superintendencia nacional de salud oficina de … · las actividades que describen su ejecución en...
TRANSCRIPT
0
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL DE AUDITORÍA
PROCESO: GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
BOGOTÁ D.C. SEPTIEMBRE de 2019
1
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................ 2
2. CRITERIOS ............................................................................................................... 2
3. ALCANCE ................................................................................................................. 3
4. METODOLOGIA ....................................................................................................... 3
5. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 4
6. FORTALEZAS .......................................................................................................... 6
7. INFORME .................................................................................................................. 6
8. MUESTRA SELECCIONADA ................................................................................... 7
9. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA OBTENIDOS POR LA OCI……………….……9
10. RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y OPERATIVOS ………………...…………….…….11
11. SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO……………………......................15
12. RECOMENDACIONES………………………………………………………….……...16
13. CONCLUSIONES ……………………………………………………………...……..…17
2
1. OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas por el proceso “Gestión del
Procedimiento Administrativo”, de acuerdo con los procedimientos establecidos, las
leyes, normas vigentes y demás documentación aplicable en la operación.
2. CRITERIOS
Los criterios de auditoría tenidos en cuenta para la verificación, versan respecto de la
normatividad aplicable al proceso “Gestión del Procedimiento Administrativo” y sus
procedimientos, los cuales se reseñan a continuación:
➢ Decreto 01 de 1.984 “Por medio del cual se reforma el Código Contencioso
Administrativo”.
➢ Resolución No. 1212 de 2.007 “Por medio de la cual se señalan los procedimientos
aplicables a los vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud respecto de las
investigaciones administrativas sancionatorias”.
➢ Ley 1437 de 2.011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo”.
➢ Ley 1438 de 2.011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad
Social en Salud y se dictan otras disposiciones”.
➢ Ley 1949 de 2019 “por la cual se adicionan y modifican algunos artículos de las leyes
1122 de 2007 y 1438 de 2011 y se dictan otras disposiciones”
➢ Resolución No 1650 de 2.014 “Por la cual se desarrolla el procedimiento administrativo
sancionatorio aplicable por la Superintendencia Nacional de Salud”.
➢ Resolución No 2105 de 2.014 “Por la cual se adiciona la resolución No. 1650 del 28 de
agosto de 2.014, que desarrolla el procedimiento administrativo sancionatorio aplicable
por la Superintendencia Nacional de Salud”.
➢ Resolución 2630 de 2015 “Por la cual se adopta el reglamento interno de remisión de
títulos ejecutivos al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva”
3
➢ Caracterización “Proceso Gestión del Procedimiento Administrativo” código PACR01,
versión 5 y los procedimientos: “Apertura de la Investigación Administrativa” código
PAPD01, versión 5, “Ejecución de Etapa Probatoria y Alegatos” PAPD02, versión 6,
“Ejecución de Etapa Decisoria” código PAPD03, versión 5, “Desarrollo de la Etapa
Ejecutoria” PAPD04, versión 6 y “Resolución de Recursos, Revocatorias” código
PAPD05, versión 5 y demás formatos o documentos que hacen parte del proceso a
auditar.
➢ Mapas de Riesgos Operacionales y de Corrupción.
➢ Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
➢ Tablas de retención documental
➢ Normas Técnicas de Calidad ISO 9001-2015
3. ALCANCE
Incluye los procedimientos asignados a la Delegada de Procesos Administrativos, en el
periodo comprendido entre el 01/01/2019 al 30/06/2019.
4. METODOLOGIA
Para el desarrollo de este ejercicio auditor, se utilizaron las siguientes técnicas
metodológicas:
➢ Anuncio y presentación del Plan de Auditoría.
➢ Apertura de la Auditoría.
➢ Ejecución de la auditoría (in – situ).
➢ Presentación del informe preliminar de auditoría al proceso auditado.
➢ Presentación del informe final de auditoría al Despacho del señor Superintendente
Nacional de Salud.
➢ Gestión de Planes de Mejoramiento en caso de que haya lugar a ello.
4
5. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 19931, la Ley 1474 de
20112 y el Decreto Reglamentario No 1537 de 20013 a la Oficina de Control Interno le
compete “verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido
dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones
de todos los cargos” así como “verificar que los controles asociados con todas y cada
una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad.
