taller 3 ivan martin cañon arce

TALLER TRES: FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRESENTADO PORIVAN MARTIN CAÑON ARCE

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA2013

TALLER TRES: FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

PRESENTADO PORIVAN MARTIN CAÑON ARCE

PRESENTADO ALUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA2013

TALLER

Visiten un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indiquen el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que les ofrece la información y teléfono. Haga un comentario como se encuentra organizada su documentación. Elaboren como mínimo 10 preguntas en cada uno, las cuales les permitan aclarar las dudas que tengan respecto a la gestión documental, identifiquen en ellos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO

3) Den ejemplos de 3 documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios.

4) Realicen 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

5) Indaguen cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

6) Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

7) Indiquen como se clasifican, ordenan y describen los documentos dentro de las carpetas.

8) Mencionen los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

9) Investiguen qué son y para qué sirven los manuales de procedimientos.

10) Expliquen lo siguiente:

a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

11) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

12) Indague con una persona idónea en el Archivo sobre el Decreto 2609 de 2012, el Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013, el Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013, el Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013 y cuáles son los cambios que se producen con las disposiciones en materia de Gestión Documental.

DESARROLLO SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

1) Visiten un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indiquen el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que les ofrece la información y teléfono. Haga un comentario como se encuentra organizada su documentación. Elaboren como mínimo 10 preguntas en cada uno, las cuales les permitan aclarar las dudas que tengan respecto a la gestión documental, identifiquen en ellos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

Archivo Público

Entidad: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Funcionario: Luis Ernesto Verdugo

Teléfono: 6913005

Ubicación: Cra. 18 No. 84-35

Preguntas

1. ¿La entidad posee tablas de retención documental, cual es la fecha de su última actualización?

2. ¿Poseen un archivo central establecido?

3. ¿existe un aplicativo o software de gestión documental?

4. ¿la entidad cuenta con un outsorcing de gestión documental?

5. ¿Dentro de las fases de archivo el outsorcing en que etapa interviene?

6. ¿La entidad cuenta con un programa de preservación y conservación documental?

7. ¿Las transferencias documentales se aplican a cabalidad o dependen del espacio en el archivo de gestión y central?

8. ¿Cuentan con un proveedor para disposición final o eliminación de documentos?

9. ¿Dentro del proceso de eliminación el proveedor genera repositorios que certifiquen que este se llevo a cabo?

10. ¿Existe un programa de gestión documental establecido?

11. ¿Los formatos de los documentos están estandarizados?

12. ¿Se han realizado capacitaciones a los funcionarios sobre tablas de retención documental y transferencias?

13. ¿Dentro de la entidad existen regionales que transfieran información al archivo central?

14. ¿La entidad tiene un archivo histórico, si es así que tipo de documentos se conservan en este?

15. ¿La entidad cuenta con un manual de archivo y políticas de gestión documental?


Preguntas


Respuesta:

Si, la entidad posee tablas de retención, la ultima actualización data de marzo de 2013


Respuesta:

Si, tienen un archivo centralizado, en este se maneja todo el proceso de gestión documental,, a traves del outsorcing


Respuesta:

Si, utilizamos el programa Orfeo


Respuesta:

Si, el outsorcing es 472 tanto para correspondencia como para archivo.


Respuesta:

El outsorcing interviene en todas las fases de archivo desde el activo hasta el inactivo


Respuesta:

No, aunque cumplen con la normatividad impuesta por el AGN


Respuesta:

Aunque las TRD determinan el tiempo de retención y su duración en cada fase de archivo el espacio es un factor importante, por lo tanto se hacen teniendo en cuenta los dos aspectos


Respuesta:

No se han implementado procesos de eliminación de documentos


Preguntas


Respuesta:

No se han implementado procesos de eliminación de documentos


Respuesta:

Si, tenemos un programa de gestión documental.

11.¿Los formatos de los documentos están estandarizados?

Respuesta:

Los formatos de los documentos son actualizados y estandarizados constantemente por el área de calidad


Respuesta:

Se hacen capacitaciones anuales tanto al personal directo , como a los terceros


Respuesta:

La Superintendencia tiene cuatro territoriales


Respuesta:

No cuenta con archivo histórico sino con Centro de Documentación con documentación con valores secundarios


Respuesta:

Si, tenemos manuales y políticas aprobados por el área de calidad.

Comentario: El archivo centralizado de la Superintendencia, se encuentra organizado por series documentales y por su fecha de producción permitiendo un acceso fácil y casi inmediato a la información que se debe consultar, la ubicación de los expedientes y de las cajas se puede confirmar en el aplicativo Orfeo, donde al hacer la entrada al archivo centralizado de la entidad proporciona una descripción topográfica dentro de la estantería a cada unidad documental.


2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:

Archivo total

Se refiere al ciclo vital de los documentos desde su producción hasta su disposición final.

Ciclo vital de los documentos

Se refiere a las distintas fases por la que pasa el documento, llamadas activa, semiactiva e inactiva, en la etapa activa o archivo de gestión se conserva la información que se consulta constantemente, en la semiactiva se guarda la información cuya consulta es esporádica y en el archivo inactivo se almacenan los documentos que deben conservar hasta que cumplan su retención para su posterior eliminación o selección.

