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SyS Higea Odontología

14 de Noviembre de 2016


Calle 20A N° 3 – 02 B/ Las Mercedes. Telefax (2) 7207302 Cel.: 314 788 66 44 Página 2

JUSTIFICACIÓN Este manual se ha diseñado con el propósito de brindar, una herramienta que

facilitara su trabajo en el manejo del programa SyS HIGEA ODONTOLOGÍA, fue

diseñado para facilitar la atención en la área de odontología, de igual manera se

podrá visualizar la historia de cada paciente en cuanto al proceso de atención de

odontología, de tal manera que podrá brindar una atención ágil, personalizada, y

de calidad a cada uno de los pacientes a tratar en las diferentes entidades de

salud.

1. Como ingresar al programa...

Remítase al manual de SyS HIGEA ingreso al sistema.

SyS HIGEA ODONTOLOGÍA. A continuación, se procede a explicar en qué consiste cada uno de los menús que contiene el mencionado programa.

MENÚ PRINCIPAL Esta es la ventana en la cual el usuario de SYS HIGEA odontología tendrá acceso a la visualización de los pacientes según su horario de citas pendientes y lista de pacientes facturados por atención extramural. (Ver Imagen 1)

Imagen 1



2. Menú Herramientas

En la parte superior de la ventana se encuentra el botón herramientas como se visualiza a continuación:

Esta opción le permite al usuario modificar algunos datos de inicio de sesión, modificar opciones generales de las historias clínicas odontológicas, imprimir y la creación del consentimiento informado. Si da clic sobre este botón este despliega las siguientes funciones (ver Imagen 2):

Imagen 2

Listado de

Pacientes

asignados

por cita

Listado de

Pacientes

facturados

por

odontología



2.1. Modificar datos de usuario

Al hacer clic sobre esta opción el programa le remite a la siguiente ventana (ver Imagen 3):

Imagen 3

Esta ventana le permite al usuario modificar la contraseña para acceder al sistema en la ventana inicial. Si desea cambiar la contraseña ingrese la contraseña anterior en el campo indicado, de la misma manera ingrese la nueva contraseña como señala la ventana y confirme la nueva contraseña la cual manejara únicamente el usuario y una vez realizada esta acción haga clic en el botón aceptar, y su contraseña cambiara automáticamente.

2.2. Modificar Opciones generales




Imagen 4

Esta opción le permite buscar la historia clínica del paciente al cual requiere realizar modificación de las opciones generales como fórmula médica, solicitud de laboratorio clínico, ayudas diagnósticas, formulario de referencia (Anexo 9), formulario de remisión (Anexo 3), índice CEO COP. Para realizar modificaciones seleccione la casilla de historia clínica y elija la opción correspondiente según su requerimiento. Nota: Para realizar la modificación se debe de buscar al paciente por su número de historia clínica. La historia clínica (como historia clínica Ingreso odontológica, Historia clínica de evolución odontológica, historia clínica de urgencias odontológicas, historia de Control Radiográfico de Tratamientos Endodónticos, historia clínica de paciente sano) no se puede modificar.

2.3. Imprimir




Imagen 5

En la opción de búsqueda digite el número de la historia clínica del paciente o la puede buscar seleccionando el botón que se encuentra al lado de la casilla Nº historia clínica el cual despliega la siguiente ventana (ver imagen 6):

Imagen 6

En la ventana que se le indica podrá realizar la busque del paciente por nombre o identificación, según su conveniencia; una vez obtenga el resultado de la búsqueda debe seleccionar el paciente y darle clic en el botón “seleccionar” que



se encuentra en la parte interior (ver imagen 7) para enviarlo a la ventana principal de la opción imprimir (ver imagen 8)

Imagen 7

Imagen 8

Una vez ingresados los datos del paciente, procede a seleccionar el tipo de historia que desea imprimir como Control Radiográfico, Controles Odontología PyP, Odontología Evolución, Odontología Ingreso, Odontología Paciente sano, Urgencias Odontológicas. (Ver imagen 9)

Imagen 9



Una vez seleccionada el tipo de historia clínica, a continuación aparece la información competente a su selección (Ver imagen 10)

Imagen 10

Seleccione la información de cualquier casilla presente en la ventana, ya sea de historia clínica realizada u opciones generales y dele clic en el botón de visualizar (ver Imagen 11) que se encuentra en la parte superior derecha.

