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Reglamento Comité de Convivencia Laboral
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REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI
Tabla de contenido
CAPÍTULO 1: OBJETIVOS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ............................... 3
Artículo Primero - Objetivo General ............................................................................................... 3
Artículo Segundo - Objetivos Específicos ...................................................................................... 3
CAPÍTULO II: CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL ................... 4
Artículo Tercero - Conformación y Funcionamiento del CCL ....................................................... 4
3.1. Los miembros del CCL ........................................................................................................... 4
3.2 Competencias del CCL .......................................................................................................... 5
CAPÍTULO III: FUNCIONAMIENTO DEL CCL ............................................................................ 8
Artículo Cuarto - Instalación ........................................................................................................... 8
Artículo Quinto - Funciones del presidente .................................................................................... 9
Artículo Sexto - Funciones de la secretaria ..................................................................................... 9
Artículo Séptimo - Capacitaciones para los miembros del CCL ................................................... 10
Artículo Octavo - Apoyo Interdisciplinario .................................................................................. 10
Artículo Noveno - Número de Comités de CCL en la Institución ................................................ 11
CAPÍTULO IV: METODOLOGÍA DE LAS REUNIONES DEL CCL .......................................... 11
Artículo Décimo - Clasificación de las Reuniones ...................................................................... 11
10.1. Reuniones ordinarias ....................................................................................................... 11
10.2. Reuniones Extraordinarias ............................................................................................... 12
Artículo Décimo Primero - La Actas ............................................................................................ 12
Artículo Décimo Segundo - Decisiones del CCL ......................................................................... 12
CAPÍTULO V: FUNCIONES DEL CCL ......................................................................................... 13
Artículo Décimo Tercero- Funciones del CCL ............................................................................. 13
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CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE ........................................................... 14
INTERNO DE LAS QUEJAS........................................................................................................... 14
Artículo Décimo Cuarto – Procedimiento trámite interno de quejas ............................................ 14
Artículo Décimo Quinto - Confidencialidad y manejo de la información .................................... 16
Artículo Décimo Sexto – Términos .............................................................................................. 17
CAPÍTULO VII: VIGENCIA Y MODIFICACIONES .................................................................... 18
Artículo Décimo Cuarto – Vigencia y modificaciones del presente Reglamento ......................... 18
NORMATIVIDAD VIGENTE ............................................................ ¡Error! Marcador no definido.
GLOSARIO DE TÉRMINOS .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
ANEXOS.............................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
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El presente documento es el Reglamento adoptado por el Comité de Convivencia Laboral
de la Universidad Santiago de Cali y se rige de acuerdo a la Ley 1010 de 2006 y a las
Resoluciones 652 y 1356 de 2012
CAPÍTULO 1: OBJETIVOS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Artículo Primero - Objetivo General
Ser un órgano de apoyo permanente para contribuir con mecanismos de carácter
conciliatorios en la búsqueda de medidas tendientes a prevenir, corregir y sancionar cualquier
conducta definida como acoso laboral al interior de la Universidad.
Artículo Segundo - Objetivos Específicos
1. Crear, desarrollar y mantener actividades que generen una conciencia colectiva conviviente
en la comunidad de empleados de la Universidad Santiago de Cali.
2. Lograr condiciones dignas y justas; armonía y respeto.
3. Proteger la intimidad, la honra, la igualdad, la seguridad, la libertad, erradicando cualquier
forma de discriminación en las relaciones laborales dentro de la misma.
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CAPÍTULO II: CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Artículo Tercero - Conformación y Funcionamiento del CCL
3.1. Los miembros del CCL
3.1.1. Designación:
El Comité de Convivencia Laboral de la Universidad, por tener más de 501 empleados estará
conformado por dos (2) representantes del Rector y representante legal, y dos (2)
representantes de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. La Universidad podrá, de
acuerdo a su organización interna, designar un mayor número de representantes, los cuales
en todo caso serán iguales en ambas partes y podrán ser reelegidos.
3.1.2. Representante de los trabajadores
Serán elegidos por votación secreta, que represente la expresión libre, espontánea y auténtica
de todos los trabajadores, mediante escrutinio público.
