supervisión del personal de oficina · dos se relaciona con los sentimientos del supervisor hacia...

Supervisión del Personal de Oficina

Capítulo 9

Zane K. Quible, PhD

23/10/2014 Prof. M. L. Moctezuma 2

• Explicarán diferentes teorías que se relacionan con el rol de liderazgo.

• Enumerarán las funciones del supervisor.

• Identificarán las características de los supervisores efectivos.

• Se familiarizarán con destrezas especiales, conocimientos y responsabilidades que acarrea un puesto de supervisión.

Objetivos


• Determinarán el tipo de adiestramiento y el momento adecuado en que el supervisor debe adiestrarse.

• Sabrán la forma correcta de disciplinar y despedir a un empleado.

• Conocerán cómo lidiar con diferentes tipos de violencia en el área de trabajo.

• Aprenderán a lidiar con el personal que pertenece a una unión.

Objetivos


• Nivel gerárquico del supervisor. • Número de personas de quien es

responsable. • Naturaleza del trabajo que ejecuta. • Trasfondo de los subordinados. • Estabilidad de la unidad de trabajo.

Factores que determinan la habilidad de liderar


Habilidad para hacer las cosas por sí mismo y hacer que otros las hagan.

Liderazgo


Estilos de Liderazgo

Orientación al Liderazgo

Teorías de Conducta

• Enfoque Autocrático • Enfoque

Democrático • Enfoque Liberal

(Laissez-faire)

• Supervisión Orientada hacia la Ejecución

• Supervisión Orientada al Subordinado


• Los supervisores toman las decisiones sin buscar ideas, sugerencias o recomenda-ciones de los subordinados.

• Los supervisores ejercen control extenso sobre la conducta y acciones de los subordinados.

• Los supervisores raramente se desvían de la norma.

• Los supervisores tienden a ser inflexibles.

Enfoque Autocrático


• En situaciones de emergencia. • En situaciones que requieren una

decisión inmediata. • Cuando hay un empleado nuevo que no

está familiarizado con las tareas que debe realizar.

• Cuando surge un caso de insubordinación.

¿Cuándo el enfoque autocrático podría ser adecuado?


• Supervisores que hacen uso extensivo de ideas, sugerencias y recomendaciones de los subordinados.

• Supervisores que invitan con regularidad a los subordinados a participar en la toma de decisiones acerca de situaciones que los afectan.

• Se conoce también como gerencia participativa.

Enfoque Democrático


• Existe el tiempo suficiente para permitir la participación de los subordinados.

• Cambios significativos que requieren el insumo manifiesto de los subordinados.

• Los subordinados tienen preocupaciones que desean expresar o que se solucionen.

• Situaciones o problemas confrontados por el grupo que es necesario resolver.

¿Cuándo es apropiado el enfoque democrático?


• Hace extensivo el uso de procesos democráticos.

• Los empleados y los supervisores establecen los objetivos conjuntamente para las tareas.

• El progreso hacia el logro de los objetivos se evalúa periódicamente.

Gerencia por Objetivos (MBO)


• Cuando el grupo de trabajo está bien educado.

• Cuando el grupo de trabajo está auto-motivado.

• Cuando el grupo de trabajo está orientado a metas.

MBO es apropiado en los siguientes casos:


Da a los subordinados libertad considerable y provee poca supervisión.

Enfoque liberal


• Cuando el grupo de trabajo es alto en destrezas.

• Cuando el grupo de trabajo está bien educado.

• Cuando el grupo de trabajo se compone de trabajadores temporeros o alquilados.

¿Cuándo es conveniente?


Como una teoría de conducta, examina la naturaleza de la orientación del supervisor hacia los subordinados.

Supervisión Orientada Hacia la Ejecución

Compete primordialmente a los logros de los subordinados.

Supervisión Orientada al Subordinado

Atañe principalmente al bienestar de los subordinados.

Orientación de Liderazgo


• Se basa en la creencia de que la cantidad de liderazgo que un supervisor puede ejecutar varía de situación en situación.

