PROCEDIMIENTO  M-PR-PCF-007 

 Versión: 1 

  MEDIDA ADMINISTRATIVA – PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO  

1. OBJETIVOProferir los actos administrativos propios del Proceso Administrativo Sancionatorio. 

 2. ALCANCE

Este procedimiento inicia una vez se ha definido al proceso administrativo sancionatorio como medida administrativa y concluye con la notificación de la Resolución a través de la cual se impone una sanción, la notificación de la Resolución que resuelve el recurso de apelación o la notificación del auto en el que se decide el archivo de la actuación administrativa.

De conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 208 EOSF, el procedimiento administrativo sancionatorio inicia de oficio por informes recibidos de terceros, mediante práctica de visitas, por traslado de otras autoridades, por quejas o informes de personas naturales o jurídicas en general o por cualquier otro medio que ofrezca credibilidad. Asímismo puede iniciarse en virtud de la inobservancia de las órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia según lo dispone el literal i) del numeral 5 del artículo 326 del EOSF. 

 3. DEFINICIONES

M-TB-PCF-001 Lista de términos y definiciones.  

4. CONDICIONES GENERALESEste procedimiento únicamente puede ser modificado, adicionado, sustituido o eliminado con la decisión conjunta de los líderes de los procesos de Seguimiento y de Protección al consumidor financiero, de prevención del ejercicio ilegal y conductas. 

Se deben observar los parámetros establecidos en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993) y en la Ley 964 del 2005 (aplicable exclusivamente a las entidades del mercado de valores), el Decreto 2555 de 2010, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA (Ley 1437 de 2011), el Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), la Ley 1328 de 2009, la Circular Básica Jurídica (C.E. 029 de 2014) y demás normas relacionadas y concordantes, así como las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

La notificación de los actos administrativos que se profieran en el desarrollo del procedimiento administrativo sancionatorio debe realizarse, en los casos señalados, a través del Grupo de Apoyo Legal de la Secretaría General de conformidad con lo establecido en la Guía de notificación de actos administrativos M-GU-PCF-001. 

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LAS DIFERENTES ETAPAS DE ESTE PROCEDIMIENTO 

INICIO DE LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA

En el caso de iniciarse con ocasión del ejercicio de inspecciones in situ en el Marco Integral de Supervisión -MIS-, para la elaboración del acto de formulación de cargos es importante que el expediente de la inspección adelantada que contiene únicamente el informe de inspección (informe de cumplimiento M-PI-SEG-155) y los papeles de trabajo que lo soportan, sean trasladados a la Dirección competente. De igual manera debe suceder si se origina en cualquiera de los ejercicios de inspección adelantados por las diferentes Direcciones de la Delegatura, caso en el cual debe anexarse el informe de inspección correspondiente propio de la DPCFyT con sus papeles de trabajo.

En la etapa previa a la elaboración del pliego de cargos se podrá llevar a cabo la práctica de pruebas de conformidad con lo dispuesto en el literal b) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF. Serán admisibles los medios de prueba contemplados en el artículo 165 del Código General del Proceso.

ACTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS

La imputación de cargos puede ser de carácter institucional y/o personal.

El Acto de formulación de cargos es un acto motivado, contra el cual no procede recurso alguno. Deberá contener una síntesis de los hechos constitutivos de las posibles infracciones, de las pruebas allegadas hasta ese momento y de las normas que se estiman infringidas, exponiendo en el concepto de la violación las razones del posible incumplimiento o desconocimiento.

El acto de formulación de cargos debe ser notificado en los términos de los literales d), e) y f) del numeral 4 del artículo 208 EOSF. 

Tratándose de cargos fundados en informes de visita, como síntesis de la prueba se dará traslado del informe respectivo, adjuntando copia del mismo.

De acuerdo al literal h) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF, el término de traslado del acto de formulación de cargos a los presuntos infractores será de 30 días contados desde el día siguiente a su notificación. Dicho término es improrrogable.

El traslado es la única oportunidad en que los presuntos infractores pueden presentar los descargos que consideren pertinentes y solicitar la práctica de pruebas, aportarlas u objetar las obtenidas antes de la formulación de cargos.

Durante dicho término el expediente respectivo deberá estar a entera disposición de los investigados en la dependencia que se indicó en el acto de formulación de cargos.

AUTO DE PRUEBAS

En el auto de pruebas deberá haber pronunciamiento sobre los requisitos de pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas tanto aportadas como solicitadas, a efectos de determinar si es procedente su incorporación o decretar su práctica. Deben exponerse las razones por las cuales se considera que cumplen o no los requisitos mencionados. 

