La información se debe a analizar de acuerdo con los
aspectos a estudiar previamente definidos, así mismo se deberá hacer énfasis es
aquella información que nos lleve a conocer los factores que afectan a laorganización. El proceso de análisis comienza cuando se ha reconocido el o los
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problemas, se llevara a cabo el análisis de cuestionarios, entrevistas, información
obtenida mediante observación directa y listas de confrontación y verificación (si es
que son aplicadas).
d) Investigación de las causas de las deficiencias: Contando con toda la información
se investigan las causas de las problemáticas o deficiencias encontradas en el
funcionamiento de la organización. Se deberán registrar dichas deficiencias a partir
de los factores a estudiar previamente establecidos y si surgieran algunas otras
problemáticas también se hará mención de ellas.
e) Alternativas de solución: Se darán sugerencias adecuadas para dar solución a las
deficiencias o problemáticas encontradas, estas deberán ser planteadas de manera
objetiva y realista, es decir, tendrán que ser acciones que la organización pueda
realizar a corto plazo. El auditor decidirá cuales son las mejores alternativas de
solución y dará seguimiento a las acciones que la organización realice para
asegurarse del logro de los objetivos de la misma.
f) Análisis de las posibles mejoras: Las posibles mejoras son aquellos comentarios
que ayudan al buen funcionamiento de la organización.
2.2.3 Evaluación.
El objetivo de esta etapa es conocer la eficiencia bajo la cual funciona la
organización; los resultados obtenidos del análisis de la información recaudada
durante la etapa de ejecución, servirán al auditor para poder hacer una comparación
entre la situación actual de la organización y el informe de la última auditoriarealizada (Fernández, 1991).
2.2.3.1 Etapas de la evaluación.
La etapa de evaluación se subdivide en las siguientes fases:
a) Ponderación de funciones. b) Determinación de los factores a evaluar.
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c) Asignación de puntos a los factores a evaluar.
d) Determinación de grados.
e) Calificación de funciones.
f) Comentario general del funcionamiento de la empresa.
a) Ponderación de funciones: Se refiere a la asignación de un valor a cada una de
las funciones de la organización, a fin de establecer la influencia que estas tienen en
la eficiencia bajo la cual trabaja la organización. Al valor que se le asigna a cada
función se le conoce técnicamente como “peso”, es decir, la importancia que una
función tiene en relación con las demás, expresadas en porcentaje. Para realizar la
ponderación se considera que las funciones de la organización tienen un valor de
100%, a partir de ello se expresa un porcentaje para cada función.
b) Determinación de factores a evaluar: Dentro de cada función habrá diversos
factores a evaluar, los factores que se enlistas a continuación pueden son
considerados como útiles para todas las empresas, cabe destacar que podrán
integrarse otros de acuerdo con las características de la organización evaluada:
- Adecuación y grado de cumplimiento de objetivos.
- Adecuación y grado de cumplimiento de las políticas.
- Adecuación de la estructura orgánica.
- Grado de cumplimiento de los controles existentes.
- Manejo de la función directiva.
- Grado de cumplimiento de los controles existentes.
- Eficiencia del personal.
- Adecuación de recursos materiales y financieros.
c) Asignación de puntos a los factores a evaluar: Son los pesos asignados a las
funciones, sirven para dar mayor claridad al juicio de los auditores así como
flexibilidad a la auditoria. Se entiende por punto una unidad arbitrariamente
elegida que solo nos servirá para medir con mayor precisión la importancia
relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las funciones de la
organización, de tal manera asignaremos mas puntos a un factor cuando loconsideramos mas importante.
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Para obtener los puntos se multiplica el peso de la función por 10, ejemplo:
Producción tiene un peso de 40% (40x10=400) le corresponden 400 puntos.
Después de esto se toma el valor total de la función y se divide entre el numero
de factores que se manejan para obtener un valor promedio, ejemplo: Producción
400/8= 50 puntos promedio.