Puede decirse, por consiguiente, que justificó la realización del presente ejercicio
auditor, determinar las eventuales acciones de mejoramiento continuo al proceso
“Gestión del Procedimiento Administrativo”, en aras de analizar situaciones de presunto
incumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud
mediante el desarrollo del procedimiento administrativo establecido en la ley, con el
propósito de sancionar las infracciones
El artículo 365 de la Constitución Política señala que “los servicios públicos son
inherentes a la finalidad social del Estado” que es deber de éste “asegurar su prestación
eficiente a todos los habitantes del territorio nacional” que “podrán ser prestados por el
Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas, o por particulares” y
que “en todo caso, el Estado mantendrá la regulación, el control y la vigilancia de dichos
servicios”.
Con la emisión de la Sentencia C-921 de 2.001, la Corte Constitucional hizo énfasis en
el deber que tiene el Estado colombiano de dirigir y coordinar la prestación del servicio
1 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” 2 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. 3 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”
5
público de salud, labor que se ha venido cumpliendo por intermedio de la
Superintendencia Nacional de Salud. Su papel, entonces, es ser la Entidad que asegura
“la prestación oportuna, permanente y eficiente del servicio de seguridad social en salud
y lograr que los recursos destinados a su financiación se utilicen exclusivamente para
tales fines”.
Con fundamento en lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud tiene amplias
facultades que van desde la investigación, evaluación, adopción de medidas
correctivas, coercitivas o sancionatorias, hasta el seguimiento a las fallas
administrativas detectadas. Así lo entendió la Corte en la Sentencia C-936 de 2.011,
oportunidad en la que señaló que “las funciones de inspección, vigilancia y control
consisten en (i) el seguimiento, monitoreo y evaluación del SGSSS, (ii) la formulación
de recomendaciones para advertir, prevenir, orientar, asistir y propender porque las
entidades del sistema cumplan con sus deberes y funciones y, finalmente, (iii) la toma
de decisiones correctivas y la imposición de sanciones por incumplimiento por acción u
omisión, entre otros”.
El artículo 35 de la Ley 1122 de 2.0074 define las facultades de inspección, vigilancia y
control sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud en cabeza de la
Superintendencia Nacional de Salud conforme a sus competencias constitucionales y
legales.
La Superintendencia Nacional de Salud ha designado órganos específicos con los
cuales puede cumplir a cabalidad las funciones de inspección, vigilancia y control. Para
ilustrar, a través del Decreto 2462 de 2.013 por el cual se modificó la estructura de la
Entidad, se crearon las Superintendencias Delegadas para la Protección al Usuario,
Supervisión Institucional, Supervisión de Riesgos, Medidas Especiales, Función
Jurisdiccional y de Conciliación y de Procesos Administrativos.
4 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”.
6
Bajo esta línea, la auditoria que nos ocupa, es respecto de la facultad de control que en
virtud del artículo 29 ibidem es competencia de la Superintendencia Delegada de
Procesos Administrativos, al señalarse expresamente, en su numeral 2 que le
corresponde “Adelantar y resolver en primera instancia los procesos administrativos
sancionatorios e imponer las sanciones que correspondan de conformidad con la ley, a
los sujetos vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud”.
6. FORTALEZAS
Se identificaron como fortalezas durante el desarrollo de la auditoria la disposición de
los funcionarios que operan los procesos auditados, en cuanto al suministro de la
información requerida en términos de oportunidad, así como para la realización de
encuestas necesarias para indagar sobre los trámites y para absolver algunas dudas al
grupo auditor, lo cual permitió una eficiente labor de verificación de los expedientes
objeto de la muestra seleccionada; su confrontación con la normatividad aplicable y con
las actividades que describen su ejecución en cada una de las etapas del proceso
administrativo sancionatorio.
7. INFORME
7.1. Etapas del Proceso de Gestión del Procedimiento Administrativo
A continuación, se presenta el flujograma del procedimiento administrativo
sancionatorio en la Superintendencia Nacional de Salud, conforme a lo señalado en la
Resolución No 1650 de 2.014 “por la cual se desarrolla el procedimiento administrativo
sancionatorio aplicable por la Superintendencia Nacional de Salud”.
7
8. MUESTRA SELECCIONADA
Esto permitió al equipo auditor obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre algunas
características de los expedientes seleccionados para formar o ayudar en la formación
de una conclusión concerniente al universo de la muestra que se extrae.