En dicho acto administrativo debe quedar absoluta claridad de las pruebas negadas y decretadas. Tratándose de pruebas documentales se deberá tener especial cuidado al

momento de relacionar aquellas cuya incorporación se decretó y que por ende hacen parte de la actuación administrativa sancionatoria, y cuáles no. Lo anterior, sin perjuicio de que todas reposen en el expediente, pues no se podría desglosar. Ello contribuye a tener claridad sobre qué pruebas recaerá el ejercicio de valoración probatoria, en los términos del literal k) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF. 

Contra el auto que deniegue total o parcialmente las pruebas solicitadas procede únicamente el recurso de reposición ante el funcionario que lo profirió, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su notificación.

Contra el que decrete todas las pruebas requeridas no procede ningún recurso, así como tampoco contra el auto que de oficio ordene la práctica de pruebas.

PERÍODO PROBATORIO 

El período probatorio no podrá exceder de dos (2) meses para pruebas a practicarse en el territorio nacional, o de cuatro (4) meses si deben practicarse en el exterior conforme a lo establecido en el literal i) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF.

La práctica de pruebas comenzará a realizarse después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha de notificación del acto respectivo, según lo dispone la disposición anteriormente citada.

En el caso de declaraciones de parte o testimonios de terceros en el marco del procedimiento administrativo sancionatorio, de manera previa a la diligencia, el Delegado debe elaborar y firmar memorando en el cual comisione a dos (2) o más funcionarios para su práctica, la cual puede hacerse mediante cualquier mecanismo técnico. La grabación deberá conservarse en los términos que ordenan las normas sobre retención documental y el acta deberá contener lo dispuesto en el artículo 183 del CPACA.

EXPEDICIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

La facultad de la Superintendencia para imponer sanciones caducará en tres (3) años contados desde la ocurrencia de los hechos que las originen, según lo establecido en el numeral 6 del artículo 208 del EOSF, por lo cual resulta necesario determinar si se trata de conductas de ejecución instantánea, sucesiva o de carácter omisivo.

En todo caso es pertinente destacar que el término previsto para expedir y notificar la resolución que ponga fin al procedimiento administrativo sancionatorio se suspende en los casos previstos en el literal m) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF.

La solicitud de notificación del acto administrativo sancionatorio, firmado por el Superintendente Delegado para Protección al Consumidor Financiero y Transparencia, debe radicarse en un término que no exceda los 30 días siguientes a la presentación de los alegatos de conclusión por parte del investigado. Lo anterior, en armonía con lo establecido en el artículo 49 del CPACA.

La resolución que ponga fin a la actuación administrativa por renuencia a suministrar información, deberá expedirse y notificarse dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para dar respuesta al escrito de formulación de cargos. La sanción será de multa a favor del Tesoro Nacional de hasta diez (10) salarios mínimos legales

mensuales vigentes al momento de ocurrencia de los hechos que dan lugar a la sanción. Lo anterior, según lo dispuesto en los literales n) y ñ) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF.

NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE PROFIERAN EN DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

La notificación de las resoluciones que pongan fin al procedimiento administrativo sancionatorio se encuentra a cargo del Grupo de Apoyo Legal de la Secretaría General y se realizará de manera personal, o por aviso si el interesado no compareciere dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes al envío por correo certificado de la citación respectiva. 

Los demás autos (ordenando o negando práctica de pruebas o resolviendo los recursos de reposición respectivos, o los incidentes de nulidad) que se expidan en el curso del proceso serán notificados mediante comunicación, conforme a lo establecido en los literales e) y f) del numeral 4 del artículo 208 del EOSF, también a través del Grupo de Apoyo Legal de la Secretaría General.

No obstante, cuando se trate de actuaciones de carácter personal respecto de quienes al momento de la notificación no ostenten la calidad de administrador (miembros de la junta directiva o representantes legales) de una entidad vigilada, la notificación del pliego de cargos se hará en forma personal. 

En los casos en que no se cuente con dirección conocida y no pudiere efectuarse la notificación respectiva, procederá la notificación mediante aviso en un diario de amplia circulación nacional.

Al remitir la versión original de la resolución contentiva de la sanción para su numeración y notificación, es indispensable remitir al Grupo de Apoyo Legal de la Secretaría General de esta Superintendencia la proforma interna de Control de Sanciones M-PI-PCF-014 completamente diligenciada. 

En todos los casos, debe aplicarse lo establecido en la Guía de notificación de actos administrativos M-GU-PCF-001. 