FACTORES
A = + 50
B= 50
C= -50
Por ultimo se realiza la distribución de puntos entre los factores a evaluar, para lo
cual se toman como base los puntos anteriores, a juicio del auditor se le agregan
o restan puntos de acuerdo a la importancia relativa que estos tengan.
d) Determinación de grados: Entendemos como grado a cada uno de los números
convencionales representativos de una escala de valores. Se considera que un
cierto grado corresponde a un estado de eficiencia, po lo tanto los grados
superiores corresponden a una elevada eficiencia o excelencia en la actividad
analizada.
El valor de cada grado servirá para ponderar los puntos asignados a cada factor,
según sea su realización, puede darse en forma apreciativa o bien en un cierto
porcentaje de cumplimiento. Para realizar la determinación de grados se propone
la siguiente escala:
APRECIACIÓN GRADOS % DE CUMPLIMIENTO
Excelente 5 De 90 a 100%
Muy bien 4 De 80 a 90 %
Bien 3 De 60 a 80%
Regular 2 De 40 a 60 %
Mal 1 De 20 a 40%
Muy mal 0 De 0 a 20%
Tabla 2.1 Escala propuesta por Fernández Arena (1991).
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e) Calificación de funciones: Se toma el puntaje obtenido en la asignación de puntos
y se multiplica por los diferentes grados, enseguida el auditor analiza con
detenimiento cada factor a evaluar y marca el puntaje que considere
conveniente, tomando en cuenta como se desarrolla la función que se esta
calificando. Por ultimo se suman todos los valores marcados y se obtiene el
resultado, con el cual se elabora una regla de tres para saber el grado de
eficiencia que tiene la función. El resultado se interpretara tomando como base la
escala que se manejo para la determinación de grados.
Total de puntaje = 100%
Puntaje obtenido = x
f) Comentario general del funcionamiento de la empresa: Es en esta parte cuando
se hace la apreciación por parte del auditor de la forma en como se encuentra
funcionando la organización, se suman los puntajes obtenidos en las tablas de
cada función y se establece mediante una regla de tres la evaluación total de la
empresa, por ultimo se hace un comentario del funcionamiento general de la
empresa.
2.2.4 Informe.
La importancia de formular y presentar el informe de la auditoria, radica en que este
nos sirve para poder realizar mejoras dentrote la organización.
El objetivo del informe es dar a los administradores o encargados de la organización
auditada información precisa y condensada sobre los resultados obtenidos, para que
ellos puedan tomar decisiones adecuadas y realizar las mejoras o adecuaciones
necesarias. El informe explica la situación actual de la organización y las probabilidades de
superar las dificultades, ya que presenta información relevante sobre las prácticas
administrativas que se están llevando a cabo, se menciona también la posición de la
organización a futuro, hablando de qué se espera alcanzar; es el resumen la
auditoria, por lo que se deben presentar evidencias obtenidas de ella.
Algunos aspectos que se deben considerar al realizar le informe son:
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- Los datos deben ser precisos, por lo que la información debe ser depurada
antes de ser presentada.
- La redacción debe ser clara, con términos sencillos y comprensibles.
- Se deben hacer recomendaciones constructivas.
- La información presentada debe ser verídica, se debe estar seguro de lo que
se esta informando.
Los informes pueden clasificarse según las necesidades de cada cliente en:
Ordinarios: Se formulan cuando el cliente lo conviene previamente con el auditor.
Puede ser periódicos, que se hacen cada determinado tiempo con el fin de enterar
sobre los avances de lo realizado, o finales, que se elaboran al final de realizar la
auditoria.
Circunstanciales: Se presentan a la dirección de forma imprevista, se formulan a
partir de un hecho ocasional surgido durante el proceso de la investigación, que
debe darse a conocer de forma inmediata.
2.2.4.1 Contenido del Informe.
El diseño y contenido del informe pueden variar en cada organización según el tipo
de auditoria, propósito, fallas encontradas y medidas propuestas, si embargo, los
puntos principales que debe contener son:
- Propósito de la auditoria: Debe ser claro y conciso, debe dar una explicación
breve del trabajo desarrollado. - Hechos relevantes a nivel organización: Se deben mostrar los hechos
relevantes negativos y que requieren medidas correctivas. Deben incluirse
comentarios, tablas o graficas que amplíen y den muestra de la información
obtenida.
