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SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO DELEGATURA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL

DIVISIÓN DE SIGNOS DISTINTIVOS

MANUAL DE USUARIO RADICACIÓN DE SERVICIOS EN LINEA SISTEMA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL

Elaborado por: Oficina de Sistemas

BOGOTÁ D.C., septiembre de 2007

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TABLA DE CONTENIDO

1. INGRESO ................................................................................................................................... 7

1.1 ACCESO AL SISTEMA .......................................................................................................... 7 1.2 INGRESO DE USUARIOS ..................................................................................................... 8 1.3 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO .............................................................................. 12

2 ESTRUCTURA DE LAS PÁGINAS ......................................................................................... 15

2.1 BARRA DE TÍTULO .............................................................................................................. 16 2.2 BARRA DE MENÚS ............................................................................................................. 16 2.3 ICONOS DE ACCESO DIRECTO ........................................................................................ 16 2.4 AREA DE TRABAJO ............................................................................................................ 16 2.5 MICROAYUDAS ................................................................................................................... 17

3 PAGO ELECTRÓNICO ............................................................................................................ 17

3.1 ACCESO AL PAGO ELECTRÓNICO MEDIANTE PAGO ENTIDADES PSE ...................... 18 3.2 RESUMEN DEL PAGO DEL SERVICIO .............................................................................. 18 3.3 PAGO DEL SERVICIO UTILIZANDO UNA ENTIDAD BANCARIA ...................................... 19 3.4 CONFIRMACIÓN DEL PAGO DEL SERVICIO .................................................................... 20 3.5 RESUMEN DE TRANSACCIONES REALIZADAS POR EL USUARIO ............................... 20 3.6 EVENTUALIDADES DEL PAGO ELECTRÓNICO. .............................................................. 21

3.6.1 Posibles respuestas del pago electrónico ................................................................... 21 3.6.1.1 Pago exitoso. ...................................................................................................... 21 3.6.1.2 Pago Fallido. ....................................................................................................... 22 3.6.1.3 Pago No autorizado. ........................................................................................... 22 3.6.1.4 Pago Pendiente. ................................................................................................. 22

3.6.2 Cancelación del pago electrónico por parte del usuario. ............................................ 22 3.6.3 Fallas técnicas en el pago electrónico......................................................................... 22 3.6.4 No utilización de dineros luego de un pago electrónico. ............................................. 22

3.7 ACTUALIZACIÓN Y DETALLES DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA ................................. 23

4 OPCIONES DEL MÓDULO DE SERVICIOS EN LINEA ......................................................... 24

4.1 MENÚ DE SOLICITUDES ANTECEDENTES ...................................................................... 24 4.1.1 Solicitudes Antecedentes Fonéticos ............................................................................ 24

4.1.1.1 Información de la Solicitud .................................................................................. 25 4.1.1.2 Información del Solicitante .................................................................................. 25 4.1.1.3 Valor del Servicio Solicitado ............................................................................... 26 4.1.1.4 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 27 4.1.1.5 Comprobante de Radicación .............................................................................. 27

4.1.1.5.1 Rótulo ............................................................................................................. 28 4.1.1.5.2 Opciones ......................................................................................................... 28 4.1.1.5.3 Generación de Antecedentes ......................................................................... 28 4.1.1.5.4 Texto de la Confirmación ................................................................................ 29 4.1.1.5.5 Recibos de Pago ............................................................................................ 29 4.1.1.5.6 Url de Consulta de Antecedentes ................................................................... 29

4.1.1.6 Consulta de Antecedentes No Recibidos ........................................................... 29 4.1.2 Solicitudes Antecedentes Figurativos.......................................................................... 29

4.1.2.1 Información de la Solicitud .................................................................................. 30 4.1.2.1.1 Clasificación de Niza ...................................................................................... 32 4.1.2.1.2 Clasificación de Viena .................................................................................... 33 4.1.2.1.3 Observaciones ................................................................................................ 33

4.2 MENÚ DE SOLICITUDES DE REGISTRO ........................................................................... 33 4.2.1 Solicitud de Registro de Marcas de Productos o Servicios ......................................... 33

4.2.1.1 Información del Solicitante .................................................................................. 34

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4.2.1.2 Información del Apoderado, Agente Oficioso o Representante Legal ............... 37 4.2.1.3 Información del Signo ......................................................................................... 37

4.2.1.3.1 Documentos anexos ....................................................................................... 37 4.2.1.3.1.1 Casillas de verificación de documentos anexos ..................................... 38 4.2.1.3.1.2 Descripción del documento anexo ........................................................... 38 4.2.1.3.1.3 Cantidad de folios del documento anexo ................................................. 38 4.2.1.3.1.4 Adjuntar documentos físicos o escaneados ............................................ 38

4.2.1.3.2 Tipo de Signo .................................................................................................. 40 4.2.1.3.3 Expresión ........................................................................................................ 40 4.2.1.3.4 Clasificación de Niza ...................................................................................... 40 4.2.1.3.5 Información de Productos o Servicios ............................................................ 40 4.2.1.3.6 Prioridades ...................................................................................................... 41

4.2.1.4 Valor del Servicio Solicitado ............................................................................... 42 4.2.1.5 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 43 4.2.1.6 Comprobante de Radicación .............................................................................. 43

4.2.1.6.1 Rótulo ............................................................................................................. 44 4.2.1.6.2 Opciones ......................................................................................................... 45 4.2.1.6.3 Texto de la Confirmación ................................................................................ 45 4.2.1.6.4 Recibos de Pago ............................................................................................ 45 4.2.1.6.5 Url de Consulta de la Solicitud de Registro de Marca .................................... 45 4.2.1.6.6 Confirmación de la solicitud en el buzón de correo electrónico ..................... 45

4.2.2 Solicitud de Registro de Marcas Colectivas o de Certificación ................................... 46 4.2.3 Solicitud de Registro de Lemas ................................................................................... 46

4.2.3.1 Información del expediente relacionado ............................................................. 46 4.2.3.2 Búsqueda avanzada del expediente relacionado ............................................... 47

4.2.3.2.1 Por Expediente ............................................................................................... 48 4.2.3.2.2 Por Certificado ................................................................................................ 48 4.2.3.2.3 Por Denominación .......................................................................................... 48 4.2.3.2.4 Por Titulares ................................................................................................... 48

4.2.3.3 Resultado de la Consulta .................................................................................... 49 4.2.3.4 Selección de expediente asociado ..................................................................... 50 4.2.3.5 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 51

4.2.4 Solicitud de Deposito de Enseñas ............................................................................... 51 4.2.5 Solicitud de Deposito de Nombres .............................................................................. 52 4.2.6 Solicitud de Registro de Denominaciones de Origen .................................................. 52

4.3 MENÚ DE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN DE AFECTACIONES ................................... 52 4.3.1 Solicitud de Renovaciones .......................................................................................... 52

4.3.1.1 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 53 4.3.1.2 Comprobante de Radicación .............................................................................. 53

4.3.2 Solicitud de Transferencias ......................................................................................... 54 4.3.2.1 Documentos anexos de la Solicitud de Inscripción ............................................ 55 4.3.2.2 Información del expediente ................................................................................. 55 4.3.2.3 Información del titular o titulares que transfieren. ............................................... 55 4.3.2.4 Información de la persona a quien se transfiere................................................. 57 4.3.2.5 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 57 4.3.2.6 Comprobante de Radicación .............................................................................. 58

4.3.3 Solicitud de Cambios de Nombre ................................................................................ 58 4.3.3.1 Documentos anexos de la Solicitud de Inscripción ............................................ 59 4.3.3.2 Información del expediente ................................................................................. 59 4.3.3.3 Información del nombre actual............................................................................ 59 4.3.3.4 Información del nuevo nombre ........................................................................... 59 4.3.3.5 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 59 4.3.3.6 Comprobante de Radicación .............................................................................. 60

4.3.4 Solicitud de Cambios de Dirección .............................................................................. 60 4.3.4.1 Documentos anexos de la Solicitud de Inscripción ............................................ 61 4.3.4.2 Información del expediente ................................................................................. 61

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4.3.4.3 Información de la dirección actual ...................................................................... 61 4.3.4.4 Información de la nueva dirección ...................................................................... 61 4.3.4.5 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 62 4.3.4.6 Comprobante de Radicación .............................................................................. 62

4.3.5 Solicitud de Cambios de Domicilio .............................................................................. 62 4.3.6 Solicitud de Licencias .................................................................................................. 63

4.3.6.1 Documentos anexos de la Solicitud de Inscripción ............................................ 64 4.3.6.2 Información del expediente ................................................................................. 64 4.3.6.3 Información del titular que concede la licencia ................................................... 64 4.3.6.4 Información de la persona a quien se concede la licencia ................................. 65 4.3.6.5 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 65 4.3.6.6 Comprobante de Radicación .............................................................................. 65

4.3.7 Solicitud de Sublicencias ............................................................................................. 66 4.3.8 Solicitud de Usufructos ................................................................................................ 66

4.4 MENÚ DE OTRO TIPO DE SOLICITUDES .......................................................................... 66 4.4.1 Solicitud de Oposiciones ............................................................................................. 66

4.4.1.1 Documentos anexos de la Solicitud de Inscripción ............................................ 67 4.4.1.2 Información del expediente ................................................................................. 67 4.4.1.3 Signos Opositores ............................................................................................... 68 4.4.1.4 Signos Opositores Registrados .......................................................................... 68 4.4.1.5 Signos Opositores no Registrados ..................................................................... 69 4.4.1.6 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 69 4.4.1.7 Comprobante de Radicación .............................................................................. 70

4.4.2 Solicitud de Cancelaciones ......................................................................................... 70 4.4.2.1 Documentos anexos de la Solicitud de Cancelación .......................................... 71 4.4.2.2 Información del expediente ................................................................................. 71 4.4.2.3 Información complementaria de la solicitud ........................................................ 71 4.4.2.4 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 71 4.4.2.5 Comprobante de Radicación .............................................................................. 72

4.4.3 Solicitud de Renuncia a Derechos .............................................................................. 72 4.4.3.1 Documentos anexos de la Solicitud de Inscripción ............................................ 73 4.4.3.2 Información del expediente ................................................................................. 73 4.4.3.3 Información complementaria de la solicitud ........................................................ 73 4.4.3.4 Acreditación del pago del servicio ...................................................................... 73 4.4.3.5 Comprobante de Radicación .............................................................................. 74

4.5 ESTADO DE CUENTA DE USUARIO .................................................................................. 95 4.5.1 Resumen de la cuenta ................................................................................................. 97 4.5.2 Detalle de transacciones pendientes ........................................................................... 97 4.5.3 Detalle de transacciones realizadas y confirmadas .................................................... 97 4.5.4 Detalle de transacciones de servicios finalizados exitosamente ................................ 97

4.6 MENÚ DE CONSULTAS ...................................................................................................... 97 4.6.1 Consulta de Signos Distintivos .................................................................................... 98

4.6.1.1 Parámetros de consulta ...................................................................................... 98 4.6.1.2 Resultado de consulta ........................................................................................ 98 4.6.1.3 Registro de la solicitud ...................................................................................... 100

4.6.2 Consulta de Trámites de la Entidad .......................................................................... 108 4.6.2.1 Parámetros de consulta .................................................................................... 109 4.6.2.2 Resultado de consulta ...................................................................................... 109 4.6.2.3 Registro de radicación ...................................................................................... 110

4.6.3 Consulta de Afectaciones al Registro........................................................................ 110 4.6.4 Consulta de Listados Informativos ............................................................................ 115

4.7 OPCIONES GENERALES DEL MÓDULO ......................................................................... 120 4.7.1 Página Principal ................................................................................................... 120 4.7.2 Actualización de Información de Usuarios .............. ¡Error! Marcador no definido. 4.7.3 Envío de Comentarios y Sugerencias ................................................................. 120 4.7.4 Ayuda acerca del módulo .................................................................................... 121

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4.7.5 Cerrar el módulo .................................................................................................. 121

5 SOLUCIÓN DE CONTINGENCIAS ....................................................................................... 121

5.1 FALLO EN LA CONEXIÓN. ........................................................................................................ 121 5.2 FALLO EN EL DESPLIEGUE DE ACTOS ADMINISTRATIVOS........................................................... 122 5.3 FALLO EN EL ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CONFIRMACIONES VÍA CORREO ELECTRÓNICO ................. 122 5.4 OTROS POSIBLES FALLOS. ..................................................................................................... 122

5.4.1.1.1 Recomendaciones adicionales para el envío de documentos adjuntos ...... 122

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INTRODUCCION Este manual está dirigido a los usuarios que tienen acceso al Módulo de Radicación de Servicios en Línea de la Delegatura de Propiedad Industrial y cubre en particular los temas que se refieren a trámites de Signos Distintivos. Está orientado a brindar apoyo y asesoría en el diligenciamiento y consulta de los diferentes ítems contenidos en el módulo Web. El Módulo de Radicación de Servicios en Línea de la Delegatura de Propiedad Industrial es una aplicación orientada a Internet, que ha sido construida en un amplio porcentaje mediante herramientas de libre uso como PHP, PERL, IMAGEMAGICK, HTML, JAVASCRIPT y otros. Su diseño, por tanto, se basa en estándares universales difundidos por Internet. Su modo de operación es bastante sencillo y salvo contadas ocasiones requerirá de un apoyo más o menos especializado. Es necesario que el usuario se encuentre habituado a la manipulación de elementos comunes en las páginas Web, tales como listas, botones, casillas de verificación, botones, ventanas emergentes, alertas, etc. A lo largo de este manual se estará revisando cada uno de estos elementos para que el usuario tenga familiaridad en el momento de su operación definitiva. El pago de las tarifas correspondientes a cada uno de los servicios que ofrece el módulo, se llevará a cabo por medio de las modalidades del pago electrónico - PSE, a través de las entidades bancarias habilitadas para prestar este servicio.

