Subsidios para cuidado de niños Guía para los centros de cuidado de niños autorizados y certificados

Revisado el 1 de septiembre de 2016

Índice

Índice Introducción ........................................................................................................................ 2

Funciones y responsabilidades .......................................................................................... 3

Determinación de la elegibilidad ......................................................................................... 4

Tarifas estatales del subsidio para cuidado de niños ......................................................... 7

Tarifas por el cuidado de niños ........................................................................................... 9

Facturación de los días que no proporciona cuidado ....................................................... 10

Reglas de facturación del cuidado de niños subsidiado ................................................... 11

Uso de Invoice Express .................................................................................................... 13

Opciones de pago ............................................................................................................ 13

Información sobre impuestos ............................................................................................ 14

Recursos .......................................................................................................................... 14

Subsidios para cuidado de niños: Guía para los centros de cuidado de niños autorizados y certificados| 1

Introducción

En esta guía, se brinda información sobre la elegibilidad, la facturación y el pago de los subsidios del estado de Washington. Consulte esta guía cuando facture servicios de cuidado de niños del estado.

Los programas de subsidios de cuidado de niños del estado de Washington pagan por el cuidado de niños de hogares de familias autorizadas y certificadas. Los centros de Idaho y Oregón que cumplen con las normas de autorización del estado pueden reunir los requisitos para recibir los pagos de los subsidios para cuidado de niños cuando cuiden a niños elegibles que vivan en Washington.

Child Care Subsidy Programs (CCSP, Programas de Subsidios para Cuidado de Niños)

El Department of Early Learning (DEL, Departamento de Aprendizaje Temprano) establece las políticas y normas de todos los programas de subsidios para cuidado de niños. El Department of Social and Health Services (DSHS, Departamento de Servicios Sociales y de Salud) determina la elegibilidad de la familia, autoriza el cuidado de niños y paga a los proveedores de todos los programas de subsidios para cuidado de niños.

Working Connections Child Care Program (WCCC, Programa de Cuidado de Niños Working Connections)

El WCCC ayuda a las familias elegibles a pagar el cuidado de niños para que puedan participar en actividades como trabajo, capacitación, programas educativos y actividades de Temporary Assistance for Needy Families (TANF, Asistencia Temporal para Familias Necesitadas). Los proveedores Family, Friends and Neighbors (FFN, Familiares, amigos y vecinos) pueden ser elegibles para proporcionar cuidado de niños pagado por el WCCC.

Seasonal Child Care (SCC, Cuidado de Niños por Temporada)

El SCC brinda servicios a las familias elegibles que están contratadas por temporada en ocupaciones agrícolas. Los trabajadores de temporada también pueden ser elegibles para recibir los servicios del WCCC. Pueden solicitar el programa que mejor se adapte a las necesidades de cuidado de sus hijos. Si un niño es elegible y está autorizado para participar en más de un programa de subsidios para cuidado de niños del estado de Washington, usted solo podrá facturar un programa. Solo los proveedores autorizados o certificados son elegibles para proporcionar cuidado de niños pagado por el programa SCC.

El SCC brinda servicios a las familias elegibles que viven en los siguientes condados:

• Adams

• Benton

• Chelan

• Douglas

• Franklin

• Grant

• Kittitas

• Okanogan

• Skagit

• Walla Walla

• Whatcom

• Yakima

Glosario

CA: Children’s Administration (Administración Infantil)

Cuidado de niños certificado: Programas de cuidado de niños de tribus, escuelas públicas y establecimientos militares certificados por el DEL

DEL: Department of Early Learning (Departamento de Aprendizaje Temprano)

DSHS: Department of Social and Health Services (Departamento de Servicios Sociales y de Salud)

Cuidado de niños autorizado: Centros de cuidado de niños, programas para niños en edad escolar y hogares familiares autorizados por el DEL

NSHB: Nonstandard Hours Bonus (Bonificación por horas no estándares)

SCC: Seasonal Child Care (Cuidado de Niños por Temporada)

SSPS: Social Services Payment System (Sistema de Pagos de Servicios Sociales) WAC: Washington Administrative Code (Código Administrativo de Washington) WCCC: Working Connections Child Care (Programa de Cuidado de Niños Working Connections) WCIP: Teléfono de información de Working Connections

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Programas de cuidado de niños de Children’s Administration (CA, Administración Infantil)

Los trabajadores sociales de la CA aprueban los servicios de cuidado de niños para las familias elegibles. Los trabajadores sociales deben verificar que el cuidado de niños sea proporcionado por un proveedor calificado. Los pagos a los proveedores son autorizados por el trabajador social asignado al niño y son efectuados por el DSHS. Los proveedores Licensed Family Homes (LFH, Hogares Familiares Autorizados) y FFN pueden ser elegibles para proporcionar cuidado de niños pagado por la CA.

Funciones y responsabilidades

Sus responsabilidades como centro de cuidado de niños

• Cumpla con los requisitos de autorización para centros de cuidado de niños de Washington.

• Cumpla con las normas y requisitos de los subsidios para cuidado de niños.

• Conserve registros de asistencia completos y precisos durante cinco años de conformidad con las regulaciones de autorización.