Imagen 11



1

2

3

2.4. Consentimiento informado


Imagen 12

En la primera sección de este formulario “información paciente” digite el número de historia o realice la búsqueda seleccionando el recuadro al lado de esta casilla, una vez encuentre la información del paciente selecciónelo para remite la información a la ventana principal del consentimiento informado (ver imagen 13).

Imagen 13

1



Si el paciente presenta acompañante, debe darle clic en la opción de paciente acompañado “SI” y diligencie la información solicitada en la parte derecha de esta sección (ver imagen 14)

Imagen 14

Una vez diligenciada la información del paciente, continuamos con la sección

“especialidad” ; Donde el profesional debe seleccionar el tipo de procedimiento que se le va a realizar a dicho paciente (ver imagen 15)

Imagen 15

Teniendo en cuenta la selección de su procedimiento, en la parte inferior del objeto de la selección, le aparecerá un texto (ver imagen 16) donde usted deberá completar la información solicitad (como nombre del profesional y registro medico). Nota: Los datos solicitados se deben de diligenciar en los campos en blanco seguidos por un (*).

2



Imagen 16

Una vez diligenciada la información del procedimiento a realizar, la sección

“profesional” se diligencia automáticamente, teniendo en cuenta el usuario con el que inicio sesión en este módulo (ver imagen 17).

Imagen 17

Teniendo en cuenta que la información suministrada en la ventana de consentimiento informado es legible y exacta, se procede a realizar su impresión. (Ver imagen 18)

Imagen 18

3



3. Bloquear Aplicación

En la parte superior de la ventana se encuentra el botón Bloquear Aplicación como se visualiza a continuación:

Si da clic sobre este botón, este indica la siguiente ventana (ver Imagen 19).

Imagen 19

Ventana que indica que la aplicación se encuentra bloqueada por seguridad, con el fin de evitar suplantación de información con el usuario activo. Para desbloquear la aplicación se debe ingresar la contraseña del usuario activo y darle clic en el botón activar, que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Esta ventana no perjudica ninguna de las acciones que estaba realizando anteriormente. Nota: La ventana indica el nombre del módulo y el nombre del usuario que bloqueo la aplicación. (Ver imagen 19)



4. Citas Medicas Sección donde se listan los pacientes que debe de atender el profesional en su día laboral (ver imagen 20), la lista de pacientes se encuentra organizada teniendo cuenta la hora de la cita de forma ascendente y las respectivas convenciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana principal (ver imagen 21)

Imagen 20

Imagen 21

Una vez el profesional determina el paciente que debe de atender, lo selecciona en la lista de pacientes y cuando este se encuentre facturado procedemos a darle doble clic y a continuación aparece la siguiente ventana (ver Imagen 22)

Imagen 22

Sección

1

Sección

2



Esta ventana está compuesta por dos secciones (ver imagen 22). 4.1. Sección 1: campo donde se indicara al profesional la historia que le va a

realizar al paciente activo.

4.2. Sección 2: sección donde se indica la información del paciente y las historias clínicas que están disponibles para la atención (ver imagen 23),

Imagen 23 4.2.1. INFORMACION PACIENTE Ventana donde se indica la información del paciente que se presenta al servicio de odontología. Esta ventana está conformada por 3 pestañas (ver imagen 24)

Imagen 24

Información

Paciente

Historias clínica



Informacion Pricipal: En esta pestaña se encuentra la información general de la persona a la cual se presta el servicio de odontología (Ver imagen 25)

Imagen 25

Informacion Adicional: En estas pestañas se encuentra la información adicional del paciente (Ver imagen 26 y 27) como, dirección, estado civil, ocupación, nombre de la madre, nombre del padre, entre otros.

Imagen 26

Imagen 27

4.2.2. TIPO DE HISTORIAS CLINICAS Ventana donde se indica el tipo de historia que se le puede realizar al paciente (ver imagen 23); Opciones que se activan teniendo en cuenta el tipo de contrato seleccionado al momento de realizar la facturación de atención (ver imagen 28)



Facturación tipo contrato Promoción y prevención

Facturación tipo contrato asistencial

Imagen 28

A continuación se explica cada una de las opciones. 4.2.2.1. H.C. - Odontología Esta ventana está conformada por 4 tipos de historias diferentes que se le podrán realizar al paciente (ver imagen 29).