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1. INGRESO

1.1 ACCESO AL SISTEMA

Para el ingreso al Módulo de Radicación de Servicios en Línea de la Delegatura de Propiedad Industrial se debe acceder inicialmente a la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co, seleccionar la sección de Servicios en Línea Base de Datos, Propiedad Industrial, tal y como puede apreciarse en la siguiente pantalla:

Al dar clic en este vínculo, nos mostrará la siguiente pantalla, en la cual se encontrará el vínculo de “Radicación de Servicios en Línea”, opción que permitirá acceder a los diferentes servicios, dando

clic en “:

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1.2 INGRESO DE USUARIOS

Una vez que el usuario ha dado clic en el módulo anteriormente indicado, se desplegará una página inicial de Ingreso al módulo, donde se solicitará un login (nombre de usuario) y password (contraseña), tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

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Para acceder a los diferentes servicios en línea implementados por la Superintendencia de Industria y Comercio, se hace necesario que los usuarios o interesados se registren, brindando cierta información mediante el módulo que existe para ello, procedimiento que se describe a continuación: En la pantalla de acceso a Radicación de Servicios en Línea existen dos vínculos mediante los cuales se puede tener acceso al registro inicial de usuarios, “Registrarse ahora”. Dando clic en alguno de estos vínculos, será desplegada la pantalla de ingreso de nuevos usuarios, la cual se muestra a continuación:

Esta pantalla consta de dos secciones, la sección de información del usuario que desea registrarse y la sección de información de la empresa a la cual pertenece. Esta última sección es opcional y solo aplica para las personas que actúan como representantes de empresas o entidades. El usuario deberá ingresar la información solicitada. Los campos marcados con el signo asterisco (*) son obligatorios. Los campos marcados con el signo (**) deben ser diligenciados únicamente cuando se ingrese información de una empresa o entidad. El siguiente ejemplo ilustra el diligenciamiento de un usuario nuevo que actúa como representante de una empresa.

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Una vez ingresada la información del usuario, deberá dar clic en el botón Registrarse para completar la operación. Si la información ingresada es válida, el usuario obtendrá una confirmación del registro como el siguiente:

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Adicionalmente, a vuelta de correo recibirá una confirmación del registro con la información desplegada en la página.

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1.3 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO

Para el uso de los servicios en línea de Propiedad Industrial de la Superintendencia de Industria y Comercio, se ha previsto que los usuarios, próximos a registrase, deben leer cuidadosamente los términos y condiciones de uso que se encuentra en la casilla destinada para ello tal y como se presenta a continuación:

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Una vez leído y aceptados los términos y condiciones de uso del sistema de presentación de servicios en línea, el usuario procederá a dar clic en el botón “Registrarse”. A continuación se presentan los términos a los que se ha hecho mención: “TERMINOS Y CONDICIONES DE USO PARA LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES EN LÍNEA A TRAVÉS DE INTERNET EN LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO Los siguientes son los términos y obligaciones que se aplicarán al uso de la presentación de solicitudes en línea de Propiedad Industrial a través de Internet ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quien en adelante se denominará LA ENTIDAD, y de otra parte, los usuarios registrados que han aceptado los términos y obligaciones descritos en el presente documento, se denominarán EL USUARIO. Para adelantar, a través de Internet, los diferentes trámites que se encuentran descritos en la opción de Radicación de Servicios en Línea, es obligatoria la aceptación, por parte de los usuarios que deseen registrarse, de los términos y condiciones de uso que se enumeran en el presente documento. CLÁUSULA PRIMERA – LA ENTIDAD como ente encargado de administrar el Sistema Nacional de la Propiedad Industrial y en concordancia con las normas actuales, ha implementado el sistema de presentación de solicitudes en línea a través de Internet, con el propósito de descentralizar los servicios que permita a los usuarios la presentación de las solicitudes de registro de marca, lemas comerciales, denominaciones de origen, depósitos de nombre y enseña comercial y los trámites que se derivan de los mismos, CLÁUSULA SEGUNDA – EL USUARIO acepta como modalidad válida de presentación de las solicitudes de signos distintivos, la descria en la cláusula primera, denominada Radicación de Servicios en Línea y ubicada en la sección de Servicios en Línea de Propiedad Industrial de la página WEB de LA ENTIDAD (www.sic.gov.co). CLÁUSULA TERCERA - ALCANCE DEL SERVICIO: I) Si EL USUARIO elige la modalidad de presentación de solicitudes en línea a través de Internet, y cualquiera de las solicitudes realizadas por este medio, es llevada a cabo satisfactoriamente, es decir, quedando la solicitud radicada y almacenada en las bases de datos de LA ENTIDAD, esta acción tiene como efecto el mismo de una presentación y radicación en el Grupo del Centro de Documentación e Información de LA ENTIDAD. II) A partir de la fecha y hora en que EL USUARIO registre la información de la solicitud y ésta a su vez quede debidamente radicada, LA ENTIDAD da por aceptada dicha solicitud sin perjuicio del pronunciamiento de LA ENTIDAD sobre el cumplimiento de los requisitos formales que se deban cumplir para con el trámite. CLÁUSULA CUARTA - OBLIGACIONES: I) LA ENTIDAD se compromete con EL USUARIO a resolver las dudas que éste tenga sobre el servicio descrito en la cláusula segunda, al igual que sobre los diferentes asuntos que en el desarrollo del servicio se presenten, verbalmente, si la consulta es verbal, o por escrito en los 5 días siguientes a la formulación del interrogante por parte de EL USUARIO, mediante comunicación dirigida a la dirección electrónica y/o a la dirección de sus oficinas, que se establezcan para tales efectos en el presente servicio. II) LA ENTIDAD se compromete a comunicar a EL USUARIO por medios electrónicos y/o mediante comunicación escrita a la dirección suministrada para notificaciones las novedades que tengan que ver con este servicio y cualquier tipo de suspensión que tenga el procedimiento. Igualmente, en caso de que se decida unilateralmente su finalización por parte de LA ENTIDAD, se le comunicará tal decisión a menos que la finalización sea ocasionada por causas ajenas a LA ENTIDAD. III) EL USUARIO se compromete a tomar las medidas de seguridad apropiadas de las claves de acceso que se le otorguen, para efectos de acceder al módulo de Radicación de Servicios en Línea. No hacerlo, será de su exclusiva responsabilidad, por lo que no invalidará ninguna operación efectuada por terceros ni los servicios utilizados, salvo que se avise oportunamente a LA ENTIDAD de la pérdida señalada. CLÁUSULA QUINTA - DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES DE SERVICIOS EN LÍNEA A TRAVÉS DE INTERNET: a) Una vez que el usuario disponga de un usuario y contraseña suministrados por AL ENTIDAD, deberá ingresar esta información en la página de ingreso del módulo de radicación de servicios en línea. b) Verificada la validez de la información suministrada se le presentarán a EL USUARIO, las

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opciones disponibles del sistema. c) EL USUARIO podrá seleccionar cualquier servicio relacionado e iniciar con el diligenciamiento del formulario respectivo. d) Una vez diligenciado el formulario respectivo con la información necesaria del servicio, EL USUARIO deberá proceder, mediante el botón de pago electrónico – PSE -, a realizar el pago de la tasa respectiva de acuerdo con el servicio solicitado. e) Confirmado el pago por la entidad bancaria seleccionada por el usuario, se habilitará la opción o botón de radicar la solicitud, el cual tendrá como efecto registrar en las bases de datos de LA ENTIDAD la información relacionada con la solicitud y el pago mismo. La presentación de la solicitud se entenderá surtida de manera efectiva, en el momento en que el sistema retorne un número de radicación. Para ello, deberá previamente haber diligenciado el formulario electrónico y haber realizado el pago de las tasas, mediante la opción de pago electrónico (PSE). Este procedimiento se encuentra descrito paso a paso en el manual del usuario, el cual se encuentra publicado en la página de LA ENTIDAD, servicios en línea – Propiedad Industrial. CLÁUSULA SEXTA - HORARIO: El Servicio se prestará de manera indefinida durante los 7 días de la semana, las 24 horas del día, y EL USUARIO podrá acceder a él en el momento que lo considere conveniente. CLÁUSULA SÉPTIMA - DURACIÓN: Éste servicio tiene una duración indefinida, pero podrá ser terminado unilateralmente en cualquier tiempo por EL USUARIO, mediante comunicación dirigida a la entidad, o por LA ENTIDAD, en este último caso, con aviso anterior a un mes de la fecha en que quiere interrumpirse el servicio – a menos que la finalización deba ser inmediata por causas ajenas a la voluntad de LA ENTIDAD - sin necesidad, en ninguno de los dos casos, de explicar las causas por las cuales se decide finalizar el servicio. PARÁGRAFO: Cualquier problema que pueda surgir debido al mal funcionamiento de los equipos, las comunicaciones o cualquier otro aspecto relacionado con la tecnología, EL USUARIO deberá informar por escrito a LA ENTIDAD, en un término no mayor a los dos (2) días desde el momento en que se haya presentado la falla, argumentando el error presentado. CLÁUSULA OCTAVA - FUNCIONES DE COORDINACIÓN: LA ENTIDAD nombrará un funcionario para que se encargue de coordinar las funciones y obligaciones que tienen que ver con la Radicación de Servicios en Línea y quien tendrá, además, las siguientes funciones: 1) Canalizar las observaciones que existan sobre el servicio. 2) Recibir, aprobar y coordinar formalmente las soluciones pertinentes. 3) Coordinar todas las relaciones entre LA ENTIDAD y EL USUARIO. FUNCIONES DE COORDINACIÓN: EL USUARIO o por intermedio de una (o varias) persona(s) que designe, podrán poner en conocimiento de LA ENTIDAD, y coordinar con la misma las soluciones que se requieran, sobre el desarrollo del sistema, quienes también serán las encargadas de poner en conocimiento de LA ENTIDAD las fallas que se presenten sobre el funcionamiento de este. CLÁUSULA NOVENA - 1) LA ENTIDAD no será responsable de los perjuicios que se deriven o puedan derivar por la ejecución de éste convenio cuando se incumpla cualquiera de las obligaciones establecidas 2). EL USUARIO podrá demostrar que una solicitud no se llevó a efecto, acreditando que por errores del sistema no finalizó correctamente la solicitud, siempre y cuando EL USUARIO cumpla con los requisitos tecnológicos establecidos para un correcto funcionamiento del sistema de Radicación de Servicios en Línea. CLÁUSULA DÉCIMA - LA ENTIDAD y EL USUARIO garantizan el cumplimiento de las cláusulas pactadas, salvo la ocurrencia de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, caso en el cual se pondrán de acuerdo para adecuar las condiciones del convenio, a la nueva situación que se presente.” Una vez registrado el interesado ha efectuado su registro y aceptado los términos y condiciones de uso el sistema le retorna a la pantalla de ingreso, similar a la que se visualiza en el siguiente gráfico:

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Digite su login y clave que y de clic sobre el botón ingresar (si la dupla logín y clave corresponde a un usuario registrado) el sistema le permitirá visualizar el módulo de Servicios en Línea y Notificaciones por Internet, podrá tener acceso e iniciar la operación de cada uno de los servicios instalados e implementados, de forma similar a como se mostrará la siguiente página:

2 ESTRUCTURA DE LAS PÁGINAS

Las páginas del módulo despliegan algunos componentes principales desde los cuales el usuario podrá navegar por cada una de las opciones habilitadas. Los componentes principales son la barra de título, la barra de menús y el área de trabajo.

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2.1 BARRA DE TÍTULO

La barra del título despliega información de la Superintendencia de Industria y Comercio, del módulo de radicación en línea, de la entidad que realiza el procedimiento de radicación y del usuario que ingresa al módulo.

2.2 BARRA DE MENÚS

En esta barra se encuentra cada una de las funciones integradas en el módulo, distribuidas por temas de interés. Más adelante se explicará cada una de estas opciones.

