taller 4: descripción archivística normalizada · 2.7 estructura(s) interna(s)/genealogía 4.9...

Taller 4: Descripción Archivística Normalizada Objetivo: Formación en materia de normalización de la descripción archivística. Se revisarán los principios generales de la descripción y las principales normas y estándares internacionales (especialmente la ISAD (G) y la ISAAR (CPF)). Se mostrarán ejemplos de aplicación de las normas de descripción a los actuales programas y sistemas informáticos de información y gestión de contenidos archivísticos, así como los estándares internacionales de intercambio de información entre los mismos (EAD y EAC-CPF) y sus retos y posibilidades de cara al futuro. Instructora: Dra. Mayra Marta Mena Mugica Profesora titular en la Universidad de la Habana (Cuba)

Normalización de la Descripción

Concepto de Descripción

ISAD (G)

1996 (1)

2000 (2)

ISDIAH 2008

ISAAR (cpf)

1995 (1)

2004 (2)

ISDF

2007

Metodología:

El nombre del elemento de descripción;

Una definición del objetivo del elemento de descripción;

Una definición de la regla (o reglas) aplicables a cada elemento;

Ejemplos que ilustren la aplicación de la regla o reglas.

Normalización de la Descripción

Normas Estructurales (Qué elementos)

ISAD (G)

ISAAR (CPF)

Encoded Archival Description (EAD)

EAC (CPF) Encoded Archival

Context

(lenguajes de marcado)

Intercambio de DDs en ambientes electrónicos

Elaboración de Registros

de Autoridades

La norma ISAAR (CPF)

Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos

relativos a Instituciones, Personas y Familias

1993: Primer borrador ISAD (AR)

1994: Segundo borrador ISAAR (CPF)

1995: Norma Internacional sobre los Registros de

Autoridad de Archivos (Instituciones, Personas y Familias)

2004: Norma Internacional sobre los Registros de

Autoridad de Archivos (Instituciones, Personas y Familias).

Segunda Edición

Uso conjunto (sistema o red de control archivístico)

ISAD (G)

Descripciones

Títulos, Nombre de los productor(es)

Historia institucional/Reseña biográfica

ISAAR (CPF)

Registros de Autoridad


vinculados

Documentar el CONTEXTO DE CREACIÓN

Productores: Instituciones

Personas Familias


Llama al establecimiento de normas y reglas nacionales:

Respetar y conservar particularidades nacionales, lingüísticas y culturales.

Crear registros de autoridad de archivos,

Compartir estos datos registros de autoridad,

Fomentar la elaboración de descripciones consistentes, adecuadas y auto explicativas de las instituciones, personas y familias que producen los documentos.

La norma ISAAR (CPF). Objetivos:

Áreas

1. Identificación

2. Descripción

3. Relaciones

4. Control

ISDF

4 Áreas

27 elementos

La norma ISDF Metodología:

6. RELACIÓN DE INSTITUCIONES, PERSONAS Y FAMILIAS, CON DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS

1.1 Tipo de entidad

1.2 Forma autorizada del nombre

2.1 Fechas de existencia

4.1 Identificador del registro de autoridad

La norma ISAAR (CPF) elementos esenciales:

Uso del resto de los

elementos


Naturaleza de la

entidad

descriptora y

los requisitos

del sistema

Depende


Intercambio de autoridades

en red

Formato de comunicación para los que participen

intercambio

depende

Encoded Archival Context (EAC)

“Definición de Tipo de Documento” (DTDs)

1. Área de identificación 1.1 Tipo de entidad

1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre

1.3 Formas paralelas del nombre

1.4 Formas normalizadas del nombre según

otras reglas

1.5 Otras formas del nombre

1.6 Identificadores para instituciones

2. Área de descripción 2.1 Fechas de existencia

2.2 Historia

2.3 Lugar

2.4 Estatuto jurídico

2.5 Funciones, ocupaciones y actividades

2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)

2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía

2.8 Contexto General

3. Área de relaciones 3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones,

personas o familias

3.2 Naturaleza de la relación

3.3 Descripción de la relación

3.4 Fechas de la relación

4. Área de control 4.1 Identificador del registro de autoridad

4.2 Identificador(es) de la institución

4.3 Reglas y/o convenciones

4.4 Estado de elaboración

4.5 Nivel de detalle

4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación

4.7 Lenguas y escritura

4.8 Fuentes

4.9 Notas de mantenimiento

La norma ISAAR (CPF): Elementos de un Registro de Autoridad

1. Área de identificación 1.1 Tipo de entidad Objetivo:

Indicar si la entidad que se está describiendo es una institución, una persona o una familia.