Del total de decisiones de fondo emitidas en el periodo del 01/01/2019 al 30/06/2019,
correspondiente a 147 actos administrativos, la Oficina de Control Interno tomó una
muestra aleatoria de treinta (30) ejemplares, los cuales se enuncian a continuación y
que corresponden al 20% del total de expedientes reportados, para obtener una
evidencia suficiente, fiable, relevante y útil para cumplir con los objetivos de la auditoría.
Una vez establecida la muestra, el equipo auditor diseñó cuadros de verificación con
todas y cada una de las actividades incorporadas en los cinco (5) procedimientos5 que
las describen, con el objeto verificar su cumplimiento.
5 “Apertura de la Investigación Administrativa” (PAPD01), “Ejecución de Etapa Probatoria y Alegatos” (PAPD02), “Ejecución Etapa
Decisoria” (PAPD03), “Desarrollo de la Etapa Ejecutoria” (PAPD04) y “Resolución de Recursos y Revocatorias” (PAPD05)
8
MUESTRA SELECCIONADA DE LAS SANCIONES IMPUESTAS EN EL PRIMER
SEMESTRE DE 2019 (01/01/2019 AL 30/06/2019)
No. SIAD ENTIDAD FECHA
RESOLUCIÓN ESTADO ACTUAL DE LA
INVESTIGACION
1 0910201800171 GOBERNACION DE SUCRE 9/01/2019 EJECUTORIADO EL
18/02/2019
2 0910201800142 HOSPITAL DEPARTAMENTAL JUAN DOMINGUEZ
ROMERO E.S.E SOLEDAD - ATLANTICO 9/01/2019
PENDIENTE RESOLVER RECURSO
3 0910201800121 ESE DEL MUNICIPIO DE MAGANGUE 15/01/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
4 0910201700118 ALCALDÍA DE GUATAQUI 18/01/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
5 0910201800116 SUBRED INTEGRADA SERVICIOS DE SALUD SUR E.S.E. 25/01/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
6 0910201800082 CLINICA DE TRAUMAS Y FACTURAS ULISES HERRERA
SANCHEZ ESPECIALISTA ASOCIADOS 28/01/2019 RESUELTO RECURSO
7 0910201700201 SAVIA SALUD EPS ALIANZA MEDELLIN ANTIOQUIA EPS
S.A.S. 30/01/2019
PENDIENTE RESOLVER RECURSO
8 0910201800120 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO JAIME ALVARADO Y
CASTILLA 31/01/2019
EJECUTORIADO EL 28/02/2019
9 0910201800014 CONVIDA "A.R.S. CONVIDA" 31/01/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
10 0910201700203 CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE
CUNDINAMARCA COMFACUNDI 12/02/2019
PENDIENTE RESOLVER RECURSO
11 0910201800047 SUBRED INTEGRADA SERVICIOS DE SALUD CENTRO
OCCIDENTE E.S.E. 15/02/2019
PENDIENTE RESOLVER RECURSO
12 0910201800099 CLINICA LOS ANDES LTDA. 11/02/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
13 0910201800132 ESE HOSPITAL SAN CRISTOBAL DE CIENAGA 15/02/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
14 0910201800182 SECRETARIA MUNICIPAL DE VALLEDUPAR 8/02/2019 EJECUTORIADO EL
08/03/2019
15 0910201800185 COOPERATIVA DE SALUD COMUNITARIA EMPRESA
SOLIDARIA DE SALUD COMPARTA SALUD LTDA “ESS COMPARTA”
1/02/2019 RESUELTO RECURSO
16 0910201800206 GOBERNACION DE PUTUMAYO 28/02/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
17 0910201700178 CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE CÓRDOBA
“COMFACOR” 12/03/2019
PENDIENTE RESOLVER RECURSO
18 0910201800186 CONVIDA "A.R.S. CONVIDA" 14/03/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
19 0910201800203 GOBERNACION DE LA GUAJIRA 20/03/2019 EJECUTORIADO EL
23/04/2019
20 0910201800263 CAFESALUD EPS S.A. 1/03/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
21 910201800096 ALCALDIA DE SAN JACINTO BOLIVAR 28/03/2019 EJECUTORIADO EL
29/04/2019
22 910201800021 COOPERATIVA DE SALUD COMUNITARIA EMPRESA
SOLIDARIA DE SALUD COMPARTA SALUD LTDA “ESS COMPARTA”
2/05/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
23 910201800031 CORPORACION ENCUENTRO PARA SOLUCIONES DEL
COMPORTAMIENTO E.S.C.O. IPS 8/04/2019
PARA EJECUTORIA Y COBRO COACTIVO
24 910201800052 ES.E. HOSPITAL DIVINO NIÑO 10/04/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