2.3 ICONOS DE ACCESO DIRECTO

Los accesos directos le permitirán al usuario realizar acciones básicas, tal como ir a la página principal, enviar correo, actualizar información de usuarios, obtener ayuda y cerrar sesión. Estos íconos están ubicados en la barra de menús en su sección derecha.

2.4 AREA DE TRABAJO

En el área de trabajo se desplegarán normalmente los formularios para la captura de datos de las diferentes tipos de servicios, las confirmaciones de las radicaciones, los reportes y otro tipo de información adicional.

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2.5 MICROAYUDAS

Pensando en la comodidad y facilidad de diligenciamiento de los diferentes formularios suministrados en este módulo, el usuario dispondrá en algunos de estos formularios de ayudas inmediatas que le permitirán conocer el tipo de información solicitada y el modo de diligenciamiento. Estas ayudas están identificadas mediante un icono de interrogación, como el siguiente: . Para visualizarla, el usuario deberá desplazar el cursor del Mouse sobre el icono. Esta acción permitirá desplegar una ayuda como la siguiente, donde se explica el significado del ítem documento de identificación y la forma de diligenciarlo:

3 PAGO ELECTRÓNICO

Una vez el usuario ingresa la información de una solicitud, podrá realizar el pago del servicio utilizando la facilidad del Pago Electrónico - PSE, utilizando las entidades bancarias habilitadas para la prestación de este servicio.

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3.1 ACCESO AL PAGO ELECTRÓNICO MEDIANTE PAGO ENTIDADES PSE

Para el acceso al Pago Electrónico mediante Pago Entidades PSE, el usuario deberá dar clic sobre el botón de Pago Entidades PSE que se muestra en la siguiente imagen, siguiendo las instrucciones que el sistema le va presentando y como se describe en los siguientes numerales:

3.2 RESUMEN DEL PAGO DEL SERVICIO

Una vez el usuario da clic en el botón de Pago Entidades PSE, el usuario será remitido a una pantalla en la que se le presentará un resumen del pago del servicio solicitado, donde encontrará su número de documento, nombres y apellidos, el valor del servicio y la posibilidad de escoger su banco preferido en una lista de entidades bancarias habilitadas para realizar este tipo de pagos. Adicionalmente deberá indicar el tipo de persona que realiza el pago.

Una vez que el usuario ha indicado el tipo de cliente y ha seleccionado el banco deberá dar nuevamente clic en el botón de Pago Entidades PSE. Esta acción remitirá al usuario a la página del banco desde el cual desea tramitar su pago. Dependiendo del banco seleccionado la interfaz desplegada tendrá variaciones de funcionalidad en cada caso. Dado que la Superintendencia de

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Industria y Comercio no tiene acceso a estas funcionalidades ni es su propósito entrar en el detalle de componentes externos a su competencia y responsabilidad, este manual no cubrirá el detalle de la operación de estas interfaces.

3.3 PAGO DEL SERVICIO UTILIZANDO UNA ENTIDAD BANCARIA

A continuación se mostrará un ejemplo con una entidad bancaria genérica de ejemplo. El módulo de pago electrónico le mostrará inicialmente al usuario un mensaje de advertencia donde se le informa que será direccionado al banco seleccionado para realizar su pago, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Seguidamente se mostrará la página del banco donde el usuario deberá ingresar su información personal, normalmente su número de documento y contraseña de ingreso. En la siguiente imagen se muestra una pantalla de un banco utilizado para pruebas, pero que es equivalente a un banco real.

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En el ejemplo anterior se ha desplegado la información en su totalidad del pago a realizar y haberse ingresado la información del cliente y su contraseña para validación del pago. Cabe anotar que en esta parte del proceso se encuentran incluidos los niveles de seguridad informática definidos por cada uno de los bancos que se encuentran vinculados al PSE.

3.4 CONFIRMACIÓN DEL PAGO DEL SERVICIO

Una vez se ha confirmado el pago por parte del usuario o se ha finalizado la transacción bien sea por cancelación del usuario o porque ha finalizado exitosamente o no, la pantalla del banco devolverá al usuario a la pantalla de confirmación del pago del módulo de Servicios en Línea, tal y como se aprecia en la siguiente pantalla.

El usuario podrá imprimir la transacción dando clic en el botón que indica esta acción o simplemente Finalizar la Transacción. Esta última acción remitirá al usuario a una pantalla donde podrá obtener un resumen de las últimas transacciones realizadas. En el siguiente ejemplo se mostrará el resumen de la transacción realizada.

3.5 RESUMEN DE TRANSACCIONES REALIZADAS POR EL USUARIO

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Esta pantalla consta de un resumen del usuario que realiza el pago electrónico, su saldo actual y el detalle de los pagos realizados. El usuario podrá Actualizar el Estado de la Cuenta, lo que equivale a volver a consultar las últimas transacciones realizadas o simplemente continuar con el procedimiento de la radicación. Hasta este momento el usuario ha realizado su transacción en el banco y los dineros han sido recaudados en las cuentas de la Dirección del Tesoro Nacional, FALTÁNDOLE FINALIZAR LA RADICACIÓN DEL SERVICIO, el cual es el último paso que deberá realizar para completar la operación. Una vez el usuario de clic en el botón Finalizar Radicación, el sistema le mostrará la constancia de radicación de la solicitud realizada, presentando información del solicitante, del pago y los datos propios de la solicitud.

3.6 EVENTUALIDADES DEL PAGO ELECTRÓNICO.

El procedimiento del pago electrónico tiene algunas eventualidades para cuya atención están previstas diferentes acciones a seguir.

3.6.1 Posibles respuestas del pago electrónico

Un pago electrónico puede ser exitoso, tal y como se describió en la sección anterior. Sin embargo puede ocurrir que el pago tenga una respuesta diferente. Las posibles respuestas de un pago pueden ser:

3.6.1.1 Pago exitoso.

En este caso se realiza el pago sin inconvenientes, los dineros son debitados de la cuenta del usuario y acreditados en la cuenta de la Dirección del Tesoro Nacional.

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3.6.1.2 Pago Fallido.

En este caso se presenta un fallo en el pago debido a circunstancias ajenas a la entidad bancaria o a la Superintendencia de Industria y Comercio. En este caso el usuario deberá verificar personalmente que su cuenta no presente inconsistencias mediante los mecanismos que le suministre su banco personal.

3.6.1.3 Pago No autorizado.

En este caso el banco seleccionado por el usuario no autoriza el pago del servicio por eventualidades propias del manejo de cuentas de la entidad.

3.6.1.4 Pago Pendiente.

En este caso, el banco por diferentes eventualidades no retorna de manera inmediata una respuesta al pago realizado por el usuario. Sin embargo, la transacción no se pierde sino que queda pendiente de solución. Una vez el banco realice las operaciones correspondientes resolverá el pago pendiente bien sea de manera exitosa, fallida o simplemente no autorizando el pago. Para ello se ha previsto un tiempo de respuesta por parte del banco de aproximadamente 30 minutos. El usuario no podrá realizar un nuevo pago electrónico hasta que no se haya resuelto su transacción pendiente. Si la transacción es exitosa luego que el banco la haya resuelto, los dineros recaudados serán abonados en la cuenta personal del usuario, luego de lo cual podrá utilizarlos para reanudar su radicación de servicios sin necesidad de un nuevo pago. Para mayor información podrá consultar el módulo de Consulta de Estado de Cuenta y de Transacciones, que se explicará posteriormente en este manual.

3.6.2 Cancelación del pago electrónico por parte del usuario.

Una vez que el usuario ha iniciado una transacción de pago, se creará un indicador de transacción pendiente. Dado que el usuario puede cancelar una transacción en cualquier momento, bien sea cerrando la ventana de la transacción o regresando a la pantalla principal, etc., esta transacción se considerará pendiente hasta que haya sido resuelta por parte del banco o simplemente haya sido cancelada por la Superintendencia por expiración de tiempo máximo de espera, el cual ha sido establecido en un máximo de diez minutos.

3.6.3 Fallas técnicas en el pago electrónico.

Dado que la eventualidad de un fallo técnico en el pago electrónico puede presentarse, bien sea por parte de la entidad bancaria elegida o por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, dependiendo del estado en el que se encuentre la transacción en su momento ésta podrá ser consultada en la sección de Consulta de Estado de Cuenta y de Transacciones, que se explicará posteriormente en este manual.

3.6.4 No utilización de dineros luego de un pago electrónico.

Si el usuario una vez realizado un pago electrónico exitoso decide no finalizar con una radicación de servicios bien sea por omisión o por decisión propia, los dineros simplemente permanecerán disponibles en la cuenta personal del usuario, creada en la SIC para estos propósitos, hasta

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cuando no decida utilizarlos en una nueva radicación de servicios. Para mayor información podrá consultar el módulo de Consulta de Estado de Cuenta y de Transacciones, que se explicará posteriormente en este manual.

3.6.5 Transacción Cancelada por exceso de tiempo al seleccionar el banco.

Si el usuario ha ingresado a la opción de pago PSE y demora en la selección del banco o no termina la radicación del servicio, por seguridad del usuario el sistema de PSE, ajeno a la Superintendencia de Industria y Comercio, cancela la transacción por exceder el tiempo dispuesto para realizar la transacción, en cuyo caso se sugiere cerrar todos los exploradores abiertos e iniciar nuevamente su solicitud.

3.7 ACTUALIZACIÓN Y DETALLES DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA

El usuario puede en cualquier momento actualizar el saldo de la cuenta de la persona consignataria, dando clic en el botón Actualizar Cuenta, el cual aparece al lado derecho del campo informativo de Saldo de la Cuenta. Esta acción recalculará el saldo y lo desplegará en el campo antes mencionado.

Así mismo, podrá apreciar el movimiento de la cuenta dando clic en el botón Detalles Cuenta. Esto desplegará una ventana donde se le mostrará el movimiento de la cuenta durante el último mes.

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En esta pantalla se detallarán las diferentes transacciones realizadas por los usuarios y los consumos de servicios. En este último, cada registro mostrará adicionalmente el número de radicación y el número de recibo de pago asociado con el consumo del servicio.

4 OPCIONES DEL MÓDULO DE SERVICIOS EN LINEA

El Módulo de Radicación en Línea de Servicios de Propiedad Industrial posee un conjunto de menús que presentan las diferentes posibilidades de Radicación de Trámites. Dependiendo del perfil del usuario que ingresa al mismo, le serán habilitadas las opciones en las que tiene permisos. Estos se explican a continuación:

4.1 MENÚ DE SOLICITUDES ANTECEDENTES

4.1.1 Solicitudes Antecedentes Fonéticos

Para acceder a la opción de Solicitud de Antecedentes Fonéticos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Antecedentes Marcarios y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Antecedentes fonéticos, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

O si lo prefiere utilizando la opción de Antecedentes Fonéticos en la página principal del módulo.

Una vez seleccionada la opción se obtendrá una pantalla como la siguiente, compuesta por una serie de campos a diligenciar, los cuales se explican a continuación

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4.1.1.1 Información de la Solicitud

En esta sección el usuario deberá digitar la denominación de la marca a consultar, es decir, el nombre de la marca para la cual se desean averiguar antecedentes fonéticos. Adicionalmente se deberá indicar el código de la Clasificación Internacional de Niza que cubre los productos que pretende cobijar la marca solicitada. Para ello el usuario deberá desplegar la lista de la clasificación y seleccionar una de las opciones visualizadas. A continuación se ilustra el diligenciamiento de esta sección:

4.1.1.2 Información del Solicitante

La información del solicitante consiste en los datos del documento, nombres y apellidos o razón social y correo electrónico del solicitante.

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El documento para personas naturales debe corresponder a Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE) o Pasaporte (PA). El documento para personas jurídicas (empresas) debe corresponder al Número de Identificación Tributaria (NIT). En ambos casos, se debe seleccionar la opción deseada, dando clic en la lista desplegable de documentos del solicitante. El Número del documento debe ser un conjunto de números exclusivamente, esto quiere decir que no debe contener ni puntos, ni comas, ni signos matemáticos. Adicionalmente debe tener una longitud mínima de 5 dígitos para el caso de cédulas de ciudadanía. En el caso de NITs, estos NO deben contener el dígito adicional de verificación, ni puntos adicionales. Para personas naturales es obligatorio por lo menos un Apellido y un Nombre. Los nombres y apellidos deben estar separados por un espacio en blanco. Para personas jurídicas se debe ingresar la Razón Social. Debe tenerse en cuenta que para la razón social debe seleccionarse como documento válido el NIT. El correo electrónico de la persona que solicita el trámite será utilizado para efectos de envío de confirmación de la radicación de antecedentes marcarios y posteriormente para el envío del resultado de la consulta. Deberá contener las especificaciones normales de un correo electrónico. A continuación se ilustra el diligenciamiento de esta sección:

4.1.1.3 Valor del Servicio Solicitado

Esta sección es informativa y de referencia para la validación de los pagos asociados con la solicitud. En el caso de los antecedentes fonéticos, el monto del servicio deberá corresponder a la tarifa vigente establecida.