Los candidatos que se inscriban deberán recibir la información suficiente por parte del
Departamento de Gestión Humana, en referencia a la Ley 1010 de 2006, con el fin de entender las
responsabilidades y deberes con el estamento que representarán.
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3.1.3. Representantes del empleador
Será el Rector quien designará directamente a sus representantes.
El Comité no podrá conformarse con trabajadores a los que se les haya formulado queja de
Acoso Laboral o que hayan sido víctimas del mismo, en los seis (6) meses anteriores a su
conformación.
3.2 Competencias del CCL
Los representantes del Comité contarán con competencias actitudinales, comportamentales
como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de
información y ética; así mismo habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución
de conflictos.
3.2.1. Período
El período de los miembros del Comité de Convivencia Laboral será de dos (2) años, a partir
de la conformación del mismo, que se contarán desde la fecha de la comunicación de la
elección o designación.
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3.2.2. Obligaciones especiales
Además del cabal cumplimiento de las normas contractuales, legales y reglamentarias, los
miembros del Comité deberán cumplir con las siguientes obligaciones:
a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas o excusarse válidamente por lo menos con
48 horas de anticipación con el fin de convocar un suplente.
b) Mantener bajo estricta confidencialidad la información que conozcan en ejercicio de sus
funciones.
c) Suscribir la cláusula de confidencialidad correspondiente.
d) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comité.
e) Asumir los compromisos de capacitación necesarios para el buen desempeño de sus
funciones.
f) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comité.
3.2.3. Inhabilidades e incompatibilidades
En los siguientes eventos, los miembros del Comité deberán declararse impedidos para
participar como miembros del mismo en las correspondientes reuniones:
a) Siempre que un miembro del Comité considere que existe algún factor que impida su
actuación con la autonomía e imparcialidad necesaria, deberá manifestarlo a los demás
miembros del Comité, para que éstos se pronuncien al respecto.
b) Cuando la denuncia por acoso laboral sea interpuesta por uno de los miembros del Comité.
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c) Cuando la denuncia por acoso laboral sea interpuesta en contra de alguno de los miembros
del Comité. La persona que presenta la queja o cualquier miembro del Comité también podrá
manifestar (recusar), con razones válidas, los motivos que a su juicio afecten la autonomía o
la imparcialidad de alguno de los miembros del Comité para actuar en un caso concreto.
d) En caso que la inhabilidad o la recusación sea aceptada por el resto de los miembros del
Comité, el integrante quedará inhabilitado para participar en el caso concreto y el Comité
dará curso al proceso con los miembros restantes, siempre y cuando esté presente la mitad
más uno.
e) Cuando la denuncia por acoso laboral sea interpuesta en contra del (los) superior (es)
jerárquico (s) del miembro del Comité.
PARÁGRAFO. Para efectos de subsanar la situación, el miembro del Comité involucrado en
la situación antes mencionada, se declarará impedido y cederá la participación en el mismo
así: el Presidente del COPASO remitirá de forma temporal en reemplazo.
3.2.4. Causales de retiro
Son causales de retiro de los miembros del Comité, las siguientes:
1) La desvinculación laboral de la Universidad.
2) Haber sido sancionado disciplinariamente por falta grave, como empleado.
3) Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comité.
4) Faltar a más de tres (3) reuniones Ordinarias consecutivas.
5) Incumplir en forma reiterativa las otras obligaciones que le corresponden como miembro
del Comité.
6) La renuncia como miembro del Comité.
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La decisión de retiro en los casos 2, 3, 4 y 5 debe ser adoptada por el resto de los miembros
del Comité, e informada a quienes lo eligieron.
3.2.5. Reemplazos temporales y definitivos
a) Los representantes nombrados por la Alta Dirección y de los trabajadores, deberán tener
suplentes designados, los cuales, serán convocados por el resto de los miembros del Comité
en los eventos de ausencias temporales o definitivas de algunos de sus miembros principales.
b) Los suplentes serán convocados en el orden de votación en que hayan sido elegidos.
c) En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros suplentes, estos se escogerán, en
orden de votación, entre los demás candidatos inscritos para la elección de miembros del
Comité.