• Cuando el DSHS o el DEL lo soliciten, el centro debe presentar los registros de asistencia dentro de los 14 días calendario posteriores a la solicitud. Si el centro no proporciona los registros dentro de los 14 días calendario, es posible que se emita un sobrepago al centro por el monto total que se facturó.

Responsabilidades de los padres

Los padres son responsables de completar el proceso de solicitud y presentar la verificación necesaria para determinar la elegibilidad. Las familias pueden solicitar subsidios de diversas formas:

• DSHS Contact Center (Centro de Contacto del DSHS): 1-877-501-2233

• En línea en Washington Connection

• Solicitud por fax al DSHS Contact Center: 1-888-338-7410

Las solicitudes están disponibles en la Community Services Office (CSO, Oficina de Servicios Comunitarios) local o puede llamar para recibir la solicitud por correo en su hogar. Entregar o enviar por correo una solicitud completa e impresa a la CSO.

Responsabilidades de los padres:

• Cumplir con los requisitos de elegibilidad del programa.

• . Utilizar el sistema del centro para registrar el ingreso y la salida del niño de los servicios de cuidado, a fin de llevar un control de la asistencia. La firma de los padres, la hora y la fecha deben incluirse como parte del registro de asistencia.

• Pagar directamente al centro el copago mensual y los servicios adicionales que la familia solicite. Los padres pueden disponer que un tercero pague una parte o la totalidad del copago.

• Proporcionar la dirección o el número de teléfono de la familia.

• Coordinar el pago con el centro para los servicios de cuidado por motivos personales que no estén

autorizados por el DSHS.

• Informar al DSHS en un plazo de 5 días calendario sobre los cambios de proveedores de cuidado de niños.

• Informar al DSHS en un plazo de 10 días calendario si se producen cambios en lo siguiente:

• Los ingresos de la familia, si el cambio ocasionaría que la familia exceda el límite de elegibilidad de ingresos máximos del 85 % del Ingreso Medio del Estado.

• Los recursos de la familia son superiores a $1 millón.

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Los padres no están obligados a informar los cambios que se mencionan a continuación, pero al hacerlo, permitirán que el DSHS se mantenga al tanto de cambios que podrían beneficiar a la familia y, posiblemente, reducir el copago:

• La necesidad de contar con más horas de cuidado de niños que las autorizadas en ese momento. • La disminución de los ingresos del grupo familiar. • Una persona se muda a su casa o se va de la casa. • Cambios en la obligación legal de la familia de pagar manutención infantil.

Responsabilidades del DSHS

• Determinar la elegibilidad de una familia para recibir subsidios para el cuidado de niños.

• En las solicitudes y presentaciones de nuevas solicitudes, autorizar el cuidado de niños para las actividades aprobadas que se realicen fuera de la casa del consumidor.

• Pagar a los centros elegibles por los servicios de cuidado de niños autorizados y facturados que se hayan proporcionado a una familia elegible.

• Notificar con 10 días calendario de anticipación como mínimo a las familias y los centros cuando los beneficios del subsidio finalicen o se reduzcan antes de la fecha original de finalización que figura en el aviso del SSPS. El DSHS no proporciona un aviso con 10 días de anticipación a las familias cuando estas ya no desean recibir los subsidios para cuidado de niños o no han informado al DSHS su nueva dirección.

• Evaluar los sobrepagos y los pagos insuficientes.

• Responder preguntas relacionadas con la elegibilidad, las autorizaciones y los pagos. Responsabilidades del DEL

• Determinar y redactar la política y las normas de elegibilidad del WCCC y el SCC.

• Informar al gobierno federal sobre los programas de subsidios para cuidado de niños de Washington.

• Auditar los pagos a proveedores que puedan dar lugar a sobrepagos o pagos insuficientes.

Determinación de la elegibilidad

Paso 1: La familia solicita el subsidio La familia solicita la inscripción en el WCCC comunicándose con el DSHS de una de las siguientes tres formas:

• Llamando al Contact Center al 1-877-501-2233.

• En línea en Washington Connection.

• En la CSO local.

Paso 2: Se determina la elegibilidad de la familia La familia completa la solicitud y presenta la verificación exigida. El DSHS reúne información acerca de la casa y las actividades y los ingresos de los padres para determinar la elegibilidad. Si la familia es elegible para el WCCC o el SCC, los padres reciben una carta de adjudicación. En la carta, se indican las fechas en que la familia es elegible para el cuidado de niños y el monto del copago mensual.

Los programas de subsidios para cuidado de niños no pagarán el cuidado de niños que se proporcione antes de la fecha de inicio indicada en la carta de adjudicación. La carta de adjudicación para el proveedor no es el aviso del SSPS, la factura ni el aviso de pago. Usted puede acordar el pago en forma particular con la familia durante el plazo en que se determine la elegibilidad. Si se determina que la familia no es elegible y no está autorizada para recibir un subsidio para cuidado de niños, usted puede proporcionar el servicio de cuidado de niños y recibir el pago en forma particular.

Paso 3: El DSHS verifica el estado de la autorización El DSHS verifica el estado de la autorización del centro y las tarifas del cuidado de niños a través de la parte dos de la solicitud del programa de subsidios para cuidado de niños. La parte dos puede completarse por teléfono una vez que la familia haya elegido un centro autorizado.