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4.1.1.4 Acreditación del pago del servicio

El usuario deberá acreditar el pago del servicio solicitado mediante pago electrónico, cuyos detalles fueron explicados en la sección 3 Pago Electrónico. Una vez cumplido este requisito deberá proceder a Radicar la Solicitud, dando clic en el Finalizar Radicación Solicitud.

4.1.1.5 Comprobante de Radicación

Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Antecedentes Fonéticos. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo se procede a iniciar el proceso de generación de Antecedentes Fonéticos que consiste en la búsqueda de marcas que tengan algún tipo de parecido fonético con la marca solicitada. Este proceso suele tomar algunos minutos (15 aproximadamente), por lo que el usuario puede optar por visualizarlos directamente en la pantalla o esperar la recepción del resultado de la consulta en su buzón de correo. A continuación se explica el contenido de la pantalla de confirmación de la solicitud de antecedentes.

Agilizar la generación de antecedentes

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4.1.1.5.1 Rótulo

En la parte superior derecha de la pantalla se desplegará un rótulo que contiene los detalles de la radicación de la solicitud. Este rótulo consta del número de radicación y fecha, la clasificación del trámite y la dependencia responsable del trámite. Este rótulo es importante ya que puede ser utilizado para referenciar radicaciones posteriores relacionadas con el trámite solicitado.

4.1.1.5.2 Opciones

Corresponde a los íconos que aparecen en la sección superior izquierda de la pantalla. Permiten imprimir el comprobante de radicación, enviar una copia al buzón de correo suministrado por el solicitante del trámite, o salir de la pantalla actual para realizar otros trámites o consultas del módulo.

4.1.1.5.3 Generación de Antecedentes

El icono de Generación de Antecedentes permite agilizar el proceso de la consulta de antecedentes fonéticos y presentar su resultado final por pantalla. Este proceso suele demorarse algunos minutos dependiendo de la cantidad de solicitudes que existan en espera y de la complejidad de la búsqueda. Por eso se desplegará una advertencia como la siguiente:

Finalmente, se obtendrá un listado como el que se presenta a continuación

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4.1.1.5.4 Texto de la Confirmación

El texto de la confirmación es un documento donde se resumen los datos de la solicitud y se le informa al solicitante que el documento desplegado sirve como confirmación de la radicación realizada ante la Superintendencia de Industria y Comercio por intermedio de la entidad que presta el servicio.

4.1.1.5.5 Recibos de Pago

Consiste en la relación de recibos de pago oficiales, generados por la Superintendencia y utilizados en la radicación del servicio de consulta de antecedentes fonéticos. Sobra advertir que estos recibos una vez han sido utilizados quedan anulados para cualquier tipo de transacción de servicios ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1.1.5.6 Url de Consulta de Antecedentes

Finalmente se mostrará una dirección en Internet donde el usuario podrá consultar directamente el resultado de la consulta de antecedentes bien sea dando clic o copiando la dirección en el navegador de Internet. Esta página desplegará el resultado en formato pdf por lo que el usuario deberá tener instalado en su computador el software apropiado para su lectura, preferiblemente el Acorobat Reader, software de libre distribución en Internet.

4.1.1.6 Consulta de Antecedentes No Recibidos

En vista a que en ocasiones y debido a causas ajenas a la Superintendencia de Industria y Comercio los antecedentes marcarios no llegan a los destinatarios que los solicitan, (ej: buzón del correo lleno, proveedor de correo fuera de línea, error en la dirección de la cuenta, etc.), se ha creado una página de consulta de los mismos, la cual puede ser accedida por los mismos solicitantes o por los funcionarios de la entidad que presta el servicio. En esta página se deben ingresar los datos básicos de la solicitud, tales como número de radicación, Marca, Clase y Correo electrónico. Si la consulta está disponible se le presentará a la persona que consulta la posibilidad de visualizar directamente los antecedentes o de enviar una copia a su buzón de correo o a un correo alternativo. Esta página puede ser accedida por medio de nuestra página Web, en la sección de Servicios en línea, Propiedad industrial, y bajo el título de Consulta de Antecedentes Marcarios en el link de Clic aquí. O si lo prefieren pueden hacerlo por medio del siguiente vínculo directo:

4.1.2 Solicitudes Antecedentes Figurativos

Las solicitudes de antecedentes figurativos son muy similares en su funcionamiento a la de antecedentes fonéticos. La única diferencia, en cuanto a operación, es el ingreso de la etiqueta del signo que se desea consultar. El resto de información se diligencia exactamente igual que en la consulta de antecedentes fonéticos. En cuanto tiene que ver con el procedimiento de generación de antecedentes figurativos, una vez enviados los datos básicos de la consulta, la diferencia se manifiesta en el tiempo de respuesta, dado que se requiere de la intervención de un funcionario especializado para la consulta, análisis y posterior envío de información vía correo electrónico.

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Para acceder a la opción de Solicitud de Antecedentes Figurativos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Antecedentes Marcarios y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Antecedentes Figurativos, o desde la pantalla de servicios en línea bajo Solicitud de antecedentes opción Antecedentes figurativos, de forma similar a como se aprecia en la siguiente imagen:


4.1.2.1 Información de la Solicitud

En esta sección el usuario deberá ingresar la figura, etiqueta, imagen o logotipo de la marca para la cual se desean averiguar antecedentes figurativos. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el botón Examinar, el cual aparece al lado derecho del campo de la Etiqueta de la Marca. Esto desplegará una ventana de búsqueda de archivos, típica del sistema operativo Windows, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

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Mediante esta ventana, el usuario deberá ubicar la etiqueta objeto de la consulta en uno de los directorios o carpetas de su equipo. Una vez ubicada la etiqueta deberá seleccionarla y luego dar clic en el botón Abrir para completar la operación. Las imágenes adjuntas, deberán corresponder a un formato válido de imagen, tal como bmp, gif o jpg, preferiblemente este último. En caso de que la carga del archivo de imagen sea exitosa se desplegará un mensaje como el siguiente:

Esta acción permitirá agregar la etiqueta al formulario de consulta, tal y como puede apreciarse en la siguiente imagen:

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Si el archivo no contiene las especificaciones indicadas o supera un tamaño de 100KBytes se desplegará un mensaje como el siguiente:

O como el siguiente

4.1.2.1.1 Clasificación de Niza

Adicionalmente se deberá indicar el código de la Clasificación Internacional de Niza que cubre los productos que pretende cobijar la marca solicitada. Para ello el usuario deberá desplegar la lista de la clasificación y seleccionar una de las opciones visualizadas. A continuación se ilustra el diligenciamiento de esta sección:

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Como ya se advirtió, la información del solicitante y la acreditación del pago deberá ser diligenciada de igual manera que en el formulario de Antecedentes Fonéticos. Por ello, para mayor información, deberá remitirse a esta sección.

4.1.2.1.2 Clasificación de Viena

La clasificación de Viena es una clasificación establecida para ayudar en la identificación y clasificación de etiquetas o logos de las marcas registradas. El usuario podrá, si así lo desea agregar una clasificación para la etiqueta ingresada, como ayuda para el funcionario que realiza la búsqueda de los antecedentes figurativos. La clasificación consta de categorías, divisiones y secciones que le ayudarán a clasificar la etiqueta de acuerdo con su contenido. El siguiente ejemplo ilustra la clasificación de una etiqueta que contiene una estrella en su diseño.

4.1.2.1.3 Observaciones

Así mismo, si el usuario tiene alguna observación adicional que realizar para la búsqueda solicitada podrá agregarla en el campo indicado para este efecto.

4.2 MENÚ DE SOLICITUDES DE REGISTRO

La operación de ingreso de solicitudes de Registro de Marcas, Lemas, Enseñas, Nombres Comerciales y Denominaciones de Origen es bastante similar. La única diferencia importante consiste en que para Lemas Comerciales debe indicarse el expediente para el cual se realiza la solicitud. Dadas estas similitudes, en este manual solamente se explicará la opción de Solicitud de Registro de Marca, entendiéndose que para los otros tipos de solicitudes la operación de ingreso de información será idéntica.

4.2.1 Solicitud de Registro de Marcas de Productos o Servicios

Para acceder a la opción de Solicitud de Registro de Marcas debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Registro de Signos y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Marcas Comerciales, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

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O si el usuario lo prefiere puede hacerlo desde el menú principal, seleccionando la opción de Solicitudes de Registro de Marca.



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Corresponde a la información del Solicitante del Registro de Marca y que posteriormente quedará como titular de ella para el sistema de la SIC. Esta información consiste en sus datos personales, tales como documento, nombres y apellidos o razón social, dirección ciudad y país de domicilio, teléfono y correo electrónico. El documento para personas naturales debe corresponder a Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE) o Pasaporte (PA). El documento para personas jurídicas (empresas) debe corresponder al Número de Identificación Tributaria (NIT). En ambos casos, se debe seleccionar la opción deseada, dando clic en la lista desplegable de Clase de Documento de Identificación. El Número del documento debe ser un conjunto de números exclusivamente, esto quiere decir que no debe contener ni puntos, ni comas, ni signos matemáticos. Adicionalmente debe tener una longitud mínima de 5 dígitos para el caso de cédulas de ciudadanía. En el caso de NITs, estos NO deben contener el dígito adicional de verificación, ni puntos adicionales. Para personas naturales es obligatorio por lo menos un Apellido y un Nombre. Los nombres y apellidos deben estar separados por un espacio en blanco. Para personas jurídicas se debe ingresar la Razón Social. Debe tenerse en cuenta que para la razón social debe seleccionarse como documento válido el NIT. La dirección del solicitante es obligatoria y consta de la dirección como tal, la ciudad, región y país de domicilio. El usuario puede seleccionar directamente el país en la lista desplegable de países, inmediatamente seleccionar la región del país correspondiente y enseguida la ciudad específica. Si el usuario lo desea puede hacer uso de la ventana de consulta de ciudades, a la cual puede acceder dando clic en el botón de Ciudad de Domicilio que aparece al lado izquierdo del campo de ciudad.

Esta acción desplegará una ventana como la siguiente:

En esta ventana el usuario deberá seleccionar el país de búsqueda e ingresar el nombre o un fragmento de la ciudad que desea ubicar y dar clic en el botón Buscar.

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Si la búsqueda arroja resultados se presentará una lista con las ciudades que coinciden con el criterio suministrado. Cada registro trae una casilla de verificación que le permitirá al usuario seleccionar la ciudad deseada.

Una vez el usuario seleccione una ciudad, el aplicativo volverá a la pantalla inicial de diligenciamiento con los datos de la ciudad seleccionada, así:

El correo electrónico de la persona que solicita el trámite será utilizado para efectos de envío de confirmación de la radicación de la solicitud de registro de marca y para posteriores comunicaciones. Deberá contener las especificaciones normales de un correo electrónico. Igualmente el número de teléfono, aunque no es obligatorio, servirá como elemento de referencia para futuras comunicaciones. Deberá consistir en un número válido, sin comas ni otros caracteres especiales. A continuación se ilustra el diligenciamiento de esta sección:

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4.2.1.2 Información del Apoderado, Agente Oficioso o Representante Legal

El diligenciamiento de la información del apoderado, agente oficioso o representante legal es totalmente similar a la del solicitante. Es necesario este diligenciamiento cuando la solicitud no es presentada por el mismo solicitante, es decir, a nombre propio, tal y como lo establecen las normas vigentes. Por tanto, para los detalles de diligenciamiento de esta sección deberá referirse a la anterior sección.

4.2.1.3 Información del Signo

La información del signo distintivo consiste en la información básica del signo distintivo que se desea registrar, consistente en los documentos anexos, el tipo de signo, la expresión asociada, la clasificación de Niza, y otros. Esta información se presenta en la siguiente sección de pantalla y a continuación se explicarán cada uno de los ítems.

4.2.1.3.1 Documentos anexos

La solicitud deberá contener como documentos mínimos el formulario oficial de solicitud de registro de signos distintivos de la Superintendencia de Industria y Comercio y el comprobante de pago de los derechos. Estos documentos se dan por descontados una vez que se diligencia el formulario actual y se acredita el pago del servicio. En esta sección debe dar clic en el botón “Documentos Anexos” que aparece al lado izquierdo del formulario.

En la ventana desplegada deberá seleccionar aquellos que presente el solicitante, indicando al lado derecho del documento el número de folios, tal y como se observa en la siguiente pantalla:

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Esta pantalla consta de varios elementos a considerar.