CAPÍTULO III: FUNCIONAMIENTO DEL CCL
Artículo Cuarto - Instalación
Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a su instalación formal, de la que
se dejará constancia en un acta. En este acto se decidirán los siguientes aspectos:
a) Nombramiento del presidente y del secretario del Comité por mutuo acuerdo entre sus
miembros.
b) Firma de cláusulas de compromisos de confidencialidad.
c) Definición de fechas de reuniones según la periodicidad prevista en la normatividad.
d) Aprobación del Reglamento de funcionamiento del Comité.
e) Los demás temas propuestos por los miembros de Comité.
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PARÁGRAFO: De la instalación del Comité debe informarse a todos los empleados
(administrativos y académicos).
Artículo Quinto - Funciones del presidente
a) Convocar a las reuniones Ordinarias y Extraordinarias
b) Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz
c) Tramitar ante la Administración las recomendaciones aprobadas en el Comité
d) Gestionar ante la Alta Dirección los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité:
Garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de Convivencia
Laboral, así como para el manejo reservado de la documentación y realizar actividades de
capacitación para los miembros del Comité sobre: Resolución de conflictos, Comunicación asertiva,
otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.
Artículo Sexto - Funciones de la secretaria
a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en el formato institucional para
radicación de quejas en el que se describan las situaciones que puedan constituir acoso
laboral, así como las pruebas que las soportan.
b) Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada
por el Presidente, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.
c) Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de
escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
d) Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva,
custodia y confidencialidad de la información.
e) Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
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f) Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes
dependencias.
g) Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento
de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
h) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadística de las
quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la Alta
Dirección de la Universidad.
PARÁGRAFO: en caso de ausencia parcial o definitiva del presidente o secretario, el Comité
nombrará el reemplazo
Artículo Séptimo - Capacitaciones para los miembros del CCL
El Comité fijará la fecha para la capacitación inicial sobre la normatividad: Ley 1010 de
2006, Resolución 652 de 2012, en sus aspectos relevantes.
Esta capacitación se hará en la primera o segunda sesión, una vez se haya conformado el
Comité de Convivencia Laboral, y cuando ingrese un nuevo miembro al Comité.
Artículo Octavo - Apoyo Interdisciplinario
El Comité podrá solicitar apoyo al Departamento de Gestión Humana, las Administradoras
de Riesgos Profesionales con que cuenta la Universidad para llevar a cabo acciones de
asesoría y asistencia técnica, para el desarrollo de medidas preventivas y correctivas del
acoso laboral. (Art. 12 Res. 652/2012).
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PARÁGRAFO: Para efectos del cabal cumplimiento de sus funciones el Comité en caso
necesario, solicitará apoyo a las diferentes disciplinas (Psicología, Derecho, etc.),
garantizando confidencialidad de los temas tratados.
Artículo Noveno - Número de Comités de CCL en la Institución
La Resolución 1356 de 2012 en su artículo 2, deja sin efecto Resolución 652 de 2012, por
lo cual las compañías podrán conformar un (1) solo comité por empresa, de tal forma que la
conformación de comités de convivencia por cada centro de trabajo será facultativa de cada
empresa.
La Universidad Santiago de Cali ha decidido conformar un (1) sólo Comité de
Convivencia Laboral.
CAPÍTULO IV: METODOLOGÍA DE LAS REUNIONES DEL CCL
Artículo Décimo - Clasificación de las Reuniones
10.1. Reuniones ordinarias
“Se deja sin efectos los señalado en la Resolución 652 de 2012 en materia de reuniones
ordinarias del Comité de Convivencia Laboral, por lo que ahora mismo deberá reunirse
ordinariamente cada tres (3) meses, sesionando con la mitad más uno de los integrantes”.
Resolución 1356 de 2012.
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El Comité de Convivencia Laboral de la USC, planeará las reuniones Ordinarias
mensualmente, o en tal caso, de acuerdo a las necesidades del mismo.