Productores

Instituciones Personas Familias

1. Área de identificación 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre

Objetivo:

Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca a una institución, persona o familia. Forma normalizada del nombre de la entidad. Enlace con ISAD (G): 1.2 Título 2.1 Nombre del Prod.

1. Área de identificación 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre

Productores Forma Autorizada

Instituciones

Universidad de la Habana

Personas

Bea Urquijo, Tiburcio (Consejero) Perez, Vicente (Ordenanza)

Familias

Borja (Familia) Peñaflorida, Condes de Borbón, Casa de

1. Área de identificación 1.3 Formas paralelas del nombre

Objetivo: Indicar las distintas formas que adopta la Forma Autorizada del Nombre en otra(s) lenguas(s) o escritura(s).

1. Área de identificación 1.3 Formas paralelas del nombre

Formas Paralelas

International Institute of human rights Instituto internacional de derechos humanos Francia, Centre historique des Archives nationales Nota: Para el registro de autoridad: "Institut international des droits de l’homme"

1. Área de identificación 1.4 Formas normalizadas del nombre

según otras reglas

Objetivo:

Registrar las formas normalizadas del nombre de la institución, persona o familia que se han elaborado de acuerdo con reglas diferentes de las aplicadas para establecer la forma autorizada del nombre.

Facilitar el intercambio de registros de autoridad.

1. Área de identificación 1.4 Formas normalizadas del nombre

según otras reglas

Formas según otras reglas

Servicio Responsable: ANC

Regla: EMBAJADA DE ESPAÑA EN RÍO DE JANEIRO (BRASIL) Servicio Responsable: MDM2 Regla: España. Embajada (Brasil)

1. Área de identificación 1.5 Otras formas del nombre

Objetivo:

Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación. Nombres por los que puede ser conocida la entidad


Otra forma del nombre

Referencia cruzada véase

Forma autorizada del nombre

UH Real y Pontificia Universidad de la Habana (1728 - 1898)


López Lledín, José María Caballero de París

Príncipe de Asturias (fechas)

Felipe VI, Rey de España

1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Formas normalizadas del nombre

según otras reglas 1.5 Otras formas del nombre

Registro de Autoridad

Entrada de Autoridad (punto de

acceso normalizado)

1. Área de identificación 1.6 Identificadores para instituciones

Objetivo:

Facilitar cualquier identificador, numérico o alfanumérico que se utilice para identificar la institución descrita.



Número del Registro de Universidades

(MES)


0101

2. Área de descripción

2.1 Fechas de existencia

2.2 Historia

2.3 Lugar

2.4 Estatuto jurídico

2.5 Funciones, ocupaciones y actividades

2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)

2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía

2.8 Contexto General



Objetivo:

Registrar las fechas de existencia de la institución, persona o familia. Consignar sistema de datación utilizados. Ejemplo: ISO 8601



Gobierno Autonómico (1897 - 1898)

Martí Pérez, José (1853 - 1895)

Caballero de París (1899 - 1985)

2. Área de descripción 2.2 Historia

Objetivo: Proporcionar un resumen de la historia de una institución, persona o familia.

Regla:

Forma narrativa o cronológica de los principales acontecimientos

Aportar fechas. ISAD (G): 2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica

INTERCAMBIO



Consulados de España en Cuba (1900 - 1987)


Objetivo: Proporcionar un resumen de la historia de una institución, persona o familia. Regla: Forma narrativa o cronológica de los principales acontecimientos Aportar fechas.

2. Área de descripción 2.3 Lugares

Objetivo: Indicar los principales lugares y/o ámbito territorial donde la institución, persona o familia tenía su sede, vivía o residía de forma habitual, o con los que tenía otro tipo de vinculación.

2. Área de descripción 2.3 Lugares


Lugares

Consulado de España en Camagüey Gobierno Autonómico

Camagüey (1907- 1926) La Habana (1897 - 1898), actúa en todo el territorio nacional

2. Área de descripción 2.4 Estatuto jurídico

Objetivo: Indicar el estatuto jurídico de una institución. Regla: Registrar la naturaleza jurídica de la institución y si fuera necesario precisar el tipo de la institución y las fechas durante las que este estatuto estuvo en vigor.

2. Área de descripción 2.4 Estatuto jurídico


Lugares

Gobierno Autonómico Organismo de la Administración colonial de Cuba (1897 - 1898)

2. Área de descripción 2.5 Funciones, ocupaciones y actividades

Objetivo:

Indicar las funciones, ocupaciones y actividades realizadas por la institución, persona o familia.

