Las TICS en Ajover

• Perfil de la Empresa:

Ajover S.A. es un grupo de compañías manufactureras líderes en productos petroquímicos, productos para el sector de la construcción, la decoración y productos para empaque, estratégicamente ubicadas para distribuir sus productos de alta calidad a nivel mundial.

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• Ajover decidió implementar la tecnología de PeopleSoft de Oracle con el fin de contar con módulos de finanzas e inventarios que permitieran la realización de solicitudes de compra y que integran toda la cadena de suministros tanto a nivel interno como externo.

• •Ajover es una empresa líder en Colombia en la producción de materiales para construcción, decoración y empaques desechables, con más de 30 años de experiencia, que se destaca por la constante innovación y variedad de sus productos, regidos por los más altos estándares de calidad a nivel mundial y por estar comprometida con el desarrollo sostenible debido al uso de tecnologías que protegen el medio ambiente.

• •Hace nueve años, Ajover tenía la necesidad de encontrar la tecnología que ofreciera servicios integrados sin necesidad de descentralizar la operación que se realiza en su mayoría en la ciudad de Bogotá, con el fin de mantener los procesos relacionados con inventarios, manufacturas, compras, contabilidad, cuentas por cobrar y por pagar, así como temas relacionados con activos fijos o de recursos humanos.

• •Pensando en esta necesidad, Ajover decidió implementar la tecnología de PeopleSoft de Oracle con el fin de contar con módulos de finanzas e inventarios que permitieran la realización de solicitudes de compra y que integran toda la cadena de suministros tanto a nivel interno como externo.

• •“Gracias a la tecnología de PeopleSoft de Oracle, Ajover cuenta ahora con aplicaciones de manera integrada y procesos más efectivos de facturación, los cuales se realizan de manera digital. Ahora podemos crecer ordenadamente; si Ajover va a ingresar a otro país, implementa un modelo sobre PeopleSoft”, afirma Jorge Acosta, Director de Tecnología de Ajover.

• De esta manera, las soluciones de Oracle permitieron que esta compañía contará con un modelo que permite replicar la parte contable y que ofrece parámetros que facilitan la implementación de sistemas de manufactura tanto en las oficinas como en la planta, lo cual le ayuda a hacer ajustes sin variar el modelo básico estándar.

• •De igual manera, las soluciones de PeopleSoft de Oracle permiten hacer inventarios cíclicos, gracias a un sistema que permite hacer conteos sobre aplicaciones sin que se pare la operación y sin que haya interrupciones en la planta, donde. Esto ofrece ventajas en relación con la competencia, puesto que les permite contar con tecnología para realizar el producto a menor costo y con un mayor beneficio para el cliente

• Gracias a PeopleSoft Ajover mejoró el tiempo de respuesta en todos los procesos y ahora cuenta con mayor confiabilidad, alta disponibilidad al sistema y a los datos, así como un mejor manejo de inventarios que permite una más acertada toma de decisiones.

HISTORIA

• Luego de atravesar la bahía de Cartagena para llegar a Mamonal, la embarcación se detiene en un muelle de 500 metros de largo. No resulta fácil adivinar que detrás del tupido bosque de mangle que crece en el borde de ese sector de la bahía funciona Dexton, una planta productora de resina de poliestireno que es parte de la multinacional colombiana Ajover.

• Unos 100 metros tierra adentro está la planta. De sus chimeneas no sale ni una traza de residuos sólidos. La misma sensación se percibe en las distintas salas de la fábrica. En muy pocos lugares se perciben olores de sustancias químicas (bastante atenuados, por cierto), y la contaminación auditiva, inevitable en algunos de los procedimientos, no sale de las cuatro paredes donde operan las máquinas ruidosas.

• Todo el material que sobra en los distintos procesos se recoge, se muele y reutiliza.

