sustentación final tg

75
Integrantes: Ing. Jimmy Ignacio Ruiz Villate Adm. Viviana Marcela Morales Tarquino Ing. Clemencia González Fajardo Directora del trabajo de grado: Ing. Martha Edith Rolón Ramírez Asesor metodológico del trabajo de grado: Ing. Germán Eduardo Giraldo González Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos Agosto 2 de 2017 Sustentación final Trabajo de grado Creación de una guía metodológica para la gestión del portafolio de proyectos de las Instituciones de Educación Superior

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Page 1: Sustentación FINAL TG

Integrantes:

Ing. Jimmy Ignacio Ruiz Villate

Adm. Viviana Marcela Morales Tarquino

Ing. Clemencia González Fajardo

Directora del trabajo de grado:Ing. Martha Edith Rolón Ramírez

Asesor metodológico del trabajo de grado:

Ing. Germán Eduardo Giraldo González

Maestría en Desarrollo y Gerencia Integral de Proyectos

Agosto 2 de 2017

Sustentación final – Trabajo de grado

Creación de una guía metodológica para la gestión del portafolio

de proyectos de las Instituciones de Educación Superior

Page 2: Sustentación FINAL TG

AGENDA

1

2

3

4

5

6

8

9

Propósito

Objetivos generales y específicos

Etapas de la investigación

Antecedentes

Marco teórico

Resultados

Trabajo futuro

Gerencia del trabajo de grado

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

10

7

Marco metodológico

Producto – Guía metodológica

11 Bibliografía

Page 3: Sustentación FINAL TG

1. PROPÓSITO

Contribuir a la generación de beneficios en las IES a través

de la implementación de una guía metodológica para la

gestión de portafolios de proyectos.

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Page 4: Sustentación FINAL TG

2. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

GENERAL

Crear una guía metodológica para la gestión del

portafolio de proyectos de las Instituciones de

Educación Superior acreditadas

institucionalmente por el Consejo Nacional de

Acreditación – CNA, en la ciudad de Bogotá D.C.

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Page 5: Sustentación FINAL TG

ESPECÍFICOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Crear la versión preliminar de

la guía metodológica para la

gestión de portafolio de

proyectos de las IES, validar

con expertos, ajustar y

obtener la versión final.

Identificar y conceptualizar

los procesos y prácticas para

la gestión de portafolios de

proyectos en las Instituciones

de Educación Superior con

base en la revisión

documental.

Realizar el levantamiento

de la información con

expertos en gestión

universitaria y en gestión

de portafolios.

2. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

Page 6: Sustentación FINAL TG

3. ETAPAS DE LA INVESTIGACIÓN

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

1. Revisión documental

2. Identificación y selección de

estándares de gestión de portafolios

3. Identificación del proceso de planeación

estratégica en IES

4. Identificación de la gestión de portafolio de

proyectos de las IES

5. Diseño de entrevista

semiestructurada

6. Prueba piloto de aplicación de la

entrevista semiestructurada

7. Aplicación del instrumento entrevista

semiestructurada

8. Consolidación y análisis de los

resultados de la aplicación de la

entrevista semiestructurada

9. Validación del marco metodológico

de investigación (Experto en análisis

de información cualitativa)

10. Elaboración de la guía metodológica

11. Validación de la guía metodológica a través de la técnica

focus group

12. Ajustes a la guía con base en los resultados de la

validación

Page 7: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

4. ANTECEDENTES

Page 8: Sustentación FINAL TG

4. ANTECEDENTES

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Antecedentes históricos de la educación superior en Colombia

Periodo colonial

1500-1600

Universidad Santo Tomás

Universidad Javeriana

Universidad del Rosario

1860-1890

Creación Universidad Nacional.

Ministerio

1953-1957

Demanda creciente por

servicios educativos

Apertura Universidades

privadas.

1960 – 1970

ICFES

Colciencias

1992

Ley 30

Sistema de educación superior

colombiano

MEN - CESU

2000-2017

CONACES

CNA

Page 9: Sustentación FINAL TG

4. ANTECEDENTES

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Particularidades de las Instituciones de

Educación Superior

Brindan el servicio público de educación en los niveles de pregrado, posgrado y educación continuada.

Fines misionales: la docencia, la investigación y la extensión.

Son sometidas a procesos de evaluación, autoevaluación y acreditación regido por el MEN.

Proyectos para docencia, investigación y extensión.

Proyectos derivados de la planeación estratégica.

Los órganos directivos son cuerpos colegiados, en donde participan profesores y estudiantes.

Se encuentran en la obligación de reinvertir sus excedentes y la exención del impuesto de renta.

Matrículas semestrales esto proporciona a las IES una alta liquidez, que se va consumiendo a medida que se presta el servicio académico.

Debido a la alta dependencia de los ingresos por matrículas deben diversificar ingresos a través de proyectos de investigación o extensión.

Los docentes gestionan los proyectos de los planes de mejoramiento de los programas.

Por su naturaleza las IES se centran en la teoría y la educación en lugar de la implementación de procesos de gestión formal de proyectos.

La estructura organizacional de las IES es de carácter funcional y/o matricial.

Deben contar con registros calificados, es decir, la licencia de funcionamiento de los programas académicos

Page 10: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

5. MARCO TEÓRICO

Page 11: Sustentación FINAL TG

5. MARCO TEÓRICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Componentes marco teórico

Estándares

Libros

Artículos y estudios

Marcos de referencia

Planes de las IES

Planeación estratégica

IES

Page 12: Sustentación FINAL TG

• Definición de

gestión de

portafolios

• Certificaciones

individuales y

empresariales

La gestión de

portafolios tiene que

ver con la

combinación de

hacer las cosas

correctamente a

nivel colectivo.