Regla:

Indicar fechas (si es de utilidad). Indicar naturaleza de la función, ocupación o actividad. (si es de utilidad).

2. Área de descripción 2.5 Funciones, ocupaciones y actividades

Consulados de España en Cuba:

Las funciones principales de estas representaciones Consulares estuvieron encaminadas al cumplimiento de lo estipulado tanto en el Reglamento para el Registro y Nacionalidad de los españoles domiciliados y transeúntes en el extranjero, de 5 de septiembre de 1871, como en el Decreto de 14 de enero de 1955 para la inscripción de súbditos españoles en los diferentes Consulados. Ambas normas regularon las relaciones de los Consulados con los ciudadanos españoles residentes en Cuba y el proceso de control y registro de los mismos, con el propósito de preservar sus derechos y obligaciones.

2. Área de descripción 2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)

Objetivo:

Indicar las fuentes legales de una institución, persona o familia, origen de sus competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la territorial.

Regla:

Citar cualquier documento

Fechas durante las que se aplicaron o modificaron sus atribuciones.

2. Área de descripción 2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s) Gobierno Autonómico:

Ley electoral de 1890.

Real Decreto de 25 de noviembre de 1897. Gaceta de Madrid de 27 de noviembre de 1897 y Gaceta de La Habana de 19 de diciembre de 1897.

Real Decreto de 30 de diciembre de 1897.

Real Decreto de 8 de marzo de 1898.

Decreto de 8 de marzo de 1898. Gaceta de La Habana de 10 de marzo de 1898.

2. Área de descripción 2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía

Objetivo:

Describir y/o representar la estructura administrativa interna de una institución o la genealogía de una familia.

Regla:

Precisar las fechas de cambios en la estructura, (por ejemplo, con un cuadro de organización).

Para una familia (por ejemplo, por medio de un árbol genealógico)


Gobierno Autonómico

2. Área de descripción 2.8 Contexto General

Objetivo:

Ofrecer información significativa sobre el contexto social, cultural, económico, político y/o histórico general en el que la institución, persona o familia actuaba, vivía o estaba activa.

Regla:

Proporcionar cualquier tipo de información relevante

2. Área de descripción 2.8 Contexto General

Gobierno Autonómico La autonomía administrativa le fue otorgada a Cuba en medio de una profunda crisis política. Dentro de la isla el Ejercito Libertador cubano mantenía en jaque a las fuerzas militares españolas, a pesar de la política de reconcentración de la población emprendida por el Capitán General Valeriano Weyler. En España la crisis provocada por el asesinato de Cánovas del Castillo llevó al poder a los liberales con Práxedes Mateo Sagasta a la cabeza, el cual consideró otorgar el estatuto de autonomía a Cuba y Puerto Rico.

3. Área de relaciones

3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones,

personas o familias

3.2 Naturaleza de la relación

3.3 Descripción de la relación

3.4 Fechas de la relación


3. Área de relaciones 3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones, personas o familias

Objetivo: Registrar los nombres y todos los identificadores unívocos de las entidades relacionadas para establecer un enlace entre el registro de autoridad y las instituciones, personas o familias relacionadas.

3. Área de relaciones 3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones, personas o familias


Relaciones

Secretaría de la Guerra (1995 - 1899)

Gobierno de la Revolución de 1895

3. Área de relaciones 3.2 Naturaleza de la relación

Objetivo:

Identificar la naturaleza general de la relación entre la entidad que se está describiendo y otra institución, persona o familia.

- Jerárquica: (por ejemplo, superior /subordinado; controlador/controlado; propietario de/propiedad de)

- Temporal: (por ejemplo, predecesor/sucesor)

- Familiar: En una familia, una persona puede tener un amplio círculo de relaciones con otros miembros de ésta y con la familia como entidad.

- Asociativa: cualquier otra clase de relación (proveedor /cliente, miembro, parte/todo, socio...).




Relaciones Naturaleza de la relación

Secretaría de la Guerra (1995 - 1899) Pérez Cabrera, Leonor (1828 - 1907)

Gobierno de la Revolución de 1895 IRA: xxxxxx Martí Pérez, José (1853 - 1895

Jerárquica

Familiar

3. Área de relaciones 3.3 Descripción de la relación

Objetivo: Proporcionar una descripción específica de la naturaleza de la relación.



Relaciones

Secretaría de la Guerra (1995 - 1899)

Gobierno de la Revolución de 1895 IRA: xxxxxx

La secretaría de la guerra es una de cuatro secretarías del Gobierno de la Revolución de 1895, según estableció la Constitución de Jimagüayú en 1895.