RESERVA DE LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA SANCIONATORIA

La información que conforma la actuación administrativa sancionatoria tiene el carácter de reservada frente a terceros en virtud de lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 208 del EOSF y en el artículo 62 de la Ley 964 de 2005, por lo tanto, únicamente podrán tener acceso a ella los funcionarios que por razones de sus funciones legales deban hacerlo, o las autoridades en los casos expresamente contemplados por la ley y la entidad o persona natural investigada una vez el acto de formulación de cargos haya sido notificado.

Adicionalmente, si la actuación administrativa se fundamenta en un informe de inspección proferido en la SFC, dicho documento goza de reserva conforme a lo establecido en el literal e) del numeral 3 del artículo 326, así como en el numeral 3 del artículo 337 del EOSF.Las resoluciones sancionatorias y aquellas que resuelvan los recursos que se interpongan contra ellas no serán objeto de reserva una vez notificadas, sin perjuicio de lo establecido en el literal d) del numeral 1 del artículo 208 del EOSF.

FINALIZACIÓN DE LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA POR CIRCUNSTANCIAS QUE OCASIONAN EL ARCHIVO DE LA MISMA

Si por algún motivo, después de la notificación del acto de formulación de cargos en cualquier etapa del proceso administrativo sancionatorio se evidencia que no procede la imposición de una sanción, han desaparecido los supuestos fácticos que dieron origen a la imputación de cargos o fallece la persona natural contra la cual se inició el proceso, la actuación administrativa debe ser finalizada a través de auto que ordene el archivo de la misma, el cual debe contener los supuestos fácticos y normativos que motivan la decisión. Si la circunstancia se presenta antes de notificar el acto de formulación de cargos, procede archivar la actuación mediante proforma A-PI-GDC-038.

El Director someterá para firma del Delegado el acto administrativo respectivo.

  

5. DESARROLLONo. Actividad Responsable Norma/Política

1

Recibe el expediente, analiza y asigna al funcionario responsable de elaborar el proyecto de acto de formulación de cargos.  

Director. 

2

Recibe el expediente, evalúa y proyecta el acto de formulación de cargos, siguiendo las instrucciones del superior inmediato y los modelos del SGI.

Si requiere de una evaluación o concepto técnico, los solicita mediante memorando interno al área respectiva.

Somete a consideración del Director para su revisión. 

Analista Jurídico. 

M-PI-PCF-11 Modelo Pliego de cargos institucional PCF M-PI-PCF-10 Modelo Pliego de cargos personal PCF

3

Recibe y evalúa el proyecto de acto de formulación de cargos, solicita correcciones de ser necesarias y si está de acuerdo con el proyecto, remite al Delegado para su firma. 

Director.  

M-PI-PCF-11 Modelo Pliego de cargos institucional PCF M-PI-PCF-10 Modelo Pliego de cargos personal PCF

4

Recibe proyecto, revisa, solicita correcciones de ser necesarias, firma el acto de formulación de cargos y remite al Director para que mediante proforma solicite al Grupo de Apoyo Legal de Secretaría General su notificación. 

Delegado para Protección al Consumidor Financiero y Transparencia.  

M-PI-PCF-11 Modelo Pliego de cargos institucional PCF M-PI-PCF-10 Modelo Pliego de cargos personal PCF A-PI-GDC-1 Traslado de Documentos

5

Notifica el acto de formulación de cargos a la entidad, de acuerdo con lo previsto en los parámetros legales y al procedimiento respectivo.  

Grupo de Apoyo Legal de la Secretaría General. 

M-PI-PCF-11 Modelo Pliego de cargos institucional PCF M-PI-PCF-10 Modelo Pliego de cargos personal PCF M-GU-PCF-1 Notificación Actos Administrativos - Protección al Consumidor Financiero

6En caso de solicitud de consulta de expediente por parte del investigado, presenta el expediente y levanta acta. 

Director/Analista Jurídico. 

M-PI-PCF-15 Consulta expedientes PCF

7

En el evento que el investigado presente escrito de descargos, aporte o solicite la práctica de pruebas y/o presente incidentes de nulidad; asigna su evaluación. 

Director. 

8

Proyecta auto de pruebas si el investigado aportó o solicitó pruebas y/o si se requiere practicarlas de oficio. 

En caso contrario, continúe en actividad 13.  

Analista Jurídico.  

9Recibe proyecto de auto de pruebas, revisa, solicita correcciones de ser necesarias y lo remite al Delegado.  

Director.   M-PI-PCF-12 Modelo Auto de pruebas PCF

10

Recibe auto de pruebas, solicita correcciones de ser necesarias, firma y remite al Director para que mediante proforma solicite al Grupo de Apoyo Legal de Secretaría General su notificación. 