Imagen 29

Los tipos de historia son: 4.2.2.1.1. Odontología Ítem de opción, que está conformado por dos tipos de historias clínicas diferentes. Historia clínica de Ingreso e Historia Clínica de Evolución

i) Historia Clínica de ingreso odontológica:

Historia clínica creada con el fin de registrar los datos importantes y esenciales del paciente para poder iniciar un tratamiento odontológico (ver imagen 30).

Imagen 30

Esta historia está conformada por:

1. Información Familiar a. Acompañante b. Teléfono c. Dirección d. Parentesco

2. Motivo de consulta 3. Enfermedad actual



4. Antecedentes Familiares 5. Antecedentes Médicos y odontológicos generales 6. Examen Estomatológico

a. Tejidos blandos b. Articulación temporomandibular – Oclusión c. Tejidos dentales d. Examen periodontal e. Examen pulpar f. Hábitos Orales g. Otros Hallazgos generales h. Observaciones

7. Historia preventiva 8. Odontograma inicial 9. Exámenes complementarios 10. Plan de tratamiento

a. Promoción y prevención b. Operatoria c. Endodoncia d. Radiografías e. Cirugía f. Remisión a especialidad(es) g. Otros

11. Pronostico 12. Descripción del procedimiento a seguir 13. Opciones generales 14. Registro individual de prestación de servicios en salud (R.I.P.S)

a. Finalidad de la consulta b. Tipo de diagnóstico principal c. Causa externa d. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Principal e. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Relacionado 1 f. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Relacionado 2 g. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Relacionado 3 h. Plan de tratamiento

ii) Historia Clínica de evolución odontológica:

Historia clínica creada con el fin de registrar los datos importantes y esenciales del paciente para poder continuar con un tratamiento odontológico (ver imagen 31).

Imagen 31





2. Motivo de consulta 3. Enfermedad actual 4. Odontograma inicial 5. Odontograma de evolución 6. Evolución de la historia clínica odontológica

a. Fecha b. Diente c. Procedimiento realizado d. Sitio cavidad

i. Distal ii. Mesial iii. Lingual o palatino iv. Vestibular v. Oclusal vi. Incisal vii. Otro

e. Botón asignar f. Botón modificar g. Botón quitar

7. Estado del control 8. Opciones generales 9. Registro individual de prestación de servicios en salud (R.I.P.S)


OBSERVACIÓNES:

La historia clínica de ingreso se activa cuando el paciente no tiene registrada ninguna historia de este tipo, cuando ha finalizado el control de evolución o cuando ha pasado un año en tiempo desde su registro de historia inicial. Este procedimiento lo realiza automáticamente el software.



La historia clínica de evolución se activara únicamente cuando el paciente tenga registrada una historia clínica de ingreso y tenga un control a seguir.

4.2.1.1.2. Urgencias odontológicas

Historia clínica creada con el fin de registrar los datos importantes y esenciales del paciente para poder registrar la urgencia odontológica (ver imagen 32).

Imagen 32



2. Motivo de consulta 3. Enfermedad actual 4. Antecedentes médicos personales 5. Antecedentes médicos familiares 6. Examen extraoral 7. Examen intraoral 8. Observaciones 9. Opciones generales 10. Registro individual de prestación de servicios en salud (R.I.P.S)




4.2.1.1.3. Control radiográfico de tratamientos endodónticos Historia clínica creada con el fin de registrar los datos importantes y esenciales del paciente para poder registrar el control radiográfico de tratamientos endodónticos (ver imagen 33).

Imagen 33



2. Motivo de consulta 3. Radiografía inicial 4. Radiografía conductometría 5. Radiografía cronometría 6. Radiografía de penachos 7. Radiografía final 8. Opciones generales 9. Registro individual de prestación de servicios en salud (R.I.P.S)


4.2.1.1.4. Paciente sano Historia clínica creada con el fin de registrar los datos importantes y esenciales del paciente para poder registrar que dicho usuario se encuentra sano (ver imagen 34).