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Paso 4: Se autoriza el cuidado de niños en el SSPS del DSHS Comuníquese con la Provider Line (Línea para Proveedores) (1-800-394-4571 o providerhelp@dshs.wa.gov) y proporcione su dirección de correo electrónico para recibir una notificación por ese medio con información sobre las fechas de inicio, cambio o finalización de las autorizaciones para cuidado de niños del WCCC y el SCC.

Paso 5: Aviso del SSPS El centro recibirá un aviso del SSPS por correo con la confirmación de la elegibilidad y autorización de la familia.

Paso 6: Autorización para proporcionar el cuidado de niños Ahora el centro está autorizado a recibir pagos del DSHS por proporcionar servicios de cuidado de niños subsidiado.

Paso 7: Llega la factura Recibirá una factura, generalmente antes del último día de cada mes. Es posible que la primera factura de una autorización nueva no llegue hasta mediados del mes siguiente.

Paso 8: Complete la factura utilizando los registros de asistencia Revise el registro de asistencia diaria para determinar la cantidad de unidades a facturar según la asistencia del niño, los días de ausencia, los feriados, los días de capacitación profesional, los días de cierre del proveedor y la autorización. Debe indicar en el registro de asistencia los días que el niño no haya asistido. El registro de asistencia debe contener la firma del padre, la madre o el tutor y las horas de ingreso y salida correspondientes a cada día de asistencia del niño. Complete la factura, fírmela y escriba la fecha. Para presentar la factura, puede llamar a Invoice Express al 1-888-461-8855 o enviarla por correo al DSHS a la siguiente dirección:

State of Washington Dept. of Social and Health Services ISSD Data Control PO BOX 45889 Olympia, WA 98504-5889

Paso 9: Se emite el pago Una vez que el DSHS recibe la factura completa, el SSPS la procesa inmediatamente después del final del mes del servicio y le envía el pago. La distribución del pago por correo puede llevar hasta tres días hábiles después del procesamiento.

Paso 10: Presentar una nueva solicitud Antes de que finalice un período de elegibilidad, el DSHS envía a las familias un paquete para presentar una nueva solicitud. Durante el proceso de presentación de una nueva solicitud, el DSHS determina si la familia continúa siendo elegible para recibir los subsidios de cuidado de niños.

Las familias pueden presentar la nueva solicitud de las siguientes formas:

• Llamando al Contact Center del DSHS al 1-877-501-2233.

• Enviando el paquete con la información actualizada.

• En línea en Washington Connection.

El centro y la familia recibirán un recordatorio de la presentación de la nueva solicitud aproximadamente cinco semanas antes de la finalización del período de elegibilidad. Le recomendamos al centro que les recuerde a las familias cuando los períodos de elegibilidad se aproximen a la fecha de finalización, de modo que puedan presentar una nueva solicitud a tiempo.

Si una familia completa el proceso de presentación de una nueva solicitud después de la fecha de finalización del período de elegibilidad, se determina que es elegible y no hay una lista de espera para el programa, es posible que el cuidado de niños se autorice cuando la familia complete el proceso de presentación de la nueva solicitud.

Si el centro continúa proporcionando los servicios de cuidado de niños después de la fecha de finalización del período de elegibilidad sin recibir una nueva autorización, el DSHS no pagará el servicio. La familia será responsable de pagar en forma particular los servicios de cuidado de niños. El cuidado de niños no es retroactivo cuando las familias presentan la nueva solicitud después de la fecha de finalización del período de elegibilidad.

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Teléfono de información de Working Connections (WCIP): 1-866-218-3244

Avisos del SSPS

Una vez que se autorice el cuidado de niños y se procese la información, el centro recibirá un aviso del SSPS aproximadamente una semana después de que se autorice el servicio. Si el centro no recibe un aviso dentro de las dos semanas posteriores a la fecha en que la familia recibe la carta de adjudicación, llame a la Provider Line al 1-800-394-4571.

Controle el aviso del SSPS para asegurarse de que la siguiente información sea correcta:

• El nombre del centro

• El número de proveedor del centro

• Los servicios autorizados

• Los nombres de los niños

• La cantidad de unidades autorizadas

• La tarifa autorizada de cuidado de niños

• La fecha de inicio y de finalización de la autorización

• El copago mensual de la familia

• Cualquier cambio o terminación de los servicios

Si el aviso del SSPS es incorrecto, llame a la Provider Line al 1-800-394-4571. El centro recibirá un aviso del SSPS cuando haya un cambio en la autorización o cuando los subsidios para el cuidado de niños finalicen. Consulta del estado de la solicitud

El teléfono de información de Working Connections (WCIP) se encuentra disponible las 24 horas del día, todos los días de la semana, en inglés y español. Por motivos de confidencialidad, es posible que cierta información de la familia no esté disponible para el centro.

Mediante el WCIP, el centro puede consultar lo siguiente:

• Si una solicitud está aprobada, rechazada, pendiente, cerrada o

en lista de espera.

• Las fechas de vigencia del servicio.

• Los servicios autorizados de cuidado de niños.

• El monto de copago mensual de la familia.

• Mensajes especiales relativos a los programas de subsidio. Para utilizar el WCIP, el centro necesitará lo siguiente:

• El número de proveedor del centro de cuidado de niños del SSPS.

• El número de identificación de empleado del centro (EIN).

