tablas dinámicas en excel 2010

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Introducción a gráficas y tablas dinámicas de Excel Las tablas dinámicas es una de las funciones interactivas más útiles y tecnológicamente avanzadas que nos ofrece Microsoft Excel 2010, abriendo a todos la posibilidad de resumir, calcular, visualizar, explorar y analizar grandes volúmenes de datos. ¡Con tan solo unos clics es posible diseñar cualquier tipo de resumen que podamos imaginar! ¿Qué son las tablas dinámicas de Excel? Uno de los aspectos más importantes de esta innovadora herramienta es la interactividad que nos ofrece. Después de crear un informe de gráficas o tablas dinámicas es posible reorganizar de forma interactiva la información de múltiples formas, agrupar, filtrar, aplicar formato e incluso emplear fórmulas para realizar nuevos cálculos. Las tablas dinámicas han existido desde Microsoft Excel 1997, y sus características han sido mejoradas en cada nueva versión. A pesar de su utilidad muchos usuarios suelen pasar por alto sus características al creer que resultan demasiado complejas. Nada más lejos de la realidad, ya que con los nuevos avances y mejoras en el rendimiento crear un informe de gráficas o tablas dinámicas nunca ha sido tan sencillo. Otro nombre que reciben las tablas dinámicas es tablas pivote. Un pivote es un eje central sobre el que distintos elementos pueden rotar o girar. Las tablas dinámicas deben su nombre a la rotación (pivoting en inglés) de los datos dentro de la misma. Si pensamos en nuestros datos como un objeto físico las tablas dinámicas nos permiten manipularlos para verlos desde diferentes perspectivas. ¡Nos invitan a explorar nuestros datos para transformarlos en información! ¿Qué datos son apropiados emplear en gráficas o tablas dinámicas de Excel? Las tablas dinámicas requieren siempre de un origen de datos válido. Es posible definir como origen de datos un rango de nuestra hoja de cálculo, otras tablas dinámicas, otros libros de Microsoft Excel, o incluso una fuente de datos externa, como por ejemplo bases de datos creadas en otras aplicaciones como Microsoft Access y SQL Server. Por lo general todos los campos de una base de datos pueden ser clasificados como campos de datos, o campos categóricos. Los campos de datos contienen los valores que queremos resumir, conforme los campos categóricos nos ofrecen una descripción de lo que representan los datos. Cada columna o campo de los datos de origen se convierten en campos de una tabla dinámica para resumir, organizar o filtrar nuestra información.

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Introduccin a grficas y tablas dinmicas de Excel

Lastablas dinmicases una de las funciones interactivas ms tiles y tecnolgicamente avanzadas que nos ofrece Microsoft Excel 2010, abriendo a todosla posibilidad de resumir, calcular, visualizar, explorar y analizar grandes volmenes de datos. Con tan solo unos clics es posible disear cualquier tipo de resumen que podamos imaginar!Qu son las tablas dinmicas de Excel?Uno de los aspectos ms importantes de esta innovadora herramienta es la interactividad que nos ofrece. Despus de crear un informe degrficasotablas dinmicases posible reorganizar de forma interactiva la informacin de mltiples formas, agrupar, filtrar, aplicar formato e incluso emplear frmulas para realizar nuevos clculos.Lastablas dinmicashan existido desde Microsoft Excel 1997, y sus caractersticas han sido mejoradas en cada nueva versin. A pesar de su utilidad muchos usuarios suelen pasar por alto sus caractersticas al creer que resultan demasiado complejas. Nada ms lejos de la realidad, ya que con los nuevos avances y mejoras en el rendimiento crear un informe degrficasotablas dinmicasnunca ha sido tan sencillo.Otro nombre que reciben lastablas dinmicases tablas pivote. Un pivote es un eje central sobre el que distintos elementos pueden rotar o girar. Lastablas dinmicasdeben su nombre a la rotacin (pivotingen ingls) de los datos dentro de la misma. Si pensamos en nuestros datos como un objeto fsico lastablas dinmicasnos permiten manipularlos para verlos desde diferentes perspectivas. Nos invitan a explorar nuestros datos para transformarlos en informacin!Qu datos son apropiados emplear en grficas o tablas dinmicas de Excel?Lastablas dinmicasrequieren siempre de un origen de datos vlido. Es posible definir como origen de datos un rango de nuestra hoja de clculo, otras tablas dinmicas, otros libros de Microsoft Excel, o incluso una fuente de datos externa, como por ejemplo bases de datos creadas en otras aplicaciones como Microsoft Access y SQL Server.Por lo general todos los campos de una base de datos pueden ser clasificados como campos de datos, o campos categricos. Los campos de datos contienen los valores que queremos resumir, conforme los campos categricos nos ofrecen una descripcin de lo que representan los datos. Cada columna o campo de los datos de origen se convierten en campos de unatabla dinmicapara resumir, organizar o filtrar nuestra informacin.Para poder elaborar un informe de tabla o grfico dinmico es indispensable contar con un origen de datos organizado como una base de datos, tal como el del ejemplo de la figura1.1.B. No nos resultarn de utilidad datos en forma de tablas, resmenes o sumarios, tales como los de la figura1.1.A.