- Hechos relevantes de cada departamento o sección: Se informa con mayor
detalle los hechos, problemáticas y/o deficiencias encontradas en cada uno
de los departamentos. Se habla de manera específica de las fallas que seencontraron.
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- Recomendaciones: Deben dar una idea general del porque de los beneficios
que se originaran una vez aceptados los cambios a implementar.
- Anexos: Sirven para ampliar y detallar la información contenida en el informe.
2.2.4.2 Procedimiento para realizar el informe final.
Para la correcta realización del informe final se deben tomar en cuenta los siguientes
pasos:
1. Alcance de la auditoria.
2. Apreciación de los aspectos fundamentales.
3. Evaluación de la empresa.
4. Anexos.
1. Alcance de la auditoria. Se deben considerar los siguientes datos:
Lugar donde se realizo.
Periodo que abarco.
Nombre de la empresa, dirección, teléfono.
Giro de la empresa.
Área que abarco la auditoria
Tipo de auditoria (total o parcial)
2. Apreciación de aspectos fundamentales: La apreciación se realiza de cada uno de
los factores que se investigaron describiéndolos uno por uno de manera puntual,
analizando las causas de las deficiencias, para posteriormente escribir las
soluciones propuestas. Si alguno de los factores no tiene deficiencias se hace
constar por escrito.
3. Evaluación de la empresa: Se evalúa de manera global la empresa u
organización, se realiza la determinación del grado de eficiencia y se hace un
comentario general de cada área auditada, se dan a conocer las razones por lo que
se asigna el grado de eficiencia.
4. Anexos: Información que sirve como respaldo al informe de la auditoria.
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CAPITULO III
AUDITORIA ADMINISTRATIVA APLICADA A LA
EMPRESA D’IGLU
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3.1 Etapa de planeación.
3.1.1 Características de la empresa.
La paletería D’IGLU, fue fundada en 1998, por el Sr. Ignacio Márquez Martínez
y familia, en el municipio de Tlapacoyan Veracruz. Desde hace 6 años se
encuentra ubicada en la calle Francisco
D’IGLU ha sido desde su fundación un negocio familiar que se dedica a la
elaboración, distribución y venta de paletas congeladas, sus principales clientes
son las escuelas primarias y secundarias de la ciudad de Xalapa y la región.
Desde el inicio de sus actividades la empresa ha considerado importante el
ofrecer un producto de calidad y al precio mas bajo posible, pues los
consumidores finales son los niños en el interior de las escuelas primarias.
La empresa funciona de la siguiente forma: se ofrece el producto a los
maestros y directores del plantel educativo, una vez que se llega a un
convenio se entrega un congelador en el que se surten paletas una vez por
semana; se hace el entrego del producto y el maestro encargado firma una
nota de remisión mediante la cual se compromete a pagar dicho producto al
termino de su venta; se visitan las escuelas periódicamente para surtir o
cambiar el producto (si fuera necesario), así como para dar mantenimiento a
los congeladores.
Las rutas de distribución comprenden 70 puntos de venta, distribuidos en gran
parte de Xalapa, Banderilla, El Castillo, Rinconada y Cardel.
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Dentro de la estructura orgánica la empresa actualmente cuenta con el
Administrador General MVZ. Ignacio Márquez Martínez y como gerente de
producción Lic. Maria Elena Barreda Martínez, teniendo a su coordinación 6
empleados que se dividen en las siguientes áreas:
Oficina
Producción
Distribución y venta
El horario de trabajo para estas aéreas es de las 7:30 de la mañana a
5:00 de la tarde, con hora y media para salir a comer, la cual es asignada por el
Gerente Administrativo.
Clientes: Actualmente D’iglu cuenta con una cartera de clientes compuesta por
un total de 70 congeladores ubicados en puntos de venta de los cuales 60 de
ellos corresponden a escuelas primarias, 7 secundarias y 3 establecimientos
comerciales.