Imagen 34





2. Motivo de consulta 3. Observaciones 4. Registro individual de prestación de servicios en salud (R.I.P.S)


4.2.1.2. Promoción y prevención

Esta ventana está conformada por una historia, que se le podrán realizar al paciente (ver imagen 35).

Imagen 35

Esta historia esta compuesta internamente por cuatro controles (ver imagen 36), que son:

Control de aplicación de flúor

Control de aplicación de sellantes

Control de control de placa

Control de detartraje

Imagen 36



En un una sola pestaña se indican los cuatro tipos de controles que se le pueden realizar al paciente. El registro lo determina el o la profesional y lo identificara chequeando el control a aplicar (ver imagen 37)

Imagen 37

Una vez el profesional haya determinado el procedimiento a realizar al paciente, los campos necesarios se activaran automáticamente. Estas historias están conformadas por:


2. Motivo de consulta 3. Enfermedad actual 4. Signos vitales 5. Hábitos de higiene oral (Control de Placa) 6. Odontograma Oleary (Control de Placa)

a. Numero de superficies examinadas b. Dientes presentes en la boca c. Superficie con placa d. Control de placa bacteriana e. Tipo dentición

7. Procedimientos a. Control de placa b. Aplicación de flúor

i. Aplicación flúor gel ii. Aplicación flúor barniz

c. Aplicación de sellantes i. No. dientes sellados ii. No. dientes por sellar

d. Detartraje 8. Hallazgos clínicos 9. Conducta del paciente

a. Positivo b. Negativo c. Difícil manejo

10. Recomendaciones 11. Registro individual de prestación de servicios en salud (R.I.P.S)

a. Finalidad de la consulta b. Tipo de diagnóstico principal c. Causa externa d. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Principal



e. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Relacionado 1 f. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Relacionado 2 g. Código (C.I.E. 10) Diagnostico Relacionado 3 h. Plan de tratamiento

5. Opciones Generales Historias Clínicas Las historias clínicas cuentan con un campo de opciones generales, el cual se activa desde una opción (ver imagen 38) de la parte superior de la historia clínica.

Imagen 38

Este botón cuenta con 6 opciones (ver imagen 39):

1. Formula medica 2. Laboratorio clínico 3. Ayudas diagnosticas 4. Formulario referencia (Anexo 9) 5. Formulario Remisión 6. Índice CEO COP

Imagen 39

A continuación se explicara cada una de estas opciones. 5.1. Formula medica




Imagen 40

Esta ventana le permite al profesional medicar al paciente que está atendiendo en su consulta. En la parte superior de la ventana está conformada por dos contenedoras medicamentos morbilidad y medicamentos promoción y prevención (ver imagen 41), las cuales están encargadas de indicar el código, nombre, dosis, descripción del medicamente, etc. que el profesional a medicado.



Imagen 41

Teniendo en cuenta el tipo de consulta que se le está realizando al paciente, debe seleccionar que tipo de formula medica le debe de aplicar, por defecto esta chequeada la Formula medica morbilidad (Ver Imagen 42).

Imagen 42

Para ingresar el medicamento digite el código en el campo requerido (o utilizando el botón que se encuentra al lado de esta casilla lo puede buscar, ya sea por nombre, código o cualquier dato solicitado; seleccione el medicamento para remitirlo a la ventana principal). Una vez encontrado el medicamento diligencie cada una de las opciones como vía de administración, posología, vía de administración, diagnóstico y la cantidad. (Ver imagen 43)

Imagen 43

Una vez los datos solicitados se encuentren diligenciados correctamente, seleccione la opción asignar que se encuentra en la parte inferior de este

formulario. (Ver imagen 43). Y así el medicamento asignado aparecerá en la

parte superior del formulario (Ver imagen 44)



Imagen 44

Para modificar un medicamento de la formula, se procede a seleccionar del contenedor el medicamento que se desea modificar (ver imagen 45) y se da clic en el botón modificar del formulario. (Ver imagen 45)

Imagen 45

Al momento de modificar el medicamento, los datos aparecerán en los campos necesarios del formulario.