Delegado para Protección al Consumidor Financiero y Transparencia. 

M-PI-PCF-12 Modelo Auto de pruebas PCF A-PI-GDC-1 Traslado de Documentos

11

Notifica a la entidad el auto de pruebas, de acuerdo con procedimiento de notificaciones.

Si la SFC niega la práctica pruebas y el investigado interpone recurso de reposición, continúa en procedimiento respecto de recursos contra actos administrativos. 

Grupo de apoyo legal de la Secretaría General. 

Procedimiento de recursos contra actos administrativos.

12 Practica pruebas requeridas y/o decretadas de oficio.  

Funcionario Comisionado. 

13

Proyecta auto de cierre de etapa probatoria y traslado para que investigado presente alegatos de conclusión. 

Analista Jurídico. 

M-PI-PCF-13 Modelo Auto de cierre de etapa probatoria y traslado para alegatos PCF

14

Recibe proyecto de auto de cierre de etapa probatoria y traslado para que el investigado presente alegatos de conclusión, revisa, solicita correcciones de ser necesarias y lo remite al Delegado. 

Director. 

M-PI-PCF-13 Modelo Auto de cierre de etapa probatoria y traslado para alegatos PCF

15

Recibe auto de cierre de etapa probatoria y traslado para que el investigado presente alegatos de conclusión, solicita correcciones de ser necesarias, firma y remite al Director para que mediante proforma solicite al Grupo de Apoyo Legal de Secretaría General la notificación. 

Delegado para Protección al Consumidor Financiero y Transparencia. 

M-PI-PCF-13 Modelo Auto de cierre de etapa probatoria y traslado para alegatos PCF A-PI-GDC-1 Traslado de Documentos

16

Notifica auto de cierre de etapa probatoria y traslado para que el investigado presente alegatos de conclusión, de acuerdo con procedimiento de notificaciones. 

Grupo de Apoyo Legal de la Secretaría General. 

M-GU-PCF-1 Notificación Actos Administrativos - Protección al Consumidor Financiero

17

Evalúa la totalidad de la documentación que conforma la actuación administrativa sancionatoria incluido el material probatorio en que se soporta la misma y elabora el proyecto de acto administrativo sancionatorio. Envía al Director.

Si los hechos son desvirtuados, continúa en actividad 21. Concluir actuación. 

Analista Jurídico. 

18

Recibe el proyecto de acto administrativo sancionatorio, solicita correcciones de ser necesarias, si está de acuerdo lo remite al Delegado. 

Director.  

19

Recibe el acto administrativo sancionatorio, revisa y firma si está de acuerdo.

Remite al Director para que mediante proforma solicite al Grupo de Apoyo Legal de Secretaría General la

Delegado para Protección al Consumidor Financiero y Transparencia. 

A-PI-GDC-1 Traslado de Documentos

notificación. 

Si considera que es viable proponer al Superintendente Delegado Adjunto correspondiente suspender o cancelar la inscripción de cualquiera de los registros del SIMEV a título de sanción, debe remitir memorando.  

20Notifica el acto administrativo sancionatorio, de acuerdo con procedimiento de notificaciones. 

Grupo de Apoyo Legal de la Secretaría General.  

M-GU-PCF-1 Notificación Actos Administrativos - Protección al Consumidor Financiero

21

¿El destinatario de la sanción interpuso recurso de apelación? 

Si: Continúa con el procedimiento de recursos contra actos administrativos y una vez retorne el expediente con la Resolución que resuelve el recursos, continúa con la siguiente actividad.

No: Continúa con la siguiente actividad. 

Director/Analista Jurídico. 

Procedimiento de recursos contra actos administrativos.

22

Recibe el expediente, elabora los documentos de finalización, diligencia la proforma interna de control de sanciones y los remite al Director. 

Analista Jurídico.  M-PI-PCF-14 Formato control de sanciones PCF

23

Revisa los documentos de finalización, solicita ajustes de ser necesarios, si está de acuerdo con las instrucciones recibidas firma, y le informa al Delegado.

Fin del procedimiento. 

Director. 

 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 7. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambios 

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Michelle Rojas Torres

Cargo:Profesional Universitario 2044-07

Fecha: 21/Mar/2018

Nombre: Vladimir Alexander Moncada Camacho

Cargo:Director de Superintendencia 0105-19

Fecha: 22/Mar/2018

Nombre: Beatriz Elena Londoño Patiño

Cargo: Superintendente Delegado 0110-20

Fecha: 23/Mar/2018

Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo del SGI.