Relaciones Naturaleza de la relación

Pérez Cabrera, Leonor

Martí Pérez, José (1853 - 1895

hijo

3. Área de relaciones 3.4 Fechas de la relación

Objetivo: Indicar las fechas de duración de la relación mantenida con otra institución, persona o familia.

3. Área de relaciones 3.4 Fechas de la relación


Relaciones Fecha de la relación

Secretaría de la Guerra (1995 - 1899) Pérez Cabrera, Leonor (1828 - 1907)

Gobierno de la Revolución de 1895 Martí Pérez, José (1853 - 1895

1895 – 1899

1853 - 1895

4. Área de control

4.1 Identificador del registro de autoridad

4.2 Identificador(es) de la institución

4.3 Reglas y/o convenciones

4.4 Estado de elaboración

4.5 Nivel de detalle

4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación

4.7 Lenguas y escritura

4.8 Fuentes

4.9 Notas de mantenimiento


4. Área de control 4.1 Identificador del registro de autoridad Objetivo:

Identificar el registro de autoridad de forma unívoca, dentro del contexto en el que se va a utilizar. ES47161AGS RA 00001 España, Archivo General de Simancas Nota: Para el registro de autoridad: Consejo de Guerra

4. Área de control 4.2 Identificador(es) de la institución

Objetivo:

Identificar el servicio responsable de la creación del registro de autoridad. Regla:

Hacerlo de manera normalizada. Incluir sistema(s) de identificación utilizado(s) para identificar los organismos (p.e. ISO 15511).

CUANC52

4. Área de control 4.3 Reglas y/o convenciones

Objetivo:

Especificar las reglas o convenciones nacionales o internacionales aplicadas en la creación del registro de autoridad de archivos.

Ejemplo:

Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias Ministerio de Cultura de España. 2004.

Manual de Indización para Archivos. Archivo Nacional de la República de Cuba, 2007. 65 p.

4. Área de control 4.4 Estado de elaboración

Objetivo:

Indicar el estado de elaboración del registro de autoridad, de forma que los usuarios puedan entender la situación actual de éste. Regla:

Borrador, si está finalizado y/o revisado o eliminado.

4. Área de control 4.5 Nivel de detalle

Objetivo:

Indicar si el registro de autoridad tiene un nivel de detalle básico, parcial o completo.

Regla:

Básico: registros que incluyen información de los elementos obligatorios Completos: todos los elementos de pertinentes.

4. Área de control 4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación Objetivo:

Indicar cuándo se ha redactado, revisado o borrado el registro de autoridad. Ejemplos: 2001-12- 01 (Fecha de creación) [ISO 8601] 2006-12-05 (Fecha de revisión) [ISO 8601] Cuba, Archivos de la Universidad de la Habana Para el registro de autoridad: Universidad de la Habana

4. Área de control 4.7 Lenguas y escritura

Objetivo: Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizados en la elaboración del registro de autoridad.

Regla: Registrar el código ISO para lenguas (ISO 639) o escrituras (ISO 15924)

Ejemplo: Español: spa. Cuba, Archivos de la Universidad de la Habana Para el registro de autoridad: Universidad de la Habana

4. Área de control 4.8 Fuentes

Objetivo:

Consignar las fuentes consultadas para la elaboración del registro de autoridad. Ejemplo: Para: Consulados de España en Cuba

Amores, Juan B. e Hilda Otero. Las primeras relaciones diplomáticas entre España y Cuba después de 1898. Ibero-Americana Pragensia –Suplemento 9/2001, pp. 83-98.

4. Área de control 4.9 Notas de mantenimiento

Objetivo: Documentar la elaboración y los cambios realizados en el registro de autoridad. Responsable de la creación del registro de autoridad: Yanara Dorado Santana Cuba, Archivo de la Universidad de la Habana Para el registro de autoridad: Universidad de la Habana

Documentar el Contexto

Registros de Autoridad

Descripciones de los

documentos

Otros recursos

Relación de Instituciones, Personas Y Familias, con Documentos de Archivo y

otros Recursos

RELACIÓN

Necesidad de describirla


otros Recursos

Necesidad de describirla (naturaleza)

Formas: - un texto narrativo; - un texto estructurado conforme a los elementos de la norma;

- enlaces con los recursos relacionados.


otros Recursos

6.1 Identificadores y títulos de los recursos relacionados 6.2 Tipos de recursos relacionados 6.3 Naturaleza de las relaciones 6.4 Fechas de los recursos relacionados y/o relaciones


otros Recursos

taller 4: descripción archivística normalizada · 2.7 estructura(s) interna(s)/genealogía 4.9...

Documents