• El número de solicitud de cuidado de niños de la familia que se indica en el aviso del SSPS.

Para las familias

Para utilizar el Answer Phone (Servicio de Respuesta), una familia necesitará su número de identificación de cliente y el número de seguro social. Mediante el Answer Phone, las familias pueden consultar lo siguiente:

• Si su solicitud está aprobada, rechazada o pendiente.

• Las fechas de vigencia del servicio.

• Los servicios autorizados de cuidado de niños.

• El monto de copago mensual de la familia.

Answer Phone (Servicio de Respuesta): 1-877-980-9220

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Tarifas estatales del subsidio para cuidado de niños

El centro recibirá el pago autorizado del DSHS y el copago mensual de la familia. El centro es responsable de cobrar el copago de la familia. El DSHS no pagará el copago de la familia.

Las tarifas estatales máximas del subsidio para el cuidado de niños son determinadas por la región del estado donde se provee el cuidado, la edad del niño, la cantidad de cuidado que se necesita y el tipo de cuidado. El DSHS le pagará al centro la tarifa estatal máxima o su tarifa de pago particular, la que sea menor. Es posible que el centro no les cobre a los padres la diferencia entre la tarifa estatal máxima del subsidio para el cuidado de niños y su tarifa de pago particular.

Vea las tarifas del subsidio para cuidado de niños.

Early Achievers

Early Achievers (Triunfadores Tempranos) es un sistema de calificación de calidad y mejora del cuidado de niños de Washington. Los proveedores reciben una calificación de nivel de 1 a 5. Los proveedores de cuidado de niños autorizados que participan en Early Achievers pueden recibir un porcentaje adicional del monto del subsidio mensual. Este incentivo es un porcentaje del monto correspondiente a medio día y al día completo del cuidado subsidiado facturado por el proveedor. No incluye tarifas de excursiones, bonificaciones por horas no estándares, necesidades especiales, inscripción ni otros aumentos o bonificaciones. Los incentivos de Early Achievers se pagarán aparte de los pagos facturados regulares.

A partir del 1 de julio de 2016, se exigirá a los centros existentes que proveen cuidado para niños con subsidio fuera de la edad escolar que cumplan con los siguientes requisitos para continuar recibiendo el pago del subsidio: • Inscribirse en Early Achievers para el 1 de agosto de 2016. • Realizar actividades de nivel 2 para el 1 de agosto de 2017. • Alcanzar el nivel 3 de Early Achievers para el 31 de diciembre de 2019 o realizar actividades

compensatorias para el 30 de junio de 2020. A partir del 1 de julio de 2016, se exigirá a los centros que comiencen a proveer cuidado para niños con subsidio

fuera de la edad escolar que cumplan con los siguientes requisitos para continuar recibiendo el pago del subsidio: • Inscribirse en Early Achievers dentro de los 30 días posteriores a haber recibido el primer pago del

subsidio. • Realizar actividades de nivel 2 dentro de los 12 meses posteriores a la inscripción. • Alcanzar el nivel 3 de Early Achievers dentro de los 30 meses posteriores a la inscripción o completar las

actividades compensatorias dentro de los siguientes seis meses.

Más información sobre Early Achievers. Servicios adicionales autorizados de cuidado de niños

Algunos niños necesitan cuidado durante más de 10 horas por día. Para solicitar cuidado adicional de niños, los padres se comunican con el DSHS y proporcionan la documentación que muestra la necesidad de horas adicionales. Es posible que el centro reciba un pago superior por este tipo de cuidado si el centro tiene una política por escrito de cobrar a las familias que pagan en forma particular una tarifa superior para el cuidado de niños durante más de 10 horas por día. El estado pagará el cuidado adicional conforme a la tarifa del centro o a la tarifa estatal máxima de subsidio para el cuidado de niños, la que sea menor.

El cuidado adicional puede autorizarse en las siguientes situaciones:

• Se necesita cuidado durante más de 10 horas y menos de 15 horas por día. Se puede autorizar

medio día de horas extras de cuidado.

• Se necesita cuidado durante 15 horas o más por día. Se pueden autorizar horas extras de cuidado adicional.

No se puede autorizar el cuidado de niños durante más de 16 horas por día.

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Nonstandard Hours Bonus (NSHB, Bonificación por horas no estándares)

En ocasiones, el cuidado de niños es necesario durante horas no estándares. Las horas no estándares se definen de la siguiente manera:

• Horas en días de semana antes de las 6 a. m. o después de las 6 p. m.

• Sábados y domingos

• Feriados elegibles

Los programas de subsidios para el cuidado de niños pueden autorizar una NSHB de $75 si el niño necesita 30 horas o más de cuidado en horas no estándares por mes, por niño. La NSHB se paga por orden de llegada y los fondos son limitados. Cuando los pagos de la NSHB se suspenden temporalmente debido a la falta de fondos, los proveedores no pueden reclamar el pago de las facturas presentadas después de haberse determinado una fecha de corte. Las facturas que no se reciban antes de la fecha de corte no pueden reclamarse en un nuevo año fiscal. En caso de estar autorizado para proveer cuidado NSHB, se le recomienda que reclame la NSHB en la factura cada mes que provea el cuidado. Facturación de la NSHB

El centro puede facturar la NSHB por un niño si le proveen 30 o más horas de cuidado de niños en horas no estándares ese mes. Introduzca “1” en la casilla de “Unidades totales” de la factura. Si el centro brindó menos de 30 horas de cuidado en horas no estándares ese mes, no facture la NSHB. Introduzca “0” en la casilla de “Unidades totales” de la factura.