Fig. 1.1.A Datos organizados como tablas o sumario: no es factible emplear este tipo de datos para elaborar un informe de grficos o tablas dinmicas.

Fig. 1.1.B Datos organizados como base de datos: esta es la forma ideal de organizar los datos para elaborarun informe de grficos o tablas dinmicas.ImportanteRecuerdenverificar en detalle que la primera fila de nuestros datos contenga todos los rtulos de columna, comprobar que cada columna contenga un solo tipo de datos y eliminar del origen de datos cualquier subtotal calculado previamente si existieran.Glosario de Trminos claves para grficas o tablas dinmicas de Excel.Un primer paso para entender el poder que se encuentra a nuestro alcance al emplear grficos ytablas dinmicases entender la terminologa asociada a esta herramienta. Campos: son el resumen de las mltiples columnas y filas de nuestra base de datos original. Pueden ser asignados como etiquetas de fila, etiquetas de columnas, filtros o valores. Etiquetas de Fila: son camposcategricosde la base de datos original a los que se ha asignado una orientacin de fila en la tabla dinmica. Etiquetas de Columna: son camposcategricosde la base de datos original a los que se ha asignado una orientacin de columna en una tabla dinmica. Valores: son campos dedatosde la base de datos original que muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Excel nos ofrece varias formas de resumir nuestros datos (sumas, restas, multiplicaciones, promedios, recuentos, etc). Filtro de Informe: soncamposque nos permiten establecer cual es el subconjunto de datos que deseamos mostrar de acuerdo al cumplimiento de criterios especificados y ocultar datos que no se desee mostrar.Espero que esta informacin sea de total utilidad para todos como una introduccin al fascinante mundo del uso de lastablas dinmicasy grficos dinmicos en Excel 2010.

Tablas Dinmicas En Excel 2010

UtilizaTablas dinmicas deExcely veras fcilmente las tendencias, modelos y comparaciones.Las tablas dinmicas permiten tomar decisiones fundamentadas sobre datos crticos de una organizacin.Una tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Utiliza una tabla dinmica para analizar detenidamente datos numricos y responder a preguntas no anticipadas sobre los datos.Una tabla dinmica est especialmente diseada para los siguientes casos: Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas para el usuario. Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados. Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters. Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resmenes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa. Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.Es recomendable utilizar una tabla dinmica cuando desees comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de nmeros para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero.En el siguiente ejemplo te indicaremos paso a paso como desarrollar una tabla dinmica:En el ejemplo a continuacin se busca totalizar los productos vendidos(Columna ProductoVs Columna Cantidad)en un periodo determinado, para realizar esta operacin debes seguir los siguientes pasos:En la fichaInsertar,en el grupoTablas, haces clic enTabla dinmicay, a continuacin, enTabla dinmica.

Luego de estoExcelmostrara un cuadro de dialogo en donde vas a seleccionar el rango de los datos que deseas comparar, sin embargo con anterioridad puedes seleccionar los datos, en cualquiera de los casos de es correcto, en la imagen anexa se detalla este procedimiento.

Una vez realizado este pasoExcel abre una nueva hoja en el libro y en esta se presenta un submenu del lado derecho de la hoja(Lista de campos de tabla dinmica)en donde vas hacer clic en los campos que representan las columnas (Seleccionar campos para agregar al informe) despues de realizar este procedimiento en el lado izquierdo de la hoja en efecto se va a reflejar laTabla Dinmicacon el totalque representa cada producto y un total general de todos los productos. En la imagen anexa semuestra en detalle el procedimiento.

Para mayor detalle puedes descargar el siguiente archivo (TablaDinmicaExcel 2003);(TablaDinmicaExcel 2007)con el fin de practicar el ejercicio anteriormente expuesto.Si deseas obtener mayorinformacin tambienpuedes consultar (Pagina Oficial de Microsoft Excel).

Tablas Dinmicas y campos.

LasTablas Dinmicashan supuesto la revolucin en Hojas de Clculo de los ltimos aos. Permiten generar informes rpidos y flexibles. Si usted llega a conocer bien su funcionamiento puede cambiar radicalmente la gestin de su departamento o unidad de negocio.En este artculo vamos a crear unaTabla Dinmicapartiendo de una base de datos. En la tabla dispondremos de los costes de diferentes departamentos de la empresa para el ao 2010 y la previsin para 2011. Crearemos uncampo calculadoque nos permita observar el incremento de cada departamento en estos aos.La base de datos de partida es sencilla.