Productos: D’iglu ofrece paletas de agua y paletas de crema. Con esto logra
satisfacer la demanda de los clientes que son en su mayoría niños de entre 6 y
12 años. Los sabores son los siguientes:
Agua: limón, grosella, uva, chamoy, naranja, coca.
Crema: fresa, chocolate, coco, cacahuate, nuez, pistache, vainilla.
Ciclo de vida: La empresa cuenta desde su inicio, en 1998, con 11 años en el
mercado, 6 de ellos en la Ciudad de Xalapa, Veracruz; la podemos ubicar en laetapa de desarrollo, pues en estos momentos se encuentra en constante
crecimiento y en plan de aumentar sus capacidades.
MISIÓN
Somos una empresa seria y responsable, dedicada a la elaboración y venta de
paletas congeladas, cubriendo las necesidades de alimentación, principalmente
de los niños, mediante un producto rico y nutritivo.
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VISIÓN
Consolidarnos como la mejor opción en cuanto a la venta de paletas
congeladas al interior de las escuelas, siendo reconocidos por mantener
nuestra excelencia en servicio y calidad.
VALORES CORPORATIVOS
La empresa D’iglu trabaja bajo los siguientes valores:
Ética
Excelencia en servicio
Confianza
Transparencia
Calidad
Satisfacción
3.1.2. Estructura Orgánica.
Figura 3.1 Organigrama de la empresa.
GERENTEGENERAL
AREA DE PRODUCCIÓN
AREA DE DISTRIBUCIÓN Y
VENTA
AREA DE BODEGA
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3.1.3. Objetivos y propósitos de la auditoria administrativa.
Justificación de la investigación.
Uno de los principales motivos por los que es necesario llevar a cabo esta
investigación es lograr una aportación teórica fundamentada en un trabajo
experimental y practico, que ayudara a mejorar el funcionamiento general de la
organización.
La aplicación de la auditoria administrativa, es importante para el buen
desarrollo de las organizaciones, pues gracias a esta se evalúan de manera
sistemática e integral todos sus departamentos así como los factores
determinantes de cada organización. Dicha auditoria aplicada a la empresa
D’iglu permitirá un crecimiento y mejora organizacional a partir de la detección
oportuna de deficiencias.
Objetivo general de la investigación.
Las razones que motivaron a llevar a cabo la auditoria administrativa dentro de
la empresaD’iglu son las siguientes:
Aumentar la eficiencia y eficacia en las actividades de producción
distribución y ventas que lleva a cabo D’IGLU.
Mejorar la calidad en el servicio, dar un enfoque más formal, así como
brindar atención cercana al cliente.
Aumentar la utilidad mediante la optimización de actividades y aplicación
de recursos en toda la organización.
Se Llevara a cabo una auditoria administrativa a la Paletería D’iglu evaluando
las actividades de forma cronológica y ordenada, siguiendo las etapas que
integran la metodología de una auditoria administrativa.
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Objetivos específicos.
Ejecución:
El objetivo de esta etapa es la identificación y recopilación de las fuentes
de información más viables, a fin de profundizar y adquirir un mayor
conocimiento de la empresa.
Para llevar a cabo esta etapa conviene investigar y seleccionar las
técnicas a utilizar que más se adapten a las necesidades de información.
Registrar los datos obtenidos, esto dará orden, claridad y agilizara el
proceso de instrumentación.
Evaluación:
Realizar un análisis de la estructura organizacional de la empresa
analizando su organigrama.
Revisar los manuales de procedimientos de los puestos de la empresa
D’IGLU con el fin de identificar todos los elementos que intervienen con
el puesto para un desempeño eficiente.
Determinar desviaciones en la aplicación de políticas y procedimientos,
como principio de búsqueda del origen del problema
Aplicar las entrevistas y cuestionarios, para localizar para localizar fallas
de funcionamiento de la estructura organizacional.
Analizar los formatos aplicados para diagnosticar los supuestos de
investigación y comprender las causas donde se podrían originar dichos
problemas.