Principios (5)• Compromiso de los ejecutivos

• Alineación de la gobernanza

del portafolio con la de la

organización

• Alineación del portafolio con la

estrategia

• Oficina de portafolios

• Cultura de cambio energizante.

Procesos (12)

Áreas de

conocimiento

• Definir

• Alinear

• Autorizar y

controlar

Procesos (16)

5. MARCO TEÓRICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Gestión de portafolios Estándares

Gestión de Portafolios

del Project

Management Institute®

International Project

Management Association

(IPMA)

Estándar de Gestión de

Portafolios – MOP – Oficina de

comercio del gobierno del

Reino Unido.

Libro Secretos para

dominar la gestión de

portafolios de programas

y de proyectos. (Buchtik

Liliana, 2016).

Libros

Page 13: Sustentación FINAL TG

5. MARCO TEÓRICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Pulso de la profesión: Gestión

de Carteras de 2013 (PMI)

Pulso de la profesión: Cómo

desenvolverse en un entorno complejo

(PMI, 2013)

Thought Leadership Series Report. (PMI

2015)

Estudios que soportan la investigación

El 62% de los proyectos de las organizaciones que realizan

gestión de portafolios alcanzaron o sobrepasaron los beneficios

esperados de la inversión.

Las organizaciones al desenvolverse efectivamente a través

de la complejidad logran una ventaja competitiva.

• Más capacidad para gestionar sus portafolios

El 94% de las organizaciones indicaron que la gestión de

portafolios tiene un efecto tangible y positivo en su

organización.

El 88% de las organizaciones indicaron que la gestión de

portafolios es una ventaja competitiva para la organización.

El 83% de las organizaciones indicaron que la gestión de portafolios

permite que la organización sea más ágil cuando surjan condiciones

imprevistas del mercado y situaciones competitivas

Gestión de portafolios

Page 14: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

5. MARCO TEÓRICO

Strategic

execution

framework

Gestión de portafolios

Fuente: Universidad de Stanford

Page 15: Sustentación FINAL TG

5. MARCO TEÓRICO

Planes de las Instituciones de Educación

Superior

Planeación estratégica

Proyectos en los ámbitos de desarrollo institucionales

Funciones MisionalesDocencia

• Planes de Mejoramiento, Mantenimiento e Innovación.

• Procesos de aseguramiento de la calidad.

Investigación

• Proyectos de los grupos de investigación

• Colciencias

Extensión

• Proyectos con instituciones públicas y privadas.

Page 16: Sustentación FINAL TG

5. MARCO TEÓRICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Planeación estratégica en las

Instituciones de Educación Superior

Planes estratégicos

Estructura similar

Ámbitos de desarrollo:

Funciones misionales

Infraestructura

Calidad

Estudiantes / profesores

Periodo de tiempo de 5 a 10 años

Page 17: Sustentación FINAL TG

5. MARCO TEÓRICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Portafolio de proyectos de las

Instituciones de Educación Superior

Planeación estratégica institucional

Objetivos estratégicos

Planes de Mejoramiento

Diversidad de proyectos

desarrollados simultáneame

nte

Agrupaciones de iniciativas y proyectos Portafolio de

proyectos en las

IES.

Page 18: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

6. MARCO METODOLÓGICO

Page 19: Sustentación FINAL TG

Descriptiva Enfoque cualitativo

Revisión documental

Entrevista Individual

semiestructurada

Validación

Focus Group

Herramientas

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

6. MARCO METODOLÓGICO

Tipo de investigación

Page 20: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Objetivo específico N.° 1:

Identificar y conceptualizar los procesos y prácticas para la gestión de portafolios de

proyectos en las Instituciones de Educación Superior con base en la revisión documental.

Términos en inglés y en

español: Portafolios,

proyectos, universidad,

gestión, educación

superior

La combinación no

arrojó suficientes

resultados

Definición de criterios de

búsqueda de información

1

Términos en inglés y en

español: Planeación

estratégica, universidades,

educación superior

Definición de nuevos criterios

de búsqueda

2

50 documentos

encontrados que cuentan

con información sobre el

tema de la investigación

37 documentos que

aportaron a la

investigación

Bibliografía encontrada

3

Page 21: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Resultados de la revisión documental

Page 22: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Resultado de la revisión documentalResultados de la revisión documental

Page 23: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Hallazgos Conclusiones Recomendaciones

• Existe poca información sobre la

gestión de portafolios de proyectos

en las IES.

• Las IES cuentan con una planeación

estratégica, con estructura similar

en los ámbitos de desarrollo

estratégicos que se descomponen

en agrupaciones de iniciativas y

proyectos.

• Existe mayor documentación acerca

de planeación estratégica con

respecto información enfocada a

gestión de portafolios en IES en

Latinoamérica.

• Se concluye que existen

escasos estudios e

investigaciones acerca del

tema específico de gestión

de portafolios de proyectos

en las IES.

• Los ámbitos estratégicos de

las IES son: la formación, la

investigación, la extensión,

la calidad, los estudiantes y

profesores.

• Se recomienda continuar con

más estudios e investigaciones

acerca de la gestión e

implementación del portafolio

de proyectos al interior de la

Instituciones de Educación

Superior.

Page 24: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Objetivo específico N.° 2

Realizar el levantamiento de la

información con expertos en

gestión universitaria y en gestión

de portafolios.

