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SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA OFICIALÍA MAYOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR

15 DE AGOSTO DE 2005

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OFICIALÍA MAYOR

Elaboró Aprobó Validó

Lic. Víctor Dal Pozzo López Director General de

Administración

Lic. Josefina A. Sánchez Reyes Oficial Mayor del Supremo

Tribunal de Justicia

Lic. José Antonio Ruiz Araujo Coordinador General del Instituto de

la Judicatura Sonorense

ÍNDICE

Página

I. INTRODUCCIÓN 1

II. OBJETIVO DEL MANUAL 3

III. RED DE PROCESOS 5

1. De la Dirección General de Administración 6

IV. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 10

1. Descripción del procedimiento, formatos e instructivos

y diagramas de flujo, por procedimiento 11

1.1. De la Dirección General de Administración 12

I. INTRODUCCIÓN

1

I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos de la Oficialía Mayor ha sido elaborado en

cumplimiento a un acuerdo del Pleno del Supremo Tribunal de Justicia y, es parte de un

proceso de modernización que se impulsa en sus órganos auxiliares administrativos con el

objeto de mejorar su eficacia y eficiencia al servir este documento como un instrumento de

apoyo a su personal en el desarrollo de sus actividades.

La red de procesos de este órgano auxiliar administrativo comprende la especificada

para cada una de sus unidades administrativas, así como la presentación de los

procedimientos desarrollados por las mismas, lo cual incluye en cada uno de ellos la

descripción del procedimiento, los formatos e instructivos utilizados y los diagramas de flujo

correspondientes a los procedimientos descritos.

El manual deberá actualizarse en la medida que se presenten cambios en su

contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del órgano auxiliar

administrativo o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

2

II. OBJETIVO DEL MANUAL

3

II. OBJETIVO DEL MANUAL

Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que realiza la

Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia, las unidades administrativas de la misma

que intervienen y los formatos a utilizar, estableciendo así los métodos y técnicas que deberá

seguir su personal para la realización de las actividades, además de precisar

responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las mismas, cuidando

que éstas atiendan a la misión del Poder Judicial del Estado.

4

III. RED DE PROCESOS

5

1. De la Dirección General de Administración

6

Dirección General de Administración Red de Procesos

Marco

Jurídico Proceso Subproceso Procedimientos Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Artículo 98

Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado

a) Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado

1. Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora

2. Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora

b) Ejercicio del gasto público del Poder Judicial del Estado

1. Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios

c) Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado

1. Conciliaciones bancarias 2. Formulación de estados

financieros y avance presupuestal

d) Evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado

1. Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos Poder Judicial del Estado de Sonora

2. Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora

7

Trámite de nombramientos, remociones, renuncias, licencias y jubilaciones de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado

a) Trámite de movimientos de personal del Poder Judicial del Estado

1. Trámite de movimientos de personal

Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado

a) Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado

1. Adquisición de materiales y servicios

2. Licitación pública 3. Licitación simplificada

b) Suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado

1. Suministro de materiales y bienes muebles

Elaboración y actualización del catálogo e inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado

a) Actualización del inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado

1. Altas y bajas de bienes muebles

8

Definición y operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado

a) Operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado

1. Atención de usuarios de servicios informáticos

9

IV. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

10

1. Descripción del procedimiento, formatos e instructivos y diagramas de flujo, por

procedimiento

11

1.1. De la Dirección General de Administración

12

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Integrar oportunamente el anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora para su trámite posterior, de conformidad con las disposiciones aplicables y la disponibilidad de recursos II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de anteproyectos de Presupuesto de Egresos desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES STJ: Supremo Tribunal de Justicia GES: Gobierno del Estado de Sonora OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda POA: Programa Operativo Anual APE: Anteproyecto de Presupuesto de Egresos V. REFERENCIAS

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y

Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora

VI. POLÍTICAS 1. La elaboración del anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del

Estado de Sonora atenderá a las directrices que establezcan el Plan Estatal de Desarrollo y el Pleno del Supremo Tribunal de Justicia

2. La estructura programática se definirá coordinadamente con la Secretaría de Hacienda 3. Se determinarán las prioridades y objetivos a alcanzar partiendo del análisis cuantitativo

y de acuerdo a las indicaciones del Presidente del STJ

• • • •

• •

13

4. La nómina del Poder Judicial se deberá actualizar para su incorporación en el anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora

5. La proyección del ejercicio presupuestal a diciembre se tomará como información base para estimaciones

6. Se formularán individualmente los nuevos proyectos susceptibles de incorporarse al anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora

7. El anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora se formulará con base en su POA y ajustándose a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Hacienda

8. El anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial se deberá someter a la aprobación del Pleno del STJ

VII. PRODUCTOS 1. Anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del STJ 2. Oficial Mayor 3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda del Ejecutivo Estatal IX. INDICADORES N° anteproyectos del presupuesto de egresos aprobados / Total de anteproyectos del presupuesto de egresos elaborados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-001. Anteproyecto del Presupuesto de Egresos XI. ANEXOS OMDGA-026. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora. XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM •

•

•

•

•

•

•

•

Remitir a la DGA oficio y lineamientos para la formulación del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Recibir instrucciones del Presidente del STJ sobre las prioridades que deben de

incorporarse en el anteproyecto Remitir al Presidente del STJ el anteproyecto

Titular de la DGA

Recibir y analizar lineamientos para la formulación del anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora Coordinarse con la Secretaría de Hacienda para definir la estructura programática del

Poder Judicial Analizar, proyectar y elaborar el anteproyecto, de conformidad a los lineamientos y

disponibilidad de recursos Remitir el anteproyecto al titular de la Oficialía Mayor

Personal de la DGA

Actualizar la nómina vigente a la fecha de la elaboración del anteproyecto

14

• • • • •

Elaborar la plantilla de personal para sustentar nuevos proyectos Elaborar la relación del personal candidato a ser promovido Integrar el anteproyecto Proyectar los recursos financieros para nuevos proyectos susceptibles de incorporarse Captar, analizar, proyectar, capturar e imprimir la información del anteproyecto

XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración

1. Recibe oficio y lineamientos enviados por la Secretaría de Hacienda para la formulación del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora

Oficio Lineamientos

2. Analiza lineamientos y define estructura programática en coordinación con la Secretaría de Hacienda

3. Realiza proyección anual de recursos presupuestales, que comprende la actualización y anualización de la nómina del personal judicial por unidad responsable y los requerimientos de suministros, bienes y servicios por partida

4. Recibe información de proyectos prioritarios para su incorporación en el anteproyecto

5. Elabora el anteproyecto por programas, partidas, unidades responsables nuevos proyectos y demás conceptos de acuerdo a los lineamientos

15

6. Captura el anteproyecto en los formatos correspondientes

7. Integra el anteproyecto Libro

8. Turna anteproyecto a Oficialía Mayor

Oficialía Mayor 9. Recibe anteproyecto y turna al Presidente del STJ

Presidencia del STJ 10. Recibe anteproyecto y lo somete a la consideración del Pleno del STJ para su revisión y, en su caso, aprobación

“Si el anteproyecto no es aprobado”

Dirección General de Administración

11. Procede a elaborar un nuevo anteproyecto

16

“Si el anteproyecto es aprobado”

12. Genera libro del proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial

Libro

13. Captura el proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial en la página electrónica del Gobierno del Estado de Sonora

14. Turna proyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial a Oficialía Mayor para su remisión a las instancias correspondientes

15. Archiva documento

Fin del procedimiento

17

OMDGA-001

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA Anteproyecto de Presupuesto de Egresos

Proceso: Organismo: Unidad Responsable: Eje Rector: Programa: Categoría Programática: Problemática: Impacto: Beneficiarios: Objetivos: Prioridad:

Indicadores

Num. Denominación Tipo Fórmula Meta

Totales de Presupuesto (ANUAL) por Capítulo (a nivel proceso)

2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 Total

18

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA

Anteproyecto de Presupuesto de Egresos

Proceso: Línea de Acción: METAS

Num. Meta T. de Meta

U. de Medida Total

Recursos Registrados

Partida Total Estatal Federal Federalizado Municipio Propios Otros

19

Anteproyecto de Presupuesto de Egresos

Nota: Este formato se ha venido abriendo para la captura del anteproyecto de Presupuesto de Egresos en una página electrónica del Gobierno del Estado en la época de la formulación, por un período determinado y se conforma con la estructura programática autorizada, POA e información financiera para el ejercicio que se programa.

La primera parte se refiere al encabezado del formato. La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.

El cuerpo del formato considera seis apartados:

Primer apartado comprende los siguientes elementos:

Proceso: La información correspondiente a este renglón la registra automáticamente el sistema, previa captura de la información referida a la estructura programática autorizada. Esta información aparece al inicio de cada una de las hojas que integran el anteproyecto de presupuesto de las unidades responsables.

Organismo: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.

Unidad Responsable: Se anotará la clave y el nombre de la unidad responsable.

Eje Rector: Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo donde se ubican las actividades a desarrollar, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada al Poder Judicial.

Programa: Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.

Categoría Programática: Se anotará la codificación que corresponda a esta categoría y su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada. Esta categoría se compone de las letras “A”, que es la actividad institucional, “P” Proyecto estratégico y la “I” que son los proyectos de inversión, a las que se les adicionan dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.

Problemática: Cada unidad responsable describirá en síntesis y con la mayor precisión posible el problema a atender.

Impacto: Se describirá la conversión positiva de los problemas o situaciones insatisfechas con visión de futuro a mediano y largo plazo.

Beneficiarios: Se describirá el conjunto de personas que se beneficiarán directamente por los bienes o servicios que genere la actividad o el proyecto correspondiente al año que se programa.

20

Objetivos: Se describirá la intención de transformar el problema considerado. Las acciones de carácter cualitativo, que constituyen el propósito a alcanzar mediante la ejecución del programa - presupuesto correspondiente.

Prioridad: Se refiere al orden de importancia y se identificará con números progresivos (1,2,3).

Segundo apartado se refiere a la información de indicadores tales como:

Número: Se anotará el número de indicador correspondiente en forma progresiva.

Denominación: Se describirá el nombre de cada indicador.

Tipo: Se anotará a qué tipo de indicador corresponde (Impacto, Producto o Resultado)

Fórmula: Se describirá el valor numérico de la variable indicada en el (POA) de cada unidad responsable, es decir, la situación actual de la variable sobre el valor al que deseamos llegar al finalizar el ejercicio y se multiplicará por 100. Ejemplo: 1,212 / 1,400 *100.

Meta: se anotará la perspectiva del indicador al cierre del ejercicio.

Tercer apartado denominado totales de presupuesto (anual) por capítulo (a nivel de procesos).

La información correspondiente a este apartado referente a capítulos y total, el sistema automáticamente registrará las cantidades en cada uno de ellos, previa captura de la información del presupuesto a nivel de partida. Esta información proviene del apartado número (6).

Cuarto apartado se conforma con los siguientes elementos:

Proceso: (Ídem al primer párrafo del primer apartado).

Línea de Acción: Se describirá la manera de lograr el objetivo. Se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001, 002), y se describirá el conjunto de acciones concretas, que forman parte de las estrategias y del ámbito de las funciones de la dependencia.

Quinto apartado es referido a metas y se integra por cinco columnas:

Primera columna: “Número”: Se anotará la identificación numérica en orden progresivo para identificar la cantidad de metas programadas (01,02).

Segunda columna: “Meta”: Se describirá la expresión concreta de las metas.

Tercera columna: “Tipo de meta”: Se describirá a qué tipo corresponde cada meta. En el caso del Poder Judicial se anotará el concepto ”producto”.

21

En la cuarta columna: “Unidad de medida”: Se describirá el elemento principal de la meta. El concepto general o representativo del producto que se pretende lograr y ofrezca además un referente para un mejor análisis y evaluación de los resultados establecidos como meta.

Quinta columna: “Total”: El sistema registrará el total de esta columna automáticamente previa captura del calendario de realización de cada una de las metas. El calendario capturado no se observa a la vista de este formato, pero se encuentra registrado internamente en el sistema.

Sexto apartado denominado recursos registrados se conforma de ocho columnas con los siguientes elementos:

Primera columna: “Partida”: Se anotará la codificación correspondiente a cada partida que se necesite programar para el siguiente ejercicio, al hacerlo el sistema automáticamente registrará la denominación para cada una de ellas.

Segunda columna: “Total”: Se registrarán los recursos totales de cada partida con lo que se conformarán los montos definitivos para el ejercicio que se programa.

Tercera columna: “Estatal”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos provenientes del Estado.

Nota: Esta columna es la que regularmente se usa para la formulación del Presupuesto del Poder Judicial.

Cuarta columna: “Federal”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se describirán los recursos provenientes de la federación que pueden ser mezclados con recursos estatales o asignados en forma directa por el Gobierno Federal a las dependencias estatales para ciertos programas u obras.

Quinta columna: “Federalizado”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se describirán los montos de recursos estimados provenientes de la federación que se registrarán contablemente como recursos del Gobierno del Estado, por lo que se denominan recursos federalizados o estatales.

Sexta columna: “Municipio”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos provenientes de los municipios.

Octava columna: “Propios”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos propios que provengan de las dependencias o de sus organismos.

22

Novena columna: “Otros”: Una vez capturada la información presupuestal, el sistema registrará automáticamente el total de los recursos referentes a esta columna, es decir, se registrarán los recursos provenientes de otras fuentes como rendimientos financieros y recursos propios, aportaciones de los ayuntamientos y beneficiarios etcétera.

