ETIQUETA, PROTOCOLO Y CEREMONIAL

ARQ. ELIZABETH CARRILLO CASTRO

CHARLA - TALLER

I N T R O D U C C I Ó N 

EN ESTOS TIEMPOS DE TANTA INFORMALIDAD,

el protocolo, el ceremonial y la etiqueta siguen

AÚN vigentes, no solamente en las entidades

estatales sino en las entidades privadas sean de

tipo empresarial, educativa, deportiva, etc.

De tal MANERA QUE La mayoría de las grandes

empresas invierten en asesorías para conocer

las variaciones del protocolo y la etiqueta a

nivel internacional, dado que el

comportamiento de sus ejecutivos refleja el

grado de educación que poseen, habla de la

compañía para la cual trabajan y favorece o

daña la imagen del país que representan.

PARA LOGRAR UN EQUILIBRIO EN NUESTRAS RELACIONES, BASTA APLICAR UNA SENCILLA FÓRMULA MATEMÁTICA:

SABER SER + SABER ESTAR

SABER RELACIONARSE

D E F I N I C I O N E S

etiqueta

Serie de normas inspiradas en agradar a los demás. La esencia de la etiqueta es la gentileza y la cortesía. Su clave es la naturalidad. La persona bien educada respetará, conocerá y ejercerá las reglas de etiqueta al vestirse, al comer, al presentar a conocidos o al llegar a una reunión.

El protocolo es una disciplina técnica, administrativa y organizacional; define métodos, límites, elegancia y decoro; ordena las conductas en las ceremonias públicas, oficiales y privadas; asienta reglas para el intercambio de la correspondencia oficial y privada.

Es sinónimo de imagen, responsabilidad, cortesía y ayuda a proyectar externamente una buena imagen institucional o corporativa.

La finalidad del protocolo es que los eventos resulten exitosos y que todo contratiempo pueda ser solucionado oportunamente.

PROTOCOLO

La palabra ceremonial se deriva del término ceremonia, conjunto de formalidades que se observan en el desarrollo de los actos públicos o privados. Las reglas son prácticas y deben seguirse en las relaciones oficiales de los jefes de estado, ejecutivos, directivos de instituciones y en todos aquellos que deben mantener relaciones de carácter público con otras instituciones.

El ceremonial está en constante evolución.

CEREMONIAL

Es la parte del Protocolo que establece el orden de prelación entre los asistentes a un Evento. Para los actos en los que acuden autoridades públicas, el ordenamiento regulador de las mismas se recoge en el Reglamento de Ceremonial Público de la República del Ecuador QUE SE ENCUENTRA vigente, dado en el Decreto Ejecutivo # 3432 del 9 de diciembre del 2002 y publicado en el Registro Oficial # 727 del 18 de diciembre del 2002.

PRECEDENCIA

Cuando se pronuncien discursos en un acto o ceremonia, se considerará la concurrencia de dos tipos de discurso, el de apertura y el de cierre; el primero le corresponderá a la autoridad de menor rango, mientras que el de cierre lo pronunciará quien preside la mesa, por ser la autoridad de mayor jerarquía dentro de una institución.

Cuando asiste el Jefe de Estado y esté prevista su intervención, es el último en dar su discurso.

PRECEDENCIA CON RELACIÓN A LOS

DISCURSOS

PROTOCOLO, determinará las reglas a seguir.

CEREMONIAL, especificará las formalidades.

PRECEDENCIA, fija la posición y la ETIQUETA,

distinguirá el acto con SOLEMNIDAD y

CORTESÍA.

N O R M A S

Es la acción de presidir el acto, y LE Corresponde a la máxima autoridad de la institución que organiza el evento, por lo tanto deberá ocupar el lugar del centro de la mesa. Para tal efecto se recomienda que el número de asientos sea impar, pero si no lo fuera la presidencia será compartida; es decir, presidirán la ceremonia las dos autoridades de mayor rango.

Es recomendable que no se coloquen en la mesa directiva más de nueve puestos.