Principio de procedencia

Tiene que ver con la procedencia real de los documentos, nos permite determinar cuáles son los documentos producidos por una entidad en el ejercicio de sus funciones, estableciendo que los documentos generados por un organismo no se deben mezclar con los otros, permitiendo la cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo.

Principio de orden original

Establece que los documentos se deben conservar en el orden en el que se produjeron o clasificarse de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad durante su función administrativa, esto se debe reflejar en el expediente o carpeta permitiendo ubicarlos de manera consecutiva.

Folio

Es la numeración individual que se le proporciona a cada documento, es una hoja.

Legajo

Es una unidad de conservación, expediente o carpeta.

Fondo:

Comprende todos los documentos producidos, recibidos y almacenados, por una entidad reflejando su estructura, funciones y actividades desarrolladas, resguardando la memoria histórica de una organización.

Subfondo

Es un conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por un área de la entidad en el ejercicio de sus funciones.

Serie

Es un conjunto ordenado de expedientes que se produjeron de manera continua reflejando la misma función o actividad.


Subserie

Son un conjunto de expedientes que hacen parte de la serie, derivándose de la misma gestión pero su contenido determina un asunto específico.

Tipo documental

Es una unidad documental producida por una entidad en el desarrollo de sus actividades, la cual se regula por un procedimiento y tiene un formato definido definida por unas características particulares.

Unidad documental simple

Son un conjunto de documentos que se generan por una acción administrativa conformándose por una sola tipología documental ya que pertenecen a la misma función.

Tablas de valoración

Son el producto de la intervención y análisis de un fondo documental acumulado, presentando la totalidad de las series determinadas en el proceso, con sus fechas extremas, su respectiva valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la ultima.

Tablas de retención

Es una herramienta administrativa que nos permite determinar cuáles son los documentos que produce una entidad en el ejercicio de sus funciones clasificándolos en series, subseries y tipos documentales, estableciendo su retención y su disposición final.

Valor primario

Se refiere a los valores de los documentos en cuanto a su utilidad inmediata, relacionados con aspecto administrativo, legal, contable etc.

Valor secundario

Se refiere a los valores de los documentos a futuro, como un soporte testimonial o histórico de una actividad específica de la entidad u organización.


Valores primarios

Actas de seguimiento interno

Procesos de vigilancia y control

Conciliaciones bancarias

Historias Laborales

Valores secundarios

Circulares externas:

Documentación con valor histórico para la investigación y la cultura será objeto de transferencia al AGN.

Planes de desarrollo administrativo sectorial:

Por cada 2 años conservar un plan como muestra histórica, serán objeto de transferencia al AGN

Gestión anti tramite:

Seleccionar el 10% de documentación por cada año, remitir a archivo histórico



Serie:

DERECHO DE PETICIÓN

Subserie:

Derecho de petición de información.

Tipo documental:

Respuesta derechos de petición.

Serie:

ACTA

Subserie:

Acta de seguimiento interno

Tipo documental:

Acta

Serie:

CERTIFICADOS

Subserie:

Certificados contractuales

Tipo documental:

Solicitud certificación

Certificación

Serie:

CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES

Subserie:

Consecutivo comunicaciones internas

Tipo documental:

Comunicaciones internas



No se transfieren documentos de apoyo como, algunos informes o comunicaciones de tipo informativo que se generan en la áreas y solamente se conservan un año en el archivo de gestión.


Se realiza posterior a la transferencia de los documentos, para evitar reprocesos, la foliación la realizan en el Grupo de Gestión Documental, haciendo el proceso teniendo en cuanta los siguientes parámetros.

Los documentos a los cuales se les debe realizar el proceso de foliación deben estar ordenados

hacen énfasis en el principio de orden original de expediente

En esta área realizan la foliación para todas las unidades documentales de una serie.

Cuando tienen documentos por ambas caras, escriben el número en la cara recta del folio.

Hacen énfasis en escritura clara y legible del numero sin tachones, sobre espacios en blanco del documentos, sin que afecte membretes, sellos u numeraciones originales

Tienen especial cuidado con los documentos en formato pequeño, a los cuales también deben foliar.

A los folios totalmente en blanco no los numeran

El auxiliar del outsourcing folia el expediente con lápiz en la parte superior derecha y legaja el expediente en carpeta


La organización de los documentos es en orden cronológico, teniendo en cuenta el orden original, al abrir el documento la primera fecha es la más antigua y finaliza con la más reciente

Respecto a la ordenación cronológica tienen en cuenta la fecha de radicación del documento principal, generado por el aplicativo ORFEO.

Utilizan el gancho legajador plástico para fijas los documentos en la carpeta

Retiran el material metálico como ganchos de cosedora o clips los cuales pueden causar deterioro.

Almacenan al final de la carpeta, impresos anexos como revistas, periódicos, planos, los cuales están previamente foliados e ingresados en el sistema Orfeo.

Al organizar la unidad documental retiran las hojas en blanco, y las copias.

Las fotografías, guía de acuse de recibo, o cualquier documento cuyo formato sea pequeño, los pegan en hojas tamaño carta y las en numeran de acuerdo al consecutivo.