• En la planta funcionan dos canales separados para la conducción de las aguas lluvias y las que salen de la planta, que reciben un tratamiento con trampas de grasa y de residuos sólidos. En un país como Colombia, donde los ríos y mares reciben cualquier cantidad de desechos tóxicos y aguas negras sin tratar, llama la atención el caso de Ajover. "Tomamos esta decisión en 1987, cuando decidimos montar la planta en Cartagena", recuerda Elis Douer, presidente de Ajover, quien les enseñó a sus hijos a valorar la naturaleza. Cuando los ingenieros norteamericanos que contrataron para construir la planta de Cartagena preguntaron por las normas ambientales vigentes en Colombia. "Los funcionarios del Inderena nos dijeron que no había nada reglamentado al respecto, así que decidimos construirla con todas las normas ambientales vigentes en Estados Unidos", señala Albert Douer, hijo de Elis.

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• La historia de Ajover comenzó en 1961. Su nombre es el acrónimo de su fundador, Alberto José Verswyvel, ciudadano colombiano de origen belga que había montado una planta de PVC. En 1980 la puso a la venta. Elis Douer, un industrial barranquillero que provenía del sector textil y que en aquel momento tenía 49 años, decidió arrancar de cero y a partir de ese momento comenzó la expansión de Ajover. "Empezamos a sacar una teja que aún no había sido muy comercializada por Verswyvel, y la volvimos famosa por la publicidad". Hace referencia al comercial que decía que "a las tejas Ajover no les pasan los años, únicamente la luz". En esa época, Albert y Daniel, los hijos de don Elis, estudiaban en el exterior. Los llamó y les preguntó si querían quedarse afuera o volver a la fábrica. Cuando ambos le respondieron que querían volver, comenzó la expansión de Ajover. Y llegaron nuevas marcas para los diferentes productos que comenzaron a producir.

• A las plantas de Álamos Norte, en Bogotá, y Madrid, Cundinamarca, se sumó la de Dexton en Cartagena, inaugurada en 1989. En ella decidieron aplicar la tecnología más avanzada del momento lo que, pocos años después, cuando se abrieron las fronteras y arrancó la apertura económica, los encontró en condiciones óptimas para competir en mercados internacionales. "Este ha sido el resultado de nuestro interés por ser eficientes. Era muy cómodo que a uno le subvencionaran la ineficiencia y los sobrecostos de producción por la falta de competencia". Y el hecho de acatar las normas ambientales vigentes en el mundo también les abrió puertas en mercados que son muy exigentes en ese tema.

• Ya en 1993 crearon una distribuidora en Valencia, Venezuela, y dos años más tarde se unieron con Vencor de Venezuela para producir tejas ThermoAcoustic. En 1999, Ajover fundó Crescent Trading Group, de Estados Unidos, y comenzó a incursionar en el mercado de Norteamérica. En 2001 se unieron con Extru S. A., una planta manufacturera de películas de PVC en Pamplona, España, a la que siguieron las alianzas con compañías similares en Israel y en Turquía, y de distribución en Gran Bretaña e Italia.

• Entre 2003 y 2005 Ajover duplicó su capacidad de producción de películas y abrió un centro de distribución en Polonia. Un año después comenzaron a operar dos nuevas plantas en Cartagena y en Charlotte, Carolina del Norte, Estados Unidos. Ajover es la marca de productos como tejas plásticas, tanques para el almacenamiento de agua y láminas traslúcidas. Darnel, un nombre "inspirado en la actriz Linda Darnell", como recuerda Elis Douer, agrupa desde empaques para el hogar, supermercados y restaurantes, hasta platos, cubiertos y bandejas espumadas especializadas. Bajo la marca Crescent Garden producen macetas y otros productos de jardinería.

• Dexton provee la materia prima, el poliestireno, para muchos de los procesos de Ajover, así como para otros clientes en el exterior. Dexton produce tanto poliestireno como poliestireno de alto impacto.

• El compromiso ambiental de Ajover no sólo se limita a los procesos industriales sino también a lo que fabrican. Como señala Douer, todos sus productos son ciento por ciento reciclables. Fue la primera empresa colombiana en producir plásticos espumados (conocidos popularmente como icopor) completamente libres de sustancias clorofluorocarbonadas, que tanto han afectado la capa de ozono.

• El gran reto de la empresa, así como de otras empresas fabricantes de plásticos, es enseñarle a la comunidad que el plástico no debe considerársele como un material desechable. Sí se puede (y se debe) reciclar, y que sólo se le debe considerar como basura y un material maligno cuando no se le dispone de manera apropiada y llega a los ríos y mares.