Proceso

realizado para el

desarrollo de la

entrevista

individual semiestructurada

Page 25: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Fuentes bibliográficas utilizadas

para el diseño del instrumento

Page 26: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Diseño y estructura del

instrumento

Componentes

del

instrumento

Instrumento incluye preguntas

enfocadas a establecer información

sobre planeación estratégica,

gestión de portafolios, programas y

proyectos

Reglas de juego para el

desarrollo de la entrevista

semiestructurada

2 instrumentos, cada uno

con 24 preguntas

Compuesto por preguntas

abiertas

Preguntas diseñadas con un

lenguaje sencillo

Page 27: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Estructura de la matriz consolidada

de análisis de entrevistas

Proceso Aspecto Consolidado Hallazgos Fortalezas Conclusiones Recomendaciones

Definir

Alinear

Autorizar y

controlar

Prior. y selección

Consolidado

de todas

las

respuestas

de los

expertos entrevistados

Se refiere

a lo que

se

encontró

en cada

IES y

cada

empresa.

Son un

insumo

para la

guía

Los

ámbitos

con base

en las

preguntas

en los

que se

destacan

las IES

Con base en

los hallazgos

se plantean

proposiciones

lógicas. Son

un insumo

para la guía

Sugerencias con

base en los

hallazgos. Son

insumo para la

guía

Gestión de riesgos

Gestión de desempeño

Gestión de cambios

estratégicos

Autorización y control

Balanceo (Cap. vs.

Trab.) oferta y

demanda

Dependencias entre

proyectos

Personal ideal para

los proyectos

Page 28: Sustentación FINAL TG

135

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

15Conclusiones RecomendacionesHallazgos

Hallazgos, conclusiones y recomendaciones para el objetivo N.°2

Se presentan las más relevantes

Page 29: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Hallazgos Conclusiones Recomendaciones

• Las IES cuentan con planes

estratégicos alienados a los objetivos.

• Los objetivos son confundidos con las

metas y adicional a esto, no son

medibles.

• En las IES no se cuenta con sistemas

de gestión de riesgos y procesos de

solicitud de cambios.

• En general no se definen las

dependencia entre los proyectos.

• Las IES no cuentan con roles definidos

de gerentes de proyectos, programas y

portafolios, por su estructura

organizacional.

• La planeación estratégica es

importante para las IES y esta

conformada por iniciativas alineadas a

los objetivos estratégicos.

• Existen criterios de priorización, sin

embargo, no están alineados a una

metodología.

• Las IES no conocen y no miden los

beneficios asociados al desarrollo del

plan estratégico.

• Se requieren personas capacitadas en

las áreas de gestión de portafolios,

programas y proyectos.

• Las IES no conocen de forma clara el

avance y aporte de las iniciativas de la

planeación estratégica al

cumplimiento de las metas y los

objetivos planteados.

• Realizar análisis permanente del

entorno para identificar posibles

impactos para las IES.

• Establecer metas medibles y asociadas

a los indicadores de desempeño de la

educación superior.

• Llevar a cabo un proceso de

identificación, evaluación y plan de

respuesta a los riesgos y de solicitudes

de cambio.

• Crear el proceso de asignación de

recursos para dar soporte a la

priorización con base en las

capacidades de las IES.

• Establecer metodologías de

seguimiento y control .

• Establecer estrategias de formación

para el personal.

Page 30: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Objetivo específico N.° 3

Crear la versión preliminar de la guía metodológica para la gestión de portafolio de

proyectos de las IES, validar con expertos, ajustar y obtener la versión final.

Resultados objetivo

N.°1

Resultados objetivo

N.°2

GUÍA METODOLÓGICA

• Procesos

• Herramientas

• Conceptos y

definiciones

• Prerrequisitos

• Habilitadores

organizacionales

REVISIÓN DOCUMENTAL

ENTREVISTA

SEMIESTRUCTURADA

• Expertos gestión

universitaria.

• Expertos en gestión de

portafolio.

• Artículos de planeación

estratégica

• Estándares: PMI - IPMA –

MoP.

• Libros

Page 31: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Fuentes bibliográficas utilizadas y matriz consolidada

para la creación de la guía metodológica

Matriz consolidada con los resultados de las

entrevistas semiestructuradas, construida

con hallazgos, conclusiones,

recomendaciones, fortalezas

Page 32: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Técnica de investigacióncualitativa de recolección deinformación para conocer lapercepción, actitudes yreacciones de las personas entorno a un tema en particular.

6. MARCO METODOLÓGICO

Expertos en gestión

universitaria

Expertos en gestión de portafolios

Perfil de los participantes

Validar la guía metodológica con expertos

(Técnica focus group)

Page 33: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

6. MARCO METODOLÓGICO

La priorización es

importante para las

organizaciones porque

apoya en la toma de

decisiones que aportan a

los intereses de la

institución y a la gestión

del portafolio de

proyectos

Con base en su

experiencia, ¿Por qué es

importante la priorización

en la ejecución de las

iniciativas de la

planeación institucional?

En las Instituciones de

Educación Superior que

pongan en práctica la guía

como instrumento facilitador

se evidenciará una mejora

significativa.

Todas las universidades

tienen portafolios pero los

gestionan de una manera

dispersa e intuitiva

¿Considera usted que la

implementación de la guía

permitirá evidenciar una

mejora en los resultados de las

iniciativas en comparación con

otras instituciones?

Las particularidades de las

Instituciones de

Educación Superior.

La adopción de cambios

culturales.

La naturaleza académica

de las instituciones.