23

OMDGA-026

DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor

Hoja: 1 de 3

Unidad Administrativa: Dirección General de Administración

Fecha de elaboración: 15/07/05

Nombre del Procedimiento: Elaboración del anteproyecto del Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado de Sonora

Fecha de revisión: 01/08/05

Dirección General de

Administración Oficialía Mayor Presidencia del STJ

Recibe oficio y lineamientos para

elaboración de APE

Analiza y define estructura

programática con SH

Realiza proyección anual de recursos

presupuestales

Inicio

Recibe información de proyectos prioritarios

1

Elabora APE A

24

DIAGRAMA DE FLUJO

Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor

Hoja: 2 de 3







No

Sí

1

2

Se aprueba

APE

Turna APE a Oficialía Mayor

Recibe APE y turna

a Presidencia

Captura APE en formatos

correspondientes

Recibe APE y somete a aprobación

del Pleno del STJ

A

Integra documento APE

25

DIAGRAMA DE FLUJO

Órgano Auxiliar Administrativo Oficialía Mayor

Hoja: 3 de 3







Genera libro de APE

Captura proyecto de presupuesto en

página electrónica del GES

2

Archiva

Turna Proyecto a OM para su remisión

a instancias correspondientes

Fin

26

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Programación presupuestación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Integrar oportunamente el Programa Operativo Anual para los efectos legales que correspondan, de acuerdo a las necesidades del Poder Judicial para el corto plazo II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración del Programa Operativo Anual desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia DGA: Dirección General de Administración SHPEE: Secretaría de Hacienda del Poder Ejecutivo del Estado PED: Plan Estatal de Desarrollo POA: Programa Operativo Anual V. REFERENCIAS

Ley de Planeación del Estado de Sonora VI. POLÍTICAS 1. Se deberá analizar la situación actual del Poder Judicial previa la elaboración del

Programa Operativo Anual 2. Las prioridades a atender se determinarán con relación a la programación del año

siguiente VII. PRODUCTOS 1. Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor 3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda IX. INDICADORES N° de Programas Operativos Anuales aprobados / Total de Programas Operativos Anuales elaborados

•

27

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-002. Programa Operativo Anual XI. ANEXOS OMDGA-027. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración del programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA •

•

•

• • • •

Considerar las prioridades indicadas por el Presidente del STJ que se incluirán en el POA Vigilar que los órganos del PJE apliquen los lineamientos de la Secretaría de Hacienda

para la formulación del POA Turnar el POA al Oficial Mayor para su remisión a las instancias correspondientes

Personal de la DGA

Coordinar la formulación, captura e integración del POA del PJE Asesorar al personal de los órganos del Poder Judicial en la elaboración del POA Analizar la información relativa para la elaboración del POA Integrar y generar los libros del POA y archivar en disco

XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro


1. Asiste a reunión a la Secretaría de Hacienda para conocer las instrucciones para la elaboración del POA

2. Analiza instrucciones e información base para la programación del año siguiente

3. Coordina las actividades de los órganos del Poder Judicial en la elaboración del POA

4. Vacía información del POA en el formato indicado por la Secretaría de Hacienda

Formato

5. Integra POA y remite a Oficialía Mayor Programa Operativo Anual

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Oficialía Mayor 6. Recibe documento POA y turna al Presidente del STJ

Presidencia 7. Recibe y somete POA a la consideración del Pleno para su aprobación y turna a Dirección General de Administración

“Si el POA no es aprobado”


8. Procede de nuevo a vaciar la información del POA en el formato indicado por la Secretaría de Hacienda

“Si el POA es aprobado”

9. Genera libros y captura información en la página electrónica del Gobierno del Estado en el formato denominado anteproyecto del Presupuesto de Egresos

Libro

10. Turna POA a Oficialía Mayor para remisión a instancias correspondientes

11. Archiva POA


29

OMDGA-002

• • •

Programa Operativo Anual

Dependencia: Entidad: Unidad Administrativa:

Misión de la Dependencia Cédula programática de la Actividad o Proceso, o del

Proyecto que se expone a continuación

Programa: Actividad institucional (CP): Proceso: Proyecto estratégico P:

1.- PROBLEMÁTICA o situación a atender Con la Actividad, Proceso o Proyecto estratégico referido: 2. IMPACTO deseado Visión al cierre de la administración con relación a la problemática o situación a atender: 3.-BENEFICIARIOS ¿Quiénes? 4.- OBJETIVO: Para contribuir al Impacto deseado: 5.- LINEAS DE ACCIÓN: Para lograr el objetivo planteado. Numerar las líneas de acción en orden de secuencia lógica, aún cuando representen frentes de trabajo simultáneos y considere que por cada una de ellas se establecerá mas adelante el respectivo indicador de producto. 6. INDICADORES Y METAS Para poder medir y evaluar los desempeños correspondientes durante y al finalizar el ejercicio para el que se programa. 6.1 Indicador (es) de Impacto (s). Denominación: a) Variable(s): b) Fórmula (si tiene dos ó mas variables): c) Situación actual (valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual): d) Meta (valor numérico del indicador para el ejercicio que se programa):

30

31

6.2 Indicador (es) de Resultado (s) Con relación al objetivo planteado. Pueden ser uno o más indicadores. Por cada indicador, anote su denominación y enseguida lo que corresponda a lo enunciado en los incisos de a) a d) del apartado anterior (6.1). Denominación: a) Variable(s): b) Fórmula si se tiene dos o más variables: c) Situación actual (valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual): d) Meta (valor numérico del indicador para el ejercicio que corresponda): 6.3 Indicador (es) de Producto (s) Por cada línea de acción defina la meta de producto respectiva con su unidad de medida y calendarización por trimestre (I, II, III, IV).

Programa Operativo Anual

La primera parte se refiere al encabezado del formato.

La segunda parte corresponde al cuerpo del formato. El cuerpo del formato se compone por tres apartados:

Primer apartado se describirán los siguientes elementos:

Dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.

Entidad: Se anotará el nombre del Estado (Sonora).

Unidad Responsable: se anotará la clave y el nombre de la unidad responsable.

Misión de la Dependencia: Se describirá en un enunciado breve y sencillo el encargo que le da la sociedad a la dependencia o unidad responsable, la razón que justifica su existencia, le da sentido y considera su propósito fundamental. En sí el fin último de la Institución dentro del entorno y de la sociedad en general. En nuestro caso, la misión de la dependencia será la que se describa en todas sus unidades responsables.

Segundo apartado se denomina Cédula programática de la actividad o proceso, o del proyecto que se expone a continuación. Considera los siguientes elementos:

Programa: e anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.

Actividad institucional (CP): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.

Proceso: Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.

Proyecto estratégico: Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable, así como su denominación conforme lo indique la estructura programática autorizada.

Tercer apartado comprende el llenado en si de la información del POA considerando lo siguiente:

1. Problemática o situación a atender: Con la actividad, proceso o proyecto estratégico referido. Cada unidad responsable describirá en síntesis y con la mayor precisión posible el problema a atender.

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2. Impacto deseado: Visión al cierre de la administración con relación a la problemática o situación a atender. Se describirá la conversión positiva de los problemas o situaciones insatisfechas con visión de futuro a mediano y largo plazo.

3. Beneficiarios: ¿Quiénes?: Se describirá el conjunto de personas que se beneficiarán directamente por los bienes o servicios que genere la actividad o el proyecto correspondiente en el año para el cual se programa.

4. Objetivo: Para contribuir al impacto deseado se describirá la intención de transformar el problema considerado. Las acciones de carácter cualitativo, que constituyen el propósito a alcanzar mediante la ejecución del programa- presupuesto correspondiente.

5. Líneas de acción: Para lograr el objetivo planteado. Numerar las líneas de acción en orden de secuencia lógica, aún cuando representen frentes de trabajo simultáneos y considere que por cada una de ellas se establecerá más adelante el respectivo indicador de producto. Se describirá la manera de lograr el objetivo. Se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002), y se describirá el conjunto de acciones concretas, que forman parte, de las estrategias y del ámbito de las funciones de la dependencia.

6. Indicadores y metas: Para poder medir y evaluar los desempeños correspondientes durante y al finalizar el ejercicio para el año que se programa. Se describirá la señal que nos diga cómo se comporta un fenómeno. Deben establecerse considerando que permitan posteriormente medir y evaluar los avances y logros correspondientes. A cada indicador se le debe de asignar un valor numérico que será la meta respectiva. El indicador siempre contendrá una o más variables, en ellas se utilizarán tres tipos de indicadores (Impacto, Resultado y Producto).

6.1. Indicador (es) de Impacto (s): Denominación, Se describirá lo referente al impacto deseado, esto es para medir la transformación del problema considerado.

a). Variable (s): Se describirá la variable que se identifica con la transformación deseada (lo que queremos medir o evaluar). Ejemplo: (Número de tocas resueltas / Tocas recibidas) * 100.

b). Fórmula: Si tiene dos ó más variables, su descripción será similar a la anterior. Se describirá el valor numérico de la variable de cada unidad responsable. Es decir la situación actual de la variable sobre el valor al que deseamos llegar al finalizar el ejercicio y se multiplicará por 100. Ejemplo; 1,345 / 1,446 * 100.

c). Situación actual: Valor numérico del indicador, real o estimado a la fecha actual. Se anotará la situación actual en forma porcentual en relación a la variable descrita anteriormente. Ejemplo: 90%.

d). Meta: valor numérico del indicador para el ejercicio que se programa. Se anotará la situación a la que deseamos llegar al cierre del ejercicio en término porcentual. Ejemplo: 92%.

33

6.2. Indicador (es) de Resultado (s). Con relación al objetivo planteado. Pueden ser uno o más indicadores. Para cada indicador anote su denominación y enseguida lo que corresponda a lo enunciado en los incisos de a) a d) del apartado anterior (6.1), es decir, se seguirán los pasos del Indicador descrito anteriormente.

6.3 Indicador (es) de producto (s): En cada unidad responsable. Par cada línea de acción se describirán las metas de producto respectivo en orden progresivo (01), su unidad de medida y calendarización por trimestre (I, II, III, IV). Para la formulación de metas: Se describirá la expresión concreta de la meta. Ejemplo: Meta 01: Unidad de Medida:

Cantidad: Calendario: I II III IV

34

OMDGA027


Hoja: 1 de 2



Nombre del Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora




Analiza instrucciones e

información para programación año

Coordina actividades del PJE en la

elaboración del POA

Inicio

Vacía información en formato de SH

1

Integra POA y remite a OM

A

Asiste a reunión con SH para conocer

instrucciones

Recibe POA y turna a Presidente del STJ

Recibe y somete POA a

consideración del Pleno del STJ

35

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 2



Nombre del Procedimiento: Elaboración del Programa Operativo Anual del Poder Judicial del Estado de Sonora




No

Sí

1

Genera libro y captura en página

electrónica del GES

Turna POA a OM para remisión a

instancias correspondientes

Archiva

Fin

Se aprueba

POA A

36

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Ejercicio del gasto público de Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el pago de las adquisiciones de bienes y servicios que se realicen para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado, de acuerdo al presupuesto aprobado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS

Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia

VI. POLÍTICAS 1. Para la elaboración del cheque será requisito indispensable que las facturas reúnan los

requisitos fiscales 2. Se anexará a la póliza de cheque comprobantes de pago correspondientes y se

elaborará la relación de cheques antes de pasar a firma 3. Se deberá sellar cada comprobante de pago correspondiente al cheque emitido, lo cual

incluirá el número del mismo y la fecha de pago 4. El envío de cheques órganos foráneos deberá acompañarse por oficio VII. PRODUCTOS 1. Cheque de pago a proveedores y prestadores de servicios VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Proveedores 3. Prestadores de servicios IX. INDICADORES N° de cheques entregados / Total de cheques emitidos X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

• • •

37

OMDGA-003. Póliza de cheque OMDGA-004. Hoja de relación de cheques OMDGA-005. Guía de envío XI. ANEXOS OMDGA-028: Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM •

•

• • • •

• • • • • •

Firmar cheques de pago a proveedores y prestadores de servicios Titular de la DGA

Firmar cheques de pago a proveedores y prestadores de servicios Personal de la DGA

Verificar saldos de cuentas bancarias Verificar requisitos fiscales de la factura Verificar firma de persona que autoriza la factura Verificar cargo a partidas correspondientes de póliza de cheques, concepto e importe del

mismo Elaborar pólizas de cheques Elaborar oficios para remitir cheques a órganos foráneos Elaborar guía para envío de cheques a órganos foráneos Cotejar hoja de relación de cheques con cheques para firma Sellar comprobantes de pago de cheques emitidos Entregar cheques a proveedores y prestadores de servicios locales



1. Recibe directamente facturas de proveedores o prestadores de servicios o mediante correspondencia cuando se trata de órganos foráneos del Poder Judicial

2. Verifica requisitos fiscales, firma autorizada u oficio correspondiente para pago a proveedores y prestadores de servicios

38

3. Verifica saldo en bancos de cuenta de cheques

“Si no hay saldo”

4. Realiza transferencia

“Si hay saldo”

5. Elabora cheque Cheque Póliza de cheque

6. Verifica cargo a partida y órgano correspondiente, importe y concepto contra factura

7. Elabora hoja de relación de cheques Relación de cheques

8. Firma cheques y turna a Oficialía Mayor

Oficialía Mayor 9. Recibe cheques y firma y turna a la Dirección General de Administración

39


10. Recibe cheques y verifica con hoja de relación de cheques

“Si es pago foráneo”

11. Elabora oficio y guía y envía a órgano foráneo para que realice el pago

Oficio Guía

“Si es pago local”

12. Realiza pago a proveedores y prestadores de servicios

13. Fin del Procedimiento

40

OMDGA--003

Póliza de cheque

Fecha Páguese por este cheque a

$

Moneda nacional Firmas autorizadas Concepto del pago:

Firma cheque recibido

Cuenta Nombre Debe Haber Póliza No. Hecho por: Revisado por: Autorizado por: Sumas

iguales

41

Póliza de cheque

Fecha: Fecha en que se emite el cheque.

Páguese por este cheque a: Nombre del beneficiario quien cobrará el cheque.

$ (Moneda nacional): Importe del cheque, con número y letra.

Firmas autorizadas: Nombre de los titulares que firman el cheque.

Concepto del pago: En este rubro se indican las facturas que cubrirán este cheque, el concepto de las partidas y las unidades administrativas que afectan.

Firma cheque recibido: Firma de la persona que recibe el cheque al momento de ser entregado

En los cuatro siguientes recuadros se detalla la póliza del cheque:

Cuenta: Es la clave de la partida que se afecta.

Nombre: Es el nombre de la partida que se afecta, así como el de la unidad administrativa.

Debe: Importe del cargo a la partida.

Haber: Importe del abono a la partida.

Póliza no.: Número de póliza consecutivo que relaciona al cheque.

Hecho por: Nombre de la persona quien elabora el cheque.

Revisado por: Antefirma de la persona quien revisa el cheque.

Autorizado por: Nombre de la persona quien autoriza el cheque.

Sumas iguales: Total de las columnas de Debe y Haber.

42

OMDGA-004

Hoja de relación de cheques

Supremo Tribunal de Justicia

Fecha T o t a l Fecha No. Cheque Beneficiario Importe

Relación de cheques para firma

43

Hoja de relación de cheques

Fecha: Fecha en que es elaborada la relación de cheques para firma.