PRESIDENCIA

MESAS DIRECTIVAS

MESA DE HONOR mesa de honor

Una presidencia presidencia compartida

Número Impar de miembros número par

P1

P1P2

En toda reunión, el lado derecho es considerado preferente al lado izquierdo (excepto en las ceremonias de la iglesia Y LOS MUSULMANES). Por lo tanto, a la derecha de la presidencia se colocará el segundo en importancia; luego vendrá el tercero a la izquierda, el siguiente otra vez a la derecha y así sucesivamente.

De acuerdo al orden general de precedencia, estipulado en el Reglamento de Ceremonial Público, el Señor Presidente Constitucional de la República preside las ceremonias a las que asiste.

En los organismos privados que realicen una ceremonia a la que asista el señor Presidente Constitucional del Ecuador, la máxima autoridad de la entidad que lo invita, concederá su puesto y ocupará el lugar a la izquierda del Jefe de Estado y no a la derecha como parecería ser normal.

LEY DE LA DERECHA

P3 1 42 3 1 2 4

E 12

PR

PI

PIPR 2 E 1 3PR

PI

Es fundamental para una entidad tener claramente identificados los siguientes eventos para no llamar una cosa por otra. Entre los eventos tenemos: Ceremonias solemnes, Ceremonias Institucionales y Actos Simples.

CLASES DE EVENTOS

Llamadas también sesiones solemnes son aquellas A LA que concurren representantes de otros poderes del mismo estado o de otros, de la Federación, o personajes distinguidos nacionales o extranjeros, o se realicen para conmemorar aniversarios históricos u otros eventos importantes, determinados por el Congreso del Estado.

En otro ámbito, son aquellas que una institución de carácter educativo, deportivo o empresarial, celebra anual o eventualmente bajo un ceremonial especial establecido de antemano.

Ceremonias solemnes

Son Ejemplos de sesiones solemnes: ceremonias de graduación, aniversarios de fundación, etc.

Se recomienda que la sesión solemne no dure más de una hora.

Particular atención hay que centrar en la mesa directiva y en las autoridades que en ella se encontrarán.

El organizador tiene la facultad de limitar el tiempo de duración de los discursos que serán pronunciados. Se recomienda como un máximo de cinco minutos y además que sean leídos.

Son eventos que sin ser solemnes involucran a toda la institución o parte de ella requiriendo ciertas formalidades. Entre estas ceremonias podemos detallar las firmas de convenios, reconocimientos y homenajes, inauguraciones de obras de carácter institucional, etc.

Ceremonias institucionales

Eventos que requieren de una mínima formalidad o tratamiento. Son organizados directamente por una unidad de la institución. Podemos detallar: Seminario, Simposio, Jornada o Jornadas, Mesa Redonda, Panel, Foro, Congreso, Conferencia, Charlas, TALLERES, Coloquio, Asamblea, Ferias y Exposiciones, Presentación de Libro, Inauguración, Premiaciones, entre otros.

Actos simples

  

                     Expositor: ___________________________ Pregunta: ___________________________ ___________________________

Jefatura de Protocolo y Ceremonial

TARJETA PARA LAS PREGUNTAS DEL PÚBLICO

DETALLES IMPORTANTES EN LA REALIZACIÓN DE UN

EVENTO

Puntualidad es educación, cultura; respeto a uno mismo; respeto hacia los demás; exactitud; eficacia. Una persona impuntual, haga lo que haga, y por mucho esfuerzo que realice, es ineficaz.

Ser impuntual siendo Jefe es imperdonable. Debemos ser siempre puntuales, no ser exageradamente puntuales. Si no vamos a llegar a tiempo es mejor explicar las razones de nuestro atraso.

Ser impuntual siendo subalterno TAMBIÉN es imperdonable, pero comprensible.