4.2.1.3.1.1 Casillas de verificación de documentos anexos

El usuario deberá seleccionar esta casilla dependiendo del documento que desee anexar. Sin embargo, cuando desee anexar documentos escaneados no es necesario marcarla, ya que con cada documento anexado será seleccionada y se incrementará de manera automática el número de folios anexos

4.2.1.3.1.2 Descripción del documento anexo

Cada documento anexo trae consigo una descripción detallada de su contenido.

4.2.1.3.1.3 Cantidad de folios del documento anexo

Corresponde al número de hojas o folios que contiene cada documento escaneado. Con cada documento escaneado que sea anexado se incrementará de manera automática el número de folios anexos.

4.2.1.3.1.4 Adjuntar documentos físicos o escaneados

Si el usuario posee documentos escaneados, podrá adjuntarlos a la solicitud haciendo uso del botón Examinar… que se encuentra al lado derecho de cada tipo de documento anexo:

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Una vez el usuario da clic en este botón se desplegará una ventana de exploración de archivos como la siguiente:

El usuario deberá seleccionar el archivo escaneado en alguno de los formatos de imagen válidos en este módulo, los cuales pueden ser pdf, tif, bmp o jpg, preferiblemente este último. Para el caso de Solicitudes de Registro de Marca Mixtas o Figurativas se anexará la imagen como un documento anexo más. En caso de que la carga del archivo de imagen sea exitosa se desplegará un mensaje como el siguiente:

Si el archivo no contiene las especificaciones indicadas o supera un tamaño de 100KBytes se desplegará un mensaje como el siguiente:

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Una vez finalizada la selección de documentos debe dar clic en el botón “Aceptar” para finalizar. Los documentos y folios seleccionados serán agregados a la pantalla de solicitud de registro de marca.

4.2.1.3.2 Tipo de Signo

El tipo de signo es la clasificación mediante la cual se determinan las características de presentación del mismo. Este puede ser nominativo, mixto, figurativo, tridimensional, olfativo o sonoro. Para el caso de signos nominativos es obligatorio que el usuario ingrese el texto de la denominación del signo distintivo. En el caso de signos mixtos, figurativos o tridimensionales el usuario deberá ingresar adicionalmente la etiqueta asociada con el signo distintivo. Para el caso de signos figurativos no se debe ingresar ninguna denominación.

4.2.1.3.3 Expresión

Es el texto de la expresión del signo distintivo.

4.2.1.3.4 Clasificación de Niza

Corresponde a la categoría que abarca los servicios que se desean proteger mediante el registro de la marca. El usuario deberá seleccionar una de las opciones de la lista desplegable de categorías.

4.2.1.3.5 Información de Productos o Servicios

En este campo el usuario deberá ingresar la información de los productos que desea proteger mediante el registro del signo distintivo. El texto de la descripción de productos o servicios no tiene restricciones en cuanto a su longitud, sin embargo cuando supera las 150 palabras se cobra una tarifa adicional por cada palabra de exceso. El módulo realizará el cálculo de manera automática y asumirá que el usuario cancelará este concepto. Sin embargo el usuario puede optar por cancelarlo posteriormente a la realización de la radicación.

4.2.1.3.6 Observaciones

Si el usuario tiene alguna observación adicional que deba tenerse en cuenta para las solicitud podrá agregarla en el campo indicado para este efecto

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4.2.1.3.7 Prioridades

Existen dos tipos de prioridades que el usuario puede reivindicar. Estas son prioridades por solicitudes en otros paises y prioridades por exposiciones. Si el usuario desea ingresar una prioridad deberá dar clic en el botón Prioridades. Las prioridades tienen una tarifa adicional, aunque solo se cobra una sola vez sin importar cuantas prioridades se ingresen. La pantalla de ingreso de prioridades es la siguiente:

Para el caso de las prioridades por solicitudes en otros países se debe ingresar la información del país, el número de solicitud y la fecha de solicitud. Una vez ingresada esta información, se deberá dar clic en el botón Agregar para completar la operación. A continuación se verá un ejemplo de este proceso de diligenciamiento. Información diligenciada

Registro Ingresado

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Si lo desea puede eliminar el registro ingresado dando clic en el icono de borrar en la sección derecha del registro. Igual funcionamiento para las prioridades por exposiciones Información diligenciada

Registro Ingresado

4.2.1.4 Valor del Servicio Solicitado

Esta sección es simplemente informativa y de referencia para la validación de los pagos asociados con la solicitud. En cada uno de los casos, el monto del servicio deberá corresponder a la tarifa vigente establecida.

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En el anterior ejemplo puede observarse el pago de una solicitud de registro de marca donde adicionalmente al pago del concepto de la solicitud existe una tarifa adicional por concepto de palabras en exceso en la descripción de los productos y otra tarifa adicional por concepto de reivindicación de prioridades. Estas dos últimas tarifas no son obligatorias en el momento de la radicación, pero si no se incluyen deberán ser pagadas con posterioridad.


El usuario deberá acreditar el pago del servicio solicitado mediante pago electrónico, cuyos detalles fueron explicados en la sección 3 Pago Electrónico. Una vez cumplido este requisito deberá proceder a Radicar la Solicitud, dando clic en el Finalizar Radicación Solicitud. Finalmente se solicitará una confirmación sobre la información diligenciada, tal y como se muestra en la siguiente imagen.


Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Registro de Marca. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud.

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A continuación se explica el contenido de la pantalla de confirmación de la Solicitud de Registro de Marca.

4.2.1.6.1 Rótulo

En la parte superior derecha de la pantalla se desplegará un rótulo que contiene los detalles de la radicación de la solicitud. Este rótulo consta del número de radicación y fecha, la clasificación del trámite y la dependencia responsable del trámite. Este rótulo es importante ya que puede ser utilizado para referenciar radicaciones posteriores relacionadas con el trámite solicitado.

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4.2.1.6.2 Opciones

Corresponde a los íconos que aparecen en la sección superior izquierda de la pantalla. Permiten imprimir el comprobante de radicación, enviar una copia al buzón de correo suministrado por el solicitante del trámite, o salir de la pantalla actual para realizar otros trámites o consultas del módulo.

4.2.1.6.3 Texto de la Confirmación

El texto de la confirmación es un documento donde se resumen los datos de la solicitud y se le informa al solicitante que el documento desplegado sirve como confirmación de la radicación realizada ante la Superintendencia de Industria y Comercio por intermedio de la entidad que presta el servicio.

4.2.1.6.4 Recibos de Pago

Consiste en la relación de recibos de pago utilizados en la radicación del servicio. No sobra advertir que estos recibos una vez han sido utilizados quedan anulados para cualquier tipo de transacción de servicios ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.2.1.6.5 Url de Consulta de la Solicitud de Registro de Marca

Finalmente se mostrará una dirección e Internet donde el usuario podrá consultar directamente el estado actual de su solicitud de registro de marca bien sea dando clic o copiando la dirección en el navegador de Internet.

4.2.1.6.6 Confirmación de la solicitud en el buzón de correo electrónico

Adicionalmente a la pantalla de radicación del servicio, será remitido al buzón de correo electrónico registrado por el usuario una copia de la radicación realizada, con todos los detalles de la misma. Adicionalmente se agregarán los documentos anexados en la solicitud como archivos adjuntos, tal y como puede apreciarse en la siguiente imagen.

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4.2.2 Solicitud de Registro de Marcas Colectivas o de Certificación

La pantalla de solicitud de registro de Marcas Colectivas o de Certificación es idéntica a la de solicitud de registro de marcas y no existe ninguna diferencia entre estas pantallas. Por lo tanto, para cualquier referencia se debe consultar la sección de Solicitudes de Registro de Marcas.

4.2.3 Solicitud de Registro de Lemas

La pantalla de solicitud de registro de lemas es similar a la de solicitud de registro de marcas. La única diferencia entre estas pantallas es que en esta se debe agregar la información del expediente relacionado, ya que los lemas se registran para marcas registradas. Por lo demás, para cualquier referencia se debe consultar la sección de Solicitudes de Registro de Marcas. En esta sección solo se explicará la información adicional que debe ser diligenciada para este tipo de solicitud.

4.2.3.1 Información del expediente relacionado

Dado que un lema comercial siempre tiene que estar asociado con un expediente de marca, se debe suministrar esta información adicional. Para el ingreso de ésta, en la sección de información del signo, se debe proporcionar el año, numero de radicación y control si es necesario y luego dar

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clic en el botón Verificar para completar la operación, tal y como se observa en la siguiente imagen:

Si la información del signo relacionado se encuentra en la base de datos se agregará enseguida de los controles de búsqueda de expediente, tal y como se aprecia en la anterior imagen.

Si desea borrar el expediente asignado, deberá dar clic sobre el botón Borrar que aparece al lado derecho de esta sección.

4.2.3.2 Búsqueda avanzada del expediente relacionado

Adicionalmente, si el usuario lo desea puede realizar una búsqueda más exhaustiva utilizando el botón de Expediente Asociado. Una vez el usuario ha dado clic en este vínculo, se desplegará una pantalla de búsqueda como la siguiente:

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En esta pantalla el usuario podrá realizar una búsqueda más amplia optando por cualquiera de los siguientes criterios de consulta:

4.2.3.2.1 Por Expediente

El usuario deberá introducir los datos del expediente, consistentes en año, número y control del expediente si este existe y dar clic en el botón de Enviar Consulta.

4.2.3.2.2 Por Certificado

El usuario deberá introducir los datos del número de certificado asociado con el expediente, y el control del certificado si este existe y dar clic en el botón de Enviar Consulta.

4.2.3.2.3 Por Denominación

El usuario deberá introducir la expresión de la marca o signo distintivo y la clasificación de niza (opcionalmente) y luego dar clic en el botón de Enviar Consulta. Esta opción tiene la particularidad de realizar búsquedas exactas o comenzando por el término ingresado.

4.2.3.2.4 Por Titulares

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El usuario deberá introducir el nombre del titular de la marca o signo distintivo y luego dar clic en el botón de Enviar Consulta. Esta opción tiene la particularidad de realizar búsquedas exactas o comenzando por el término ingresado.

4.2.3.3 Resultado de la Consulta

Una vez realizada la consulta pueden presentarse varios escenarios. Si no se encuentran registros se le informará de ello al usuario. Si se encuentran varios registros se le informará al usuario del hecho y se le presentará el listado de registros, tal y como se puede apreciar en la siguiente pantalla.

Dado que el resultado de una consulta puede contener muchos registros, solo se presenta una cantidad de estos en pantalla. Para poder visualizar todos los registros se dispone de una barra de navegación en la parte superior del resultado de la consulta.

En esta barra el usuario podrá utilizar los botones que aparecen en la sección izquierda para desplazarse sobre las páginas de registros. Adicionalmente en la parte superior se le indicará cuantas páginas de registros contiene el resultado de la consulta y en cual página se encuentra ubicado actualmente. De otra parte, en la sección derecha del resultado de la consulta podrá modificar el número de registros que desea desplegar en pantalla. El valor por defecto es 10 registros, pero puede ser modificado por otra cantidad o incluso el total de registros de la consulta. Finalmente podrá imprimir el resultado de la consulta si asi lo desea dando clic en el ícono de imprimir que aparece al lado derecho de esta barra. Si el usuario desea visualizar más información de un registro, deberá dar clic sobre la línea del registro. Esto hará que se despliegue una nueva pantalla con información más detallada del registro.

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4.2.3.4 Selección de expediente asociado

Una vez el usuario haya individualizado el registro del signo distintivo relacionado con la solicitud del lema, el usuario deberá dar clic en la casilla de verificación asociada que se encuentra al lado derecho de cada registro.

Esta acción permitirá asociar la información del registro seleccionado con la solicitud del lema, tal y como se aprecia en la siguiente imagen.

Si la consulta realizada arroja como resultado un solo registro, se mostrará una pantalla con la información detallada de este registro

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Para asignar el expediente el usuario deberá dar clic en el botón Asignar Expediente que aparece en la sección inferior de esta pantalla.



4.2.4 Solicitud de Deposito de Enseñas

La pantalla de solicitud de depósito de enseñas es similar a la de solicitud de registro de marcas. Así que para cualquier referencia se debe consultar la sección de Solicitudes de Registro de Marcas. La única diferencia con esta pantalla es que no se debe ingresar Clasificación de Niza y los productos son reemplazados por las actividades desarrolladas.

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4.2.5 Solicitud de Deposito de Nombres

La pantalla de solicitud de depósito de nombres es similar a la de solicitud de registro de marcas. Así que para cualquier referencia se debe consultar la sección de Solicitudes de Registro de Marcas. La única diferencia con esta pantalla es que no se debe ingresar Clasificación de Niza y los productos son reemplazados por las actividades desarrolladas.

4.2.6 Solicitud de Registro de Denominaciones de Origen

La pantalla de solicitud de registro de Denominaciones de Origen es similar a la de solicitud de registro de marcas. Así que para cualquier referencia se debe consultar la sección de Solicitudes de Registro de Marcas

4.3 MENÚ DE SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN DE AFECTACIONES

4.3.1 Solicitud de Renovaciones

Para acceder a la opción de Solicitud de Renovaciones de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Inscripción de Afectaciones y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Renovaciones, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

O si el usuario lo prefiere, directamente desde el menú principal del módulo.