Importe: Total: suma total del importe de todos los cheques contenidos en la relación.

Fecha: Fecha en que se emite el cheque.

No. Cheque: Número correspondiente al cheque que se emite.

Beneficiario: Nombre de la persona o institución beneficiaria correspondiente al número de cheque.

Importe: cantidad correspondiente al número de cheque.

44

OMDGA-005

Guía de envío

N° de contrato

Valija(s) Envase(s) Paquete(s) Sobre(s) Remitente: Supremo Tribunal de Justicia Hermosillo, Sonora

Consignatario:

Peso: Hermosillo, Sonora A de de

Por remitente Nombre y firma:

Recibí por Cia. de servicio Nombre y firma:

Recibí por consignatario Nombre y firma:

Fecha: Hora: Fecha: Hora:

45

Guía de envío

N° de contrato: Número de contrato que asigna la empresa encargada de la entrega de paquetería.

En los cuadros de Valija(s), Envase(s), Paquete(s) y/o Sobre(s): Se especifica la cantidad correspondiente de cada uno de ellos.

Remitente: Nombre de la Dirección General de Administración quien realiza el envío de paquetería.

Consignatario: Nombre de la persona y órgano jurisdiccional quien a quien se le envía la paquetería.

Peso: Peso aproximado del paquete.

A: Fecha en que se envía el paquete.

Por remitente nombre y firma: Nombre de la persona y firma de quien realiza el envío de paquetería.

Recibí por Cía. de servicio nombre y firma: Nombre y firma de la persona de la compañía quien recibe la paquetería por parte del Supremo Tribunal de Justicia y se encarga de enviarla, en ese mismo recuadro se anota la fecha y hora cuando se recibe.

Recibí por consignatario nombre y firma: Nombre y firma de la persona a quien se le envía la paquetería, en ese mismo recuadro se anota la fecha y hora cuando se recibe.

46

OMDGA-028


Hoja: 1 de 3



Nombre del Procedimiento Elaboración de cheques y pago a proveedores y prestadores de servicios


Dirección General de Administración Oficialía Mayor

No

Sí

Recibe facturas de proveedores

Verifica requisitos fiscales de

autorización de gasto

Verifica saldo en

bancos

Hay saldo

Realiza

transferencia

Elabora cheque

1

Inicio

47

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 3






Sí

No

Verifica cargo a partida y órgano e importe y concepto

1

Elabora hoja de relación de cheques

Firma cheques y

turna a OM

Recibe y firma y

turna a DGA

Recibe y verifica con hoja de relación de

cheques

Es pago foráneos

Elabora oficio y guía y envía a órgano

foráneo para pago

2

48

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 3 de 3






Realiza pago a proveedores y prestadores de

servicios

2

Archiva

Fin

49

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Conciliaciones bancarias I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Verificar inconsistencias en los movimientos bancarios registrados en estados de cuenta y los registrados en el libro auxiliar de bancos II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de conciliaciones bancarias desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS


VI. POLÍTICAS 1. La conciliaciones bancarias se realizarán cuando se reciban los estados de cuenta o

cuando sea necesario, debiéndose solicitar dichos estados para el efecto 2. Deberán comprender todos los movimientos bancarios realizados en el período de que

se trate 3. Si existiesen diferencias en las conciliaciones, deberá solicitarse por escrito la aclaración

a la institución bancaria VII. PRODUCTOS 1. Conciliación bancaria VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor IX. INDICADORES N° de conciliaciones bancarias / Total de estados de cuenta X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-006. Libro auxiliar de banco XI. ANEXOS OMDGA-029. Diagrama de flujo del procedimiento de conciliaciones bancarias XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA

• • •

50

•

• • •

Firmar oficios de aclaraciones dirigidos a instituciones bancarias Personal de la DGA

Realizar registros en libro auxiliar de bancos Realizar conciliaciones bancarias Elaborar oficio de aclaración dirigido a instituciones bancarias en caso de haber

diferencias en las conciliaciones XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1. Registra en libro auxiliar de bancos depósitos y cheques y obtiene saldo

Libro auxiliar de bancos

2. Recibe estados de cuenta bancario Estado de cuenta

3. Concilia estados de cuenta con saldo de libro auxiliar de bancos

“Si hay diferencias”

4. Elabora oficio solicitando informe a institución bancaria respectiva

Oficio

5. Recibe informe de institución bancaria

Informe

51


6. Realiza aplicación contable de las diferencias

7. Archiva informe de institución bancaria

Informe


52

OMDGA-006

Libro auxiliar de banco Banco: Cuenta: Año: Póliza Fecha Cheque Beneficiario Ingreso Egreso Saldo Concepto

53

Libro auxiliar de banco

Banco: Nombre de la institución bancaria.

Cuenta: Número de cuenta bancaria.

Año: Año a registrar.

Póliza: Número de póliza correspondiente a cheques emitidos, este es consecutivo y único.

Fecha: Fecha en que se emite el cheque o se realiza el depósito.

Cheque: Número correspondiente al cheque emitido. En caso de ser un Depósito se escribe la palabra “Depósito”.

Beneficiario: Nombre de la persona a quien se emite el cheque.

Ingreso: Importe del ingreso del depósito

Egreso: Egreso de cheque emitido.

Saldo: Resultado de la suma total de ingresos menos la suma total de egresos al registro.

Concepto: Observación respecto al ingreso o egreso.

54

OMDGA-029


Hoja: 1 de 2



Nombre del Procedimiento: Conciliaciones bancarias


No

Sí

Inicio

1

Recibe estados de cuenta bancarios

Concilia estados de cuenta con saldo en

libro auxiliar

Hay diferencias A

Solicita informe a institución bancaria

Registra en libro depósitos y cheques

y obtiene saldo

55

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 2



Nombre del Procedimiento: Conciliaciones bancarias


1

Archiva

Fin

Recibe informe

A

Realiza aplicación contable de las

diferencias

56

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Registro del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Formulación de estados financieros y avance presupuestal I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Emitir los estados financieros y avance presupuestal para efectos de seguimiento y control del ejercicio del gasto público del Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de formulación de estados financieros y avance presupuestal desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS


VI. POLÍTICAS 1. Los estados financieros y avance presupuestal deberán formularse mensual y

trimestralmente VII. PRODUCTOS 1. Estados financieros 2. Avance presupuestal VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Visitador General y Contralor IX. INDICADORES N° de estados financieros emitidos / Total de estados financieros formulados N° de avances presupuestales emitidos / Total de avances presupuestales formulados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS OMDGA-030. Diagrama de flujo del procedimiento formulación de estados financieros y avance presupuestal XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM

• • •

57

• •

•

• • • • •

Firmar los estados financieros y avance presupuestal Enviar a la Visitaduría Judicial y Contraloría los estados financieros y avance

presupuestal Titular de la DGA

Recibir dictamen de la Visitaduría Judicial y Contraloría de los estados financieros y avance presupuestal

Personal de la DGA

Formular estados financieros y avance presupuestal Elaborar pólizas de diario Registrar auxiliares de deudores diversos y acreedores Imprimir estados financieros Archivar documentación e informes de estados financieros y avance presupuestal

XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General de Administración

1. Elabora póliza de diario Póliza de diario

2. Registra auxiliares de deudores diversos y acreedores

Libro

3. Verifica y actualiza cuentas de activo fijo

4. Formula informe de estados financieros y avance presupuestal

Informe

5. Firma informe de estados financieros y avance presupuestal y turna a la Oficialía Mayor

58

Oficialía Mayor 6. Recibe y firma informe de estados financieros y avance presupuestal y turna a la Dirección General de Administración


7. Recibe informe de estados financieros y avance presupuestal y archiva


59

OMDGA-030


Hoja: 1 de 2



Nombre del Procedimiento Formulación de estados financieros y avance presupuestal



Registra auxiliares de deudores diversos y acreedores

Verifica y actualiza

cuentas de activo fijo

Inicio

1

Formula estados financieros y avance

presupuestal

Firma estados financieros y avance presupuestal y turna

a OM

Elabora póliza de diario

Recibe y firma estados financieros

y avance presupuestal y turna

60

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 2



Nombre del Procedimiento Formulación de estados financieros y avance presupuestal



1

Archiva

Fin

61

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Remitir trimestralmente a la Secretaría de Hacienda, para los efectos legales correspondientes, el avance en la consecución de las metas previstas por el Poder Judicial del Estado de Sonora y del ejercicio presupuestal del período que corresponda II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de informes trimestrales de los programas presupuestos desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda V. REFERENCIAS

Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Decreto que Aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Sonora Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora Reglamento Interior de Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia

VI. POLÍTICAS 1. Se deberá contar con el avance del ejercicio presupuestal al cierre del trimestre que

corresponda 2. Se solicitará a los órganos del Poder Judicial la información relativa a la evaluación del

trimestre que corresponda estableciendo fecha de remisión 3. Se deberá enviar a los órganos del Poder Judicial el avance acumulado del trimestre

anterior VII. PRODUCTOS 1. Informes trimestrales de los programas-presupuestos del Poder Judicial de Estado VIII. CLIENTE(S) 1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia

• • • • •

62

3. Órganos del Poder Judicial 4. Secretaría de Hacienda IX. INDICADORES N° de informes trimestrales remitidos/ Total de informes trimestrales elaborados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-007. Análisis Sectorial OMDGA-008. Análisis Programático – Presupuestal OMDGA-009. Informe de Avance Programático – Presupuestal XI. ANEXOS OMDGA-031. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • • •

•

•

•

Evaluar trimestralmente los programas-presupuesto a cargo del Poder Judicial Solicitar el avance del ejercicio presupuestal al cierre del trimestre que corresponda Remitir los informes trimestrales en los plazos determinados por la Secretaría de

Hacienda para los efectos legales que correspondan, así como a las instancias correspondientes

Personal de la DGA

Recibir, analizar, concentrar y capturar la información relativa a la evaluación trimestral de los programas-presupuesto del Poder Judicial, en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda Asesorar a los órganos del Poder Judicial en asuntos relativos con las evaluaciones

trimestrales Integrar y generar el informe trimestral del período correspondiente y archivo en disco



1. Recibe oficio y guía enviados por la Secretaría de Hacienda para la elaboración de informes trimestrales de los programas-presupuesto del Poder Judicial del Estado

Oficio Guía

2. Analiza guía y define los asuntos susceptibles de incorporarse en el informe trimestral correspondiente

63

3. Solicita avance presupuestal del cierre del trimestre requerido a la Secretaría de Hacienda

4. Integra y actualiza formatos trimestrales para solicitar información a los órganos del Poder Judicial del Estado

Formato

5. Elabora oficio y remite formatos a los órganos del Poder Judicial del Estado

Oficio Formato

Órganos del Poder Judicial

6. Reciben formatos y registran avances de los asuntos evaluados y remiten a la Dirección General de Administración


7. Recibe formatos de los órganos del Poder Judicial, analiza información programática presupuestal y concentra y captura información en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda

8. Ajusta y modifica metas en caso de solicitarse por algún órgano del Poder Judicial previa autorización de la Secretaría de Hacienda

9. Integra y genera informe trimestral y archivo en disco correspondiente

Informe trimestral Archivo en disco

10. Remite informe trimestral requerido y archivo en disco a la Secretaría de Hacienda y otras instancias para los efectos legales correspondientes

Oficio Informe trimestral Archivo en disco

64

11. Archiva documento Informe trimestral


65

OMDGA-007

SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANÁLISIS SECTORIAL

TRIMESTRE: DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores Sectoriales Globales)

66

Sistema estatal de evaluación del desempeño


En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotará el trimestre al que corresponda el informe.

La segunda parte corresponde al cuerpo del formato.

En el espacio correspondiente a dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.

Resultados: Se analizará la información y se mostrarán los resultados trimestrales, la evolución del sector de la economía estatal y su impacto en el ámbito social como parte de los programas y acciones derivadas del Plan Estatal de Desarrollo.

Su estructura se realizará de acuerdo a los programas formulados. En él se describirán los logros y resultados cuantitativos y cualitativos alcanzados en cada uno de los programas del trimestre correspondiente. Se deberán aportar elementos de auto evaluación. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.

Nota: Este formato no es requerido actualmente en los informes trimestrales. Sin embargo el Poder Judicial lo seguirá utilizando en virtud de que para la formulación de la Cuenta Pública este formato si es necesario. Lo anterior permitirá tener la información sectorial debidamente ubicada.

67

OMDGA-008

SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ANÁLISIS PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL

TRIMESTRE: DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores de la gestión pública)

68

Sistema estatal de evaluación del desempeño

Se analizará en el texto los principales logros, así como las variaciones en metas y en gasto autorizado que se reporten en el ejercicio. Deberán justificarse las modificaciones explicando los motivos y causas que la originaron, comentando de manera crítica las causas de las desviaciones, tanto en metas como en el gasto.

La primera parte se refiere al encabezado del formato

En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotara el trimestre al que corresponda el informe.


En el espacio correspondiente a dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.

Resultados: En este apartado se analizará en términos generales, el comportamiento del gasto total de la dependencia, con un enfoque a los resultados obtenidos. Se explicarán las causas generales de la variación del gasto total ejercido con respecto al presupuesto original, destacando los programas y acciones desarrolladas, así como su importancia en el contexto global de las actividades de la dependencia.

Una vez realizada la explicación general a nivel dependencia, se procederá al análisis de los factores que influyeron en el logro de las metas, conforme a los siguientes lineamientos:

Se identificará la clave y nombre de la unidad responsable que será analizada.

Las desviaciones y su respectiva justificación deberán referirse en todos los casos al presupuesto y a las líneas de acción y metas originales autorizadas por el Congreso del Estado; por lo tanto, las modificaciones autorizadas al original y su correspondiente explicación formarán parte de los argumentos que justificarán la desviación total respecto al original.

Aquellas líneas de acción que no hayan sido presupuestadas o cuyas metas no hayan sido cuantificadas originalmente, requerirán invariablemente de la justificación correspondiente.

Las explicaciones de las desviaciones en el avance físico deberán considerar entre otros elementos: la correspondencia entre lo realizado y la disponibilidad de recursos financieros; factores de orden operativo y administrativo que afectaron su desarrollo; lineamientos presupuestales y programación de actividades; incumplimiento de proveedores o contratistas; fenómenos naturales extraordinarios, entre otras causas.