9
25 910201800223 ALCALDIA de SAN JOSE DE CUCUTA 11/04/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
26 910201800269 ESE HOSPITAL HATILLO DE LOBA 11/04/2019 EN NOTIFICACIONES
27 0910201800170 ENTIDAD PROMOTORA DEL REGIMEN SUBSIDIADO
CAPITALSALUD SAS 6/05/2019
PENDIENTE RESOLVER RECURSO
28 0910201800334 DEPARTAMENT DE CAUCA 14/05/2019 PENDIENTE RESOLVER
RECURSO
29 0910201800074 ESE HOSPITAL PROFESOR JORGE CAVELIER -I- NIVEL
DE ATENCION CAJICA 4/06/2019
PARA EJECUTORIA Y COBRO COACTIVO
30 0910201800341 ESE HOSPITAL SANTA MÓNICA 18/06/2019 EN TERMINOS PARA
PRESENTACION RECURSO
9. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA OBTENIDOS POR LA OCI
En los expedientes tomados en la muestra se validó que los mismos tuvieran toda la
documentación que da cuenta del cumplimiento de las actividades establecidas en los
siguientes procedimientos:
PAPD01 Apertura de la Investigación Administrativa
PAPD02 Ejecución de Etapa Probatoria y Alegatos
PAPD03 Ejecución Etapa Decisoria
PAPD04 Tramite de la Etapa Ejecutoria
PAPD05 Resolución de Recursos y Revocatorias
Lo anterior dependiendo de la etapa en la cual se encuentra el proceso, sin hallar
faltantes de documentación que evidenciaran algún incumplimiento.
No obstante lo anterior, para el expediente # 0910201800263 de CAFESALUD EPS
S.A., Si bien es cierto, las acciones realizadas o adelantadas en el aplicativo del
Sistema de Investigaciones Administrativas de la Superintendencia Nacional de Salud
(SIAD) no deben hacer parte de los expedientes; se pudo evidenciar en el expediente
referido, que el recurso de reposición y en subsidio el de apelación interpuesto por el
vigilado el 18 de marzo de 2019, no se encuentra incluido en el Sistema de
Investigaciones Administrativas de la Superintendencia Nacional de Salud (SIAD), al
10
indagar al auditado el motivo por el cual no se ha actualizado el SIAD, manifiesta “que
el sistema no tomó esta actuación”; de igual forma no se presentaron evidencias que
se hubieran realizado las gestiones ante la OTI, quienes son los encargados de la
administración de los sistemas de la Supersalud.
Por lo anterior la Oficina de Control Interno recomienda realizar las gestiones ante los
responsables de mantener actualizado los sistemas de la Entidad, para poder incluir la
información de los procesos tal como lo establece el procedimiento Resolución de
Recursos y Revocatorias, Código PAPD05, versión 5, ver numeral 12.
MUESTRA SELECCIONADA DE CIERRE Y ARCHIVO EXPEDIENTES EN EL
PRIMER SEMESTRE DE 2019 (01/01/2019 AL 30/06/2019)
De igual forma en el mismo periodo auditado, el proceso reporto el cierre y archivo de
las investigaciones sancionatorias surtidas de cincuenta y un (51) expedientes, de los
cuales la Oficina de Control Interno, tomo una muestra de cinco procesos; lo que
correspondería a un 10%.
MUESTRA SELECCIONADA DEL CIERRE Y ARCHIVO (PRIMER SEMESTRE 2019)
No. SIAD ENTIDAD ESTADO NÚMERO FECHA
1 910201408506 NUEVA EPS CIERRE Y ARCHIVO PARL 000357 1/02/2019
2 910201800078 NEFROBOYACA LTDA CIERRE Y ARCHIVO PARL 004910 14/05/2019
11
3 910201900019 ESE HOSPITAL MERCEDES
TELLEZ DE PRADILLA CIERRE Y ARCHIVO PARL 005329 22/05/2019
4 910201900032 E.S.E. MARIA AUXILIADORA
MOSQUERA CIERRE Y ARCHIVO PARL 005403 27/05/2019
5 0910201800306 ALCALDIA de
DOSQUEBRADAS ARCHIVO PARL 005522 31/05/2019
Resultados de la auditoría obtenidos por la OCI
Para los expedientes tomados en la muestra se validó que en los expedientes tuvieran
toda la documentación que da cuenta del cumplimiento de las actividades establecidas
en el procedimiento PAPD05 - Resolución de Recursos y Revocatorias, sin encontrar
faltantes de documentación que evidenciaran algún incumplimiento.