PUNTUALIDAD

TÉRMINO QUE SE UTILIZA PARA DIRIGIRSE A UNA AUTORIDAD EN UN ACTO PÚBLICO O A TRAVÉS DE UNA COMUNICACIÓN ESCRITA, Y QUE SE ESTABLECE DE ACUERDO A SU RANGO. ES INDISPENSABLE QUE LOS VOCATIVOS APAREZCAN ESCRITOS EN UNA FICHA ADICIONAL QUE SE UBICARÁ EN EL atril DEL PRESENTADOR O DEL ORADOR, SEGÚN SEA EL CASO, YA QUE NO DEBE INCURRIRSE EN OLVIDOS U OMISIONES DE NINGUNA DE LAS AUTORIDADES QUE ESTÁN PRESENTES. DE LA MISMA FORMA SE DEBERÁN EVITAR EQUIVOCACIONES EN EL ORDEN DE PRECEDENCIA DE LOS CARGOS. CUALQUIER ERROR U OMISIÓN EN EL USO DE LOS VOCATIVOS O EN EL MANEJO DE PRECEDENCIA AFECTA LA IMAGEN DEL EVENTO.

VOCATIVO

Es recomendable al elaborar y aplicar la ficha: Limitar los vocativos al cargo de la autoridad, sin incluir o

acompañar nombres y apellidos, lo que evitará cometer errores de pronunciación.

En aquellos casos en que determinada autoridad o personalidad tenga más de un cargo, corresponde utilizar siempre el vocativo de más alto rango que le sea aplicable.

Cualquier otra autoridad no incluida en el listado, puede recibir el vocativo de señor (a), seguido del cargo que desempeña.

Limitar los vocativos para uso exclusivo de la persona que pronuncia un discurso ante el público, quien los utilizará en el rango de precedencia correspondiente para destacar la asistencia de las altas autoridades.

ELABORACIÓN DE LA FICHA

PERSONA QUE TIENE LA RESPONSABILIDAD DE CONDUCIR el EVENTO cualquiera que este fuere.

SE SUGIERE SELECCIONAR A AQUELLOS QUE REÚNAN LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS:

DOMINIO ESCÉNICO. EXCELENTE MANEJO DE LA VOZ. LECTURA IMPECABLE. BUENA IMAGEN PERSONAL. ALTO NIVEL ACADÉMICO Y DE FORMACIÓN. BUENOS MODALES.

MAESTRO DE CEREMONIA

UBICACIÓN DE BANDERASUno de los errores más comunes que se comente en las ceremonias es la ubicación de las Banderas, por lo que es imprescindible conocer SU ceremonial:

Las Banderas no son elementos ornamentales. La ubicación se rige por las normas del Derecho Internacional, por el

Principio de Igualdad Jurídica de los Estados y la Legislación Nacional. El sitio de honor por excelencia es el centro del salón o escenario. La bandera Nacional, nunca cede la derecha. En caso de que las personas que presiden la ceremonia llegasen a tapar las

Banderas o existiera la posibilidad de que pudieran tirarlas accidentalmente, se ha establecido que el lugar de honor sea la derecha del centro del escenario.

Si es necesario desplazar un conjunto de Banderas Nacionales por falta de espacio o funcionalidad, estas se ubicarán a la derecha y será primera la del país anfitrión y las demás a su izquierda en orden alfabético.

Las Banderas no pueden ser de diferente tamaño ni pueden quedar izadas a distinta altura. Se sugiere que todas las banderas sean de las mismas dimensiones y es obligación que los mástiles sean de la misma altura y tengan el mismo tope.

En actos institucionales deberán estar presentes, la bandera nacional y la institucional.

UBICACIÓN DE BANDERAS

DOS BANDERAS O MÁS BANDERAS NACIONALES

UBICACIÓN ATRÁS DE la MESA DE HONOR

MESA DE HONOR mesa de honor

Una presidencia presidencia compartida

UNA BANDERA

UBICACIÓN ATRÁS DE MESA DE HONOR

MESA DE HONOR mesa de honor

Una presidencia presidencia compartida

E EU E G

DOS BANDERAS

UBICACIÓN ATRÁS DE MESA DE HONOR

MESA DE HONOR mesa de honor

Una presidencia presidencia compartida

G E J eU E J

TRES BANDERAS

Es el símbolo musical del protocolo que representa a países e instituciones. El Himno Nacional será interpretado en los actos solemnes presididos por la Bandera

Nacional y en aquellos que concurra el Presidente de la República, y al inicio de la ceremonia.

Cuando en una ceremonia deba tocarse el Himno Nacional y otro extranjero, se ejecutará el Himno Nacional en primer lugar.

En caso que la institución que organice el acto tenga himno, este será interpretado al finalizar la ceremonia.