¿Cuáles considera pueden

ser factores que impidan la

implementación de la guía

en las IES?

?

C

Preguntas orientadoras y conclusiones con base

en los resultados de la técnica focus group

1 2 3

Page 34: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

6. MARCO METODOLÓGICO

La definición de los

beneficios esperados por

la implementación de las

iniciativas, es primordial

y debería ser una

actividad obligatoria

Pero más importante es

la mirada holística de los

beneficios esperados en

toda la Institución

¿Qué tan importante es la

definición previa de los

beneficios esperados en

la gestión de portafolios?

Los prerrequisitos son

necesarios para generar la

cultura.

Tal y como esta guía ha

sido presentada cumple

con lo esperado en temas

de habilitadores

organizaciones y

prerrequisitos.

¿Existe algún prerrequisito

adicional, para la

implementación de la guía

metodológica en las IES?

La gestión financiera del

portafolio, debe definirse

de manera más clara en

los procesos de gestión de

la guía, porque este es un

punto de inflexión en el

cual muchas de esas

iniciativas pueden caer en

desviaciones.

¿Qué aspectos adicionales

aportaría usted para la

construcción de la guía??

C

Preguntas orientadoras y conclusiones con base

en los resultados de la técnica focus group

4 5 6

Page 35: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

6. MARCO METODOLÓGICO

Gestión financiera

Nivel de madurez requerido en IES

Es altamente recomendable contar con una

PMO

Participantes con perfil

multidisciplinario

Aportes de la técnica focus group al cumplimiento del

objetivo específico N.° 3

Page 36: Sustentación FINAL TG

6. MARCO METODOLÓGICO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Hallazgos Conclusiones Recomendaciones• Guía correctamente

estructurada, procesos

alineados y con secuencia

lógica.

• Instrumento con buenas

prácticas en gestión de

portafolios.

• Instrumento completo, de fácil

lectura, bastante intuitivo

• Definir correctamente la

priorización de componentes.

• Mostrar la guía como

instrumento facilitador.

• Todas las universidades tienen

portafolios.

• Cada IES cuenta con su propia

identidad y naturaleza.

• Definir beneficios de iniciativas

previamente.

• Prerrequisitos necesarios para

la cultura Institucional.

• Proceso de gestión financiera

• Incluir subproceso de gestión

financiera.

• Modificar el color verde de la

guía.

• Realizar una prueba piloto de la

guía en la Escuela Colombiana

de Ingeniería Julio Garavito

Page 37: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICA

Page 38: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Introducción Objetivos Alcance

Conceptos y definiciones

Roles Procesos

PrerrequisitosHabilitadores

organizacionales

Recomendaciones para la

implementación

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICA

CONTENIDO DE LA GUÍA

Page 39: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

IES

Proyecto

Para una IES un proyecto es toda iniciativa

temporal que puede surgir de diferentes

frentes, estos pueden ser: los procesos de

autoevaluación realizados ya sea a nivel de

programas académicos o a nivel institucional,

docencia, investigación y extensión y la misma

planeación estratégica institucional.

Programa

Para una IES, un programa es toda agrupación de

proyectos afines y que le apuntan al cumplimiento

de uno o varios objetivos estratégicos, también

pueden ser agrupaciones de proyectos por temas

fundamentales para la institución, tales como:

estudiantes, docentes, investigación, entorno,

internacionalización, entre otros; también puede

incluir la operación de proyectos prioritarios de

gran impacto para la institución.

Portafolio

Es una colección de proyectos, programas y otras actividades o trabajos de una

organización que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de los esfuerzos que

permiten alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. (Miranda, 2010). Un

portafolio tiene la relación padre-hijo con sus componentes, así como un programa tiene

una relación padre-hijo con sus proyectos.

En la medida en que las IES

gestionan las diferentes

categorías de proyectos, se

evidencia que actualmente

gestionan portafolios

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICACONCEPTOS Y DEFINICIONES

Page 40: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICA

Guía metodológica

Page 41: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICA

IDEACIÓN:Idea central de una

Institución que proporciona un propósito y una identidad

a largo plazo

NATURALEZA:

Cultura, estructura y

estrategia de la IES

VISIÓN:

Objetivos métricas y

estrategia de la IES

Acoplamiento - engagement

El compromiso institucional

manifestado a través de la

estrategia y su conexión con un

portafolio de proyectos.

Revisar la planeación

estratégica, las iniciativas

y operaciones críticas

Hace referencia a los

procesos iniciales

propuestos en la guía

PRERREQUISITOS

Page 42: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICA

ORGANIZACIONALES

2

4

5

1

Compromiso de los ejecutivos:

El compromiso visible y proactivo es vital para una efectiva

gestión de portafolios

Alineación de la gobernanza del portafolio con la de la

organización:

Cuando las dos gobernanzas están alineadas se establecen

claramente roles, responsabilidades y procesos de escalación

para toma de decisiones

Alineación del portafolio a la estrategia:

Facilita el logro de los objetivos estratégicos a través de una

adecuada asignación de recursos

Oficina de portafolios:

Provee la información para medir el desempeño del portafolio

para la toma asertiva de decisiones

Cultura del cambio energizante:

La gestión de portafolios requiere un ambiente propicio, para

clarificar las expectativas del portafolio y el compromiso de

los ejecutivos

3

Fuente: AXELOS - MoP® - Management of Portfolios.

HABILITADORES

Page 43: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICA

ORGANIZACIONALES

2

4

5

1

3

Fuente: AXELOS - MoP® - Management of Portfolios.