69

Las explicaciones a las desviaciones financieras tomarán en cuenta, entre otros elementos; cambio en los supuestos macroeconómicos utilizados en la programación original (Inflación, tipo de cambio o devaluación, en su caso, ritmo de actividad económica, etc.); problemas operativos y administrativos que incidieron en el costo; cambio en los índices de eficiencia y productividad, entre otros.

70

71

OMDGA-009

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIA DE HACIENDA

SISTEMA ESTATAL DE EVALUACIÓN INFORME DE AVANCE PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL TRIMESTRE:

Clave programática Calendario de metas Programado Realizado

Original Anual Modifi. Anual Trimestre Trimestre Acumulado Dep

UR

ER

Pro

g.

CP

Pro

c.

LA

Met

a

Descripción

Unidad de

medida Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto Meta Gasto

Avance finan-

ciero %

Avance físico

%

Informe de Avance Presupuestal


En el espacio correspondiente a trimestre: Se anotará el trimestre que corresponda.

La segunda parte corresponde al cuerpo del formato se conforma por (17) columnas:

1). Dependencia (DEP): Se anotará la clave de la dependencia.

2). Unidad Responsable: (UR): Se anotará la clave de la unidad responsable.

3). Eje Rector (ER): Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo, donde se ubican las actividades a desarrollar.

4). Programa (PROG): Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector.

5). Categoría Programática (CP): Se anotará la codificación que corresponda a esta categoría. Las categorías programáticas se componen de las letras A, que es la actividad institucional; P, proyectos estratégicos y la I que son proyectos de inversión, a las que se les adicionar dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.

6). Procesos (PROC): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable.

7). Línea de Acción (LA): En esta columna se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002) que correspondan de acuerdo a la clave presupuestal asignada en el Presupuesto de Egresos del Estado. Ejemplo: 02-01-1-05-A01-CA-001 corresponde a una línea de acción de la Presidencia del STJ.

8). Meta: En esta columna se anotarán los dígitos asignados a la meta en el Presupuesto de Egresos del Estado, en número progresivo (01,02).

9). Descripción: En esta columna se anotará a la altura de la clave que corresponda, la denominación de la dependencia, unidad responsable, eje rector, programa, categoría programática, proceso, línea de acción y meta. En ningún caso deberán aparecer espacios en blanco en la descripción de cualquiera de estos conceptos.

10). Unidad de Medida: Se anotarán aquellas unidades de medida con las que se identifiquen las actividades a realizar, las cuales deberán coincidir con las empleadas en el Presupuesto de Egresos. En caso de metas no consideradas en este documento, las nuevas unidades de medida deberán ser representativas del producto o resultado final; se expresarán en términos claros y sencillos, debiendo ser cuantificables y de fácil identificación. A toda unidad de medida deberá anteceder una descripción breve y clara sobre las acciones a desarrollar.

72

11). Programado Original Anual: En estas columnas se anotarán las metas y montos autorizados en el Presupuesto de Egresos Estatal. A la altura de la descripción de la meta y de su unidad de medida se anotarán las cantidades autorizadas para todo el ejercicio. En la columna de gasto a la altura de la unidad responsable, se anotará el monto total autorizado. Las descripciones y cantidades que aparezcan como originales deberán permanecer como tales durante todo el ejercicio.

12). Programado Modificado Anual: En esta columna se consignarán las metas y los montos modificados autorizados por la Secretaría de Hacienda.

13). Programado en el Trimestre: De acuerdo al calendario trimestral considerado en el Presupuesto de Egresos y el calendario de gasto, en estas columnas se registrarán las metas y los montos correspondientes, originales o modificados.

14). Realizado en el Trimestre: En estas columnas se anotarán las metas alcanzadas en el período. El gasto ejercido se anotará a nivel de la unidad responsable.

15). Realizado Acumulado: Se registrarán en forma acumulada las metas y logros alcanzados durante el ejercicio, así como el gasto total ejercido, acumulado al cierre de cada trimestre.

16). Avance Financiero: En este espacio se anotará, a la altura de la unidad responsable, el porcentaje resultante de la división del monto acumulado ejercido al trimestre entre lo programado anual original por cien.

17). Avance Físico: En términos porcentuales, se anotará el avance acumulado logrado al cierre del trimestre, comparado con las metas originales anuales.

Nota: Los montos presupuestales se anotarán en pesos, redondeados sin utilizar centavos.

73

OMDGA031


Hoja: 1 de 2



Nombre del Procedimiento Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora


Dirección General de Administración Órganos del Poder Judicial

Analiza guía y define aspectos a incorporar

Solicita avance presupuestal al trimestre a SH

Inicio

1

Integra y actualiza formatos trimestrales

de OPJ

Elabora oficio y remite formatos a

OPJ

Recibe oficio y guía de la SH para

informes trimestrales

Reciben y registran avances en formato

y turnan a DGA

74

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 2



Nombre del Procedimiento Elaboración de los informes trimestrales de los programas presupuestos del Poder Judicial del Estado de Sonora


Dirección General de Administración Órganos del Poder Judicial

1

Archiva

Fin

Recibe y analiza información y

captura

Ajusta y modifica

metas

Integra y genera informe trimestral y

archivo en disco

Remite informe y archivo en disco a

SH

75

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Programación, presupuestación, ejercicio, registro y evaluación del gasto público del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Evaluación de gasto público del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio del 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar y remitir oportunamente la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial a la Secretaría de Hacienda, de conformidad a las disposiciones legales aplicables y a los lineamientos que ésta emita II. APLICACIÓN ( X ) GENERAL ( ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública desarrollados por los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES PJE: Poder Judicial del Estado STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración SH: Secretaría de Hacienda CHPPJES: Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora V. REFERENCIAS

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora Ley Orgánica del Poder judicial del Estado de Sonora Ley de Planeación del Estado de Sonora Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Reglamento de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y

Gasto Público Estatal Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda

VI. POLÍTICAS 1. Para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial se tomará

como base los lineamientos que defina la Secretaría de Hacienda 2. Para la integración de la información requerida en los formatos se solicitará a los

órganos del Poder Judicial los requerimientos de información necesarios 3. La información contenida en la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial se

cotejará con los informes trimestrales presentados a la Secretaría de Hacienda VII. PRODUCTOS 1. Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora VIII. CLIENTE(S)

• • • • •

•

76

1. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia 2. Oficialía Mayor del Supremo Tribunal de Justicia 3. Secretaría de Hacienda del Poder Ejecutivo del Estado IX. INDICADORES N° de documentos de Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial remitidos / Total de documentos de Cuenta Pública del Poder Judicial elaborados. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-010. Análisis Sectorial. Cuenta Pública OMDGA-011. Análisis Programático – Presupuestal. Cuenta Pública OMDGA-012. Resumen Programático - Presupuestal OMDGA-013. Evaluación Programática del Ejercicio del Gasto XI. ANEXOS OMDGA-032. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM •

•

•

•

•

•

•

• •

Remitir a la DGA oficio y guía enviada por la Secretaría de Hacienda para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal Remitir por oficio el documento de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al

Poder Judicial y archivo en disco al titular de la Secretaría de Hacienda Remitir copia del oficio enviado a la Secretaría de Hacienda y documento de la Cuenta

de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial al Presidente del STJ y al titular de la Visitaduría Judicial y Contraloría

Titular de la DGA

Remitir al titular de la Oficialía Mayor documento de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial y archivo en disco Suscribir oficios a los órganos del Poder Judicial para los requerimientos de información

Personal de la DGA

Coordinar a los órganos del Poder Judicial en los requerimientos de información para la elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública correspondiente al Poder Judicial Recabar, revisar, analizar, concentrar y registrar la información enviada por los órganos

del Poder Judicial en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda Integrar la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial Remitir a la DGA documento de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial y

archivo en disco

77



1. Recibe de Oficialía Mayor oficio y guía enviados por la SH para la formulación de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial

Oficio Guía

2. Analiza guía

3. Analiza, concentra y captura la información programática y presupuestal en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda

4. Genera formatos concentrados con la información capturada

5. Verifica información de formatos concentrados, con trimestres presentados a la Secretaría de Hacienda.

“Si la información no es correcta”

6. Analiza, concentra y captura de nuevo la información programática y presupuestal en los formatos indicados por la Secretaría de Hacienda

“Si la información es correcta”

78

7. Genera e integra documento y archivo en disco de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial

Documento Archivo en disco

8. Turna a Oficialía Mayor documento y archivo en disco para su remisión a la SH y otras instancias

Oficialía Mayor 9. Recibe y remite por oficio documento y archivo en disco a la Secretaría de Hacienda y otras instancias


10. Archiva documento


79

OMDGA-010

ANÁLISIS SECTORIAL. CUENTA PÚBLICA DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores sectoriales globales)

80

Análisis Sectorial. Cuenta Pública

Dependencia: Se anotará la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.

En el texto se concentrará la información correspondiente al análisis sectorial vertida en cada uno de los trimestres del ejercicio.

Su propósito es mostrar los resultados generales y la evolución del sector de la economía estatal y su impacto en el ámbito social como parte de los programas y acciones derivadas del Plan Estatal de Desarrollo.

Su estructura se realizará de acuerdo a los programas formulados. En él se describirán los logros y resultados cuantitativos y cualitativos alcanzados en cada uno de los programas durante el año. Se deberán aportar elementos de auto evaluación. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.

81

OMDGA-011

ANÁLISIS PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL. CUENTA PÚBLICA DEPENDENCIA: Resultados (Indicadores de la Gestión Pública)

82

Análisis Programático – Presupuestal. Cuenta Pública

Dependencia: Se anotará el nombre y la clave de la dependencia sin abreviaturas.

En el texto se concentrará la información correspondiente al análisis programático - presupuestal vertida en cada uno de los trimestres del ejercicio.

Su propósito es analizar en términos generales el comportamiento del gasto total de la dependencia, con un enfoque eminentemente programático.

Se explicarán las causas generales de la variación del gasto total ejercido por unidad responsable con respecto al presupuesto original, haciendo referencia a los programas más importantes en el contexto global de las actividades de la dependencia.

El orden de presentación deberá ser congruente con la secuencia que guarda el formato OMDGA- 013 “Evaluación programática del ejercicio del gasto“.

La diferencia o incumplimiento de metas y su respectiva justificación deberán referirse en todos los casos al presupuesto y a las metas originales autorizadas por el Congreso del Estado. Por lo tanto las modificaciones autorizadas al original y su correspondiente explicación formarán parte de los argumentos que justificarán la desviación total respecto al original. Para su mejor comprensión se recomienda seguir las instrucciones que en forma más amplia proporciona la Secretaría de Hacienda.

83

OMDGA-012

RESUMEN PROGRAMÁTICO – PRESUPUESTAL (Acumulado al _ Trimestre)

*AVANCE FISICO %UNIDAD No. de

METAS AVANCE

FINANCIERO % A B C

TOTAL DEPENDENCIA 0 0 0 0

*A = 100 % o Mayor

B = 60 - 99.9 %

C = 0 - 59.9 %

84

Resumen Programático – Presupuestal



El cuerpo del formato se integra por cuatro columnas principales:

En el primer renglón se anotara la clave y el nombre de la dependencia sin abreviaturas.

Columna número uno: Denominada unidad, se conforma de dos apartados:

En el primer apartado: Se anotará la clave numérica correspondiente a la unidad responsable en orden ascendente.

En el segundo apartado: Se anotará el nombre de la unidad responsable.

Columna número dos: Se anotará el total de metas programadas para cada unidad responsable.

Columna número tres: Se registrará el avance financiero porcentual comparando el presupuesto ejercido contra el presupuesto original.

Columna Número cuatro: Denominada avance físico esta compuesto por tres apartados.

En el A: Se anotarán las metas alcanzadas entre el 100% o más. En el B: Se anotarán las metas alcanzadas entre el 60 y 99.9%. En el C: Se anotarán las que se ubican entre 0 y el 59.9%.

Al finalizar con la información requerida en las columnas se anotará en el renglón

inmediato inferior en el espacio correspondiente a unidad la leyenda “Total dependencia” lo cual marcará la pauta para que se describa el total por cada una de las columnas, con excepción de la columna referida al “avance financiero” que presentará el avance porcentual a nivel global resultado de comparar el ejercicio total contra el original.

En la parte inferior del formato se registrará un concentrado porcentual del resultado final de la evaluación física a nivel de dependencia con base en los términos anteriormente señalados. Ejemplo:

A = 100% o Mayor 80.3% B = 60 – 99.9% 16.2% C = 0 – 59.9% 3.4%

85

OMDGA-013

CUENTA PÚBLICA EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA DEL EJERCICIO DEL GASTO

(Pesos) Metas anuales Presupuesto (pesos)

Clave Programática

Dep

Ur

ER

Pro

g

CP

Pro

c.

LA

Met

a

Descripción

Unidad de

medidaOrigi-nales

Modifi-cadas

Alcan-zadas

Avance físico %

con originales Original Ejercido

Avance financiero

% con originales

86

Evaluación Programática del Ejercicio del Gasto


La segunda parte corresponde al cuerpo del formato y se conforma por (17) columnas:

2). Unidad Responsable (UR): Se anotará la clave de la unidad responsable.

3). Eje Rector (ER): Se anotará el número del eje rector (un dígito) del Plan Estatal de Desarrollo, donde se ubican las actividades a desarrollar.

5). Categoría Programática (CP): Se anotará la codificación que corresponda a esta

categoría. Las categorías programáticas se componen de las letras A, que es la actividad institucional; P, proyectos estratégicos y la I que son proyectos de inversión, a las que se les adicionan dos dígitos consecutivos iniciando con 01. Ejemplo para STJ sería A01.

6). Procesos (PROC): Se anotará la codificación con la que se identifica a esta categoría para cada unidad responsable.

7). Línea de Acción (LA): En esta columna se anotarán los dígitos (3) en orden progresivo (001,002) que correspondan de acuerdo a la clave presupuestal asignada en el Presupuesto de Egresos del Estado ejemplo: 02-01-1-05-A01-CA-001 corresponde a una línea de acción de la Presidencia del STJ.

8). Meta: En esta columna se anotarán los dígitos asignados a la meta en el Presupuesto de Egresos del Estado, en número progresivo (01,02).