• Algunas situaciones requieren grandes cantidades de liderazgo y otras mucho menos.

• La cantidad de liderazgo ejecutada varía entre los dos extremos, autocrática y democrática.

Teoría Circunstancial de Liderazgo


Planificar

Organizar

Emplear Dirigir

Controlar

Funciones de Supervisión


Planificar

La cantidad de tiempo consumida en planificar se relaciona generalmente directamente con el nivel gerárquico del supervisor.

Organizar

Determinar qué subordinados están mejor calificados para desempeñar ciertas tareas.


Emplear Seleccionar empleados nuevos, orientarlos, adiestrarlos, evaluarlos, etc.

Dirigir

Guiar, motivar, desarrollar y reconocer adecuadamente los esfuerzos de los subordinados.


Controlar

Comparar los resultados actuales con los antici- pados utilizando los estándares adecuados y tomando acciones correctivas cuando es necesario.


• Provocan la cooperación de otros. • Saben escuchar. • Delegan responsabilidades. • Entienden a los subordinados. • Tratan justamente a otros.

Características de los supervisores efectivos


• Es una de las cualidades más importantes del supervisor.

• Se hace usualmente convenciendo a los subordinados de que la alta gerencia depende de ellos.

• También se logra cuando las ideas de los subordinados se aceptan y se implantan.

Hacer que otros cooperen


• En la medida que el supervisor esté dispuesto a escuchar a los subordina-dos se relaciona con los sentimientos del supervisor hacia ellos.

• Escuchar bien involucra oír lo que el subordinado dice—no lo que el supervisor desea escuchar.

Escuchar a otros


• Cuando se escucha activamente oímos el mensaje, al igual que los sentimien-tos que se comunican.

• Al escuchar pasivamente no escu-chamos ni lo que se plantea, ni los sentimientos.

Escuchar activamente es generalmente más efectivo que

escuchar pasivamente


Es una destreza crítica de un supervisor.

• Piensan que pueden realizar las tareas más eficientemente que las personas en quien pueden delegar.

• Encuentran más fácil realizar las tareas por sí mismos que enseñar a alguien.

• Quieren que las tareas se hagan a su manera, lo cual puede ser diferente al modo en que los subordinados decidan hacerla.

Delegar Responsabilidades

¿Por qué los supervisores son renuentes a delegar?


• Elige a la persona adecuada. • Selecciona tareas que se puedan

delegar. • Ayuda a la persona a quien delegaste la

tarea. • Asegúrate de que la persona entendió

bien las instrucciones.

Guías para delegar


• Requiere entender las características del personal, incluyendo: – Habilidad para pensar – Habilidad para socializar – Rasgos de la personalidad – Carácter – Hábitos de trabajo – Relaciones interpersonales

Entendiendo a los subordinados


• Una percepción de falta de justicia es tan dañina para la relación supervisor-subordinado como la injusticia real.

• La injusticia se proyecta de los senti-mientos que afloren de uno hacia el otro.

Tratando a otros justamente


Es un rol importante del supervisor.

• Los empleados tienen gran control de su trabajo. • Los grupos estimulan la creatividad individual y el

uso de ésta al resolver una gran variedad de problemas relativos al trabajo.

• Dan a los empleados el sentido de que son determinantes en cuanto a lo que sucede en la organización al tener un rol más preponderante.

Crear grupos de trabajo

Beneficios


Destrezas especiales del Supervisor

Conceptual Humanista Técnica

Docente Apoyo Comunicador

Asesoría


Destrezas Conceptuales

Destrezas Humanistas

Permiten al supervisor percibir rápidamente cómo un fenómeno puede impactar en otro.

Permiten al supervisor trabajar eficientemente con cada subordinado en cada situación particular.


Destrezas Docentes

Destrezas de Apoyo

Permiten al supervisor adiestrar a los subordinados.

Permite al supervisor desarrollar a los subordinados.

Destrezas Técnicas

Permiten al supervisor realizar tareas que los subordinados realizan.