Cuidado de niños con necesidades especiales

Es posible que los programas de subsidio para el cuidado de niños le paguen al centro una tarifa adicional por cuidar a menores de hasta de 19 años de edad que tengan una afección física, mental, emocional o conductual verificada y necesiten un nivel mayor de cuidado especializado. La tarifa de necesidades especiales también se puede pagar para menores de 13 a 19 años de edad que se encuentren bajo supervisión de un tribunal. La tarifa de necesidades especiales es para el cuidado que se proporcione en forma adicional al cuidado de rutina diario necesario. El DSHS no paga por la capacitación ni los equipos necesarios para cuidar a niños con necesidades especiales. El DSHS no paga por los impuestos ni beneficios del personal necesario para proporcionar cuidado de niños con necesidades especiales.

Se autoriza el cuidado de niños con necesidades especiales en el nivel 1 o nivel 2. Cualquiera de las dos tarifas es adicional a la tarifa del subsidio estatal estándar de cuidado de niños. Los padres o el proveedor pueden llamar a la CSO local para solicitar la tarifa de necesidades especiales, aunque es responsabilidad de los padres presentar la solicitud. Una vez que se autoriza el cuidado de necesidades especiales, el proveedor recibirá la tarifa de necesidades especiales, siempre y cuando los padres continúen estando de acuerdo con que el niño necesita cuidado adicional al cuidado diario de rutina.

• Tarifa de necesidades especiales de nivel 1: Una autorización de nivel 1 significa que usted recibirá la tarifa

estatal estándar de necesidades especiales.

• Tarifa de necesidades especiales de nivel 2: Los padres colaboran con usted, el DSHS y el DEL para determinar si el niño reúne los requisitos de la tarifa de necesidades especiales de nivel 2.

Antes de que se autorice la tarifa de necesidades especiales, el DSHS debe recibir la siguiente documentación:

• El formulario de Solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado por separado y

firmado por los padres.

• El formulario de Solicitud de tarifa de cuidado de niños con necesidades especiales completado por separado y firmado por el centro.

• La verificación por escrito emitida por un enfermero diplomado o por un profesional médico, de atención de la

salud mental, de servicios sociales o de educación que tenga al menos un título de maestría.

En la verificación, se debe describir el nivel adicional de cuidado especializado necesario en el entorno de cuidado de niños que exceda lo que el centro proporcionaría para los niños sin necesidades especiales. La declaración no puede ser de una persona que trabaje para el establecimiento de cuidado de niños.

Facture la misma cantidad de unidades para la autorización de necesidades especiales, como lo haría en el caso de medio día o día completo.

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Vea la solicitud de tarifa para el cuidado de niños con necesidades especiales.

Tarifas por el cuidado de niños

Copago mensual

Las familias deben efectuar un copago para pagar parte del costo del cuidado de niños. En el aviso del SSPS y la factura, se indica el monto del copago mensual de la familia. El DSHS no pagará el copago de la familia. El centro es responsable de cobrar el copago de la familia. Si una familia tiene más de un proveedor de cuidado de niños, el copago generalmente se asigna a uno solo de los proveedores, pero también se puede dividir entre varios.

Las familias pueden convenir con el centro el pago de modo que un tercero pague una parte o la totalidad del copago mensual. El centro puede cobrar el copago el mismo día del mes que cobra los pagos del cuidado de niños por parte de los padres que no reciben subsidios para el cuidado de niños.

Si el centro tiene una política por escrito de cobrar un cargo por los pagos atrasados, puede cobrarle a la familia un cargo por demora si recibe el copago fuera de término. Si la familia no paga el copago, comuníquese con la Provider Line. Las familias podrían perder los beneficios de cuidado de niños si no pagan el copago o no hacen arreglos aceptables para pagarlo. Puede utilizar cualquier medio de cobranza disponible permitido por la ley para recuperar los copagos no pagados. Si opta por no cobrar el copago, indíquelo en sus registros y entregue una copia a los padres. Las responsabilidades del consumidor relativas al pago de copagos se pueden consultar en WAC 170-290-0030. Cuota de inscripción

Si el centro tiene una política por escrito sobre el cobro de cuotas de inscripción para las familias que efectúan el pago de forma particular, el centro puede facturar al estado $50 por niño o su cuota de inscripción establecida por año calendario, el monto que sea menor. Si el centro cobra una cuota de inscripción anual, llame a la Provider Line para solicitar una nueva autorización de la cuota de inscripción todos los años. El centro no puede facturar una cuota de inscripción adicional cuando un niño permanece bajo su cuidado pero cambia de programas de subsidios.

La cuota de inscripción puede facturarse en los siguientes casos:

• Cuando un niño que recibe subsidios se inscribe por primera vez en el cuidado del centro, aunque el niño no

asista al centro.

• Cuando un niño que recibe subsidios deja el cuidado del centro y regresa más de 60 días después, aunque sea dentro del mismo año calendario.