Mientras se interpreta el himno, las personas deben permanecer firmes, sin poner sus manos adelante ni atrás. Si lo desea puede colocar su mano derecha a la altura del corazón.

Quienes integren la mesa directiva de algún acto deben evitar colocar sus manos en la mesa o llevarlas atrás, como es todavía una mala costumbre.

Cuando se lo interpreta en ceremonias masivas de estadios, teatros, etc., debe instruirse a los asistentes para que guarden la debida compostura, es decir, ponerse de pie y sacarse sombreros y gorras.

El Himno Nacional al igual que un juramento no se aplauden. No hay que interpretarlo en cualquier acto público, peor si aquel no tiene contenido

patriótico, académico, cultural, cívico o educativo. Si se escucha el himno a prudencial distancia, debemos permanecer firmes y atentos.

HIMNO NACIONAL

ENTREGA DE DIPLOMAS

Los buenos modales son el toque distintivo de la personalidad de una persona, con ellos irradiará elegancia, naturalidad, sencillez y mostrarás su buena educación.

Los buenos modales verdaderamente expresan el nivel de conciencia que tenemos hacia la dignidad de los demás.

Es por esto que es importante: Aprender a sonreír, independientemente de tu temperamento. Tener el hábito de saludar, independientemente de tu posición en la empresa. AGRADECER Vigilar el tono de tus palabras para no ofender al otro. Ser consciente del daño que hacen las malas palabras. Ser conscientes de que los gritos deben evitarse al comunicarse con la pareja y los hijos. Cuando hay necesidad de llamar la atención o discutir es necesario recordar que queremos

integrar no desintegrar. Ser consciente que las carcajadas en una mujer la hacen parecer vulgar. Se puede reír con

muchas ganas sin necesidad de hacer escándalo. Saber comportarse al tomar los alimentos. Saber utilizar el celular en los momentos adecuados. No fumar en lugares cerrados o no permitidos. No masticar chicle. Bostezar es una necesidad normal, hágalo sin exageraciones. Tener por costumbre el uso del pañuelo.

BUENOS MODALES

Aplicar los principios básicos en su lugar de trabajo:La oficina es una comunidad y funciona mejor cuando los empleados de las distintas esferas jerárquicas son corteses entre sí.Es preciso tener un conocimiento exacto sobre lo que es apropiado decir, la forma correcta de actuar, el modo indicado de vestir o de escribir una carta.Es necesario conocer las reglas de educación y protocolo al recibir y contestar una llamada. Los términos: “gordis”, “negrita”, corazón”, etc., quedan descartados de cualquier comunicación empresarial.No tutear es la regla de oro.Haga llamadas de trabajo dentro del horario de oficina.La integridad en el trabajo es la base del buen funcionamiento de la empresa.

Sea puntual. Sea discreto. Sea cortés, agradable y optimista. Interésese por los demás, no sólo por usted

mismo. Vístase correctamente. Use un lenguaje escrito y oral correcto.

6 PRINCIPIOS BÁSICOS DEL PROTOCOLO O ETIQUETA DE LOS

NEGOCIOS S

Es la organización de comidas muy numerosas en cuanto al número de invitados, que hace aconsejable el uso de varias mesas.

Hay que señalar que todo banquete tiene dos partes: una presidencia y unas mesas para el resto de los invitados.

Protocolo en banquetes

Al haber más de una mesa, es necesario fijar el orden de las mismas, a efectos de colocar a los comensales.

Podemos realizar cientos de combinaciones de invitados en función de rangos o jerarquías, tipos de mesas, tipos de invitados (solo hombres o mujeres), con una o varias presidencias, etc.

La mujer tiene la misma precedencia que su marido, salvo que la mujer sea la que ocupe el cargo de importancia.

Los matrimonios suelen separarse, aunque no es una norma estricta.

A igualdad de rango las personas mayores tienen precedencia sobre los jóvenes.

La mujer casada tiene precedencia sobre la soltera o la divorciada.

A igualdad de rango precede el extranjero al nacional, y el invitado "nuevo" (que acude por primera vez) al "veterano".