Enfocar la investigación de acuerdo con los resultados y el diagnostico
obtenido, de esta manera determinaremos los factores a tomar en
cuenta y aseguraremos una evaluación mas efectiva.
Informe:
Preparación del informe, que muestre los resultados de la investigación,
donde se describa también la metodología utilizada, los formatos de
entrevista, los resultados de estas, así como las conclusiones. Por ultimo
se harán recomendaciones.
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Alcance:
Para un adecuado análisis, es preciso establecer el alcance que se
desea cubrir, de esta manera se investigara con mayor objetividad. Para
esto es necesario identificar las áreas donde hace mas falta la auditoria
para enfocarse en su análisis minucioso.
Para el caso de la auditoria administrativa que se aplicara a Peletería
D’IGLU es necesario examinar todas las áreas administrativas y
operativas, como lo son los departamentos de producción y distribución
principalmente. Una vez analizada la información se podrán detectar las
deficiencias sobre las que hay que trabajar.
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3.1.4 Tiempo estimado de duración.
PROGRAMACIÓN DE TIEMPO ESTIMADO
GRÁFICA DE GANTT
MAYO MAYO MAYO JUNIO JUNIO JUNIO
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5 SEMANA 6
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V
11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19
ACTIVIDAD
Planeación
Examen
Evaluación
Informe
___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ MVZ. Jesús I. Márquez Martínez
Gerente General Ignacio Márquez Barreda
Auditor
Figura 3.2 Grafica de Gantt
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3.1.5 Entrevistas Previas.
ENTREVISTA CON EL GERENTE GENERAL
El M.V.Z. Ignacio Márquez Martínez., encargado general de peletería D’iglu,
amablemente accedió a compartir su percepción acerca del funcionamiento de
la empresa.
En lo que respecta a las fortalezas de la empresa mencionó:
Posicionamiento entre los consumidores así como entre los maestros
tanto de planteles estatales como federales, familiarizados a lo largo de
estos 6 años que lleva la empresa en esta ciudad.
Fuerte compromiso del personal para con la empresa.
En cuanto a debilidades advirtió lo siguiente:
Falta de coordinación, en lo que respecta a entrega de pedidos cuandohay gran carga de trabajo.
Falta de flexibilidad a la hora de coordinarse sobre todo para la entrega
de pedidos urgentes
Finalmente expreso algunas posibles mejoras que pretende implantar en la
paletería.
Implantar formatos de control de existencia de mercancías.
Implementar un programa de capacitación para los empleados.
Mejorar el control diario de entregas de mercancía y ventas.
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ENTREVISTA CON LA GERENTE DE PRODUCCIÓN
La gerente de producción de la empresa D’IGLU también nos compartió su
percepción acerca del funcionamiento de la empresa.
La Lic. María Elena Barreda Martínez expreso que ha laborado en esta
empresa desde su fundación y en cuanto a las fortalezas y oportunidades
mencionó:
Captación de nuevos clientes debido al buen servicio.
Relaciones estrechas entre el personal de la empresa y los clientes.
El personal esta comprometido con el trabajo pues si es necesario
permanecen más tiempo en la empresa.
De la misma forma nos hablo de las debilidades y amenazas que percibe:
Dificultad del personal de nuevo ingreso para trabajar eficazmente.
Falta de control de inventarios y productos terminados.
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ENTREVISTAS A EMPLEADOS
Durante las entrevistas que se tuvieron con los empleados de la organización
se obtuvo la siguiente información a cerca del funcionamiento de la misma:
Fortalezas y oportunidades:
Se brinda buen servicio a los clientes.
Buena relación con los compañeros de trabajo y encargados de la
empresa.
Flexibilidad en los horarios.
Debilidades y amenazas:
Jornadas de trabajo largas.
Estrés durante la mañana, pues existe una mayor cantidad de pedidos.
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3.1.6 Investigación preliminar.
3.1.6.1 Investigación documental.
Figura 3.3 Nota de remisión.