10. RIESGO DE CORRUPCIÓN Y OPERATIVOS
La Delegada de Procedimientos Administrativos, identifico un (1) riesgo y lo catalogo
como riesgo de corrupción, el cual se encuentra publicado en la matriz de riesgos de
la Superintendencia Nacional de Salud, código ASFT12, versión 4, la cual esta alojada
en la página web de la entidad, en el enlace https://www.supersalud.gov.co/es-
co/nuestra-entidad/estructura-organica-y-talento-humano/procesos-y-procedimientos,
así:
“al solicitar pagos/favores a cambio de no adelantar, no impulsar, ni resolver las
investigaciones administrativas, ni imponer a las entidades vigiladas las sanciones o
resolver los recursos y medidas a que haya lugar”. Ver anexo No. 1.
O U OPORTUNIDAD
Con base en lo anterior, se puede concluir que, el riesgo objeto de seguimiento tiene
identificado un evento latente, que afectaría la gestión de los procesos administrativos
y que merece darle el oportuno tratamiento.
12
Para contrarrestar la materialización del riesgo el proceso estableció como acción de
tratamiento “Proponer los mecanismos de seguimiento de los expedientes en las
diferentes etapas del procedimiento administrativo sancionatorio”, donde se propuso
como fecha de inicio el 04/02/2019 y fecha de terminación el 31/12/2019, por lo cual
no fue posible realizar seguimiento; más sin embargo al indagar al gestor manifestó
que en el transcurso del presente año no se ha materializado el riesgo identificado por
el proceso.
Adicionalmente se pudo observar que, el riesgo responde a los cuestionamientos
mínimos que debe preguntarse el proceso para su definición; no obstante como
oportunidad de mejoramiento, se podría definir con mayor grado de exactitud la
identificación “del cuándo”, lo que convendría verificar dada la usual intervención de
muchos factores como podrían ser los financieros o jurídicos, y en qué momento(s) se
puede configurar el evento; aspecto que puede brindar información relevante para la
aplicación de controles en la fase de actividades de control frente a la probabilidad de
ocurrencia; adicionalmente el equipo auditor recomienda al auditado identificar
nuevos riesgos de corrupción que puedan llegar a afectar el proceso, para lo cual se
deben tener controlados mediante acciones o monitoreos constantes, por parte de los
responsable; de igual forma se recomienda hacer mayor énfasis en la etapa de
monitoreo y revisión en conjunto con sus equipos de trabajo; siendo importante que los
supervisores de contratos, los cuales hacen parte de la segunda línea de defensa de
MIPG (responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo),
realicen seguimiento a los riesgos e informar al Delegado para la toma de las alertas
respectivas, ejerciendo el autocontrol; para que esto no dependa de la solicitud de la
tercera línea de defensa (Oficina de Control Interno), lo que debe corresponder al
autocontrol o primera línea con el acompañamiento metodológico de la segunda línea
de defensa, ver numeral 12.
13
▪ RIESGO OPERATIVO
Se debe tener en cuenta que un Riesgos operativos: es la posibilidad de ocurrencia de
eventos que afecten los procesos misionales de la entidad.
Por lo cual la Delegada de Procedimientos Administrativos, identifico tres (3) riesgos y
los catalogo como operativos, los cuales se encuentran publicados en la matriz de
riesgos de la Superintendencia Nacional de Salud, código ASFT12, versión 4, la cual
esta alojada en la página web de la entidad en el enlace
https://www.supersalud.gov.co/es-co/nuestra-entidad/estructura-organica-y-talento-
humano/procesos-y-procedimientos, así:
Riesgo No. 1 “Falta de apertura de las investigaciones administrativas por
insuficiente material probatorio o material que no da lugar a apertura.”
Respecto a la acción “2. Devoluciones de los traslados de investigación, solicitando
aclaración o información adicional”, durante el primer semestre de 2019, el auditado
aportó la relación de memorandos devueltos solicitando aclaración. Durante el primer
semestre de 2019, se recibieron 267 expedientes para adelantar la correspondiente
investigación administrativa, de los cuales se realizó la devolución de nueve (9)
solicitudes por no enviar los soportes completos, lo que equivale al 3.4%.