• En el futuro cercano planean montar nuevas plantas en Estados Unidos para cubrir el mercado de la Costa Oeste. "Necesitaríamos cuatro o cinco plantas nuevas en Estados Unidos y Canadá". Y también piensan en nuevas plantas en Colombia, que claramente es el país preferido de los Douer. "Todo empieza con un sueño y después intentamos hacerlo realidad", remata don Elis con una sonrisa.

La Cadena de Suministro es:

• la secuencia de proveedores que contribuyen a la creación y entrega de una mercancía o un servicio a un cliente final.

Cadena de suministro

FabricanteProveedor AlmacenIntermedio

Transportista

Punto deVenta

Consumidor

Proveedor delProveedor

Fabricante

•Logística es:• La gestión del almacenamiento y flujo de mercancías, servicios e

información a través de una organización.

•La Gestión de la Cadena de Suministro es:• Gestionar de forma efectiva y al mejor coste posible los flujos,

movimientos, inventarios de productos terminados e información relativa a los mismos, desde un lugar de origen a un lugar de destino para satisfacer las necesidades del cliente.

•Cadena de Suministro:

La Cadena de Suministro de una compañía se nutre de distintos departamentos; desde las unidades de compra de materiales, hasta las unidades de Atención al Cliente.

La Cadena de Suministro incluye actividades asociadas con los inventarios, adquisición de materiales, almacenamiento, producción, tránsito y entrega a clientes.

Las actividades son planificadas, ejecutadas y monitorizadas bajo las reglas establecidas por la empresa y deben estar en línea con los niveles de Servicio al Cliente que se hayan establecido, así como con otros objetivos fijados.

•Elementos de la Logística:• Gestión de materiales:

• Suministro y recepción de materias primeras o productos semi-elaborados para uso posterior.

• Sistema de Flujo de Materiales: • La habilidad de planificar la fabricación de productos terminados,

para que estén disponibles.

• Distribución Física: • La entrega de los productos terminados al cliente.

•Objetivos y metas de la Logística

El producto adecuado

La cantidad precisa

El momentoexacto

Al mínimocoste

FlexibilidadFiabilidadentrega

Tiempo esperaentrega

Nivel de Inventario

•Pasos logísticos:• Aceptar un pedido de cliente

• recibir e introducir• control crédito / autorización• compromiso de entrega

• Pedido a proveedores• Predicción de la Demanda• Planificación de la Producción• Gestión de Inventarios• Entrega a cliente.

Producto de calidadMínimo coste posible

Procesar el pedido

Integración cadenas suministroAtención al Cliente

Socios preferidosComunicación

Cadena de SuministroObjetivos y metas comunes

•EvoluciónCadena Suministro

•La meta de la Cadena de Suministro

•Convertir la Cadena de Suministro de una compañía en un proceso eficiente de satisfacción para el cliente, en donde la efectividad de toda la Cadena de Suministro es más importante que la efectividad de cada departamento por separado.

•La Cadena de Suministro se basa en los siguientes procesos de negocio:

• Variabilidad / cambio de productos• planificación• gestión de pedidos• gestión de inventarios

•NO en funciones:• ventas• compras• producción

•Gestores del cambio:• tendencia a la externalización• demanda real del cliente: velocidad, flexibilidad y producto

barato• nuevo software: ERP, nuevas sofisticadas aplicaciones.

• Nuevas tecnologías• Intercambio Electrónico de Datos (EDI)• internet, intranet, extranet• comunicación / información inalámbrica• teleconferencia y teleconexión• código de barras

•Actividades de la Cadena de Suministro:• Predicción de la demanda• Selección de proveedores• Pedido de materiales• Gestión de inventarios• Planificación de la producción• Envío y entrega• Organización del intercambio de información

Análisis Diagrama

Conocer alcliente

Conocer elproducto

Comprender elproceso

Entender flujo información

•Conocer y comprender a los clientes:• Sus clientes actuales, ej.,

• demografía• actuales y potenciales• ¿niveles de ingresos?

• ¿Quiénes son sus potenciales clientes?• ¿Cómo podrían estos clientes ser agrupados?• ¿Qué porcentaje de ventas representa cada grupo?