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FORMATO DE CONTROL DE VENTAS
ESCUELA TURNO TELÉFONO PROFESOR (A) DIRECCI N
FECHA Paletas AGUA
PaletasLECHE
IMPORTE ABONO SALDO FIRMA ABONO SALDO FIRMA FECHA FECHA
Figura 3.4 Formato de control de ventas.
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3.1.6.2 Investigación de campo.
Comentario general del funcionamiento de la empresa: La empresa D’IGLU
funciona con escasa planeación de las actividades y metas. Los
departamentos cumplen con su tarea y se coordinan para lograr un buen
servicio a los clientes, sin embargo hacen falta formatos de control de artículos
terminados, así como de insumos. No se cuenta con un programa adecuado de
reclutamiento y selección del personal, ni programas de capacitación. Las
condiciones de trabajo en algunos departamentos son mejorables.
3.1.7 Determinación del área a estudiar.
Debido a las necesidades de la empresa, detectadas hasta ahora mediante las
entrevistas con el administrador general, la gerente de producción y algunos
empleados, así como la detección de debilidades y amenazas, se ha decidido
realizar una auditoria administrativa de manera total, que abarcara:
Área de distribución y ventas
Área de finanzas
Área de producción
Área de personal
3.1.8 Determinación de los detalles a estudiar.
Producción
Capacitación y selección del personal
Controles
Servicio al cliente
Instalaciones y equipo de trabajo
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3.2 Etapa de ejecución.
3.2.1 Aplicación de Cuestionarios.
3.2.1.1 Muestra de personas encuestadas.
PersonasEncuestadas
C
U E S T I O N A R I O
G e n e r a
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U E S T I O N A R I O
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U E S T I O N A R I O
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Gerente
Gerente
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
Cliente
TOTAL 8 5 6 5 4 8
TOTAL DE CUESTIONARIOS APLICADOS = 36
Tabla 3.1 Muestra de personas encuestadas.
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3.2.2. Interpretación de los cuestionarios aplicados.
3.2.2.1 Capacitación y selección del personal.
Hallazgos y Evidencias: Los empleados aseguran haber recibido algún tipo de
capacitación al ingresar a la empresa. Sin embargo todos ellos consideran que
esta fue insuficiente, pues no abarco todos los aspectos necesarios para la
realización correcta de sus actividades, por lo tanto han aprendido muchos de
los procedimientos y funciones por si solos, o en el mejor de los casos con la
accesoria de sus compañeros.
La capacitación que se lleva a cabo consiste en una inducción del trabajador
con la empresa a través de la realización misma del trabajo, haciendo el
encargado de área las recomendaciones e instrucciones que el considera
necesarias, explicando en que consistirá el trabajo.
Todos los encuestados consideran necesario recibir más cursos de
capacitación, la mitad de ellos recomienda una vez al año, la otra mitad 2 veces
al año. También consideran necesario recibir mayor capacitación para
trabajar en equipos. En la pregunta sobre si realizaron una prueba o examen
para ingresar a la empresa, todos ellos respondieron que no.
3.2.2.2 Controles.
Hallazgos y Evidencias: Los encuestados señalaron que los controles que se
aplican son los de ventas por día y por punto de venta solamente así como elcontrol de entrega de pedidos. No se llevan a cabo control de existencia de
productos terminados, ni el control de insumos para la producción.
El control de entrega de pedidos según los encuestados se lleva a cabo de
manera no muy eficiente. Por lo que es importante revisar de qué manera se
puede mejorar la aplicación de este.
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3.2.2.3. Servicio al cliente.
Hallazgos y Evidencias: Los clientes en su totalidad aseguran haber recibido un
buen servicio por parte de los vendedores. El tiempo que se les brinda para
atenderles según los encuestados es bueno y suficiente. Así como también
aseguran que se les acomoda la mercancía y limpia el congelador siempre que
es necesario.
De igual manera el pedido siempre cumple con las especificaciones que hace
cada cliente. Sin embargo en la pregunta acerca de la puntualidad con que se
surten los pedidos la mitad de los encuestados contesto “algunas veces”, ya