En relación con el riesgo No 2. “Retraso en el trámite de los expedientes”
Para la acción No. 3 Filtro por temas relevantes y de importancia institucional y social:
Esta Delegada ha gestionado ante la entidad, el desarrollo de un una nueva aplicación
para el procedimiento apertura de investigaciones administrativas, con el cual, se
pretende realizar un control general de la trazabilidad documental de las
investigaciones, implementando filtros por temas relevantes y de importancia social e
institucional y alertas de caducidad, donde además, se puedan establecer los términos
14
de traslado interno de las solicitudes de apertura de investigación y en general, donde
exista la posibilidad de revisar y actualizar toda la información correspondiente a las
investigaciones adelantadas, el cual hasta el momento no se ha podido implementar.
El equipo auditor, pudo evidenciar que este seguimiento se debe realizar
mensualmente, tal como se estableció en el mapa de riesgos, al verificar el
cumplimiento, no se observó que aun el aplicativo estuviera funcionando, motivo por el
cual se recomienda continuar con las gestiones a que haya lugar o en caso de no poder
cumplir con la consecución del aplicativo, se busquen otros mecanismos o
herramientas que permitan realizar los filtros propuestos en la acción.
Con relación a la acción No. 4 “Retroalimentar constantemente los archivos del
inventario de expedientes realizado en la Delegada” el auditado ha implementado un
plan de descongestión, que consiste en la contratación de personal de apoyo
profesional, los cuales fueron designados a cada grupo de trabajo de acuerdo con las
necesidades evidenciadas, con el fin de evacuar la congestión que se venía
presentando en los procesos administrativos; lo cual se ve reflejado que en el
transcurso del periodo auditado, donde no se ha presentado el fenómeno jurídico de la
caducidad por parte de los servidores de Procesos Administrativos, lo cual redunda en
la buena imagen institucional.
Con relación al riesgo No. 3 “Extravío de expedientes o documentos obrantes en
estos”
Para la acción No. 1 “Solicitar los implementos y el espacio físico adecuado que
permitan la salvaguardia de los expedientes” El auditado aporto los correos donde
realizan los requerimientos de implementos necesarios para cumplir con las
actividades propias del proceso, al igual que la entrega de material necesario por parte
del Grupo de Recursos Físicos.
15
Una vez revisados los riesgos identificados por el proceso, el equipo auditor logró
determinar que los mismos no se encuentran descritos de acuerdo con la metodología
aplicable, toda vez que con relación al riesgo No. 1. “Falta de apertura de las
investigaciones administrativas por insuficiente material probatorio o material que no
da lugar a apertura. Esa denominación como “Falta” puede ser una causa o una
consecuencia del potencial riesgo, lo mismo sucede con el riesgo No. 2 “Retraso en el
trámite de los expedientes”, tal como se evidencio en el informe de auditoria SIG
realizado en el mes de mayo de la presente anualidad.
Por lo cual se recomienda al auditado realizar la identificación de los riesgos
operativos que puedan llegar a afectar el proceso, realizando controles mediante
acciones o monitoreos constantes, por parte de los responsable; de igual forma se
recomienda hacer mayor énfasis en la etapa de monitoreo y revisión para evitar su
materialización, igualmente se recomienda realizar esta actividad en conjunto con sus
equipos de trabajo; para que este no dependa de la solicitud de la tercera línea de
defensa (Oficina de Control Interno), lo que debe corresponder al autocontrol o primera
línea con el acompañamiento metodológico de la segunda línea de defensa.
11. SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
De acuerdo con las evidencias aportadas por el auditado, se puede observar que se
ha cumplido con las actividades propuestas por el proceso en el Plan de Mejoramiento,
correspondiente a la auditoría realizada en el mes de noviembre de 2018; al consultar
el aplicativo del Sistema Integrado Planeación y Gestión (ITS), se observa que se
encuentran diligenciados de acuerdo con las casillas establecidas para tal fin; más aún
no han subido la evidencias presentadas en físico al sistema para su correspondiente
evaluación por parte de la OAP.
Se recuerda digitalizar las evidencias en el aplicativo (ITS) para que estas sean
evaluadas por la Oficina Asesora de Planeación y de acuerdo con el Plan Anual de
16
Gestión (PAG) de la OCI, quien tiene programado realizar el seguimiento al
cumplimiento de los planes de mejoramiento para el mes de octubre de la presente
anualidad.