9). Descripción: En esta columna se anotará a la altura de la clave que corresponda, la denominación de la dependencia, unidad responsable, eje rector, programa, categoría programática, proceso, línea de acción y meta. En ningún caso deberán aparecer espacios en blanco en la descripción de cualquiera de estos conceptos.

10). Unidad de Medida: Se anotarán aquellas unidades de medida con las que se identifiquen las actividades a realizar, las cuales deberán coincidir con las empleadas en el Presupuesto de Egresos. A toda unidad de medida deberá anteceder una descripción breve y clara sobre las acciones a desarrollar.

11). Metas anuales originales: A la altura de la descripción de la meta y de su unidad de medida se anotará la cuantificación autorizada en el Presupuesto de Egresos Estatal. En caso de no existir cuantificación en el original (autorizado), se anotarán las que manejó administrativamente la unidad responsable, en la columna de metas modificadas.

1). Dependencia (DEP): Se anotará la clave de la dependencia.

4). Programa (PROG): Se anotará la clave o número del programa, equivalente al objetivo correspondiente del eje rector.

87

12). Metas anuales modificadas: En esta columna se consignarán las metas que sufrieron cambios respecto al original, en caso de no existir modificación alguna, se anotarán las metas originales, y sólo se dejará sin cuantificación cuando las metas hayan sido canceladas.

13). Metas anuales alcanzadas: En esta columna se anotarán los logros obtenidos durante el ejercicio por las dependencias y unidades responsables. En caso de no existir resultados se dejará en blanco.

15). Presupuesto Original: En esta columna se anotará el total de los recursos

autorizados por el Congreso del Estado a nivel de Unidad Responsable. La sumatoria de las cifras del presupuesto original deberá coincidir en todos los casos con las autorizadas en el Presupuesto de Egresos Estatal.

17). Porcentaje de avance financiero (contra el original): En esta columna se

anotará el porcentaje que arroje la comparación del presupuesto ejercido en relación al presupuesto original.

14). Porcentaje de avance físico de cumplimiento: Se anotará el avance de las metas logrado al final del ejercicio, con relación a las metas originales. Si el cumplimiento en términos porcentuales es superior al 100% se anotará en su lugar un (*) y como pie de página aparecerá la leyenda: (*) Superior al 100%.

16). Presupuesto Ejercido: En este espacio se registrará el gasto ejercido a nivel de unidad responsable. Los montos presupuestales se reportarán en pesos sin utilizar centavos y agrupando los dígitos en centenas y separando con un espacio libre. Cuando no exista cuantificación alguna en las columnas, deberán dejarse en blanco.

Nota: Los montos presupuestales se anotarán en pesos, redondeados, sin utilizar centavos.

88

89

OMDGA-032


Hoja: 1 de 2



Nombre del Procedimiento: Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora



Analiza guía

Analiza, concentra y captura información

programática presupuestal

Inicio

1

Genera formatos concentrados de

información

Verifica información de formatos

concentrados con trimestres

Recibe oficio y guía de la SH para

CHPPJES

A

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 2



Fecha de revisión: 01/08/05 Nombre del Procedimiento: Elaboración de la Cuenta de la Hacienda Pública del Poder Judicial del Estado de Sonora


No

Sí

1

Archiva

Genera e integra CHPPJES y archivo

en disco

Turna CHPPJES y archivo en disco a

OM para su remisión

Información correcta A

Recibe y remite CHPPJES y archivo

en disco a SH y otras instancias

Fin

90

91

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Trámite de nombramientos, remociones, renuncias, licencias y jubilaciones de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Trámite de movimientos de personal del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Trámite de movimientos de personal I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar los trámites de los diversos movimientos de personal que requieran los órganos del Poder Judicial, de acuerdo al presupuesto de egresos aprobado y con apego a las disposiciones en la materia II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de trámite de movimientos de personal desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora • Reglamento Interior de Oficialía Mayor • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Sólo procederán aquellos nombramientos que cuenten con disponibilidad presupuestal,

es decir, que exista plaza vacante o de nueva creación 2. El personal de nuevo ingreso debe cumplir con los requisitos que señalan la Constitución

Política del Estado de Sonora, la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado y la Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora

3. Para el trámite de bajas de personal, al oficio correspondiente debe acompañarse la renuncia del trabajador, las actas o el procedimiento administrativo de remoción, según corresponda

4. Las sustituciones de personal incapacitado se llevarán a cabo exclusivamente para cubrir ausencias de 30 días en adelante del personal jurisdiccional, debiéndose buscar otras opciones en los casos de ausencia del personal administrativo

5. Cuando ocurra al trabajador un accidente de trabajo, éste deberá comunicarlo a su jefe inmediato y a la Oficialía Mayor, para proceder a solicitar a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo Estatal el formato del

92

denominado “Aviso de Accidente”, que será entregado al Instituto dentro de las 72 horas siguientes de ocurrido el acto

6. Las suplencias de personal con permiso prejubilatorio se cubrirán con el nivel 5-I VII. PRODUCTOS 1. Trámites de movimientos de personal VIII. CLIENTE(S) 1. Órganos jurisdiccionales del Poder Judicial 2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES No. de movimientos tramitados / Total de movimientos recibios para trámite X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-014. Movimientos de personal OMDGA-015. Solicitud de pago XI. ANEXOS OMDGA-033. Diagrama de flujo del procedimiento trámite de movimientos de personal XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir oficios de trámite de movimientos de personal • Autorizar y firmar solicitudes de pago de sueldos, prestaciones o finiquitos Titular de la DGA • Turnar a Oficial Mayor para su firma los oficios de trámite de movimientos de personal • Enviar oficios a las unidades administrativas para solicitar documentación requerida para

el trámite respectivo • Enviar oficios de movimientos de personal a la Dirección General de Recursos Humanos

de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo del Estado • Turnar al Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y al Oficial Mayor para su

autorización con su firma respectiva solicitud de pago de sueldos, prestaciones o finiquito• Remitir a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del

Ejecutivo del Estado solicitudes de pago para su trámite • Solicitar quincenalmente a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría

de Hacienda del Ejecutivo del Estado plantilla de personal del Poder Judicial Personal de la DGA • Integrar los documentos que se envían con los oficios de movimientos de personal • Registrar en el sistema los movimientos de personal • Archivar copias de oficios • Integrar expediente personal de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado • Calcular importes y elaborar solicitudes de pago de sueldo, prestaciones o finiquito Verificar plantilla de personal

XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Responsable Descripción de Actividades Registro

Dirección General deAdministración

1. Recibe y revisa oficios de nombramientos, renuncias, remociones, cambios de puesto o de adscripción, incapacidades, licencias o permisos del personal del Poder Judicial

Oficio

2. Solicita a la unidad administrativa de origen, la documentación requerida para el trámite correspondiente

Oficio

3. Elabora oficio de trámite de altas, bajas, cambios de adscripción o de puesto, permisos, licencias o incapacidades y turna a la Oficialía Mayor

Oficio

Oficialía Mayor 4. Revisa y firma oficio y turna a la Dirección General de Administración para su trámite posterior

Oficio


5. Recibe oficio y envía a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo del Estado para el trámite correspondiente

Oficio

6. Registra en el sistema los movimientos generados y archiva copias de oficios

Disco duro

“ Si se trata de nombramientos de personal de nuevo ingreso”

93

7. Integra expediente personal del servidor público

Expediente

“Si se trata de bajas, nombramientos provisionales o suplencias de personal con

licencia sin goce de sueldo”

8. Elabora solicitudes de pago y turna a Oficialía Mayor

Relación Solicitud de pago

Oficialía Mayor 9. Revisa y firma solicitudes de pago y turna a la Dirección General de Administración


10. Recibe y turna a la Presidencia para su autorización y firma

Presidente del STJ 11. Recibe y firma solicitudes de pago y turna a la Dirección General de Administración


12. Recibe y envía a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda del Ejecutivo del Estado para su trámite

Oficio

13. Solicita quincenalmente a la Dirección General de Recursos Humanos de la Secretaría de Hacienda la plantilla de personal del Poder Judicial

Oficio

14. Recibe la plantilla de personal y verifica que se hayan efectuado correctamente los movimientos generados

Oficio Plantilla de personal

94


95

96

GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA

SECRETARÍA DE HACIENDA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA FECHA: # EMPLEADO:

MOVIMIENTO DE PERSONAL Alta Baja Cambio

Apellido Paterno Apellido Materno

Nombre(s)

DP UA PL SC PR SP GP Partida presupuestal P. Gasto N. Pza Número y Nombre del empleado a quien

sustituye Fecha y clave de baja

Fecha alta Fecha de ingreso

Adscrito a: Clave

Tipo de Tipo de Nombramiento Nombramiento 1 = Titular 1 = Base 2 = Provisional

2 = Confianza

Municipio de:

Clave 3 = Interino Clave 3 = Temporal Clave No. de Isssteson

Clave de ubicación

Nombre del puesto

Clave Opción C. Trab. Hrs. Fecha de

reingreso

Clave de = 5% = 15% = 25%

Sueldo Base Servicios Especiales Quinquenio = 10% = 20%

ÚNICAMENTE BAJAS Clave Motivo de la separación Fecha Genera Vacante Núm. Vacante PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES EXTRAORDINARIAS

Clave Importe Clave Importe Clave Importe Observaciones:

OMDGA-014

Movimientos de Personal DEPENDENCIA. Supremo Tribunal de Justicia.

FECHA: Fecha en que se elabora el formato N° EMPLEADO: Número de empleado asignado por la Dirección General de Recursos

Humanos. MOVIMIENTOS DE PERSONAL: Marque con una palomita en el recuadro

correspondiente. NOMBRE: Nombre completo del empleado en el orden correspondiente.

PARTIDA PRESUPUESTAL: Partida presupuestal en donde se va a cargar.

P. GASTO: Partida de gasto en este caso, sueldo 1101.

N. PZA: Número de plaza asignada.

NÚMERO Y NOMBRE DEL EMPLEADO A QUIEN SUSTITUYE: Este campo se llena

en caso de que el movimiento haya sido un cambio. F. Y CVE. DE BAJA. Anotar la fecha de baja y clave.

FECHA DE ALTA: Anotar la fecha de cambio del empleado.

FECHA DE INGRESO: Anotar la fecha de nuevo ingreso

ADSCRITO A: Anotar la unidad responsable.

CLAVE: Anotar la clave de la unidad responsable.

MUNICIPIO DE: Anotar nombre del municipio.

97

CLAVE: Anotar la clave del municipio

TIPO DE NOMBRAMIENTO: Marque en el recuadro la opción correspondiente.

TIPO DE PLAZA: Marque en el recuadro la opción correspondiente.

NO. DE ISSSTESON: Número de pensión del ISSSTESON

CVE DE UBIC: Anotar la clave de la unidad administrativa de la ubicación del cheque.

NOMBRE DEL PUESTO: Anotar el nombre del puesto asignado.

CLAVE: Anotar la clave del puesto.

OPCIÓN: Opción del nivel I, A, B.

C. TAB: Clave del Tabulador : Gobierno = 1, Supremo = 2 Médicos = 3 y 4.

HRS: Horas asignadas en caso de opción 3 y 4.

FECHA DE REINGRESO: Fecha de reingreso del empleado.

SUELDO BASE: Sueldo base correspondiente al tabulador de sueldos.

SERVICIOS ESPECIALES: Cantidad asignada a cada nivel por servicios especiales

en base al tabulador de sueldos. CLAVE DEL QUINQUENIO: Marcar con una “X” el recuadro correspondiente

dependiendo de la antigüedad.

En caso de que sean únicamente bajas: CLAVE: Clave de la baja.

98

MOTIVO DE LA SEPARACIÓN: Motivo que causó la baja.

FECHA: Fecha de renuncia GEN. VACANTE: Marcar en el recuadro si genera o no vacante.

NUM. DE VACANTE: Número de vacante asignado por el sistema.

OBSERVACIONES: Se llena en caso de que se deba hacer alguna aclaración.

99

100

GOBIERNO DEL Folio: ESTADO DE SONORA Total $

SECRETARÍA DE HACIENDA Descuentos

Neto a pagar $ Solicitud de pago Dependencia: Por Por concepto de: Hermosillo, Sonora a

Nombre Reg. Fed. Cont. Firma En caso de afectar algún programa o convenio especial mencionarlo: Para uso dependencia que realiza el gasto Para uso de la Secretaría de Hacienda Responsable de la Unidad Administrativa Revisado Titular de la dependencia que autoriza el gasto Páguese

Tratándose de gastos por comprobar. Éstos deberán ser comprobados dentro de los primeros 30 días a su pago, de lo contrario serán desconectados de la nómina de sueldo

Control Presupuestal

Dep. Unidad

Advmva. Eje

Rector Progr Categ. Progr. Proc. Línea

Partida pptal.

Asignación anual

Ejercido a la fecha

Importe del Presente

Saldo actualizado

OMDGA-015

Solicitud de Pago FOLIO: Folio de la dependencia que solicita el pago.

TOTAL: Cantidad total bruta a pagar según corresponda al concepto de pago.

DESCUENTOS: Este campo lo llena la Dirección General de Recursos Humanos.

NETO A PAGAR: Cantidad liquida que recibe el beneficiario (lo llena la Dirección

General de Recursos Humanos). DEPENDENCIA: Dependencia que solicita el pago (Supremo Tribunal de Justicia).

POR LA CANTIDAD: Total bruto a pagar.

CONCEPTO: Referencia del pago.

FECHA: Día, mes y año de la elaboración de la solicitud de pago

AUTORIZACIÓN: Responsable de la unidad administrativa, en este caso el Oficial

Mayor. Titular de la dependencia que realiza el gasto, es decir, el Presidente del Supremo Tribunal de Justicia.

CONTROL PRESUPUESTAL: Partidas presupuestales y de gasto conforme al presupuesto vigente de la dependencia y unidad administrativa que solicita el pago.