• Cómo afectan las relaciones con sus clientes distintos sistemas de comunicación ( teléfono, fax, e-mail, internet, etc )

• Qué esperan de usted sus clientes • Hasta qué nivel sus competidores son capaces de atender las

necesidades de sus clientes.

•Conocer los productos:• Cuántos• Dónde están• Qué porcentaje de ventas representan• Cuál es su ciclo de vida• Cuál es el “mix de producto”

•Comprender el proceso de producción:• Flujo de proceso

• proceso por líneas• proceso por lotes • proceso de ensamblaje• flujo continuo• flujo del proyecto

• Estrategias de ejecución • contra pedido• contra inventario

•Entender el Flujo de Información:• Qué información es necesaria para la toma de decisiones

efectivas en cada etapa de la cadena de suministro.• Qué información debe fluir entre cada etapa de la cadena de

suministro.

Indicadores del Desempeño •Se requiere una visión global para poder evaluar el Desempeño.

•Las medidas de Desempeño deben estar enfocadas hacia los valores o factores que evalúan el desempeño total, valor total o coste total.

•La principal medida del desempeño es la atención al cliente. Son necesarios niveles óptimos de servicio desde proveedor a cliente a través de la cadena de suministro.

Indicadores del Desempeño

Proveedores EntradasAñadiendo

valorSalidas Clientes Resultados

EfectividadEficiencia

Productividad

Beneficio

Atención al Cliente + Calidad

Atención alCliente

Indicadores de desempeño•Efectividad:

• Cumplimiento de los compromisos correctos, en tiempo y en las condiciones acordadas.

•Eficiencia:• Recursos que esperamos consumir dividido por Recursos

realmente utilizados.

•Productividad:• Indicadores de salida divididos por indicadores de entrada para

un período determinado de tiempo.•Beneficio:

• Relación entre resultados obtenidos y costes.

Gestion de materiales

,

•Gestión de Materiales:• movimiento de las mercancías a través de los procesos de

almacenamiento y transporte (entrada y salida)• el conjunto de actividades que hacen posible mover las entradas

de producción entre fábricas, almacenes y terminales de transporte.

•Proveer la cantidad correcta de material:• en las condiciones adecuadas• en el lugar indicado• en el momento justo• en la posición correcta• en la secuencia correcta• a un coste correcto• usando métodos correctos

•Equipos de gestión de materiales:• equipos de unificación• equipos de transporte de materiales• equipos de almacenaje y recuperación• equipos de identificación y comunicación automáticas.

•Equipos de Unificación:• containers, cómo cartones, cajas, y bolsas • soportes auxiliares cómo paletas, railes de madera, etc• retráctilado• desretractilado.

•Equipos de transporte de materiales:• cintas y rodillos de transporte• vehículos industriales cómo unidades de transporte de paletas,

toros, carretillas elevadoras, vehículos automáticos, etc• monorieles• montacargas• grúas

•.

•Equipos de almacenaje y recuperación:• unidad de carga y almacenaje• unidad de recuperación• equipos pequeños de carga almacenaje y recuperación.

•Equipos de identificación y comunicación automática:• código de barras• radio frecuencia• banda magnética• tarjetas inteligentes• equipos de comunicación portátiles• equipos de visión

Sistemas eficientes de Transporte •Factores clave a considerar antes de elegir un sistema de transporte:

• características físicas de las cargas• número de cargas a mover• la distancia a recorrer• la velocidad a que la carga debe ser transportada.

Sistemas eficientes de Transporte

Distancia recorrida (m)

Unidadesmovidas/

hora Tipo transporte Carretillas motorizadas

Toro

Carretilla manual

Manual

•Otros factores que influyen en la elección del sistema de transporte:

• coste del edificio / descubrimiento de las cargas• coste del empaque• requerimientos de espacio• interacción con otros sistemas de almacenamiento, transporte y

gestión• mantenimiento interno.

•El almacén debe estar:• situado en el lugar adecuado• tener las dimensiones adecuadas• organizado

• para permitir:• entrega y colocación correctas• uso eficiente de su espacio• acceso adecuado a los materias almacenados• seguridad frente a robos e inclemencias del tiempo• flexibilidad para poder trabajar con distintos productos

La misión ( u objetivo ) del almacén es administrar la demanda. La situación del almacén es un medio para alcanzar el objetivo.