• Todos los años, si el centro tiene una política por escrito sobre el cobro de una cuota de inscripción anual a

todas las familias.

Llame a la Provider Line al 1-800-394-4571 para recibir más información.

Cargos por servicios adicionales

El centro puede cobrar a las familias que reciben subsidios para el cuidado de niños los siguientes servicios, solo si cuenta con una política por escrito de cobrar a las familias que efectúan los pagos en forma particular:

• Cuidado de niños adicional por motivos personales, como citas

personales. • Gastos de excursiones. • Programas de alimentación opcionales que el centro ofrezca a los

niños que no reciben almuerzo.

• Transporte hacia y desde la escuela o actividades.

• Retiro tardío del niño después del horario de atención.

• Cargo por demora en el copago del cuidado para niños.

• Cargos por fondos insuficientes (NSF) cobrados por el banco cuando los fondos del banco no estén disponibles.

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El centro no debe cobrarles los siguientes servicios a las familias que reciben subsidios para el cuidado de niños:

• Una cuota de inscripción cuando sea mayor a la cuota de inscripción máxima del programa de subsidios.

• Gastos administrativos para procesar los pagos de la familia.

• Cargos por materiales, suministros o equipo necesarios para cumplir con los requisitos de autorización.

• Costos por disputas de facturación entre el centro y el estado.

• Días en los que el centro está cerrado. Políticas por escrito Como proveedor, para todos los servicios en los que pueda cobrar una tarifa, debe indicar en su política escrita la descripción de los montos que va a cobrar. Los cargos a las familias que efectúan el pago en forma particular deben ser consecuentes con los cargos a las familias subsidiadas. Cuando el DSHS o el DEL lo soliciten, usted debe presentar una copia de su política escrita dentro de los 14 días calendario posteriores a la solicitud. Si no proporciona los registros dentro de los 14 días calendario, es posible que se le emita un sobrepago por el monto total que facturó al estado ese mes.

Facturación de los días que no proporciona cuidado

Días de ausencia Si un niño que recibe subsidios estatales para el cuidado de niños asiste al centro de cuidado de niños al menos un día del mes calendario, cuando está autorizado, el centro puede ser elegible para reclamar los días de ausencia de ese mes. Para reclamar un día de ausencia de un niño en el cuidado del centro que recibe subsidios, se debe haber programado la asistencia del niño y realizado la autorización para el pago. La cantidad total de días facturados no puede exceder la cantidad de días autorizados. Los días se definen como días calendario a menos que se especifique lo contrario.

Si el centro decide dejar de proveer cuidados a un niño, no puede facturar días de ausencia después de la fecha de finalización del cuidado. Algunas autorizaciones comienzan después del primer día del mes. No reclame días de ausencia antes de la fecha de comienzo de la autorización. Feriados

Si hay algún feriado elegible durante el período programado de asistencia de un niño y el pago se ha autorizado, cuente el feriado como si el niño hubiera asistido. Si se programa y autoriza la asistencia de un niño por más de 10 horas durante el feriado, usted puede facturar el cuidado en horas extras, aunque el centro:

• No atienda durante ese feriado.

• Esté abierto al público pero el niño no asista ese feriado.

• Esté abierto al público y el niño asista ese feriado.

Los feriados elegibles son los siguientes:

• Año Nuevo, 1 de enero

• Día de Martin Luther King Jr., tercer lunes de enero

• Día de los Presidentes, tercer lunes de febrero

• Día de los Caídos, último lunes de mayo

• Día de la Independencia, 4 de julio

• Día del Trabajo, primer lunes de septiembre

• Día de los Veteranos, 11 de noviembre

• Jueves de Acción de Gracias, cuarto jueves de noviembre

• Día del Patrimonio del Nativo Americano, viernes, cuarto viernes de noviembre

• Navidad, 25 de diciembre

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Si el centro solo abre de lunes a viernes y el feriado elegible es alguno de los siguientes días:

• Sábado: el viernes anterior es el feriado elegible.

• Domingo: el lunes siguiente es el feriado elegible.

Si el centro abre los fines de semana, el día feriado real es el feriado elegible.

• Si el centro abre de sábados a domingos y el feriado es el domingo, debe reclamar el domingo como feriado elegible.

• Si el centro abre durante el feriado elegible y decide reclamar un día alternativo como feriado dentro del mismo mes del feriado oficial, puede facturar ese día. El centro debe estar cerrado el día que usted reclama como feriado oficial.

• El centro abre de sábados a domingos y el feriado elegible es el domingo. El centro cierra el lunes debido al feriado. Puede reclamar el lunes como feriado, pero no el domingo. No puede reclamar dos días por un feriado elegible.

Días de capacitación profesional

Un día de capacitación profesional es un día en que el centro está cerrado para que sus empleados puedan asistir a una capacitación. El centro puede facturar hasta tres días de capacitación profesional por año. Si se ha programado la asistencia de un niño durante un día en que el centro está cerrado por capacitación profesional y el pago se ha autorizado, el centro puede facturar al estado como si el niño hubiera asistido, incluido el cuidado en horas extras. Cualquier día que exceda los tres días que el centro cierre por capacitación se considera día de cierre y no puede facturarse.

Días de cierre

El centro no recibirá pago de subsidios los días que esté cerrado por motivos diferentes de los días de capacitación profesional o los feriados elegibles.