Carpeta:

Consecutivo carpeta

Cantidad de folios; máximo 200

No de caja

Oficina productora

Código

Numero del expediente

Numero de serie

Nombre de la serie

Fechas extremas



Caja

Utilizan cajas X200, y el rotulo de numeración está impreso en la tapa delantera de dicha unidad de conservación

Año

Código dependencia

Código serie

Código subserie

Número de expediente

Fechas extremas



Es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.



Producción

El funcionario responsable del expediente en el área, crea el expediente virtual a partir del primer radicado que aparece del expediente e identifica el nombre de cada uno de los documentos que lo integran según el nombre dado en la TRD.

Cada expediente refleja cómo se encuentran organizados físicamente los archivos de cada una de las áreas productoras, de acuerdo con el orden cronológico de cómo se dan los hechos.

El asistente de la dependencia en el área, folia el expediente con lápiz en la parte superior derecha, legaja el expediente en carpeta, marca la carpeta en el extremo inferior derecho (identificación de carpeta) y la guarda en la caja X200 respectiva. Entrega el expediente al auxiliar asignado para digitalizarlo, indicando los nombres de cada uno de los tipos documentales, esto en cuanto a los anexos a los radicados.

Cada unidad de almacenamiento debe estar conformada por un máximo de 200 folios.

Los expedientes están conformados por documentos radicados y documentos denominados anexos, que no tienen número de radicado, y que se digitalizan siempre adjuntos a un documento identificado con un radicado y van en orden de digitalización.


Para la alimentación de expedientes virtuales, se hace necesario que los funcionarios y contratistas de la Superintendencia incluyan los radicados oportunamente a los expedientes virtuales, el no realizar esta actividad oportunamente, puede ocasionar que una vez conformado físicamente el expediente en el Grupo de Gestión Documental, éste deba ser nuevamente organizado y foliado, lo que genera un retraso en las actividades propias del proceso de Gestión Documental y un reproceso de todo el trabajo realizado en la conformación de expedientes .

Los funcionarios que administran los expedientes virtuales que al momento de excluir un radicado de un expediente y anexarlo a otro se informe al Grupo de Gestión Documental para que se realice la exclusión física de dicho radicado.

El personal del outsourcing que administra las diferentes series documentales será el encargado de realizar la impresión de los documentos que se encuentren incluidos en los expedientes virtuales, los cuales serán archivados en el expediente físico. La dependencia será la encargada de entregar los anexos de dichos radicados si es el caso.

Transferencia

El asistente de la dependencia en el área, organiza el expediente físico en orden cronológico en forma de libro, depurando aquellos documentos que son borradores, retirando cualquier objeto metálico, fotocopiando los documentos que se encuentran en soporte fax y cambiándolos.

El responsable de cada área, elabora el inventario y organiza la documentación en carpetas y cajas de archivo, el Coordinador de Grupo o Jefe de cada área solicitará al Grupo Centro de Gestión Documental la recepción de las cajas para su custodia, administración

Estableciendo una fecha de entrega y revisión de los documentos (cajas y carpetas) frente al inventario de documentos a entregar

Se elabora un acta de entrega en formato establecido “Entrega y recibo de transferencias documentales

Ubicar las cajas de archivo inactivo en los estantes metálicos, en un orden numérico consecutivo, según el sistema establecido en depósito de Archivos.

Revisar que el Rótulo para identificar las cajas de archivo inactivo esté pegado en la cara frontal de esta o que la caja este debidamente marcada en el formato pre impreso que tiene la misma caja, y ubicarlas en los estantes que se encuentran en el depósito de Archivos.

Informar al funcionario encargado en el Grupo de Gestión Documental para que en el archivo electrónico -en Excel- entregado por el empleado que realiza la transferencia documental, se ingrese en la base de datos de transferencias documentales la información que reposa en el Archivo.

El Grupo de Gestión Documental no puede recibir documentos que no se encuentren inventariados y mucho menos si son para transferencia

Organización

El auxiliar del outsourcing organiza el expediente físico en orden cronológico en forma de libro, depurando aquellos documentos que son borradores, retirando cualquier objeto metálico, digitalizando e imprimiendo los documentos que se encuentran en papel químico para ser reemplazados.

Si existen documentos que fueron remitidos por otros medios, estos se incluyen en el consecutivo respectivo de acuerdo a la fecha. Los Anexos que son medios magnéticos o planos se incluyen en el módulo destinado para este tipo de documentos, marcados con el número de radicado al que pertenecen.

El auxiliar del outsourcing busca el expediente virtual en ORFEO, y por la pestaña “expediente” observa los documentos virtuales que contiene, verificando cuáles documentos de los físicos ya se encuentran en el expediente virtual y cuáles se encuentran en el expediente virtual pero no en el expediente físico.

El auxiliar del outsourcing folia el expediente con lápiz en la parte superior derecha y legaja el expediente en carpeta.

La organización al interior de las cajas se realiza de izquierda a derecha en orden consecutivo de carpeta, dejando a la vista la identificación de la carpeta


Conservación

Una vez en las carpetas, se insertan los documentos en cajas (en promedio de 80 a 100 carpetas por caja). Se ubican las cajas en los muebles rodantes.