Seleccionar Medicamento



Para quitar un medicamento de la formula, se procede a seleccionar del contenedor el medicamento que se desea quitar y se da clic en el botón quitar del formulario. (Ver imagen 46)

Imagen 46

En la última sección de esta ventana puede diligenciar indicaciones del medicamento y las prescripciones del mismo. (Ver imagen 47)

Imagen 47

La fórmula médica se guarda automáticamente al momento de almacenar la historia clínica del paciente. NOTA: Para formulas médicas de PyP se realiza el mismo procedimiento anterior a excepción que los medicamentos aparecerán en la sección asignada para estos. Asegúrese que el botón se encuentre en formula médica PyP (ver imagen 47):

Seleccionar Medicamento



Imagen 47

5.2. Laboratorio clínico


Imagen 47

Esta ventana le permite al profesional solicitar laboratorios al paciente que está atendiendo en su consulta.



En la parte superior de la ventana está conformada por una contenedora de laboratorios solicitados (ver imagen 48), las cuales están encargadas de indicar el código, nombre, descripción, nombre de los diagnósticos, etc. que el profesional ha solicitado.

Imagen 48

Para ingresar un laboratorio en específico digite el código en el campo requerido (o utilizando el botón que se encuentra al lado de esta casilla lo puede buscar, ya sea por nombre, código o cualquier dato solicitado; seleccione el laboratorio para remitirlo a la ventana principal). Una vez encontrado el laboratorio diligencie cada una de las opciones como diagnostico principal, diagnostico relacionado 1, diagnostico relacionado 2, diagnostico relacionado 3. (Ver imagen 49)

Imagen 49

Una vez los datos solicitados se encuentren diligenciados correctamente, seleccione la opción asignar que se encuentra en la parte inferior de este

formulario. (Ver imagen 49). Y así el laboratorio asignado aparecerá en la parte

superior del formulario (Ver imagen 50)



Imagen 50

Para modificar un laboratorio de la solicitud, se procede a seleccionar del contenedor el laboratorio que se desea modificar (ver imagen 51) y se da clic en el botón actualizar del formulario. (Ver imagen 51)

Imagen 51

Al momento de modificar el laboratorio solicitado, los datos aparecerán en los campos necesarios del formulario. Para quitar un laboratorio de la solicitud, se procede a seleccionar del contenedor el laboratorio solicitado que se desea quitar y se da clic en el botón quitar del formulario. (Ver imagen 52)

Seleccionar laboratorio



Imagen 52

En la última sección de esta ventana debe diligenciar la fecha de presentación de resultados, presentar resultados en, y observaciones. (Ver imagen 53)

Imagen 53

La solicitud de laboratorios clínicos se guarda automáticamente al momento de almacenar la historia clínica del paciente.

Seleccionar laboratorio



5.3. Ayudas diagnosticas


Imagen 54

Esta ventana le permite al profesional enviar una orden para solicitar una ayuda diagnostica al paciente que está atendiendo en su consulta. En la parte superior de la ventana está conformada por el resumen de la historia clínica del paciente, seguida por dos contenedoras de diagnóstico y ayuda diagnostica solicitada (ver imagen 54), las cuales están encargadas de indicar el código, nombre del diagnóstico, nombre de la ayuda diagnostica solicitada, etc. que el profesional ha solicitado. Para ingresar un diagnóstico o una ayuda diagnostica en específico digite el código en el campo requerido en la contenedora (o utilizando el botón que se encuentra al lado de esta casilla lo puede buscar, ya sea por nombre, código o



cualquier dato solicitado; seleccione el laboratorio para remitirlo a la ventana principal). Una vez encontrado el diagnostico o la ayuda diagnostica diligencie los campos solicitados (Ver imagen 55)

Imagen 55

Para quitar un diagnostico o una ayuda diagnóstica de la solicitud, se procede a seleccionar dando clic en la primera columna de la contenedora correspondiente del dato que se desea quitar y se presiona el botón suprimir del teclado. (Ver imagen 56)

Imagen 56

Seleccionar campo



La solicitud de ayuda diagnostica se guarda automáticamente al momento de almacenar la historia clínica del paciente. 5.4. Formulario referencia (Anexo 9)


Imagen 57



En la parte superior de la ventana está conformada por la información del prestador del servicio y los datos del paciente, dichos datos se diligencian automáticamente al momento de ejecutar el formulario de referencia de pacientes (ver imagen 58).