No organizar una mesa con "13 personas", poner dos mesas "6" y "7" o invitar a una persona más (regla del 13).

Normas de colocación

Debemos tener en cuenta el intercalar caballeros y señoras, alternativamente (regla de alternativa de sexos) aunque dada la actual evolución social de las parejas, no siempre tiene porque ser así, aunque aún predomina este tipo de colocación.

si por cualquier razón hay que juntar personas del mismo sexo, lo mejor será dejar hombres juntos, antes que dejar a varias mujeres juntas.

Las señoras no pueden quedar en los extremos de las mesas.

El marido y la mujer no DeBen sentarse juntos (regla del descanso matrimonial).

En un banquete oficial cuando asiste una alta jerarquía del Estado los anfitriones le ceden la presidencia.

Tarjetas de ubicación cuando son muchos invitados, el sitio será reservado y

"marcado" con una tarjeta de mesa en la que se indica su nombre. La tarjeta se debe colocar en el ángulo superior derecho del cubierto.

Además, como mecánica para facilitar la identificación de las mesas por parte de los invitados, se procura partir el comedor en dos mitades imaginarias, de tal manera que en una parte queden los números impares y en la otra los pares.

Sin embargo, cuando el número de invitados es muy alto, lo recomendable es la tarjeta individual doblada en la mitad, con el dibujo de la mesa, señalando la puerta de acceso y el sitio que ocupará el comensal. La tarjeta llevará el nombre del invitado y se entregará al ingreso o en días previos al evento.

TARJETAS individuales

4XX

Sr. XXXX

Señor ___________________

Su mesa es _______________

Sr. XXXX

inglés: los anfitriones se sientan en los extremos DE LA MESA.

COLOCACIÓN de pRESIDENCIAS

francés: LOS ANFITRIONES PRESIDEN LA MESA COLOCADOS EN EL CENTRO DE LA MISMA Y ENFRENTADOS.

FAVORECE LA CONVERSACIÓN IMPORTANTE.

PERMITE UNA ESTRECHA UNIÓN ENTRE ANFITRIONES E INVITADOS DE HONOR.

SISTEMA FRANCÉS

VENTAJAS DESVENTAJAS

conversación más uniforme y general.

Los invitados de menor rango pueden intervenir en la conversación de las dos cabeceras.

Disimula las categorías.

Sistema inglés

Perjudica la conversación de los extremos. Los invitados sentados a los extremos se limitan a escuchar la conversación.

Resalta las categorías. Evidenciando a invitados de menor importancia

Las presidencias quedan alejadas.

El anfitrión no puede hablar con su invitado principal.

Tipos de mesas

9 5 1 P1 2 6 10

13

12 8 4 P2 3 7 11

14

SISTEMA DEL RELOJ

imperial, rectangular, redonda, ovalada, cuadrada, herradura, en forma de u, en peine, en forma de t, etc.

I m p e r i a l

IMPERIAL: CONCENTRA A LOS PRINCIPALES ASISTENTES A LA COMIDA EN EL CENTRO Y A LOS MENOS IMPORTANTES, DESDE EL PUNTO DE VISTA PROTOCOLAR, EN LOS EXTREMOS.

9 5 1 P1 3 7 11

13

12 8 4 P2 2 6 10

14

SISTEMA cartesiano o en equis

SE COMPONE DE UN PRESIDENCIA RECTANGULAR OCUPADA SOLO POR UN LADO, EL QUE MIRA FRENTE A LOS INVITADOS; EL RESTO DE MESAS REDONDAS DE 6 A 10 COMENSALES COMO MÁXIMO.

5 3 1 2 4 6

TIPOS DE COMEDORESclásico

1 4 1 4 3 2 3 2 5 1 5 2 2 1 1 3

3

5 3 1 2 4 6

Moderno

P

3 4

5 1 2 6

9 7 8 10

ES UNO DE LOS MÁS UTILIZADOS ACTUALMENTE, PORQUE LA PRESIDENCIA SE ENCUENTRA MÁS INTEGRADA CON RESPECTO A LOS INVITADOS. Se aconseja que la mesa presidencial conste de dos presidencias (por ej: dos matrimonios), situándose las cuatro presidencias distribuidas equidistantes con relación a los demás invitados.