10.2. Reuniones Extraordinarias
Cuando los miembros del Comité consideren que deben reunirse en fechas adicionales a las
ordinarias, éstas constituirán sesiones de este tipo. Podrán ser convocadas por el Presidente
del Comité o por un mínimo de dos (2) miembros del mismo
Artículo Décimo Primero - La Actas
De cada reunión se elevará un acta en la cual se señalará la naturaleza de la reunión, la fecha
y lugar de la misma y los asuntos tratados y se anexarán las excusas enviadas con
anticipación, por los miembros que no pudieron asistir. Toda acta deberá ser firmada por los
miembros de Comité que asistieron a la reunión correspondiente.
Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial especial que será
de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo se encontrará bajo la custodia
de la Secretaria del Comité (Art. 8, numeral 5. Resolución 652 de 2012), en el sitio asignado
especialmente para ello.
Artículo Décimo Segundo - Decisiones del CCL
El Comité adoptará en principio decisiones por la vía del consenso; sin embargo, en caso de
no llegarse a él, las decisiones se tomarán a través del sistema de mayoría simple. En caso de
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existir empate, se llamará a un miembro suplente del Comité, de conformidad con el orden
de votación, para que con su voto se dirima el empate.
PARÁGRAFO: Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el
consentimiento de todos los miembros.
CAPÍTULO V: FUNCIONES DEL CCL
Artículo Décimo Tercero- Funciones del CCL
El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las siguientes funciones:
a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan
constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
b) Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule una
queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior
de la Universidad.
c) Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a
la queja.
d) Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas,
promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.
e) Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover
la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.
f) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja,
verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
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g) En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las
recomendaciones formuladas, o la conducta persista, el Comité informará a la Alta Dirección
de la Universidad, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector
de trabajo o demandar ante el juez competente.
h) Presentar a la Rectoría y/o al departamento de Gestión Humana, las recomendaciones para el
desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el
informe anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia Laboral, y los informes
requeridos por los organismos de control.
i) Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité a las
dependencias de Gestión de Recurso Humano y Salud Ocupacional de la Universidad.
j) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité, que incluya estadísticas de las
quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la Alta
Dirección de la Universidad.
CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE
INTERNO DE LAS QUEJAS
Artículo Décimo Cuarto – Procedimiento trámite interno de quejas
El procedimiento para el trámite interno de las quejas relacionadas con el acoso laboral será
el siguiente:
a) El funcionario que se sienta afectado por alguna de las conductas constitutivas del acoso
laboral, deberá presentar el Formato de queja correctamente diligenciado, ante la secretaria
del Comité de Convivencia Laboral, con la exposición sucinta de los hechos y la
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manifestación del interés de conciliar, allegando o aludiendo las pruebas que fundamenten
su queja.
b) El secretario (a) del Comité verificará que la queja cumpla el lleno de los requisitos
contemplados en el literal anterior; de reunirlos, dentro de los cinco (5) días siguientes a la
presentación de la queja, convocará el Comité de Convivencia Laboral, para estudiar el caso.
Si la queja no cumple con los requisitos aludidos, el Secretario (a) del Comité responderá por
escrito al quejoso precisando los requisitos que omitió al elevar la queja.
El quejoso podrá insistir sobre su queja y ello dará lugar a que se convoque el Comité de
Convivencia Laboral.
c) El secretario del Comité recibirá aclaración del quejoso, dejando constancia en el acta.
d) Una vez remitida la queja ante el comité de Convivencia laboral, este fijará la fecha para la
diligencia de conciliación, notificando por escrito a las partes intervinientes, sobre la fecha,
el lugar y el objetivo de la reunión.
e) Llegada la fecha y hora e instalado el Comité de Convivencia Laboral con las partes
intervinientes, se dará inicio a la diligencia de conciliación atendiendo el siguiente orden:
El moderador del Comité encargado de dirigir el caso específico, hará una breve
explicación de los motivos por los cuales se ha convocado la Reunión, la queja presentada y las
partes intervinientes en el conflicto.