Misión Situación Demanda

Balance y buffer Cerca de la fábrica Reaprovisionamientos mensuales

o trimestrales de los inventarios

Acumular y consolidar Almacén central en fábrica Pedidos semanales

o mensuales

Respuesta rápida Cerca del cliente diaria

•Dentro del almacén, el inventario debe:• estar en lugares conocidos y• en orden conocido

•para que pueda:• ser retirado rápidamente y en las cantidades correctas• rotar adecuadamente (ej. first-in, first-out).

•Actividades del almacén:• recepción de mercancías• identificación de mercancías• clasificación de mercancías• despacho de mercancías para su almacenamiento• disponer de las mercancías• preparar las mercancías para su envío (picking)• preparar envíos• despacho y realización de los envíos.

Sugerencias•Sugerencias para la Gestión de Materiales:

• use sistemas de identificación tales como: código de barras, para:• manejar el material correcto• darle un número de identificación• darle un número de localización

• manejar materiales, empaques o tamaños de carga similares al mismo tiempo.

• Implementar sistemas de mejora de gestión de materiales que permitan incrementar la eficiencia sobre el conjunto del proceso.

¿Que es e-Business?

Es un concepto que se utiliza para denominar la ejecución de los procesos de negocio de las organizaciones, combinando el amplio alcance de Internet con la Tecnología de Información.

Permite integrar procesos y estrategias de negocio mediante computadoras, redes y telecomunicaciones asociadas con Software e Internet.

eBusinesseBusiness

• INTERACTIVO

• INTERACTIVO• DINÁMICO• DINÁMICO

E-business

Se considera un modelo de negocio, una estrategia organizacional, productiva, comercial y en general operacional e innovadora.

Permite implantar foros de mercado virtuales, donde las organizaciones utilizan la tecnología informática de Internet, el ámbito interno organizacional y de gestión para transformar y optimizar sus procesos internos (vía INTRANETS), sus relaciones con proveedores y distribuidores o clientes (vía EXTRANETS), y la venta/compra de productos, servicios, ideas e información (COMERCIO ELECTRÓNICO o e-commerce).

¿Que es e-Business?

eBusinessEs una alternativa para integrar una empresa, con proveedores, clientes y

socios de negocios

Pro

veed

ore

s

SISTEMAS DE OPERACIÓN DEL

NEGOCIO

ERP

Sistemas de apoyo dirigidos a los proveedores

SCM

Sistemas de apoyo dirigidos al

Cliente y

Distribuidores

CRM Clie

nte

s y

Dis

trib

uid

ore

s

Capital Humano

Business Intelligence

Knowledge Management

Transformando la Organización• Acceso Internet• Control de accesos.• Directorio de Sitios.

Explotaciónde información

ComunicaciónInterna/Externa

Presencia

• Correo electrónico.• Atención y soporte a clientes.

•Páginas Web.•Administración del Sitio.

Marketing

Ventas enlínea

Integración conproveedores

• Cotizador• Tomador de Pedidos• Tienda Virtual.• Servidor de Pagos.

• Cadena de distribución(entregas).• Conectores ERP.

• Promoción.• Campañas.• Publicidad.

• Compras.• Entregas Just-in-Time.• Consulta Edo.Cuenta.

Auto_Servicio

• Reservar.• Autorización de créditos.• Obtener formatos.

• Consultar procedimientos.

Integracióndel Negocio

• Workflow.• Colaboración.

Evolución hacia eBusiness en la Empresa

Llevándolo a un posicionamiento estratégico...

Arquitectura Computacional de e-Business

Internet

Intranet

Sistema de Ventas

Sistema de Inventarios

Sistema de Contabilidad

Proveedor

Clientes

Extranet

SeguridadNet.commerce

MQSeries Integrator

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®®

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Internet, Intranet, Extranet, Computadoras, Aplicaciones, Herramientas de desarrollo ...

¿Que tan de acuerdo está usted con las siguientes frases?