101

OMDGA-033

DIAGRAMA DE FLUJO Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Hoja: 1 de 3 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración


Nombre del Procedimiento: Trámite de movimientos de personal




102

Solicita documentación para

trámite

Inicio

Revisa y firma oficio

y turna a DGA

1

Elabora oficio de tramite y turna a OM

Recibe oficio y envía

a DGRHSH

Recibe y revisa oficio de movimiento

de personal

Registra en sistema movimiento y archiva copia

103

DIAGRAMA DE FLUJO

Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Hoja: 2 de 3 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración






Sí

No

Sí

No

1

2

Personal de nuevo ingreso

Integra expediente del servidor público

Baja, suplencia

u otro

Elabora solicitud de pago o finiquito y

turna a OM

Revisa y firma solicitud de pago o finiquito y turna a

DGA

Recibe solicitud de pago o finiquito y turna a presidente

del STJ

Recibe y firma solicitud de pago o finiquito y turna a

DGA

A

104

DIAGRAMA DE FLUJO

Órgano Auxiliar Administrativo: Oficialía Mayor Hoja: 3 de 3 Unidad Administrativa: Dirección General de Administración






Recibe solicitud de pago o finiquito y

envía a la DGRHSH

Solicita a DGRSH plantilla de personal

del PJE

2

Recibe plantilla y verifica que se

hayan realizado movimientos

Fin A

105

1. Órganos Jurisdiccionales del Poder Judicial

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Adquisición de materiales y servicios I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar la adquisiciones de materiales y servicios necesarios para el funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial del Estado, de acuerdo al presupuesto de egresos aprobado y con apego a las disposiciones en la materia II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de adquisición de materiales y servicios desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con

Bienes Muebles de la Administración Publica Estatal y su Reglamento • Reglamento Interior de Oficialía Mayor • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. La adquisición de material e insumos de uso diario administrativo se hará bajo criterios

de política presupuestal 2. Las adquisiciones de materiales o bienes muebles serán realizadas directamente por la

Oficialía Mayor, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de las unidades administrativas y de conformidad con las disposiciones en la materia

3. Las unidades administrativas foráneas podrán realizar compras directas de materiales o bienes muebles, sólo en casos de urgencia y con la previa autorización de la Oficialía Mayor

4. Las unidades administrativas foráneas podrán realizar adquisiciones menores a través del Fondo Fijo de Caja Chica

VII. PRODUCTOS 1. Órdenes de compra 2. Órdenes de servicio VIII. CLIENTE(S)

106

2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES N°. de órdenes de compra elaboradas /Total de órdenes de compra requeridas N° de órdenes de servicio elaboradas / Total de órdenes de servicio requeridas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-016. Orden de compra OMDGA-017. Orden de servicio XI. ANEXOS OMDGA-034. Diagrama de flujo del procedimiento adquisición de materiales y servicios XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • Autorizar compra de materiales de almacén de acuerdo con el cuadro comparativo de

cotizaciones • Suscribir y autorizar órdenes de compra y de servicio Personal de la DGA • Revisar existencia de materiales en almacén • Solicitar cotizaciones a proveedores • Elaborar cuadro comparativo de cotizaciones • Elaborar orden de compra o de servicio • Entregar orden de compra o de servicio a proveedores • Recibir, verificar y ubicar materiales en almacén • Registrar en el sistema las entradas de almacén XIII.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.


1. Revisa mensualmente existencias demateriales en almacén

2. Selecciona y recaba cotizaciones deproveedores haciendo lasespecificaciones de los bienes requeridos

Cotización

3. Recibe y elabora cuadro comparativode cotizaciones, seleccionando a losproveedores que ofrezcan los mejoresprecios, tiempos de entrega, calidad ycondiciones de pago

Cuadro comparativo

4. Elabora orden de compra o de servicio Orden de compra Orden de servicio

5. Entrega orden de compra o de servicio a los proveedores

Orden de compra Orden de servicio

“Si se trata de materiales”

6. Recibe en almacén y verifica contra orden y factura que los bienes adquiridos cumplan con las condiciones de calidad especificadas en los pedidos entregados a los proveedores

Orden Factura

7. Ubica los materiales en el lugar que le correspondan dentro del almacén

8. Registra en el sistema las entradas de almacén de los materiales adquiridos

Disco duro


107

108

SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA

OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

Orden de compra Hermosillo, Sonora a ______ de __________________________ de 20______ N° Proveedor: Condiciones de pago: Dirección: Ciudad: Plazo de entrega: Entregar en: El proveedor se obliga a entregar los bienes en los

términos pactados en este documento y se sujeta a las disposiciones de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal.

NOTA: Preséntese la factura original anexando esta orden de la compra (original) firmada de recibido de conformidad.

Cantidad Unidad Descripción Precio unitario Importe

Requisición N° __________ Clave Presupuestal ____________ Total Oficina solicitante: Para uso en: Recibí de conformidad los bienes

o servicios arriba señalados Elaboró Revisó: Autorizó:

Nombre y firma Fecha:

OMDGA-016

Orden de compra Fecha: Día, mes y año en que se elaboró la orden N° de Orden: Folio asignado por la Dirección General de Administración.

Proveedor: Nombre completo del proveedor.

Dirección: Domicilio del proveedor.

Ciudad: Anotar la ciudad de ubicación del domicilio del proveedor.

Condiciones de pago: Anotar la forma de pago, es decir, contado, 30 días, etc.

Plazo de entrega: Anotar si la entrega es en forma Inmediata, 3 días, 15 días, etc.

Entregar en: Anotar la dirección donde se entregarán los materiales o bienes

muebles. Cantidad: Anotar el número de materiales o bienes muebles requeridos.

Unidad: Anotar si se trata de pieza, caja, frasco, paquete, rollo, etc.

Descripción: Anotar las características más importantes que identifiquen el tipo,

modelo, color, marca, etc. del bien que se adquiere. Precio unitario: Anotar el valor del bien por unidad.

Importe: Se multiplica el precio unitario por la cantidad de los bienes que se

adquieran. Requisición N°: Número de requisición de la unidad administrativa solicitante.

Clave presupuestal: Clave y partida presupuestal a donde se va a cargar.

109

Total: Se obtiene sumando el importe más el 15% del I.V.A.

Oficina solicitante: Anotar la unidad administrativa que solicita los bienes.

Para uso en: Anotar el área donde se utilizará el bien.

Nombre, firma y fecha: Anotar el día, mes y año en que se reciben los bienes, así

como el nombre y firma de quien recibe. Elaboró: Nombre y firma del Coordinador del Área de Compras.

Revisó: Nombre y firma del Director de Recursos Materiales.

Autorizó: Nombre y firma del Director General de Administración.

110

111


Oficialía Mayor Dirección General de Administración

Orden de servicio N°

Hermosillo, Sonora a ________________de ____________________________________de 20 ____

Proveedor: Condiciones de pago: Dirección: Ciudad: Plazo de entrega: Lugar donde se requiere la prestación de servicio: Descripción del servicio solicitado: Requisición N° Solicitud de servicio N°

Recibí de conformidad Autorizó el servicio

Nombre

Firma Firma

OMDGA-017

Orden de servicio N°: Número de folio asignado por la Dirección General de Administración

Fecha: Día, mes y año en que se elaboró la orden Proveedor: Nombre completo del proveedor.

Dirección: Domicilio del proveedor.

Ciudad: Anotar la ciudad de ubicación del domicilio del proveedor.

Condiciones de pago: Anotar la forma de pago, es decir, contado, 30 días, etc.

Plazo de entrega: Anotar si la entrega es en forma Inmediata, 3 días, 15 días, etc.

Lugar: Anotar la dirección donde se prestará el servicio.

Descripción: Características del servicio requerido anotando cantidad, precio unitario,

importe, subtotal, I.V.A y total a pagar. Requisición o solicitud de servicio: Número de requisición o solicitud de servicio de

la unidad administrativa solicitante. Recibo: Nombre y firma de la persona que recibe el servicio.

Autorización: Nombre y firma del titular de la Dirección General de Administración.

112

OMDGA-034


Hoja: 1 de 2



Nombre del Procedimiento: Adquisición de materiales y servicios


113

Inicio

1

Selecciona y recaba cotizaciones de

proveedores

Elabora cuadro comparativo de

cotizaciones

Revisa existencias de materiales de

almacén mensualmente

Elabora orden de compra o de servicio

Entrega orden de compra o de servicio

a proveedor

114

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 2



Nombre del Procedimiento: Adquisición de materiales y servicios


No

Sí

1

Fin

Ubica materiales en lugar

correspondiente en almacén

Son materiales A

Registra en sistema las entradas de

almacén

A

Recibe en almacén y verifica bienes contra orden o

factura

115

disposiciones en materia de adquisiciones y obras públicas, en su caso

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora SUBPROCESO: Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de Julio del 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Licitación pública I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el procedimiento de licitación pública de adquisiciones de bienes muebles y obra publica conforme a la normatividad aplicable en la materia a fin de garantizar transparencia y honestidad en el ejercicio del gasto del Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de licitación pública desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor VJC: Visitaduría Judicial y Contraloría DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con

Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento • Ley de Obras Publicas del Estado de Sonora y su Reglamento • Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y

su Reglamento • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Se deberá contar con oficio de solicitud de la adquisición y de obras a realizar, así como

la requisición de material correspondiente, firmada por el titular de la unidad administrativa solicitante, además de la instrucción y acta correspondientes del Pleno del STJ

2. Las especificaciones y los demás requerimientos técnicos necesarios para realizar las adquisiciones de los bienes y obras publicas deberán ser proporcionados por la unidad administrativa o jurisdiccional solicitante

3. Para iniciar el procedimiento se deberá contar con suficiencia presupuestal 4. El importe para determinar si es licitación pública será el que establezcan las

5. Las bases para la licitación y la convocatoria deberán ser autorizadas por el Oficial Mayor

VII. PRODUCTOS 1. Acta de Fallo 2. Contrato VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Titulares de los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora 3. Visitaduría Judicial y Contraloría del Supremo Tribunal de Justicia 4. Proveedores 5. Contratistas IX. INDICADORES No. Contratos / Total de licitaciones públicas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS OMDGA-035. Diagrama de flujo del procedimiento licitación pública XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir la convocatoria y bases de licitación pública • Suscribir los contratos de adquisiciones y obras públicas Titular de la DGA • Supervisar y dar seguimiento al procedimiento de licitación pública Personal de la DGA • Realizar el procedimiento de licitación pública XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1. Recibe instrucción y acta del Pleno del STJ para realizar adquisición u obra pública

Oficio Acuerdo

2. Recaba documentación

116

3. Verifica importe de lo que se va a adquirir o construir y determina tipo de licitación

“Si no es licitación pública”

4. Archiva documentación Documento

“Si es licitación pública”

5. Elabora convocatoria y bases de licitación y turna a Oficial Mayor

Convocatoria Bases de licitación

Oficial Mayor 6. Verifica y firma y turna a la Dirección General de Administración


7. Realiza trámites necesarios para publicación de la convocatoria en el periódico de mayor circulación

8. Envía oficio de notificación a la Visitaduría Judicial y Contraloría, anexando copia de convocatoria y bases y señalando fecha, lugar y hora en que se realizará el acto de apertura de proposiciones, además de solicitar que designe un representante

Oficio

117

9. Realiza la venta de bases y el proceso de inscripción de los proveedores o contratistas que deseen participar en el procedimiento

10. Realiza junta de aclaraciones

11. Realiza acto de apertura y presentación de proposiciones, en la fecha, lugar y hora señalada en la convocatoria y bases de licitación, en presencia de los proveedores o contratistas y servidores públicos de la institución

Acta

12. Realiza análisis de proposiciones aceptadas y elabora dictamen que fundamenta el fallo de la licitación

Fallo

13. Realiza acto de comunicación de fallo, en presencia de los proveedores o contratistas, personal de la Visitaduría Judilcial y Contraloría y servidores públicos de la instituciones

Acta

“Si el fallo determina que se declara

desierta la licitación”

14. Procede a elaborar una nueva convocatoria y bases de licitación

“Si el fallo determina la adjudicación de contrato”

118

15. Elabora contrato una vez realizada la comunicación del fallo y recabadas las firmas de los proveedores o contratistas y de los servidores públicos que intervienen

Contrato

16. Integra expediente de licitación pública para control y seguimiento del contrato

17. Archiva expediente Expediente


119

120

OMDGA-035


Hoja: 1 de 4



Nombre del Procedimiento Licitación pública



No

Sí

DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe acta Pleno STJ de adquisición

u obra pública

Recaba documentación

Verifica monto y determina tipo de

licitación

Inicio

1

Es licitación pública

121


Hoja: 2 de 4






Elabora y turna a OM convocatoria y

bases de licitación

1

Tramita publicación de convocatoria en

periódico

Verifica y firma convocatoria y

bases de licitación y turna a DGA

Notifica a VJC yanexa copia bases y

convocatoria

Realiza venta de bases y proceso de

inscripción

2

A

Realiza junta de

aclaraciones

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 3 de 4






Sí

No

122

Realiza acto de apertura y

presentación de proposiciones

2

Analiza proposiciones y

elabora dictamen

Realiza acto de comunicación de

fallo

Licitación desierta A

3

123

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 4 de 4






Elabora contrato

3

Integra expediente

Archiva

Fin

124

5. Las bases para la licitación y la convocatoria deberán ser autorizadas por el Oficial

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Contratación de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de Julio del 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Licitación simplificada I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el procedimiento de licitación simplificada de adquisiciones de bienes muebles y obra publica conforme a la normatividad aplicable en la materia a fin de garantizar transparencia y honestidad en el ejercicio del gasto del Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de licitación simplificada desarrollado por la Dirección General deAdministración IV. DEFINICIONES STJ: Supremo Tribunal de Justicia OM: Oficialía Mayor VJC: Visitaduría Judicial y Contraloría DGA: Dirección General de Administración V. REFERENCIAS • Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con

Bienes Muebles de la Administración Pública Estatal y su Reglamento • Ley de Obras Publicas del Estado de Sonora y su Reglamento • Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y

su Reglamento • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Se deberá contar con oficio de solicitud de la adquisición y de obras a realizar, así como

la requisición de material correspondiente firmada por el titular de la unidad administrativa solicitante, además de la instrucción y acta correspondientes del Pleno del STJ

2. Las especificaciones y los demás requerimientos técnicos necesarios para realizar las adquisiciones de los bienes y obras publicas deberán ser proporcionados por la unidad administrativa o jurisdiccional solicitante