Acto seguido el moderador dará uso de la palabra al quejoso para que exponga los
motivos por los cuales considera haberse cometido contra él, una conducta de acoso laboral o las
diferencias que pretende conciliar.
En los mismo términos del literal anterior dará la palabra a la otra parte o partes
intervinientes.
Si de la exposición de los interesados se deduce que los hechos no constituyen una
conducta de acoso laboral y que las diferencias suscitadas por la misma pueden solucionarse o
aclararse por la vía de la conciliación, se instará a las partes para que propongan soluciones y
concilien sus diferencias de una forma respetuosa, amigable dentro de preceptos de dignidad y
justicia.
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Si las partes no proponen fórmulas de solución o de no ser posible llegar a un acuerdo,
el Comité recomendará dentro del marco de la Ley, los mecanismos y las medidas que considere
pertinentes, teniendo en cuenta los bienes jurídicos tutelados en la ley 1010 de 2006 y el objetivo
de propender por el bienestar y tranquilidad delos funcionarios, así como generar escenarios para
el correcto funcionamiento del área y de la Institución.
Si se logra un acuerdo entre las partes se levantará un acta la cual debe ser firmada
por los integrantes del Comité de Convivencia Laboral y por las partes intervinientes.
El acta reposará en los archivos con carácter de reserva en el departamento de Gestión
Humana y solo será puesta a disposición de los integrantes del Comité, de las partes
intervinientes o de Autoridad Competente, previa solicitud elevada por escrito al departamento
de Gestión Humana.
Cuando no fuere posible llegar a un acuerdo voluntario y el quejoso insistiere en que
la queja constituye una conducta de acoso laboral que implica medidas de carácter disciplinario,
se dará traslado al Departamento de Gestión Humana, para que este analice la viabilidad del
ejercicio de la potestad disciplinaria, dejando constancia que se agotó el procedimiento
conciliatorio al interior de la Institución.
f) Cuando se trate de casos de acoso laboral, que se presenten en las Seccionales, la audiencia
a que hace referencia el literal anterior, se celebrará en el sitio de los hechos, en la que
participarán los miembros del Comité de Convivencia Laboral, el director de la Seccional y
las partes involucradas.
PARÁGRAFO. El procedimiento definido en este Capítulo, se aplicará sin perjuicio de las
acciones administrativas y judiciales respectivas.
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Todas las instancias intervinientes dentro del proceso, deberán garantizar la confidencialidad
o reserva de cada caso, sin perjuicio de las implicaciones legales, por el incumplimiento de
las obligaciones de reserva de la información por parte de los servidores públicos. Para el
análisis de cada caso o situación referente a presunto acoso laboral, el Comité o los miembros
designados, se reunirán cuantas veces sea necesario, conservando la custodia de la
información y los documentos.
PARÁGRAFO. Es obligación de los miembros del Comité y de las personas intervinientes en
el proceso ante el mismo, mantener la confidencialidad de la información conocida con
ocasión de su condición; esta obligación se somete a lo establecido en el artículo 35 de la
Ley 734 de 2002.
Artículo Décimo Sexto – Términos
El Comité tendrá un término máximo de dos (2) meses para dar respuesta a una queja de
presunto acoso laboral, contados a partir de la presentación de la misma. Igual manejo se
tendrá en cuenta ante una solicitud presentada por algún trabajador o dependencia dentro de
la Universidad.
El Comité de Convivencia laboral y el departamento de Gestión Humana, no tendrán la
facultad para determinar si una conducta es constitutiva de acoso o no; dicha competencia
es sólo de carácter judicial.
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CAPÍTULO VII: VIGENCIA Y MODIFICACIONES
Artículo Décimo Cuarto – Vigencia y modificaciones del presente Reglamento
El presente Reglamento rige a partir de su publicación y podrá modificarse con la
intervención de los miembros del Comité mediante decisión adoptada a través de una reunión
especial, previo consentimiento de la Alta Dirección.
CARLOS ANDRÉS PEREZ GALINDO
Rector de la Universidad Santiago de Cali
PATRICIA DEL PILAR REBELLÓN BETANCOURT
Presidenta del Comité de Convivencia Laboral