HABILITADORES

Diagnóstico

Cuestionamientos

orientadores

Page 44: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

7. PRODUCTO – GUÍA METODOLÓGICA

Los máximos órganos de gobierno deben estar comprometidos

con el portafolio de proyectos de las Instituciones.

Debe existir una dependencia o persona encargada del control y

seguimiento de los proyectos

La cultura organizacional debe contemplar la gestión de

proyectos a todos los niveles de la Institución, con el fin de

dinamizar la gestión y los beneficios del portafolio.

Proceso de gestión del cambio para encaminar a la comunidad al

uso del instrumento propuesto

1Debe existir una adecuada planeación estratégica con objetivos

claros, métricas y beneficios asociados a estos.

2

3

4

5

RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN

Page 45: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

8. RESULTADOS

Page 46: Sustentación FINAL TG

8. RESULTADOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

¿Cómo con la implementación de una guía metodológica para la gestión del portafolio de proyectos, pueden

beneficiarse las Instituciones de

Educación Superior (IES)?

PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

Page 47: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

8. RESULTADOS

Beneficio Contenido de la guía

Conectar la estrategia con la ejecución

de la organización

Enfocarse en lo más importante

Proceso N°. 1 Revisar la planeación estratégica

Proceso N°. 2 Consolidar las iniciativas

Proceso N°. 3 Identificar las operaciones críticas

Proceso N°. 4 Elaborar el plan estratégico

Proceso N°. 7 Elaborar el portafolio

Concretar los beneficios

Proceso N°. 6 Elaborar el plan de gestión del portafolio – plan

de gestión de beneficios

Proceso N°. 10 Gestionar el portafolio – gestionar los beneficios

Asignar los recursos óptimamente

Proceso N°. 6 Elaborar el plan de gestión del portafolio – plan

financiero

Proceso N°. 8 Priorizar el portafolio

Eliminar la redundanciaProceso N°. 10 Gestionar el portafolio – gestionar la

optimización del portafolio

2

1

4

3

5

Page 48: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

8. RESULTADOS

Beneficio Contenido de la guía

Suspender los componentes a tiempo

Reducir el caos y aumentar la

motivación

Proceso N°. 10 Gestionar el portafolio – gestionar los beneficios

Proceso N°. 10 Gestionar el portafolio – gestionar los

interesados – gestionar la información (comunicaciones) –

gestionar los riesgos

Capítulo de prerrequisitos y habilitadores organizacionales

Considerar el riesgo en la selección de

los componentes

Proceso N°. 6 Elaborar el plan de gestión del portafolio – plan

de gestión de riesgos

Proceso N°. 10 Gestionar el portafolio – gestionar los riesgos

Mejorar la agilidad y la colaboración

Se obtiene a través de de la priorización, el balanceo de

recursos y la optimización del portafolio, soportado en los

habilitadores organizacionales

Gobernar de modo robustoCapítulo de roles - comité de gobierno, líder de portafolio,

oficina de portafolios, líder de componente y otros interesados

6

8

7

9

10

Page 49: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

8. RESULTADOS

Beneficio Contenido de la guía

Gestionar las interdependencias

Mejorar la calidad de ejecución del

portafolio y sus componentes

Proceso N°. 7 Elaborar el portafolio

Con la ejecución adecuada del macro proceso propuesto, el

cual está basado en buenas prácticas y estándares

internacionales, las IES podrían mejorar en la ejecución de los

componentes del portafolio.

Mejorar la visibilidad del portafolio

Proceso N°. 11 Realizar seguimiento (auditorias)

Proceso N°. 10 Gestionar el portafolio – gestionar la

información del portafolio

Habilitar la estandarización de procesosLa guía, propone una metodología estandarizada para la gestión

del portafolio de proyectos de las IES.

12

11

13

14

Page 50: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

9. TRABAJO FUTURO

Page 51: Sustentación FINAL TG

9. TRABAJO FUTURO

RECOMENDACIONES PARA

INVESTIGACIONES FUTURAS

Se recomienda continuar con la investigación de este trabajo de

grado, realizando una aplicación de la guía metodológica para la

gestión del portafolio en una Institución de Educación Superior,

con un acompañamiento permanente en donde se pueda

evidenciar en la práctica la implementación de los procesos de la

guía, así como la supervisión de la aplicación de los procesos de

gestión de cambio al interior de la IESC. González., V. Morales., J. Ruiz.

Page 52: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

10. GERENCIA DEL TRABAJO DE

GRADO

Page 53: Sustentación FINAL TG

10. GERENCIA DEL TRABAJO DE GRADO

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

10.7

10.9

Solicitud de cambio N.°1 e impactos asociados

Solicitud de cambio N.°2 e impactos asociados

Solicitud de cambio N.°3 e impactos asociados

Seguimiento y control

Gestión de riesgos

Gestión de comunicaciones

Lecciones aprendidas

10.8 Gestión de calidad

RESULTADOS DE LA GERENCIA

10.1 Acta de constitución del trabajo de grado

Page 54: Sustentación FINAL TG

10.1 Acta de constitución del trabajo de grado

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Sponsor

El proyecto consiste en crear una guía

metodológica en la que se definan los procesos,

actividades, plantillas, roles, responsabilidades,

habilitadores organizacionales, herramientas

tecnológicas y prerrequisitos necesarios para la

gestión del portafolio de proyectos de las

Instituciones de Educación Superior - IES.