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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de solicitudes de renovaciones de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marcas o de lemas comerciales. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio y la información del expediente del signo distintivo que se desea renovar. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marcas o de Lemas. En cuanto al diligenciamiento del expediente que se desea renovar, deberá referirse a la sección de Expediente Relacionado de las solicitudes de registro de lemas, ya que su modo de operación es idéntico.


El usuario deberá acreditar el pago del servicio solicitado mediante cualquiera de las modalidades previstas en la sección 3 de Modalidades de Pago. Una vez cumplido este requisito deberá proceder a Radicar la Solicitud, dando clic en el Finalizar Radicación Solicitud. Finalmente se solicitará una confirmación sobre la información diligenciada, tal y como se muestra en la siguiente imagen.


Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Inscripción de la Renovación. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, conteniendo los detalles básicos de la radicación, tal y como se aprecia en la siguiente imagen.

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Los detalles del comprobante de radicación son comunes para todas las radicaciones explicadas en este documento, así que las explicaciones contenidas en el apartado de Comprobante de Radicación de Solicitudes de Registro de Marca son válidas para este apartado.

4.3.2 Solicitud de Transferencias

Para acceder a la opción de Solicitud de Transferencias de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Inscripción de Afectaciones y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Transferencias, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de solicitudes de transferencias de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marca. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio, la información del expediente del signo distintivo que se desea transferir y los detalles de las personas involucradas en la transferencia. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marca. En cuanto a las características adicionales, éstas serán explicadas a continuación:

4.3.2.1 Documentos anexos de la Solicitud de Inscripción

En cuanto tiene que ver con los Documentos Anexos, el método de diligenciamiento es similar al utilizado en la pantalla de Solicitudes de Registro de Marca, por lo tanto para cualquier duda debería referirse a este apartado.

4.3.2.2 Información del expediente

El mecanismo de diligenciamiento de esta sección es idéntico al utilizado en el diligenciamiento de Solicitudes de Lemas Comerciales, por lo que para cualquier referencia sobre el tema deberá referirse al apartado de Expediente Relacionado.

4.3.2.3 Información del titular o titulares que transfieren.

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Para la inscripción de una transferencia se debe indicar la información del titular o titulares que realizan la transferencia. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección de la persona que transfiere, de manera similar a como se diligenció la información del solicitante de la inscripción. Esto puede apreciarse en la siguiente imagen:

En este ejemplo se está ingresando una sola persona como titular que transfiere, sin embargo si el usuario desea agregar más titulares que transfieren deberá dar clic en el botón Agregar para almacenar la información de la persona que transfiere. Se solicitará la confirmación de ingreso de la persona mediante un mensaje como el siguiente:

Una vez validada la información, esta aparecerá en la parte inferior de la sección actual, tal y como se refleja en la siguiente imagen:

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Si desea agregar más titulares a la sección de personas que transfieren, deberá realizar la misma operación explicada en la parte superior tantas veces como considere necesario. De igual manera, si desea eliminar la información de titulares que realizan la transferencia debe dar clic en el botón borrar. Esta opción la puede utilizar para realizar correcciones y no modifica para nada la información ya ingresada.

4.3.2.4 Información de la persona a quien se transfiere

De igual manera, para la inscripción de una transferencia se debe indicar la información de la(s) personas a quienes se realiza la transferencia. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección de la persona a quien se transfiere, de manera similar a como se diligenció la información los titulares que transfieren. El comportamiento de esta sección es similar al de la sección explicada en el apartado anterior, por tal razón para mayor información referirse al apartado Información del titular que transfiere



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Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Inscripción de la Transferencia. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, con similares características a la del apartado de Renovaciones de Signos Distintivos.

4.3.3 Solicitud de Cambios de Nombre

Para acceder a la opción de Solicitud de Cambios de Nombre de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Inscripción de Afectaciones, seleccionar el submenú Cambios de Información y finalmente la opción de Cambios de Nombre, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de cambios de nombre de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marca. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio, la información del expediente del signo distintivo y los detalles de las personas involucradas en el cambio de nombre.

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Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marca. En cuanto a las características adicionales, éstas serán explicadas a continuación:





4.3.3.3 Información del nombre actual

Para la inscripción de un Cambio de Nombre se debe indicar la información del titular original que se desea cambiar de nombre. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección del nombre actual del titular, de manera similar a como se diligenció la información del solicitante de la inscripción. Esto puede apreciarse en la siguiente imagen:

4.3.3.4 Información del nuevo nombre

De igual manera, para la inscripción de un cambio de nombre se debe indicar la información del nuevo nombre de la persona. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección del nuevo nombre del titular, de manera similar a como se diligenció la información del nombre actual del titular. El comportamiento de esta sección es similar al de la sección explicada en el apartado anterior, por tal razón para mayor información referirse al apartado Información del nombre actual del titular.


El usuario deberá acreditar el pago del servicio solicitado mediante pago electrónico, cuyos detalles fueron explicados en la sección 3 Pago Electrónico. Una vez cumplido este requisito deberá

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proceder a Radicar la Solicitud, dando clic en el Finalizar Radicación Solicitud. Finalmente se solicitará una confirmación sobre la información diligenciada, tal y como se muestra en la siguiente imagen.


Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Inscripción del cambio de nombre. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, con similares características a la del apartado de Renovaciones de Signos Distintivos.

4.3.4 Solicitud de Cambios de Dirección

Para acceder a la opción de Solicitud de Cambios de Dirección de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Inscripción de Afectaciones, seleccionar el submenú Cambios de Información y finalmente la opción de Cambios de Dirección, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de cambios de dirección de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marca. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio, la información del expediente del signo distintivo y los detalles de las direcciones actual y nueva del titular. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marca. En cuanto a las características adicionales, éstas serán explicadas a continuación:





4.3.4.3 Información de la dirección actual

Para la inscripción de un Cambio de Dirección, se debe indicar la información de la dirección original que se desea cambiar. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección de dirección actual del titular. Esto puede apreciarse en la siguiente imagen:

4.3.4.4 Información de la nueva dirección

De igual manera, para la inscripción de un Cambio de Dirección, se debe indicar la información de la nueva dirección del titular. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección de nueva dirección del titular. Esto puede apreciarse en la siguiente imagen:

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Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Inscripción del cambio de dirección. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, con similares características a la del apartado de Renovaciones de Signos Distintivos.

4.3.5 Solicitud de Cambios de Domicilio

Para acceder a la opción de Solicitud de Cambios de Domicilio de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Inscripción de Afectaciones, seleccionar el submenú Cambios de Información y finalmente la opción de Cambios de Domicilio, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de cambios de domicilio de signos distintivos, la cual es idéntica a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de inscripción de cambio de direcciones. La diferencia real de estos dos tipos de inscripciones está en que en un cambio de dirección se puede modificar la dirección y el domicilio (ciudad, región y país) mientras que en un cambio de domicilio solo se modifican los datos de ciudad, región y país. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Cambio de Dirección.

4.3.6 Solicitud de Licencias

Para acceder a la opción de Solicitud de Licencias de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Inscripción de Afectaciones, seleccionar el submenú Licencias y otros y finalmente la opción de Licencias, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de Licencias de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marca. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio, la información del expediente del signo distintivo y los detalles de las personas involucradas en la inscripción de la licencia. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marca. En cuanto a las características adicionales, éstas serán explicadas a continuación:





4.3.6.3 Información del titular que concede la licencia

Para la inscripción de una Licencia se debe indicar la información del titular original que se desea conceder la licencia. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección del titular que concede

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la licencia, de manera similar a como se diligenció la información del solicitante de la inscripción. Esto puede apreciarse en la siguiente imagen:

4.3.6.4 Información de la persona a quien se concede la licencia

De igual manera, para la inscripción de una licencia se debe indicar la información de la persona a quien se concede la licencia. Para realizar esta acción se debe diligenciar la sección la persona a quien se concede la licencia, de manera similar a como se diligenció la información del titular que concede la licencia. El comportamiento de esta sección es similar al de la sección explicada en el apartado anterior, por tal razón para mayor información referirse al apartado Información de quien concede la licencia.




Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de Inscripción de la licencia. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud.

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Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, con similares características a la del apartado de Renovaciones de Signos Distintivos.

4.3.7 Solicitud de Sublicencias

La diferencia entre la concesión de una licencia y una sublicencia radica en términos conceptuales en que quien concede la licencia es una persona a quien a su vez se le ha concedido una licencia con anterioridad. El diligenciamiento del formulario no tiene ninguna diferencia con el del diligenciamiento de licencias, por tal razón para mayor información referirse al apartado Solicitud de inscripción de licencias.

4.3.8 Solicitud de Usufructos

La diferencia entre la concesión de una licencia y un usufructo radica en el uso de la figura del usufructo que es muy parecida al de la licencia. El diligenciamiento del formulario no tiene ninguna diferencia con el del diligenciamiento de licencias, por tal razón para mayor información referirse al apartado Solicitud de inscripción de licencias.

4.4 MENÚ DE OTRO TIPO DE SOLICITUDES

4.4.1 Solicitud de Oposiciones

Para acceder a la opción de Solicitud de Oposiciones de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Oposiciones, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de solicitudes de Oposiciones de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marca. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio, la información del expediente del signo distintivo al que se desea presentar una oposición y los motivos que sustentan la solicitud. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marca. En cuanto a las características adicionales, éstas serán explicadas a continuación:




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El mecanismo de diligenciamiento de esta sección es idéntico al utilizado en el diligenciamiento de Solicitudes de Lemas Comerciales, por lo que para cualquier referencia sobre el tema deberá referirse al apartado de Expediente Relacionado. Dado que para la presentación de una oposición se requiere que el expediente se encuentre publicado en una gaceta cuya fecha de publicación se encuentre vigente y otras características adicionales del expediente, se realizará una validación del mismo un tanto más minuciosa. Si la información del expediente no cumple con los requisitos necesarios, se desplegará un aviso informando del hecho

Si la información del expediente es válida, se agregará la información del expediente bajo la sección del expediente relacionado, incluyendo el número de gaceta y su número de publicación.

4.4.1.3 Signos Opositores

Enseguida se deberá diligenciar la información de los signos registrados o no registrados que presentan oposición al signo referenciado.

4.4.1.4 Signos Opositores Registrados

El usuario deberá ingresar los datos del signo opositor, la causal de la solicitud y enseguida dar clic en agregar para asociar el signo distintivo registrado con la solicitud actual. En la siguiente pantalla se puede apreciar el ingreso de un signo opositor.

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Si se desea agregar más signos opositores registrados se debe repetir el procedimiento por cada signo deseado.

4.4.1.5 Signos Opositores no Registrados

Para el ingreso de signos opositores no registrados, deberá diligenciarse la información de la denominación del signo distintivo, la causal, el país de registro, la fecha y el certificado si esta información existe. En la siguiente pantalla se puede apreciar el diligenciamiento de un signo con estas características:

Si se desea agregar más signos opositores no registrados se debe repetir el procedimiento por cada signo deseado.



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Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de oposición del signo distintivo. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, con similares características a la del apartado de Renovaciones de Signos Distintivos.

4.4.2 Solicitud de Cancelaciones

Para acceder a la opción de Solicitud de Cancelaciones de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Cancelaciones, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de solicitudes de cancelaciones de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marca. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio, la información del expediente del signo distintivo que se desea cancelar y los motivos que sustentan la solicitud. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marca. En cuanto a las características adicionales, éstas serán explicadas a continuación:

4.4.2.1 Documentos anexos de la Solicitud de Cancelación




4.4.2.3 Información complementaria de la solicitud

A continuación el usuario deberá ingresar la causal, la cobertura y la justificación de la solicitud de la cancelación del signo distintivo, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


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Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de cancelación del signo distintivo. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, con similares características a la del apartado de Renovaciones de Signos Distintivos.

4.4.3 Solicitud de Renuncia a Derechos

Para acceder a la opción de Solicitud de Renuncia a Derechos de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Cancelaciones, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


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Una vez seleccionada la opción se obtendrá acceso a la pantalla de solicitudes de renuncia a derechos de signos distintivos, la cual es muy similar a la utilizada para el diligenciamiento de solicitudes de registro de marca. Las únicas diferencias relevantes consisten en el valor del servicio, la información del expediente del signo distintivo al que se desea renunciar a derechos y los detalles de la renuncia. Por estas razones, para detalles comunes del diligenciamiento de esta pantalla, por favor referirse al apartado de Solicitudes de Registro de Marca. En cuanto a las características adicionales, éstas serán explicadas a continuación:





4.4.3.3 Información complementaria de la solicitud

A continuación el usuario deberá ingresar el tipo de renuncia y los productos que se desean renunciar del signo distintivo, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


El usuario deberá acreditar el pago del servicio solicitado mediante pago electrónico, cuyos detalles fueron explicados en la sección 3 Pago Electrónico. Una vez cumplido este requisito deberá proceder a Radicar la Solicitud, dando clic en el Finalizar Radicación Solicitud. Finalmente se

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solicitará una confirmación sobre la información diligenciada, tal y como se muestra en la siguiente imagen.