Reglas de facturación del cuidado de niños subsidiado

Registros de asistencia diaria Como proveedor, es su responsabilidad cumplir con lo dispuesto en WAC 170-290-0034 al facturar para recibir los pagos. El padre, la madre, el tutor del niño o una persona autorizada deben verificar diariamente la presencia del niño en el lugar del cuidado de niños mediante su firma al ingreso y a la salida de cada niño que asiste. El padre, la madre, el tutor del niño o una persona autorizada deben usar su firma completa al firmar el ingreso y la salida del niño. Cuando un niño llega al centro de cuidado de niños o lo deja debido a actividades escolares o fuera del sitio de acuerdo con lo autorizado por los padres, el centro o su personal deben firmar la salida y el ingreso de regreso del niño al lugar de cuidado de niños.

Consulte las normas y los registros de asistencia del centro que se detallan en esta guía para conocer los requisitos de facturación. Los registros de asistencia del centro deben justificar la facturación. Debe indicar en el registro de asistencia los días que el niño no haya asistido. El registro de asistencia debe contener la firma del padre, la madre o el tutor y las horas de ingreso y salida correspondientes a cada día de asistencia del niño. El centro puede recibir un aviso de sobrepago o pago insuficiente si se revisan los registros de asistencia y estos no justifican la facturación.

Facture solo cuando el niño haya asistido al menos un día de ese mes. Devuelva la factura del centro sin demora. Las facturas solo son válidas por 12 meses después de la fecha real del servicio.

El ejemplo de hoja de asistencia puede utilizarse para niños en edad escolar y otros niños cuya entrada y salida del lugar de cuidado de niños deba firmarse más de una vez al día.

Vea un Ejemplo del formulario de asistencia

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Facturación del cuidado que comienza después del primer día del mes

Cuando una autorización comienza después del primer día del mes, el centro no puede contar los días anteriores a la fecha de comienzo de la autorización como días de ausencia. Para determinar la cantidad máxima de días que el centro puede facturar ese mes, cuente los días que el niño asistió durante el resto del mes más días de ausencia, feriados o días de capacitación profesional en los que se programó la asistencia del niño dentro del período de autorización de pago de ese mes.

Facturación del cuidado que finaliza antes del último día del mes

Algunas autorizaciones finalizan antes del último día del mes. El centro no puede facturar ningún día de ausencia, feriados ni días de capacitación profesional que sean posteriores a la finalización de la autorización. Terminación planificada y no planificada del subsidio para cuidado de niños

En ocasiones, una familia deja de ser elegible para recibir el subsidio para el cuidado de niños antes de la finalización del período de autorización. Cuando esto sucede, el DSHS notificará al centro acerca de una terminación no planificada del cuidado de niños en el mismo momento en el que se notifique a la familia. Si el centro ha proporcionado una dirección de correo electrónico al DSHS, el centro recibirá notificaciones por correo electrónico en lugar de hacerlo por correo postal.

El DSHS debe dar un aviso por escrito a los proveedores de cuidado de niños 10 días calendario antes de una terminación no planificada. Si el centro no recibe el aviso con 10 días de antelación por parte del DSHS, el centro puede facturar los días que corresponderían a los 10 días en lugar del aviso.

Si el centro recibe el aviso después de la fecha de terminación, puede facturar al DSHS el cuidado que proporcionó después de la terminación no planificada y antes de recibir el aviso. Los padres pueden ser responsables de cualquier sobrepago que ocurra durante este período.

Facture en función de la asistencia física y el cuidado de cada niño. Los registros del centro deben reflejar la asistencia y las ausencias de cada niño y los días de cierre del centro, incluidos los feriados y los días de capacitación profesional.

Pagos insuficientes

Los pagos insuficientes pueden ocurrir porque usted:

• Cometió un error en la factura que causó que el pago fuera insuficiente.

• No recibió el pago por todo lo que declaró en la factura.

• Recibió un pago basado en tarifas incorrectas.

Si considera que recibió un pago insuficiente, siga los pasos que se indican a continuación:

• Verifique sus registros para determinar si el nombre del niño apareció en la factura dentro de los 12 meses posteriores a la fecha del servicio.

• Compare los registros de asistencia con la factura para determinar si recibió un pago insuficiente.

• Para informar un pago insuficiente, llame a la Provider Line al 1-800-394-4571.

Nota: Para corregir un pago insuficiente, los proveedores deben presentar una factura para solicitar el pago al estado por los servicios de cuidado de niños, a más tardar, 12 meses después de la fecha del servicio.

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Sobrepagos

Los sobrepagos pueden ocurrir porque usted:

• Facturó más días de los autorizados para la asistencia de uno o varios niños.

• No cuenta con registros de asistencia.

• No cuenta con registros de asistencia que coincidan con su registro de facturación. Consulte WAC 170-290-0034.

• Recibió un pago basado en tarifas incorrectas.

• No tiene los recibos correspondientes para justificar los pagos.

• No tiene políticas que justifiquen las tarifas cobradas.

Llame a la Provider Line al 1-800-394-4571 para informar un sobrepago si sus registros de asistencia no coinciden con el monto del pago que recibió.