El expediente físico es entregado al auxiliar, quien marca la carpeta (identificación de carpeta con número de serie, subserie, dependencia, nombre, número del expediente y fecha.), diligencia el formato único de inventario con la información del expediente y guarda en la caja X200 respectiva, identificándola mediante sticker.

Consulta y préstamo documental

Cuando un funcionario de la Superintendencia requiere el acceso al expediente físico que administra el Grupo de Gestión Documental, lo solicita mediante correo electrónico al auxiliar encargado de organizar la serie respectiva. Una vez localizado el expediente el auxiliar le informará sobre la disponibilidad del mismo para que sea retirado, firmando la “afuera” (planilla de control de préstamo de expedientes.)

Sólo se prestan expedientes a aquellos funcionarios que estén autorizados por las áreas que son responsables de las series a las que corresponden los mismos. Y cuando la solicitud es realizada por un usuario, es el área quien debe autorizar y solicitar el documento para consulta o duplicación.

Tabla de Retención Documental

Cuando exista una solicitud de modificación de las TRD a nivel de tipo documental, el Grupo de Gestión Documental asesorará a la dependencia solicitante respecto a las funciones y procedimientos que recopila la actual TRD. Las solicitudes deben realizarse por correo electrónico a la Coordinación del Grupo de Gestión Documental, argumentando su necesidad y soportándolo si es por norma alguna. Esta solicitud siempre deberá provenir del Director, Jefe o Coordinador del área respectiva o de lo contrario no será aceptada.

Cuando una solicitud implica la creación de una nueva serie y subserie con tipos documentales, es necesario:

1. Informar la norma que le establece esta función a la Dependencia y por lo tanto que obliga a generar documentación al respecto.

2. Identificar los nombres que la dependencia propone sean los de la serie documental, la subserie documental y listar los posibles tipos documentales que integrarían esa subserie.

3. A partir de los valores administrativos, Fiscales, Históricos, Jurídicos o Legales, etc., que pueda tener la documentación que allí reposa, proponer el tiempo en años que se debe conservar en el AG (archivo de gestión) y en el AC (archivo central). Así mismo proponer la disposición final, una vez se cumplan estos tiempos en AG y AC esto es, si se elimina la documentación, si se conserva totalmente (porque es documentación histórica) si se selecciona una parte o si se microfilma, con la respectiva justificación.

4. Igualmente deben informar el término de trámite en días hábiles o calendario que tendrá el tipo documental para documentos a los cuales la dependencia determina que se les debe realizar control de tiempo de trámite.

Una vez verificadas las funciones y procedimientos y si es viable la creación o modificación de tipos documentales se realizan, por parte del funcionario designado en el Grupo de Gestión Documental, los ajustes a las TRD en el módulo de “Tabla de Retención Documental” de ORFEO.

El Sistema ORFEO en el módulo de Tablas de Retención Documental cuenta con el ítem denominado Administrar TRD y dentro de este el permiso para tipificar y modificación de TRD (Área), cuya relación facilita la aplicación de este instrumento.


Eliminación Documental

En los archivos de la Superintendencia de Servicios Públicos se realizará la aplicación de la Tabla de Retención Documental aprobada, efectuando la eliminación de documentos que resulten de esta operación, para lo cual se levantará un acta en donde se discriminen los documentos a eliminar. En esta operación participará un funcionario del Grupo de Gestión Documental y un representante invitado de la Oficina de Control Interno.

El mecanismo para la destrucción de los archivos será el picado, atendiendo el volumen del mismo, si es un bajo volumen, se realizará directamente por los funcionarios previa verificación de los datos contenidos en el inventario, si es un alto volumen, se realizará mediante empresa especializada en picado de papel.


Archivo Central

El funcionario que solicite una información de transferencias ya realizadas, lo efectuará por medio de correo electrónico al funcionario responsable de consultas de fondo acumulado del Grupo de Gestión Documental, indicando el título de la unidad documental y el número de la unidad documental general (caja) en el cual fue entregado el expediente. Para ello, el funcionario debe revisar la base de datos ubicada en la intranet y que contiene el inventario de los documentos que han sido remitidos al archivo central y los que se encuentran en el Fondo acumulado. (Link: Intranet/Documentos/Archivos por dependencia).

Una vez los documentos lleguen a las instalaciones de la Superintendencia, el funcionario responsable de las consultas informará al solicitante para que proceda a retirarlo, firmando las planillas de control de préstamo

Los tiempos de respuesta a las solicitudes de acceso a la información son las siguientes: si la solicitud tiene el carácter de urgente y así es indicado por el solicitante, en dos horas el documento podrá ser retirado, o si la solicitud es de carácter general y normal, el documento podrá ser retirado en cuatro horas.


Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

El Centro de Documentación de la Superintendencia de Servicios Públicos sirve de referencia a usuarios en general y a funcionarios y contratistas en particular, interesados en la búsqueda y consulta de información para fines de estudio, de análisis e investigación, en el sector de los servicios públicos y temas afines a nivel nacional e internacional. Además, cuenta con una colección general jurídica, con la memoria institucional e información técnica de la Entidad.