3. Para iniciar el procedimiento se deberá contar con suficiencia presupuestal 4. El importe para determinar si es licitación simplificada será el que establezcan las

disposiciones en materia de adquisiciones y obras públicas, en su caso

Mayor VII. PRODUCTOS 1. Acta de Fallo 2. Contrato VIII. CLIENTE(S) 1. Oficial Mayor 2. Titulares de los órganos del Poder Judicial del Estado de Sonora 3. Visitaduría Judicial y Contraloría del Supremo Tribunal de Justicia 4. Proveedores 5. Contratistas IX. INDICADORES N° Contratos / Total de licitaciones simplificadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS OMDGA-036. Diagrama de flujo del procedimiento licitación simplificada XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir la convocatoria y bases de licitación simplificada • Suscribir los contratos de adquisiciones y obras públicas Titular de la DGA • Supervisar y dar seguimiento al procedimiento de licitación simplificada Personal de la DGA • Realizar el procedimiento de licitación simplificada XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1. Recibe instrucción y acta del Pleno del STJ para realizar adquisición u obra publica

Oficio Acuerdo

2. Recaba documentación

3. Verifica importe de lo que se va a adquirir o construir y determina tipo de licitación

125

“Si no es licitación simplificada”

4. Archiva documentación

“Si es licitación simplificada”

5. Elabora invitación a proveedores o contratistas y bases de licitación y turna a Oficial Mayor para su aprobación

Invitación Bases de licitación

Oficial Mayor 6. Verifica y firma y turna a la Dirección General de Administración


7. Notifica a los interesados Oficio

8. Realiza inscripción de los proveedores o contratistas invitados

9. Realiza acto de apertura y presentación de proposiciones, en la fecha, lugar y hora señalada en la invitación, en presencia de los proveedores o contratistas y servidores públicos de la institución

Acta

126

127

10. Realiza análisis de proposiciones aceptadas y elabora dictamen que fundamenta el fallo de la licitación

Fallo

11. Realiza acto de comunicación de fallo, en presencia de los proveedores o contratistas, personal de la Visitaduría Judicial y Contraloría y servidores públicos de la instituciones

Acta

“Si el fallo determina que se declara

desierta la licitación”

12. Procede a elaborar una nueva invitación y bases de licitación

“Si el fallo determina la adjudicación de contrato”

13. Elabora contrato una vez realizada la comunicación del fallo y recaba las firmas de los proveedores o contratistas y de los servidores públicos que intervienen

Contrato

14. Integra expediente de licitación simplificada para control y seguimiento del contrato

Expediente

15. Archiva


129

OMDGA-036


Hoja: 1 de 4



Nombre del Procedimiento Licitación simplificada



No

Sí

Recibe acta Pleno STJ de adquisición u

obra pública

Recaba documentación

Verifica monto y determina tipo de

licitación

Inicio

1

Es licitación

simplificada

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 4






130

Elabora y turna a OM invitación a

proveedores y bases

1

Notifica a

interesados

Verifica y firma invitación y bases de

licitación y turna a DGA

Inscribe a proveedores o

contratistas invitados

Realiza acto de apertura y

presentación de proposiciones

2

A

Analiza proposiciones y

elabora dictamen

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 3 de 4






Sí

No

131

Realiza acto de comunicación de

fallo

2

Licitación desierta A

3

Elabora contrato

Integra expediente

132

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 4 de 4






3

Archiva

Fin

133

OMDGA-019. Orden de entrada

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Contratación, control y suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Suministro de bienes y servicios para el funcionamiento de los órganos del Poder Judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Suministro de materiales y bienes muebles I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar a los órganos que integran el Poder Judicial del Estado los bienes necesarios para el desarrollo eficiente de sus actividades II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de suministro de materiales y bienes muebles desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración UA: Unidades administrativas V. REFERENCIAS • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con

Bienes Muebles de la Administración Publica Estatal y su Reglamento • Reglamento Interior de Oficialía Mayor • Presupuesto de Egresos del Poder Judicial del Estado VI. POLÍTICAS 1. Los titulares de las unidades administrativas deberán enviar las requisiciones de

materiales y suministros durante los primeros cinco días de cada mes 2. La solicitud de bienes muebles debe de justificarse ampliamente y contar con suficiencia

presupuestal. VII. PRODUCTOS 1. Requisiciones surtidas VIII. CLIENTE(S) 1. Órganos jurisdiccionales del Poder Judicial 2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES N°. de requisiciones surtidas / Total de requisiciones recibidas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-018. Requisición de materiales y bienes muebles

OMDGA-020. Orden de salida XI. ANEXOS OMDGA-037. Diagrama de flujo del procedimiento suministro de materiales y bienes muebles. XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • Autorizar y firmar las requisiciones de materiales y bienes muebles • Autorizar compra de materiales o bienes muebles de acuerdo con cuadro comparativo

de cotizaciones • Autorizar y suscribir orden de compra o de servicio Personal de la DGA • Verificar en el sistema existencia de materiales • Registrar en el sistema y elaborar orden de salida de almacén • Entregar o enviar materiales a las unidades administrativas solicitantes • Recabar firma de recibido y archivar documentos • Recabar cotizaciones de proveedores y elaborar cuadro comparativo • Elaborar orden compra o de servicio • Recibir, verificar y entregar bienes a unidades administrativas solicitantes XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General deAdministración

1. Recibe de unidades administrativasrequisiciones de materiales y bienesmuebles

Requisición

2. Revisa, autoriza y firma lasrequisiciones de materiales y bienesmuebles

Requisición

“Si se trata de materiales”

134

3. Verifica en el sistema la existencia delos materiales solicitados

“Si hay existencias en almacén”

4. Registra en el sistema y elabora ordende salida de almacén

Disco duro Orden de salida

5. Procede a la localización y suministro del material requerido

“Si se trata de unidades administrativas locales”

6. Entrega los materiales requeridos a lasunidades administrativas solicitantes

Orden de salida

7. Recaba firmas de recibido y archiva

135

“Si se trata de unidades administrativas foráneas”

8. Envía por paquetería los materiales Guía

“Si no hay existencias de materiales en almacén o se trata de bienes muebles”

9. Selecciona y recaba cotizaciones de proveedores haciendo las especificaciones de los bienes requeridos

Solicitud de cotización.

10. Recibe y elabora cuadro comparativo de cotizaciones, seleccionando a los proveedores que ofrezcan los mejores precios, tiempos de entrega, calidad y condiciones de pago

Cuadro comparativo

11. Elabora orden de compra o de servicio y firma


12. Entrega orden de compra o de servicio a los proveedores


136

13. Recibe y verifica contra orden y factura que los bienes adquiridos cumplan con las condiciones de calidad especificadas en los pedidos entregados a los proveedores

Factura

14. Entrega o envía a unidad administrativa material adquirido


137

138


OMDGA-018

OFICIALÍA MAYOR REQUISICIÓN DE MATERIALES Y BIENES MUEBLES

Folio que será asignado al recibirse N°

(Oficina solicitante) (Lugar)

(Fecha)

Cantidad solicitada

Clave artículos

Unidad Artículos (Detallar características)

Cant. entregada

Correspondiente al mes de: Persona que elaboró: PARA USO DE LA OFICIALÍA MAYOR Nombre del solicitante Nombre: Puesto que desempeña Puesto: Firma Firma

Requisición de materiales y bienes muebles

N°: El folio será asignado por la Dirección General de Administración al recibir la

requisición.

Oficina solicitante: Unidad administrativa que solicita los materiales o bienes.

Lugar: Ciudad de ubicación de la unidad solicitante.

Fecha: Día, mes y año de elaboración de la requisición.

Cantidad solicitada: Anotar el Número de materiales o bienes requeridos.

Clave artículos: Será asignada por la Dirección General de Administración.

Unidad: Anotar si se trató de pieza, caja, frasco, paquete, rollo, etc.

Artículos: Anotar en forma detallada las características de los artículos o bienes

solicitados.

Cantidad entregada: Se deja en blanco y sólo lo llena la Dirección General de Administración en caso de que reduzca la cantidad de materiales o bienes solicitados.

Corresponde al mes de: Anotar a que mes corresponde el surtido de materiales.

Persona que elaboró: Nombre completo de la persona que elaboró la requisición.

Cuadro al margen inferior izquierdo: Nombre completo, puesto y firma del titular de la unidad administrativa solicitante.

Cuadro al margen inferior derecho: Nombre y firma del Director General de Administración.

Elaboró: Nombre y firma del coordinador del área de compras.

Revisó: Nombre y firma del Director de Recursos Materiales.

Autorizó: Nombre y firma del Director General de Administración.

139

140

ORDEN DE ENTRADA

FECHA

SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA OFICIALÍA MAYOR

FACTURA Orden de entrada: Proveedor: Factura: Orden:

CLAVE ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO SALDO Total:

OMDGA-019

Orden de entrada

Orden de entrada: Número consecutivo que proporciona el sistema.

Proveedor: Nombre completo del proveedor que surtió los materiales.

Factura: Número de factura del proveedor.

Orden: Número de la orden de compra donde se está solicitando el material.

Clave: Número de la clave del artículo adquirido.

Artículo: Descripción del artículo adquirido.

Cantidad: Número de artículos adquiridos.

Precio: Valor unitario del artículo adquirido.

Saldo: Importe total del material, que proporciona el sistema.

Total: Total general de la factura, que proporciona el sistema.

141

142


ORDEN DE SALIDA Orden de salida: Fecha de salida: Dependencia: Clave: Número de requisición:

CLAVE ARTÍCULO UNIDAD CANTIDAD

ENTREGADACOSTO

UNITARIO IMPORTE Material de oficina: Material de limpieza: Mat. y útiles de impresión: Material para computadora: Utensilios p/serv. alim.: Refac. acces. y herr. menor: Material eléctrico: Mant. equipo transporte: Imp. y documentos oficial: Total de requisición:

OMDGA-020

Orden de salida

Orden de salida: No. consecutivo que proporciona el sistema.

Fecha de salida: Día, mes y año en que se emite la orden de salida.

Dependencia: Nombre de la unidad administrativa a quien se le surte el material solicitado.

No. de Requisición: No. de requisición con que fue solicitado el material.

Clave: Clave de la unidad administrativa que solicita el material.

Clave: No. de clave del artículo solicitado.

Descripción: Descripción del artículo solicitado.

Unidad: Anotar si se trata de caja, pieza. paquete, etc.

Cantidad entregada: No. de artículos proporcionados.

Costo unitario: Valor unitario del artículo.

Importe: Importe total del artículo, proporcionado por el sistema.

Partidas presupuestales: Totales que proporciona el sistema por cada partida presupuestal.

Total de requisición: Total general, que proporciona el sistema.

143

OMDGA-037


Hoja: 1 de 3



Nombre del Procedimiento: Suministro de materiales y bienes muebles


No

Sí

144

Inicio

1

Revisa, autoriza y firma requisición

Recibe requisición de materiales y bienes muebles

Verifica existencias

en sistema

Son materiales A

145

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 3



Nombre del Procedimiento: Suministro demateriales y bienes muebles


No No

Sí Sí

No

Sí

1

Registra en sistema y elabora orden de

salida

Localiza y suministra material

Hay existencias

Son bienes muebles B

A

Selecciona y recaba cotizaciones de

proveedores

Elabora cuadro comparativo de

cotizaciones

Elabora orden de compra o servicio y

firma

3

Son UA locales

2

Envía materiales por paquetería

146

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 3 de 3



Nombre del Procedimiento: Suministro de materiales y bienes muebles


2

Archiva

Fin

Entrega materiales

Recaba firma de recibido

B

3

Entrega orden a

proveedores

Recibe y verifica bienes adquiridos

Entrega o envía material o bien

adquirido

147

XI. ANEXOS

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Elaboración y actualización del catálogo e inventario de bienes al servicio del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Actualización del inventario de bienes al servicio del Poder judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Altas y bajas de bienes muebles I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mantener permanentemente actualizado el inventario de bienes muebles asignados a los órganos que integran el Poder Judicial del Estado II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de altas y bajas de bienes muebles desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración UA: Unidad administrativa V. REFERENCIAS • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Ley de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora • Reglamento Interior de Oficialía Mayor VI. POLÍTICAS 1. Ningún bien mueble adquirido podrá ser entregado antes de ser dado de alta 2. Todo bien mueble dado de baja se depositará en la bodega de almacén destinada para

el efecto VII. PRODUCTOS 1. Alta de bien mueble 2. Baja de bien mueble VIII. CLIENTE(S) 1. Órganos jurisdiccionales del Poder Judicial 2. Órganos auxiliares administrativos del Supremo Tribunal de Justicia IX. INDICADORES N°. de altas realizadas / Total de bienes muebles adquiridos N° de bajas realizadas / Total de bajas solicitadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS OMDGA-021. Resguardo de bienes muebles OMDGA-022. Control de baja definitiva OMDGA-023. Control de cambio de ubicación

OMDGA-038. Diagrama de flujo de altas y bajas de bienes muebles XII. RESPONSABILIDADES Titular de la OM • Suscribir oficios de envío de resguardos de alta • Recibir solicitud de baja de bienes muebles • Autorizar y suscribir oficio de baja de bienes muebles Titular de la DGA • Revisar oficio de alta de bienes muebles y resguardo • Recibir oficio de solicitud de baja de bienes muebles y determinar si pueden ser

utilizados o si causan baja definitiva • Enviar a Oficial Mayor oficio de autorización de baja • Enviar oficio de baja a unidad administrativa solicitante Personal de la DGA • Asignar número de inventario, elaborar placa y colocar en el bien mueble • Registrar en el sistema y elaborar resguardo • Elaborar oficio de envío • Entregar bienes muebles y recabar firma y sello del resguardo • Archivar resguardo en el expediente respectivo • Acudir a la unidad administrativa a retirar los bienes muebles dados de baja y

trasladarlos a la bodega correspondiente • Registrar bajas en el sistema • Elaborar oficio y formato de baja • Enviar oficio y formato de baja a unidad administrativa solicitante XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Descripción de Actividades Registro Dirección General deAdministración

1. Recibe copia de factura del bienmueble adquirido para alta o desolicitud de baja

Factura Solicitud de baja

“Si es alta”

2. Asigna número de inventario de acuerdo con el catálogo deinventarios de bienes muebles

Oficio

148

3. Registra en el sistema la alta delos bienes muebles adquiridos

Disco duro

4. Elabora placa de número deinventario y la coloca en el bienmueble inventariado

Placa metálica

5. Elabora resguardo del bien mueble y oficio de envío y turna aOficialía Mayor para firma

Resguardo Oficio

6. Recibe oficio de envío deresguardo de alta

7. Entrega bienes muebles y recabafirma y sello del resguardocorrespondiente

Resguardo

8. Controla y archiva resguardo de alta en el expediente de la unidadadministrativa respectiva

Resguardo

“Si es baja”

9. Acude a la unidad administrativasolicitante a retirar los bienesmuebles dados de baja

10. Determina si los bienes mueblespueden ser utilizados otra vez o si causan baja definitiva

149

150

“Si pueden ser utilizados”

11. Traslada los bienes a la bodegadesignada para le efecto

“Si no pueden ser utilizados”

12. Traslada los bienes a la bodegadesignada para el efecto para sudonación o baja definitiva

13. Registra en el sistema la baja del bien mueble

Disco duro

14. Elabora oficio de autorización debaja y turna a Oficialía Mayor parafirma

Oficio

15. Recibe oficio de autorización debaja y envía a la unidadadministrativa solicitante

Oficio Copia de formato de baja


152


OFICIALIA MAYOR RESGUARDO DE BIENES MUEBLES

N° Resguardo: Fecha: Clave del

bien Inv. por Descripción Marca Tipo N° de serie Valor Uso

Total: Los muebles a que se refiere este resguardo Hago constar que los muebles anteriores se se ubican en: hallan bajo mi responsabilidad: MUNICIPIO: CIUDAD: TITULAR: DEPENDENCIA: DIRECCIÓN: PUESTO: OFICINA: DEPARTAMENTO: F I R M A

OMDGA-021

Resguardo de bienes muebles

N° Resguardo: Clave de la unidad administrativa a la que se le asigna el bien, proporcionada por el sistema.