Si le efectuaron un sobrepago, recibirá un Aviso de sobrepago al proveedor. En este aviso, también se le indicará cómo reembolsar el monto del sobrepago. Es posible que haya un plan de pagos disponible. En el Aviso de sobrepago al proveedor, se incluyen indicaciones sobre cómo impugnar el sobrepago. El proceso de la audiencia administrativa es el método que se utiliza para impugnar un sobrepago. Si los sobrepagos no se resuelven a través de una audiencia administrativa, usted debe reembolsar el dinero. Es importante cumplir con los plazos indicados en el reverso del aviso de sobrepago para solicitar una audiencia. Si tiene alguna pregunta acerca de sobrepagos, llame al número de teléfono que figura en el aviso. Uso de Invoice Express

• Llame a Invoice Express: 1-888-461-8855

• Cómo utilizar Invoice Express

Opciones de pago

Cheques enviados por medio del Servicio Postal de los Estados Unidos

El centro debe recibir un cheque por correo aproximadamente 10 días hábiles después de que el DSHS reciba la factura. El DSHS no puede garantizar la fecha de entrega de los cheques que se envían por medio del Servicio Postal de los Estados Unidos.

Depósitos directos

El centro puede elegir que sus pagos se depositen en una cuenta corriente o de ahorros. Los cheques se depositan el quinto día hábil posterior a que el DSHS procesa la factura.

Más información sobre depósitos directos:

• En el sitio web del DSHS’

• Llame al 360-664-6161

• Solicite información por escrito a la siguiente dirección: DSHS-SSPS Attn: Direct Deposit Desk P.O. Box 45812 Olympia, WA 98504-5812

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Si solicita información por escrito, incluya lo siguiente en su solicitud:

• El nombre del centro

• Una solicitud por escrito de los formularios para depósito directo

• El número de proveedor del SSPS del centro

• Una dirección postal, que incluya la ciudad, el estado y el código postal

• Un número de teléfono con código de área

Información sobre impuestos El centro recibirá por correo un registro de los pagos que el DSHS le ha enviado, denominado aviso de pago. Este registro incluye una lista de las deducciones que se pueden utilizar con fines tributarios. El centro recibirá un formulario impositivo 1099 de Internal Revenue Service (IRS, Servicio de Impuestos Internos) cuando los pagos por el subsidio para el cuidado de niños del centro por parte del DSHS sumen un total de $600 o más en un año calendario. El formulario 1099 se enviará por correo a más tardar el 31 de enero. El formulario 1099 incluye los pagos por cuidado de niños que el centro recibió del DSHS. Conserve el formulario 1099 del centro para la declaración de impuestos. Si tiene alguna pregunta sobre impuestos, comuníquese con el IRS.

Recursos DSHS: www.dshs.wa.gov

Working Connections Information Phone (WCIP, Teléfono de información de Working Connections) para proveedores de cuidado de niños: 1-866-218-3244

Disponible las 24 horas para los programas WCCC y SCC en inglés y español

La siguiente información está disponible una vez que se ha procesado el caso de la familia:

• La autorización de la familia

• El copago

• El estado del caso

• Las fechas de vigencia de la cobertura

WCCC Provider Line (Línea para Proveedores del WCCC): 1-800-394-4571 Correo electrónico: providerhelp@dshs.wa.gov Fax: 1-888-338-7410

• Solicitud de tarifa de necesidades especiales

• Estado de una solicitud o revisión del WCCC o SCC

• Autorización de pago o facturación

• Proporcionar información sobre sus tarifas

• Informar un error en una autorización vigente

• Formular preguntas sobre una autorización de pago o la facturación

Children’s Administration (Administración Infantil) del DSHS

Denuncias de abuso y abandono: 1-866-ENDHARM o 1-866- 363-4276

Denuncias en línea de presunto abuso o abandono infantil

DSHS Customer Service Center (Centro de Atención al Cliente del DSHS): 1-877-501-2233 Fax 1-888-338-7410

Las familias pueden solicitar servicios o informar cambios. Answer Phone for Families (Servicio de Respuesta para las familias) del WCCC y SCC: 1-877-980- 9220

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Las familias autorizadas para el WCCC o SCC pueden revisar el estado de su caso.

Office of the Superintendent of Public Instruction (Oficina del Superintendente de Instrucción Pública)

Child Care Food Program (Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños): 360-725-6206

Proporciona fondos federales para servir comidas y refrigerios nutritivos a través del Child Care Food Program.

DEL: 1-866-482-4325

• www.del.wa.gov

• Normas sobre los subsidios y la autorización del DEL

• Información para proveedores de cuidado para niños

• Ejemplo de formulario de asistencia

Fecha Nombre

del niño

Hora de

entrada

Firma del

padre, la

madre o

el tutor

Hora de

salida

Inicial del

empleado

Hora de

entrada

Inicial del

empleado

Hora de

salida

Firma del

padre, la

madre o

persona

autorizada

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Subsidios para cuidado de niños: Guía para los centros

de cuidado de niños autorizados y certificados

Revisado el 1 de septiembre de 2016

En línea: www.del.wa.gov/publications/subsidy/docs/Center_subsidy_guide.pdf

Department of Early Learning

P.O. Box 40970

Olympia, WA 98504-0970

Línea gratuita: 1.866.482.4325

@WA_del DeptOfEarlyLearning

www.del.wa.gov