En la Superintendencia de Servicios Públicos existe el sistema BIBLOS para el control de las publicaciones con que se cuenta en el Centro de Documentación. El funcionario que desee tener acceso a una publicación, debe solicitarlo a través del sistema y posteriormente confirmarlo de forma verbal o telefónica.

Una vez el responsable del Centro Documental tenga acceso a la publicación, se comunica con el funcionario para que proceda a retirar la documentación.

No se presta material bibliográfico si no es solicitado por el sistema BIBLOS.


11) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad y

explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

El documento pertenece al Grupo de Peticiones Quejas y Reclamos

Esquema:

El usuario radica la petición, queja o reclamo en la unidad de correspondencia de la Superintendencia

El auxiliar de la lo digitaliza

El auxiliar lo tipifica y agrega a la serie respectiva dentro del aplicativo Orfeo

Serie:

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Subserie

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Tipo documental

P.q.r.

Dentro del recorrido de la unidad de correspondencia se entrega el físico al funcionario destinado para este tramite.

El funcionario genera una respuesta mediante un acto administrativo a los 15 días de radicado el documento

En el archivo de gestión se crea un expediente, tanto físico como virtual, se conserva en este fase de 5 años

El funcionario encargado transfiere el documento al archivo central, donde se conserva 5 años

Del archivo central se transfiere al inactivo por 5 años

Posterior a estas transferencias según la TRD se dispone el proceso de selección, con el procedimiento

“POR CADA 5 AÑOS CONSERVAR EL 10% DE LA DOCUMENTACIÓN YA PRESCRITA COMO MUESTRA HISTÓRICA, SERÁN OBJETO DE TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL AL AGN ”

DESARROLLO LAN COLOMBIA

1) Visiten un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indiquen el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que les ofrece la información y teléfono. Haga un comentario como se encuentra organizada su documentación. Elaboren como mínimo 10 preguntas en cada uno, las cuales les permitan aclarar las dudas que tengan respecto a la gestión documental, identifiquen en ellos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

Archivo Privado

Entidad: LAN COLOMBIA

Funcionario: Camilo Avendaño

Teléfono: 5113000

Ubicación: Transversal 93 No 51 – 98 Bodega 24

Preguntas











11. ¿Los formatos de los documentos están estandarizados?






Preguntas


Respuesta:

LAN posee tablas de retención, su ultima actualización fue en junio de 2013


Respuesta:

Si, tienen un archivo central para custodia en esta fase de archivo


Respuesta:

No, por presupuesto no se ha podido implementar el uso de un programa de gestión documental


Respuesta:

Si, Al archivo, solo para custodia en el archivo inactivo


Respuesta:

El outsorcing interviene únicamente en el archivo inactivo


Respuesta:

No, el archivo central simplemente posee una buena ventilación, lo cual elimina el riesgo de la humedad, pero no contamos con des humificadores o algún otro elemento que garantice la correcta conservación de la documentación, en el archivo inactivo el outsorcing cuenta con la medidas necesarias para tal fin ya que tiene certificaciones en esta materia.


Respuesta:

Ya que no contamos con el suficiente espacio en el archivo de gestión y en el central, los tiempos de retención en cada una de estas fases, están determinados para que retener los documentos el mínimo tiempo y poderlos transferir, al inactivo para su conservación


Respuesta:

Si, se llama Tecnideal


Preguntas


Respuesta:

El proveedor genera certificaciones y videos con el proceso de eliminación.


Respuesta:

No, en el momento se esta realizando con el área de calidad.

11.¿Los formatos de los documentos están estandarizados?

Respuesta:

El área de calidad a estandarizado varios formatos


Respuesta:

Las capacitaciones se hacen anuales a los funcionarios que generan o manejan documentos en el ejercicio de sus funciones


Respuesta:

LAN, tiene 18 bases en Colombia


Respuesta:

No cuenta con archivo histórico solamente Inactivo


Respuesta:

Si, tenemos manuales de archivo y correspondencia, procedimientos para transferir o eliminar documentos, y políticas de archivo y correspondencia

Comentario: El archivo esta ordenado por el sticker consecutivo de las cajas, las cuales se pueden ubicar en un Excel con la descripción topográfica de cada una de estas, el acceso a la información es bastante rápido aunque la consulta sobre esta documentación que posee valores primarios es casi nula.


2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:

Archivo total

Se refiere al ciclo vital de los documentos desde su producción hasta su disposición final.

Ciclo vital de los documentos

Se refiere a las distintas fases por la que pasa el documento, llamadas activa, semiactiva e inactiva, en la etapa activa o archivo de gestión se conserva la información que se consulta constantemente, en la semiactiva se guarda la información cuya consulta es esporádica y en el archivo inactivo se almacenan los documentos que deben conservar hasta que cumplan su retención para su posterior eliminación o selección.

Principio de procedencia

Tiene que ver con la procedencia real de los documentos, nos permite determinar cuáles son los documentos producidos por una entidad en el ejercicio de sus funciones, estableciendo que los documentos generados por un organismo no se deben mezclar con los otros, permitiendo la cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo.

Principio de orden original

Establece que los documentos se deben conservar en el orden en el que se produjeron o clasificarse de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad durante su función administrativa, esto se debe reflejar en el expediente o carpeta permitiendo ubicarlos de manera consecutiva.