Gerente del Trabajo de Grado

Ing. Clemencia

González Fajardo

Ing. Martha Edith Rolón

Ramírez

Page 55: Sustentación FINAL TG

10.2 SOLICITUD DE CAMBIO N.°1 E IMPACTOS ASOCIADOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

• Eliminar del alcance del trabajo de

grado el paquete de trabajo 2.1.3.

consolidación de expertos (Técnica

Delphi).

• Parte del cumplimiento del objetivo

específico N.° 2 “Realizar el

levantamiento de la información con

expertos en gestión universitaria y

gestión de portafolios”.

SOLICITUD DE CAMBIO N.° 1

JUS

TIF

ICA

CIÓ

N

• Resultado entrevista semiestructurada: las

respuestas acerca de los temas consultados son

similares en la medida en que los entrevistados

concuerdan en los conceptos acerca de planeación

estratégica y gestión integral de proyectos.

• La técnica Delphi pretendía llevar a cabo un

consenso de la información recolectada a través

de las entrevistas con el fin de validar los

conceptos necesarios como insumos para la

elaboración de la guía metodológica de gestión de

portafolios para las IES.

Fecha de la solicitud: 20-Feb-2017

Page 56: Sustentación FINAL TG

Metodología

de

investigación

10.2 SOLICITUD DE CAMBIO N.°2 E IMPACTOS ASOCIADOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Objetivos

específicos

IMPACTOS EN LA

PROPUESTA DEL

TRABAJO DE

GRADO

Identificar y conceptualizar los procesos y prácticas para

la gestión del portafolio de proyectos en las IES.

Realizar el levantamiento de la información con

expertos en gestión universitaria y gestión de portafolio

(Entrevista Semiestructurada y Técnica Delphi).

Crear la versión preliminar de la guía metodológica para

la gestión de portafolio de proyectos de las IES, validar

con expertos, ajustar y obtener la versión final

Identificar, comparar y sugerir las herramientas

tecnológicas para la adecuada gestión de portafolios de

proyectos.

Técnica Delphi

Descriptiva Enfoque cualitativo

Revisión documental

Entrevista Individual

semiestructurada

Consolidación expertos (Técnica

Delphi)

Validación

Focus Group

Herramientas

Page 57: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

IMPACTOS

EN LA WBS

10.2 SOLICITUD DE CAMBIO N.°1 E IMPACTOS ASOCIADOS

IMPACTOS

EN REQUERIMIENTOS

FUNCIONALESRFU - 03

El trabajo de grado

debe mostrar su

componente de

investigación.

Se elimina la técnica

Delphi del

componente de

investigación

Page 58: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

IMPACTOS EN EL

PRESUPUESTO

10.2 SOLICITUD DE CAMBIO N.°1 E IMPACTOS ASOCIADOS

Presupuesto ajustado

M$ 138.334

IMPACTOS

EN MATRIZ RACI

2.1.3

Consolidación

expertos

(Técnica Delphi)

Incluye el trabajo necesario para diseñar

el cuestionario, convocar a los expertos

en gestión universitaria y portafolios de

proyectos, llevar a cabo la técnica,

consolidar información

Se elimina el

componente

de la matriz

Presupuesto inicial

M$ 150.069

IMPACTOS

EN MATRIZ DE

RIESGOSRI - 07

Poco interés por parte de los

expertos convocados para

realizar la técnica Delphi

Se elimina el

componente

de la matriz

Page 59: Sustentación FINAL TG

10.3 SOLICITUD DE CAMBIO N.°2 E IMPACTOS ASOCIADOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Eliminar el objetivo específico N.° 4

que hace referencia a “Identificar,

comparar y sugerir las herramientas

tecnológicas para la gestión de

portafolios”.

SOLICITUD DE CAMBIO N.° 2

JUS

TIF

ICA

CIÓ

N

• Se pronostica incumplimiento en las fechas

programadas para entrega del trabajo de grado,

con base en los informes de desempeño.

• La decisión de eliminar este entregable se toma

en razón a que no impacta el objetivo general

planteado para la investigación.

Fecha de la solicitud: 01-Mar-2017

Page 60: Sustentación FINAL TG

10.3 SOLICITUD DE CAMBIO N.°2 E IMPACTOS ASOCIADOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

El proyecto contempla en su

alcance la creación de una

guía metodológica para la

gestión del portafolio de

proyectos de las IES, la cual

contendrá:

IMPACTOS EN LA

DECLARACIÓN DE

ALCANCE

Procesos Plantillas Roles

Responsabilidades

Habilitadores

organizacionales

Herramientas

tecnológicas

Prerrequisitos

Objetivos

específicos

IMPACTOS EN LA

PROPUESTA DEL

TRABAJO DE

GRADO

Identificar y conceptualizar los procesos y prácticas

para la gestión del portafolio de proyectos en las IES.

Realizar el levantamiento de la información con

expertos en gestión universitaria y gestión de

portafolio (Entrevista Semiestructurada).

Crear la versión preliminar de la guía metodológica

para la gestión de portafolio de proyectos de las IES,

validar con expertos, ajustar y obtener la versión

final

Identificar, comparar y sugerir las herramientas

tecnológicas para la adecuada gestión de portafolios

de proyectos.