Reducir costos

Incrementar la calidad de nuestros productos y servicios

Incrementar la agilidad de sus operaciones

Conocer mejor a sus clientes y ampliar su penetración de mercado

Ampliar su cobertura de mercado mejorando los canales de comercialización

Diferenciarse de la competencia

Las TICs han ayudado a la empresa a...

Posicionamiento

Eficiencia operativa

APLICACIONES INTEGRADAS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Arquitectura

APLICACIONES INTEGRADAS DELA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Arquitectura

APLICACIONES INTEGRADAS DELA CADENA DE VENTAS

Arquitectura

APLICACIONES INTEGRADAS DECOMPRAS

Arquitectura

ARQUITECTURA DE e-BUSINES Integración de grupos de aplicaciones

PROVEEDORES

SCM

ERP

APLICACIONESDEL

CONOCIMIENTO

INTEGRACIONDE APLICACIONESEMPRESARIALES

CRM

ADM. DE LA CADENA DE VENTAS

CLIENTES

EM

PL

EA

DO

SA

CC

ION

IST

AS

CONTROLDE LA

ADM. DEFINANZASCONTAB./

AUDITORIA

CONTROL

ADMINISTRATIVO

Beneficios de las soluciones integradas basadas en TIC

Infraestructura de la empresa

Gestión del Recurso Humano

Desarrollo de Tecnologías

Logística de Entradas

Operaciones Logística de Salidas

Marketing y Ventas

Servicio Postventa

Fabricación

Actividades de Apoyo

Actividades Primarias

Compras

•Es fundamental conocer procesos internos y de calidad de nuestros proveedores y saber con que materiales trabajan ellos y la forma como se obtiene esta materia prima.

•La información debe ser entregada en línea para determinar los tiempos de entrega de materias primas.•Determinar por medio del sistema el momento en el que debemos generar ordenes de compra, para no tener inconvenientes de desabastecimiento.•Tener comunicación constante entre compras y proveedores para que en caso de tener fallas en el sistema podamos reaccionar rápidamente , para cubrir los faltantes que pese a la planeación puedan hacer falta en determinado momento.

PRODUCCIÓN

•En el área de producción es fundamental contar con la información detallada de las materias primas, para no tener desabastecimiento en determinado momento, teniendo en cuenta las informaciones suministradas por marketing, respecto a las proyecciones de venta de los productos que vamos a fabricar en el momento, además de no llegar a producir más de lo que necesitamos para cubrir la demanda, pues esto nos acarrea costos innecesarios para la organización de inventarios muy altos y costos en el almacenamiento.

Almacenamiento e inventarios.

•Esta área en la cadena de suministros es fundamental y lo más importante es tener la información actualizada de cada uno de los ítems con que contamos en el inventario, para poder satisfacer la necesidad de nuestros clientes y no llegar al consumidor final sin el producto facturado.•Se debe contar con la trazabilidad de cada uno de los ítems si es posible teniendo el lote y fechas de vencimiento para determinar en que momento estamos haciendo el despacho de los productos y si le entregamos al cliente lo que nos solicita realmente.•El stock de los productos debe ser el suficiente y no excedernos para no tener sobre costos en el almacenamiento , por este motivo la comunicación entre las áreas es fundamental, además de la información que se entrega en cada una de ellas.

MARKETING

•Esta área juega un papel fundamental dentro de la cadena, pues de los datos que entregue depende en gran manera el éxito o fracaso de la organización, pues nos debe dar las cantidades proyectadas de producto terminado que debemos hacer para atender la demanda y estar preparados en caso de tener éxito con los nuevos productos.•Ellos son quienes con su buena gestión dan la vía a las demás áreas de la cadena para desarrollar sus actividades al ritmo de la organización.•Nos permiten con su información mantener las bodegas organizadas, las plantas trabajando a un ritmo moderado, sin sobresaltos.

TRANSPORTE

•Es el área de la organización que con su agilidad en la entrega muestra el compromiso de la compañía con sus clientes.•Se debe tener información detallada de los pedidos que se transportan en cada uno de los vehículos.•Saber el lugar exacto en el cual se encuentra la mercancía minuto a minuto.•Cumplir con los tiempos de entrega.•Contar con bases de datos de lo que se despacha, de lo que se descarga en el destino, para saber si es realmente confiable la empresa transportadora o no.