12. RECOMENDACIONES
A. SIAD
Para el expediente # 0910201800263 de CAFESALUD EPS S.A., Si bien es
cierto, las acciones realizadas o adelantadas en el aplicativo del Sistema de
Investigaciones Administrativas de la Superintendencia Nacional de Salud
(SIAD) no deben hacer parte de los expedientes; se pudo evidenciar en el
expediente referido, que el recurso de reposición y en subsidio el de apelación
interpuesto por el vigilado el 18 de marzo de 2019, no se encuentra incluido en
el Sistema de Investigaciones Administrativas de la Superintendencia Nacional
de Salud (SIAD), al indagar al auditado el motivo por el cual no se ha actualizado
el SIAD, manifiesta “que el sistema no tomó esta actuación”; de igual forma no
se presentaron evidencias que permitieran constatar que se hubieran realizado
las gestiones ante la OTI, quienes son los encargados de la administración de
los sistemas de la Supersalud. Por lo cual se recomienda realizar las gestiones
ante los responsables de mantener actualizado los sistemas de la Entidad, para
poder incluir la información de los procesos tal como lo establece el
procedimiento Resolución de Recursos y Revocatorias, Código PAPD05, versión
5.
B. Riesgos.
Se pudo observar que, el riesgo responde a los cuestionamientos mínimos que
debe hacerse el auditado para su definición; no obstante como oportunidad de
mejoramiento, se podría definir con mayor grado de exactitud la identificación
“del cuándo”, lo que convendría verificar dada la usual intervención de muchos
factores como podrían ser los factores financieros o jurídicos, y en qué
17
momento(s) se puede configurar el evento; aspecto que puede brindar
información relevante para la aplicación de controles en la fase de actividades
de control frente a la probabilidad de ocurrencia; adicionalmente el equipo auditor
recomienda al auditado identificar nuevos riesgos de corrupción que puedan
llegar a afectar el proceso, para lo cual, este se debe tener controlado mediante
acciones o monitoreos constantes, por parte de los responsable; de igual forma
se recomienda hacer mayor énfasis en la etapa de monitoreo y revisión en
conjunto con sus equipos de trabajo; siendo importante que los supervisores de
contratos, los cuales hacen parte de la segunda línea de defensa de MIPG
(responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo),
realicen seguimiento a los riesgos e informar al Delegado para la toma de las
alertas respectivas, ejerciendo el autocontrol; para que esto no dependa de la
solicitud de la tercera línea de defensa (Oficina de Control Interno), lo que debe
corresponder al autocontrol o primera línea con el acompañamiento
metodológico de la segunda línea de defensa (Oficina Asesora de Planeación).
C. El responsable del proceso de considerarlo necesario, puede planear y ejecutar
acciones de mejoramiento que considere necesarias para subsanar las
recomendaciones realizadas por parte del equipo auditor, siendo importante
aplicar la mejora continua dentro de las actividades que viene realizando;
teniendo en cuenta que los mapas de riesgos, los planes de mejoramiento y la
actualización de los puntos de control en los procedimientos son fundamentales
para el buen funcionamiento de los procesos administrativos adelantados por la
Superintendencia Delegada.
13. CONCLUSIONES
✓ El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, como resultado de la auditoria
adelantada, de acuerdo con la muestra evaluada y las evidencias aportada por
los auditados y en atención a la confrontación con los procedimientos
18
establecidos por la Delegada, aprecia la aplicación de los controles establecidos
para tal fin por la Delegada de Procesos Administrativos.
✓ En el seguimiento realizado al Mapa de Riesgos tanto de corrupción como
operativo, en el transcurso de la presente auditoría, se evidencio que no hay
documentos que permitan evidenciar el seguimiento por parte del líder del
proceso de manera periódica al análisis de la valoración de los riesgos
identificados, con el propósito de evidenciar una nueva calificación en cuanto al
nivel de riesgo o a la implementación de nuevas acciones, esto para comprobar
que efectivamente los controles ejecutados están cumpliendo con el objetivo de
reducir el riesgo y evitar su materialización.
Cordialmente,
ROSEMARY CHÁVEZ RODRÍGUEZ Jefe Oficina de Control Interno Equipo Auditor: Julio Cesar Reyes Zuluaga Profesional Especializado Oficina de Control Interno. (Acompañante)
Luís Alberto Triana Lozada Profesional Especializado. Oficina de Control Interno (Líder de auditoría)