Page 61: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

IMPACTOS

EN LA WBS

10.3 SOLICITUD DE CAMBIO N.°2 E IMPACTOS ASOCIADOS

IMPACTOS

EN REQUERIMIENTOS

FUNCIONALES

RFU

07

La guía metodológica debe contener una

identificación y una propuesta de las

herramientas tecnológicas que puedan

brindar soporte a la gestión del portafolio

Se elimina el

requerimiento

Page 62: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

IMPACTOS

EN EL

PRESUPUESTO

10.3 SOLICITUD DE CAMBIO N.°2 E IMPACTOS ASOCIADOS

Presupuesto ajustado

M$ 136.352Presupuesto base versión 01

M$ 138.334

IMPACTOS

EN MATRIZ RACI

2.1.4

Guía

metodológica

Incluye todo el trabajo necesario para

elabora la guía metodológica con base en

definir actividades, crear plantillas,

definir roles y responsabilidades,

habilidades organizacionales,

herramientas tecnológicas y prerrequisitos

para la implementación de la guía.

Se elimina la

parte de

herramientas

tecnológicas

del

componente

Page 63: Sustentación FINAL TG

10.4 SOLICITUD DE CAMBIO N.°3 E IMPACTOS ASOCIADOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Solicitud de aplazamiento de

la fecha de entrega del

trabajo de grado, establecida

para el 21 de abril de 2017

SOLICITUD DE CAMBIO N.°

JUS

TIF

ICA

CIÓ

N • Estimación de líneas base optimistas.

• Informes de desempeño que reflejan en la

ejecución atraso respecto al estado ideal del TG a

la fecha.

• Tiempo destinado a las asignaciones del TG se ha

reducido debido a compromisos laborales.

Fecha de la solicitud: 27-Mar-2017

3

Page 64: Sustentación FINAL TG

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Sustentación propuesta del TG

Sustentación Plan de Gerencia del TG

Entrega del Trabajo de Grado

Entrega del Libro de Gerencia

Sustentación del Trabajo de Grado

Entregar Artículo

Entregar Póster

Exhibición del póster

jul-17 ago-17 oct-17sep-16 oct-16 nov-16 dic-16 mar-17 abr-17 may-17 jun-17ene-17 feb-17 sep-17

14-oct-2016

1° y 2 - dic-

Entrega de informe final a jurados

14-jul-2017

Entrega de informe final DTG

09-jun-2017

Entrega del Libro de Gerencia a jurados 14-jul-2017

Entrega del Libro de Gerencia DTG09-jun-2017

Entrega definitiva del Trabajo de Grado

11-ago-2017

02-ago-2017

Entrega preliminar del artículo 1-sep-2017

Entrega definitiva del

póster

18-sep-2017

Entrega preliminar del póster1-sep-2017

19 al 22-sep-2017

Entrega definitiva del

artículo 18-sep-2017

10.4 SOLICITUD DE CAMBIO N.°3 E IMPACTOS ASOCIADOS

IMPACTOS

LA DECLARACIÓN DE

ALCANCE Se realiza cambio en la línea base

Page 65: Sustentación FINAL TG

10.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

ESTADO DEL

PROYECTO

BAC= $136.352 EAC= $118.456

Aplicación de cambios aprobados

Page 66: Sustentación FINAL TG

10.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

INDICADORES DE

DESEMPEÑO

Aplicación de

cambios aprobados

Aplicación de

cambios aprobados

Page 67: Sustentación FINAL TG

10.6 GESTIÓN DE RIESGOS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Muy alto 1 2 2,5 3 4

Alto 0,8 1,6 2 2,4 3,2

Medio 0,6 1,2 1,5 1,8 2,4

Bajo 0,4 0,8 1 1,2 1,6

Muy bajo 0,2 0,4 0,5 0,6 0,8

Muy baja Baja Media Alta Muy alta

Imp

acto

Probabilidad

RI-02

RI-08

RI-06 RI-07

RI-09

RI-04 RI-11

RI-13 RI-14RI-10

RI-03

RI-12

RI-01

RI-05

Prioridad Baja. Riesgo en estado de observación. Asegurar

seguimiento y reportar cambios.

Prioridad Alta. Riesgo en estado activo y deberá diseñarse el plan

de respuesta

Prioridad Media. Riesgo en estado de observación. Debe ser

monitoreado.

Materializado RI-01

NO Materializado

RI-02 RI-03

RI-04

RI-05 RI-06

RI-08 RI-09 RI-10

Eliminado RI-07

Seguimiento

RI-11 RI-12 RI-13 RI-14

Page 68: Sustentación FINAL TG

10.7 GESTIÓN DE COMUNICACIONES

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

PV EV AC SV SPI CV CPI TCPI EAC AT ES SVt SPIt TSPIt EDt ETCt

[m$] [m$] [m$] [m$] [m$] [m$] semanas semanas semanas semanas semanas

0 27/09/2016 - - - 0 1,000 0 1,000 1,000 150.068 0 0 0 0 0 50 50

1 4/10/2016 14.889 13.822 14.019 -1.067 0,928 -197 0,986 1,002 152.207 1 0,93 -0,07 0,93 1,00 54 53

2 11/10/2016 18.904 18.320 18.549 -584 0,969 -229 0,988 1,002 151.944 2 1,85 -0,15 0,93 1,00 54 52

3 18/10/2016 21.620 21.036 21.426 -584 0,973 -390 0,982 1,004 152.850 3 2,78 -0,22 0,93 1,00 54 51

4 25/10/2016 24.577 23.027 23.417 -1.550 0,937 -390 0,983 1,004 152.610 4 3,48 -0,52 0,87 1,01 58 54

5 1/11/2016 27.901 25.546 25.986 -2.355 0,916 -440 0,983 1,004 152.653 5 4,29 -0,71 0,86 1,02 58 53

6 8/11/2016 31.386 27.694 27.867 -3.692 0,882 -173 0,994 1,002 151.005 6 4,94 -1,06 0,82 1,02 61 55