Fecha: Día, mes y año en que se da de alta el bien.

Clave del bien: Clave consecutiva del bien, que proporciona el sistema.

Inv. por: Si se trata de recursos del Fondo de Administración de Justicia del Estado de Sonora (FAJES), del Supremo Tribunal o del Programa de Seguridad Pública, lo proporciona el sistema.

Descripción: Nombre del bien que se inventaría: silla, mesa, escritorio.

Marca: Marca del bien.

Tipo: Características o material del bien; secretarial, madera, metálico, etc.

N° de serie: Número de serie, en su caso.

Valor: Costo unitario del bien incluyendo I.V.A.

Uso: Se le asigna el N° 1, por tratarse de un artículo nuevo.

Ubicación de los Bienes Muebles: Lo proporciona el sistema.

Resguardado por: Nombre completo, puesto y firma del titular de la unidad administrativa a la que se le asigna el bien inventariado.

153

154


OFICIALÍA MAYOR CONTROL DE BAJAS EN INVENTARIO

BAJA DEFINITIVA FECHA:

PÁGINA: ARTICULO: MARCA: TIPO:

Fecha Número de inventario Inv. por OFICINA

Número de serie Baja Alta Valor

Observaciones:

Total:

OMDGA-022

Control de bajas en inventario. Baja definitiva

Fecha: Día, mes y año en que se da de baja el bien.

Artículo: Descripción del bien.


Tipo: Características del bien.

Número de inventario: Clave del bien que se está dando de baja.

Inventariado por: Si se trata de recursos del Fondo de Administración de Justicia del Estado de Sonora (FAJES), del Supremo Tribunal o del Programa de Seguridad Pública, lo proporciona el sistema.

Oficina: Unidad administrativa que solicita la baja.

N° de serie: Número de serie del bien que se está dando de baja.

Baja: Día, mes y año de la baja.

Alta: Este campo se llena sólo en caso de cambio de ubicación de un bien.

Valor: Costo unitario que tenía el bien dado de baja.

Total: Importe del valor de los bienes dados de baja.

Observaciones: Se llena en caso de que se deba hacer alguna aclaración.

155

156


OFICIALÍA MAYOR CONTROL DE BAJAS EN INVENTARIO

CAMBIO DE UBICACIÓN FECHA:

PÁGINA: ARTICULO: MARCA: TIPO:

Fecha Número de inventario Inv. por OFICINA

Número de serie Baja Alta Valor

Observaciones:

Total:

OMDGA-023

Control de bajas en inventario. Cambio de ubicación

Fecha: Día, mes y año en que se da de baja el bien.

Artículo: Descripción del bien.


Tipo: Características del bien.

Número de inventario: Clave del bien que se está dando de baja.

Inventariado por: Si se trata de recursos del Fondo de Administración de Justicia del Estado de Sonora (FAJES), del Supremo Tribunal o del Programa de Seguridad Pública, lo proporciona el sistema.

Oficina: Unidad administrativa que solicita la baja.

N° de serie: Número de serie del bien que se está dando de baja.

Baja: Día, mes y año de la baja.

Alta: Día, mes y año de alta en la unidad administrativa a la que se le asignó el bien.

Valor: Costo unitario que tenía el bien dado de baja.

Total: Importe del valor de los bienes dados de baja.

Observaciones: Anotar el Número del almacén en donde se depositará el bien o unidad administrativa a la que se le asignará el bien.

157

OMDGA-038


Hoja: 1 de 2



Nombre del Procedimiento: Altas y bajas de bienes muebles


No

Sí

Sí

No

158

Inicio

1

Acude a unidad administrativa a retirar mueble

Recibe copia de factura para alta o solicitud de baja

Asigna número de

inventario

Es alta

Es utilizable

Registra alta en el

sistema

Elabora y coloca placa de número de

inventario

Determina si el mueble pueden ser

utilizado

Traslada mueble a bodega de utilizables

2

159

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 2



Nombre del Procedimiento: Altas y bajas de bienes muebles


1

Elabora resguardo y oficio de envío y turna para firma

Recibe resguardo y oficio de envío

Traslada mueble a bodega de inutilizables

Entrega bien y recaba sello y firma

del resguardo

Registra baja en sistema

Elabora oficio de baja y turna a OM

para firma

2

Archiva

Fin

Recibe oficio de baja y envía a UA

solicitante

160

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Definición y operación de la política de cómputo del Poder Judicial del Estado SUBPROCESO: Operación de la política de cómputo del Poder judicial del Estado FECHA DE ELABORACIÓN: 15 de julio de 2005 ÓRGANO AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Oficialía Mayor UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General de Administración PROCEDIMIENTO: Atención a usuarios de servicios informáticos I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Atender las necesidades de servicios informáticos de los usuarios de los órganos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial a fin de apoyar a su personal a hacer más eficiente las actividades que realizan II. APLICACIÓN ( ) GENERAL ( X ) ESPECÍFICA A la Dirección General de Administración III. ALCANCE Aplica al procedimiento de atención a usuarios de servicios informáticos desarrollado por la Dirección General de Administración IV. DEFINICIONES OM: Oficialía Mayor DGA: Dirección General de Administración Sistema de Atención a Usuarios: Sistema computacional donde se registran las solicitudes de los usuarios según su necesidad de servicio informático V. REFERENCIA • Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Sonora • Reglamento Interior de Oficialía Mayor VI. POLÍTICAS 1. Para brindar el servicio de información se deberá registrar la solicitud realizada por la

unidad administrativa correspondiente en el Sistema de Atención a Usuario, ya sea que dicha solicitud se realice por escrito, de manera personal o vía telefónica

2. Una vez atendida la solicitud, el diagnóstico y /o solución al problema se registrará en el Sistema de Atención a Usuario para futuro seguimiento

3. Al diagnosticar un equipo para dar de baja definitiva, se deberán extraer aquellos componentes útiles y se guardarán como reserva de refacciones

4. En la capacitación de personal se crearán grupos de participantes con conocimientos homogéneos

VII. PRODUCTOS 1. Instalación de equipos de cómputo y redes de información 2. Desarrollo de sistemas de información 3. Constancia de curso de capacitación VIII. CLIENTE(S) 1. Personal jurisdiccional y administrativo del Poder Judicial del Estado IX. INDICADORES N° de servicios de informática prestados / Total de servicios de informática solicitados.

OMDGA-024. Atención a usuarios OMDGA-025. Recepción de equipo nuevo XI. ANEXOS OMDGA-039. Diagrama de flujo de servicios informáticos XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGA • Recibir y turnar las solicitudes de servicios informáticos realizadas por los órganos

jurisdiccionales y administrativos • Suscribir las constancias de los cursos que se impartan Personal de la DGA • Analizar y desarrollar los sistemas de información requeridos • Atender las necesidades de los usuarios • Instalar equipos de cómputo • Instalar redes en las distintas áreas jurisdiccionales y administrativas del Poder Judicial • Capacitar al personal en el manejo de los equipos de cómputo • Elaborar las constancias de los cursos que se impartan XIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1. Recibe solicitud de servicios informáticos de los órganos jurisdiccionales y administrativos y registra en sistema de cómputo

Oficio Sistema de Atención a Usuarios

2. Analiza solicitud

3. Realiza propuestas a la solución de las necesidades que incluyen adquisición, instalación de equipos, capacitación y/o desarrollo de sistemas

“Si incluye adquisición e instalación de

equipo”

161

3. Determina características de equipo yelabora dictamen correspondiente para su adquisición

Oficio

“Una vez adquirido equipo”

4. Instala sistemas requeridos y paquetería

5. Entrega equipo y registra para su seguimiento

Sistema de Atención a Usuarios

“Si incluye capacitación”

6. Evalúa nivel de participantes a capacitar y determina el curso a impartir

7. Diseña curso de capacitación Manual

8. Imparte curso

9. Evalúa a participantes e instructor

162

163

10. Entrega constancia Constancia

“Si incluye desarrollo de sistemas”

11. Analiza las necesidades del usuario para el desarrollo del sistema

12. Diseña el sistema

13. Realiza programas

14. Elabora manual de operación Manual

15. Instala sistema y capacita a usuarios finales

16. Realiza seguimiento a la necesidad del usuario


164


DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE COMPUTO Atención de Usuario / Mantenimiento a Equipo

Folio: Fecha: Hora: Unidad solicitante: Usuario: Motivo de la solicitud: Atendió: Diagnóstico / Solución: Equipo: Resguardo: Serie: Fecha de entrega a la Unidad Solicitante: Empresa a dónde se envía: Orden: Remisión: Equipo a prestar Equipo: Resguardo: Serie:

Firma del usuario

OMDGA-024

165

Atención de Usuario / Mantenimiento a Equipo

Este formato se genera a través del Sistema de Atención a Usuarios, una vez capturada la solicitud de la necesidad del mismo. Comprende lo siguiente:

Folio: Es un número único que el propio sistema asigna, conformado por el mes de la solicitud, el año y tres dígitos consecutivos iniciando cada mes.

Fecha: Fecha de la solicitud de la necesidad del usuario.

Hora: Hora de la solicitud de la necesidad del usuario.

Unidad solicitante: Órgano jurisdiccional o administrativo que requiere del servicio.

Usuario: Nombre de la persona quien solicita el servicio.

Motivo de la solicitud: Breve descripción de la causa de la solicitud del servicio informático, es decir, planteamiento del problema por parte del usuario.

Atendió: Nombre de la persona de la dirección quién atiende la necesidad del usuario.

Diagnóstico/Solución: Breve descripción del diagnóstico y/o solución del servicio informático.

En caso de que algún equipo de cómputo se haya enviado a la dirección se llenará lo siguiente:

Resguardo: Número de resguardo asignado al equipo de cómputo a reparar.

Equipo: Descripción del equipo de cómputo.

Serie: Número de serie del fabricante del equipo.

Fecha de entrega de la unidad solicitante: Fecha en que se regresa el equipo al órgano jurisdiccional o administrativo solicitante.

En caso de que algún equipo de cómputo se envíe a garantía o a reparación con un

proveedor externo se llena lo siguiente:

Empresa a dónde se envía: Nombre del proveedor.

Número de orden: Número de orden del proveedor.

Nota de remisión: Número de la nota de remisión del proveedor.

En el caso de que la dirección presta al usuario algún equipo de cómputo se llena lo

siguiente:

Resguardo: Número de resguardo del equipo de cómputo a prestar.

Equipo: Descripción del equipo a prestar.

Serie: Número de serie del fabricante del equipo a prestar.

166

167

SUPREMO TRIBUNAL DE JUSTICIA DIRECCION DE SERVICIOS DE COMPUTO

EQUIPO NUEVO FOLIO: Fecha: Tarjeta de Sonido Unida de Asignación: Bocinas Usuario: CD Módem Tarjeta de Red Quemadora Usuario: Contraseña: MARCA NUM. SERIE RESGUARDO CPU MONITOR TECLADO MOUSE Software que se instaló en la máquina:

OMDGA-025

Equipo nuevo

Folio: Es un número único que el propio sistema asigna conformado por el mes de la solicitud, el año y tres dígitos consecutivos iniciando cada mes.

Fecha: Fecha en que se recibe por primera vez el equipo.

Unidad de asignación: Órgano jurisdiccional o administrativo al que es asignado el equipo.

Usuario: Nombre de la persona a quien se asigna dicho equipo.

Características del equipo: Se señala en el recuadro si el equipo cuenta con los siguientes dispositivos: tarjeta de sonido, bocinas, lector de disco compacto, modem, tarjeta de red y/o quemadora de disco compacto.

Usuario y contraseña: Nombre del usuario y la contraseña con la cual inicia dicho equipo al momento de encenderlo.

Marca, número de serie y resguardo: Descripción de los componentes del equipo de cómputo, tales como: CPU, monitor, teclado y mouse.

Software instalado: Toda la paquetería, sistemas de información e impresoras que se instalan a dicho equipo.

168

OMDGA-039


Hoja: 1 de 4



Nombre del Procedimiento: Atención a usuarios de servicios informáticos


No

Sí

169

Inicio

1

Recibe solicitud de usuario y registra en sistema de cómputo

Analiza la solicitud

Adquisicióninstl ió

Realiza propuesta a

solicitud

Elabora dictamen para adquisición

A

170

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 2 de 4





No

Sí

1

Adquirido el equipo instala sistemas y

paquetería

Envía equipo a OM para entrega a

usuario y registra para seguimiento

Evalúa nivel de conocimiento de

participantes

B A Incluye capacit

ió

2

Diseña curso


Hoja: 3 de 4





No

Sí

171

2

Imparte curso

Evalúa a participantes e

instructor

Analiza necesidades de usuario

C B Incluye desarroll d

Entrega constancias

3

172

DIAGRAMA DE FLUJO


Hoja: 4 de 4





3

Diseña sistema

Realiza programa

Elabora manual de operación

Instala sistema y

capacita a usuario

Realiza seguimiento a la necesidad del

usuario

Fin

C

supremo tribunal de justicia oficialÍa mayor€¦ · la red de procesos de este órgano auxiliar...

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