Una vez verificada la información, se procederá a radicar la solicitud de renuncia a derechos del signo distintivo. Esta acción consiste en asignar un número consecutivo en el Sistema de Trámites de la Superintendencia de Industria y Comercio e ingresar la información consignada en el formulario de captura de datos en el Sistema de Propiedad Industrial para el inicio del estudio de viabilidad de la solicitud. Para realizar esta acción, el usuario deberá dar clic en el Finalizar Radicación. Si toda la información consignada en el formulario es válida, se desplegará una pantalla de confirmación, con similares características a la del apartado de Renovaciones de Signos Distintivos.

4.4.4 Respuesta a Requerimiento

Para acceder a la opción de Respuesta a Requerimiento de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Respuesta a Requerimiento, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:


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Corresponde a la información del Solicitante del Registro de Marca y que posteriormente quedará como titular de ella para el sistema de la SIC. Esta información consiste en sus datos personales, tales como documento, nombres y apellidos o razón social, dirección ciudad y país de domicilio, teléfono y correo electrónico. El documento para personas naturales debe corresponder a Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE) o Pasaporte (PA). El documento para personas jurídicas (empresas) debe corresponder al Número de Identificación Tributaria (NIT). En ambos casos, se debe seleccionar la opción deseada, dando clic en la lista desplegable de Clase de Documento de Identificación.

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El Número del documento debe ser un conjunto de números exclusivamente, esto quiere decir que no debe contener ni puntos, ni comas, ni signos matemáticos. Adicionalmente debe tener una longitud mínima de 5 dígitos para el caso de cédulas de ciudadanía. En el caso de NITs, estos NO deben contener el dígito adicional de verificación, ni puntos adicionales. Para personas naturales es obligatorio por lo menos un Apellido y un Nombre. Los nombres y apellidos deben estar separados por un espacio en blanco. Para personas jurídicas se debe ingresar la Razón Social. Debe tenerse en cuenta que para la razón social debe seleccionarse como documento válido el NIT. La dirección del solicitante es obligatoria y consta de la dirección como tal, la ciudad, región y país de domicilio. El usuario puede seleccionar directamente el país en la lista desplegable de países, inmediatamente seleccionar la región del país correspondiente y enseguida la ciudad específica. Si el usuario lo desea puede hacer uso de la ventana de consulta de ciudades, a la cual puede acceder dando clic en el botón de Ciudad de Domicilio que aparece al lado izquierdo del campo de ciudad.


En esta ventana el usuario deberá seleccionar el país de búsqueda e ingresar el nombre o un fragmento de la ciudad que desea ubicar y dar clic en el botón Buscar. Si la búsqueda arroja resultados se presentará una lista con las ciudades que coinciden con el criterio suministrado. Cada registro trae una casilla de verificación que le permitirá al usuario seleccionar la ciudad deseada.

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4.4.4.4 Información texto de la comunicación

A continuación el usuario deberá ingresar la respuesta al requerimiento solicitado.

4.4.4.5 Botón de radicar la solicitud

El cual tendrá como efecto registrar en las bases de datos de LA ENTIDAD la información relacionada con la solicitud respuesta de requerimientos. La presentación de la solicitud se entenderá surtida de manera efectiva, en el momento en que el sistema retorne un número de radicación.

4.4.5 Respuesta a Oposiciones

Para acceder a la opción de Respuesta a Oposiciones de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Respuesta a Oposiciones, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

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Corresponde a la información del Solicitante para el sistema de la SIC. Esta información consiste en sus datos personales, tales como documento, nombres y apellidos o razón social, dirección ciudad y país de domicilio, teléfono y correo electrónico. El documento para personas naturales debe corresponder a Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE) o Pasaporte (PA). El documento para personas jurídicas (empresas) debe corresponder al Número de Identificación Tributaria (NIT). En ambos casos, se debe seleccionar la opción deseada, dando clic en la lista desplegable de Clase de Documento de Identificación. El Número del documento debe ser un conjunto de números exclusivamente, esto quiere decir que no debe contener ni puntos, ni comas, ni signos matemáticos. Adicionalmente debe tener una longitud mínima de 5 dígitos para el caso de cédulas de ciudadanía. En el caso de NITs, estos NO deben contener el dígito adicional de verificación, ni puntos adicionales. Para personas naturales es obligatorio por lo menos un Apellido y un Nombre. Los nombres y apellidos deben estar separados por un espacio en blanco. Para personas jurídicas se debe ingresar la Razón Social. Debe tenerse en cuenta que para la razón social debe seleccionarse como documento válido el NIT. La dirección del solicitante es obligatoria y consta de la dirección como tal, la ciudad, región y país de domicilio. El usuario puede seleccionar directamente el país en la lista desplegable de países, inmediatamente seleccionar la región del país correspondiente y enseguida la ciudad específica.

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Si el usuario lo desea puede hacer uso de la ventana de consulta de ciudades, a la cual puede acceder dando clic en el botón de Ciudad de Domicilio que aparece al lado izquierdo del campo de ciudad.




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A continuación el usuario deberá ingresar la respuesta a oposiciones.

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El cual tendrá como efecto registrar en las bases de datos de LA ENTIDAD la información relacionada con la solicitud respuesta de oposiciones. La presentación de la solicitud se entenderá surtida de manera efectiva, en el momento en que el sistema retorne un número de radicación.

4.4.6 Respuesta a cancelación

Para acceder a la opción de Respuesta a cancelación de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Respuesta a cancelación, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:



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A continuación el usuario deberá ingresar la respuesta a la cancelacion.

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El cual tendrá como efecto registrar en las bases de datos de LA ENTIDAD la información relacionada con la solicitud respuesta de la cancelacion. La presentación de la solicitud se entenderá surtida de manera efectiva, en el momento en que el sistema retorne un número de radicación.

4.4.7 Recurso de reposicion

Para acceder a la opción de Recurso de reposición de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Recurso de reposición, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:



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A continuación el usuario deberá ingresar los datos de el recurso de reposición.

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El cual tendrá como efecto registrar en las bases de datos de LA ENTIDAD la información relacionada con la solicitud del recurso de reposicion. La presentación de la solicitud se entenderá surtida de manera efectiva, en el momento en que el sistema retorne un número de radicación.

4.4.8 Revocatoria directa

Para acceder a la opción de Revocatoria directa de Signos Distintivos debe ingresar por medio del menú de Solicitudes, Otras Solicitudes y en el submenú desplegado seleccionar la opción de Revocatoria directa, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:



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A continuación el usuario deberá ingresar los datos de la revocatoria directa.

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El cual tendrá como efecto registrar en las bases de datos de LA ENTIDAD la información relacionada con la solicitud de la revocatoria directa. La presentación de la solicitud se entenderá surtida de manera efectiva, en el momento en que el sistema retorne un número de radicación.

4.5 ESTADO DE CUENTA DE USUARIO

La pantalla de estado de cuenta de usuarios permite la consulta de las transacciones realizadas por los usuarios registrados, consistentes en consignaciones, pagos electrónicos y radicaciones de servicios. Para acceder a este módulo se debe seleccionar el menú Solicitudes, Otras Solicitudes y seleccionar la opción Actualización de cuentas, tal y como se aprecia a continuación:


Una vez realizada esta acción se desplegará una pantalla como la siguiente:

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En esta pantalla el usuario deberá ingresar el número de documento a consultar y si así lo desea, el rango de fechas que desea cubrir con su consulta. Una vez ingresada esta información el usuario deberá dar clic en el botón Consultar Estado para iniciar la consulta. Si la consulta invocada contiene registros, se desplegará esta información de la siguiente manera:

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Esta pantalla presentará información concerniente a los siguientes ítems:

4.5.1 Resumen de la cuenta

Presenta información del titular de la cuenta, el rango de consulta y el saldo actual en la cuenta del usuario.

4.5.2 Detalle de transacciones pendientes

Si el usuario ha realizado una transacción de pago electrónico y aun no ha obtenido respuesta, esta sección le presentará el detalle de la transacción realizada. Normalmente, el usuario solo podrá tener una transacción pendiente ya que el aplicativo no le permitirá realizar nuevas transacciones hasta que no se resuelta una transacción pendiente.

4.5.3 Detalle de transacciones realizadas y confirmadas

Contiene la respuesta de los pagos electrónicos realizados por los usuarios bien sea cuando su estado sea confirmado positivamente o negado o no autorizado.

4.5.4 Detalle de transacciones de servicios finalizados exitosamente

Consiste en el listado de radicaciones de servicios finalizadas de manera exitosa. Esto quiere decir que han completado correctamente todo el ciclo de ingreso de datos, acreditación de pagos y radicación del servicio.

4.6 MENÚ DE CONSULTAS

Para acceder a este módulo, el usuario debe dar clic en la parte inferior izquierda del menú principal, luego dar clic sobre la opción deseada, como muestra la siguiente pantalla:

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4.6.1 Consulta de Signos Distintivos

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Signos Distintivos y se obtendrá una pantalla como la siguiente, compuesta por una serie de campos a diligenciar, los cuales se explican a continuación:

La consulta de signos distintivos permite clasificar aquellos registros coincidentes con un criterio de búsqueda. Los criterios de búsqueda suministrados son los siguientes:

4.6.1.1 Parámetros de consulta

• Expediente. Se debe indicar el año y número de expediente, así como el control de ser

necesario. • Certificado. Se debe indicar el número de certificado, así como el control de ser necesario. • Denominación y Clasificación de Niza. Se debe indicar la denominación del signo distintivo,

así como la versión y código de clasificación en caso que éste último sea necesario • Titular. Se debe indicar el nombre del titular del signo distintivo a consultar. Una vez ingresados los parámetros requeridos se debe dar clic en el botón “Enviar Consulta” para iniciar la búsqueda de registros coincidentes.

4.6.1.2 Resultado de consulta

Si se encuentran registros coincidentes con los parámetros ingresados se desplegará el listado de los mismos de la siguiente manera:

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En esta pantalla se informa inicialmente cuantos registros fueron encontrados, el número de la página actual de registros y el número total de páginas. Adicionalmente se proporciona la opción de seleccionar el número de registros que se desee desplegar. También se presenta un conjunto de botones de navegación que permiten desplazarse hasta un número de página específica. Estos botones son en su orden primera página, anterior página, siguiente página y página final. En el lado derecho de esta barra se encuentra el botón de Imprimir, mediante el cual se puede obtener una copia impresa del resultado de la consulta. Una vez se da clic en este vínculo se obtiene una pantalla como la siguiente:

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Esta pantalla estándar de impresión puede ser manipulada a gusto del usuario para configurar número de copias, tipo de papel y orientación, etc. Los registros desplegados en el resultado de la consulta contienen información básica del signo distintivo (denominación, titulares, expediente, clasificación de niza, certificado y vigencia), la cual se puede ampliar dando clic en la línea del registro deseado.

4.6.1.3 Registro de la solicitud

Como ya se explicó en la sección anterior, al dar clic en el vínculo del registro deseado se obtiene una ampliación del resultado de la consulta y se presenta una pantalla como la siguiente:

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En esta pantalla se encuentra el detalle de los pormenores del signo distintivo, incluyendo información de los actos administrativos relacionados con el expediente.

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4.6.2 Consulta Clasificación de Niza

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Clasificación de Niza y se obtendrá una pantalla como la siguiente, compuesta por una serie de campos a diligenciar, los cuales se explican a continuación:


• Versión. Se debe seleccionar la versión a consultar. • Clases. De una lista de clases que despliega este campo se selecciona la clase a consultar. • Productos. Digitar los productos que se quieren consultar. Una vez ingresados los parámetros requeridos se debe dar clic en el botón “Enviar Consultar” para iniciar la búsqueda de registros coincidentes.



En esta pantalla se informa inicialmente cuantos registros fueron encontrados. Adicionalmente se tiene el botón “Restaurar”, al dar clic sobre éste limpia los valores de los campos y deja disponible la aplicación para una nueva consulta.

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4.6.3 Consulta Gaceta

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Gaceta y se obtendrá una pantalla como la siguiente:

Si se desea visualizar el contenido de la gaceta, deberá dar clic sobre la línea del registro desplegada o sobre el icono representativo de la gaceta. Una vez se haya realizado esta acción, se desplegará una nueva ventana del explorador con el contenido de la gaceta seleccionada. La siguiente es una muestra de la visualización de la gaceta mediante alternatiff. Nótese que este software se instala como un plugin del explorador de Internet.