Imagen 58

El profesional debe digitar el código de la entidad responsable del pago en el campo requerido (o utilizando el botón que se encuentra al lado de esta casilla lo puede buscar, ya sea por nombre o código; seleccione la entidad para remitirlo a la ventana principal). Una vez encontrado la entidad continúe con la diligencia de los datos requeridos. (Ver imagen 59)

Imagen 59

En la siguiente sección puede diligenciar la información del acompañante del paciente. (Ver imagen 60)

Imagen 60



Una vez diligenciados los datos de la persona responsable del paciente, continuamos en la siguiente sección “Profesional que solicita la referencia y servicio al cual se remite”, donde los datos como tipo de documento, nombre, No. de identificación, y teléfono se completan automáticamente; el profesional debe seleccionar el servicio que solicita la referencia y el servicio para el cual se solicita la referencia. (Ver imagen 61)

Imagen 61

Una vez diligenciados todos los datos requeridos en el formato estandarizado de referencia pacientes (Anexo No. 9), se guarda automáticamente al momento de almacenar la historia clínica del paciente.

5.5. Formulario remisión (Anexo 3)




Imagen 62



En la parte superior de la ventana está conformada por la información del prestador del servicio y los datos del paciente, dichos datos se diligencian automáticamente al momento de ejecutar el formulario de referencia de pacientes (ver imagen 62).

Imagen 62

El profesional debe digitar el código de la entidad responsable del pago en el campo requerido (o utilizando el botón que se encuentra al lado de esta casilla lo puede buscar, ya sea por nombre o código; seleccione la entidad para remitirlo a la ventana principal). Una vez encontrado la entidad continúe con la diligencia de los datos requeridos. (Ver imagen 63)

Imagen 63

En la siguiente sección se encuentra la información y el tipo de servicios solicitados, seleccione una opción de cada uno de las diferentes partes de esta parte de la ventana y complete la información solicitada (si el paciente se encuentra en hospitalización/observación urgencias diligencie la cama y el manejo integral.) (ver imagen 64)



Imagen 64

En la siguiente sección se encuentra el registro de código cups, donde puede ingresar el código cups o seleccionarlo en el recuadro que se encuentra al lado, para realiza la búsqueda ya sea por el nombre, código o los diferentes datos solicitados y dele seleccionar para enviarlo a la ventana principal (ver imagen 65)

Imagen 65

Una vez diligenciado los datos del código CUPS y los datos necesarios, se procede a darle clic al botón Asignar (ver imagen 65) y de esta manera se adicionara el procedimiento al contenedor. Una vez se encuentre la información en el contenedor del registro CUPS, se podrá modificar o quitar según los requerimientos seleccionando los botones correspondientes (ver imagen 66)

Imagen 66

En la sección siguiente “justificación” se debe ingresar parte de la información de historia clínica relevante. (Ver imagen 67)



Imagen 67

En la última sección se encuentra la impresión diagnostica, en esta parte se encuentra el diagnostico principal, diagnostico relacionado 1 y 2, la cual relaciona el diagnostico con la situación que describe anteriormente (Ver imagen 68)

Imagen 68

En la última sección de esta ventana se diligencia los datos del responsable el cual solicita la referencia y el servicio al cual se remite. Estos datos se completan automáticamente, teniendo en cuenta el usuario que ingresa al sistema. (Ver imagen 69)

Imagen 69

Una vez diligenciados todos los datos requeridos en el formato de remisión (Anexo No. 3), se guarda automáticamente al momento de almacenar la historia clínica del paciente.

5.6. Índice CEO COP




Imagen 70

Formulario que el profesional debe de diligenciar en su totalidad con el fin de cuantificar la prevalencia de la caries del paciente. El formato está conformado por 3 divisiones (ver imagen 70), y cada una de estas está conformada por una cierta cantidad de combos, los cuales representan los dientes del ordinograma; y cada objeto está conformada por: Cariado – Obturado – Perdido (Ver imagen 71)

Imagen 71

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