Destrezas de Asesoría

Destrezas de Comunicación

Permite al supervisor ayudar a los subor-dinados de diferentes maneras.

Permite al supervisor relacionarse bien con los subordinados.


Los supervisores tienen la gran responsabilidad de ayudar a los empleados a planificar

las metas profesionales.

Esto implica ayudar a los subordinados a:

Determinar las fortalezas y debilidades. Desarrollar planes estratégicos para lograr las metas.

Poner los planes en acción.


Los supervisores tienen un impacto significativo en lograr que los subordinados se comporten

éticamente.

Por lo tanto,

Los supervisores tienen que ser éticos.

Los supervisores y subordinados pueden desarrollar un código de ética por el cual todos

se guíen.


Los supervisores juegan un papel significativo en reducir las tardanzas.

• Involucra penalidades progresivas. • Implica premiar a los empleados

puntuales. • Los supervisores deben modelar con el

ejemplo.


Los supervisores juegan un papel significativo en controlar las

ausencias.

• Del 10-20 por ciento de la fuerza laboral es respon-sable por el 75-80 por ciento del ausentismo.

• Una de las razones primordiales del ausentismo es la insatisfacción laboral.

• Los programas personales diarios ayudan a reducir las ausencias.

• Algunas compañías premian a los empleados por tener récords de asistencia excelentes.


Los supervisores juegan un papel significativo en los programas de

alcoholismo y drogas.

• Los supervisores son responsables de ayudar a detectar empleados con adicciones.

• La filosofía nueva se dirige a brindar ayuda a los empleados a obtener ayuda mientras mantienen el empleo.


Los supervisores juegan un papel significativo previniendo el estrés y

quemazón de los empleados.

El estrés que ocasiona la introducción de nueva tecnología ocasiona gran

preocupación.


• Desarrolle una actitud apropiada hacia el trabajo y la vida en general.

• Coja una licencia sin sueldo. • Pida transferencia a un puesto que provoque

menos estrés. • Únase a terapias de grupo. • Busque ayuda profesional. • Tome ventaja de las oportunidades de

ejercitarse físicamente. • Aproveche las vacaciones.

Sugerencias para manejar el estrés


Los supervisores deben asegurarse de que los empleados no son

acosados sexualmente.

• Los supervisores deben conocer en qué constituye el acoso.

• Los supervisores deben conocer los mecanismos legales estatales y federales relativos al acoso sexual.


Los supervisores son responsables de bregar con asuntos multiculturales.

• Las organizaciones cada día son más multiculturales. • El adiestramiento multicultural se puede obtener:

– Asistiendo a seminarios/talleres relacionados con el tópico. – Comprometiéndose a estudiar. – Matriculándose en cursos relacionados con diversidad

multicultural. – Discutiendo asuntos relevantes con otros.


Disciplinar a los subordinados es un rol importante de los supervisores.

• Las organizaciones generalmente diseñan procesos que resultan en la aplicación de acciones uniformes y adecuadas en contra de los subordinados.

• Las entrevistas disciplinarias son componentes importantes del proceso disciplinario.


Los supervisores están involucrados en la terminación del empleo.

• Los empleados se despiden por varios motivos: – Ejecución inadecuada – Mala conducta – Falta de habilidad para realizar las tareas – Eliminación del puesto

Cualquier condición de empleo (como contratos) debe considerarse.


Un despido generalmente se reemplaza por uno por justa causa.

• Un individuo se emplea por un tiempo indefinido, sin embargo, no tiene derechos especificados en un contrato, regulaciones civiles o convenios colectivos.

• No obstante, puede renunciar o despedirse.

Empleo indefinido (At-Will)


Es un proceso que necesita acciones alternas para evitar botar a un

empleado.

Despido por justa causa


Los supervisores son responsables de trabajar con uniones obreras.

• Duración del acuerdo • Seguridad de la unión • Prerrogativas

gerenciales • Paga por horas

• Ascensos, suspensio-nes y llamadas

• Disciplinar miembros • Agravios • Cláusulas huelgarias

Deben entender las provisiones de los acuerdos, como:

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