7 15/11/2016 34.451 28.676 29.457 -5.775 0,832 -781 0,973 1,008 154.155 7 5,22 -1,78 0,75 1,04 67 60

8 22/11/2016 38.887 29.244 30.160 -9.643 0,752 -916 0,970 1,009 154.769 8 5,39 -2,61 0,67 1,06 74 66

9 29/11/2016 44.928 29.776 30.863 -15.152 0,663 -1.087 0,965 1,011 155.546 9 5,54 -3,46 0,62 1,08 81 72

10 6/12/2016 50.968 30.701 31.904 -20.267 0,602 -1.203 0,962 1,012 155.948 10 5,80 -4,20 0,58 1,10 86 76

11 10/01/2017 60.866 31.492 32.226 -29.374 0,517 -734 0,977 1,007 153.566 13 6,03 -6,97 0,46 1,26 124 109

12 22/01/2017 71.005 37.537 36.963 -33.468 0,529 574 1,016 0,994 147.773 14 7,70 -6,30 0,55 1,24 104 88

13 29/01/2017 75.051 42.597 41.450 -32.454 0,568 1.147 1,028 0,987 146.027 15 8,61 -6,39 0,57 1,25 99 82

14 5/02/2017 78.035 56.848 45.051 -21.187 0,728 11.797 1,262 0,865 118.926 16 11,85 -4,15 0,74 1,19 76 58

15 19/02/2017 84.136 60.761 47.500 -23.375 0,722 13.261 1,279 0,844 117.316 18 14,97 -3,03 0,83 1,13 63 44

16 26/02/2017 87.782 65.114 49.688 -22.668 0,742 15.426 1,310 0,814 114.516 19 15,42 -3,58 0,81 1,15 65 45

17 12/03/2017 95.057 67.634 54.947 -27.423 0,712 12.687 1,231 0,837 121.918 21 15,67 -5,33 0,75 1,18 67 46

18 26/03/2017 101.792 69.992 60.982 -31.800 0,688 9.010 1,148 0,874 130.750 23 15,90 -7,10 0,69 1,22 69 47

19 2/04/2017 87.394 74.715 63.217 -12.679 0,855 11.498 1,182 0,834 112.237 24 16,92 -7,08 0,74 1,23 68 45

20 16/04/2017 89.820 79.086 69.837 -10.734 0,880 9.249 1,132 0,853 117.138 26 18,17 -7,83 0,76 1,22 66 42

21 30/04/2017 91.137 87.796 73.962 -3.341 0,963 13.834 1,187 0,764 111.749 28 20,00 -8,00 0,71 1,20 62 37

22 14/05/2017 92.155 91.644 79.076 -511 0,994 12.568 1,159 0,765 114.459 30 20,53 -9,47 0,68 1,23 63 37

INFORME DE DESEMPEÑO

EARNED VALUE MANAGEMENT EARNED SCHEDULE MANAGEMENT

INDICADORES DE CRONOGRAMAIND. ALCANCE INDICADORES DE COSTO

VIGENTE

Informe No. 22

Fecha de control : 15/05/2017 Fecha de control : 01/05/2017

114.459

INICIAL

Per. Fecha

a 14/04/201718/09/2017

BAC

Fecha terminación 18/09/2017

132.651

Page 69: Sustentación FINAL TG

10.7 GESTIÓN DE COMUNICACIONES

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Page 70: Sustentación FINAL TG

=2

22Cantidad de procesos formulados en la guía

Cantidad de procesos modificados o incluidos=

10.8 GESTIÓN DE CALIDAD

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Métrica de cumplimiento del alcance de los entregables

Métrica de calidad del producto

MCAEEntregables aprobados

=Entregables presentados

X100% MCAE3

=6

X100% = 50%

MCP X100% MCP X100% = 0,09X100% = 9%

Page 71: Sustentación FINAL TG

10.9 LECCIONES APRENDIDAS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

El plan de gerencia es un acervo de procesos.

Para cumplir con todos los entregables del trabajo de grado

se debe disponer del tiempo necesario de acuerdo con lo

planeado.

Los roles definidos deben ser de conocimiento claro por parte de todos los integrantes del quipo

para que en esa medida lleven a cabo las funciones.

Alinear los contenidos de las asignaturas BIPI y metodología de

la investigación para que sus entregables sean los que

corresponden al trabajo de grado.

Se sugiere iniciar el trabajo de grado desde el primer semestre de

la maestría

Se sugiere que desde la dirección de la Maestría se alineen los

trabajos de grado con las líneas de investigación definidas en el

centro de estudios.

Page 72: Sustentación FINAL TG

10.9 LECCIONES APRENDIDAS

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

Desarrollar el piloto de la entrevista fue valioso.

Se debe contar con un plan alterno para la entrevista

semiestructurada ya que depende del tiempo de los expertos.

Reorganizar el trabajo del equipo del proyecto para cubrir las horas

de trabajo no realizadas.

Hay actividades del trabajo de grado que deben realizarse entre todos los integrantes del equipo para estar de acuerdo y tener coherencia en el desarrollo del

trabajo de grado.

Todos los miembros del equipo deben estar de acuerdo en el

horario asignado para realizar el trabajo de grado, para que

posteriormente en los informes de seguimiento no se vea como una estimación inflada en la duración

de las actividades.

Para efectos de la técnica focus group fue importante contar con

un experto de apoyo en el direccionamiento de la técnica.

Page 73: Sustentación FINAL TG

11. BIBLIOGRAFÍA

C. González., V. Morales., J. Ruiz.

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GRACIAS