Margarita o en forma de estrella

P

1

72

3

5

8

4

6

mixto

5 3 1 P 2 4 6

PRESIDENCIA

4 5 2 1 3

8 9 6 7

13 11 10 12 14

Doble presidencia Atril para brindis

3 E 1 E P P E 2 E 4

PRESIDENCIA PRESIDENCIA

3 1 2 4

7 5 6 8

11 9 10 12

ES IMPORTANTE CONOCER UNAS REGLAS BÁSICAS PARA NO SER JUZGADOS EN LA MESA POR ALGUNOS MODALES QUE INCOMODEN A LOS DEMÁS. Algunas de las reglas más usadas en la mesa son:

No empiece a comer hasta que su anfitrión lo haga o se lo pidan.

Nunca trate de enfriar una sopa o bebida soplando encima de ella.

No se cuelgue la servilleta al cuello. Cuando termine de comer ponga la servilleta al lado

izquierdo del plato, nunca encima de éste. Nunca use palillos de dientes, las uñas o servilletas en la

mesa, para desalojar comida de los dientes.

Etiqueta en la mesa

SERVICIO DE MESA

AL COLOCAR una mesa formal SE DEBEN seguir las siguientes recomendaciones:

1. Mantel. No debe mostrar marcas de dobleces, y ha de caer de forma pareja por todos los costados. Para comidas formales y banquetes es preferible el color blanco.

2. Servilleta. Se coloca doblada, en forma rectangular, sobre el plato llano. Si se va a usar un plato hondo, se coloca a la izquierda del comensal, antes de los tenedores. No debe llevar formas decorativas, porque significa que ha sido manipulada.

3. Copas. Se sitúan de izquierda a derecha, en el orden siguiente: agua, vino TINTO, VINO blanco y cava.

4. Plato de pan. Allí se corta el pan, siempre con las manos. Se coloca al lado izquierdo del comensal hacia el centro de la mesa.

5. Plato llano. Se coloca justo frente al comensal, sobre el plato base. En mesas muy formales suele ser blanco y de porcelana.

6. Plato base o platón. Puede ser de plata sola, plata y oro combinado, metal blanco o vidrio. El platón sirve para marcar la alineación de los invitados. Su uso es opcional.

7. Cubiertos. Se colocan todos a la vez, alineados por su empuñadura, y acomodados de acuerdo al orden de uso, desde afuera hacia adentro.

8. Cubiertos de postre. Deben estar en posición paralela: el tenedor con los dientes orientados hacia la derecha y la cucharilla detrás de éste, orientada hacia la izquierda.

Posición de los cubiertosCUANDO SE HACE UNA PAUSA, LOS CUBIERTOS DEBEN UBICARSE COMO SE OBSERVA PARA INDICAR QUE TODAVÍA NO SE HA TERMINADO.

POSICIÓN CORRECTA CUANDO SE HA TERMINADO DE COMER.

DESPUÉS DE CORTAR, EL CUCHILLO SE DEJA A UN COSTADO DEL PLATO PARA LLEVARSE EL TENEDOR A LA BOCA.

LENGUAJE DE LOS CUBIERTOSEN ALGUNOS RESTAURANTES DE DIVERSOS PAÍSES SE UTILIZA ESTE LENGUAJE DE LOS CUBIERTOS PARA CALIFICAR LA COMIDA.

ES IMPRESCINDIBLE RECORDAR QUE LA ETIQUETA, EL PROTOCOLO Y EL CEREMONIAL, SE RECOGEN EN UNA SOLA PALABRA: RES, SIMPLE, SENCILLA Y COMPRENSIBLE PARA TODO EL MUNDO: RESPETO, EDUCACIÓN Y SENTIDO COMÚN.

AUNQUE PAREZCA SIMPLE, EN ESTOS TRES CONCEPTOS SE GUARDA LA ESENCIA FUNDAMENTAL PARA DESENVOLVERSE EN LA SOCIEDAD.

Quizás el sentido común es el menos común de los sentidos, pero es vital para actuar de forma correcta, pues es la facultad para dirimir cómo actuar en determinada circunstancia .

CONCLUSIÓN

GRACIAS