Coste por Proyecto y DepartamentoEn Excel 2007 vamos al menInsertary luegoTabla Dinmica. Siguiendo unos sencillos pasos llegamos a crear una tabla dinmica como la que se muestra en la siguiente imagen:

Disponemos de los costes del ao 2010 y la previsin para 2011 por cada uno de los departamentos. Los cuatro proyectos se han establecido como filtro de pgina en la parte superior de la tabla dinmica.Ahora deseamos disponer de una columna ms que nos indique la variacin porcentual experimentada por los costes entre los aos 2010 y 2011. Este objetivo se podra lograr por varios mtodos:1. Escribiendo en la celda D5 la frmula: =C5/B5-1. Esta frmula nos da el incremento en tanto por uno. Para verlo en porcentaje basta pulsar sobre el icono de porcentaje (%).2. Establecer la frmula anterior pero vinculando sobre las celdas C5 y B5. En este caso veremos que la frmula utiliza la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS. Esta forma de trabajar tiene la ventaja de que esta funcin apunta a la tabla dinmica y por tanto no perdemos el vnculo dinmico con la base de datos.3. Crear un campo calculado. Este es el mtodo que utilizaremos en este artculo.

Creacin del campo calculado

En Excel 2007 con el cursor sobre la tabla dinmica veremos arriba una nueva opcin denominada:Herramientas de tabla dinmicaAl pulsar sobre ella se abren un nuevo men sobre el que pulsaremos sobreFormulas.

La imagen anterior puede diferir de la que usted pueda ver en pantalla, ya que en Excel 2007 la cinta de opciones muestra diferentes iconos, o stos ms o menos resumidos en funcin de la resolucin de su pantalla y del tamao de ventana que utilice.Al pulsar sobreFrmulaselegimosCampo calculado.

Aparece una ventana denominada Insertar campo calculado en el que crearemos la frmula:=2011/2010-1La frmula se crea introduciendo los campos (columnas) de la tabla dinmica. En este caso calculamos el porcentaje de variacin por la clsica frmula:Valor Final / Valor Inicial -1Expresin que es igual a la siguiente:(Valor Final Valor Inicial) / Valor InicialEn nuestro caso los costes del ao 2010 son los valores iniciales y las previsiones para 2011 son los valores finales.

Esto genera una nueva columna que denominamosVar. %que recoge la variacin porcentual de los costes entre los aos 2010 y 2011. Inicialmente los valores que nos dan estn en tanto por uno y hemos de ser nosotros los que debemos dar formato a esos valores como Porcentaje de dos decimales.

Los campos calculados son muy tiles al trabajar con tablas dinmicas y tienen la ventaja de que no perdemos el vnculo dinmico con la base de datos.Ejercicio propuestoEn la Hoja3 disponemos de una base de datos con 200 registros con los siguientes campos: Fecha, Artculo, Facturacin y Unidades. Nuestro objetivo es crear una tabla dinmica agrupada por meses y trimestres en la que introducimos un campo calculado que nos proporcione el precio medio de venta en cada mes.Todos los datos de la base de datos son aleatorios. As la fecha es un valor aleatorio del primer semestre del ao 2010, y se genera con la frmula:=ALEATORIO.ENTRE(FECHA(2010;1;1);FECHA(2010;6;30))Los posibles artculos son cinco y se generan aleatoriamente con la frmula:=ELEGIR(ALEATORIO.ENTRE(1;5);Art1;Art2;Art3;Art4;Art5)En Excel 2003 y anteriores para que no de error la frmula ALEATORIO.ENTRE debemos haber activado el complemento deHerramientas para anlisis. Esto se puede activar en el menHerramientas,Complementos.Agrupando las fechas simultneamente por meses y por trimestres obtenemos la tabla dinmica que se muestra en la imagen.

Ahora hemos de crear el campo calculado que insertar una nueva columna en la tabla dinmica. Pretendemos calcular el precio medio, por tanto hemos de dividir la facturacin entre el nmero de unidades.

La tabla dinmica que obtenemos ya incorpora el campo calculado Precio medio.

Los resultados numricos que usted obtenga sern diferentes de los que se muestran en la anterior imagen, esto es debido a que la base de datos trabaja con valores aleatorios. Podemos ver cmo cambian los valores de la tabla dinmica al actualizarla. Para ello pulse con el botn derecho del ratn sobre la tabla dinmica y elijaActualizar.

Al cambiar los datos en la base de datos nuestra tabla dinmica se actualiza al pulsar sobre la opcinActualizar. En la gestin empresarial no dispondremos de datos aleatorios en la base de datos pero stos si sern cambiantes y podremos actualizar fcilmente nuestros informes ya que la tabla dinmica no pierde el vnculo dinmico con la base de datos.