Folio

Es la numeración individual que se le proporciona a cada documento, es una hoja.

Legajo

Es una unidad de conservación, expediente o carpeta.

Fondo:

Comprende todos los documentos producidos, recibidos y almacenados, por una entidad reflejando su estructura, funciones y actividades desarrolladas, resguardando la memoria histórica de una organización.

Subfondo

Es un conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por un área de la entidad en el ejercicio de sus funciones.

Serie

Es un conjunto ordenado de expedientes que se produjeron de manera continua reflejando la misma función o actividad.


Subserie

Son un conjunto de expedientes que hacen parte de la serie, derivándose de la misma gestión pero su contenido determina un asunto específico.

Tipo documental

Es una unidad documental producida por una entidad en el desarrollo de sus actividades, la cual se regula por un procedimiento y tiene un formato definido definida por unas características particulares.

Unidad documental simple

Son un conjunto de documentos que se generan por una acción administrativa conformándose por una sola tipología documental ya que pertenecen a la misma función.

Tablas de valoración

Son el producto de la intervención y análisis de un fondo documental acumulado, presentando la totalidad de las series determinadas en el proceso, con sus fechas extremas, su respectiva valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la ultima.

Tablas de retención

Es una herramienta administrativa que nos permite determinar cuáles son los documentos que produce una entidad en el ejercicio de sus funciones clasificándolos en series, subseries y tipos documentales, estableciendo su retención y su disposición final.

Valor primario

Se refiere a los valores de los documentos en cuanto a su utilidad inmediata, relacionados con aspecto administrativo, legal, contable etc.

Valor secundario

Se refiere a los valores de los documentos a futuro, como un soporte testimonial o histórico de una actividad específica de la entidad u organización.


Valores primarios

Manifiestos de vuelo

Contratos de Arrendamiento

Reportes de venta

Cobus

Valores secundarios

Programas de Imagen Corporativa

Informes Junta Directiva

Informe Anual Operacional

Informes Cambio de marca



Serie:

CONTRATOS

Subserie:

Contratos flota de aviones

Tipo documental:

Certificado de aeronavegabilidad

Contrato de Leasing

Matrícula

Certificados de seguros

Correspondencia

Serie:

DECLARACIONES

Subserie:

Declaración de impuesto de Retención en la Fuente

Tipo documental:

Formulario declaración de impuesto de Retención en la Fuente

Comunicaciones

Anexos

Serie:

AUDITORIAS

Subserie:

Auditorías externas

Tipo documental:

Memorandos

Papeles de trabajo

Lista de chequeo

Agenda

Acciones Correctivas

Acciones Preventivas



Pasabordos manuales

Vales de transporte tripulantes

Vales de transporte mantenimiento

Vales de transporte personal carga

Overnight-daily-"l" check

Ramp check

Hojas de vida


El responsable de archivo verifica que la unidad documental este organizada, teniendo en cuenta el principio de orden original, verificando las fechas del documento.

Asigna un número consecutivo a cada folio en la parte inferior derecha, teniendo en cuenta que su lectura sea clara.

No le asigna número a los folios en blanco.


Los funcionarios de las oficinas productoras clasifican la documentación de acuerdo a las series y subseries establecidas en las tablas de retención documental

Se tiene en cuenta el orden original, con el documento mas reciente al abrir la carpeta.

En las historias laborales o facturas de proveedores se realizan procesos de foliación



Carpetas

Al hacer la transferencia el responsable pega un código de barras, el cual describe en el formato de transferencia documental.

Es utiliza un adhesivo que se adhiere a la carpeta con los siguientes datos,

Área

Descripción de la serie

Fechas extremas

Caja

Al hacer la transferencia el responsable pega un código de barras, el cual describe en el formato de transferencia documental.

El responsable anota a mano el nombre del área, la serie y el año, en la parte derecha de las cajas estos datos están rotulados en dicha unidad documental.


Es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.




Producción:

El área de calidad estandariza los diferentes formatos y que quedaran como un registro de una determina actividad, casa matriz en chile determino con su área de procesos los formatos a manejar en los aeropuertos y en la oficinas de ventas, por ejemplo se cuenta con un formato especifico para los menores recomendados.

Recepción

A través de la unidad de correspondencia se reciben documentos que posteriormente conformaran los expedientes que se manejan al interior de las áreas, como facturas de proveedores, viáticos de los funcionarios, requerimientos de los organismos de control, etc.

Distribución y tramite

A través de los diferentes recorridos se entregan los documentos radicados y el funcionario encargado de un proceso determinado generara el tramite pertinente

Organización

Los diferentes expedientes se organizan de cuerdo al orden original, en LAN, al abrir la carpeta se encontrara el documento mas reciente.

Los funcionarios deben utilizar lo menos posible materiales metálicos, como lo son ganchos de cosedora los cuales alteren la integridad de los documentos

Consulta

Dentro de esta fase de archivo los funcionarios de cada área consultan su información, y la ordenan en la estantería de la manera mas efectiva para realizar este proceso

Transferencia

Teniendo en cuenta las TRD el funcionario realiza el siguiente proceso

Solicitar cajas codificadas para archivo.

Identificar en la caja la unidad administrativa y la oficina productora de documentación.