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Una vez desplegada esta pantalla el usuario tendrá la posibilidad de emplearlo como requiera. Para ello el software proporciona una serie de herramientas que le permitirán entre otras funciones imprimir, archivar, copiar, rotar, etc.

4.6.4 Consulta Actos Administrativos

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Actos Administrativos y se obtendrá una pantalla como la siguiente:

Ya sea que a la aplicación se acceda directamente o a través de uno de los diferentes sistemas de información de la Entidad se presenta la anterior pantalla, la cual permite realizar la consulta de documentos, en tal caso se puede realizar utilizando diferentes parámetros de consulta de la siguiente forma:

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Consulta de un acto administrativo

Se debe ingresar datos en los campos tipo, número y año, por último se debe dar clic en el botón “Consultar” (Véase la siguiente figura).

Adicionalmente se tiene el botón “Restablecer”, al dar clic sobre éste limpia los valores de los campos y deja disponible la aplicación para una nueva consulta.

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RESULTADO DE LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Al realizar la búsqueda por los diferentes parámetros de consulta, se despliega la siguiente pantalla:

La anterior pantalla presenta el resultado de la consulta de documentos, la cual esta compuesta por las siguientes secciones:

Sección Contenido

Presenta un árbol jerárquico de carpetas y páginas de navegación sobre el resultado de la consulta organizado por número de acto administrativo y páginas respectivamente. Por defecto, el árbol se presenta expandido hasta el nivel de páginas, para visualizar las páginas que pertenecen al acto administrativo (expandir el árbol), simplemente se debe dar clic sobre el acto administrativo. Si se desean ocultar las páginas del acto administrativo (contraer el árbol) de igual forma tan solo se requiere dar clic sobre el acto administrativo. Véase la siguiente figura.

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Al consultar un documento, por defecto en la sección de visualización de documentos se despliega la primera página del documento, es posible visualizar una página en particular del documento empleando el árbol de navegación, en tal caso tan solo se debe dar clic sobre la página deseada. Véase la siguiente figura.

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Sección Visualización de documentos:

Esta sección esta compuesta por el área de visualización de páginas del documento consultado, la barra de navegación de páginas del documento y los botones adicionales. Véase la siguiente figura.

Al consultar un documento, por defecto en la sección de visualización de documentos se despliega la primera página del documento, es posible visualizar una página en particular del documento empleando la barra de navegación de paginas, en tal caso tan solo se debe dar clic sobre uno de los botones respectivos. La siguiente figura muestra las opciones de la barra de navegación.

Los botones adicionales permiten visualizar el manual del usuario, retornar y salir de la aplicación, la siguiente figura muestra estas opciones.

4.6.5 Consulta de su solicitud (Trámites de la Entidad)

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Consulte su Solicitud y se obtendrá una pantalla como la siguiente:

Visualizar la primera página

Visualizar la página anterior

Visualizar la página siguiente

Visualizar la última página

Visualizar el manual del usuario

Regresar Cerrar la aplicación

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La consulta de trámites de la entidad permite individuar aquellos registros coincidentes con un criterio de búsqueda. Los criterios de búsqueda suministrados son los siguientes:


• Expediente. Se debe indicar el año y número de la radicación de solicitud, así como el control

de ser necesario. • Trámite. Consiste en la información del trámite o tema específico (marca, lemas, nombres,

etc.) • Evento. Corresponde a cada uno de los estados o etapas del trámite de la solicitud. • Actuación. Corresponde a la actuación o pasos específicos de la radicación o solicitud. • Dependencia Origen. Dependencia que origina un trámite • Dependencia Destino. Dependencia destinataria de un trámite • Solicitante. Persona que realiza la radicación de un trámite • Tipo Documento. Tipo de documento que se radica. • Tipo Radicación. Determina si la radicación es de entrada, salida o traslado. • Fecha de Radicación. Fecha en que se realiza una radicación. Se puede determinar un rango

de fechas

Una vez ingresados los parámetros requeridos se debe dar clic en el botón consultar para iniciar la búsqueda de registros coincidentes.



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En esta pantalla se informa inicialmente cuantos registros fueron encontrados, el número de la página actual de registros y el número total de páginas. Adicionalmente se proporciona la opción de seleccionar el número de registros que se desee desplegar. También se presenta un conjunto de botones de navegación que permiten desplazarse hasta un número de página específica. Estos botones son en su orden primera página, anterior página, siguiente página y página final. En el lado derecho de esta barra se encuentra el botón de Imprimir, mediante el cual se puede obtener una copia impresa del resultado de la consulta. Los registros desplegados contienen información básica de la radicación (expediente, trámite, evento, actuación, fecha de radicación, etc.), la cual se puede ampliar dando clic en la línea del registro deseado.

4.6.5.3 Registro de radicación

Como ya se explicó en la sección anterior, al dar clic en el vínculo del registro deseado se obtiene una ampliación del resultado de la consulta y se presenta una pantalla como la siguiente:

En esta pantalla se encuentra el detalle de los pormenores de una actuación en particular.

4.6.6 Consulta de Afectaciones al Registro

Esta pantalla de consulta es similar a la pantalla de consulta de Signos Distintivos. Los criterios de consulta son iguales y la única diferencia consiste en el registro final de la consulta que contiene el detalle de cada una de las afectaciones relacionadas con el expediente seleccionado.

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4.6.7 Consulta Fijación en Lista

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Fijación en Lista y se obtendrá una pantalla como la siguiente, compuesta por diferentes números de listas para seleccionar la que se desea consultar:

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En cada casilla, correspondiente a un día del mes, se encuentra el vínculo al listado correspondiente de la fecha. El usuario deberá dar clic para obtener el listado correspondiente, el cual será desplegado como se aprecia en la siguiente imagen: Una vez se haya realizado esta acción, se desplegará una nueva ventana del explorador con el contenido de la gaceta seleccionada. La siguiente es una muestra de la visualización de la gaceta mediante alternatiff. Nótese que este software se instala como un plugin del explorador de Internet.

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4.6.8 Consulta Listado de Correcciones

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Listado de Correcciones y se obtendrá una pantalla como la siguiente, compuesta por diferentes días en que salieron los listados informativos de correcciones para seleccionar el día a consultar:

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4.6.9 Consulta de Listados Informativos

Esta consulta le permite al usuario ubicar los listados informativos publicados en un período determinado. En esta pantalla se pueden ubicar listados informativos, de signos distintivos y de nuevas creaciones. Esta pantalla presenta inicialmente un cuadro en el que se muestra el mes y el año actual. El usuario deberá operar los controles de mes y año que se encuentran en la parte superior del cuadro del mes para obtener los listados deseados. En el siguiente ejemplo se muestran los listados del mes de diciembre de 2005:

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En cada casilla, correspondiente a un día del mes, se encuentra el vínculo al listado correspondiente de la fecha. El usuario deberá dar clic para obtener el listado correspondiente, el cual será desplegado como se aprecia en la siguiente imagen:

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4.6.10 Consulta Notificación por Listado

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre Notificación por listado y se obtendrá una pantalla como la siguiente:

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4.6.11 Consulta Notificación por listado búsqueda base de datos

Para acceder a este módulo el cual se encuentra en el menú principal se debe seleccionar la opción deseada, dar clic sobre la opción “Notificación por listado búsqueda base de datos” y se obtendrá una pantalla como la siguiente, compuesta por una serie de campos a diligenciar, los cuales se explican a continuación:


• Número de listado. Se debe digitar el número del listado y seleccionar el año que salió

publicado. • Fecha de Fijación (Desde). El usuario seleccionara el día, mes y ano de la fecha de fijación

del acto administrativo que desea consultar. • Fecha Desfijación. El usuario seleccionara el día, mes y ano de la fecha de desfijación del

acto administrativo que desea consultar. • Acto Administrativo. Se selecciona el tipo, se digita el numero y se selecciona el año del acto

administrativo a consultar. • Número de Cedula. Se debe digitar el número de cedula del notificado y el año de los actos

administrativos que desea consultar. Una vez ingresados los parámetros requeridos se debe dar clic en el botón “Consultar” para iniciar la búsqueda de registros coincidentes.



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Adicionalmente se tiene el botón “Cancelar”, al dar clic sobre éste limpia los valores de los campos y deja disponible la aplicación para una nueva consulta.

4.7 OPCIONES GENERALES DEL MÓDULO

En la sección derecha de la barra de menús se encuentran dispuestos un conjunto de iconos que corresponden a opciones generales del módulo y que pueden ser accedidas en cualquier momento de la operación del mismo. En la siguiente imagen se ilustran estos íconos.

En su orden se explicará cada uno de estos vínculos

4.7.1 Página Principal

Este vínculo llevará directamente a la página principal del módulo donde se despliegan todas las opciones del módulo

4.7.2 Envío de Comentarios y Sugerencias

Esta opción permite que el usuario pueda enviar mensajes de correo electrónico con sus comentarios, sugerencias y felicitaciones directamente a la Superintendencia de Industria y Comercio. Una vez seleccionada dicha opción se desplegará una ventana como la siguiente:

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Si el usuario lo desea puede modificar la información del Asunto e ingresar los comentarios en el campo de mensaje que aparece en la parte inferior de la pantalla Finalmente deberá dar clic en el botón Aceptar para finalizar el envío del correo.

4.7.3 Ayuda acerca del módulo

En cualquier momento podrá acceder al archivo de ayuda del módulo, dando clic en el icono de ayuda que se encuentra en la sección derecha de la barra de menús.

4.7.4 Cerrar el módulo

El último icono está destinado para cerrar el módulo de radicación de servicios en línea en cualquier instante. Al dar clic en este vínculo se solicitará una confirmación de la acción. En casi afirmativo se cerrará la ventana y con ello la sesión actual.

5 SOLUCIÓN DE CONTINGENCIAS

Considerando la posibilidad que puedan presentarse fallos en el servicio debido a diferentes razones, incluimos en este apartado las acciones a seguir en algunos de los casos probables.

5.1 Fallo en la conexión.

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Puede presentarse una caída en la conexión a Internet debida a una falla en el proveedor de servicios de su compañía, en cuyo caso debería contactar directamente a dicho proveedor para solucionar el problema Puede ocurrir que se presente un fallo en la conexión al servidor de Internet de la Superintendencia de Industria y Comercio, en cuyo caso deberían comunicarse con nuestra entidad donde les solucionaremos el inconveniente de la manera más pronta posible.

5.2 Fallo en el despliegue de actos administrativos

El formato de los archivos de actos administrativos es un formato ampliamente difundido en Internet: PDF y para su visualización se necesita un plug-in (programa) del explorador de Internet denominado Acrobat Reader cuya distribución es gratuita. Este programa suele presentar fallos y en ciertas ocasiones puede no desplegar de manera correcta los actos administrativos. Si se llega a presentar este caso debería cerrar todas las ventanas del explorador de Internet que tenga abiertas y reiniciar la aplicación. Si el fallo persiste debería solicitar apoyo a su grupo de soporte técnico o en última instancia a la oficina de Sistemas de nuestra entidad a los teléfonos 3820840 extensiones 266, y 333, donde trataremos de solucionarles el inconveniente de la manera más conveniente posible.

5.3 Fallo en el envío y recepción de confirmaciones vía correo electrónico

Cada vez que el usuario se notifica de un acto administrativo o renuncia a términos se le envía una confirmación de dicha acción, junto con los documentos anexos, al buzón de correo electrónico suministrado. Puede suceder que alguno de estos correos no llegue a su destino por diferentes motivos: congestión en la red, fallo en el servidor de correo tanto del usuario como de la Superintendencia de Industria y Comercio. En estos casos deberían comunicarse con nuestra entidad donde les solucionaremos el inconveniente de la manera más pronta y efectiva posible.

5.4 Otros posibles fallos.

Cualquier inconveniente adicional que pueda presentarse bien sea por fallos en nuestro servicio o por dificultades técnicas presentadas en los equipos locales de los usuarios estaremos prontos para atenderlos.

5.4.1.1.1 Recomendaciones adicionales para el envío de documentos adjuntos

• Procurar que los documentos anexos no sean demasiado pesados. El tamaño de los

archivos no debería exceder los 100 kbytes. • Procurar al momento de escanear hacerlo en formato de blanco y negro. Los archivos

escaneados a color suelen ser demasiado grandes o pesados. • Procurar utilizar formatos de archivo conocidos tales como pdf, jpg, gif o tif. • En el caso de archivos con formato tif, evitar el uso de archivos multipágina, pues estos

suelen ser también muy grandes o pesados. • Procurar tener instalado un software adecuado para visualizar archivos en formato tif, pues

el aplicativo dispuesto hace la conversión de los documentos adjuntos a este formato. Se recomienda la instalación del software Alternatiff, el cual está disponible de manera gratuita en la página http://www.alternatiff.com y se instala como un plug-in (programa) de los navegadores de Internet más conocidos.

superintendencia de industria y comercio delegatura de...

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