Empacar en cajas de archivo, las unidades de conservación (carpetas, libros, etc.) que va a transferir.

Marca el paquete o carpeta con la información completa sobre su contenido.

Relacionar uno a uno en el formato de transferencia, las unidades de conservación (carpetas, libros, etc.) que contenga dicha caja.

Diligenciar el formato establecido para la transferencia.

Informe al administrador del archivo sobre la intención de transferir documentación, y envíe paralelamente el archivo electrónico a su correo

Conservación

las áreas de archivo poseen las condiciones intrínsecas para que la documentación se conserve adecuadamente.

Eliminación

La eliminación de los diferente documento se hace de acuerdo a las TRD, a traves del proveedor designado para este fin.




Organización

Al archivo central los funcionarios de LAN transfieren expedientes totalmente conformados, los cuales ya están organización por lo tanto no se realiza ningún proceso de inclusión de folios o de organización.

Consulta

La consulta de documento en esta fase de archivo es mínima, aunque cuando se requiere un documento transferido, el funcionario envía un correo electrónico al supervisor de gestión documental informando cual es el documento que requiere y en cual caja esta ubicado.

El supervisor ubica el documento y digitaliza la información requerida

Si el funcionario solicitante necesita acceso físico al expediente se envía con un mensajero a la oficina de este,

Conservación

El deposito del archivo central, posee una buena ventilación, lo cual elimina el riesgo de la humedad, pero no contamos con des humificadores o algún otro elemento que garantice la correcta conservación de la documentación, en el archivo inactivo el outsorcing cuenta con la medidas necesarias para tal fin ya que tiene certificaciones en esta materia.

Eliminación

Mensualmente se entregan documentos que han cumplido su tiempo de retención , al proveedor de destrucción de documentos y este generan una certificación con un registro visual del proceso realizado

Transferencia

Teniendo en cuanta las TRD se realiza el procedo de transferencia de documentos al archivo inactivo.


LAN, no tiene Archivo Histórico, solamente un archivo Inactivo


10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

El funcionario que va a realizar un viaje a una de las bases, diligencia el formato solicitud de anticipo de viáticos, donde especifica el recorrido que hará , cuanto va a gastar el taxi, en que fecha, hora y vuelo en el que viajara.

Lo envía por correo electrónico a la persona encargada por área de realizar la aprobación del dinero

El funcionario aprobador confirma a tesorería el monto a consignar a la cuenta del funcionario

El funcionario aprobador confirma al área de trotamundos la fecha , hora y vuelo, realizando la reserva

Estas áreas envían al correo del solicitante la confirmación de consignación de dinero y el numero de reserva

El funcionario solicitante ingresa a LAN.COM, realizando el check list, donde escoge la silla de avión para su viaje

Realiza su viaje

Realiza la legalización de los viáticos generando la serie Cobus, compuesta por:

El boarding pass de vuelo de ida y vuelta

Relación impresa con los recorridos y cuanto dinero gasto en transporte

Recibos de pago de almuerzo

Recibos de caja menor especificando el dinero gastado en cada uno de los transportes

El solicitante envía por correo interno en un sobre este legajo al funcionario aprobador

El aprobador verifica la información si es necesario reembolsar dinero se hace con tesorería.

Envía al área de contabilidad un legajo por funcionario con los siguientes documentos:

Solicitud de anticipo

Certificado de descuento

Legalizaciones de viajes

consignaciones

El funcionario de lo contabiliza y conforma un expediente de Cobus por mes, los cuales tiene en su archivo de gestión 12 meses.

Los transfiere al archivo central con un tiempo de retención de 12 meses

Y su vez se transfieren al archivo inactivo por 96 meses, posterior a estos 10 años se elimina la totalidad de la serie.

DESARROLLO

11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión documental, y permitirá a las entidades publicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado.

El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la función archivística.

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Adiciona los siguientes ítems

a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

c. Sistemas de Información Corporativos.

d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e. Sistemas de Administración de Documentos.

f. Sistemas de Mensajería Electrónica.

g. Portales, Intranet y Extranet.

h. Sistemas de Bases de Datos.

i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.

j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

k. Uso de tecnologías en la nube.

Le da responsabilidad de políticas, planes y programas tecnológicos, es del Ministerio de Tecnología de La Información y las comunicaciones.

Art.3 Adiciona responsabilidad a los contratistas.

La Coordinación de la gestión documental quedó a cargo de los Secretarios Generales.

Describe Principios Proceso GD.

Planeación, Eficiencia, Economía, Control y seguimiento, Oportunidad, Transparencia, Disponibilidad. h. Agrupación, Vínculo archivístico., Protección del medio ambiente, Autoevaluación, Coordinación y acceso, Cultura archivística, Modernización, Interoperabilidad. Orientación al ciudadano. Neutralidad tecnológica. Protección de la información y los datos.

Componentes de la política de gestión documental: Marco conceptual, estándares, Metodología, Programa de gestión, interacción.

Etapas de la gestión de los documentos: Creación, Mantenimiento, Difusión, Administración.

DESARROLLO

DESARROLLO

Acuerdo 003 de 2013

Por el adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del AGN

Este comité es el encargo de determinar la valoración y disposición de los documentos, en cuya responsabilidad está la de proteger el patrimonio documental de Colombia

Este comité está conformado por miembros de la alta dirección del AGN y el Ministerio de Cultura representantes de la Academia Colombiana de Historia y el Colegio Colombiano de Archivistas.

Funciones

Asesorar al AGN para determinar el valor secundario de documentos que este requiera

Emitir conceptos sobre tiempos de conservación de documentos de entidades públicas

Asesorar al director del AGN en asuntos sobre la evaluación de tablas de retención documental

Pronunciarse sobre la eliminación de documentos de entidades públicas

Dar conceptos sobre la elaboración de planes para el manejo y protección del patrimonio documental de la nación.

Proponer acciones tendientes a la protección del patrimonio documental de la nación y establecer que actividades atentan contra la conservación y preservación del mismo

Acuerdo 004 de 2013

Modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD y TVD

Alcance

Las TRD se deben aplicar tanto a los documentos físicos como a los electrónicos.

Las TRD y TVD se hacer a partir del cuadro de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico funcional de la entidad.

No podrán fijarse tiempos de retención por tipo documental independiente de su soporte sea físico o electrónico

Elaboración

Deben cumplir con los siguientes criterios

Idoneidad: Elaboradas por equipo interdisciplinario

Análisis contextual: Aplicar normas legales y contexto histórico

Trazabilidad y control: Deben conservar todos los soportes que se generaron para la elaboración de las TRD y TVD

Aprobación

Deben ser aprobadas por el representante legal de la entidad mediante acto administrativo.

Publicación

Las TRD y TVD deben publicarse en la página Web de la entidad

DESARROLLO

Presentación

Dentro de los 30 días siguientes a su aprobación por el Secretario General, presentara las TRD y TVD al comité evaluador de documentos del AGN, posterior a su evaluación el Secretario solicitara la inscripción de las TRD y TVD en el registro único de series documentales del AGN.

Si el concepto técnico emitido por el Comité determina que las TRD y TVD no cumplen requisitos del AGN, se solicitara a la entidad que aprobó que realice los ajustes determinados, so pena de recibir las sanciones establecidas en la ley 594 de 2000

Evaluación

El comité evaluador tendrá un plazo de 90 días a partir de la recepción, para evaluar las TRD y TVD

Implementación

Una vez aprobadas las TRD y TVD las entidades deberán realizar su implementación

Actualización

Se deben actualizar en los siguientes casos

Cambios estructura orgánica de la entidad

Cambios de funciones

Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, o liquidación

Cambios normativos en el país

Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos

Cuando se hagan cambios en el la valoración de documentos

Eliminación

La eliminación de documentos se debe basar en las TRD y TVD aprobadas por el comité de archivo.

La entidad debe presentar en su página Web el inventario de los documentos que serán eliminados

Las actas de eliminación se deben mantener publicadas en la página Web de la entidad

La eliminación de documentos se debe hacer por series y Subserie documentales no por tipos documentales

DESARROLLO

Acuerdo 005 de 2013

Establece criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de archivos.

Clasificación

Las entidades deben realizar el procesos de clasificación, cuyo resultado es el cuadro de clasificación documental, representado en los niveles y subniveles, fondo, subfondo, sección, subseccion, serie, Subserie, unidad documental compuesta y simple.

Todas las entidades están obligadas a conformar un archivo central, cuya responsabilidad es la de recibir, organizar, custodiar, describir, contralar y facilitar el acceso a la documentación

Las entidades estatales deben transferir sus archivos con valor histórico al AGN

Ordenación

Las entidades deben organizar la documentación teniendo en cuenta, el principio de orden de procedencia, orden original, integridad de los fondos. La ordenación documental se hace a todos los niveles, subfondo, sección, subseccion, serie, Subserie, expedientes

Ordenación de Fondos, cuadro de clasificación documental

Ordenación sección, subseccion, TRD

Ordenación Serie, Subserie, TRD, TVD y cuadro de clasificación documental

Descripción

Es un proceso sistemático que se realiza en cada fase de archivo, inicia con la radicación y registro en las áreas de gestión documental, realizar la transferencia documental en cada fase de archivo se debe diligenciar el inventario documental, el cual es un instrumento en el que se describen un conjunto de documentos, para establecer un control físico, administrativo e intelectual de estos. Adicional al inventario se pueden utilizar otros instrumentos de descripción tales como los índices y catálogos

Establece áreas de descripción

Área de identificación,

contexto,

contenido y estructura, c

condiciones de acceso y utilización,

documentación asociada, notas,

descriptores con funciones y relaciones y finalmente

área de control de la descripción

Las entidades deben desarrollar procesos de descripción documental adoptando medios tecnológicos apropiados , que permitan la visualización de los instrumentos de descripción en la red nacional de archivos

NETGRAFIA

Conceptos

http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=376

Manual de procedimientos

http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=2344%3Amanuales-de-procedimientos-mapros&catid=250%3Aplaneamiento-organizacion&lang=es&Itemid=101583

Decreto 2609 de 2012

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2012/Documents/DICIEMBRE/14/DECRETO%202609%20DEL%2014%20DE%20DICIEMBRE%20DE%202012.pdf

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259#





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